Prosjektadministrativ håndbok Revisjon 0. PA - bok «Møhlenpris E1» Byggherre: BIR Nett AS. Side 1

Transkript

1 PA - bok «Møhlenpris E1» Byggherre: BIR Nett AS Side 1

2 DISTRIBUSJONS- OG REVISJONSOVERSIKT Utsendt / revidert Dato Utsendt Første utkast Utsendelsens omfang kort beskrivelse av endring rev. A Entreprise delt i to deletapper rev. B rev. C Side 2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE DISTRIBUSJONS- OG REVISJONSOVERSIKT ORIENTERING 1.1 PA-bok 1.2 Orientering om prosjektet 1.3 Orientering om kontraktsinndeling/ entrepriser 1.4 Produktgaranti 2 ORGANISERING 2.1 Organisasjonskart 2.2 Fullmakter 3 ADMINISTRATIVE RUTINER 3.1 ARKIVERING 3.2 KORRESPONDANSE OG MØTER 3.3 RAPPORTERING 3.4 FAKTURERINGSRUTINER 4 FREMDRIFTSPLANER 4.1 GENERELT 4.2 HOVEDFREMDRIFTSPLAN 4.3 FREMDRIFT BYGGESAK 4.4 DAGMULKT 5 ENDRINGER 5.1 AVVIKSMELDING 6 SHA-PLAN. FOR DETTE PROSJEKTET ER DET UTARBEIDET EGEN SHA-PLAN. 7 OVERTAKELSE 7.1 FERDIGMELDING 7.2 FERDIGBEFARING 7.3 OVERTAKELSESFORRETNING 7.4 OPSJONER 8 FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD 8.1 FDV-MATERIALE ORIENTERING 1.1 PA-BOK PA-bok er en forkortelse for prosjektadministrativ håndbok. PA-boken omfatter de prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer, fakturerings rutiner etc. som trenges for å sikre en god gjennomføring av prosjektet. Side 3

4 Denne PA-boken er utarbeidet spesielt for prosjektet Bossnettutbygging Terminal Jekteviken Puddefjordsbroen, Entreprise 1 og vil være gjenstand for revisjoner under prosjektets gang. Alle impliserte parter forpliktes å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser etc. i PAboken. 1.2 ORIENTERING OM PROSJEKTET Prosjektet gjelder: Utbygging av grøft for bossnett fra terminal på Jekteviken, kryssing av O.J. Brochs gate, samt videreføring opp til Puddefjordsbroen. Omfatter også grøft for bossrør til Bredalsmarken Prosjektets omfang varierer fra de forskjellige gater, hovedsakelig er det rør og nedkast for bossnettet samt utbytting, oppjustering og fornying av nedgravd infrastruktur. Prosjektet er et samarbeidsprosjekt i regi av Graveklubben med BIR Nett AS som administrator. Kort fortalt er Administrator ansvarlig for felles grøft. Aktørene i Graveklubben består i dette prosjektet av: BIR Nett AS og BKK Nett AS. 1.3 ORIENTERING OM KONTRAKTSINNDELING/ ENTREPRISER BIR Nett inngår kontrakt med en «felles entreprenør» etter Norsk Standard 8406:2009 «Forenklet norsk bygge- og anleggskontrakt.» Som grunnlag til kontrakten ligger beskrivelse basert på NS3420 utgave 4 (201401) utarbeidet av Norconsult AS på vegne av alle aktørene. Det foreligger også et signert avtaledokument mellom aktørene som har til intensjon å regulere formelle, tekniske og økonomiske hovedpunkt. Denne avtalen er signert av alle aktører Byggeleder / SHA koordinator Administrator inngår kontrakt med «felles byggeleder» etter Norsk Standard 8403:2005. Ansvarsområdet er beskrevet i kontakten etter «Veiledende ytelsesbeskrivelse for bygglederoppdrag» Ansvarsområdet er i utgangspunktet begrenset til fellesgrøft, koordinering og omdømmefaktor. Alle aktørene er selv ansvarlig for oppfølging av egne anlegg/installasjoner. SHA-koordinator for utførende (KU) er ansatt i BIR. Side 4

5 ADRESSELISTE KATEGORI NAVN /ADRESSE KONTAKT- TELEFON PERSON TELEFAX BYGGHERRE BIR Nett AS Ørjan Johan Mjøs Nøstetorget 5, 3etg BERGEN Byggeleder «felles» SHA koordinator Felles prosjekterende Prosjektleder Prosjektleder Sveisere Bossrør (O.J.Brochs gate, Bredalsmarken) West Team AS Roy Gloppen roy@west-team.no Sveisere Regulator AS Jon Kenneth Olsen Bossrør kenneth@regulator.as () Bergen Brannvesen Asfaltering Rørlegger Sprenging Leverandør Envac Norge AS Øystein Risa bossnett Thormøhlensgate 49c Oystein.risa@envac.no Hovedbedrift Prosjektleder 1.4 PRODUKTGARANTI BIR NETT krever som minimum 5 års reklamasjonstid fra den dag anlegget idriftsettes. Forventet idriftsetting er ukjent på nåværende tidspunkt. Dersom leverandøren kan gi ytterligere reklamasjonstid skal dette angis. Side 5

6 2 ORGANISERING 2.1 ORGANISASJONSKART Organisasjonskartene beskriver rapporteringslinjene i prosjektet. Hovedprinsippet er at understående aktører rapporter både fremdrift, løsninger/fagutvikling og økonomi til ovenstående aktør og alltid kopi til BL. Prosjektdeltakere fremgår av adresseliste i pkt.2 Byggherrens administrasjon Byggherre Prosjektleder BIR Nett AS SHA koordinator felles (BL)Byggeleder felles ikke avklart BIR Nett sine montører Envac Hovedbedrift Andre Aktører sine leverandører eller entreprenører BKK Nett Side 6

7 2.1.1 Byggherre (BH) BIR Nett AS. BIR Nett AS er et heleid datterselskap av BIR AS Prosjektleder (PL) BIR Nett AS/ ved Ørjan Johan Mjøs Prosjektleder er den administrative leder av prosjektet. Alle bestillinger skal skje skriftlig ved brev eller ved endringsmeldinger Koordinering Hver fredag kl.08:00 avholdes det koordineringsmøte i entreprenørens brakkerigg for koordinering av arbeidet fremover, og hovedsakelig for neste periode. Alle aktører / entreprenører har møterett. Entreprenøren er ansvarlig for at dette møte blir gjennomført Byggeleder (BL) Byggeleder er byggherrens representant på byggeplassen. Byggeleder skal følge opp byggesaken både teknisk og økonomisk, og være bindeleddet mellom byggherre og entreprenører SHA koordinator BH har utpekt SHA-koordinator for utførende (KU) som skal rapportere direkte til BH. Vedkommende skal ha godt samarbeid med entreprenøren sin HMS-KS sjef / ansvarlig. 2.2 FULLMAKTER Brukerrepresentant, rådgivere og entreprenører kan ikke på egen hånd påføre byggherren økonomiske forpliktelser. BL kan pålegge entreprenøren mindre endringer i grøft for å opprettholde fremdrift og / eller tilfredsstillende kvalitet på nedgravde installasjoner. BL kan påføre BH økonomiske forpliktelser vedr. dette. BL har også fullmakt til å attestere endringsmeldinger samt pålegge entreprenøren å utføre endringer. 3 ADMINISTRATIVE RUTINER 3.1 ARKIVERING Alle leverandører skal etablere og opprettholde et arkiv som dokumenterer saksforløpet gjennom hele prosjektperioden. Arkivet skal omfatte all inn- og utgående korrespondanse, møtereferater, notater, fakturaer etc. Side 7

8 Dette kan fortløpende lagres på Ekstranettet, men skal også leveres komplett i papirform før overtakelse av anlegget. Leverandører skal arkivere tegninger i eget arkiv. Tegningsarkivet skal fortløpende ajourføres med de sist reviderte tegninger. Dette blir publisert elektronisk på Ekstranettet KORRESPONDANSE OG MØTER Korrespondanse Korrespondanse påføres følgende overskrift: Prosjektnavn: Terminal Jekteviken - Puddefjordsbroen E1 Prosjekt nummer: Tegningsdistribusjon Felles prosjekterende skal utarbeide en generell distribusjonsliste og en tegningsleveringsplan som angir hvem som skal ha hvilke type tegninger og dokumenter og når. Hver tegning skal følges av en tegningsdistribusjonsliste, som angir: Tegning nr / navn Revisjonsdato/-indeks for tegning Adresser på mottakere Antall kopier som utsendes til den enkelte Ved endring, en endringsmelding Ved hver tegningsutsendelse skal det vedlegges en oppdatert tegningsliste, som lagres på Ekstranettet Beskjeder - Kommunikasjonsrutiner Beskjeder til byggeplassen fra byggherre, rådgivere, entreprenører og andre skal gå via byggeleder med kopi til BH. Dersom dette enkelte ganger ikke er mulig, skal byggeleder og BH informeres snarest evt. med tilsendt kopi. Alle uklarheter, spørsmål, rapporteringer og avklaringer skal fremføres til byggeleder, dersom ikke annet er spesielt avtalt. BL kan, der det er hensiktsmessig, sette hovedbedriften i direkte kontakt med rådgiver for den aktuelle installasjonen. BL skal, uten unntak, alltid informeres om ALLE avgjørelser som blir tatt som ikke fremkommer i entreprisekontrakten Møtetyper Følgende møtetyper kan være aktuelle i prosjektet: Prosjekteringsfasen Møter i Graveklubben Side 8

9 Prosjekteringsmøter Særmøter Beboermøter Møter med «blålysetatene» Gjennomføringsfasen Oppstartsmøter med entreprenører Fremdriftsmøter Byggemøter Særmøter Møter med veieier Møte med «blålysetatene» Informasjonsmøter Koordineringsmøter Møter skal fortrinnsvis avholdes etter en avtalt møteplan og referat gjelder som innkalling. Byggemøtene blir avholdt hos BH, Nøstetorget 5, 3 etg Krav til møtereferater Det skal skrives referat fra alle møter. Referatet skal angi konklusjoner vedrørende hvert punkt som behandles. Såfremt en sak ikke kan avklares i møtet, skal saken følges opp i etterfølgende møter av samme art, inntil saken er avklart og konklusjonen foreligger. Det skal foreligge en konklusjon før et punkt tas ut av referatet. Alle punkt/saker skal føres opp med ansvarlig og det skal oppgis tidsfrist. Møtereferater skal sendes ut senest 3 arbeidsdager etter at møtet er avholdt. Møtereferater anses som godkjent såfremt kommentarer ikke har fremkommet senest syv dager etter mottak av referatet eller senest i det følgende møte av samme art. Det føres ikke referat fra koordineringsmøtene. 3.3 RAPPORTERING Rapportering fra prosjekteringsgruppeleder Rapportering fra byggeleder Byggeleder skal utarbeide månedsrapporter til BH med fokus på økonomi, fremdrift, kontroller, endringer og avvik, bemanning, SHA; ytre miljø og annen relevant informasjon Rapportering fra entreprenør Entreprenør skal utarbeide rapporter til BL med fokus på økonomi, fremdrift, tegningsleveranser, avvik, endringer, SHA, ytre miljø og bemanning. Dette skal fremlegges på hvert byggemøte. Dvs. tirsdag hver 14. dag i oddetallsuker. Sosial dumping skal ikke finne sted ved utførelsen av denne entreprisekontrakten. Side 9

10 Entreprenøren skal uoppfordret dokumentere at dette ikke finner sted og at bemanningsdirektivets gjeldene bestemmelser følges Rapportering fra SHA koordinator Koordinator skal utarbeide månedsrapport til BH med fokus på sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Om nødvendig skal det rapporteres fortløpende til BH og evt. de det gjelder. Det skal alltid publiseres på Ekstranettet. KU vil også utføre uanmeldte inspeksjoner på anleggsplassen. 3.4 FAKTURERINGSRUTINER Fakturaene skal adresseres: BIR Nett AS Postboks BERGEN Merkes: Ørjan Johan Mjøs, 951 Fakturaene skal sendes elektronisk til: Byggeleder Kopi til BH Det skal sendes separate fakturaer for Kontraktsbeløp (Avdragsfaktura, sluttfaktura) Avdragsnota skal ikke betales før det foreligger sikkerhetsstillelse. Opparbeidet beløp skal i avdragsnotaer reduseres med 10 % inntil innestående beløp utgjør 5 % av den totale kontraktssummen. Avdragsnotaen skal kun omfatte kontraktsposter som er utført pr. dato for avdragsnota, med fradrag av tidligere fakturerte beløp. Avdragsnotaer skal ikke fremsendes oftere enn 1 gang pr. måned. Målebrev som viser utførte mengder pr. post skal være godkjent av BL før faktura sendes. Godkjente endringsarbeider Fakturaer for endringsarbeider skal ha vedlagt endringsmelding med BLs underskrift (endringsmelding, timelister / materiallister mv). Godkjente endringsmeldinger samles i samlefaktura som sendes ikke oftere enn 1 gang pr. måned. Om ikke annet er avtalt, skal kontraktens enhetspriser benyttes ved endringsarbeid. Eventuell prisstigning Prisstigningsfakturaer skal ha vedlagt spesifisert beregning av prisstigningsbeløpet. Beregningen skal være basert på NS 3406, med mindre annet er avtalt i kontrakten. Side 10

11 4 FREMDRIFTSPLANER 4.1 GENERELT Fremdriftsplaner skal utarbeides ved bruk av elektroniske fremdriftsplanleggingssystemer. Fremdriftsplaner skal vise varigheten av de enkelte aktiviteter, avhengigheter mellom de enkelte aktiviteter, samt kritisk linje. Den skal utarbeides i samarbeid med Envac Norge AS (rørleverandøren til BIR Nett AS) 4.2 HOVEDFREMDRIFTSPLAN Felles graveentreprenør skal legge frem en hovedfremdriftsplan for hele prosjektet. Skal også foreligge fremdriftsplan på hver delfase. 4.3 FREMDRIFT BYGGESAK Alle aktørene er selv ansvarlige for å søke om nødvendige tillatelser fra offentlige og eller private myndigheter. Fornying av offentlig infrastruktur er i utgangspunktet ikke søknadspliktig i Bergen sentrum. 4.4 DAGMULKT BL/PL er ansvarlig for å varsle om dagmulkt i henhold til kontraktsbestemmelsene 5 ENDRINGER 5.1 AVVIKSMELDING Entreprenøren skal utarbeide skjema avviksmelding som skal brukes ved melding om avvik i forhold til kvalitetsplanen. Prosjektleder og byggeleder skal ha oppdatert logg over alle avviksmeldinger på lik linje som endringsmeldinger. Publiseres ut på Ekstranettet fortløpende. 6 SHA-PLAN. FOR DETTE PROSJEKTET ER DET UTARBEIDET EGEN SHA-PLAN. Større prosjekter kan ha egen SHA-plan, mindre prosjekter kan bruke forenklet plan. Side 11

12 7 OVERTAKELSE 7.1 FERDIGMELDING Når entreprenøren anser seg som ferdig med sine arbeider, skal han sende ferdigmelding, egenmelding og protokoll fra egenbefaring til PL og BL. Entreprenørens FDV-materiale skal oversendes sammen med ferdigmeldingen. BL skal foreta en forhåndsbefaring for å kontrollere at arbeidet er ferdigstilt i henhold til kontrakt. Såfremt arbeidet ikke anses som ferdigstilt, skal BL meddele dette til entreprenøren, med anmodning om ny ferdigmelding når gjenstående arbeider er ferdigstilt. Først når arbeidene etter BLs vurdering er ferdigstilt, berammer entreprenøren tidspunkt for overtagelsesbefaring, og innkaller til befaring. Bergen Kommune Vann- og avløpsetaten har eget oppsett på overtakelse, dette fremkommer i beskrivelsen. 7.2 FERDIGBEFARING I ferdigbefaringen deltar PL, BL, rådgivere, brukerrepresentant, samt entreprenøren. BL skal lede og referere fra ferdigbefaringen ved hjelp av mangelliste og sjekkliste kontraktsdokumentasjon. I mangelslisten skal det angis Hva befaringen omfatter. Deltakere ved befaringen. Hvilke feil / mangler som ble registrert. Såfremt det er dissens mellom entreprenørens og byggherres oppfattelse av mangelen, skal dette angis i referatet. Frist for utbedring av mangler det er enighet om. Tidspunkt for kontrollbefaring. Referatet distribueres til deltakerne i befaringen. PL skal alltid ha tilsendt referat. Referatet skal utsendes senest 2 arbeidsdager etter befaringen. 7.3 OVERTAKELSESFORRETNING Mangelliste fra ferdigbefaringen danner grunnlaget for overtakelsesforretningen. Før overtakelse skal det foreligge overtakelsesdokumentasjon ref. generell del i mengdebeskrivelsen. (vedlegg til kontrakten) 7.4 OPSJONER Som en opsjon på tilbudet, ønskes det at Tilbyder leverer tilbud på spesifiserte poster angitt under kapittel 99 i teknisk beskrivelse / mengdeoppsett. Det omfatter opsjon på kabelgrøfter og deponering av svært forurensede masser. Side 12

13 Priser oppgitt på opsjonsposter vil ikke være en del av evalueringsgrunnlag for valg av tilbyder. 8 FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD 8.1 FDV-MATERIALE Ved avslutnings av byggearbeidene skal entreprenøren levere FDV - dokumentasjon i 3 eksemplarer og i elektronisk form for de arbeider som omfattes av hans kontrakt med byggherren. FDV - dokumentasjonen skal som minimum omfatte: For bygningsmessige arbeider: 1. Adresseliste for samtlige entreprenører, underentreprenører og leverandører som har vært involvert i byggearbeidene. 2. Produkt- og datablad samt brosjyrer, med fargekoder, for utstyr, materialer, overflatebelegg og bygningsdeler. 3. Vedlikeholdsanvisninger /-instrukser for overflater og bygningsdeler. 4. Branndokumentasjon inkl. branntegninger. 5. Som bygget tegninger. 6. Generelle anleggsbeskrivelser og systembeskrivelser. 7. Driftsinstrukser for anleggene med beskrivelse av styrefunksjoner. 8. Vedlikeholdsinstrukser for anleggene, inklusive anbefalte service- og vedlikeholdsintervaller. 9. Komplette spesifikasjoner, med brosjyrer, for utstyr og utstyrskomponenter. 10. Flytskjemaer for VVS-tekniske anlegg. 11. Drifts- og kontrolljournaler. 12. Monteringsanvisninger. 13. Komplette testprotokoller / igangsettingsprotokoller for utstyr og anlegg. 14. Innreguleringsprotokoller. 15. Komplett programmeringsunderlag for sentraler mv. 16. Skjemaer for tavler og sentraler, herunder rekkeklemme-/tilkoblingsskjemaer. I tillegg skal entreprenøren fremlegge oppgave over hvilke endringer som er gjort i forhold til arbeidstegninger, dersom dette tidligere ikke er gjort, slik at de prosjekterende rådgivere kan foreta oppretting av tegninger og beskrivelser til «Som bygget - dokumentasjon». FDV-dokumentasjonen skal forelegges arkitekt/fagkonsulent for gjennomgang før overlevering til byggherren. Sluttoppgjør godkjennes ikke før godkjent FDV-dokumentasjon foreligger. Side 13