Styringsdokument/ PA-bok

Styringsdokument/ PA-bok Prosjektnummer: K2218 Prosjektnavn: Ødegården skole og barnehage Oppdragsgiver: Dato: 10.12.2012. TEKNISK Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon 67 93 40 00, Faks: 67 98 98 03, Org.nr.: 842 566 142 (mva) postmottak@lorenskog.kommune.no, www.lorenskog.kommune.no

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 ORIENTERING... 3 1.1 PA-BOK... 3 2 ORGANISERING... 3 2.1 ORGANISASJONSKART... 3 2.2 KONTRAKTER... 3 3 ADMINISTRATIVE RUTINER... 4 3.1 ARKIVERING... 4 3.2 PROSJEKTHOTELL... 4 3.3 KORRESPONDANSE... 4 3.3.1 Korrespondanse... 4 3.3.2 Korrespondanseflyt... 4 3.3.3 Tegningsdistribusjon... 5 3.4 MØTER... 5 3.4.1 Byggherremøter/byggemøter... 5 3.4.2 Prosjekteringsmøter... 6 3.4.3 Brukermøter... 6 3.4.4 Oppstartsmøte med totalentreprenør... 6 3.4.5 Særmøter... 7 3.4.6 Krav til møtereferater... 7 3.5 FAKTURERINGSRUTINER... 7 3.5.1 Anskaffelser i prosjektadministrasjonen... 7 3.5.2 Fakturering etter kontrakt... 7 4 FREMDRIFTSPLANER... 8 4.1 GENERELT... 8 5 AVVIK OG ENDRINGER... 8 5.1 AVVIK... 8 5.2 SAKSBEHANDLING AV ENDRINGSMELDINGER... 8 5.3 LOGGFØRING AV AVVIKSMELDINGER OG ENDRINGSMELDINGER... 9 6 KVALITETSSIKRING... 9 7 SHA... 9 8 OVERTAGELSE... 10 8.1 FERDIGMELDING... 10 8.2 OVERTAGELSESBEFARING... 10 8.3 OVERTAKELSESFORRETNING... 10 9 FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD... 11 9.1 FDV-MATERIALE... 11 9.2 OPPLÆRING... 11 PA-bok Side 2 av 11

1 ORIENTERING 1.1 PA-bok PA-bok er en forkortelse for prosjektadministrativ håndbok. Denne gjelder kun for Byggherrens organisasjon, rådgivere totalentreprenør og medhjelpere. Eksempelvis Prosjektleder, byggledere, entreprenører, arkitekter, rådgivende ingeniører. PA-boken omfatter de prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer etc. som trengs for en god gjennomføring og forretningsmessig orden i prosjektet. Denne PA-boken er utarbeidet spesielt for prosjekt: Ødegården skole og barnehage Alle impliserte parter forpliktes å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser i PA-boken. 2 ORGANISERING 2.1 Organisasjonskart Byggherre Senad Marec prosjektleder Prosjektledelse HR Prosjekt AS Olav Skryten prosjektleder Byggeleder (ikke besluttet) Totalentreprenør (ikke besluttet) 2.2 Kontrakter Følgende kontrakter vil bli inngått i dette prosjektet: Kontrakt Byggeleder Totalentreprenør Leverandør av fjernvarme Leverandør (er) inventar Ansvarlig PA-bok Side 3 av 11

3 ADMINISTRATIVE RUTINER 3.1 Arkivering Alle aktører skal etablere og opprettholde et arkiv som dokumenterer saksforløpet gjennom hele prosjektperioden. Arkivet skal omfatte all inn- og utgående korrespondanse, møtereferater, tegninger, beregninger notater, fakturaer. etc. Arkivnøkkel skal følge en ensartet struktur tilpasset prosjektet. 3.2 Prosjekthotell Alle aktører skal benytte seg av prosjekthotell. Totalentreprenør skal medta alle kostnader til drift og administrasjon av dette i prosjektperioden. All korrespondanse av kontraktsmessig art og karakter (herunder brev, varsler, krav, endringsmeldinger, avviksmeldinger, møtereferat etc.) skal arkiveres her. Innholdet i prosjekthotellet er Byggherrens eiendom. Ved avsluttet prosjekt vil ikke rådgivere, entreprenører og byggeleder ha tilgang til prosjekthotellet og det er således opp til hver enkelt aktør å arkivere nødvendige dokumenter i eget arkivsystem. 3.3 Korrespondanse 3.3.1 Korrespondanse All dokumentasjon som sendes til Byggherren skal på selve brevet, på emnefeltet i e-posten eller på følgeskriv henvise til navn på Byggherrens representant og påføres en overskrift som viser følgende: Prosjektnr.: Prosjektnavn: Fag/Beskrivelse: Når leverandøren oversender dokumenter til byggherren, skal disse sendes som følgende: Brev: Original + e-post Møtereferat: e-post til hver møtedeltager + eventuelle fraværende Faktura med bilag: Original til fakturaadresse i h kontrakt Dokument iht. kontrakt: Original + e-post FDV og sluttdokumentasjon: 2 originaler + 1 utgave på ekstern lagringsenhet Kontraktuell korrespondanse som oversendes elektronisk, må også oversendes som signerte brev. Alt som oversendes på elektronisk format til oppdragsgiver skal være konvertert til Adobe Acrobat PDF format. Tegninger og teknisk dokumentasjon skal leveres i digitale formater konvertert til Adobe Acrobat PDF format. 3.3.2 Korrespondanseflyt Inngående post Totalentreprenør eller hans medhjelpere Byggherre Ekstern prosjektleder 3 parts kontroll Byggeleder Brukere PA-bok Side 4 av 11

Utgående post. Byggherre Ekst. Prosjektleder Byggeleder Brukere Totalentreprenør eller hans medhjelpere 3 parts kontroll 3.3.3 Tegningsdistribusjon Tegninger skal distribueres etter distribusjonslisten. Tegningsdistribusjon tar utgangspunkt i web-baserte arkiv. Tegninger i arkivet kan skrives ut av brukeren selv. Hvis tegningene ikke er egnet/lesbare i A4/A3 format må totalentreprenør regne med å distribuere inntil 6 sett tegninger til byggherren og hans representanter. 3.4 Møter Følgende møtetyper er aktuelle i prosjektet: Byggherremøter/Byggemøter Prosjekteringsmøter 3 parts kontroll møter Brukermøter Oppstartsmøter med rådgiver/entreprenør Særmøter KS møter SHA - møter Møter skal fortrinnsvis avholdes etter en avtalt møteplan. 3.4.1 Byggherremøter/byggemøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Hver 14. dag eller etter avtale Skriftlig, fra TE Etter avtale Byggherre, Prosjektleder, Byggeleder, Totalentreprenør TE TE Kommentarer til forrige referat Gjenværende saker fra tidligere referat Fremdrift Utført i perioden Utføres i neste periode Bemanning/Maskiner/UE SHA KS Samordning/Koordinering Prosjektering Tekniske avklaringer Økonomi Diverse Deltakerne PA-bok Side 5 av 11

3.4.2 Prosjekteringsmøter Prosjekteringsgruppen eller entreprenør har ansvaret for og avholder prosjekteringsmøter. Byggherre PL og BL skal informeres i god tid og har møterett. 3.4.3 Brukermøter Brukermøter er avholdt i forprosjektfasen og gjennomføres i den grad det er nødvendig og hensiktsmessig. Tidspunkt for brukermøter avtales med brukerrepresentantene. 3.4.4 Oppstartsmøte med totalentreprenør Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Holdes med totalentreprenør før arbeidene igangsettes BH PL Etter avtale BH PL, byggeleder, totalentreprenør, andre etter behov BH PL BL 1. Presentasjon Prosjektorganisasjon, adresselister mm. Prosjekteringsgruppens/Entreprenørens organisasjon, prosjektansvarlige, kontaktperson. 2. Kontraktens krav Kort gjennomgang av kontraktsdokumentene Spesielle krav til denne kontrakten Prosjekteringsgruppens eller entreprenørens ansvarshavende Forretningsrutine, endringsrutiner / fakturering 3. Bemanning/Maskiner/UE Planlagt bemanning / bemanningstopper Arbeidstid / ferier 4. SHA-organisering, verne-ansvarlige, byggeplassrutiner/møter 5. KS Prosjekteringsgruppens og entreprenørens kvalitetssikring/ kontrollplaner/avvik Tiltakshavers kvalitetskontroller 6. Fremdrift Gjennomgang hovedfremdriftsplan/milepeler/kritiske punkter Referatet distribueres til 7. Samordning/koordinering 8. Tegninger/Dokumenter 9. Økonomi 10. Evt byggeplassforhold/rigg 11. Eventuelt Korrespondanse Logg Annet Deltagerne PA-bok Side 6 av 11

3.4.5 Særmøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Etter behov. I henhold til avtale med BH PL Avtales i hver enkelt tilfelle Avtales i hvert enkelt tilfelle Møteinnkaller PL/BL Saker som er årsak til særmøtet Deltakerne, tiltakshaver, BH PL/BL og eventuelle andre som har behov for opplysningene i referatet. 3.4.6 Krav til møtereferater Det skal skrives referat fra alle møter. Referatet skal angi konklusjoner vedrørende hvert punkt som behandles. Såfremt en sak ikke kan avklares i møtet, skal saken følges opp i etterfølgende møter av samme art, inntil saken er avklart og konklusjonen foreligger. Det skal foreligge en konklusjon før et punkt tas ut av referatet. Alle punkt/saker skal føres opp med ansvarlig, og det skal oppgis tidsfrist. Møtereferater skal sendes ut uten ugrunnet opphold etter at møtet er avholdt, og senest innen tre virkedager. Møtereferater anses som godkjent såfremt kommentarer ikke har fremkommet uten ugrunnet opphold etter mottak av referatet eller senest i det følgende møte av samme art, hvis neste møte er avtalt. 3.5 Faktureringsrutiner 3.5.1 Anskaffelser i prosjektadministrasjonen Enhver faktura som sendes til skal knyttes til og merkes med prosjektnummer K2218 - og prosjektnavn «Ødegården skole og barnehage» Faktura som ikke angir slike prosjektnummer returneres til avsender. Fakturaer skal sendes til: Adresse: Regnskapsseksjonen Postboks 304 1471 Lørenskog 3.5.2 Fakturering etter kontrakt Totalentreprenørens fakturering skal skje iht. konkurransegrunnlag og eventuelt faktureringsplan dersom slik er avtalt og iht. kontrakt. Totalentreprenøren skal fakturere etter medgått mengde eller etter avtalt faktureringsplan dersom slikt er avtalt. Grunnlaget for faktura skal være godkjent av bygglederen i forkant. Fakturering skal foretas iht. kontrakt. Eventuell nødvendig dokumentasjon på at kontraktens forutsetninger er oppfylt må forelegges Byggherren. Det skal sendes separat faktura eventuelt avdragsnota for endringsordrer. PA-bok Side 7 av 11

Fakturahåndtering: Rutine for fakturahåndtering avtales i det enkelte prosjekt og for den relevante fasen. Enkelte oppdragsgiveres regnskapssystemer eller rutiner gjør at delbetaling på uomtvistet beløp krever kreditering av total og ny faktura for uomtvistet og en omtvistet. Original sendes til Lørenskog kommune. Kopi av faktura skannes og sendes PL/BL på mail. Innkommende faktura registreres og skannes i Lørenskog kommune til ansvarlige attestant. Sjekkes og attesteres av budsjettansvarlig i og ekstern PL/BLfør utbetaling 4 FREMDRIFTSPLANER 4.1 Generelt Entreprenørene skal utarbeide fremdriftsplaner nevnt i punktene nedenfor iht. kontrakt. Alle planer skal ta hensyn til Byggherrens overordnede og definerte kontraktsmilepæler. Kontraktstidsplanen Entreprenørens detaljerte planer Revisjon av tidsplaner Bemanningsplan Dokumentplan Beslutningsplan (valg av produkter,farger etc.) Plan for prøveperiode 5 AVVIK OG ENDRINGER Prosedyrene for behandling av avvik og endringer som beskrives under, skal implementeres i prosjektets samt entreprenørens KS-plan. 5.1 Avvik Dersom byggherre, hans representant, totalentreprenør eller noen av hans medhjelpere avdekker et avvik skal dette varsles skriftlig. Ved varsel om et endringsarbeid, skal entreprenøren sende en avviksmelding til BL med kopi til BH og ekstern PL. BL skal avgi sine kommentarer på avviksmeldingen. Skjema for avviksmelding som skal benyttes i prosjektet avklares i forbindelse med oppstart i prosjektet. 5.2 Saksbehandling av endringsmeldinger Kontraktsbestemmelsene (fullmaktsmatrisen) regulerer forholdene rundt endringer. I denne PA boken beskrives derfor kun den praktiske håndteringen av endringer. Endringsmeldinger utsendes når Oppdragsgiver ønsker utført en endring, eventuelt etter forslag fra arkitekt/rådgivere eller etter anmodning fra totalentreprenør. Endringsmeldingen skal beskrive omfanget av endringen og angi årsak til endringen. Endringsmelding sendes til totalentreprenør for pristilbud og eventuell avklaring av andre konsekvenser. Endringsmeldingen skal ha vedlagt/referere til nødvending dokumentasjon/beskrivelse som angir endringen. Alle pristilbud vedrørende endringer skal være komplette inkl. alle kostnader forbundet med prosjektering og arbeidet knyttet til utførelsen. Pristilbudet skal spesifisere komplette arbeider som utgår av kontrakten og komplette arbeider som inngår i endringen. PA-bok Side 8 av 11

5.3 Loggføring av avviksmeldinger og endringsmeldinger Byggherrens PL skal føre logg over endringer samt status på disse. Byggherrens BL skal føre logg over avviksmeldinger samt status på disse. Loggføringen av avviksmeldinger skal vise dato når meldingen er sendt, hva saken omhandler samt kommentar fra byggeleder. Videre skal avviksmeldingsloggen vise hvem som er ansvarlig for videre oppfølging. Loggen skal også angi dato for når avviket ble lukket. Videre er det vist eksempel på skjema som skal benyttes ved loggføring av avviksmeldinger. Skjema for loggføring av avviksmeldinger Nr. Dato sak Kommentar Evt. Endringsmelding Dato Ansv. Lukket dato Eventuelle avvik som avdekkes i uavhengig kontroll registreres i separat register med separat loggføring av de foretak som blir engasjert for dette. Loggføringen av endringsmeldinger skal vise hva endringen består i, dato for utsendelse og antatt kostnad. Videre skal endringsloggen vise behandlingen av endringsmeldingene samt fakturabeløp og dato for fakturert. Videre er det vist eksempel på skjema som skal benyttes ved loggføring av endringsmeldinger. Skjema for loggføring av endringsmeldinger Nr. Tekst Utsendt dato Kostnads anslag Tilbud Anbefalt dato Faktura OK Kr. Dato BL PL Sum Dato 6 KVALITETSSIKRING Eksterne kontraktspartnere skal dokumentere eget og implementert KS-system som ivaretar relevante deler av NS-EN ISO 9001:2000 System for kvalitetsstyring. Tiltakshaver forbeholder seg retten til å revidere kontraktspartenes styringssystem som er relevant for denne kontrakten. Kontraktsparten skal iverksette tiltak der det eventuelt avdekkes avvik. Alle deltagere skal utarbeide kontrollplaner og holde disse à jour. Sjekklister skal fylles ut og signeres. Kvalitets- og sjekklistesystem skal til enhver tid være tilgjengelig for byggherren (BH PL og BL). Avviksbehandling skal dokumentere feil, utbedringsmåte og eventuell rutineendring for å hindre gjentagelse. 7 SHA Det skal utarbeides egne SHA avtaler og SHA planer. Det skal velges og lages avtaler for SHA koordinator prosjekteringsfase og SHA-koordinator utførelsesfase Utvelgelsen må foretas i samsvar med prosjektets fremdriftsplan samt sikre at personene som utpekes har en fri og uavhengig rolle. SHA-planen ligger vedlagt konkurransegrunnlaget. PA-bok Side 9 av 11

8 OVERTAGELSE 8.1 Ferdigmelding Når entreprenøren anser seg som ferdig med sine arbeider, skal han sende ferdigmelding, egenmelding og protokoll fra egenbefaring til BL med kopi til BH og PL. For øvrig iht. kontrakt. Entreprenørens komplette FDV-materiale skal overleveres senest 4 uker før overtagelse. BH, PL og BL skal foreta en forhåndsbefaring for å kontrollere at arbeidet er ferdigstilt i henhold til kontrakt. Såfremt arbeidet ikke anses som ferdigstilt, skal BH PL/BL meddele dette til entreprenøren, med anmodning om ny ferdigmelding når gjenstående arbeider er ferdigstilt. Først når arbeidene etter BH PL og BL's vurdering er ferdigstilt, berammer BH PL/BL tidspunkt for overtagelsesbefaring, og innkaller til befaring. For øvrig gjelder kontraktsbestemmelser iht. kontrakt. 8.2 Overtagelsesbefaring I overtagelsesbefaringen deltar BH PL, BL samt hoved entreprenør og samt eventuelle medhjelpere. BH og PL skal lede og referere overtagelsesbefaringen. Overtagelsesbefaringen skal omfatte alle arbeider som omfattes av kontrakten med entreprenøren. Tekniske installasjoner og anlegg, så som el-anlegg, lydanlegg, ventilasjonsanlegg, sanitæranlegg, varmeanlegg mv. skal være igangkjørt, testet og innregulert før overtagelsesbefaring avholdes. Uttestingen skal være dokumentert ved igangsettingsprotokoller, innreguleringsprotokoller og øvrige måleprotokoller. I mangelslisten skal det angis Hva befaringen omfatter Deltakere ved befaringen Hvilke feil / mangler som ble registrert, fotodokumentasjon. Såfremt det er dissens mellom entreprenørens og tiltakshavers oppfattelse av mangelen, skal dette angis i referatet. Frist for utbedring av mangler det er enighet om. Tidspunkt for kontrollbefaring Referatet distribueres til deltakerne i befaringen. Referatet skal utsendes senest uten ugrunnet opphold etter befaringen. 8.3 Overtakelsesforretning Mangelliste fra ferdigbefaringen danner grunnlaget for overtakelsesforretningen. Før overtakelse skal det foreligge Dokumentasjon for entreprenørens gjennomførte egenkontroll av arbeidene Igangsettingsprotokoller, innreguleringsprotokoller og øvrige måleprotokoller Brukstillatelse fra tilsynsmyndighetene FDV-materiale. FDV-materialet skal være godkjent av tiltakshaver eller hans rådgivere senest 4 uker før overtakelse. Brannverndokumentasjon Opplæring av brukere skal være gjennomført Overtakelsesprotokollen skal settes opp i henhold til NS 3431: Overtakelse av bygg og anlegg - prosedyrer. Protokollen skal utarbeides i 2 eksemplarer. Begge eksemplarer underskrives av entreprenør og. Partene beholder 1 eksemplar hver. PA-bok Side 10 av 11

9 FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD 9.1 FDV-materiale Ved avslutning av byggearbeidene skal entreprenøren levere FDV-dokumentasjon for de arbeider som omfattes av hans kontrakt med. Dokumentasjonen skal være i.h.t. til TEK 10 sat NS 3456, 3457 og 3940. FDV-dokumentasjonen skal som minimum omfatte og er ikke uttømmende: For bygningsmessige arbeider: 1. Adresseliste for samtlige entreprenører, underentreprenører og leverandører som har vært involvert i byggearbeidene 2. Produkt- og datablad samt brosjyrer, med fargekoder, for utstyr, materialer, overflatebelegg og bygningsdeler 3. Vedlikeholdsanvisninger /-instrukser for overflater og bygningsdeler 4. Branndokumentasjon For tekniske installasjoner i tillegg: 1. Generelle anleggsbeskrivelser og systembeskrivelser 2. Driftsinstrukser for anleggene med beskrivelse av styrefunksjoner 3. Vedlikeholdsinstrukser for anleggene, inklusive anbefalte service- og vedlikeholdsintervaller 4. Komplette spesifikasjoner, med brosjyrer, for utstyr og utstyrskomponenter 5. Monteringsanvisninger 6. Komplette testprotokoller / igangsettingsprotokoller for utstyr og anlegg 7. Innreguleringsprotokoller 8. Komplett programmeringsunderlag for sentraler mv. 9. Skjemaer for tavler og sentraler, herunder rekkeklemme-/tilkoblingsskjemaer Ved totalentrepriser skal totalentreprenøren selv fremlegge komplette sett av «som bygget tegninger», også ett sett med dwg tegninger av som bygget-tegninger. 9.2 Opplæring Opplæring av driftspersonale skal foretas i henhold til kontrakt med entreprenør. Opplæring skal skje på anlegget, i prøvedriftperioden og innenfor normal arbeidstid. PA-bok Side 11 av 11