Frank Ove Belsvik (Frp) Birgit Torkildson Grotle (Ap) Gro Ødegård, nestleiar (H)

KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/16 Møtedato: 3.10.2016 Tid: Kl. 13.00 kl. 16.20 Møtestad: Formannskapssalen, Vestnes kommunehus Sak nr: 21/16 31/16 Møteleiar: Møtande medlemmer: Forfall: Ikkje møtt: Møtande vara: Frå sekretariatet: Frå revisjonen: Av øvrige møtte: Stig Holmstrøm, leiar (Ap) Dagfinn Wiik (Pp) Frank Ove Belsvik (Frp) Birgit Torkildson Grotle (Ap) Gro Ødegård, nestleiar (H) Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Ingen Ingen Ingen Jane Anita Aspen, daglig leder Einar Andersen, forvaltningsrevisor Emil Balstad, driftsleiar tekniske tenester Torgeir Utgård, byggesaksbehandlar Magne Værholm, Kommunalsjef økonomi/plan Leiar kommenterte at det var mange saker til dette møtet og mykje møtedokument. Leiar vurderer at det kanskje burde vore lagt inn eit ekstra møte. Dette vart støtta av dei andre utvalsmedlemmene. Sekretær fremja forslag om ei ny referatsak RS 16/16. Innkalling og sakliste vart godkjent med desse merknadane. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 21/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 26. MAI 2016 PS 22/16 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 23/16 OVERORDNA ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 PS 24/16 OVERORDNA ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 PS 25/16 REVISJONEN SIN RAPPORT FOR 1. HALVÅR 2016 PS 26/16 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2016 PS 27/16 ENDELEG RAPPORT FRÅ REVISJONEN OM ØKONOMISK MISLEGHALD PS 28/16 VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. 1. HALVÅR 2016 PS 29/16 PS 30/16 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2017 FOR KONTROLL OG TILSYN OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 9

PS 31/16 EVENTUELT PS 21/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 26. MAI 2016 Protokollen frå møte 26. mai 2016 vert godkjend med merknad gjeve i møte. Til å signere protokollen vert valt: 1. Dagfinn Wiik 2. Birgit Torkildson Grotle Det blir retta opp nokre skrivefeil. Leiar påpeika at i sak 18/16 kjem det ikkje fram at tilbakemeldinga frå departementet gjeld ressurskrevjande brukarar. Setninga vert korrigert slik: Utvalsleiar informerte om at kommunen har fått tilbakemelding frå departementet om at dei ikkje får medhald i kravet om å bruke 14,1 % arbeidsgj.avgift, jf. ressurskrevjande brukarar. Sekretær understrekar at det er viktig at slike merknader til protokollen kjem når protokollen vert sendt ut for gjennomlesing etter møte. Dagfinn Wiik og Birgit Torkildson Grotle vert peika ut til å underskrive protokollen. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles tilråding frå utvalet sine medlemmer (5 voterande) Sekretariatet si tilråding Protokollen frå møte 26.mai 2016 vert godkjend. Til å signere protokollen vert valt: 1.. 2.. PS 22/16 REFERAT OG ORIENTERINGAR Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Referatsaker: RS 09/16 Økonomireglement for Vestnes kommune Saksprotokoll Vestnes kommunestyre 15.9.2016, sak 78/2016, samt reglement. Side 2 av 9

Leiar gjekk gjennom dei merknader som han hadde til økonomireglementet, og som han sette fram under kommunestyret si handsaming av reglementet. Magne Værholm, kommunalsjef økonomi/plan, kommenterte kva feil som var retta i dokumentet. RS 10/16 Revidering av finans- og gjeldsreglement for Vestnes kommune Saksprotokoll Vestnes kommunestyre 15.9.2016, sak 79/2016. RS 11/16 Overgang fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 til Møre og Romsdal Revisjon IKS brev til kommunene fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i M&R, datert 29.6.2015 RS 12/16 Årsmelding 2015 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Leiar kommenterer at revisjonen i den økonomiske oversikten har brukt pluss og minus på en slik måte er det er vanskeleg å forstå den. Leiar etterlyser også oversikt over tidsforbruk pr. kommune RS 13/16 Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, 7.9.2016 RS 14/16 Utbytte frå næringsverksemd orientering om styrevedtak i ÅRIM, brev til eigarkommunane i ÅRIM datert 31.8.2016 RS 15/16 ÅRIM. Innkalling til møte i representantskapet 28.10.2016 Saksdokument og vedlegg var utrykte vedlegg RS 16/16 Innkalt representantskapsmøte i Møre og Romsdal Revisjon IKS 30.09.2016, brev datert 30.09.16 til kommunane frå leiar i representantskapet. Sekretær viste til innhaldet i brevet som viser at det berre møtte 5 av 17 representantar. Møtet var difor ikkje vedtaksdyktig. Det er innkalla til nytt representantskapsmøte 20.10.2016. Orienteringssaker: OS 15/16 Orientering om byggesaksbehandling, ved driftsleiar Emil Balstad og byggesaksbehandlar Torgeir Utgård. Det er driftsleiar Emil Balstad som er ansvarleg for, og byggesaksbehandlar Torgeir Utgård som utfører byggesaksbehandlinga. Dei har ein «avløysar» som kan stille opp ved forfall eller inhabilitet. Balstad seier at Servicekontoret er mykje involvert i arbeidet. Ofte er Servicekontoret første møte med søkjar. Dei tilsette på Servicekontoret er oppdatert på lovverk og krava til skjema og dokumentasjon. Byggesaksbehandlar Torgeir Utgår har utarbeidd skriftlege rutinar for saksbehandlinga. Elles informerer Balstad om at Ephorte er eit gunstig saksbehandlingsverktøy. Der får dei tilgang til mellom anna restanseliste og varsel om forfall. Matrikkelen gjev også rutinar og system. Matrikkelsystemet er Noregs offisielle eigedomsregister. I dette systemet legg ein inn opplysningar og finn opplysningar. Ein kan også bruke systemet til å lage oversikter. Når det gjeld oppfølging av vedtak, så opplyser Balstad at plan og bygningslova er endra slik at det no er systemkontrollar som skal gjennomførast, ikkje fysiske besøk. I brukarundersøking gjennomført i 2015 kjem byggesaksbehandling godt ut, men Balstad understreker at svarprosenten var låg. Dei har ei saksbehandlingstid som viser 90 % handsaming innan frist. Mange søknader som kjem inn er ufullstendige. I 2015 gjaldt det 30 % av søknadane, målet er å få det ned i 10 %. Lokal godkjenning av ansvarsrett til føretak som er godkjent til å ta på seg ansvaret som søkjar, er no tatt bort. Den lokale godkjenninga er erstatta av ei sentral godkjenningsordning. Her skal føretaka bli godkjent kvart 2. år. Det er mellom anna krav til utdanning og særskilte krav knytt til kvar tiltaksklasse. Side 3 av 9

Det er stadig endringar i lovverket som administrasjonen må halde seg oppdatert på. Emil Balstad understrekar at dei har eit oppegåande nettverkssamarbeid i Romsdalsregionen. I nettverket møter dei kollegaer frå dei andre kommunane to gonger i året. Det er få klager på saksbehandling, men det er ein del nabokonfliktar. Klagesaker vert handsama av planutvalet og kan gå til endeleg vedtak hos fylkesmannen. Dersom administrasjonen oppdagar, eller får melding om ulovleg utførte tiltak, pliktar dei å ta tak i dette. Eigar av tiltaket får då informasjon, og kan søke om å få det godkjent. Det vil då krevje dispensasjon og saka må handsamast av planutval og fylkesmann. Emil Balstad og Torgeir Utgård svarte på spørsmål frå utvalet. Leiar takka avslutningsvis for orienteringa. OS 16/16 Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat, Norges kommunerevisorforbund PS 23/16 OVERODNA ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 Kontrollutvalet si tilråding Kommunestyret godkjenner kontrollutvalet sitt forslag til Vestnes kommune sin plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019. Kontrollutvalet får fullmakt til å prioritere mellom tema som er omtala i planen eller prioritere andre tema for forvaltningsrevisjonsprosjekt, dersom desse uføresett oppstår i planperioden. Leiar understreka innleiingsvis at han synes dette er ei svært viktig sak, men han vurderer at det har vore ein svært omstendelig prosess med bestilling, utkast og no godkjenning av plan som skal vidare til kommunestyre for endeleg godkjenning. Leiar stilte også spørsmål om det er rett å legge fram planen slik revisjonen foreslår, eller om ein burde prioritere til dømes tre tema/prosjekt allereie her i planen. Han stiller spørsmål om noko kan forenklast til neste gang ein skal utarbeide overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Sekretær understrekar at det ikkje hadde vore naudsynt at utvalet fekk framlagt eit utkast av planen, men dei andre delane av prosessen må vere på plass i følgje lovverket. Fleire av utvalsmedlemmene gav uttrykk for at det var svært nyttig at dei hadde fått framlagt eit utkast av planen i førre møte. Forvaltningsrevisor Einar Andersen forklarte bakgrunnen for at revisjonen i planen har prioritert tema og ikkje prosjekt. Dette er fordi situasjonen endrar seg mykje i løpet av planperioden, også som følgje av administrasjonen sitt eige arbeid. Utvalet diskuterte revisjonen sitt framlegget til plan for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisor Einar Andersen og sekretær svarte på spørsmål. Side 4 av 9

PS 24/16 OVERODNA ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 Kontrollutvalet si tilråding Kommunestyret godkjenner kontrollutvalet sitt forslag til Vestnes kommune sin plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019. Kontrollutvalet vert gjeve fullmakt til å prioritere prosjekt dersom utvalet finn dette naudsynt, eller dersom det kjem førespurnad frå andre kommunar om å delta i selskapskontroll på interkommunalt selskap. Leiar understrekar at det er viktig at ein i planperioden også kan få gjennomført ein selskapskontroll. PS 25/16 REVISJONEN SIN RAPPORT FOR 1. HALVÅR 2016 Kontrollutvalet tek revisjonen sin rapport for 1. halvår 2016 til orientering. PS 26/16 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2016 Kontrollutvalet tek revisjonsplan for revisjonsåret 2016, saman med revisorane si vurdering av sjølvstende, til orientering. Utvalsleiar hadde fleire spørsmål til området rekneskapsrevisjon i den framlagte revisjonsplanen. I dette møtet var det ikkje til stades rekneskapsrevisor. Utvalet ynskjer difor at rekneskapsrevisor i neste møte kan forklare nærare nokre områder frå revisjonsplanen. Dette gjeld: Likviditet. Siste setning «Ubrukte lånemiddel inngår i likviditeten». Gir ikkje dette eit skeivt bilete av situasjonen? Er det vanleg at ubrukte lånemiddel inngår i likviditeten? Under fleire av områda som er omtala under overskrifta «Revisjonsmessig angrepsvinkel» er det brukt omgrepet «Substanskontroll», Kva betyr dette? Side 5 av 9

PS 27/16 ENDELEG RAPPORT FRÅ REVISJONEN OM ØKONOMISK MISLEGHALD Kontrollutvalet tek endeleg rapport frå revisjonen til orientering og ber administrasjonssjefen om å følgje opp med tiltak for å hindre misleghald. Magne Værholm, kommunalsjef økonomi/plan, svarte på spørsmål frå utvalet sine medlemmer. PS 28/16 VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. 1. HALVÅR 2016 Kontrollutvalet tek driftsrapport pr. 1. halvår 2016 til orientering. Magne Værholm, kommunalsjef økonomi/plan, kommenterer spesielt nedgangen i innbyggjartalet i Vestnes og konsekvensane ein fryktar dette vil få for inntektene. Værholm informerer at kommunen også direkte vil miste inntekter som følgje av at asylmottaket i Vestnes vert nedlagt. Dette vil føre til at fleire einingar i kommunen må redusere sysselsetjinga. Kommunalsjefen svarte på spørsmål frå utvalsmedlemmene. PS 29/16 FORSLAG TIL BUDJETT FOR 2017 FOR KONTROLL OG TILSYN 1. Kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for 2017 med ei ramme på kr 893 650.-, inkludert kjøp av revisjonstenester og sekretariatstenester for kontrollutvalet, vert vedteke. Det vert teke atterhald om justering av beløp til kjøp av revisjonstenester. 2. Kontrollutvalet ser det som viktig at kostnader til kontroll og tilsyn vert synleggjort i kommunen sin rekneskap. Det vert oppmoda om at det for framtida vert sikra at det er samsvar mellom rekneskapsføring og budsjettering. Det vil seie at kostnadene vert rekneskapsført på dei postane kostnadane er budsjettert. Side 6 av 9

Sekretær innleia med å orientere om kva budsjettforslaget bygger på av kjent informasjon og at noko er vanskeleg å budsjettere då det manglar rekneskapsrapport for alle postane. Kommunalsjef for økonomi/plan, Magne Værholm, seier at dei utgiftene som ein manglar oversikt over er rekneskapsført på ansvar 1001. Det vart i møte framsett forslag om å legge til følgjande tillegg til sekretariatet si tilråding. Kontrollutvalet ser det som viktig at kostnader til kontroll og tilsyn vert synleggjort i kommunen sin rekneskap. Det vert oppmoda om at det for framtida vert sikra at det er samsvar mellom rekneskapsføring og budsjettering. Det vil seie at kostnadene vert rekneskapsført på dei postane kostnadane er budsjettert. Utvalsmedlemmene vurderte om det var behov for å justere nokre av budsjettpostane, det vart konkludert med at det ikkje var behov for det. For enkelte postar er dette vanskeleg å vurdere, sidan ein manglar rekneskapsrapport. Sekretær viste til at det berre møtte 5 av 17 representantar til møtet i representantskapet i Møre og Romsdal Revisjon IKS, der budsjettet for revisjonen for 2017 skulle vedtakas. Møtet var difor ikkje vedtaksdyktig. Det er innkalla til nytt representantskapsmøte 20.10.2016. Sekretær oppmodar difor administrasjonen om å følgje med når det endelege budsjettet frå Møre og Romsdal Revisjon IKS føreligg. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles forslag frå utvalet sine medlemmer. (5 voterande) Sekretariatet si tilråding Kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for 2017 med ei ramme på kr 893 650.-, inkludert kjøp av revisjonstenester og sekretariatstenester for kontrollutvalet, vert vedteke. Det vert teke atterhald om justering av beløp til kjøp av revisjonstenester. PS 30/16 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Økonomireglement Det ser ikkje ut til at Vestnes kommune sitt økonomireglement, utover delegeringsreglement, finansreglement og reglement for investeringsprosjekt, har vore til politisk behandling. Eit økonomireglement bør politisk behandlast, rullerast og oppdaterast jamleg. I kontrollutvalet sitt møte 10.12.15 vart det etterspurt eit oppdatert økonomireglement. Administrasjonssjefen informerte om at det ikkje er kapasitet til å oppdatere dette så lenge ein berre har ei økonomstilling. 03.10.16: Økonomireglement vedtatt av kommunestyret 15.09.16 framlagt i dagens møte, jf. RS 09/16. Kontrollutvalet avsluttar oppfølging av denne saka. Utvalet gjekk i gjennom dei sakene som står i oppfølgingslista. Side 7 av 9

Til dette møtet var det ikkje lagt opp til orientering frå administrasjonen knytt til saker på oppfølgingslista. Det vart ikkje fremja forslag om å føre opp nye saker på oppfølgingslista. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles forslag frå utvalet sine medlemmer. (5 voterande) Sekretariatet si tilråding I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: PS 31/16 EVENTUELT Ørskogfjell Skisenter AS Leiar i kontrollutvalet har vorte kjent med at det vart halde ei ekstraordinær generalforsamling i Ørskogfjell skisenter AS (ØS), utan at innkalling eller sakliste til møte har vorte offentleggjort. Vidare er leiar kjend med at styreleiar, som hadde kalla inn til møte, ikkje var tilstades, og at visstnok berre eit av styremedlemmene var til stades. Leiar Stig Holmstrøm, stilte som kommunestyremedlem nokre spørsmål til ordførar, i kommunestyremøte 15.9.2016. Ordførar svarte i e-post, som var vedlagt saksdokumenta til kontrollutvalet. Nestleiar Gro Ødegård tok innleiingsvis opp til drøfting si eiga habilitet, då ho er svigerinne til eit av styremedlemmene i Ørskogfjell Skisenter AS. Utvalet (4 voterande) gjorde eit samrøstes vedtak om at Gro Ødegård er ugild til å delta i handsaming av denne saka jf. Forvaltningslova 6 1. ledd, bokstav b). Ødegård deltok då ikkje i den vidare handsaminga av denne saka. Kontrollutvalet diskuterte saka og gjorde ei vurdering om dette er ei sak utvalet ynskjer å følgje opp, og eventuelt kva problemstillingar som eventuelt skulle følgjast opp vidare. Problemstillingar som kom opp i diskusjonen var: Har formannskapet som generalforsamling opptredd formelt korrekt i denne saka? Har styret opptredd formelt korrekt? Kontrollutvalet sin konklusjon Kontrollutvalet tar diskusjonen om Ørskogfjell Skisenter AS til orientering, og ber om at sekretariatet på bakgrunn av denne diskusjonen førebu sak til neste møte i Kontrollutvalet. Forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølging av flyktningar og innvandrar Kontrollutvalet bestilte i møte 10.12.2015 sak 35/15 eit forvaltningsrevisjonsprosjekt «Oppfølging av flykningar og innvandrarar». På bakgrunn av at det no er kjent at asylmottaket i Vestnes skal leggjast ned, så stilte sekretær spørsmål til utvalet om dei framleis ynskjer å oppretthalde denne bestillinga. Utvalet drøfta om dette prosjektet framleis vil vere aktuelt å gjennomføre. Side 8 av 9

Kontrollutvalet sin konklusjon Kontrollutvalet ønskjer å oppretthalde bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Oppfølging av flyktningar og innvandrarar» Stig Holmstrøm leiar Gro Ødegård nestleiar Dagfinn Wiik Frank Ove Belsvik Birgit Torkildson Grotle Jane Anita Aspen sekretær Side 9 av 9