ÅRSMØTE FREDAG DEN 20. FEBRUAR 2015 kl 18.00 på ILSETRA HOTEL DAGSORDEN: 1. VELKOMMEN V/STYRELEDER 2. DELTAKELSE 3. GODKJENNELSE AV INNKALLINGEN 4. VALG AV MØTELEDER 5. VALG AV REFERENT OG 1 PERSON TIL Å BEKREFTE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER 6. VIRKSOMHETEN I 2014 a) Styrets virksomhet Styret har hatt 2 fysiske møter siden siste årsmøte. I tillegg har styret hatt en betydelig saksbehandling gjennom mailutveksling og pr. telefonkontakt. b) Reguleringsplan for sameiets eiendom. Som besluttet på forrige årsmøte har styret iverksatt omregulering av eiendommene fra Fritids- og turistformål (kommersiell virksomhet) til Fritidsbebyggelse. Dette har medført et omfattende arbeid med flere møter med kommunen. Selve prosessen ble formelt igangsatt i juni. Med to runder med offentlige høringer og flere runder i kommunens planutvalg og kommunestyret, ble planen endelig vedtatt av Øyer kommune 29. Januar 2015, uten vesentlige innvendinger. Omreguleringen er viktig for sameiet ut fra flere synspunkter: Den fjerner usikkerhet rundt leilighetenes status som fritidsboliger og at det ikke foreligger eller kan pålegges utleieplikt for leilighetene Den har gjort det mulig etter tre års forhandlinger å komme frem til en festeavtale med Statskog basert på fritidsbebyggelse (se nedenfor) På den anen side har dette vært en tidkrevende og kostbar prosess. Gebyr til Øyer kommune utgjør kr 40.407. Advokathonorar utgjør kr 15.000. Honorar til Planråds assistanse i prosessen har utgjort kr 80.000, selv med et meget redusert anslag. Kostnadene har således utgjort knapt kr 3.500 pr. leilighet. 1
c) Forhandlinger med Øyer kommune om veirett over sameiets tomt Det har fremgått av sameiets vedtekter at Øyer kommune skulle dekke 25% av kostnadene til brøyting av veien vår. Det var ikke mulig å finne noen dokumentasjon for dette i sameiets arkiver, hos vaktmester eller forretningsfører eller hos utbygger. Styret lyktes imidlertid i møte med kommunen å få fremlagt avtalen fra 2002 som ga kommunen rett til å benytte veien mot en slik kompensasjon. Bakgrunnen for dette var at kommunen hadde behov for å benytte veien for å komme frem til sitt høydebasseng på toppen. Siden har dette behovet i hovedsak bortfalt, idet høydebassenget nå drives fjernstyrt. Kommunen benytter kun veien et par ganger sommerstid for vedlikeholdsarbeid. Så vidt vites har sameiet aldri fulgt opp denne avtalen og fakturert kommunen. Styret har nå fremforhandlet en avslutning av den opprinnelige avtalen og inngått en ny avtale som er bedre tilpasset kommunens reelle behov og bruk i dag: Kommunen har kompensert sameiet kr 166.362 for manglende betaling fra tidligere år Sameiet har i en ny avtale gitt kommunen varig rett til å benytte veien for vedlikehold av høydebassenget mot en engangskompensasjon på kr 30.000 Sameiets vedtekter skal endres slik at ovennevnte passus fjernes. Dette arbeidet har således tilført sameiet nærmere kr 200.000 i kompensasjon fra kommunen. d) Forhandlinger med Øyer Invest AS / Hafjelltoppen Appartement AS Som kjent har Øyer Invest AS/Hafjelltoppen Appartement AS startet salg av 6 hyttetomter foran bygg D. I reguleringsplanen hadde man forutsatt at tomtene ville ha tilgang til vei over sameiets tomt, og at tilførselsveien skulle gå på innkjørselen til bygg D. Styret har gjennomført en omfattende forhandlingsrunde på dette grunnlaget, og hovedpunktene i inngått avtale er som følger: Avtaleparter: o Ilsetra Invest AS o Sameiet Ilsetra Leiligheter o Velforening for nye hytter eller lignende må tiltre veiavtalen Veien ned til hyttetomtene etableres i overensstemmelse med søknad om mindre endring av reguleringsplan, datert 24.06.2014 Området F2b mellom den nye veien og sameiets festetomt overføres til sameiet vederlagsfritt. AB har ansvaret for å fremskaffe evt. nødvendig godkjennelse fra Statskog. Nærmeste hytte fra bygg D vil være på 1 etasje og med mønehøyde under 4,5m 2
AB vil vederlagsfritt overføre to tilbakeholdte snu- eller parkeringsplasser i bygg E til sameiet, slik at det formelt kan etableres snuplass og/eller selges en plass. Avtaleforhold som gjelder veirett og vedlikehold av vei o Sameiet Ilsetra Leiligheter skal ha tinglyst rett til å benytte veien over f.815 fra Hundersetervegen o Bestyrerbolig har tinglyst rett til å benytte veien over Sameiets eiendom, f.816. o Beboere av felt Fr1 i reguleringsplanen skal ha tinglyst rett til å benytte veien fra Hundersetervegen o Beboere av felt Fr1 betaler for hver boenhet et engangsbeløp på kr 20.000 som kompensasjon for bruk av tidligere opparbeidet vei o Ilsetra Hotell dekker kostnader til vedlikehold og brøyting av veien fra Hundersetervegen til innkjørsel til hotellet. o Alle kostnader til sommer- og vintervedlikehold (brøyting) av veien fra innkjørsel frem til Bestyrebolig og hyttene deles mellom brukerne, inklusive innkjørsler, oppstillingsplasser etc. o Kostnadene fordeles etter antall boenheter. Sameiet har 39 boenheter. Fr1 har 6 boenheter. Bestyrebolig har 2 boenheter o Ved ekstra belastning på veien, f.eks. ifm bygging på felt Fr1, skal vedkommende beboere/anlegg løpende dekke de ekstra vedlikeholdskostnadene dette medfører. Om nødvendig vil Sameiet foreta vedlikehold og kreve dekning fra de som forårsaker vedlikeholdsbehovet. o Sameiet vil reforhandle eksisterende avtale med Øyer Kommune om kompensasjon for rett til å bruke veien. Nåværende veiavtale med AB og kommunen er inntatt i sameiets vedtekter. Disse bør endres ved neste anledning. AB besørger utarbeidet avtaleutkast og nødvendige tinglysninger som følge av avtalen Etter dette er tilførselsveien ned til nye hyttetomter flyttet vekk fra bygg D og lagt slik at den i minst mulig grad skal forstyrre bygg A. Tomten mellom bygg D og den nye veien (del av F2b) vil sannsynligvis ikke bli overført til sameiet, men være en del av en festetomt som Øyer Invest fester fra Statskog. Det vil så bli tinglyst en begrensning på denne tomten som gjør at den ikke kan bebygges uten sameiets samtykke. Dermed blir ikke sameiet belastet for festeavgift for denne tomten i fremtiden. Sameiet har i 2014 fakturert Øyer Invest AS for kr 80.000 som kompensasjon for tilknytning av fire hyttetomter som er solgt. Det forventes at gjenværende to tomter selges i 2015. e) Forhandlinger med Statskog om festeavtale Festeavtalen som ble inngått i 2002 vedrørende sameiets tomt ble inngått mellom Hafjelltoppen Appartement AS (Buchardt) og Statskog. Den er aldri blitt overdratt til sameiet, som likevel har betalt den årlige festeavgiften. 3
Festeavtalen stipulerte at tomten skulle benyttes til Forretning/kontor, på bakgrunn av gjeldende reguleringsplan for området til Fritids- og turistformål (kommersiell virksomhet), det samme som hotellets avtale tilsa. Sommeren 2012 mottok sameiet brev fra Statskog (egentlig til Hafjelltoppen Appartement AS) om en oppjustering av festeavgiften for 2012 fra ca kr 193.000 til ca kr 271.000. Sameiet har protestert gjentatte ganger mot denne reguleringen, som ikke hensyntok den reelle bruken av området og som innebar en altfor stor oppregulering. Vi ba også om at festeavtalen måtte overføres til sameiet. Alt dette ble konsekvent nektet av Statskog. På bakgrunn av sameiets krav om omregulering av området og avtalen inngått med Buchardt (ovenfor), har styret i løpet av høsten kunnet forhandle følgende forståelse med Statskog (stilet fra Statskog i korrespondanse med Buchardt): - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Vi er villig til å etterkomme dere/sameiet i stor grad. Her er vår tilbakemelding på punktene: Vi er villige til å overføre kontrakten på deres forespørsel så snart reguleringen er gjennomført og andre avklaringer (f.eks nedenstående om veirett og F2b) er ivaretatt gjennom andre avtaler. I den forbindelse er vi villige til å endre til fritidsformål, forutsatt at det ikke har dukket opp uventet uvilje i kommunen til den pågående reguleringsendringen. For F2b inngår Statskog og Hafjelltoppen Appartements/Øyer Invest en avtale. En eventuell tinglyst erklæring om at det ikke skal bygges må da bli mellom dere og sameiet, og vi vil ikke ha noen innvendinger til dette så lenge vi uansett får inntekt på arealet i samsvar med reguleringsformål og gjennomførte takst for området (kr 900,- /m2). Fordelaktig at veiretten avklares i denne forbindelse, så slipper vi diskusjoner og eventuell bruk av tvangsmidler på senere tidspunkt. Dette tas inn i forbindelse med overføring av festekontrakt. Statskog oppregulerer festeavgiften for fnr 816 i samsvar med deres avgiftsforslag. Det medfører at festeavgiften etter regulering i 2012 settes til kr 226 230,-. Denne gjelder som grunnlag for årlig regulering, jf. festeavtalen pkt 8.3. Det er ikke aktuelt at reguleringen gjelder fra neste forfall. Reguleringen vil gjelde fra avtalefestet reguleringstidspunkt, 1. januar 2012. I tillegg kommer avsavnsrente på 3,5 % per år fra forfall og til betaling skjer. Vi håper nå vi kan komme i mål med denne saken. Jeg må imidlertid gjøre dere oppmerksomme på at dette er Statskogs siste tilbud til løsning i saken. Vi ber om tilbakemelding innen kommende fredag 28. november kl 12.00. Dersom dere ikke aksepterer løsningsforslaget/tilbudet innen fristen, må det anses som bortfalt. Statskog vil da ta nødvendige steg i forhold til en skjønnsprosess. Dette tilbudet vil ikke kunne påberopes i en 4
eventuell rettslig prøving av saken. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - SAMEIET ILSETRA LEILIGHETER I overensstemmelse med dette har sameiet betalt festeavgift for 2014 med kr 231.951 og etterbetalt festeavgift for perioden 2012-14 inklusiv avsavnsrente med kr 71.175. Sameiet har inngått ny festeavtale direkte med Statskog basert på Fritidsbebyggelse. f) GLØR Det har i året vært begrenset kontakt med GLØR om mulig utskifting av søppelcontainere. Se avtalen med Hafjelltoppen Appartement ovenfor for planlagt videre bearbeidelse. g) Tvangssalg Schiong Det vises til redegjørelse om selve saken i de siste årsberetninger. Selve tvangssalget ble gjennomført ved påsketider i 2014 og ny eier har siden stått for normal betaling av løpende felleskostnader. Det er straks tre år siden siden styret vedtok kravet om tvangssalg, men fremdriften har vært hemmet av en rekke innspill og forsinkelser. Det er derfor med beklagelse styret ser at det ikke har vært mulig å få denne saken brakt til en endelig konklusjon. Etter at selve salget ble gjennomført oppsto en uenighet mellom DNB og Nordea om hvilke rettigheter de to bankene har til deler av provenyet. Denne uenigheten har nå vært behandlet i Tingretten og Lagmannsretten, men er anket til Høyesterett. Dette innebærer at sameiet ikke mottar sin andel av provenyet før hele fordelingen er stadfestet, selv om det ikke er strid om vårt beløp. Dessverre medfører dette fortsatt tap av renter og noen advokatkostnader. Sameiets legale panterett er begrenset til 1G samt saksomkostninger og renter. Vårt utestående er pr. årsskiftet kr. 105.031. I tillegg kommer renter og prosessomkostninger. I regnskapet for 2011 ble det gjort en avsetning på kr 50.000 for dette forholdet. Iht. fordelingskjennelsen skal sameiet motta kr 104.138 etter tvangssalget. Etter dette har styret inntektsført kr 104.000 i regnskapet for 2014, samtidig som regnskapet er belastet med kr 37.500 i advokatkostnader. Styret vil vurdere grunnlag for å fremme krav mot Mona Schiong for det krav som overstiger det sameiet mottar som oppgjør etter tvangssalget. Det antas at å fremme krav mot Håkon Schiong vil være nytteløst da det er åpnet konkurs i hans bo. Styret vil foreta en vurdering av disse spørsmål etter at tvangssalg er rettskraftig og i samråd med juridisk rådgiver. h) Drift og vedlikehold Snefallet sist vinter medførte store ekstra kostnader til brøyting og snefjerning bl.a. fra takene, både til Nermo og vaktmester. Snemengdene førte også til behov for å reparere balkongrekkverkene på de fleste bygg. Det ble også foretatt en del flekkmaling. 5
7. GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Regnskapet for 2014 omfatter en lang rekke spesielle poster. Bokført resultat viser et underskudd på kr 54 299. Justert for spesielle forhold ser hovedpostene slik ut: RESULTATREGNSKAP 2014 Bokførte)inntekter )))))))) 1)294)362 Kompensasjon)fra)Øyer)Kommune ))))))))) ;196)362 Veiavtale)Buchardt ))))))))))) ;80)000 Normaliserte9inntekter 99999999 190189000 Bokførte)kostnader )))))))) 1)362)459 Reguleringskostnader ))))))))) ;135)407 Etterbetalt)festeavgift ))))))))))) ;71)175 Tilbakeført)avsetning)for)tap)ved)tvangssalg ))))))))))) ;50)000 Kostnader)tvangssalg ))))))))))) ;37)500 Normaliserte9kostnader 99999999 190689377 Normalisert9driftsresultat 9999999999 C509377 Dette gir likevel ikke et helt normalisert bilde. Sist vinter var særdeles snerik og dette medførte brøytekostnader som var kr 26.000 høyere enn budsjettert og kostnader til vaktmester på kr 52.000 over budsjett. I tillegg var kostnader til forretningsførsel kr 22.000 over budsjett, som følge av omlegning til OCR lesing av fakturaer og månedlig belastning, og pålegg fra Skatteetaten om innrapportering av ligningsdata. Sameiet har fortsatt en solid økonomi med egenkapital på kr 843.000 og en netto likviditet på kr 840.000 (etter fradrag for leverandørgjeld og periodiseringer og etter mottak av kompensasjon for tvangssalg). 8. BUDSJETT FOR 2014 Felleskostnadene har vært kraftig redusert de senere år, fra kr 1.329.000 i 2011 til kr 1.014.000 de siste par år. For 2015 forventer styret fortsatt en spesiell innbetaling på kr 40.000 fra Øyer Invest ifm. salg av deres tomter. Videre forventes det en mer normal snevinter enn foregående år. For å bringe budsjettet i balanse vil styret foreslå en oppjustering av felleskostnadene med 5% gjeldende fra juli 2015. Det er ikke forutsett spesielle arbeider for 2015. 9. ANSVARSFRIHET FOR STYRET Sameiets forsikringer omfatter ikke styreansvarsforsikring. Det foreslås derfor i likhet med tidligere år å vedta ansvarsfrihet for styret. 6
10. ENDRING AV VEDTEKTER OG ORDENSREGLEMENT På siste sameiermøte ble styret anmodet om å fremlegge forslag til endringer av vedtektene for å klargjøre fordeling av kostnader og bringe dem i overensstemmelse med Eierseksjonsloven. I tillegg har inngåelse av nye veiavtaler med Øyer kommune og Øyer Invest gjort det nødvendig å foreta noen justeringer. Samtidig er det ønskelig også å oppdatere ordensreglene med noen nye punkter. Forslag til endringer av begge dokumenter følger vedlagt i endringsmarkert stand. Styret foreslår at endingene vedtas. En endring av vedtektene krever 2/3 flertall, mens en endring av ordensreglementet krever 50% flertall. 11. ANVENDELSE AV SNUPLASSER I BYGG E Sameierne i bygg E har gjennom flere år hatt en vanskelig diskusjon med Hafjelltoppen Appartement om to snuplasser i garasjen. Disse var av selger tilbakeholdt som parkeringsplasser for Buchardt uten at sameierne var gjort oppmerksom på dette. Plassen i garasjen var derfor blitt for trang, og mye trangere enn i de andre byggene. Ifm. med ovennevnte avtale med Hafjelltoppen Appartement har selskapet sagt seg villig til å stille disse arealene til disposisjon for sameiet. Styret anbefaler at disse plassene stilles til disposisjon for beboerne i bygg E som fellesareal i form av snuplasser, evt. slik at oppmerkede parkeringsplasser kan gjøres noe bredere. Til grunn for forslaget ligger bl.a. følgende sammenligning: Bygg Parkeringsplasser Snuplasser/ledig Totalt antall A 8-8 B 10 1 11 C 11 1 12 D 11-11 E 11 2 13 Siden totalarealene er like, fremgår det at plassforholdene i garasjen i bygg E er svært vanskelige i forhold til situasjonen i de andre byggene. 12. TILBUD PÅ KOLLEKTIV AVTALE FOR DIGITAL- TV OG BREDBÅND Vi har mottatt et tilbud om å få levert TV og nett til sameiet kollektivt. Dette vil gi bedre priser enn om hver enkelt tegner et privatabonnement. Eidsiva bredbånd er et bredbåndsselskap og leverer bredbåndsaksess. Eidsiva samarbeider med GET som leverer TV tjenester. 7
Rabattert kollektiv pris for internett og tv i en og samme pakke: Hvis vi aksepterer tilbudet på 36 mnd kan vi få levert kollektivt Digital- TV Fritid (24 TV- kanaler), samt installasjon av digitalkontakter i samtlige leiligheter, 1 stk Get boks mikro og internetthastighet til 5 Mbps Internett til 289,- pr. mnd. (Standard veiledende pris på denne pakker er 448,- inkl. mva. pr. mnd). Det leveres også modem og router. Installasjon er inkludert i prisen. Prisen forutsetter at alle leiligheter i sameiet er koblet opp og at faktura belastes sameiet. I tillegg til tilbudet har hver leilighetseier mulighet for å kable internt i sine leiligheter for å ta ut så mange TV- punkter med analoge signaler de ønsker til kr. 0,- (12 TV- kanaler). Det er vel allerede lagt opp til i våre leiligheter. Hver leilighetseier kan kjøpe en ekstra dekoder til veil priser, men til fri etablering initielt Hver leilighetseier kan betale ekstra per måned for oppgradert hastighet Forslag til vedtak: Styret ber årsmøtet om mandat til å inngå TV og Bredbåndsavtale for hele sameiet med plan å ha dette oppegående før neste vintersesong. Inngåelse er avhengig av at det endelige tilbudet blir i samme størrelsesorden som indikert ovenfor og at kostnaden for en oppgradering for de som ønsker det er på et fornuftig nivå. 13. VALG Valg av styre: Tabellen nedenfor viser styrets sammensetning for 2014 og forslag til valg for henholdsvis 1 eller 2 år: REP Navn Valgt sist Valgt til Forslag Bygg A: Sjur Talstad 2014 2015 Jo Langmoen, 2 år Bygg B: Rolf Hansen 2014 2015 Eskil Larsen, 2 år Bygg C: Tor Ole Olsen 2013 2015 Gjenvalg, 1 år Bygg D: Knut Berg 2014 Solgt Erik Helli, 2 år Bygg E: Geir Sandvik (styreleder) 2014 2016 Ikke på valg Valg av styreleder. Styreleder er ikke på valg. Valg av revisor. BDO foreslås gjenvalgt. 14. ARBEIDSPROGRAM FOR 2015 Oppgaver eiere i de enkelte bygg ønsker utført av innvendig vedlikehold bekostes separat pr. bygg. Ønsker sendes byggets styrerepresentant innen påske. Styret koordinerer bestilling av arbeidene. 8
Videre oppfølging av drift og løpende saker, herunder gamle reklamasjonssaker Vurdere grusing av gårdsplasser Vurdere løpende driftsavtaler, forsikringer, strømavtale, garasjeporter, ventilasjon i garasjer, brannvarsling, brøyteavtale med Nermo og kostnadsfordeling mot hotell/buchardt, etc. Utarbeide langsiktig vedlikeholdsplan, 5-10 år. Igangsatt Vurdere utvidet uteparkering der denne er utilstrekkelig Vurdere å tilrettelegge for lading av EL- biler og evt. betaling for dette Vurdere utelys utenfor garasjeporter Sjekke situasjonen for nødlys i trappegangene Vurdere evt. behov for å skifte enkelte ytterdører Reklamasjoner, andre skader, pågående saker Ilsetra, 2. februar 2015 Styret i Sameiet Ilsetra Leiligheter Vedlegg: Årsregnskap 2014: Regnskap, styreberetning og revisjonsberetning Budsjett for 2015 Sameiets vedtekter med forslag til endringer Sameiets ordensregler med forslag til endringer Fullmaktsskjema 9