KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV 131-BYM-2014-prosjektleder for merkevarebygging og koordinering av Havnepromenaden i Oslo
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 3 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Tilleggsopplysninger... 4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 5 2.3 Innlevering av tilbud... 5 2.4 Ønsket presentasjonsform... 5 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Deltilbud... 6 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 6 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 6 2.9 Opplysningsplikt... 6 2.10 Taushetsplikt... 6 2.11 Offentlighet... 6 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 6 2.13 Forbehold... 6 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 7 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 7 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 7 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 7 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 8 4.1 Registrering av tilbud... 8 4.2 Tildelingskriteriene... 8 VEDLEGG... 9 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Bymiljøetaten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av prosjektleder for merkevarebygging og koordinering av Havnepromenaden i Oslo. Oppdragsgiver har ansvar for planlegging og utvikling, forvaltning og drift av kommunale byrom i Oslo. I byrommet inngår fellesarealer som veier og gater, torg og møteplasser, parker og friområder. I ansvarsområdet inngår også kommunale idrettsanlegg og friluftsanlegg, samt kommunale landskapsrom i marka og indre Oslofjord. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Harald Dalen E-postadresse : postmottak@bym.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post hvor emnefeltet inneholder «131-BYM-2014 Prosjektleder merkevarebygging og koordinering av Havnepromenaden i Oslo.» 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgiver har behov for en prosjektleder som skal bistå Oslo kommune med Havnepromenaden i etableringsfasen, herunder forberede åpning 14. juni 2015. Prosjektlederen skal arbeide med kommunikasjon, merkevarebygging, markedsføring og koordinering mellom grunneiere, andre aktører og kommunen. Nærmere beskrivelse av oppgavene fremkommer av vedlegg 1 kravspesifikasjonen. Arbeidsmengde vil variere fra periode til periode. Fra iverksetting 2015 frem til åpning av Havnepromenaden er dette en 100 % stilling. Etter åpningen legges det opp til noe redusert innsats, og vi antar at det vil være behov for at prosjektlederen jobber 2-3 dager i uken hos oppdragsgiver. BYM stiller med kontorplass og forutsetter at prosjektleder benytter denne. Hvis det, for å gjennomføre oppdraget beskrevet i kravspesifikasjonen, er nødvendig med spisskompetanse utover den kompetansen tilbudt prosjektleder innehar må tilbyder kunne innhente denne kompetansen hos annet personell. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 39 Kunngjøring av konkurranse 46 Evaluering av kvalifikasjoner 48 Tilbudsevaluering og valg av tilbud 48 Utsendelse av tildelingsbrev 49 Klagefrist og Karensperiode 51 Kontraktsinngåelse 1 (2015) Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 3
1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Tjenesten skal utføres i perioden uke 2-52, 2015. For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for inntil ytterligere ett år (2016) på uendrede vilkår. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med NS 8402 med vedlagte kontrakt Oslo kommune, se vedlegg 2. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse 131-BYM-2014- prosjektleder for merkevarebygging og koordinering av Havnepromenaden i Oslo, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 4
2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 24. november 2014 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud på 131-BYM- 2014- prosjektleder for merkevarebygging og koordinering av Havnepromenaden i Oslo. Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen bes også leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Navn: Oslo kommune Bymiljøetaten Adresse: Hollendergata 5, 0190 Oslo, Kundesenter i 1. etasje. (Kvittering for mottak utleveres) 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. pkt. Skillea rk Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest jf. punkt 3.2 2 Merverdiavgiftsattest jf. punkt 3.2 3 HMS-egenerklæring (se vedlegg) jf. punkt 3.2 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske jf. punkt 3.3.1 5 stilling, Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk jf. punkt 3.3.2 6 stilling, Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige jf. punkt 3.3.3 7 kvalifikasjoner Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen. jf. vedlegg 1 8 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.2 9 Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 3 10 Sladdet utgave av tilbudet 13 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 5
2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 30. desember 2014, kl. 12.00. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/-konferanse Det vil ikke i bli avholdt tilbudsbefaring/-konferanse. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.11 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA 3-8. 2.13 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 6
3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være kredittverdig Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 mnd, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente egen kredittvurdering om dette anses nødvendig. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 7
Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves god gjennomføringsevne, herunder kompetanse og erfaring innen blant annet: Kommunikasjon Merkevarebygging Markedsføring Koordinering Kjennskap til offentlig forvaltning Redegjørelse for hvor mange hos leverandøren som har relevant kompetanse. Støtter leverandøren seg på annet foretaks kompetanse skal det fremgå hvem dette er og hvilke kompetanse de representerer samt at det skal vedlegges forpliktelseserklæring. (CV vil ikke bli vurdert her) Organisasjonskart skal vedlegges. Skriftlig dokumentasjon over leverandørens viktigste og relevante tjenester de siste tre år; opplysninger om verdi, tidspunkt og navn på oppdragsgiver skal oppgis. Det skal tydelig fremgå hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen i forhold til den etterspurte kompetansen. Det kreves at leverandøren har et godt kvalitetssikringssystem for leveransen Redegjørelse for firmaets kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Er leverandøren sertifisert kan sertifikat vedlegges. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriteriene pris, kompetanse/erfaring og oppgaveforståelse.: Evaluering på hvert kriterium vil skje med poengsetting på en skala fra 0 til 10 hvor 10 er høyeste score. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 8
Tildelingskriteriet pris vil bli omregnet til poeng etter den forholdsmessige metoden, laveste pris dividert på evalueringspris multiplisert med 10. Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 20 % Ferdig utfylt prisskjema Kompetanse og erfaring hos tilbudt prosjektleder. Oppgaveforståelse - herunder hvordan man har tenkt å organisere prosjektet 40 % CV hvor det blant annet skal fremgå hvilken kompetanse og relevanterfaring tilbudt prosjektleder har. Dokumentasjon på tilsvarende oppdrag med opplysninger om arbeidsoppgaver, tidspunkt og navn på oppdragsgiver 40 % Svar på kravspesifikasjon Det skal leveres en fremdriftsplan som viser hvordan man vil nå sluttdato 14. juni 2015. Tilbyders prosjektorganisering vist i et organisasjonskart med eventuelle tilknyttede støttefunksjoner. Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. * * * Dato: "Fyll inn dato for signering" Hans Edvardsen etatsdirektør VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 9
Vedlegg 2: Kontraktsbestemmelser Vedlegg 3: Prisskjema/-matrise Vedlegg 4: HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 10