Arkivsak. Nr.: 2017/880-1 Saksbehandler: Peter Ardon Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 8/17 09.06.2017 Formannskapet 74/17 09.06.2017 Kommunestyret Omorganisering av NAV Inn-Trøndelag Rådmannens forslag til vedtak Inderøy kommune tiltrer det interkommunale samarbeidet om felles NAV tjenesteområde fra 1. januar 2018 som beskrevet i dette saksfremlegget Inderøy kommune delegerer myndighet etter lov om sosiale tjenester i NAV til rådmannen i vertskommunen. Oversikt over lovhjemler følger som vedlegg. Det interkommunale samarbeid i NAV Inn-Trøndelag organiseres som et administrativt vertskommunesamarbeid jfr. Koml. 28-1 b Steinkjer kommune er vertskommune for samarbeidet. Rapportering skjer i henhold til bestemmelser i samarbeidsavtalen. Forankring og involvering i sammenslåingsprosessen skal sikres gjennom etablering av arbeidsgruppe (prosjektgruppe) og styringsgruppe. I arbeidsgruppen vil det være deltakelse fra alle de fire kontorene i Inn-Trøndelag i tillegg til representasjon av tillitsvalgte og verneombud. Det etableres en styringsgruppe bestående av rådmennene og fylkesdirektør NAV. Tjenesteområdeleder skal delta i alle møter i styringsgruppen Det gjennomføres drøftingsmøter med tillitsvalgte i alle fire kommunene. Vedlegg
1 Avtale Værnesregionen 2 Oversikt over lovhjemler 3 Referat drøftingsmøte etablering NAV Inn- Trøndelag 07.06.2017 Bakgrunn Partnerskapet i NAV Inn-Trøndelag fattet 9. februar 2017 beslutning om å vurdere en felles enhet i NAV Inn-Trøndelag. Foranledningen var at tjenesteområdet NAV Inn-Trøndelag selv har fremmet et ønske om å etablere seg som en felles enhet med fire lokasjoner. Bakgrunnen for dette har kommet igjennom en lang prosess hvor alle ansatte i NAV Inn-Trøndelag har vært involvert i arbeidsgrupper. I prosessen med ansatte har tre modeller vært oppe til vurdering. a) Dagens modell med 4 selvstendige kontorer samlet i ett tjenesteområde b) «Værnes-modellen», en enhet med lokasjoner i alle kommunene c) Ett fysisk kontor Et overveiende flertall av de ansatte foretrakk modell b). Nåsituasjon i de ulike teamene/kontorene er beskrevet i tillegg til de ansattes ønsker om veien videre. Et betydelig flertall ønsket større fagmiljøer og mer robuste løsninger på tvers av kontorene. Dette er forankret i medbestemmelsesapparat i tjenesteområdet, som er bredt involvert i prosessen og som er representert med ansatte fra alle kontorene. Et forslag om sammenslåing ble allerede lagt frem for partnerskapet desember 2015. Tidspunktet ble da ansett som krevende for en slik beslutning, da det var midt i kommunereformen med tilhørende usikkerhet rundt fremtidig kommunestruktur. Det ble derfor enighet om å avvente til kommunekartet ble mer avklart, samtidig som det ble åpnet for faglig samarbeid på tvers av kontorene. I løpet av sommeren 2016 ble det klart at Verran og Steinkjer slår seg sammen til en ny kommune fra 2020 og at Snåsa og Inderøy fortsetter som egne kommuner. Tjenesteområdet har underveis videreutviklet flere samarbeidsarenaer, og samarbeider nå tett på mange fagområder. NAV Værnes etablerte seg som landets første interkommunale NAV-enhet med fem kontorer i to fylker i 2016; den såkalte Værnesmodellen. De har fått gode tilbakemeldinger på denne organiseringen, og vi har studert hvordan de har valgt å organisere tjenestene. Modellen ble presentert for rådmennene i tjenesteområdet, i tillegg til at det har vært en orientering i formannskap i både Inderøy og Snåsa kommune. Værnesmodellen blir derfor lagt til grunn for det videre arbeidet også i vårt område. Parallelt i 2016 kom St. meld. nr 33 «NAV i en ny tid for arbeid og aktivitet». I meldingen pekes det på behovet for robuste NAV-kontor som skal ivareta viktige roller i arbeidsmarkedet. Det skal gis større myndighet og handlefrihet til NAV-kontorene basert på lokale behov og beslutninger. Dette fordrer imidlertid at kontorene er av en viss størrelse slik at det skal kunne etableres gode fag- og kompetansemiljøer. Det pekes tydelig i retning av større NAV-kontorer med bredere kompetanse. Etter at stortingsmeldingen ble lagt frem ble det satt ned en arbeidsgruppe bestående av KS, rådmenn, NAV Arbeid og Ytelser, det sentrale brukerutvalget, direktører i arbeids- og tjenestelinjen og ledere i Arbeids- og velferdsdirektoratet. I januar 2017 leverte arbeidsgruppen rapporten «Utvikling av NAV Kontor» som peker på at myndighet skal flyttes til NAV-kontoret. Rapporten fremhever også viktigheten av færre og større NAV-kontorer. Et alternativ kan være at NAV-kontorer med store nok fagmiljøer ivaretar ansvaret for mindre kontorer.
Et annet forhold som peker på større enheter er regionalisering. Fra januar 2018 slås fylkeskontorene i Nord- og Sør-Trøndelag sammen til ett regionkontor i Trøndelag. Lokalisering er foreløpig ikke avklart. I forbindelse med sammenslåing til et regionkontor i Trøndelag er det gitt lovnad om støtte til å etablere en felles enhet i NAV Inn-Trøndelag. Direktoratet må i denne sammenheng inn å arbeide med IKT løsningen i Trøndelagsprosessen, samt at fylkeskontoret I Nord Trøndelag avgir midler til en prosjektstøtte i ett år. Dette fordrer et politisk vedtak om etablering av ett felles kontor før sommeren for at det kan gis statlige midler knyttet til prosjektstøtte noe som vil komme prosessen til gode. Vurdering Målsettingen med å opprette et interkommunalt tjenesteområde for NAV med kommunene Snåsa, Verran, Inderøy og Steinkjer er: Bedre tjenester for brukerne i hele regionen Flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad Økt rettsikkerhet for innbyggerne Sikre enhetlig forvaltningspraksis Mer effektiv og stabil drift Attraktive og robuste fagmiljøer Organisering og fysisk plassering av NAV tjenesteområdet Det foreslås at NAV tjenesteområde Inn-Trøndelag organiseres som et administrativt vertskommune samarbeid jfr. Koml. 28-1 b. Alle ansatte i tjenesten overføres til vertskommunen, som får ansvaret for de kommunale tjenestene på vegne av alle kommunene som deltar i samarbeidet. Det opprettes et hovedkontor i vertskommunen og avdelingskontorer i de andre kommunene. Det foreslåes at hovedkontoret lokaliseres til Steinkjer kommune, og at Steinkjer er vertskommune for samarbeidet i henhold til koml. 28-1 b. Leder for det interkommunale tjenesteområdet og administrativ ressurs vil være plassert ved hovedkontoret i Steinkjer. Dette kontoret blir bemannet med til sammen 23,1 kommunale årsverk slik det er i dag. I tillegg vil det være et betydelig antall statlige årsverk. Avdelingskontorene i de enkelte kommunene vil bli bemannet med samme antall årsverk som i dag. Steinkjer kommune stiller lokaler til hovedkontor, og Verran, Snåsa og Inderøy stiller lokaler til sine respektive avdelingskontorer. Værnesmodellen foretrekkes og anbefales fordi den gir bedre ressursutnyttelse en dagens modell samtidig som den sikrer lokal tilstedeværelse.
Styring og ledelse av tjenesteområdet NAV Inn-Trøndelag Figuren viser samarbeidsmodellen for ett tjenesteområde med felles leder i Inn-Trøndelag. Samarbeidsmodellen bygger på samhandling mellom rådmann i vertskommunen og staten v/ regiondirektør NAV. Ko mm une To styringslinjer Stat Rammer Styring Medbestemmelse Koordineringsmøte Rådmann og direktør Leder NAV Inn-Trøndelag Rådmann i vertskommunen og region direktør samstemmer overordnede føringer/styringssig naler. På kommunal side er disse avklart med de andre rådmennene i samarbeidet. På statlig side avklares de med medbestemmelses apparatet. Som figuren viser, vil rådmann i vertskommunen representere alle samarbeidskommunene i møte den statlige regiondirektøren. Koordineringsmøtet, som består av rådmann i vertskommunen og NAVs regiondirektør, koordinerer styringssignalene overfor lederen for NAV Inn-Trøndelag. Slik vil det bli etablert 2 styringslinjer; én statlig og én kommunal. Dette er en forutsetning for å kunne håndtere ledelsen av dette tjenesteområdet. I henhold til samarbeidsavtalen til NAV Værnes deltar alle rådmenn fra deltakerkommunene i koordineringsmøter 2 ganger pr år, evt. flere hvis det er behov for det i en oppstartsperiode. Forslaget til samarbeidsavtale beskriver organiseringen av tjenesteområdet på et overordnet nivå, hvor NAV leder er administrativt og faglig ansvarlig for tjenesteproduksjonen ved de enkelte lokasjonene i tillegg til enheten som helhet. Eventuelle endringer i organisering kan drøftes i koordineringsmøtet. Samarbeidsavtalen legger således opp til at NAV-leder selv kan bestemme hvordan ledelse/koordinering innen tjenesteområdet skal organiseres. Det settes imidlertid krav om at organisering skal være til det beste for brukerne og de ansatte innen tjenesteområdet. Videre kreves det at organiseringen skal skape effektive lokasjoner innenfor de gitte rammene. NAV skal ha fokus på å videreføre et godt samarbeid med øvrige kommunale tjenester. Erfaringsmessig er dette avgjørende for en god og helhetlig oppfølging av brukerne våre. Det vil skje gjennom
brukermøter med veileder fra NAV og ansatte i den enkelte tjeneste, i tillegg samarbeidsmøter på ledernivå. Samarbeidet med flyktningetjenesten og barnevern beskrives i samarbeidsavtaler. Bemanning/ressurser ved oppstart av NAV Inn-Trøndelag Tjenesteområdet NAV Inn-Trøndelag vil ved oppstart ha en bemanning totalt på 56,6 årsverk. Kommunale årsverk Snåsa: 1 årsverk Verran: 2,4 årsverk Inderøy: 2,9 årsverk (+ 80 % prosjektstilling) Steinkjer: 16,8 årsverk (+ 4 årsverk i prosjekt) Til sammen 23,1 kommunale årsverk. Statlige årsverk Snåsa: 3 årsverk (inkl 40 % lederressurs) Verran: 2,6 årsverk Inderøy 5 årsverk (+ 1 årsverk lederressurs som finansieres 33 % av kommunen) Steinkjer: 22,9 årsverk (+ 1 årsverk TO leder som finansieres 50 % av kommunen) Til sammen 33,5 statlige årsverk (+ 2 årsverk med delt finansiering) Disse årsverkene er ikke knyttet statisk til den enkelte kommune, men skal kunne benyttes der det til enhver tid er størst behov for ressursene. For å fange opp og utjevne eventuelle skjevheter, legges det opp til at det føres en oversikt som viser ressursbruken knyttet til de enkelte kommunene. Det er viktig å presisere at dagens ansatte i de enkelte kommuner i hovedsak skal ha den lokale lokasjonen som oppmøtested og arbeidssted. Dette vil sikre den lokale kunnskapen og den nødvendige nærheten til tjenesteyterne og brukerne i de enkelte kommunene. I tillegg vil ekstra kompetanse kunne trekkes inn ved behov, ved at ressursene i enheten kan brukes fleksibelt. Ved at enheten har en felles brukerportefølje, vil vi ha en større fleksibilitet til å jobbe på tvers. Er det sykefravær ved en lokasjon, kan en veileder fra en annen lokasjon ta over. Samtidig vil det også være behov for at ansatte samles fysisk til felles fagmøter og diskusjoner for kompetanseutvikling og faglig påfyll. Veilederne vil også få muligheten til å spesialisere seg inn mot fagområdene i større grad enn i dag, slik at vi får en god kvalitet på tjenestene vi leverer. Det er en målsetning at en større andel av brukermøtene skal foregå ute der bruker/arbeidsgiver er. Kompetanse i NAV Inn-Trøndelag En av de store fordelene ved å etablere et interkommunalt tjenesteområde for NAV er at det i tillegg til fleksibel utnyttelse av eksisterende kompetanse, gis bedre muligheter for å rekruttere inn kompetanse som en mener er nødvendig/mangler. Dette vil også gi muligheter til å etablere gode kompetansemiljøer, som er en forutsetning for mer myndige NAV-kontorer. Oppgave innhold i de enkelte kontor i NAV Inn-Trøndelag I henhold til lov om arbeids- og velferdsforvaltningens 13, skal kommunen som en minimumsløsning organisere råd- og veiledning samt økonomisk stønad med hjemmel i lov om sosiale tjenester inn i det lokale NAV kontoret. I og med at fire kontorer skal bli en ny enhet er det mest ryddig med samme oppgaveinnhold i alle lokasjonene. Det er en fordel for NAV-kontoret for å konsentrere seg om innsatsen for å få flere i arbeid og aktivitet. Minimumsløsningen legges derfor til grunn i den nye enheten.
Klagebehandling Lovverket sier at hvis enkeltvedtak påklages, skal klagen i første instans behandles av det organ som fattet vedtaket. Dette innebærer at de enkelte lokasjonene i NAV Inn-Trøndelag skal behandle alle klager på vedtak de selv har fattet. De enkelte NAV-lokasjonene i tjenesteområdet NAV Inn-Trøndelag vil i et slikt tilfelles også plikte å bistå klageren med utforming/formulering av klagen. Hvis et påklaget vedtak endres, sendes det nye vedtaket fra NAV Inn-Trøndelag til tjenestemottaker. Denne vil ha klagemulighet også på dette vedtaket. Hvis et påklaget vedtak ikke endres, skal det påklagede vedtaket sammen med NAV Inn-Trøndelag sin begrunnelse/vurdering oversendes klageinstansen. Hvis det klages på et vedtak på lovpålagte tjenester, skal klagen sendes Fylkesmannen i Trøndelag (fra 01.01.2018). Rapportering Alle kommunene skal jevnlig rapportere aktiviteten til statlige myndigheter som Fylkesmannen eller direktorat/departement. I hovedsak dreier dette seg om ulike statistikker. Det foreslåes at NAV Inn- Trøndelag tar seg av rapporteringen innenfor sine tjenesteområder for alle kommunene. Dette er naturlig, da det er ledelsen i NAV Inn-Trøndelag som vil ha den beste oversikten over eget tjenesteområde. Økonomiske konsekvenser Vertkommunens utgifter til lønn, opplæring, veiledning, kurs, kontorutgifter finansieres gjennom innbetaling fra deltaker kommunene. Fordeling av utgiftene på de enkelte kommunen utredes og vedtas i egen saksutredning for alle samarbeidsprosjekter samlet. Utgangspunktet er at NAV Inn-Trøndelag skal ha en økonomisk ramme som ikke overstiger den samlede driftsrammen for alle deltakerkommunene (på kommunal side). NAV Værnes sin erfaring er at de ikke har hatt noen økning på driftsutgiftene på de ulike lokasjonene. Utgifter som påløper som følge av vedtak om tildeling av tjenester til personer (etter lov om sosiale tjenester), bæres av den kommunen der personen er bosatt. Samarbeidsavtaler Samarbeidet om å etablere og drive et interkommunalt tjenesteområde for NAV Inn-Trøndelag vil innebære et samarbeid mellom 4 ulike kommuner, og mellom disse kommunene og det statlige tjenesteapparatet. Dette samarbeidet vil kreve følgende samarbeidsavtaler: A. Partnerskapsavtale mellom vertskommunen og staten B. Samarbeidsavtaler mellom kommunene (se vedlegg eks. fra NAV Værnes) I tillegg kreves skriftlig delegering av myndighet fra rådmennene i samarbeidskommunene til vertskommunerådmannen. Partnerskapsavtalen mellom vertskommunen og staten
Dette er en avtale mellom vertskommunen og staten. Den skal regulere alle forhold ved samarbeidet mellom kommuner og staten i tjenesteområdet. Sentrale temaer i denne avtalen vil være ledelse og styring av tjenesteområdet, statlige årsverk ved de enkelte NAV-kontorene osv. Da det i denne saken legges opp til at det interkommunale tjenesteområdet skal etableres på bakgrunn av administrativt vertskommunesamarbeid, er det naturlig at det er vertskommunen som formelt inngår partnerskapsavtalen med staten. Dette er likevel ikke til hinder for at alle kommunene er representert i forhandlingene. Det forslåes at det gjennomføres to årlige partnerskapsmøter mellom alle kommunene og NAVs regiondirektør i Trøndelag. Dette vil sikre at alle kommuner får nødvendig informasjon om prioriteringer og anledning til å delta i en direkte dialog. Samarbeidsavtale mellom kommunene En særskilt samarbeidsavtale legges til grunn for det interkommunale samarbeidet. Avtalen må regulere rammene for samarbeidet, men ikke være så detaljert at den hindrer etablering og utvikling av en fleksibel interkommunal tjenstenhet. Viser til vedlagte eks fra NAV Værnes. Samarbeidsavtalen for det interkommunale tjenesteområdet NAV Inn-Trøndelag vil bli basert på interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 28 1 b som regulerer administrativt vertskommunesamarbeid. Ressursbehov/kostnader Det vil være en fordel med et felles fagsystem tanke på fremtidig utvikling av fagsystemet og for mulighetene for å samkjøre evt. kurskostnader på flere kontorer. Det må påregnes en kostnad for kommunene med at alle skal overføres som én enhet i det kommunale fagsystemet. En forventer at de samlede kostnader til lisenser og drift av for en fellesløsning kan bli lavere enn dagens kostnader for fire enkeltkommuner. I tillegg vil det være behov for elektronisk løsning for faktura og arkiv. Dette er et behov som vil komme uavhengig av samarbeidet mellom de fire kommunene, da det er nødvendig for at vil skal levere tjenester digitalt. I hovedsak vil det være leverandør av fagsystemet som utfører arbeidet knyttet til dette, men det må også påregnes noe lokal IKT støtte. Videre vil det være behov for ressurser til å inngå nye arbeidsavtaler for de kommunalt ansatte i vertskommunen fra personalkontoret. Konklusjon Et interkommunalt samarbeid om felles tjenesteområde for NAV Inn-Trøndelag vil ha både positive og negative konsekvenser. Positive konsekvenser: Sårbarheten blir mindre Større, bredere og felles kompetanse
Sikrer habilitet Sikrer lik rettspraksis Ressursbesparelser Større distanse mellom saksbehandler og bruker/lokalsamfunn, noe som øker muligheten for likebehandling Mer effektiv drift Negative konsekvenser Lokalkunnskapen kan reduseres Nærheten til brukeren kan bli noe mindre Ikke nødvendigvis økonomisk besparende i oppstarten Ansatte kan føle mindre tilhørighet til egen kommuneadministrasjon Større avstand til politiske beslutningstakere. Ved at en opprettholder lokasjonene vil lokalkunnskap og nærhet til brukeren / næringslivet vil være sikret. En NAV-tjeneste organisert under felles ledelse vil uten tvil føre til at kvaliteten på tjenesten vil styrkes betraktelig. Dette vil komme brukerne til gode i tillegg til at det vil styrke den enkelte veileder. Et interkommunalt tjenesteområde for NAV under felles ledelse vil gi økt kvalitet på tjenesten fordi fagmiljøet blir større, slik at den enkelte medarbeider får flere å støtte seg til i de mest krevende sakene. Det vil også bli mer fleksibelt ved at leder for tjenesteområdet kan fordele oppgavene på flere ansatte, og ved at alle ansatte kan jobbe med saker i alle kommunene. Ut fra en helhetsvurdering av de positive og negative konsekvensene sett opp mot de utfordringene som NAV står overfor er det ingen tvil om at det bør etableres et interkommunalt tjenesteområde for NAV. På bakgrunn av dette vil en foreslå at kommune tiltrer det interkommunale samarbeidet med virkning fra 1. januar 2018. Det vises til egen fremdriftsplan for det videre arbeidet.