TRONDHEIM KOMMUNE. Organisering av driftstjenestene ved skoler, barnehager og sykehjem.

TRONDHEIM KOMMUNE Organisering av driftstjenestene ved skoler, barnehager og sykehjem. juni 2004

Forord I 1999 vedtok bystyret å innføre en bestiller/utførerorganisering av eiendomsvirksomheten i Trondheim kommune. Våren 2003 bad kontrollkomiteen revisjonen om å undersøke ordningen nærmere. Datainnhentingen foregikk vinteren 2003/2004. Prosjektgruppen har bestått av Magnar Andersen, Hans Petter Wollebæk og Kari Wuttudal (prosjektleder). I forbindelse med prosjektet ble en referansegruppe opprettet. Gruppen bestod av Britt Nergård (Te), Britt Hassel (Te), Knut Skaugstad (TbKF) og Steinar Johnsen fra rådmannens stab. Det er gjennomført to møter med referansegruppen. Vi takker referansegruppen for nyttige innspill til prosjektet. Trondheim, 7 juni 2004 Per Olav Nilsen Direktør Kari Wuttudal Revisor 1

Innholdsfortegnelse Sammendrag...5 1. Bakgrunn...10 2. Problemstilling og kriterier...12 3. Metodisk tilnærming og sentrale begreper...14 3.1 Forundersøkelsen...14 3.2 Hovedundersøkelsen...14 3.3 Bygningsmessige bakgrunnsdata...15 3.4 Referansegruppen...15 3.5 Svarmaterialet og erfaringsbakgrunn...15 3.5 Sentrale begreper brukt i undersøkelsen...17 4. Resultater...18 4.1 Tydelige kontrakter som tilfredstiller leietakers behov...18 4.1.1 Kjennskap til kontraktene...18 4.1.2 Husleieavtalen er tydelig i forhold til de bygningsmessige driftstjenester som skal utføres...19 4.1.3 Imøtekommer husleieavtalen enhetenes behov?...21 4.1.4 Samsvar mellom husleieavtalen og ulike bygningsmessige driftstjenester...22 4.1.5 Driftsavtalen og driftsplane ne imøtekommer behovene hos enhetene...23 4.1.6 Mangler ved driftsavtalen...24 4.1.7 Samsvar mellom driftsplanen og de oppgavene som ligger i driftsavtalen....25 4.1.8 Revisjonen vurderinger...26 4.2 Driftstjenestene fungerer som støttefunksjon slik at leietakerene slippe r oppmerksomhet om disse tjenestene og kan konsentrere seg om kjerneoppgavene....27 4.2.1 Ivaretaking av kontroll og tilsyn...27 4.2.2 Organiseringen gir fleksible, raske og helhetlige løsninger...30 4.2.3 Håndtering av avvik...31 4.2.4 Revisjonens vurderinger...33 4.3 Driftsoperatørenes nærhet til faste bygg fører til at brukerne forholder seg til kjente personer, og at driftspersonalet kjenner sine bygg....34 4.3.1 Kjennskap til brukergruppa...34 4.3.2 Kjennskap til byggene...35 4.3.3 Tilstedeværelse i bygget...36 4.3.4 Antall bygg og tid til oppgaver...37 4.3.5 Revisjonens vurderinger...39 4.4 Tjenesten skal opprettholde byggets funksjon og eiendommenes standard og kvalitet på et høyt nivå...40 4.4.1 Ivaretakelse av byggenes funksjon og eiendommenes standard og kvalitet...40 4.4.2 Ivaretakelse av utearealene...41 4.4.3 Teknisk ivaretakelse...44 4.4.4 Revisjonens vurderinger...44 4.5 Omorganiseringen har ført til profesjonalisering...46 4.5.1 Organisering av drifts- og brukertjenestene gir mer profesjonaliserte driftstjenester?.46 4.5.2 Teknisk ivaretakelse av byggene...48 4.5.3 Brukerforståelse...49 4.5.4 Kompetansen hos de driftsansatte...51 4.5.5 Revisjonens vurderinger...53 2

4.6 Ønsket organisering av støttefunksjonen...54 4.6.1 Organisering av bygningsmessige driftstjenester...55 4.6.2 Organisering av brukertjenestene...56 4.6.3 Oppgaver som bør styrkes på enhetene...58 4.6.4 Konklusjon - ønsket organisering av støttefunksjonen...59 5. Konklusjon...60 6. Høringsuttalelse...63 7. Revisjonens kommentarer til høringsuttalelsene...67 8. Referanseliste...69 9. Vedlegg...70 9.1 Tabellvedlegg...70 9.2 Spørreskjema til enhetsledere og driftsansatte i TbKF...77 Tabeller/figurer: Tabell 1: Utsendte skjemaer og svarprosenter. Tabell 2: Enhetsledernes erfaringer i Trondheim kommune som enhetsleder og samlet yrkeserfaring. Prosentvis fordelt etter år gruppert og gjennomsnitt antall år per enhetsleder. Tabell 3: Enhetsledernes kjennskap til gammel vaktmesterordning.(%) Tabell 4: Driftsansattes erfaringer i Trondheim kommune som enten vaktmester eller driftsansatt i Trondheim byggservice. Prosentvis fordeling etter år gruppert og gjennomsnittlig antall år per driftsansatt. Tabell 5: Hvor godt kjenner du til innholdet i følgende dokumenter? (%). Tabell 6: Er det tydelig i husleieavtalen hvilke bygningsmessige driftstjenester som skal utføres av TbKF? (%). Tabell 7: Hvis du mener husleieavtalen m/vedlegg ikke er tydelig, hva er mest utydelig i avtalen? (%) Tabell 8: Mener du husleieavtalen m/vedlegg mellom Te og enhetene imøtekommer behovene ved din enhet/de enhetene du har ansvaret for? (%) Tabell 9: Er det samsvar mellom oppgavene som utføres av TbKF og oppgavene slik de er beskrevet i husleieavtalen m/vedlegg når det gjelder følgende forhold? (%) Tabell 10: Mener du driftsavtalen mellom Te og TbKF imø tekommer behovene hos de enhetene du har ansvaret for? (%) Tabell 11: Hva mener du er mangelfullt med driftsavtalen? (%) Tabell 12: Er det samsvar mellom driftsplanen til TbKF og de oppgavene som ligger i driftsavtalen mellom Te og TbKF? (%) Tabell 13: Enhetsledernes vurdering av hvor godt kontroll- og tilsynsfunksjonen blir ivaretatt av TbKF KF ute på enhetene (%) Tabell 14: Driftsansatte i TbKF sin vurdering av hvor godt kontroll- og tilsynsfunksjonen blir ivaretatt av TbKF ved den eller de enhetene som de selv har ansvaret for? (%) Tabell 15: Enhetsledernes vurderinger av oppfølgingen av Te s internkontrollsystemet for bygningsmessige tjenester? (%) Tabell 16: Andelen enhetsledere og driftsansatte som er meget eller noe fornøyd med TbKF sin organis ering av driftsoperatørene i forhold til fleksibilitet i utførelse, at organiseringen gir raske løsninger og at løsningene er helhetlig? (%) (Andelen misfornøyde i parentes). Tabell 17: Hvordan responderer Te og TbKF på innmeldte avvik og avvik på utearealet i henhold til husleieavtalen fra din enhet. (%) Andelen som er helt eller delvis enig (andelen som er uenig i parentes) Tabell 18: Gir Te tilbakemelding om at avvik er rettet opp? (%) Tabell 19: Grad av fornøydhet med TbKF sin organisering av driftsoperatørene i forhold til kjennskap til brukergruppene? (%) Tabell 20: Hvor fornøyd er du med TbKF sin organisering av driftsoperatørene i forhold til kjennskap til byggene? (%) Tabell 21: Hva er bra med dagens organisering for dere driftsoperatører kontra tidligere vaktmesterordning? Andelen driftsansatte som er enig/uenig og påstanden om at dagens organisering har ført til mindre kjennskap til byggene (%) Tabell 22: Hvor fornøyd er du med TbKF sin organisering av driftsoperatørene i forhold til tilstedeværelse i bygget? (%) Tabell 23: Synes du antall enheter og bygninger du har ansvaret for er for få, passe eller for mange? (%) Tabell 24: Hvor fornøyd er du med TbKF sin organisering av driftsoperatørene i forhold til tid til bygningsmessige oppgaver? (%). 3

Tabell 25: Mener du TbKF sin håndtering av oppgavene i husleieavtalen fører til følgende (%) Tabell 26: Synes du inneklimaet på enheten er bedre med dagens organisering enn under tidligere vaktmesterordning? (%) Tabell 27: Hvor godt mener du utearealene blir ivaretatt med dagens organisering av driftsoppgavene.(%) Tabell 28: Andel enhetsledere og driftsansatte i TbKF som er meget eller noe fornøyd med TbKF sin organisering av driftsoperatørene og områdelederne ift profesjonell hjelp. (%) Tabell 29: Hva er bra med dagens organisering for dere driftsoperatører kontra tidligere vaktmesterordning? Dagens organisering har ført til og/eller gir : (%) Tabell 30: Enhetsleders og de driftsansattes vurderinger av hvor godt den tekniske driften blir ivaretatt med dagens organisering av driftsoppgavene (%) Tabell 31: Andel enhetsledere som generelt er fornøyd med den jobben driftsansatte i TbKF utfører? (%) Tabell 32: Har du inntrykk av at enhetene du har ansvaret for er fornøyd med den jobben du utfører? (%) Tabell 33: Synes du det er enkelt å bestille brukertjenester fra TbKF? (%) Tabell 34: Har TbKF ressurser og kompetanse til å utføre de brukertjenestene som du har bestilt? (%) Tabell 35: Er din kompetanse relevant i forhold til de arbeidsoppgavene du i dag utfører? (%) Tabell 36: I dette spørsmålet har vi satt opp noen forslag til organisering av driftsoperatørene i Trondheim. Hvilke av følgende forslag mener du vil ivareta behovene ved din enhet best (dine behov best stilt til driftsansatte)? (%) Tabell 37: Hvilken organisering mener du er best egnet til å ivareta tilleggsoppgavene/ brukertjenestene? (%) Figur 1: Høyeste relevante utdanning hos driftsansatte i TbKF 2004 (%) 4

Sammendrag Intensjonen med en bestiller/utførerorganisering av eiendomsforvaltningen var å bedre organiseringen og ledelsen av de bygningsrelaterte tjenestene i kommunen. Ved å sentralisere driftstjenestene i ett driftsselskap ønsket man en profesjonalisering og en mer riktig bruk av fagkompetanse. Målet var at kvaliteten på de bygningsrelaterte tjenestene/ driftstjenestene skulle bli bedre. Formålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet er å belyse om intensjonene med innføring av bestiller/ utførerorganisering av eiendomsfunksjonen er oppfylt. Vi ser spesielt på organiseringen av driftstjenestene. Problemstillingen for prosjektet er: Er intensjonene med omorganiseringen av driftstjenestene oppnådd? I tillegg til å se på ordningen av driftstjenestene slik den erfares av aktørene i dag, har vi også spurt om ønsket framtidig organisering av tjenestene. I den nye organisasjonsmodellen er kontrakter mellom partene et grunnleggende styringsinstrument. Intensjonene med modellen er at den interne organiseringen skal være slik at driftsoperatørene får nødvendig nærhet til tjenestestedet og at de bør ha sine faste bygg å ivareta, kontraktene må være tydelige på hvilke oppgaver som skal utføres, hvem som skal utføre dem, og oppgavene må dekke leietakerene sine behov. I tillegg skal leietaker slippe ansvar for å følge opp hvordan standarden sikres og slippe å ha noen oppmerksomhet om de bygningsmessige driftsoppgavene. Byggenes standard og kvalitet skal ivaretas godt og profesjonelt. På bakgrunn av dette er følgende kriterier lagt til grunn for å belyse problemstillingen 1 : Kriterie 1: Kriterie 2: Kriterie 3: Kriterie 4: Kriterie 5: Tydelige kontrakter som tilfredstiller leietakers behov Driftstjenestene fungerer som støttefunksjon slik at leietakerne slipper oppmerksomhet om disse tjenestene og kan konsentrere seg om kjerneoppgavene. Driftsoperatørenes nærhet til faste bygg fører til at brukerne forholder seg til kjente personer og at driftspersonalet kjenner sine bygg. Tjenesten skal opprettholde byggets funksjon og eiendommenes standard og kvalitet på et høyt nivå. Omorganiseringen har ført til profesjonalisering. I målformuleringen i forbindelse med omorganiseringen var det et mål å redusere driftsutgiftene. Vi har ikke utarbeidet et kriterie knyttet til kostnadseffektivisering og ressurstilgang. Vi ser kun på i hvilken grad aktørene selv mener organsieringen har ført til en effektiv produksjon av både driftstjenestene og brukertjenestene. 1 Vurderingskriteriene bygger på intensjonene i bystyresak 98/09373: Organisering av eiendomsfunksjonen i Trondheim kommune og rapport fra Noraudit Consulting: Modernisering av eiendomsfunksjonen i Trondheim kommune (1998). 5

Metode Undersøkelsen er gjennomført ved at spørreskjema ble sendt ut til alle enhetsledere ved skoler, barnehager og sykehjem, og driftsansatte i TbKF. Svarprosenten er meget god. Over 90% av skolene har svart, og barnehagene, skolene og driftsansatte har en svarprosent på over 80%. Svært mange har også svart utfyllende på åpne spørsmål og skrevet kommentarer. Tydelige kontrakter som tilfredstiller leietakers behov Dette kriteriet belyses med følgende spørsmål: Hvor godt kjenner enhetslederne til avtaledokumentene? Er det tydelig i husleieavtalen hvilke bygningsmessige driftstjenester som skal utføres av TbKF ved enhetene? Dekker avtalene leietakerenes behov for bygningsmessige driftstjenester? Er det samsvar mellom avtalene og hva som faktisk blir utført? Konklusjon: Kontraktene mellom Te og TbKF er tydelige, men de oppfattes som mangelfulle i forhold til å dekke enhetenes behov for bygningsmessige driftstjenester. Dette handler om at avtalene er for lite fleksible og inneholder for få oppgaver. Driftsoperatørene opplever at det er avsatt for lite tid til å utføre oppgavene. Samtidig mener flere at det er lite samsvar mellom husleieavtalene og de driftsoppgavene som faktisk blir utført på enhetene. Også her er tiden som er avsatt ansett som for stram. Kriteriet er derfor kun delvis ivaretatt. Driftstjenestene fungerer som støttefunksjon slik at leietakerne slipper oppmerksomhet om disse tjenestene og kan konsentrere seg om kjerneoppgavene. Dette besvares med følgende spørsmål: Er kontroll og tilsynsoppgavene ivaretatt? Gir dagens organisering fleksible, helhetlige og raske løsninger? Håndteres avvik tilfredstillende slik at det letter enhetsledernes oppfølgingsansvar? Konklusjon: Når det gjelder tilsyns- og kontrolloppgaver er enhetslederne delt i synet på om dette er ivaretatt. Blant skolene er det et flertall som anser tilsyn og kontroll som mindre godt ivaretatt. Et flertall mener dagens organisering gir fleksible og helhetlige løsninger, men forholdsvis mange mener at oppgavene ikke løses raskt nok. Et flertall er enig i at Te og TbKF gir raske tilbakemeldinger på innmeldte avvik, men også her er flere misfornøyde med hvor raskt avvikene blir rettet opp, spesielt for større avvik. Dette innebærer merarbeid for leietakerne, og kriteriet anses derfor som delvis ivaretatt. Driftsoperatørenes nærhet til faste bygg fører til at brukerne forholder seg til kjente personer og at driftspersonalet kjenner sine bygg. Kriteriet besvares med følgende spørsmål: Har driftsansatte kjennskap til brukergruppa? Har driftsansatte kjennskap til byggene? Er driftsansattes tilstedeværelse tilfredsstillende, er antall bygg overkommelige for å oppnå nærhet til byggene, og er tiden til oppgaveutførelsen god nok? Konklusjon: Et stort flertall av både enhetslederne og driftsansatte er fornøyd med driftsansattes kjennskap til brukerne og byggene, og kriteriet anses derfor som ivaretatt. Revisjonen vil likevel påpeke at når en ser på forutsetningene for å utvikle kjennskap til brukerne og byggene, så som 6

antall bygg som driftsansatte har ansvar for og tilstedeværelse i byggene, er flere misfornøyd. Halvparten av driftsansatte er også enig i at omorganiseringen har ført til at de har mindre kjennskap til byggene. På bakgrunn av misfornøydhet med tid og tilstedeværelse i byggene, og at mange mener de ikke har bedre kjennskap nå enn før, bør det vurderes å sette et større fokus på ivaretakelsen av driftsoperatørenes oppnådde erfaring og kjennskap til byggene og brukerne. Tjenesten skal opprettholde byggets funksjon og eiendommenes standard og kvalitet på et høyt nivå Dette kriteriet besvares med følgende spørsmål: Ivaretas byggenes funksjon og eiendommenes standard og kvalitet? Ivaretas utearealene? Ivaretas teknisk standard? Konklusjon: Svarene på dette kriteriet må sees i sammenheng med at store deler av den kommunale bygningsmassen har et betydelig etterslep på vedlikehold. Utgangspunktet for ivaretakelsen av kriteriet er derfor ikke det beste. Enhetslederne er fornøyd med ivaretakelsen av byggenes funksjon, mens standard og kvalitet er mindre ivaretatt. De fleste enhetslederne vurderer at inneklimaet er som før, og ikke bedret. Når det gjelder ivaretakelse av utearealer vurderer flere dette som mindre godt, spesielt gjelder dette ivaretakelse av grøntområdene. Kriteriet er derfor bare delvis ivaretatt. Omorganiseringen har ført til profesjonalisering Kriteriet besvares med følgende: Hvordan opplever enhetslederne og de driftsansatte dagens organisering av drifts- og brukertjenester (teknisk driftskompetanse og brukerforståelse)? Er kompetansen som de driftsansatte har relevant, og blir den benyttet på en god måte? Konklusjon: I begrepet profesjonalisering ligger at driftskompetansen må preges av to ting, brukerforståelse og teknisk kompetanse. Revisjonen anser at kriteriet er oppfylt ved at omorganiseringen har ført til økt profesjonalisering av driftstjenestene. Et flertall av enhetslederne er fornøyd med jobben som utføres av driftsoperatørene og områdelederne. Et flertall av driftsansatte mener også at deres kompetanse er relevant i forhold til de oppgavene de utfører. Imidlertid vil vi påpeke at hovedtyngden av enhetslederne ikke mener at den tekniske driften blir godt nok ivaretatt. Revisjonens vurdering For å besvare problemstillingen: Er intensjonene for omorganiseringen av driftstjenestene oppnådd?, har vi sett på fem kriterier som bør være ivaretatt for at organiseringen anses som vellykket. På bakgrunn av disse konkluderer revisjonen med at intensjonen for omorganiseringen av driftstjenestene bare delvis er oppnådd. Tre av fem kriterier vurderes som delvis ivaretatt. Det er kriteriet om kontraktene innenfor dagens eiendomsforvaltning er tydelige, om tjenestene fungerer som støttefunksjon for enhetene, og om byggenes funksjon og kvalitet opprettholdes. Når det gjelder kriteriene om at driftsansatte skal kjenne brukerne og byggene, og at organiseringen skal føre til økt profesjonalisering, vurderer revisjonen dette som ivaretatt. 7

Ønsket organisering av støttefunksjonen I tillegg til å belyse problemstillingen om dagens organisering, spør vi også i spørreskjemaet om hva enhetslederne og driftsansatte ønsker i forhold til organiseringen framover. Hvilke organisatoriske løsninger ønsker de, og hvilke oppgaver mener de burde være mer ivaretatt. Hva som ønskes henger også sammen med hva enhetslederne og driftsansatte har ser seg mindre fornøyd med i dagens organisering. Organisering av driftsoppgavene Et flertall av enhetslederne og de driftsansatte ønsker en eller annen forandring i forhold til dagens organisering. Spesielt enhetslederne på skolene ønsker en egen driftsoperatør på enheten. Enhetslederne er imidlertid delt på spørsmålet om vedkommende skal være ansatt på enheten eller ikke. Over halvparten av de driftsansatte ønsker å være tilknyttet en enhet. De aller fleste av disse ønsker imidlertid å være faglig tilknyttet TbKF eller Te. Organisering av brukertjenestene - tilleggsbevilgningen I dag brukes det meste av vaktmesterressursen til kjøp av brukertjenester fra TbKF. Noen enhetsledere, spesielt de på skolene, har valgt å bruke ressursene på å ansette egen vaktmester. Over halvparten av enhetslederne på skolene mener at den beste måten å ivareta tilleggsoppgavene/brukeroppgavene på, er å ansette egen vaktmester. En av tre enhetsledere vil fortsette å kjøpe disse tjenestene av TbKF, andre vil bruke ressursene på andre måter. Det er så å si ingen som vil kjøpe disse tjenestene fra andre tjenesteleverandører. Oppgaver som bør styrkes teknisk bygningsdrift, oppgaver utomhus, håndverksoppgaver/brukertjenester I sine kommentarer på dette spørsmålet er det flere driftsansatte enn enhetslederne som påpeker at det er et beho v for å styrke den tekniske siden av driftstjenestene. Når det gjelder oppgaver utenomhus er mange av enhetsledere meget misfornøyde. Noen stiller spørsmål ved om de driftsansatte har kompetanse på området og om ansvaret bør legges til andre. Mange av enhetslederne ønsker mer hjelp til å utføre oppgaver som i dag defineres som brukertjenester. Flere av disse tjenestene må være kontinuerlige, om ikke vil et større vedlikeholdsbehov tvinge seg fram. Også mange av de driftsansatte legger vekt på håndverksmessige oppgaver og påpeker at disse oppgavene som en del av den bygningsmessige ivaretakelsen innvendig og utvendig bør styrkes. 8

1. Bakgrunn I 1997 vedtok bystyret i Trondheim kommune å igangsette en evaluering av organisasjonsmodellen Nye Trondheim. I vedtaket står det at: Ansvars-, myndighets- og oppgavefordelingen mellom bedriftene/driftsenhetene som utøvende nivå og bestillernivå skal utredes. Organiseringen av de tekniske tjenestene skal vektlegges. Mandatet for utredningsarbeidet ble utarbeidet av rådmannen med bakgrunn i bystyresaker som berører eiendomsfunksjonen 2. Med utgangspunkt i mandatet skulle det utarbeides forslag til styringsstruktur, organisering av eiendomsfunksjonen og forslag til styrings- og beslutningsprosesser. Trondheim bygg og eiendom skulle gjennomgås særskilt i forhold til hele organiseringen. Til å gjennomføre utredningen ble Noraudit Consulting benyttet 3. I rapporten Modernisering av eiendomsfunksjonen i Trondheim kommune (1998) foreslo selskapet en organisering av eiendomsvirksomheten, Trondheim bygg og eiendom, som bygger på en bestiller/utførermodell 4. I både utredningen og i høringsuttalelsene ble det ansett som et problem at den tidligere eiendomsforvaltningen ikke ble organisert etter en bestiller/utførermodell 5. En annen og like viktig begrunnelse var at forvaltning-, drift-, vedlikehold- og utviklingsoppgaver ble organisert slik at det kunne stilles spørsmål ved effektiviteten, både med hensyn til kvalitet og ressursbruk. I forslaget fra Noraudit Consulting ble det lagt opp til en organisering med to kommunale enheter som skal ivareta rollene som investor, driftsforvalter og leverandør av bygningsrelaterte tjenester. Noraudit Consulting kom også med forslag til organisering av disse enhetene og forslag til ansvarsplassering av kommunens bestillerfunksjon. I sine vurderinger konsentrerte Noraudit Consulting seg kun om de tekniske tjenestene, nærmere definert som oppgaver som den gang ble utført av Trondheim bydrift og Trondheim bygg og eiendom. Med utgangspunkt i rapporten Modernisering av eiendomsfunksjonen i Trondheim kommune (Noraudit Consulting 1998), vedtok bystyret i 1999 å omorganisere eiendomsvirksomheten i Trondheim kommune (sak 72/99). Omorganiseringen av eiendomsforvaltningen bygde på to 2 Kort oppsummert kan hovedpunktene i mandatet oppsummeres slik: Det skal utarbeides mål for eiendomsfunksjonen. Målsettingen skal omfatte forvaltning, drift, vedlikehold, eiendomsutvikling og eiendomsomsetning. Forslaget skal bidra til en økonomisk mer effektiv eiendomsforvaltning. Forslaget skal bygge på prinsippene i en bestiller/ utførermodell. Det skal vurderes om deler av virksomheten bør konkurranseutsettes. 3 Utredningsarbeidet ble organisert som eget prosjekt med rådmannens ledergruppe som styringsgruppe. Bjørn Larsen fra Noraudit Consulting AS hadde det faglige ansvaret for utredningsarbeidet. Rådgiver Rolf Erik Fiskvik i rådmannens s tab ble oppnevnt som kommunens interne prosjektleder, og var ansvarlig for framdrift og samordning av arbeidet. Det ble videre oppnevnt en faglig referansegruppe som bistod prosjektleder i utredningsarbeidet. 4 Rapporten ble sendt på høring i starten av november 1998. Rådmannen mottok 32 uttalelser til saken fra avdelinger, bedrifter, enheter, samarbeidsutvalg, grupper av enkeltpersoner og arbeidstakerorganisasjoner. 5 I rapporten foreslo Noraudit Consulting to måter å organisere seg på innenfor en slik o rganisasjonsmodell. Det ene alternativet gikk ut på å rendyrke skillet mellom bestiller og utøver. I det andre alternativet ble det forelått at utførende nivå kunne ha fagkompetanse for bestilling, og at denne kompetansen kan benyttes av bestiller etter a vtale. I det siste alternativet søkes å unngå at det bygges opp en dobbeltkompetanse i kommunen. 9

hovedprinsipper: Innføring av en bestiller/utførermodell og en mer forretningsmessig eiendomsforvaltning gjennom etablering av Te og TbKF (Bystyresak 0094/98 og 0072/99). I den samme behandlingen vedtok også bystyret mål for eiendomsvirksomheten i kommunen og mål for produksjon av driftstjenester 6. Med en bestiller/utførerorganisering av eiendomsforvaltningen var intensjonen å bedre organiseringen og ledelsen av de bygningsrelaterte tjenestene i kommunen. Ved å sentralisere driftstjenestene i ett driftsselskap ønsk et man en profesjonalisering og en mer riktig bruk av fagkompetanse. Målet var at kvaliteten på de bygningsrelaterte tjenestene/ driftstjenestene skulle bli bedre. 6 Det overordnede målet for omorganiseringen av eiendomsforvaltningen var at eiendomskapitalen skal forvaltes effektivt og verdien den representerer skal utvikles, investeringer i eiendom skal gjøres på en økonomisk effektiv måte og egen eller leiet eiendom skal være funksjonell og brukseffektiv. Når det gjelder driftstjenestene var målet ved omorganiseringen å profesjonalisere kommunens produksjon av driftstjenester, driftstjenestene skal produseres mer kostnadseffektivt og omfanget av egenproduksjon av driftstjenester skal styres av lønnsomhetsbetraktninger. 10

2. Problemstilling og kriterier Formålet med prosjektet er å belyse om intensjonene med innføring av bestiller/utførerorganisering av eiendomsfunksjonen er oppfylt. Vi ser spesielt på organiseringen av driftstjenestene. Problemstillingen for prosjektet er: Er intensjonene med omorganiseringen av driftstjenestene oppnådd? I tillegg til å se på ordningen av driftstjenestene slik den erfares av aktørene i dag, har vi også spurt om framtidig organisering av tjenestene. Dette blir behandlet i kapittel 4.6. 2.1 Revisjonskriterier Kriteriene bygger på forutsetningene i bystyresak 98/09373: Organisering av eiendomsfunksjonen i Trondheim kommune og rapport fra Noraudit Consulting: Modernisering av eiendomsfunksjonen i Trondheim kommune (1998). Saksframlegget til bystyret bygger i stor grad på Noraudits rapport. De forutsetninger som påpekes der er at den interne organiseringen må være slik at driftsoperatørene får nødvendig nærhet til tjenestestedet gjennom områdeorganisering, driftspersonalet bør ha sine faste bygg å ivareta, kontraktene må være tydelige på hvilke oppgaver som skal utføres, hvem som skal utføre dem, og oppgavene må dekke leietakerne sine behov. I tillegg skal leietaker slippe ansvar for å følge opp hvordan standarden sikres og slippe å ha noen oppmerksomhet om de bygningsmessige driftsoppgavene. På bakgrunn av dette er følgende kriterier lagt til grunn for å belyse problemstillingen. Kriterie 1: Tydelige kontrakter som tilfredstiller leietakers behov Den nye organisasjonsmodellen er basert på bestiller/utførerkonseptet og har kontrakter mellom partene som grunnleggende styringsins trument. Avklaring av forholdet mellom leietaker og utleier gjøres i form av en husleiekontrakt som klargjør ansvarsforhold og betingelser 7. Det er derfor helt avgjørende at partene har god kjennskap til innholdet i avtalene, at det er en tydelig ansvarsfordeling og at oppgavene er godt definerte. Kriterie 2: Driftstjenestene fungerer som støttefunksjon slik at leietakerne slipper oppmerksomhet om disse tjenestene og kan konsentrere seg om kjerneoppgavene. Den som produserer tjenester, enten det er omso rgs-, barnehage-, skole- eller boligtilbud, bør ha tilgang til funksjonelle bygg og eiendommer uten å måtte ha oppmerksomheten knyttet til vedlikehold og drift av bygningsmassen. Eiendomsforvaltning skal være en støttefunksjon i forhold til kommunens kjernevirksomhet som er tjenesteyting overfor byens innbyggere 8. I rapporten som saksframlegget bygger på, hevdes det at omleggingen vil medføre noen nye administrative oppgaver hos leietakerene, men avlastningen vil bli større. Den tiden som blir spart vil i stor grad nyttes til en sterkere konsentrasjon om primæroppgavene 9. 7 Sak 98/09373 s 16. 8 Sak 98/09373 s.12. 9 Noraudit s.70. 11

Kriterie 3: Driftsoperatørenes nærhet til faste bygg fører til at brukerne forholder seg til kjente personer og at driftspersonalet kjenner sine bygg. Kjennskap til byggene ønskes ivaretatt i den nye organiseringen. Driftspersonalet bør ha sine faste bygg å ivareta. Grunnen til dette er todelt. For det første skal brukerne/enhetslederne kunne forholde seg til kjente personer. For det andre skal driftspersonalet kjenne sine bygg 10. Kriterie 4: Tjenesten skal opprettholde byggets funksjon og eiendommenes standard og kvalitet på et høyt nivå. Overordnet mål for Trondheim kommune er å opprettholde byggenes funksjon og kvalitet. I driftsavtalen mellom Trondheim eiendom (Te) og Trondheim byggservice KF (TbKF) sies det: TbKF skal ved inngåelse av denne avtalen medvirke til at byggenes funksjon opprettholdes og eiendommenes standard og kvalitet holdes på et høyt nivå 11. Kriterie 5: Omorganiseringen har ført til profesjonalisering. Ved omorganiseringen var det et mål å profesjonalisere kommunens produksjon av driftstjenester 12. I begrepet profesjonalisering ligger at driftskompetansen på alle nivå må være preget av to ting: brukerforståelse og teknisk kompetanse 13. Gjennom sentralisering av bygningsrelaterte tjenester skal organiseringen, ledelsen og kvaliteten på utføring av disse tjenestene bedres. Det er ønskelig å utvikle kvaliteten på arbeidet. Det sies videre at kravet til kompetanse for å levere byggtjenester vil øke med stadig mer kompliserte tekniske anlegg 14. Hvilke spørsmål som belyser de ulike kriteriene presenteres under resultatkapitlet. 10 Sak 98/09373 s 20. 11 Driftsavtale 2003, s.1.sitatet avsluttes med.., samt å redusere driftsutgiftene. I denne undersøkelsen har vi imidlertid ikke undersøkt om driftjenestene og brukertjenestene er blitt kostnadseffektivisert. Vi ser kun på om i hvilken grad aktørene selv mener organsieringen har ført til en effektiv produksjon av både driftstjenestene og brukertjenestene. Spørsmålet om reduserte driftsutgifter ble derfor tatt ut i kriterie 4. 12 Sak 98/09373 s 1. 13 Noraudit s. 60. 14 Sak 98/09373 s 19. 12

3. Metodisk tilnærming og sentrale begreper Undersøkelsen er gjennomført i to steg, først som en forundersøkelse og deretter en hovedundersøkelse med spørreskjema til vår målgruppe. Forundersøkelsen ble gjennomført høsten 2003, mens hovedundersøkelsen er gjennomført våren 2004. 3.1 Forundersøkelsen Forundersøkelsen baserer seg på intervju med enhetsledere, driftsansatte og rådgiver i rådmannens fagstab. Vi har også gjennomført møter med ledelsen i Te og TbKF. Samlet har vi i forundersøkelsen gjennomført syv intervju og to møter med henholdsvis TbKF og Te. 3.2 Hovedundersøkelsen Hovedundersøkelsen er gjennomført som spørreskjemaundersøkelser til driftsansatte og til enhetslederne. I innhentingen av dataene har vi utarbeidet 2 forskjellige spørreskjemaer, et skjema til driftsansatte og et skjema til enhetslederne. Begge spørreskjemaene er bygd opp rundt samme mal med følgende hovedbolker: Bakgrunnsinformasjon Avtaleforhold Dagens organisering av driftsoppgavene Brukertjenester Framtidig organisering av driftsoppgavene Målgruppe og svarprosenter Spørreskjemaene er sendt til alle enhetsledere innen grunnskolene, barnehagene og sykehjemmene, samt til alle driftsansatte i TbKF. Til driftsansatte er spørreskjemaene sendt til hjemmeadressen, mens til enhetslederne er skjemaene sendt til arbeidssted. For å få tilfredsstillende svarandeler har vi gjennomført 2 påminningsrunder. Tabell 1: Utsendte skjemaer og svarprosenter. Antall utsendte skjemaer Antall svar Svarprosent Skoler 52 enheter 48 enheter 92% Barnehager (barnehager justert) 41 enheter (49 bhg justert) 30 enheter (38 svar justert) 73% (78% justert) Sykehjem 19 enheter 16 enheter 84% Driftsansatte 110 ansatte 90 ansatte 82% *) Justerte andeler. Antall barnehageenheter er blitt færre siste år pga organisatorisk sammenslåing av barnehager. Noen av disse enhetene har sendt inn flere skjemaer, et for hver barnehage. I de justerte andelene har vi inkludert svar fra sammenslåte barnehager. Totalt gjelder dette 8 enheter. Totalt har vi sendt ut spørreskjemaer til 112 enhetsledere og 110 driftsansatte. Svarandelen for skolene utgjør 92%, barnehagene 73%, sykehjemmene 84% og driftsansatte 82%. Vi anser svarprosenten for undersøkelsen som tilfredsstillende. Nesten samtlige skoler har svart på spørreskjemaet. Svarprosenten fra barnehagene er lavest. Blant disse er det flere enhetsledere som har gitt tilbakemelding om at de er nytilsatt som enhetsleder og at de derfor ikke føler seg i stand til å svare på skjemaet. Dette har sammenheng med omorganiseringen innenfor området. 13

Spørreskjemaet har flere åpne spørsmål der vi ba om begrunnet svar. Av erfaring gir slike spørsmål ofte færre svar. I denne undersøkelsen har vi derimot fått svært mange utfyllende svar på slike spørsmål, noe som tyder på stort engasjement. 3.3 Bygningsmessige bakgrunnsdata I tillegg til spørreundersøkelsen har vi innhentet registerdata fra Te. Det dreier seg om opplysninger om bygningene knyttet til enheter. Opplysninger som er innhentet dreier seg om; antall bygg per enhet, kvadratmeter per bygg, byggeår, siste rehabiliteringsår, bygningsmessig standard, registerte avvik, økonomiske nøkkeltall med mer. Disse dataene er koblet opp mot svarene til enhetslederne. Denne koblingen har gjort det mulig å kontrollere enhetsledernes svar mot bygningsmessige bakgrunnsdata. I analysen har vi sjekket svarene i forhold til byggkompleksitet (antall bygg per enhet) og bygningsmessig standard. Bygningsmessig standard baserer seg på byggdata registrert av ingeniørstudenter fra NTNU vår/høst 2003. Vurdering av byggstandard er videre justert av Trondheim eiendom ut fra bygningsmessige oppgradering/rehabilitering siste år. Nøkkeltall for standarden gjenspeiler derfor det nivå som bygningsmassen fremstår i ved undersøkelsestidspunktet. Byggene er vurdert etter en skala fra 1-3, der; 1 = god bygningsmessig tilstand, 2 = middels dårlig bygningsmessig tilstand og 3 = dårlig bygnin gsmessig tilstand 15. Byggkompleksitet er vurdert i forhold til om enhetene er i; 1 bygg, 2-3 bygg og 4 eller flere bygg 3.4 Referansegruppen I forbindelse med arbeidet med prosjekt ble det opprettet en referansegruppe januar 2004. Referansegruppen består av Snorre Glørstad/Steinar Johnsen fra rådhuset, Knut Arve Skaugstad fra Trondheim byggservice KF og Britt Nergård/Per Moen/Brit Hassel fra Trondheim eiendom. Referansegruppen har deltatt på to møter samlet, et oppstartsmøte og et møte hvor rådataene ble presentert. I tillegg har revisjonen hatt separate møter med henholdsvis Trondheim eiendom og Trondheim byggservice der vi har fått innspill til spørreskjemaene. 3.5 Svarmaterialet og erfaringsbakgrunn Enhetsledere Tabell 2 viser enhetsleders erfaringer fra Trondheim kommune i forhold til a) som enhetsledere i Trondheim kommune og b) samlet yrkeserfaring fra Trondheim kommune. 15 Tilstandsvurderingen bygger på NS3424. Studentene har registrert bygningsmessig tilstand i forhold til a) tekniske forhold, b) funksjon og c) miljø (inneklima). Vi har i vår inndeling av bygningsmessig tilstand basert oss på et snitt av de 3 tilstandsfaktorene, men med justeringer i forhold til siste års rehabiliteringer. 14

Tabell 2: Enhetsledernes erfaringer i Trondheim kommune som enhetsleder og samlet yrkeserfaring. Prosentvis fordelt etter år gruppert og gjennomsnitt antall år per enhetsleder. Skole Barnehager Sykehjem Alle enhetslederne Ledererfaring Samlet yrkeserfaring Ledererfaring Samlet yrkeserfaring Ledererfaring Samlet yrkeserfaring Ledererfaring Samlet yrkeserfarin g 0-3 år 25 5 3 3 20 0 16 4 3-9 år 34 13 33 0 53 27 37 11 10-19 år 34 13 36 32 27 60 34 28 20 år eller mer 7 70 28 65 0 13 14 58 Samlet N 44 40 36 31 15 15 95 86 Gjennomsnittlig antall år 9 24 14 21 6 13 10 20 Av tabellene fremgår det at enhetslederne i barnehagene har lengst fartstid som enhetsleder, mens enhetsledere i sykehjem har kortest fartstid. I gjennomsnitt har enhetslederne 10 års erfaring som leder og 20 års samlet yrkeserfaring fra Trondheim ko mmune. Tabell 3 viser enhetsleders erfaring med gammel vaktmesterordning. 90% av enhetslederne oppgir at de har erfaring fra den gamle ordningen, mens de øvrige enten har lite eller ingen erfaring. Flest enhetsledere innenfor skolene, 94%, sier de har erfaring, mens antallet er lavest for sykehjemmene, 80%. Tabell 3: Enhetsledernes kjennskap til gammel vaktmesterordning.(%) Har erfaring fra Har liten erfaring Ingen erfaring SUM N 16 gammel ordning med gammel ordning Skoler 94 2 4 47 Barnehager 90 10 0 38 Sykehjem 81 13 6 16 Samlet 90 7 3 101 Driftsansatte De fleste driftsansatte har relativt lang fartstid som vaktmester og/eller driftsansatt i TbKF. I gjennomsnitt har driftsoperatørene 12 års erfaring som vaktmester eller driftsansatt i Trondheim kommune. Tabell 4 viser driftsansattes erfaring gruppert etter antall år. Tabell 4 Driftsansattes erfaringer i Trondheim kommune som enten vaktmester eller driftsansatt i Trondheim byggservice. Prosentvis fordeling etter år gruppert og gjennomsnittlig antall år per driftsansatt. Erfaring som vaktmester/driftsansatt Prosentandel 0-3 år 17 4-9 år 23 10 19 år 38 20 år eller mer 22 SUM N 90 Gjennomsnitt per driftsansatt 12 år 16 N indikerer antall personer (enhetsledere/driftsansatte) som har svart på det enkelte spørsmål. 15

Av tabellen fremgår det at 22% av de driftsansatte har vært ansatt som vaktmester i Trondheim kommune i 20 år eller mer, 38% i 10-19 år, 23% i 4-9 år og 17% i 3 år eller mindre. Den siste andelen gjelder de som kun har erfaring fra TbKF og ikke som egen vaktmester ute på enhetene. 3.5 Sentrale begreper brukt i undersøkelsen Driftsoperatør I undersøkelsen bruker vi konsekvent begrepet driftsoperatør om de som arbeider innenfor dette fagfeltet i dag. Begrepet ble innført i forbindelse med omorganiseringen av eiendomsforvaltningen i kommunen. Driftsoperatø ren utfører bygningsrelaterte vaktmesteroppgaver. Driftsoperatøren utfører brukertjenester kun på bestilling fra enhetene. Driftsansatte I undersøkelsen bruker vi samlebegrepet driftsansatte om driftsoperatører, områdeledere og andre som utfører bygningsrelaterte driftstjenester. TbKF har organisert sine driftsoppgaver inn i geografiske områder. Den enkelte områdeleder er leder for sitt driftsområde. Brukertjenester I undersøkelsen definerer vi brukertjenester som tjenester som ikke er knyttet til vedlikehold og utvikling av bygg og eiendommer. De vanlige brukertjenestene er slike som flytting av pulter i skoler, reparasjon av senger i omsorgsinstitusjoner, enkel oppussing, mottak av varer, låsing av dører osv. Dette er mangesidige oppgaver som i tidligere organisering i stor grad ble ivaretatt av vaktmesterne. Drift og vedlikehold Innenfor eiendomsforvaltingen skilles det klart mellom drift og vedlikehold. Drift av bygningsmassen defineres som tjenester som er med på å opprettholde byggets funksjon. Vedlikehold av bygningsmassen defineres som det å opprettholde byggets standard. Vi har benyttet dette skillet konsekvent i undersøkelsen. Roller - bestiller leietaker - utfører Te er bestiller av innvendige og utvendige bygningsmessige driftstjenester av TbKF. Bestillingen er formalisert i en egen driftsavtale mellom de to partene. Avtalen omfatter alt løpende ettersyn av bygninger og uteområder og ordinært renhold. Avtalen omfatter også sentral driftskontroll (styring av energiforbruk) for de enheter so m har bygninger tilknyttet dette anlegget. Avtalen er et vedlegg til husleieavtalen. I undersøkelsen definerer vi leietakerne som de som leier eiendom fra forvalter, Trondheim eiendom, i henhold til husleiekontrakt m/vedlegg. Også leietakerne har en bestillerfunksjon. Ved bestilling av brukertjenester, bestiller den enkelte enhet disse av TbKF eller andre leverandører. På bestilling fra Te utfører TbKF bygningsmessige driftstjenester. Utfører leverer tjenester i henhold til avtale. Selve leveransen av driftstjenestene skal være forankret i en driftsplan med faste intervaller for når oppgaver skal utføres og til hvilken kvalitet. TbKF leverer derfor tjenester i to kategorier til de kommunale enhetene: Tjenester som er nedfelt i driftsavtalen mellom Te og TbKF og avtaler som er direkte avtalt med den enkelte enhet. 16

4. Resultater 4.1 Tydelige kontrakter som tilfredstiller leietakers behov I en bestiller/utførerorganisering innenfor eiendomsforvaltningen er kontraktene mellom de involverte aktørene et grunnleggende styringsinstrument. Det er derfor helt avgjørende at partene har god kjennskap til innholdet i avtalene, at det er en tydelig ansvarsfordeling og at oppgavene er godt definerte. Med dagens organisering av eiendomsforvaltningen i Trondheim kommune er det spesielt to kontrakter som er av avgjørende betydning: Husleieavtalen m/vedlegg mellom Te som utleier og leietakerne Driftsavtalen mellom Te og TbKF. Gjennom rollen som enhetsleder i Trondheim kommune er det forventet at en skal kjenne til husleieavtalen m/vedlegg. I avtalen fremgår både driftsavtalen og driftsplanen til TbKF. Som driftsoperatør er det ingen forventninger om at en skal kjenne til husleieavtalen i sin helhet. Driftsoperatørene skal først og fremst forholde seg til driftsavtalen og driftsplanen 17. I dette kriteriet belyses følgende spørsmål: Hvor godt kjenner enhetslederne til avtaledokumentene? Er det tydelig i husleieavtalen hvilke bygningsmessige driftstjenester som skal utføres av TbKF ved enhetene? Mener enhetslederne og driftsansatte i TbKF at avtalene dekker leietakernes behov for bygningsmessige driftstjenester Er det samsvar mellom avtalene og hva som faktisk blir utført. 4.1.1 Kjennskap til kontraktene God kjennskap til innholdet i avtalene på området er viktig for kommunikasjon og styring i en bestiller/utfører-modell. Vi spurte derfor enhetslederne om deres kjennskap til husleieavtalen og driftsavtalen. 17 Driftsplanen til TbKF er en generell plan som sier noe om hva som skal gjøres av driftsoppgaver ute på enhetene og faste intervaller på når oppgavene skal utføres. Planen sier altså noe om hvordan TbKF organisatorisk vil løse driftsoppgavene i driftsavtalen. 17

Tabell 5: Hvor godt kjenner du til innholdet i følgende dokumenter? (%). (Spm 5 enhetsleder.) Godt Lite godt Kjenner ikke innholdet Har ikke planen Kjennskap til leieavtalen: Skoler 60 32 2 6 47 Barnehager 73 19 0 8 37 Sykehjem 63 25 6 6 16 Totalt 65 26 2 7 Kjennskap til driftsavtalen: Skoler 50 37 9 4 46 Barnehager 63 29 0 8 38 Sykehjem 53 27 13 7 15 Totalt 56 32 6 6 99 Husleieavtalen Et flertall av enhetslederne, 60%-73%, oppgir at de kjenner husleieavtalen godt. Kun 6-8% oppgir at de ikke kjenner innholdet eller ikke har avtalen. De øvrige enhetslederne, 19-32%, sier de kjenner til avtalen men at de kjenner innholdet lite godt. De fleste enhetslederne kjenner derfor til husleieavtalen rimelig godt. Etter type enhet er det en liten tendens til at flere enhetsledere, 73%, på barnehagene mener å kjenne avtalen godt sammenlignet med enhetsledere på sykehjem og i skolen, 63-60%. Det er også en tendens til at enhetsledere med tilhold i bygg med dårlig standard kjenner husleieavtalen bedre enn enhetsledere med tilhold i bygg med god standard 18. Driftsavtalen Som nevnt overfor skal enhetslederne i utgangspunktet kun trenge å forholde seg til husleieavtalen. I praksis ser vi imidlertid at mange av enhetslederne også forholder seg til driftsavtalen. Hvor godt enhetslederne kjenner driftsavtalen varierer. Halvparten av enhetslederne på skoler og sykehjem sier de kjenner denne godt, mens noen flere av enhetslederne på barnehagene sier det samme, 63%. Kjennskapen til driftsavtalen er derfor litt mindre enn for husleieavtalen, men fortsatt er det et flertall av enhetsledere som mener at de kjenner denne godt. 4.1.2 Husleieavtalen er tydelig i forhold til de bygningsmessige driftstjenester som skal utføres I tillegg til at kjennskap til avtalene er grunnleggende i en bestiller/utførerorganisering, er det også viktig at avtalen er tydelig og har gode definisjoner på hvilke bygningsmessige driftstjenester som skal utføres ved enhetene? Sum N 18 Se tabell v1, tabellvedlegg 18

Tabell 6: Er det tydelig i husleieavtalen hvilke bygningsmessige driftstjenester som skal utføres av TbKF? (%). (Spm 6 enhetslederne/spm 9a hos driftsoperatørene) Vet ikke/ kjenner Ja Nei Sum N Enhetsledere: ikke husleieavtalen Skoler 6 60 34 47 Barnehager 5 90 5 38 Sykehjem 0 88 13 16 Totalt enhetsleder 5 75 20 101 Driftsansatte TbKF: Driftsoperatør 54 21 25 56 Områdeledere og andre 58 26 16 31 Totalt driftsansatte 55 23 22 87 Et flertall av enhetslederne, 75%, mener at avtalen er tydelig. Det er flere av enhetslederne på sykehjemmene, 88%, og barnehagene, 90%, enn de på skolene, 60%, som mener avtalen er tydelig. 1 av 3 enhetsledere på skolene ser på avtalen som utydelig. Det er en viss sammenheng mellom enhetenes bygningskompleksitet og andelen enhetsledere som oppfatter avtalen som utydelig. Blant enheter som har 1 bygg er det 14% av enhetslederne som sier at avtalen er utydelig, mens andelen øker til 36% når enheten har 4 eller flere bygg 19. Av tabell 6 fremgår at de fleste driftsansatte, 55%, ikke kjenner husleieavtalen. Dette skyldes at driftsansatte i utgangspunktet ikke trenger å kjenne til denne avtalen i sin helhet. Når mange likevel kjenner til avtalen kan dette henge sammen med at enhetslederne ofte tar saker direkte opp med driftsoperatørene når de er tilstede i byggene. Av de som kjenner til husleieavtalen, er det 23% som mener avtalen er tydelig og 22% som mener denne er utydelig. Blant de driftsansatte i TbKF som kjenner til avtalen og som mener den ikke er tydelig, spurte vi hva de mener er mest utydelig i avtalen. Samme spørsmål ble stilt til enhetsleder, men enhetsleder ble gitt muligheten å rangere svarene. Tabellen under viser enhetsledernes svar sammen med driftsoperatørene. I tabellen gjengis kun det som enhetslederne mener er mest utydelig i avtalen. Tabell 7: Hvis du mener husleieavtalen m/vedlegg ikke er tydelig, hva er mest utydelig i avtalen? (%) (Spm 6 enhetsledere/spm 9b driftsansatte) Jeg opplever at avtalen er vanskelig å forstå for enhetsleder Tjenestene er ikke tydelig nok definert Det er uklarheter om ansvarsdeling Annet Sum N Enhetsledere: *) 44 26 30 23 Driftsansatte i TbKF: Driftsoperatør 33 20 46 2 21 Områdeledere og andre 42 24 24 9 11 Totalt driftsansatte 36 21 39 4 32 *) Enhetsledere er ikke fordelt etter type virksomhet pga få svar på dette spørsmålet. 19 Tabell v2 i tabellvedlegg. 19

Blant de enhetslederne som mener at avtalen ikke er tydelig, mener de fleste, 44%, at avtalen er vanskelig å forstå. Nesten en tredjedel mener imidlertid at tjenestene ikke er tydelig nok eller at det er uk lar ansvarsdeling. De driftsansatte, 39%, mener det er størst utydelighet rundt ansvarsdelingen. Det er spesielt de som er ute på enhetene, driftsoperatørene, 46%, som opplever at avtalen ikke har en tydelig ansvarsdeling, mens områdelederne, 42%, legger størst vekt på at de opplever at avtalen er vanskelig å forstå for enhetslederne. I sine kommentarer til dette spørsmålet er det flere av de driftsansatte som opplever grensene mellom drift og vedlikehold som uklare. Dårlig definerte tjenester er med på å skape uenigheter mellom Te og TbKF. Flere har signalisert at mye er uklart med hensyn til å forstå avtalen. Også flere av enhetslederne er av samme oppfatning. Enhetsledere på flere av skolene sier at administrasjonen bruker mye tid på avtalen og for å få ting gjort. Dette medfører mye administrasjon og ekstraarbeid for enhetene. Andre mener at avtalen er klar, men grensen mellom ulike typer oppgaver er vanskelig å forstå. Det medfører mange diskusjoner om avtalens innhold. 4.1.3 Imøtekommer husleieavtalen enhetenes behov? En annen viktig side ved vår problemstilling er om dagens organisering av eiendomsforvaltningen ivaretar behovene ved enhetene. For å oppnå dette er det avgjørende at de bygningsmessige driftstjenestene som ligger i avtalene imøtekommer behovene ute på enhetene. Spørsmålet om husleieavtalen imøtekommer behovene ble stilt til både enhetslederne og driftsoperatørene. Tabell 8: Mener du husleieavtalen m/vedlegg mellom Te og enhetene imøtekommer behovene ved din enhet/de enhetene du har ansvaret for? (%) (Spm 7 enhetsleder/spm 10 driftsansatte). Vet ikke, kjenner ikke husleieavtalen Ja 20 Nei, avtalen innholder for få oppgaver totalt Nei, avtalen er ikke fleksibel nok Nei, annet Enhetsledere: Skoler 11 21 28 37 3 47 Barnehager 3 35 23 29 10 36 Sykehjem 7 47 13 33 0 15 Totalt enhetsleder 7 30 24 34 5 98 Driftsansatte TbKF: Driftsoperatør 54 26 4 17 0 54 Områdeledere og andre 53 13 5 25 3 30 Totalt driftsansatte 54 21 4 20 1 84 Et flertall av enhetsledere, unntatt de på sykehjemmene, krysset av på et av nei-spørsmålene, totalt 63%. Enhetslederne på skolene er noe mer misfornøyde enn enhetslederne på barnehagene. Totalt sett mener flere at avtalen ikke er fleksibel nok, enn at den inneholder for få oppgaver. Enhetslederne på skolene mener dette i størst grad, 37% mener den ikke er fleksibel nok, mens 28% mener at avtalen innholder for få oppgaver. Enhetslederne på barnehagene følger samme mønster som enhetslederne på skolene, men her er flere fornøyd med at avtalene dekker Sum N

Trondheim kommune behovene, 35% enn skolene, 21%. Enhetslederne på sykehjemmene er mest fornøyd med behovsdekningen i avtalen. 46% av disse enhetslederne mener avtalen dekker deres behov for bygningsmessige driftstjenester. Blant de som er mindre fornøyd med avtalen, har de fleste, 33%, spesifisert dette med at husleieavtalen ikke er fleksibel nok. Et flertall av de driftsansatte oppga at de ikke kjente til avtalen. Blant de som kjenner til avtalen er det relativt store forskjeller i forståelsen blant driftsoperatørene og områdelederne. Det er dobbelt så mange av driftsoperatørene enn områdeledere som mener avtalen imøtekommer enhetenes behov. Områdelederne er mer kritiske til avtalen med hensyn til at avtalen ikke er fleksibel nok. 4.1.4 Samsvar mellom husleieavtalen og ulike bygningsmessige driftstjenester. I tillegg til at det er viktig at de bygningsmessige driftstjenestene som ligger i husleieavtalen m/vedlegg imøtekommer behovene ute på enhetene, er det avgjørende at det er samsvar mellom avtalen og hva som faktisk blir utført av TbKF. Tabell 9: Er det samsvar mellom oppgavene som utføres av TbKF og oppgavene slik de er beskrevet i husleieavtalen m/vedlegg når det gjelder følgende forhold? (%) (Spm 8a enhetsleder) Skole Utvendig bygn.messige forhold f.eks tak, vegger, ytterdører Innvendige bygningsmessige forhold (f.eks vegger, vindu) Sanitære forhold (f.eks varmtvannsbereder, servanter, WC) Varme (fyringsanlegg, radiatorer, ventilasjon) El-kraft installasjoner (belysning, panelovner) Tele- og automatisering (heiser, brannalarm, adgangskontroll) Utenomhus anlegg ( f.eks veier, plener, lekeapp, gjerder) Hærverk og innbrudd, skader Barnehage Sykehjem Total Ja Nei Vet ikke Ja Nei Vet ikke Ja Nei Vet ikke Ja Nei Vet ikke 48 33 20 47 38 16 40 27 33 46 34 20 44 39 17 49 36 15 40 27 33 45 36 19 66 18 16 61 21 18 53 13 33 62 18 20 59 33 9 56 22 22 47 27 27 56 28 16 66 30 4 42 27 30 47 20 33 54 28 18 55 34 11 45 7 48 47 20 33 50 22 18 40 51 9 36 46 18 27 40 33 37 47 16 62 22 16 53 9 38 47 13 40 57 16 27 Bygningsmessige forhold Flere enhetsledere mener det er samsvar mellom husleieavtalen og utvendige bygningsmessige oppgaver som utføres av TbKF enn de som ikke mener det er samsvar. Nesten halvparten av enhetslederne i skolene og barnehagene mener at det er slikt samsvar, mens noen færre på sykehjemmene, 40%, mener det er samsvar. Ser vi bort fra den store vet ikke-gruppen blant enhetslederne på sykehjemmene, er det færre av disse som mener det ikke er samsvar mellom husleieavtalen og de utvendige bygningsmessige driftstjenestene som utføres av TbKF enn i de to andre sektorene. De fleste av enhetslederne som mener det ikke er samsvar mellom husleieavtalen og tjenestene som utføres av TbKF, er ledere på enheter med mange bygg 20. 20 46% av enhetsledere i 4 eller flere bygg oppgir at samsvar mangler, mens tilsvarende andel for enhetsledere som er i 1 bygg er 28%. Se tabell v21 i tabellvedlegg. 21