Møteinnkalling Utval: Nordfjordrådet Møtestad: Stryn kulturhus. Tingsalen Dato: 12.05.2017 Tid: Kl. 10:00 15.00 Eventuelle forfall til møtet skal meldast til sekretariatet i Gloppen kommune på tlf. 57 88 38 00. Forfall kan også meldast på e-post til: servicetorget@gloppen.kommune.no For medlemmene i Nordfjordrådet, og for dei som har møte- og talerett i rådet (rådmennene), ligg saklista til møtet også i møteportalen, som du finn link til på Gloppen kommune si heimeside. Saklista til møta i Nordfjordrådet skal elles vere tilgjengeleg på alle medlemskommunane sine heimesider, dvs. på heimesidene til Eid, Gloppen, Hornindal, Selje, Stryn og Vågsøy kommunar. Sakliste Sak nr. Sakstittel 009/17 Godkjenning av møteprotokoll, innkalling og sakliste 010/17 Referat og orienteringssaker 011/17 Organisering av Nordfjordrådet frå 2018 012/17 Nordfjord minnegåvefond - godkjenning av årsmelding og rekneskap for 2016 013/17 Rekneskap for Nordfjordrådet 2016 014/17 Evaluering karrieremesser 2017 Sandane, 8. mai 2017 Leidulf Gloppestad Leiar Birte Fossheim Sekretær
Arkiv: FE - 033 JournalpostID: 17/3768 009/17 Nordfjordrådet 12.05.2017 Godkjenning av møteprotokoll, innkalling og sakliste Leiaren si tilråding: 1. Nordfjordrådet godkjenner møteboka frå sist møte den 13. mars 2017. 2. Nordfjordrådet godkjenner innkallinga og saklista til dette møtet. Møteboka frå Nordfjordrådet sitt møte den 13. mars i Selje blir lagt fram til godkjenning. Leiaren har sett opp slik dagsorden for dette møte: KL 10 Evaluering karrieremesser 2017 og status prosjekt Bu i S&Fj. Gro Rukan, Framtidsfylket Nomil - det grøne skifte og verdiskaping i avfallsbransjen. Styreleiar Kristen Hundeide Muleg omorganisering av kommunerevisjonen i S&Fj. Markvard Sunde, kommunerevisor Besøk i Bremanger kommunestyre 16. mars Besøk av Regionrådet for Hallingdal - fagleg program Kl 12 Lunsj Kl 12.30 Prosjekt Grøn næringsutvikling Organisering av Nordfjordrådet 2018 Nordfjord minnegåve årsmelding og rekneskap 2016 Årsrekneskap 2016 for Nordfjordrådet Evaluering karrieremesser 2017 Kl 14 Bedriftsbesøk: Nomek/Vendanor/Norva 24 Kl 15 Møte slutt
Arkiv: FE - 033 JournalpostID: 17/3769 010/17 Nordfjordrådet 12.05.2017 Referat og orienteringssaker Leiaren si tilråding: Saka vert lagt fram utan tilråding. Underliggande sak Avsendar/mottakar Tittel Bremanger kommune Leidulf Gloppestad Invitasjon til Bremanger kommune om medlemskap i Nordfjordrådet Orienteringssaker: 1. Evaluering karrieremesser 2017 og status prosjekt Bu i S&Fj. Gro Rukan, Framtidsfylket 2. Nomil - det grøne skifte og verdiskaping i avfallsbransjen. Styreleiar Kristen Hundeide 3. Muleg omorganisering av kommunerevisjonen i S&Fj. Markvard Sunde, kommunerevisor 4. Besøk i Bremanger kommunestyre 16. mars 5. Besøk av Regionrådet for Hallingdal - fagleg program 6. Prosjekt Grøn næringsutvikling 7. Nordfjordsamarbeidet framover - siste nytt sidan førre møte
Arkiv: FE - 026 JournalpostID: 17/6473 011/17 Nordfjordrådet 12.05.2017 Organisering av Nordfjordrådet frå 2018 Leiaren si tilråding Nordfjordrådet jobbar vidare med organisering av sekretariat som skissert i saka med dagleg leiar i 100% stilling frå 1. januar 2018. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Nordfjordrådet yter i dag kompensasjon til kommunen som har sekretariatet på kr 300.000. Nordfjordrådet har bedt om å få lagt fram ei sak der ein vurderer å lyse ut etter dagleg leiar i 100% stilling frå 2018. På møte i oktober 2016 vart det sett ned ei arbeidsgruppe som skulle sjå på framtidig organisering av Nordfjordrådet. Gruppa vil kome tilbake med eit forslag over sommarferien, når arbeidet med kommunereforma er meir avklara. Denne saka vil omhandle kommunane sine kostnadar med å tilsette dagleg leiar i 100% stilling. Fakta i saka Nordfjordrådet er i dag organisert med lønna sekretær i om lag 50% stilling. Stillinga er knytt opp i mot den kommunen som har leiarvervet i rådet, og går på runde med 2 år om gongen. Frå januar 2018 er det Vågsøy kommune som tek over leiarvervet i Nordfjordrådet. Økonomiske konsekvensar for Nordfjordrådet I dag brukar Nordfjordrådet kr 300.000 i året i kompensasjon til kommunen som har sekretariatet for Nordfjordrådet. I 2017 betalar kommunane ein medlemskontingent på kr 20 pr innbyggjar, noko som utgjere samla inntekter til rådet på kr 580.000. For å dekke løn og administrasjonskostnadar til ein dagleg leiar i 100% stilling, vil dette gje Nordfjordrådet utgifter på rundt kr 1.000.000. Om ein tek høgde for at ein i dag brukar kr 100.000 på å leige inn personar for å bistå Nordfjordrådet, og kr 300.000 i kompensasjon for sekretær, så manglar det kr 600.000. Under føresetnad av at desse skal dekkast av kommunane sine innbetalingar, vil dette auke kontingenten til kr 40 pr innbyggjar. Sum inntekter frå kommunane sin kontingent blir då kr 1.180.000. Då er ikkje Bremanger med i reknestykket. Det er heller ikkje lagt inn at ein brukar av fylkeskommunen sine regionale utviklingsmidlar eller at ein får inn eksterne prosjektmidlar, som skal dekke løn til dagleg leiar.
Overføringar frå kommunar i Nordfjordrådet Kommune Folketal pr 1. jan 2017 Kr/innbyggjar Kontingent 2018 Kontingent 2017 Gloppen 5783 40,6 234 621 115 680 Eid 6064 40,6 246 021 120 300 Selje 2791 40,6 113 233 55 480 Stryn 7218 40,6 292 840 143 360 Hornindal 1198 40,6 48 604 24 000 Vågsøy 6031 40,6 244 682 120 920 29085 1180000 1 180 000 579 740 Sekretæren si vurdering Arbeidet med kommunereforma gjere det krevjande å planlegge endringar i drift og organisering av Nordfjordrådet frå 2018. Det har ved fleire høve kome fram argument for at sekretariatet for rådet bør vere organisert med ein fast stilling for å skape kontinuitet i planane, strategiane og regionale prosjekt som Nordfjordrådet jobbar med. Arbeidsgruppa som skulle sjå på organisering har valt å gjere det i to steg. Først avklare kostnader for kommunane med ein 100% stilling som dagleg leiar, og vurdere om dette er noko ein vil gå vidare med. Om ein vel å gå vidare, vil arbeidsgruppa utgreie meir rundt organisering, arbeidsgjevaransvar, vertskommune og dagleg leiar sine oppgåver. Dette må sjåast opp i mot vedtektene til Nordfjordrådet, og revidering av desse. Endring i vedtektene krev handsaming i alle kommunestyra. Det kom også fram på førre møte at ein dagleg leiar må kunne jobbe opp mot rådmannsgruppa og muleg andre kommunalsjefnettverk i Nordfjord.
Arkiv: FE - 026 JournalpostID: 17/6799 012/17 Nordfjordrådet 12.05.2017 Nordfjord minnegåvefond - godkjenning av årsmelding og rekneskap for 2016 Vedlegg i saka: 07.05.2017 Årsrekneskap 2016 1333534 Leiaren si tilråding Nordfjordrådet godkjenner årsrekneskap og årsmelding for 2016 for minnefondet. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Nordfjordrådet forvaltar eit minnegåvefond som vart oppretta av Nordfjordlaget i Amerika i 1947. Kommunerevisjonen i Nordfjord har sendt årsrekneskapen og årsmeldinga til godkjenning og signering. Fakta i saka Nordfjordrådet gjorde i juni 2016 vedtak om å vidareføre forvaltning av minnegåvefondet. Vi skulle tilpasse statuttane til dagens situasjon, og marknadsføre fondet. Det har ikkje vore delt ut midlar frå minnegåvefondet i 2016. I dag står det kr 409 655 på fondet. Merknader til rekneskapen er at utbetalt rekneskapshonoraret på kr 4185 er for både 2015 og 2016. Økonomiske konsekvensar for Nordfjordrådet Ingen Sekretæren si vurdering Marknadsføring og revidering av statuttar for minnegåvefondet er naturleg å sjå opp mot heimeside for Nordfjordrådet. Dette må prioriterast så snart heimeside er på plass.
Arkiv: FE - 026 JournalpostID: 17/6801 013/17 Nordfjordrådet 12.05.2017 Rekneskap for Nordfjordrådet 2016 Vedlegg i saka: 08.05.2017 REKNESKAP 2016 1333615 Leiaren si tilråding Nordfjordrådet godkjenner rekneskapen for 2016 med forbehald om godkjent revisormelding. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Nordfjordrådet har fått rekneskapen for 2016 til godkjenning. Fakta i saka Nordfjordrådet har hatt driftsutgifter på kr 1.082.789 i 2016. Vi har brukt kr 201.619 av fondsmidlar, og sett av totalt 122.620 på fond. Saldo på fondet er på kr 1.016.958. Rekneskapen for 2016 manglar godkjenning av revisor. Økonomiske konsekvensar for Nordfjordrådet Ingen. Sekretæren si vurdering I budsjettet for 2016 planla vi å bruke kr 650.000 av fondsmidlane til ulike prosjekt. Mange av desse prosjekta står utan kostnadar i 2016. Fleire av desse vil bli realisert i 2017, så fondsmidlane som var avsett i 2016 vert overført til 2017.
Arkiv: JournalpostID: 17/6802 014/17 Nordfjordrådet 12.05.2017 Evaluering karrieremesser 2017 Leiaren si tilråding Saka vert lagt fram utan tilråding Saksutgreiing Bakgrunn for saka Nordfjordrådet deltok på karrieremessene til Framtidsfylket i Bergen, Trondheim og Oslo i 2017. Evaluering av årets karrieremesser, vil gje oss mulege forbetringar med tanke på neste års karrieremesser. Fakta i saka Nordfjordrådet samarbeida tett med personalnettverket i planlegging av karrieremesser for 2017. Samla var nordfjord-kommunane representert med følgjande personar: Namn Trondheim 26. januar Oslo 2. februar Bergen 15. februar Ordførarar Leidulf Gloppestad x Magi Aa Berge x Sven Flo x x Alfred Bjørlo x Kristin Maurstad x x Stein Robert Osdal x x Stig Olav Lødemel x x Personalnettverk Rita Lilletvedt Ingunn Rotihaug Torfinn Moen X X X Andre Arild Hjelmeland x x x
Arild Hjelmeland i Ny Kunnskap var engasjert av Nordfjordrådet i planlegging og standansvarleg på alle tre messene. Det vart laga brosjyre til karrieremessene med ein kort presentasjon av kommunane, og som viste behovet for arbeidskraft i åra framover. Alle kommunane hadde oppdaterte artiklar på heimesida si om karrieremessene, og link til ledige stillingar. På møte i personalnettverket i mars, evaluerte dei karrieremessene med følgjande punkt: Nordfjordrådet var tydeleg på bestillinga i år tidleg involvering av aktørane var bra. Nordfjordrådet bør framleis koordinere Karrieremessene som eit samarbeidstiltak mellom kommunane. Personalnettverket kan delta i arbeidsgrupper og delprosjekt. Trondheim svært bra. Konkrete par som ønskjer å flytte. Bra med folk. Oslo standen fungerte fint, men få deltakarar. Framtidsfylket når ikkje folk i Oslo. Betre marknadsføring til neste gong og bruke sosiale media betre. Særleg i Oslo er det ei utfordring å nå folk. Lokalet var mørkt og litt bortgøymt. Bergen godt innarbeidd og god messe. Bra med folk. Behov for å drøfte deltaking av ordførarar versus personalnettverk. Definere rollene mellom politisk og administrativt. Avtale kor mange som skal vere med. Kan kommunane samarbeide om trainee-stilling? Kan vere aktuelt for plan- og utviklingsavdelingar, administrasjon, IKT, samarbeid mellom Helse Førde og kommunane. Diskutere det internt først. På messene skriv folk seg på lister. Dette er vanskeleg å følgje opp. Kanskje skal ein ikkje bruke dette vidare, men heller anbefale folk om å følgje med på nettsider og ledige stillingar i kommunane. På planleggingsmøte hausten 2016 kom det opp nokre idear som ein ikkje klarte å gjennomføre denne gongen, men som kan vere aktuelt å arbeide vidare med: rollup, film som verkemiddel i rekrutteringsarbeidet, konkurranse? Planlegging av neste års messer bør starte i august-september. Økonomiske konsekvensar for Nordfjordrådet Ingen Sekretæren si vurdering Samarbeidet med personalnettverket var svært positivt. Dei sit med kunnskap om framtidig arbeidskraftsbehov i kommunane og rekrutteringsbehov. Dei bidrog aktivt med innhald og bilete til brosjyre. Det vert lagt opp til ei runde i møte med innspel frå ordførarane som deltok på karrieremessene. Fokuset er kva kan forbetrast til neste år, og ønskjer vi å delta på alle tre messene også i 2018? Korleis opplever ordførarane si rolle på karrieremessene i forhold til dei frå personalnettverket?