OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 28.08.2014 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Teknisk enhet og Kommunestyresalen, Overhalla Rådhus De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 014/14 015/14 016/14 017/14 Referatsaker Orientering fra revisor Budsjett 2015 for kontroll og tilsyn Vurdering av oppdragsansvarlig revisor sin uavhengighet 018/14 Besøk ved Teknisk enhet Steinkjer 18.08.2014 Ann Gregersen/s/ Leder Einar Sandlund Kontrollsekretær Telefon 741 11 477/ 938 97 555 e-post: einar.sandlund @komsek.no
SAK 014/14 REFERATSAKER Kontrollutvalget 28.08.2014 Einar Sandlund 014/14 428-1744-5.3 Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 Kommunal- og Moderniseringsdep. Kommunereform Oppdragsbrev til Fylkesmannen Vedlagt 2 Overhalla kommune Kst.vedtak - Forv.rev.rapport Samhandling Vedlagt 3 Overhalla kommune Kst.vedtak Skatteoppkreverfunksjon 2013 Vedlagt 4 KomSek Trøndelag IKS Referat fra kontaktmøte med KomRev Vedlagt u.off 13 og Fvl 13. 5 KomSek Trøndelag IKS Tilbakeføring av mindreforbruk 2013 Vedlagt SAK 015/14 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 28.08.14 Einar Sandlund 015/14 428-1744-5.3 1. Kontrollutvalget tar den gitte orientering fra revisor om revisjonsstrategi 2014 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar den øvrige gitte informasjon fra revisor til oreinetring. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen. Møtet er lukket under saken, jfr. Fvl. 13 og Kl. 31 nr. 2. Revisor vil i møtet orientere om, og besvare spørsmål om, planlagt revisjonsstrategi 2014. Dessuten vil revisor orientere om andre aktuelle saker fra revisjonen
SAK 016/14 BUDSJETT 2015 FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalget 28.08.14 Einar Sandlund 016/14 413-1744-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2014 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen, med en total ramme på kr. 803 300.-. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg 1. Forslag til detaljbudsjett 2015 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Vedtatt budsjett 2015 og økonomiplan 2015 2018 for KomSek Trøndelag IKS, representantskapet 5/5-14 sakene 003 og 004/14. 2. Vedtatt budsjett 2015 og økonomiplan 2015 2018 for KomRev Trøndelag IKS, representantskapet 5/5-14 sak 004/14. 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 4. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder: 1) Kontrollutvalgets egne aktiviteter, 2) Kjøp av sekretariatstjenester og 3) Kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110 i regnskapet.
Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * 2014 2017 2014 2015 2016 2017 2018 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 57 000 59000 59000 59000 59000 Kjøp av sekretariatstjenester 144000 148300 148300 148300 148300 Kjøp av revisjonstjenester 570000 596000 596000 596000 596000 Total ramme kontrollutvalget 771 000 803300 803300 803300 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2014 er alle tall i 2014-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 05. mai 2014 budsjett 2015 og økonomiplan 2015 2018. Det er lagt til grunn en kostnadsvekst på 3% i forhold til 2014-kr. Dersom denne avviker vesentlig fra den kommunale deflator vil det bli nødvendig med endringer. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 05. mai 2014 budsjett 2015 og økonomiplan 2015 2018. De har i sin vedtatte budsjett og plan lagt til grunn en deflator på ca. 5%. Årsaken til dette skyldes i hovedsak selskapets økte pernsjonsforpliktelser. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn ca. samme møteaktivitet i 2015 som for tidligere år (4 møter). For de øvrige egne kontrollutvalgsutgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittlig kostnadsøkning på 3,0 %. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2015) etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettssikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid.
Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet. SAK 017/18 VURDERING AV OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR SIN UAVHENGIGHET I FORHOLD TIL OVERHALLA KOMMUNE. Kontrollutvalget 28.08.14 Einar Sandlund 017/14 428-1744-5.3 Kontrollutvalget tar den avgitte vurdering datert.. 2014 til orientering. Vedlegg Vurdering fra KomRev Trøndelag IKS av oppdragsansvarlig revisor sin uavhengighet i forhold til Overhalla kommune vil bli fremlagt i møtet. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen. Møtet er lukket under saken, jfr. Fvl. 13 og Kl. 31 nr. 2 Kontrollutvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, samt påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen slik at den foregår i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jfr. revisjonsforskriftens 15. SAK 018/14 BESØK VED KOMMUNAL ENHET Kontrollutvalget 28.08.2014 Einar Sandlund 018/14 428-1744-5.3 1. Kontrollutvalget tar besøket til foreløpig orientering. 2. Det utarbeides et internt referat fra besøket til kontrollutvalget som behandles i neste møte.
Vedlegg Ingen Kontrollutvalget fattet i sak 012/14 den 05.05.14 vedtak om å besøke kommunens tekniske enhet. Besøket gjennomføres den 28.08.14. Vurdering Saksbehandler anbefaler at kontrollutvalget tar besøket til foreløpig orientering og at det utarbeides et internt referat fra besøket til kontrollutvalget for behandling i neste møte.