Trøgstad kommune Møteinnkalling for PSU fellesnemnda 5K Møtedato: 21.08.2017 Møtested: Kommunestyresalen, Hobøl kommune Møtetid: 15:30 Forfall meldes til telefon 69681600. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksnr Tittel Saksliste 08/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 09/17 Prosjektorganisering 5K 10/17 Organisering prosjektledelse/stab 11/17 Budsjett 2017 - Økonomiplan 2017-2019 12/17 Retningslinjer for håndtering av ledige stillinger/stillingskontroll
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson 17/1115 Godkjenning av innkalling og sakliste Saksnr Utvalg Type Dato 08/17 PSU fellesnemnda 5K PS 21.08.2017 Prosjektleders innstilling: Innkalling og saksliste godkjennes 2
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold 17/1108 Prosjektorganisering 5K Saksnr Utvalg Type Dato 09/17 PSU fellesnemnda 5K PS 21.08.2017 19/17 Fellesnemnda PS 21.08.2017 Prosjektleders innstilling: 1. Forslag til prosjektorganisering 5K (vedlegg 1) godkjennes. 2. Utpeking/valg av ledere til politiske delprosjekt og adm./politiske fellesprosjekt fremmes som egen sak til fellesnemndas møte 19.09.17. 3. Utpeking/valg av politiske representanter til styringsgrupper til politiske delprosjekt og adm./politiske fellesprosjekt fremmes som egen sak til fellesnemndas møte 19.09.17. 4. Fremdriftsplan og mandat for alle delprosjekt utarbeides innen 01.11.17. Mandat for politiske og felles adm./politiske delprosjekt skal godkjennes av fellesnemnda. 5. Delprosjektledere gis, i samarbeid med prosjektleder, fullmakt til å utarbeide mandat/nedsette nødvendige arbeidsgrupper/ad hoc-grupper for å løse delprosjektets målsettinger. 6. Samarbeidsprosjekt som på kort sikt kan realiseres mellom alle, eller flere av 5Kkommunene, skal avklares innen 01.09.17. Prosjektleder bes fremme egen sak med oversikt over slike prosjekter til fellesnemndas møte 19.09.17. 7. Det nedsettes umiddelbart en arbeidsgruppe for øknomisk politikk og handlingsregler. Til arbeidsgruppa velges følgende medlemmer fra fellesnemnda: 1. (leder) 2. 3. 4. 5. Prosjektleder bes i samarbeid med rådmennene å peke ut de adminisrative representantene til arbeidsgruppa. I tilegg skal gruppen ha en representant for de ansatte. Gruppen skal utarbeide forslag til økonomiske handlingsregler for kommunene i prosjektperioden som fremmes som sak til fellesnemndas møte 19.09.17. 3
8. Mandatmal for delprosjekter godkjennes (vedlegg 2). Saken gjelder: Organisering av kommunereformarbeidet i 5K (Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad) i perioden fram til sammenslåing 31.12.19. Bakgrunn og saksopplysninger: Prosjektplan for bygging av ny kommune 2017-2020 for kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad er det overordnede styringsdokument for kommunereformprosessen. Denne er vedtatt av de respektive kommunestyrer våren 2017. Prosjektplanen gir overordnede føringer for hvordan prosjektarbeidet skal organiseres, blant annet gjennom opprettelse av politiske, administrative, og felles politiske og administrative delprosjekter. I vedlagte organisasjonskart foreslås den overordnede prosjektorganiseringen med forslag til delprosjekter og hvordan disse skal organiseres og ledes. Det er foreslått 14 delprosjekter, hvorav 3 politiske, 7 administrative og 4 felles pol./adm.prosjekter. Det er foreslått opprettet en egen styringsgruppe for hvert av de 3 hovedområdene (politisk, politisk/administrativt, administrativt). Det tas forbehold om at det i løpet av prosjektperioden kan oppstå behov for å opprette ytterligere delprosjekt innenfor en eller flere av de respektive hovedområder. Politiske delprosjekt: Politisk organisering Nærdemokrati og felles kultur Forberedelser valg 2019 Administrative delprosjekt: Administrasjon og ledelse Anskaffelser Digitalisering Eiendom, miljø, tekniske tjenester Helse, sosial, omsorg Kommunikasjon Kultur, oppvekst Administrative/ politiske delprosjekt Kommuneplan Arbeidsgiverpolitikk Økonomisk politikk og handlingsregler Interkommunalt samarbeid og eierskap I forslaget til organisasjonsplan er det for flere delprosjekt foreslått ytterligere detaljering med underliggende arbeidsgrupper, særlig i de administrative delprosjektene, se vedlegg 1. Det er utarbeidet en mandatmal for alle delprosjekt. Det er forutsatt at delprosjektleder tar ansvar 4
for å lage forslag til mandat for det enkelte delprosjekt. Mandater for politiske og felles adm./pol.delprosjekt skal godkjennes av fellesnemnda. Mandat for de administrative delprosjektene godkjennes av prosjektleder, jfr. vedtatt prosjektplan pkt. 5.6. Vurderinger: Prosess Prosjektleder har i løpet sommerferieperioden iverksatt utarbeidelse av forslag til overordnede dokumenter og planer for reformprosessen i 5K, i form av organisasjonsplan, mandatmaler for delprosjekter og utkast til budsjett og økonomiplan for prosjektperioden. Det vil fortsatt være liten detaljeringsgrad i disse dokumentene. Forslagene er diskutert i formøter med arbeidsutvalget, rådmennene og hovedtillitsvalgte. Organisering i delprosjekt Som det fremgår av vedlegg 1, er organisasjonsplanen fortsatt på et overordnet nivå. Det må utpekes/velges delprosjektledere, som igjen må foreslå/ta ansvar for utpeking av ledere og deltakere i arbeidsgrupper under det enkelte delprosjekt i samarbeid med prosjektleder. Som det videre fremgår av organsasjonskartet, vil sentrale politikere og rådmennene få delansvar i form av å være ledere i flere av delprosjektene. Dette krever god og effektiv samordning og fleksibilitet mellom kommunene, med egen driftsorganisasjon og eget politisk miljø i prosjektperioden. Samtidig anser prosjektleder at organiseringen vil sikre godt eierskap og medvirkning fra alle kommunene i de kommende prosessene. Mandater I vedlegg 2 er det fremlagt forslag til mandatmal som skal gjelde alle delprosjekt. Når delprosjektleder er identifisert, får denne ansvar for å foreslå/utarbeide mandat for delprosjektet. Fellesnemnda godkjenner mandater for de politiske delprosjektene og adm./pol. fellesprosjektene. Prosjektleder godkjenner mandat for de administrative delprosjektene. Utarbeidelsen av mandatene foreslås gjennomført i tett samarbeid med styringsgruppene for de tre hovedprosjektområdene. Styringsgrupper Det foreslås opprettet styringsgrupper for hver av de tre hovedområdene (politikk, administrasjon og administrasjon/politikk). I et så stort og omfattende prosjekt er det viktig å sikre «smidig» fremdrift. En styringsgruppe vil kunne ivareta dette, og samtidig gi delprosjektlederne nødvendig støtte og sikre konsensus rundt mindre ikke-prinsipielle beslutninger underveis i prosjektet. Prosjektleder skal holde fellesnemnda orientert om styringsgruppenes beslutninger, og det må utarbeides retningslinjer for styringsgruppenes fullmakter. Samarbeidsområder med mulighet for rask realisering I perioden med kommunereformarbeid har det vært identifisert mange tjenesteområder hvor det raskt kan oppnås positive stordriftsfordeler ved å etablere et samarbeid med alle eller flere av samarbeidskommunene. Mulige samarbeidsordninger ble fremmet som egen sak til fellesnemndas møte 19.06.17 (sak 17/09). Her ble det ble vedtatt følgende: "Samarbeidskommunene bes vurdere hvilke fag- /tjenesteområder som er aktuelle for interkommunalt samarbeid" På grunn av sommerferieavvikling har ikke alle kommunene endelig fått avklart hvilke av de foreslåtte samarbeid man ønsker å gå inn i. Prosjektleder ønsker at dette blir avklart snarest mulig, og at den enkelte kommune snarlig vurderer dette. Prosjektleder tar sikte på egen sak til fellesnemndas møte 19. september som endelig avklarer hvilke tjenesteområder dette gjelder. 5
Økonomisk politikk og handlingsregler 5K-kommunene går nå inn i høstens arbeid med budsjett- og økonomiplanbehandling i sine respektive kommuner. Prosjektleder anser det som svært viktig å tidlig avklare hvilke prinsipper som bør gjelde kommunene i mellom når det gjelder økonomiske disponeringer og planlagte investeringstiltak i den enkelte kommune som har virkning/betydning for den nye kommunen fra 2020. Det bør derfor utarbeides retningslinjer/handlingsregler for den økonomiske politikken så raskt som mulig. Prosjektleder foreslår at det nedsettes en arbeidsgruppe bestående av politiske og administrative representanter som snarest utarbeider forslag til slike handlingsregler. Vurdering av «prinsipiell betydning» Kommunestyrene har behandlet prosjektplan for sammenslåingsprosessen. Denne saken foreslår den videre praktiske organiseringen av prosjektet basert på prosjektplanen. Saken anbefales sluttbehandlet i fellesnemnda. Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser av prosjektorganiseringen skal i hovedsak dekkes av tilskuddsmidler fra staten. Imidlertid vil kommunene måtte avsette ressurser i form av tid til medarbeidere som deltar i forskjellige arbeidsgrupper gjennom prosessen. Omfanget av dette må prosjektleder komme tilbake til når organisasjonsplanen er ytterligere bearbeidet. Behov for formelt frikjøp må vurderes nærmere i det enkelte delprosjekt. Vedlegg: Forslag til mandatmal for delprosjekt (L)(66458) Forslag til prosjektorganisering (L)(66457) 6
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold 17/1109 Organisering prosjektledelse/stab Saksnr Utvalg Type Dato 10/17 PSU fellesnemnda 5K PS 21.08.2017 20/17 Fellesnemnda PS 21.08.2017 Prosjektleders innstilling: 1. Forslag til organisasjonsplan for prosjektledelse 5K vedtas, jfr vedlegg 1. 2. Prosjektleder gis fullmakt til å utlyse og ansette en 50% stilling som HR-rådgiver, og en 50% stilling som juridisk rådgiver/saksbehandler. 3. Stillingene utlyses internt i 5K-kommunene (Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad). Saken gjelder: Organisering av prosjektledelse for kommunereformarbeidet i 5K (Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad. Bakgrunn og saksopplysninger: Fellesnemnda vedtok 19.06.17 i sak 17/05 å ansette prosjektleder for reformprosessen for 5K. Bjørn Sjøvold tiltrådte den midlertidige stillingen 01.07.17. Arbeidsutvalget (AU) vedtok i møte 19.06.17 å videreføre midlertidig prosjektkoordinatorstilling i tidligere 2K (Askim, Hobøl) i prosjektleders stab for reformprosessen for 5K. Den vedtatte prosjektplanen skisserer at det skal etableres en prosjektorganisering som sikrer nødvendig fremdrift i prosjektet. Denne saken gjelder fortrinnsvis organisering av prosjektledelse med stab for 2017. Medio 2018 (i henhold tii prosjektplanen for 5K) vil staben ytterligere utvides, da det forutsettes at toppledere for den nye kommunen ansettes og bidrar i det videre prosjektarbeidet. Vurderinger: Det er i løpet av sommeren utarbeidet overordnede dokumenter og planer for reformprosessen i 5K, i form av organisasjonsplan, mandatmaler for delprosjekter og utkast til budsjett og 7
økonomiplan for prosjektperioden. Bred medvirkning - drift - kompetanse I de foreliggende planer ligger det klare ambisjoner om bred og god medvirkning fra politisk og administrativ ledelse, ansattes representanter, nærings- og foreningsliv. I et så stort og omfattende arbeid, anser prosjektleder det som en kritisk suksessfaktor at alle parter avsetter tid og ressurser til dette arbeidet. I de forberedende møter med politisk og administrativt miljø er det synliggjort at viljen til å bidra er klart til stede hos alle parter. Prosjektleder anser derfor at en liten og effektiv stab, sammen med bred medvirkning fra kommunene er den beste organiseringen for å skape nærhet og eierskap til det viktige omstillingsarbeidet vi har framfor oss. Samtidig er det klart at 5 kommuner skal opprettholde drift og gi gode tjenester til innbyggerne i samme periode. Det er derfor viktig at prosjektet etablerer klare, tydelige og åpne kommunikasjonslinjer og styringsstrukturer. For å lykkes i dette er prosjektleder avhengig av noen ressurspersoner med spesiell kompetanse i sin stab. Staben foreslås derfor utvidet med en midlertidig 50% stilling HR-rådgiver, og en midlertidig 50% stilling som juridisk rådgiver/saksbehandler. Rekruttering I våre 5 kommuner med over 3000 ansatte finnes mange flinke fagpersoner med god kompetanse. Prosjektleder ønsker derfor å rekruttere ovenstående medarbeidere fra våre organisasjoner, og prosjektleder foreslår derfor at stillingene utlyses internt innenfor 5K. Dette betinger forutgående drøftinger med HTV. På kompetanseområder som ikke finnes innenfor staben forutsetter prosjektleder at kommunenes rådmenn og ordførere bidrar til nødvendig avsettelse av ressurser underveis i prosjektperioden, fortrinnsvis i form av tid, og for noen funksjoner i form av formelt frikjøp. Lokalisering av prosjektledelse Prosjektleder ønsker ikke å lokalisere prosjektledelsen på ett kontorsted så tidlig i prosjektperioden. Det er ønskelig at prosjektleder gis mulighet til å ha sitt kontorsted i alle kommunenes rådhus det første halvåret av prosjektperioden, for å bli kjent og skape dialog med arbeidsmiljøer og ledelse i den enkelte kommune. Prosjektleder har derfor i dialog med AU og rådmennene kommet frem til at han har sitt kontorsted i den kommunen hvor fellesnemndas møter avholdes utover høsten 2017. Stabsmedarbeiderne opprettholder sine kontorplasser i den kommunen de i dag er ansatt. Vurdering av prisnsipiell betydning Denne saken anses ikke å være av slik prinsipiell karakter at den ikke kan sluttbehandles av fellesnemnda. Saken gjelder iverksetting av tiltak innenfor prosjektplanens rammer. Prosjektplanen er vedtatt av de respektive kommunestyrer. Økonomiske vurderinger De økonomiske konsekvenser innarbeides i prosjektbudsjettet. Lønn til foreslåtte midlertidige stillinger dekkes av engangstilskudd til reformarbeidet. Kommunen som medarbeideren rekrutteres fra stiller kontorplass til disposisjon. 8
Vedlegg: Organisasjonskart prosjektledelse (L)(66437) 9
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold 17/1110 Budsjett 2017 - Økonomiplan 2017-2019 Saksnr Utvalg Type Dato 11/17 PSU fellesnemnda 5K PS 21.08.2017 21/17 Fellesnemnda PS 21.08.2017 Prosjektleders innstilling: 1. Forslag til budsjett og økonomiplan for disponering av tilskudd til kommunereformarbeidet 5K vedtas, ihht vedlegg 1. Saken gjelder: Prinsipper for, og disponering av øremerkede tilskuddsmidler til kommunereformarbeidet i 5K for perioden 2017-2019. Bakgrunn og saksopplysninger: Til arbeidet med kommunereformen har regjeringen bevilget flere typer av tilskudd og finansieringsordninger til kommuner som slår seg sammen. Delvis godtgjøres dette gjennom inntektssystemet i form av ordninger som kompenserer for bortfall av rammetillskudd i inntektssystemet. Dette gjelder blant annet egne overgangsordninger og eget inndelingstilskudd. I tillegg til disse finansieringsordningene mottar kommuner som slår seg sammen egne tilskudd til selve sammenslåingsprosessen (engangstilskudd, reformstøtte), og andre øremerkede tilskudd knyttet til denne (tilskudd til digitalisering og samferdsel, regionsentertilskudd), jfr. vedlegg 2, s.3, 4 og 5. I denne saken foreslår prosjektleder budsjett for 2017, og en økonomiplan for perioden 2017-2019 for disponering av de øremerkede tilskuddsmidlene til kommunereformarbeidet i 5K. Kommunestyrene i 5K har vedtatt styringsdokument (prosjektplan) for prosessen, og fellesnemnda skal vedta en prosjektorganisasjon for prosessen. Foreløpig er det foreslått etablert en prosjektorganisasjon med 14 delprosjekter. Delprosjektene er foreslått ledet av egne rådmenn, politikere og ansatte i 5K, dette for å sikre god medvirkning og godt eierforhold til prosessen. I 10
noen av delprosjektene må det påregnes noe frikjøp av ansatte, dette gjelder særlig på områder som IKT/digitalisering og kommunikasjon. Det er til nå ansatt prosjektleder og prosjektkoordinator i prosjektet. Fellesnemnda forutsettes å sikre en bred involvering av de folkevalgte i våre 5 kommuner, gjennom gruppelederform, politiske delprosjekt/arbeidsgrupper og delpolitiske grupper/arbeidsgrupper. Nå som planleggingsfasen nærmer seg sin slutt, og prosjektorganisasjonen er under etablering, har prosjektleder foretatt en gjennomgang av ressursbehovet sett opp mot skisserte tilskuddsmidler (se vedlegg 1). På bakgrunn av dette er det utarbeidet budsjettforslag for 2017, samt økonomiplan for perioden 2017-2019. Budsjettallene som er foreslått, er basert på det vi vet om den foreløpige organiseringen av prosjektet. Det er også viktig å merke seg at av de øremerkede tilskuddsmidlene 5K mottar i forbindelse med prosessen, skal det også avsettes midler fra engangstilskuddet til Kirken, som også gjennomfører en parallell reformprosess. I tillegg til dette er det mottatt henvendelser fra andre frivillige organisasjoner/tiltak som også ønsker bidrag til å finansiere sine tiltak fra tilskuddsmidlene. Prosjektleder vil legge frem egne saker for fellesnemnda ved eventuelle slike henvendelser, da det foreløpig ikke er avsatt egne midler til dette i budsjettet. Vurderinger: Arbeidet med etablering av ny 5K-kommune er nå formelt i gang, og fellesnemnda har i denne møterekken flere saker om organisering av prosjektarbeidet. Det vedlagte budsjett/økonomiplanforslaget er disponert i tråd med støtten fellesnemnda mottar fra staten i forbindelse med kommunereformen. Ressursene til kommunereformen er til nå forskuttert av den enkelte kommune. Disse utgiftene er innarbeidet i budsjettforlsaget, og som vil bli dekket av tilskuddsmidler til omstilling som kommunene mottar av staten i forbindelse med den nasjonale kommunereformen. 5Kkommunene vil motta et engangstilskudd på 56,4 millioner etter kongelig resolusjon og 25,6 millioner i reformstøtte ved sammenslåingstidspunktet 1.1.2020. I tillegg har regjeringen foreslått å bevilge et regionsentertilskudd, over statsbudsjettet, til større kommuner som har vedtatt sammenslåing. Kommunene i 5K vil i 2017 til sammen motta 3 millioner kroner i slikt tilskudd. Prosjektleder har ikke foreslått dette tilskuddet benyttet til prosjektarbeidet i år, da en del av kommunene i 5K allerede har budsjettert med dette i sine ordinære driftsbudsjetter. Prosjektleder vil imidlertid anbefale at regionsentertilskuddet budsjetteres og benyttes av fellesprosjektet fra 2018, etter de føringer som blir gitt av regjeringen. 5K har også fått tilsagn på 5 millioner til digitaliseringsprosjekter, slik det er søkt om våren 2017. Det forventes at de største utgiftene knyttet til byggingen av den nye kommunen vil være IKT/digitaliseringskostnader, slik det også fremgår av vedlagte budsjett. Prosjektleder foreslår foreløpig en budsjettramme på 22 millioner kroner for 2017-2019 inklusiv mottatte tilskuddsmidler til digitalisering. Prosjektleder vil ta forbehold om at budsjetteringen til IKT/digitialisering foreløpig er ytterst nøktern, basert på signaler som er gitt fra mange faglige hold, og fra andre kommunereformprosesser. I vedlagte budsjettforslag er det som nevnt kun "sikre" tilskudd som er disponert i 2017. I tillegg til dette er det mulig å søke andre tilskudd i forbindelse med reformarbeidet, her kan nevnes OUmidler, fornyingsmidler, EØS-midler m.m. Det forutsettes at prosjektledelse og delprosjektledere er aktive i å også søke muligheter for finansiering fra disse mulige områdene. 11
I løpet av prosessen er det gitt tydelige politiske signaler om å oppnå gevinstrealisering. Dette krever et godt og bredt samarbeid, samt nytenkning på tvers av fag- og kommunegrenser. Fellesnemnda har allerede fattet vedtak om stillingskontroll, samt at det er igangsatt arbeid med å samordne flere tjenesteområder allerede i god tid før 2020. I noen av disse er alle 5K-kommunene med i prosessen, i andre noen av kommunene. Det er forventet at arbeidsgruppene på disse delområdene har avsluttet sine utredninger i løpet av året, slik at vedtak kan fattes før utgangen av 2017. Det vil også være andre områder som vurderes å kunne gi økonomiske gevinster i løpet av prosjektperioden. I en annen sak foreslår prosjektleder at det snarlig nedsettes en prosjektgruppe for økonomiske handlingsregler for 5K-kommunene i prosjektperioden. Resultatet av denne gruppas arbeid og konklusjoner vil også kunne gi mulige endringer i det foreliggende budsjettoppsettet. Prosjektleder vil avslutningsvis bemerke at det foreliggende budsjettforslag er drøftet med rådmenn, AU og HTV i PSU. Prosjektleder vil også ta forbehold om senere budsjettjusteringssaker i denne forbindelse. Det legges opp til kvartalsmessig regnskapsrapportering til fellesnemnda. Hobøl kommune vil føre regnskapet for prosjektet i 2017. Vedlegg: Forslag til budsjett 2017 og Økonomiplan 2017-19 (L)(66452) Videre prosess i kommunereformen - Brev fra KMD datert 30.06.17 (L)(66453) 12
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold 17/1112 Retningslinjer for håndtering av ledige stillinger/stillingskontroll Saksnr Utvalg Type Dato 12/17 PSU fellesnemnda 5K PS 21.08.2017 23/17 Fellesnemnda PS 21.08.2017 Prosjektleders innstilling: Retningslinjer for håndtering av ledige stillinger/stillingskontroll vedtas, jfr. vedlegg 1 Saken gjelder: Etablering av retningslinjer for hvordan kommunene i 5K skal opptre når det oppstår ledighet i stillinger i prosjektperioden fram til 31.12.19 Bakgrunn og saksopplysninger: Fellesnemnda fattet følgende vedtak i møte 19.06.17 i sak 17/04 - Gjennomgang av delegert mandat og reglement til fellesnemnda: "Det innføres stillingskontroll for administrative stillinger. Prosjektleder får i oppdrag å lage retningslinjer for håndtering av ledighet. Retningslinjene behandles i PSU og fellesnemnda". I etterkant av fellesnemndas møte 19.06.17 har prosjektleder nedsatt en liten arbeidsgruppe som har utarbeidet forslag til retningslinjer. Disse er diskutert med rådmennene i møte 10.08.17 og i møte med hovedtillitsvalgte 11.08.17. Vurderinger: I et så stort omstillingsprosjekt som dette, vil det i løpet av prosjektperioden oppstå ledighet i flere stillinger, som følge av jobbskifte eller ved naturlig avgang i våre 5 kommuner. Med de krav som ligger i styringsdokumentet for reformarbeidet knyttet til omstilling, digitalisering og effektivisering, synes det derfor som en forutsetning, sett fra prosjektleders side, at en søker å ta ut ønskede effekter så tidlig som mulig, og herav få gevinster også før den endelige omstillingen er gjennomført. En slik ambisjon krever godt og tett samarbeid kommunene i mellom, og evne og vilje til å søke etter nye muligheter å løse tjenesteytingen på, med litt mindre ansattressurs enn tidligere. Sett fra 13
prosjektleders side vil en slik tilnærming bidra til at den nye kommunen vil være nærmere en ønsket driftssituasjon allerede i 2020. Samtidig er det viktig å presisere at det må vurderes nøye når ledighet i stilling oppstår at den enkelte kommune får løst sine pålagte oppgaver på en god og forsvarlig måte. Det er derfor ikke gitt at alle stillinger skal holdes ledige, men det skal foretas en grundig vurdering om summen av kompetanse og ressurser i 5K kan løse behovet uten å ansette på nytt. Koordineringsansvaret for håndtering av retningslinjene foreslås tillagt prosjektadministrasjonen ved HR-rådgiver. Prosjektleder vil sørge for rapportering tilbake til fellesnemnd/psu om status i forhold til foreslåtte retningslinjer. Nye stillinger Om en av 5K-kommunene ønsker å opprette nye faste administrative stillinger i prosjektperioden, anser prosjektleder at dette bør meldes som sak i PSU (evt.fellesnemnd) før stillingen utlyses, da en slik stillingsopprettelse vil ha økonomiske konsekvenser for den nye kommunen. Vurdering av prinsipiell betydning Ved at fellesnemnda har vedtatt innføring av stillingskontroll for administrative stillinger i sitt delegasjonsreglement som også har vært til forutgående behandling av kommunestyrene, anser prosjektleder at retningslinjene som omhandler den tekniske gjennomføring av vedtaket ikke er av slik karakter at saken trenger ny politisk behandling i den enkelte kommune. Vurdering av økonomiske konsekvenser Om en oppnår gode effekter av å finne gode samarbeidsløsninger, vil dette kunne gi betydelig økonomisk effekt ved oppstart av den nye kommunen. Det er i arbeidet med styringsdokumenter for den nye kommunen også gitt klare forventninger til at prosjektet allerede i prosjektperioden oppnår gevinstrealiseringer. En god og løsningsorientert tilnærming til foreslåtte retningslinjer kan bidra til slik gevinstrealisering både for den enkelte kommune fram mot 2020 og kunne øke handlingsrommet vesentlig for den nye kommunen etter 2020. Vedlegg: Retningslinjer for håndtering av ledige stillinger 5K (L)(66463) 14