KONTROLLUTVALET VESTNES KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE Til medlemmene i kontrollutvalet Vestnes, 9. november 2016 MØTEINNKALLING MØTE NR.: 5/16 TID: kl. 13:00 STED: Formannskapssalen, Vestnes kommunehus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 32/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 3. OKTOBER 2016 PS 33/16 PS 34/16 REFERAT OG ORIENTERINGAR ØRSKOGFJELL SKISENTER As -MØTEAVVIKLING Ps 35/16 VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. 3. KVARTAL 2016 PS 36/16 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «OPPFØLGING AV FLYKTNINGAR OG INNVANDRARAR» -PROSJEKTPLAN PS 37/16 NKRF SIN KONTROLLUTVALSKONFERANSE I DELTAKING PS 38/16 OPPFØLGINGSLISTE PS 39/16 EVENTUELT Dersom det er saker kontrollutvalet ønskjer å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i seinare møte, kan dette gjerast under Eventuelt. Eventuelle forfall vert melde på tlf , evt. mob ll 12. E-post: 'ane.anita.as enffömoldekommuneno Innkallinga $; går som melding til varamedlem som vert innkalla etter behov. Stig Holmstrøm leiar (s) Jane Anita Aspen daglig leder Kopi: Ordførar Administrasjonssj ef Møre og Romsdal Revisjon IKS

2 Saksmappe: /05 Arkiv: O33 & l7 Kontrollutvalet Saksbehandlar: Jane Anita Aspen Dato: Saksframlegg Utval ssaksnr Utval Møtedato PS 32/16 Kontrollutvalet GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 3. OKTOBER 2016 Sekretariatet si tilråding Protokollen frå møte 3. oktober 2016 vert godkjend. Til å signere protokollen vert valt: Bakgrunn for saka Vedlagt følgjer protokollen frå førre møte. Protokollen er tidlegare utsendt. Det er ikkje kome merknader til protokollen. Protokollen vert formelt godkjent i påfølgande møte samtidig som det vert valt to medlemmer til å signere protokollen. Jane Anita Aspen daglig leder

3 KONTROLLUTVALET I MØTEPROTOKOLL VESTNES KOMMUNE Møte nr: 4/16 Møtedato: Tid: Kl kl Møtestad: F ormannskapssalen, Vestnes kommunehus Saknr: 21/16-31/16 Møteleiar: Stig Holmstrøm, leiar (Ap) Møtande medlemmer: Dagfinn Wiik (Pp) Frank Ove Belsvik (Frp) Birgit Torkildson Grotle (Ap) Forfall: Ikkje møtt: Møtande vara: Frå sekretariatet: Frå revisjonen: Av øvrige møtte: Gro Ødegård, nestleiar (H) Ingen Ingen Ingen Jane Anita Aspen, daglig leder Einar Andersen, forvaltningsrevisor Emil Balstad, driftsleiar tekniske tenester Torgeir Utgård, byggesaksbehandlar Magne Værholm, Kommunalsjef økonomi/plan Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Leiar kommenterte at det var mange saker til dette møtet og mykje møtedokument. Leiar vurderer at det kanskje burde vore lagt inn eit ekstra møte. Dette vart støtta av dei andre utvalsmedlemmene. Sekretær fremja forslag om ei ny referatsak RS 16/16. Innkalling og sakliste vart godkjent med desse merknadane. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 21/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 26. MAI 2016 PS 22/16 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 23/16 OVERORDNA ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON PS 24/16 OVERORDNA ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL PS 25/16 REVISJONEN SIN RAPPORT FOR 1. HALVÅR 2016 PS 26/16 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2016 PS 27/16 ENDELEG RAPPORT FRÅ REVISJONEN OM ØKONOMISK MISLEGHALD PS 28/16 VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. 1. HALVÅR 2016 PS 29/16 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2017 FOR KONTROLL OG TILSYN PS 30/16 OPPFØLGINGSLISTE Side I av 9

4 PS 31/16 EVENTUELT PS 21/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 26. MAI 2016 Kontrollutvalet sitt vedtak Protokollen frå møte 26. mai 2016 vert godkjend med merknad gjeve i møte. Til å signere protokollen vert valt: l. Dagfinn Wiik 2. Birgit Torkildson Grotle Kontrollutvalet si handsaming Det blir retta opp nokre skrivefeil. Leiar påpeika at i sak 18/ 16 kj em det ikkje fram at tilbakemeldinga frå departementet gjeld ressurskrevj ande brukarar. Setninga vert korrigert slik: Utvalsleiar informerte om at kommunen har fått tilbakemelding frå departementet om at dei ikkje får medhald i kravet om å bruke 14,1 % arbeidsgf. avgift, jf ressurskrevjande brukarar. Sekretær understrekar at det er viktig at slike merknader til protokollen vert sendt ut for gjennomlesing etter møte. kjem når protokollen Dagfinn Wiik og Birgit Torkildson Grotle vert peika ut til å underskrive protokollen. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles tilråding frå utvalet sine medlemmer (5 voterande) Sekretariatet si tilråding Protokollen frå møte 26.mai 2016 vert godkjend. Til å signere protokollen vert valt: l PS 22/16 REFERAT OG ORIENTERINGAR Kontrollutvalet sitt vedtak Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Kontrollutvalet si handsaming Referatsaker: RS 09/16 økonomireglement for Vestnes kommune Saksprotokoll Vestnes kommunestyre l5.9.20l6, sak 78/2016, samt reglement. Side 2 av 9

5 Leiar gjekk gjennom dei merknader som han hadde til økonomireglementet, og som han sette fram under kommunestyret si handsaming av reglementet. Magne Værholm, kommunalsjef økonomi/plan, kommenterte kva feil som var retta i dokumentet. RS 10/ 16 Revidering av finans- og gjeldsreglement for Vestnes kommune Saksprotokoll Vestnes kommunestyre , sak 79/2016. RS 1 1/16 Overgang fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 til Møre og Romsdal Revisjon IKS brev til kommunene fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i M&R, datert RS 12/16 Årsmelding 2015 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Leiar kommenterer at revisjonen i den økonomiske oversikten har brukt pluss og minus på en slik måte er det er vanskeleg å forstå den. Leiar etterlyser også oversikt over tidsforbruk pr. kommune RS 13/ 16 Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, RS 14/ 16 Utbytte frå næringsverksemd - orientering om styrevedtak i ÅRIM, brev til eigarkommunane i ÅRIM datert RS 15/16 ÅRIM. Innkalling til møte i representantskapet Saksdokument og vedlegg var utrykte vedlegg RS 16/16 Innkalt representantskapsmøte i Møre og Romsdal Revisjon IKS , brev datert til kommunane frå leiar i representantskapet. Sekretær viste til innhaldet i brevet som viser at det berre møtte 5 av 17 representantar. Møtet var difor ikkje vedtaksdyktig. Det er innkalla til nytt representantskapsmøte Orienteringssaker: OS 15/16 Orientering om byggesaksbehandling, ved driftsleiar Emil Balstad og byggesaksbehandlar Torgeir Utgård. Det er driftsleiar Emil Balstad som er ansvarleg for, og byggesaksbehandlar Torgeir Utgård som utfører byggesaksbehandlinga. Dei har ein <<avløysar>> som kan stille opp ved forfall eller inhabilitet. Balstad seier at Servicekontoret er mykje involvert i arbeidet. Ofte er Servicekontoret første møte med søkjar. Dei tilsette på Servicekontoret er oppdatert på lovverk og krava til skjema og dokumentasjon. Byggesaksbehandlar Torgeir Utgår har utarbeidd skriftlege rutinar for saksbehandlinga. Elles informerer Balstad om at Ephorte er eit gunstig saksbehandlingsverktøy. Der får dei tilgang til mellom anna restanseliste og varsel om forfall. Matrikkelen gjev også rutinar og system. Matrikkelsystemet er Noregs offisielle eigedomsregister. I dette systemet legg ein inn opplysningar og finn opplysningar. Ein kan også bruke systemet til å lage oversikter. Når det gjeld oppfølging av vedtak, så opplyser Balstad at plan og bygningslova er endra slik at det no er systemkontrollar som skal gjennomførast, ikkje fysiske besøk. I brukarundersøking gjennomført i 2015 kjem byggesaksbehandling godt ut, men Balstad understreker at svarprosenten var låg. Dei har ei saksbehandlingstid som viser 90 % handsaming innan frist. Mange søknader som kjem inn er ufullstendige. I 2015 gjaldt det 30 % av søknadane, målet er å få det ned i 10 %. Lokal godkjenning av ansvarsrett til føretak som er godkjent til å ta på seg ansvaret som søkjar, er no tatt bort. Den lokale godkjenninga er erstatta av ei sentral godkjenningsordning. Her skal føretaka bli godkjent kvart 2. år. Det er mellom anna krav til utdanning og særskilte krav knytt til kvar tiltaksklasse. Side 3 av 9

6 Det er stadig endringar i lovverket som administrasjonen må halde seg oppdatert på. Emil Balstad understrekar at dei har eit oppegåande nettverkssamarbeid i Romsdalsregionen. I nettverket møter dei kollegaer frå dei andre kommunane to gonger i året. Det er få klager på saksbehandling, men det er ein del nabokonfliktar. Klagesaker vert handsama av planutvalet og kan gå til endeleg vedtak hos fylkesmannen. Dersom administrasjonen oppdagar, eller får melding om ulovleg utførte tiltak, pliktar dei å ta tak i dette. Eigar av tiltaket får då informasjon, og kan søke om å få det godkjent. Det vil då krevje dispensasjon og saka må handsamast av planutval og fylkesmann. Emil Balstad og Torgeir Utgård svarte på spørsmål frå utvalet. Leiar takka avslutningsvis for orienteringa. OS 16/16 Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat, Norges kommunerevisorforbund Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 23/16 OVERODNA ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalet si tilråding Kommunestyret godkjenner kontrollutvalet sitt forslag til Vestnes kommune sin plan for forvaltningsrevisjon for perioden Kontrollutvalet får fullmakt til å prioritere mellom tema som er omtala i planen eller prioritere andre tema for forvaltningsrevisjonsprosjekt, dersom desse uføresett oppstår i planperioden. Kontrollutvalet si handsaming Leiar understreka innleiingsvis at han synes dette er ei svært viktig sak, men han vurderer at det har vore ein svært omstendelig prosess med bestilling, utkast og no godkjenning av plan som skal vidare til kommunestyre for endeleg godkjenning. Leiar stilte også spørsmål om det er rett å legge fram planen slik revisjonen foreslår, eller om ein burde prioritere til dømes tre tema/prosj ekt allereie her i planen. Han stiller spørsmål om noko kan forenklast til neste gang ein skal utarbeide overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Sekretær understrekar at det ikkje hadde vore naudsynt at utvalet fekk framlagt eit utkast av planen, men dei andre delane av prosessen må vere på plass i følgje lovverket. Fleire av utvalsmedlemmene gav uttrykk for at det var svært nyttig at dei hadde fått framlagt eit utkast av planen i førre møte. Forvaltningsrevisor Einar Andersen forklarte bakgrunnen for at revisjonen i planen har prioritert tema og ikkje prosjekt. Dette er fordi situasjonen endrar seg mykje i løpet av planperioden, også som følgje av administrasjonen sitt eige arbeid. Utvalet diskuterte revisjonen sitt framlegget til plan for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisor Einar Andersen og sekretær svarte på spørsmål. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) Side 4 av 9

7 PS 24/16 OVERODNA ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalet si tilråding Kommunestyret godkjenner kontrollutvalet sitt forslag til Vestnes kommune sin plan for selskapskontroll for perioden Kontrollutvalet vert gjeve fullmakt til å prioritere prosjekt dersom utvalet finn dette naudsynt, eller dersom det kjem førespumad frå andre kommunar om å delta i selskapskontroll på interkommunalt selskap. Kontrollutvalet si handsaming Leiar understrekar at det er viktig at ein i planperioden også kan få gjennomført ein selskapskontroll. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 25/16 REVISJONEN SIN RAPPORT FOR l. HALVÅR 20l6 Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet tek revisjonen sin rapport for l. halvår 2016 til orientering. Kontrollutvalet si handsaming Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 26/16 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2016 Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet tek revisjonsplan for revisjonsåret 2016, saman med revisorane si vurdering av sjølvstende, til orientering. Kontrollutvalet si handsaming Utvalsleiar hadde fleire spørsmål til området rekneskapsrevisjon i den framlagte revisjonsplanen. I dette møtet var det ikkje til stades rekneskapsrevisor. Utvalet ynskjer difor at rekneskapsrevisor i neste møte kan forklare nærare nokre områder frå revisj onsplanen. Dette gjeld: o Likviditet. Siste setning «Ubrukte lånemiddel inngår i likviditeten>>. Gir ikkje dette eit skeivt bilete av situasjonen? Er det vanleg at ubrukte lånemiddel inngår i likviditeten? o Under fleire av områda som er omtala under overskrifta <<Revisjonsmessig angrepsvinkel>> er det brukt omgrepet «Substanskontroll», Kva betyr dette? Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) Side 5 av 9

8 PS 27/16 ENDELEG RAPPORT FRÅ REVISJONEN OM ØKONOMISK MISLEGHALD Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet tek endeleg rapport frå revisjonen til orientering og ber administrasjonssj efen om å følgje opp med tiltak for å hindre misleghald. Kontrollutvalet si handsaming Magne Værholm, kommunalsjef økonomi/plan, svarte på spørsmål frå utvalet sine medlemmer. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 28/16 VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. l. HALVÅR 2016 Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet tek driftsrapport pr. l. halvår 2016 til orientering. Kontrollutvalet si handsaming Magne Værholm, kommunalsjef økonomi/plan, kommenterer spesielt nedgangen i innbyggjartalet i Vestnes og konsekvensane ein fryktar dette vil få for inntektene. Værholm informerer at kommunen også direkte vil miste inntekter som følgje av at asylmottaket i Vestnes vert nedlagt. Dette vil føre til at fleire einingar i kommunen må redusere sysselsetjinga. Kommunalsj efen svarte på spørsmål frå utvalsmedlemmene. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 29/16 FORSLAG TIL BUDJETT FOR 2017 FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalet sitt vedtak 1. Kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for 2017 med ei ramme på kr , inkludert kj øp av revisjonstenester og sekretariatstenester for kontrollutvalet, vert vedteke. Det vert teke atterhald om justering av beløp til kjøp av revisj onstenester. 2. Kontrollutvalet ser det som viktig at kostnader til kontroll og tilsyn vert synleggjort i kommunen sin rekneskap. Det vert oppmoda om at det for framtida vert sikra at det er samsvar mellom rekneskapsføring og budsjettering. Det vil seie at kostnadene vert rekneskapsført på dei postane kostnadane er budsjettert. Side 6 av 9

9 Kontrollutvalet si handsaming Sekretær innleia med å orientere om kva budsj ettforslaget bygger på av kjent informasjon og at noko er vanskeleg å budsjettere då det manglar rekneskapsrapport for alle postane. Kommunalsjef for økonomi/plan, Magne Værholm, seier at dei utgiftene som ein manglar oversikt over er rekneskapsført på ansvar Det vart i møte framsett forslag om å legge til følgjande tillegg til sekretariatet si tilråding. Kontrollutvalet ser det som viktig at kostnader til kontroll og tilsyn vert synleggjort i kommunen sin rekneskap. Det vert oppmoda om at det for framtida vert sikra at det er samsvar mellom rekneskapsføring og budsjettering. Det vil seie at kostnadene vert rekneskapsført på dei postane kostnadane er budsjettert. Utvalsmedlemmene vurderte om det var behov for å justere nokre av budsjettpostane, det vart konkludert med at det ikkje var behov for det. For enkelte postar er dette vanskeleg å vurdere, sidan ein manglar rekneskapsrapport. Sekretær viste til at det berre møtte 5 av 17 representantar til møtet i representantskapet i Møre og Romsdal Revisjon IKS, der budsjettet for revisjonen for 2017 skulle vedtakas. Møtet var difor ikkje vedtaksdyktig. Det er innkalla til nytt representantskapsmøte Sekretær oppmodar difor administrasjonen om å følgje med når det endelege budsjettet frå Møre og Romsdal Revisjon IKS føreligg. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles forslag frå utvalet sine medlemmer. (5 voterande) Sekretariatet si tilråding Kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for 2017 med ei ramme på kr , inkludert kjøp av revisj onstenester og sekretariatstenester for kontrollutvalet, vert vedteke. Det vert teke atterhald omjustering av beløp til kj øp av revisjonstenester. PS 30/16 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalet sitt vedtak I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: økonomireglement Det ser ikkje ut til at Vestnes kommune sitt økonomireglement, utover delegeringsreglement, fmansreglement og reglement for investeringsprosjekt, har vore til politisk behandling. Eit økonomireglement bør politisk behandlast, rullerast og oppdaterast jamleg. I kontrollutvalet sitt møte vart det etterspurt eit oppdatert økonomireglement. Administrasjonssjefen informerte om at det ikkje er kapasitet til å oppdatere dette så lenge ein berre har ei økonomstilling : Økonomireglement vedtatt av kommunestyret framlagt i dagens møte, jf. RS 09/16. Kontrollutvalet avsluttar oppfølging av denne saka. v" Kontrollutvalet si handsaming Utvalet gjekk i gjennom dei sakene som står i oppfølgingslista. Side 7 av 9

10 Til dette møtet var det ikkje lagt opp til orientering frå administrasjonen knytt til saker på oppfølgingslista. Det vart ikkje fremja forslag om å føre opp nye saker på oppfølgingslista. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles forslag frå utvalet sine medlemmer. (5 voterande) Sekretariatet si tilråding I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: PS 31/16 EVENTUELT Ørskogfjell Skisenter AS Leiar i kontrollutvalet har vorte kjent med at det vart halde ei ekstraordinær generalforsamling i Ørskogfjell skisenter AS (ØS), utan at innkalling eller sakliste til møte har vorte offentleggj ort. Vidare er leiar kjend med at styreleiar, som hadde kalla inn til møte, ikkje var tilstades, og at visstnok berre eit av styremedlemmene var til stades. Leiar Stig Holmstrøm, stilte som kommunestyremedlem nokre spørsmål til ordførar, i kommunestyremøte l5.9.20l6. Ordførar svarte i e-post, som var vedlagt saksdokumenta til kontrollutvalet. Kontrollutvalet si handsamin Nestleiar Gro Ødegård tok innleiingsvis opp til drøfting si eiga habilitet, då ho er svigerinne til eit av styremedlemmene i Ørskogfjell Skisenter AS. Utvalet (4 voterande) gjorde eit samrøstes vedtak om at Gro Ødegård er ugild til å delta i handsaming av denne saka jf. Forvaltningslova 6 1. ledd, bokstav b). Ødegård deltok då ikkje i den vidare handsaminga av denne saka. Kontrollutvalet diskuterte saka og gjorde ei vurdering om dette er ei sak utvalet ynskjer å følgje opp, og eventuelt kva problemstillingar som eventuelt skulle følgjast opp vidare. Problemstillingar som kom opp i diskusjonen var: o Har formannskapet som generalforsamling opptredd formelt korrekt i denne saka? o Har styret opptredd formelt korrekt? Kontrollutvalet sin konkluson Kontrollutvalet tar diskusjonen om Ørskogfjell Skisenter AS til orientering, og ber om at sekretariatet på bakgrunn av denne diskusjonen førebu sak til neste møte i Kontrollutvalet. Forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølging av flyktningar og innvandrar Kontrollutvalet bestilte i møte sak 35/15 eit forvaltningsrevisjonsprosjekt «Oppfølging av flykningar og innvandrarar». På bakgrunn av at det no er kjent at asylmottaket i Vestnes skal leggjast ned, så stilte sekretær spørsmål til utvalet om dei framleis ynskjer å oppretthalde denne bestillinga. Kontrollutvalet si handsamin Utvalet drøfta om dette prosjektet framleis vil vere aktuelt å gjennomføre. Side 8 av 9

11 Kontrollutvalet sin konkluson Kontrollutvalet ønskjer å oppretthalde bestilling av forvaltningsrevisjonsprosj ektet «Oppfølging av flyktningar og innvandrarar» Stig Holmstrøm Gro Ødegård Dagfinn Wiik leiar nestleiar Frank Ove Belsvik Birgit Torkildson Grotle Jane Anita Aspen sekretær Side 9 av 9

12 VESTNES KOMMUNE Kontrollutvalet :: y1appe= 33;;-_}f;5/05 Saksbehandlar: Jane Anita Aspen Dato: Saksframlegg Utval ssaksnr Utval Møtedato PS 33/16 Kontrollutvalet REFERAT OG ORIENTERINGAR Sekretariatet si tilråding Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Bakgrunn for saka Referatsaker: RS 17/16 Kontrollutvalet- budsjett for kontroll og tilsyn Saksprotokoll Vestnes kommunestyre , sak 94/2016. (Vedlagt) RS 18/16 Kontrollutvalet Plan for selskapskontroll , Saksprotokoll Vestnes kommunestyre 27. I , sak 95/2016. (Vedlagt) RS 19/16 Kontrollutvalet Plan for forvaltningsrevisjon , Saksprotokoll Vestnes kommunestyre , sak 96/2016. (Vedlagt) RS 20/16 Høringsuttalelse NOU 2016:4 Ny kommunelov, uttale frå Forum for kontroll og tilsyn (FKT) datert (Vedlagt) RS 21/16 Høring NOU 2016:4 Ny kommunelov, uttale frå Norges kommunerevisorforbund (NKRF) datert 7.lO.20l6. (Vedlagt) RS 22/16 Avvikling av kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal, brev datert frå Kommunerevisjonsdistrikt 2 til deltakarkommunane. (Vedlagt) RS 23/16 Strategi for ÅRIM Offentleg ettersyn, brev til høyringsinstansane datert (Vedlagt). Høyringsvedlegga følgjer som utrykte vedlegg. RS 24/16 Varsel om innkalling til nytt konstituerende representantskapsmøte i Møre og Romsdal Revisjon IKS, brev datert frå utredningsleder Asmund Kristoffersen til medlemskommunane i Møre og Romsdal Revisjon IKS. (Vedlagt) Orienteringssaker: ; OS 17/16 Orientering om oppfølging av A-feil etter tilstandsvurdering av alle leikeplassar, ved driftsleiar Mona Johansen. Kontrollutvalet har bedt om ny status etter eit år. Jane Anita Aspen daglig leder

13 % VESTNES KOMMUNE Servicekontoret Særutskrift Melding om vedtak Kontrollutvalssekretariatet Dato Dykkar ref. Vår ref. Saksnr. Saksbehandlarl Tlf / /775 Ellen Eiknes Forland Kontrollutvalet - budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Oversender med dette vedtak i Vestnes kommunestyre 94/2017 Saksprotokoll i Kommunestyret Vedtak: 1. Kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for 2017 med ei ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstenester og sekretariatstenester for Kontrollutvalet, vert vedteke. Det vert teke atterhald om justering av beløp til kjøp av revisjonstenester. 2. Kontrollutvalet ser det som viktig at kostnader til kontroll og tilsyn vert synleggjort i kommunen sin rekneskap. Det vert oppmoda om at det for framtida vert sikra at det er samsvar mellom rekneskapsføring og budsjettering. Det vil seie at kostnadene vert rekneskapsført på dei postane kostnadane er budsjettert. Behandling: Det var 22 røysteføre i saka. Avrøysting: Innstillinga til Kontrollutvalet vart samrøysta vedteke. Postadresse: Telefon: Telefaks: Org.nr. Rådhuset Vestnes E-post:postmottak@vestnes.kommune.no

14 Helsing Ellen Eiknes Forland arkivleiar/politisk sekretær Journalpostnr: 15854/2016 Vestnes kommune Side 2 av 2

15 å, VESTNES Servicekontoret KOMMUNE Særutskrift - Melding om vedtak Kontrollutvalsekretariatet Dato Dykkar ref. Vår ref. Saksnr. Saksbehandlar I Tlf / /315 Ellen Eiknes Forland Kontrollutvalet - Plan for selskapskontroll Oversender med dette vedtak i Vestnes kommunestyre sak 95/2016 Saksprotokoll i Kommunestyret Vedtak: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalet sitt forslag til Vestnes kommune sin plan for selskapskontroll for perioden Kontrollutvalet vert gjeve fullmakt til å prioritere prosjekt dersom utvalet finn dette naudsynt, eller dersom det kjem førespurnad frå andre kommunar om å delta i selskapskontroll på interkommunalt selskap. Behandling: Det var 22 røysteføre i saka. Avrøysting: Innstillinga til Kontrollutvalet van samrøysta vedteke. Helsing Postadresse: Telefon: Telefaks: Org.nr. Rådhuset Vestnes E-post:postmottak@vestnes.kommune.no

16 Ellen Eiknes Forland arkivleiar/politisk sekretær Journalpostnr: 15856/2016 Vestnes kommune Side 2 av 2

17 VESTNES KOMMUNE Servicekontoret Særutskrift Melding om vedtak Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Rådhusplassen MOLDE Dato Dykkar ref. Vår ref. Saksnr. Saksbehandlarl Tlf / /1365 Ellen Eiknes Forland Kontrollutvalet -Plan for forvaltningsrevisjon Oversender med dette vedtak i Vestnes kommunestyre sak 96/2016: Saksprotokoll i Kommunestyret Vedtak: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalet sitt forslag til Vestnes kommune sin plan for forvaltningsrevisjon for perioden Kontrollutvalet får fullmakt til å prioritere mellom tema som er omtala i planen eller prioritere andre tema for forvaltningsrevisjons-prosjekt, dersom desse uføresett oppstår i planperioden. Behandling: Det var 22 røysteføre i saka. Avrøysting: Innstillinga til Kontrollutvalet vart samrøysta vedteke. Helsing Postadresse: Telefon: Telefaks: Org.nr. Rådhuset Vestnes E-post:postmottak@vestnes.kommune.no

18 Ellen Eiknes Forland arkivleiar/politisk sekretær Journalpostnrz 15858/2016 Vestnes kommune Side 2 av 2

19 w En møteplass for kommunale og fylkeskommunale FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN kontrollutvalg og deres sekretariat. A Kommunal- og moderniseringsdepartementet Oslo, 30. september 2016 HØRINGSUTTALELSE NOU 2016: 4 NY KOMMUNELOV Forum for kontroll og tilsyn (FKT) viser til høringsbrev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av Vi har gjennomført en intern høring blant våre medlemmer, og styret avgir følgende uttalelse, med hovedfokus på områdene kontroll, tilsyn og revisjon i NOU 2016: 4 Ny kommunelov: Innledende merknader l kommuneloven ble bestiller- utf rermodellen mellom kontrollutval o revis'on rendyrket fra I utredningen mangler en beskrivelse av de ulike rollene for kontrollutvalget som bestillere, deres sekretariat som uavhengig operativt ledd og rådgiver for kontrollutvalgene i deres arbeid, og revis'lonen som leverandør av revisjon og andre undersøkelser til kontrollutvalget etter deres bestilling. Utredningen undergraver på mange måter bestiller /utførermodellen, fordi revisjonsselskapene gis vesentlig innflytelse over kommunenes egenkontroll. Dette mener vi svekker den folkevalgte styringen, med redusert tillit til den kommunale egenkontrollen som resultat. Dette mener vi står i direkte motsetning til intensjonen med den helhetlige gjennomgangen av kommuneloven, som skulle være å styrke det kommunale selvstyret. FKT mener at dagens ordning med en mer rendyrket bestiller-lutførermodell mellom kontrollutvalg og revisjon enn det lovforslaget legger opp til, må videreføres, med en klar forankring i kommunestyre og kontrollutvalg. Kapittel 12 Valgbarhet. Ombudsplikt og suspensjon mv Valgbarhet Lovutvalget foreslår i 7-3 at lederen av sekretariatet for kontrollutvalget i kommunen eller fylkeskommunen bør utelukkes fra valg til organer nevnt i 7-2, uten at dette er nærmere utredet. Det er i praksis også andre enn leder som er sekretær for kontrollutvalget, og da kan det bli problematisk også om ansatte i sekretariatet er valgbare. Av lovforslaget 23-7 fremkommer at sekretariatsfunksjonen ikke kan legges til medlemmer av kontrollutvalget, kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Vi finner likevel at spørsmålet om hvilke regler som burde gjelde ansatte i sekretariatet generelt burde ha vært utredet. Kanskje burde det i forskrift også komme et krav om dokumentasjon av sekretærs uavhengighet, tilsvarende som kravet for Sekretariat: FKT Telefon Postboks 1417 Vika Oslo Bank: fkt@fkt.no Org. nr

20 revisor i revisjonsforskriften 15. Vi stiller oss gjerne til rådighet for å drøfte dette i det senere arbeidet med forskriftertil kommuneloven. FKT vil påpeke at det mangler samsvar mellom 7-3 og 23-1 med hensyn til hvem som er utelukket fra valg til kontrollutvalget (punktene f h mangler i 7-3). Vi slutter oss til det som fremgår av 23-1 og antar at det er det korrekte. Vi viser også til kommentarene knyttet til kapittel FKT mener at utvalget i større grad burde ha drøftet om ansatte i sekretariatet til kommunens/fylkeskommunens kontrollutvalg er valgbare etter 7-3. Kapittel 23 Kontroll og tilsyn med kommunene 23.1 Innledning l innledningen sies det at kapittel 23 skal gi en overordnet beskrivelse av kontroll og tilsynsordninger med kommunen. Vår hovedinnvending er at kapitlet ikke har med en beskrivelse av kontrollutvalgets sekretariat, noe som er et helt nødvendig bakteppe for å forstå kontrollutvalgenes arbeid. Lovendringen i 2004 innebar bl.a. at kontrollutvalgene fikk et uavhengig sekretariat, og en bestiller- /utførermodell ble tatt i bruk. Dette har ført til at kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye, og de har blitt vitalisert. Revisors rolle endret seg også med innføring av profesjonelt sekretariat. Revisor er etter dette en leverandør som handler på bestilling fra kontrollutvalget. log med at sekretariatet ikke er beskrevet, kommer heller ikke de ulike rollene til revisor og sekretær frem. Dette er en svakhet ved beskrivelsen. FKT mener at sekretariatets rolle må beskrives som en naturlig del av kontroll- og tilsynsordningene i kommunens egenkontroll Ekstern og intern kontroll I6. avsnitt står det at det faglige grunnlaget i den delen av egenkontrollen som har folkevalgt ledelse ved kommunestyret og kontrollutvalget, ivaretas av revisjonen. Kontrollutvalgssekretariatets rolle i dette bildet nevnes ikke. Det er sekretariatet som saksbehandler sakene til kontrollutvalget, lager forslag til innstilling/vedtak og gir råd til utvalget i faglige spørsmål knyttet til kontroll og tilsyn. Revisjonen er en leverandør og utfører på bestilling fra kontrollutvalget. FKT mener at kontrollutvalgssekretariatet er en viktig del av det faglige grunnlaget for den delen av egenkontrollen i kommunen som har folkevalgt ledelse Egenkontroll I dette avsnittet beskrives at kontrollutvalget trenger bistand til å gjennomføre den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen og at «Til å hjelpe seg har kontrollutvalget en faglig uavhengig revisjon». Sekretariatet er ikke nevnt i denne beskrivelsen, noe som er en svakhet. Den løpende kontrollen består i hovedsak av at sekretariatet på vegne av kontrollutvalget ber om orienteringer og informasjon på ulike felt, legger opp saker til orientering i utvalget, virksomhetsbesøk og bestilling og oppfølging av revisjonsrapporter o.l. Sekretariatet er kontrollutvalgets rådgiver og diskusjonspa rtner i alle saker som utvalget tar opp. FKT mener at et uavhengig og kompetent kontrollutvalgssekretariat bistår kontrollutvalget faglig med den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne.

21 23.5 Statsforvaltningskontroll og egenkontroll Det er positivt at det foreslås et sterkere koordineringsansvar fra fylkesmannens side for å unngå unødvendig belastning på kommunene. Vi stiller imidlertid spørsmål ved om de foreslåtte virkemidler vil bli sterke nok for faktisk å redusere statlig kontroll. Dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll må skje mellom kontrollutvalg ved sekretariatet og fylkesmannen, ikke revisjonsenheten. Dette er den mest praktiske måten å få til en koordinering på, siden det er kontrollutvalget som vedtar hvilke undersøkelser revisjonen skal gjøre og innretningen på disse. FKT mener at dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll skal skje mellom kontrollutvalget ved sekretariatet og fylkesmannen Viktigste utfordringer Vi støtter forslaget om at kommunen ved kontrollutvalget skal ha en mulighet til bedre kontroll med selskaper som kommunen er deleier i sammen med private aktører. Vi støtter Iovforslagets understreking av behovet for å styrke rolleforståelsen i arbeidet med kontroll og tilsyn. FKT støtter forslaget om at kommunens kontroll med virksomhet som foregår i selskaper og andre organer utenfor kommunen bør styrkes. Kapittel 24 Internkontroll FKT støtter utvalgets forslag om å innføre en tydeligere internkontrollbestemmelse i kommuneloven som erstatning for særlovgivningens bestemmelser om internkontroll for kommuneplikter. Kapittel 25 Kontrollutvalget og kontrollutvalgssekretariatet lnnledning Vi støtter utvalgets forslag om å øke minimumskravet til antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem, ettersom bare tre medlemmer lett blir for sårbart ved forfall/fravær og kan begrense drøftingene i utvalgene. Det kunne samtidig vurderes nærmere om det også burde være en øvre grense for antall medlemmeri kontrollutvalget for å sikre effektivitet og partipolitisk uavhengighet. FKT støtter forslaget om å øke minste antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem medlemmer Valgbarhetsregler Vi støtter forslaget om å beholde dagens strenge valgbarhetsregler knyttet til folkevalgte og ansatte i kommunen/fylkeskommunen. Utvalget foreslår å endre valgbarhetsreglene for medlemmer som har ledende stilling, styreverv eller er medlem av bedriftsforsamling i et selskap. Vi støtter forslaget, men vi savner en nærmere vurdering av valgbarheten til kontrollutvalget for eierrepresentanter. Også her kan det oppstå uheldige inhabilitetssituasjoner. Se også kommentarene til kapittel FKT støtter forslaget om at ansatte fortsatt skal være utelukket for valg til kontrollutvalget. Vi støtter også forslaget om strengere valgbarhetskrav knyttet til personer med ledende stillinger og verv i styre og bedriftsforsamling i selskaper som kommunen/fylkeskommunen har eierinteresser i. I tillegg ønsker vi at dette skal gjelde også for eierrepresentanter i slike selskaper (representantskap, generalforsamling mv.).

22 i l l l 25.2 Høring i regi av kontrollutvalget Utvalget presiserer i andre avsnitt s. 319 at begrepet «hos kommunen» skal forstås slik at det gjelder kun administrasjonen. Vi mener at dette ikke er i tråd med gjeldende rett i dag. I Vedlegg nr. 1til rundskriv H 15/04 fremgår det av kommentarene til 4 punkt 3 at Kontrollutvalget er kommunestyrets/fylkestingets eget kontrollorgan og dermed ikke underlagt andre organer i kommunen/fy/keskommunen. Kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke kommunestyret/fylkestinget selv. Kontrollutvalget kan likevel uttale seg dersom kommunestyret/fylkestinget for eksempel har truffet eller er iferd med å treffe et vedtak som vil være ulovlig. Begrensningen knyttet til «kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke...» er tidligere tolket som at kontrollutvalgets tilsyn også omfatter det politiske nivået, så nær som kommunestyret/fylkestinget. Dette mener vi burde ha vært nærmere drøftet i utredningen. FKT mener at siden det kun er kommunestyret/fylkestinget selv som ikke er omfattet av kontrollutvalgets tilsynsansvar, skal også folkevalgte ha plikt til å møte og forklare seg i høringer Kontrollutvalgssekretariatet Utvalget legger til grunn at «et faglig kompetent og velfungerende sekretariat er viktig for et uavhengig og godt arbeidende kontrollutvalg». Vi anser dette som vesentlig, men synes ikke det gjenspeiles i utredningen. Sekretariat for kontrollutvalg ble lovpålagt i Kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye fra den tiden revisor var sekretær for utvalget. Utvalgene behandler flere saker og har blitt mer synlige og aktive med egne uavhengige og kompetente sekretariater enn under ordningen med revisor som sekretær. FKT mener at sekretariatsfunksjonen og betydningen av et faglig kompetent og velfungerende sekretariat må beskrives tydeligere i lovproposisjonen Hvem som kan være sekretariat for kontrollutvalget Vi støtter flertallets syn om at revisor ikke kan være sekretær for kontrollutvalget. Det ville være en svært uheldig rolleblanding dersom revisor skal legge frem resultatene av eget arbeid for kontrollutvalgene. I tillegg strider dette mot bestemmelsene om kontrollutvalgets tilsyn med revisor. Som lovutvalget peker på, er det viktig at sekretariatet er uavhengig av kommunens administrasjon. Vi mener at det er uheldig dersom denne grunntanken omgås gjennom at kommuner inngår en bytteordning der administrasjonen ien kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune. Vi viser i denne forbindelse til Forum for kontroll og tilsyn sin uttalelse til KMD datert der det ble gitt følgende anbefaling: 1. Primært at slike bytteordninger blir erklært ulovlige og at de må opphøre snarest. 2. Sekundaert at slike bytteordninger er meget uheldige og at de bør opphøre snarest. l dag er det også noen revisjonsselskaper som er sekretariat for kontrollutvalg der de selv ikke er revisor. Dette er etter vår mening uheldig, og det er lett å trekke parallellen til at lovutvalget mener at sekretariatet ikke kan utføre revisjonsoppgaver. Det bør også gå motsatt vei. Særlig uheldig blir en slik rolleblanding i kommuner som har konkurranseutsatt revisjonen sin. l forbindelse med nye runder på konkurranseutsetting av revisjonstjenestene, vil revisjonsselskapet som utfører sekretariatsoppgaver for kontrollutvalget, få fullt innsyn i konkurrentene sine tilbud. Vi mener altså at revisjonsselskaper ikke bør kunne være sekretariat for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner.

23 l Vi viser også til forslaget under kapittel 12.2 om at det kan være aktuelt å innføre dokumentasjon av uavhengighet for sekretær for kontrollutvalg. FKT mener at sekretariatets uavhengighet må vektlegges sterkere gjennom at bytteordninger der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune ikke er lovlig. I tillegg mener vi at revisjonsenheter ikke skal kunne utøve sekretariatsfunksjonen i kommuner, selv om de ikke utfører revisjonsoppgavene i den aktuelle kommunen Sekretariatets oppgaver l utredningen fremstilles kontrollutvalgets sekretariat som et rent «møtetilretteleggingsorgan» på samme måte som møtesekretærorganet ellers i det kommunale system. Dette er en alt for snever fremstilling, sekretariatene har en mye mer omfattende rolle. Lovutvalget synes å være svært opptatt av de få sekretariatene som er små og bemannet med lite kompetanse, uten å ta hensyn til at de aller fleste sekretariatene er bemannet med en svært allsidig og relevant kompetanse, der de aller fleste har ansatte med høyere utdanning. Dersom saksbehandlerkompetanse ikke finnes i enkelte kontrollutvalgssekretariater, bør loven heller sette krav til dette i stedet for å overføre saksbehandleroppgaver til revisor. Det er kontrollutvalgene som i detalj bestemmer hva sekretariatet skal utføre. Selv om sekretariatenes oppgaver og profil er noe forskjellig, utfører de fleste følgende arbeidsoppgaver (jf. Deloittes rapport Evaluering. Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat fra 2014 som også lovutvalget har vist til): o o o o o Saksbehandling Utredning Administrasjon Rådgivning Koordinering/bindeledd Sekretariatet skal dekke utvalgets behov for faglige ressurser, være utvalgets operative ledd, foreta utredning av for eksempel valg av revisjonsordning, påse at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt, i tillegg til å være et møtetilretteleggingsorgan. Sekretariatet er en selvstendig organisasjon som skal serve kontrollutvalget på samme måte som rådmannens stab server kommunestyret. Vi henviser i denne forbindelse til blant annet 20 i kontrollutvalgsforskriften og koplingen mot kommuneloven Lovutvalget forsøker å trekke en grense mellom revisjonens oppgaver ved forvaltningsrevisjon og sekretariatsoppgaver i dette kapitlet, noe de ikke lykkes med. Vi vil foreslå at den internasjonale definisjonen på revisjon NS-EN ISO 9000:2000 legges til grunn: «Systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe revisjonsbevis og bedømme det objektivt for å bestemme i hvi/ken grad kriterier for revisjon er oppfylt». Etter vår oppfatning må begrepet «systematisk» i denne sammenhengen bety at man følger bestemte revisjonsstandarder. Enhver vurdering av et faktum eller av om en lov er brutt, kan derfor ikke defineres som en revisjonshandling. Kontrollutvalget bør ha betydelig frihet til å velge hvordan oppgaver som ikke faller inn under en mer presis definisjon av revisjonens oppgaver skal utføres og hvem som skal utføre dem. l4. avsnitt i kapittel sier lovutvalget: «Etter utvalgets mening har ikke sekretariatet anledning til å innhente informasjon og vurdere det opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor.»

24 Formuleringen definerer revisjon så vidt at begrepet blir meningsløst. Vi er redd for at dette vil føre til at sekretariatene vil tømmes for oppgaver, som heretter skal legges til revisjonen. vi vil peke på at det finnes tilfeller hvor nettopp slike oppgaver er sekretariatets mandat, som f.eks. ved vurdering av valg av revisjonsordning og konkurranseutsetting av revisjon, eller ved habilitetsvurderinger. Sekretariatet skal også hjelpe utvalget til å skille mellom enkeltsaker som fremstår som rene klagesaker og saker som kan tyde på at administrasjonen gjør systematiske feil, slik at undersøkelser bør bestilles fra revisjonen. Dette krever at sekretariatet foretar en vurdering. I kapittel argumenterer lovutvalget for at sekretariatet ikke skal vurdere om revisors leveranser til utvalget holder faglig kvalitet. Det er etter vår mening meningsløst å vise til gjeldende rett om at sekretariatet skal passe på at saker som skal behandles i kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og samtidig hevde at det vil være svært krevende for et sekretariat å foreta en vurdering av kvaliteten på produktet som leveres fra revisjonen. Utvalget skriver riktignok at dersom det er åpenbare mangler ved produktene som revisor leverer, må likevel sekretariatet si fra om dette. Vi vil hevde at det ikke er mulig å gjøre en vurdering av «åpenbare mang/er» uten å vurdere verken «metodevalg, prosjektdesign, datainnhenting, /ovanvendelse og vurderinger som fremkommer i revisors rapporter». Det er vanskelig å vurdere om en bestilling er tilfredsstillende besvart uten for eksempel å vurdere metoden som revisjonen har benyttet for å få svar på bestillingen. Vi minner om at det knapt er noen fagmiljø som leser og vurderer flere revisjonsrapporter enn sekretariatene. Vi kan vise til konkrete eksempler der sekretariatet har påpekt feil og mangler i revisors produkter både innen regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Dette må også ses i lys av påse-ansvaret sekretariatene bistår kontrollutvalgene med. Vi vil også påpeke at det er sekretariatet som skriver innstillingen i disse som i andre saker. Kontrollutvalgssekretariatene bistår kontrollutvalgene i deres vurderinger av hvilke saker de skal ta på seg og hvordan sakene skal søkes løst, f.eks. hvordan informasjon skal innhentes. Det er også sekretariatene som bistår kontrollutvalgene med deres bestillinger av revisjonsoppdrag og andre undersøkelser fra revisjonen eller fra andre, og som bistår kontrollutvalget i vurderingen om revisjonen leverer sine rapporter i tråd med bestilling. Sekretariatet bistår også kontrollutvalget generelt i utøvelsen av deres påse-ansvar overfor revisjonen. FKT mener at lovutvalget har brukt en for vid og vag definisjon av revisjon i sin utredning, og at de går langt i å prøve å hemme sekretariatene i deres ansvars- og oppgaveutøvelse. Sekretariatene må kunne gjøre sine nødvendige vurderinger uten at de dermed foretar revisjon. En mer presis gjennomgående beskrivelse av, grensegang mellom og respekt for rollene til henholdsvis sekretariatene og revisjonen hadde vært på sin plass Kompetansekrav Det argumenteres i utredningen for å innføre kompetansekrav til sekretariatet: «Forutsetningen for et velfungerende kontrollutvalg er et godt og kompetent sekretariat.» Utvalget konkluderer overraskende nok med at det ikke bør innføres kompetansekrav, og begrunner det med at dette vil innebære en for sterk inngripen i det kommunale selvstyret. Det er svært vanskelig å forstå denne begrunnelsen. Derimot vil vi legge vekt på argumentene som er fremmet for å innføre kompetansekrav, og vi anbefaler at det innføres et krav om solid høyere utdanning i kontrollutvalgssekretariatene, der minst en ansatt bør ha relevant utdanning på mastergradsnivå eller tilsvarende. Det kan med fordel utredes nærmere hva slags spesifikke krav som bør stilles. FKT mener at det skal innføres kompetansekrav for ansatte i kontrollutvalgssekretariat.

25 Størrelsen på sekretariatet Lovutvalget argumenterer for at det ikke bør stilles krav til størrelsen på sekretariatet, da Deloitterapporten ikke har påvist noen sammenheng mellom størrelsen på sekretariatet og kvaliteten på sekretariatets arbeid. Vi mener at det ikke kan legges vekt på dette argumentet, da Deloitte ikke har undersøkt denne problemstillingen i tilstrekkelig grad. Vi ønsker at denne problemstillingen bør utredes nærmere. Vi vil peke på at det er gode argumenter for at sekretariatene bør bli større. Større fagmiljø og bredere kompetansebase vil være et gode, og bidra til å utvikle tjenesten og bistå kontrollutvalget på en god måte. Samtidig vil et større sekretariat være mer robust overfor sykdom og vakanser samt at det vil være lettere å sikre uavhengighet til revisor og rådmann. Videre skriver utvalget at kvalitetskrav vil tvinge mange kommuner over i interkommunalt samarbeid. Vi vil hevde at dette ikke er et reelt argument, all den tid de aller fleste sekretariater allerede er organisert som interkommunale samarbeid. FKT mener at det bør stilles krav til kontrollutvalgssekretariatets størrelse. Kapittel 26 Revisjon Regnskapsrevisjon og kontrollutvalgets ansvar for forenklet etterlevelsesrevisjon Lovutvalget foreslår at etterlevelsesrevisjon skal være en sentral kontrollform i kommunal sektor og at regnskapsrevisor skal ha utvidede oppgaver på økonomiområdet. l utredningen skriver utvalget at dette skal være en forenklet kontroll. Oppgaven slik den er beskrevet i lovforslaget ( 24-9), kan imidlertid være svært omfattende, slik at dette også kan bli et budsjettspørsmål. Men vi mener at de foreslåtte endringene vil kunne gi kontrollutvalget nyttig oversikt over tilstanden på ulike tjenesteområder. FKT støtter i utgangspunktet forslaget om utvidelse av regnskapsrevisors mandat innen forenklet etterlevelsesrevisjon. Vi mener likevel at utredningen i for liten grad konkretiserer hva de leggeri dette Andre Spørsmål Skriftlige påpekninger fra regnskapsrevisor (nummererte brev) Kommunelovutvalget foreslår at nummererte brev i utgangspunktet skal rettes direkte til kommunedirektøren. Dette innskrenker kontrollutvalgets mandat. Det fremstår som lite hensiktsmessig å gjøre adressering av nummererte brev til en løpende vurdering avhengig av forholdet det rapporteres om. Det kan potensielt føre til svært ulik praksis. Vi støtter ikke dette forslaget. Vi mener at nummererte brev går til den som forestår løpende tilsyn av den kommunale forvaltningen, det vil si kontrollutvalget. Denne ordningen har vi god erfaring med. Sekretariatene konstaterer at revisor har svært ulik praksis når det gjelder nummererte brev. Vi støtter derfor utvalgets forslag om at «revisor årlig må utarbeide en oppsummering av de nummererte brev som er sendt gjennom året». l gjeldende rett har kontrollutvalget et ansvar for å følge opp påpekninger i nummererte brev. Dette er ikke tatt inn i lovutvalgets forslag. FKT mener at dagens praksis med at alle nummererte brev rettes til kontrollutvalget må videreføres, og støtter dermed ikke utvalgets forslag til endringer av dette. Kontrollutvalgets ansvar for å følge opp påpekninger i nummererte brev må også videreføres Forvaltningsrevisjon Vi støtter ikke utvalgets forslag om å fjerne kravet om årlig forvaltningsrevisjon. En kommune er i seg selv en så kompleks organisasjon at vi mener det skal veldig mye til om ikke en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse vil vise at det er behov for forvaltningsrevisjon på årlig basis. Et mer vagt uttrykk vå.

26 l kan fort gjøre behovet for forvaltningsrevisjon til et tema ved f.eks. budsjettsalderinger. Dette vil dermed kunne svekke den kommunale egenkontrollen. Vi savner en presisering av kontrollutvalget sin rolle som bestiller av enkeltoppdrag i lovforslaget. Det må være kontrollutvalget som bestiller som skal bestemme hva de ønsker å få undersøkt gjennom en forvaltningsrevisjon, mens revisjonen som utfører bestemmer metode, revisjonskriterier osv. Vi mener at utredningen i for liten grad drøfter hvem som bør ha ansvar for eller utføre overordnet analyse og utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Noen kontrollutvalg ber revisor om å gjøre dette arbeidet, andre ber sekretariatet gjøre det. De avveininger som kan gjøres rundt dette, kan få betydning for forståelsen av bestillen/utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon. FKT er ikke enige i utvalgets vurderinger og mener at bestemmelsen om årlig forvaltningsrevisjon må videreføres. Også innen dette feltet mener vi at rolle- og oppgavefordelingen mellom aktørene er for lite beskrevet i utredningen Sertifisering av revisor. Nasjonal kvalitetskontroll Vi støtter utvalgets forslag om en nasjonal ordning for kvalitetskontroll med revisorer i kommunesektoren. Kapittel 27 Kommunenes styring og kontroll med ekstern virksomhet 27.3 innsynsrett i selskaper og lignende som utfører oppgaver for kommunen Lovendringene som foreslås her vil styrke den politiske kontrollen med ekstern virksomhet innen kommunens ansvarsområder. FKT støtter her utvalgets vurderinger lnnledning Lovutvalget mener det eksisterende regelverket for selskapskontroll i kommuneloven i utgangpunktet fungerer etter hensikten sin, og ser derfor ikke at det foreligger behov for store endringer i regelverket. Utvalget foreslår likevel å gjøre eierskapskontroll til en oppgave for revisjonen. Lovutvalget mener at dette forslaget skal føre til en klarere rollefordeling mellom sekretariatet og revisjonen samt forhindre dobbeltrolleproblematikk knyttet til sekretariatets arbeid. l definisjonen av revisjonsoppgaver i andre kapitler mener vi at utvalget selv legger opp til større dobbeltrolleproblematikk for revisor gjennom vid og vag definisjon av revisjonsbegrepet. Vi savner derfor en tydeligere begrepsavklaring generelt gjennom utredningen. Se også kommentarene knyttet til punkt FKT mener at beskrivelsen av eierskapskontroll (uten forvaltningsrevisjon i selskap) som ren revisjonsoppgave er mangelfullt definert i utredningen Eierskapskontroll i praksis Lovutvalget bygger på data hentet fra Rapporten Evaluering. Kontrollutvalg og kontro/lutvalgssekretariat (Deloitte 2014). Når vi ser nærmere på denne rapporten finner vi at det anslagsvis ble bestilt rundt 225 unike selskapskontroller i Norge i Dette er trolig en dobling siden 2008 (Nordlandsforskning, NFrapport nr. 4/2007). Deloitte har i sin rapport gjennomgått 10 utvalgte selskapskontroller. 5 fra sine utvalgte kommuner og 5 fra databasen til Norges kommunerevisorforbund (NKRF). De 10 utvalgte rapportene har Deloitte delt inn i tre varianter: «Selskapskontroll av eierskapsforvaltningen til kommunen», «forvaltningsrevisjon av et selskap» og «eierskapskontroll av et selskap». l den tredje varianten finner Deloitte at det gjennomgående har vært en utfordring å skille mellom

27 ii! eierskapsforvaltning på den ene side og det at en faktisk går inn og gjør vurderinger av driften i selskapet på den andre siden. Deloitte skriver at «Flere» rapporter innenfor den tredje kategorien har en tilsvarende tilnærming. Vi mener at dette grunnlaget ikke er tilstrekkelig til å begrunne en lovendring. Departementet bør vurdere om det er behov for en grundigere undersøkelse av rolleforståelsen knyttet til gjennomføring av selskapskontroll, før eierskapskontrollen blir gjort til en oppgave kun for revisjonen. Det er etter vår oppfatning viktig at en mulig lovendring er velbegrunnet. Se også kommentarene knyttet til punkt FKT mener at utredningen i liten grad bygger opp under et eventuelt behov for lovendringen de foreslår Omfang av og plan for selskapskontroll Utvalget foreslår at det skal lages en felles plan for forvaltningsrevisjon. Utvalgets vurdering er at det er hensiktsmessig å foreta en samlet risiko- og vesentlighetsvurdering for den virksomheten som skjer i kommunen og den virksomheten som skjer i kommunale selskap. Vi er uenig i at dette er hensiktsmessig, fordi disse risiko- og vesentlighetsvurderingene er svært forskjellige. Vi mener det er mer hensiktsmessig å foreta særskilt risiko og vesentlighetsvurderinger av selskapene med sikte på å tydeliggjøre både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. FKT mener at det må utarbeides uavhengige risiko- og vesentlighetsvurderinger for den virksomheten som skjer i kommunen og den virksomheten som skjer i kommunale selskap. Med vennlig hilsen 7 H,, "; V ',, /Ej { <;'{,( Hzuw/ Z [( l/gwggyr Benedikte Muruvik Vonen Styreleder

28 s! O Kommunal- og moderniseringsdepartementet Oslo, 7. oktober 2016 Høring NOU 2016:4 Ny kommunelov Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) viser til høringsbrev datert l6, om NOU 2016:4 Ny kommunelov. I vår høringsuttalelse vil vi benevne kommune og fylkeskommune som kommuner, og kommunestyre og fylkesting som kommunestyre. Vi har følgende kommentarer til de enkelte paragrafene: Kap. 7 Valg til folkevalgte organer 7-3 Utelukket fra valg I paragrafens første ledd bokstav e går det fram, at «den som har ansvaret for regnskapsfunksjonen i kommunen eller fylkeskommunen» er utelukket fra valg. Vi antar at dette er en bestemmelse som henger igjen fra tidligere og som ikke lenger har relevans. Kap. 14. Økonomiforvaltning mv. NKRF støtter at det etableres et nytt resultatbegrep, eller at begrepet netto driftsresultat flyttes slik at det blir et resultat etter bruk av og avsetning til bundne fond. NKRF mener den foreslåtte beregningsmodellen for minimumsavdrag på lån, jf. NOUen pkt gir et mer forsvarlig nivå på minimumsavdraget og støtter forslaget. Norges Kommunerevisorforbund - på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr.: MVA Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B. 3 elg E-post: post@n1»4rf,no Kontonr.: Ol l5 OSLO Web: \\\\\\',nkrf,n0

29 14-2 Kommunestyrets og fylkestingets plikter Vi støtter at kommunen skal ha plikt til selv å fastsette finansielle måltall i økonomiplanemjf. NOUen pkt Nøkkeltallene bør minst omfatte krav til netto driftsresultat i prosent av sum driftsinntekter. I tillegg bør det settes måltall for størrelsen på langsiktig gjeld i prosent av sum driftsinntekter Om konsolidert regnskap Det foreslås å lovfeste utarbeidelse av et samlet regnskap for kommunen som juridisk enhet. Det bør klargjøres hvilken status det konsoliderte regnskapet skal ha i forhold til kommunenes eget regnskap. Dagens årsregnskap for kommunene er omfattende med flere regnskapsskjema og oppstillinger. Slik lovteksten er framsatt vil alle kommuner med kommunale foretak ha plikt til å utarbeide et konsolidert regnskap i tillegg til kommunens eget regnskap, som skal fastsettes særskilt i kommunestyret. Dette gir et svært omfattende regnskap som kan være krevende for kommunestyret å forholde seg til. Vi anbefaler at det kreves utarbeidet en konsolidert oppstilling, og at dette blir et obligatorisk vedlegg til kommunens regnskap. Slik vil politikerne få den nødvendige oversikt over den samlede virksomheten, uten at det blir tvil om hvilke regnskap som skal vedtas. Det bør utarbeides en mal for utforming av det konsoliderte regnskapet, og i tillegg avklares hvilken revisjon som skal foretas. Om inndekning av merforbruk NKRF støtter ikke forslaget om at det administrativt, så langt det er midler, dekkes eventuelt merforbruk før regnskapet avlegges. En slik ordning kan medføre manglende informasjon om det reelle årlige resultatet. Med bakgrunn i kommunestyrets overordnede ansvar for budsjett og regnskap, mener vi at beslutning om inndekking av merforbruk må ligge til kommunestyret, evt. at det bør klart fremkomme hva som er årets reelle resultat, og hvordan et merforbruk skal dekkes. Dette vil tydeliggjøre kommunestyrets ansvar for den helhetlige økonomien i kommunen. Enten bør en beholde dagens ordning, eller endre lovforslaget slik at administrasjonens forslag til dekning av merforbruk klart framkommer Årsberetning Vi støtter forslaget om at pliktige opplysninger til årsberetningen jf. lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk, skal inntas i en egen pliktig del først i årsberetningen. Øvrig frivillig omtale av kommunen bør inntas i en del 2. Vi mener at den pliktige delen til årsberetningen bør være avlagt tidligere enn 31. mars, som er dagens frist, da dette er kjent informasjon allerede tidlig ijanuar. l tillegg kommer de foreslåtte endringene i regnskapsrevisjonens innhold, forslaget til 24-5, der revisor i revisjonsberetningen også skal uttale seg bl.a. om årsberetningen gir dekkende opplysninger om vesentlige beløpsmessige avvik fra årsbudsjettet og om avvik fra premissene for bruken av bevilgningene. Denne tilleggsoppgaven vil medføre noe mer ressurser i den avsluttende regnskapsrevisjon. 2

30 14-14 Låneformål og vilkår for å ta opp lån Vi støtter utvalgets flertall i at investeringstilskudd til andrejuridiske enheter ikke skal kunne finansieres med kommunens kapitalinntekter, men fortsatt må finansieres over drift. l NOUen s. 240 i kapittelet «Regnskapsføring av flerårige tilskudd til andre», presiserer utvalget at anordningsprinsippet etter ny lov ikke må forstås slik at en forpliktelse til å yte tilskudd over flere år skal utgiftsføres i sin helhet når forpliktelsen oppstår (avtaletidspunktet), men at tilskuddet utgiftsføres etter hvert som tilskuddene overføres til mottaker. Vi antar at det vil være behov for en nærmere presisering, slik at dette ikke er å forstå som en generell tolkning av anordningsprinsippet. En presisering kan være at tilskuddet er knyttet til et aktivitetskrav for tilskuddsmottaker (motytelse). Et eksempel kan være en forening som får årlig tilskudd i fem år for å kjøre opp skiløyper i samme periode Lånefmansierte aksjer i eiendomsselskap NKRF støtter at aksjer i 100 % kommunalt eiendomsselskap bør kunne lånefmansieres, jf Slik bestemmelsen er utarbeidet i 14-15, 3.ledd vil lånegjelden på disse aksjene inngå som langsiktig gjeld ved beregning av minste tillatte avdrag, mens bokført verdi aksjer ikke vil inngå. Vi mener dette er riktig, dvs. at lånet må avdras og at låneavdraget blir litt større enn om aksjene hadde blitt med som anleggsmiddel i brøken. Aksjene er ikke avskrivbare, og det er riktig å ikke ta disse inn. Bestemmelsen om minste avdrag i sier at sum anleggsmidler er avskrivbare anleggsmidler, og aksjer avskrives ikke Garantier Bestemmelsen skiller ikke mellom langsiktige garantier som går over mange år (tippemidler og andre investeringsprosjekter) og garantier til musikkfestivaler, idrettsarrangementer osv. der garantien er en driftsgaranti. Driftsgarantier og garantier som overveiende sannsynlig må innfris, bør ikke kunne lånefrnansieres ved innfrielse, men bør pålegges å finansieres over drift. Kap. 19. Kommunalt oppgavefellesskap 19-1 Kommunalt oppgavefellesskap I kommentarene til 19-1 står det at oppgavefellesskap kan benyttes til enkle og mindre omfattende samarbeid, som samarbeid om bl.a. kontrollutvalgssekretariat. NKRF mener det er viktig at kontrollutvalgets sekretariat er selvstendig og uavhengig av kommunens administrasjon på lik linje med et revisjonsselskap, og mener at sekretariater og revisjoner som eventuelt etableres som oppgavefellesskap, kun skal kunne bli organisert som egne rettssubjekter. At et sekretariat eller en revisjon skal måtte ha myndighet fra eierne for å kunne ansette, si opp eller suspendere ansatte synes å være veldig upraktisk og uhensiktsmessig. 3

31 Kap. 20. Vertskommune 20-9 Kontrollutvalgets myndighet i en vertskommune Av paragrafen framgår det at kontrollutvalget i vertskommunen skal føre kontroll med virksomheten i vertskommunen på vegne av alle deltakerne i vertskommunesamarbeidet. Det bør foretas en avklaring om, eventuelt hvordan, kontrollutvalget skal rapportere til de øvrige deltakerkommunene. Kap. 23. Kontrollutvalg Kapittel 23 skal gi en overordnet beskrivelse av kontroll- og tilsynsordninger med kommunen. Lovendringen i 2004 innebar bl. a. at kontrollutvalgene fikk et uavhengig sekretariat, og førte til at kontrollutvalgenes arbeid endret seg. Vår hovedinnvending er at kapitlet ikke gjenspeiler den rollen som sekretariatene har, for å gi viktig faglig støtte til kontrollutvalgene. Kontrollutvalgene har en viktig rolle i kommunens egenkontroll som ivaretas gjennom sekretariatene. Det har skjedd en stor utvikling siden ordningen med eget sekretariatet ble innført, med mer profesjonelle sekretariater med mye kompetanse. Revisor er etter lovendringen en leverandør som hovedsakelig leverer sine tjenester gjennom kontrollutvalget. NKRF mener det er viktig at sekretariatenes rolle og oppgaver utdypes mer i en lovproposisjon som vil komme, slik at ikke det som er omtalt i NOUen vedrørende sekretariater blir stående som en rettskilde. Ansvar og oppgaver for kontrollutvalget og dets sekretariat Lovendringen i 2004 førte til at utvalgene i prinsippet jobber etter en bestillerutførermodell. Denne modellen burde vært noe mer omtalt i NOUen. NKRF mener at det er en viktig rollefordeling at kontrollutvalget har ansvaret for de overordnede analysene og planene for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll/selskapskontroll (bestillingsgrunnlaget) og at revisor er den som utfører vedtatte planer (bestillingen). For å rendyrke bestiller-utførermodellen, slutter NKRF seg til forslaget om at eierskapskontrollen skal utføres av revisjonen. Av samme grunn er det viktig at de lovpålagte planene for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll/selskapskontroll utarbeides av sekretariatet. I NOUen fremstilles kontrollutvalgets sekretariat som et rent <<møtetilretteleggingsorgan>> på samme måte som andre sekretærfunksjoner i kommunen. Kontrollutvalgssekretariatene er tillagt en mye mer omfattende rolle. Det er kontrollutvalgene som i detalj bestemmer hva sekretariatet skal utføre. Selv om sekretariatenes oppgaver og profil varierer, utfører de fleste følgende arbeidsoppgaver (jf. Deloittes utredning) Saksbehandling Utredning Administrasjon Rådgivning Koordinering/bindeledd Sekretariatet skal være utvalgets operative ledd, foreta utredninger av for eksempel valg av revisjonsordning, påse at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at 4

32 utvalgets vedtak blir iverksatt, i tillegg til å være et møtetilretteleggingsorgan, jfr. 20 i forskrifi om kontrollutvalg. Kommunelovutvalget drøfter sekretariatets ansvar for vurdering av saker som kommer fra revisjonen. Også i slike saker skal sekretæren foreta en vurdering av om saken er forsvarlig utredet. For forvaltningsrevisjonsrapporter betyr det bl.a. å påse at revisjonen er gjennomført i samsvar med vedtak/bestilling og RSK 001, herunder at det er redegjort for relevante revisjonskriterier og at administrasjonssjefens uttalelse er inntatt i rapporten. I dette ligger det løpende vurderinger og bidrar til å kvalitetssikre saker til behandling i kontrollutvalget. Disse vurderingene er også ledd i kontrollutvalgets tilsyn med revisor. Det kan derfor ikke være riktig å hevde at sekretariatet ikke skal vurdere om revisors leveranser holder faglig kvalitet (NOU , 6. avsnitt). Revisor har naturligvis et selvstendig ansvar for de samme forholdene, og mere generelt at revisjonsarbeidet utføres i samsvar med faglige standarder og god kommunal revisjonsskikk. I NOUen uttales det videre at sekretariatet ikke under noen omstendighet kan fremskaffe opplysninger om en kommunes praksis og vurdere den opp mot f.eks. vedtak eller lov/forskrift. Det må være anledning for sekretariatet til å innhente fakta og praksis og foreta vurderinger opp mot bestemmelser og vedtak. Avgrensningen mot forvaltningsrevisjon er at dette ikke er systematiske vurderinger av større omfang, jfr. gjeldende lov 77 nr. 4 og RSK 001. Kompetansekrav NOUen diskuterer om det er riktig å innføre kompetansekrav til sekretariatet. Utvalget konkluderer med at det ikke bør innføres kompetansekrav, og begrunner dette med at dette vil innebære en for sterk inngripen i det kommunale selvstyret. NKRF foreslår at spørsmålet om kompetansekrav i sekretariater utredes nærmere og Planer for forvaltningsrevisjon, eierskapskontroll, selskapskontroll Lovutvalget foreslår at det skal lages særskilte planer for hhv. forvaltningsrevisjon, herunder undersøkelser i heleide selskaper, og eierskapskontroll. Det kan være hensiktsmessig og kostnadseffektivt at forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller vurderes og utarbeides i en samlet prosess. Det kan bidra til felles og ensartet vurdering av risiko og vesentlighet. Ofte vil det da utarbeides én samlet plan for disse oppgavene. Men det kan også være fomufiig å lage to planer hvor eierskapskontroll og/eller selskapskontroll samles i en egen plan og for forvaltningsrevisjon i en særskilt. Etter vår oppfatning bør kommunestyret/kontrollutvalget selv kunne bestemme om det skal utarbeides én eller flere planer. Forvaltningsrevisjonens innhold I den foreslåtte 23-3 er forvaltningsrevisjonen definert,jfr. gjeldende lov 77 nr. 4. Revisjon av intern kontrollen i økonomiforvaltningen er tatt ut i den foreslåtte bestemmelsen. I stedet er det foreslått såkalt forenklet etterlevelseskontroll i Vi støtter forslaget om en årlig, pliktig etterlevelseskontroll, men vil likevel understreke at en slik forenklet revisjon ikke kan erstatte forvaltningsrevisjon rettet mot viktige bestemmelser. Forvaltningsrevisjonen vil ofte gå dypere og kan i større 5

33 grad bidra til læring i kommunen. Forslaget kan innebære en risiko for at mer grundig forvaltningsrevisjon på svært viktige områder erstattes av mer summarisk revisjon og stiller spørsmål ved om det er klokt å endre beskrivelsen av forvaltningsrevisjonen i lovteksten. Utvalget viser til at etterlevelse av regler var hovedtemaet i over halvparten av forvaltningsrevisjonene i perioden Kontroll med om regler er fulgt er sentralt for kommunestyret og kommunens innbyggere. Utvalget foreslår at det skal fremgå av lovteksten at «regeletterlevelse» er en del av hva forvaltningsrevisjon må dekke. Utvalget tar samtidig ut de to siste ordene i nåværende definisjon «og forutsetninger» som har vært et viktig grunnlag for etterlevelsesrevisjon til nå. Dette tillegget har imidlertid også sikret at andre premisser har blitt ivaretatt i revisjonen. Det er derfor viktig at dette ikke strykes. Omfang av forvaltningsrevisjon Kommunelovutvalget gir uttrykk for at forvaltningsrevisjonen bør økes, og vi deler dette synspunktet. Forvaltningsrevisjon er viktig for demokratisk/folkevalgt kontroll og læring. Samtidig går imidlertid utvalget inn for å sløyfe dagens krav om årlig forvaltningsrevisjon. Vi er enig i at antall revisjoner ikke er et presist mål på omfanget av forvaltningsrevisjon, men er likevel usikker på om dette er et tilstrekkelig vektig argument for å fjeme kravet. Kommunene skal gjennomføre offentlige oppgaver i samsvar med lov og vedtak. Hvordan disse oppgavene gjennomføres, må etter vår mening være gjenstand for årlig revisjon i alle kommuner. Fjeming av minimumskravet, uten innføring av andre krav til volum ellerjevnlig forvaltningsrevisjon i kommunestyreperioden, vil etter vår oppfatning øke sannsynligheten for at forvaltningsrevisjon nedprioriteres. Vi mener forvaltningsrevisjon bør forbli en obligatorisk kontrollforrn som minimum gjennomføres årlig, og at dette bør gjenspeiles i lovteksten Innsynsrett i heleide selskaper Innsynsretten i aksjeselskaper som er heleid av én eller flere kommuner foreslås videreført i Vi foreslår at bestemmelsen utvides til å gjelde selskaper hvor også staten er inne som eier sammen med kommuner og/eller IKSer. Vi foreslår i tillegg at bestemmelsen også skal gjelde for samvirkeforetak der medlemmene er de samme som angitt i paragrafens a-d og staten blir tatt inn i oppramsingen. 23-6, siste ledd Innsynsrett i andre virksomheter Kommunelovutvalget foreslår at kontrollutvalgets og kommunerevisjonens innsynsrett utvides til å omfatte «... andre virksomheter som utfører oppgaver på vegne av kommunene eller fizlkeskommunen. Innsynet og undersøkelsene skal imidlertid bare omfatte det som trengs for å undersøke om kontrakten er oppfi/it.» se forslag til ny lov 23-6 siste ledd og Viktige kjerneoppgaver i kommunene utføres til dels av andre enn kommunen selv. I slike tilfelle er det svært viktig at kommunen sikrer seg nødvendig styring og kontroll bl.a. ved tilstrekkelig spesifiserte krav om omfang, kvalitet, innsyn og oppfølging i 6

34 konkurransegrunnlag og kontrakter. I tillegg må kommunen sikre seg at disse kravene faktisk blir oppfylt bl.a. ved kontroller fra kommunens side. Det er også på dette området kommunens administrasjon som skal ivareta kontroll og oppfølging av kommunens leverandører; det er ikke revisjonen som i første omgang skal dekke kommunens behov. Revisjonen vil i utgangspunktet rettes mot kommunens oppfølging. I visse situasjoner kan det likevel være behov for å gjennomføre revisjon dersom kommunens oppfølging «... viser seg å ikke være tilstrekkelig til å sikre kommunens kontrollbehov» som utvalget sier i pkt Forslaget innebærer likevel at denne revisjonen kun rettes mot oppfyllelsen av kontrakten Sekretariat Tilsvarende bestemmelse som er gitt i 24-2 om revisors taushetsplikt bør også legges inn under Kap. 24. Revisjon Generelt om regnskapsrevisjonens oppgaver Av NOUen fremgår det at lovforslaget for en stor del er ment å være likelydende med tilsvarende regler i revisorloven for å markere at regnskapsrevisjon i kommuner tilsvarer regnskapsrevisjon i privat sektor. Der det er ønskelig at regelverket forblir likt for regnskapsrevisjon i kommunal og privat sektor, er det viktig at lovgiver tar høyde for kommende endringer i revisorloven i det videre arbeidet. Revisor- og regnskapsførerlovutvalget skal etter planen legge frem sin innstilling om revisorloven våren Fra folkevalgte ytres det ofte ønske om å kunne velge samme revisor for kommunen og alle kommunens selskap, uavhengig av selskapsform. For å møte dette ønsket bør det innføres en bestemmelse om at kommunens revisor også kan velges til revisor for kommunalt heleide aksjeselskaper og aksjeselskaper som eies av kommuner og stat i fellesskap. Utvalget foreslår å utvide regnskapsrevisjonens innhold til også å avgi en uttalelse basert på moderat sikkerhet for bevilgningskontroll. Denne uttalelsen skal gis i revisjonsberetningen. Utvalget har her ønsket å tydeliggjøre og også øke omfanget av den ordinære finansielle revisjonen i kommunene. Vi kommer nærmere tilbake til dette nedenfor. vi. I tillegg foreslår utvalget å legge en årlig oppgave om forenklet etterlevelseskontroll med økonomiforvaltningen til regnskapsrevisjonen. Dette skal være en egen oppgave og rapportering, og ikke som en del av den finansielle revisjonen som rapporteres i revisjonsberetningen. Ansvaret for oppgaven legges til regnskapsrevisjonen under en forutsetning om at regnskapsrevisor har en årlig revisjon av hele kommunens økonomiske virksomhet/regnskap, og tangerer flere av områdene som tenkes innlemmet i kontrollen som regnskapsrevisjonen skal omfatte. Vi forutsetter dermed at utvalget har vurdert dette til å være den mest kostnadseffektive måten å gjennomføre endringen på, gitt en forutsetning om at vurderingene og kontrollen skal gjennomføres årlig. Vi kommer nærmere tilbake til dette nedenfor. 7

35 Det er vesentlig at kommuneloven benytter begrepet revisor og ikke innfører begrepet godkjent revisor, idet kommunale revisjonsenheter ikke kan godkjennes av Finanstilsynet, og det heller ikke finnes noen annen godkjenningsordning. Det vises for øvrig til vår kommentar til forslagets Attestasjon av ulike oppgaver til offentlige myndigheter Kommunal revisjon må sikres muligheten til å utføre og attestere attestasjonsoppdrag til offentlige myndigheter. Revisors signaturer i særattestasjoner til offentlige myndigheter blir stadig mer digitaliserte. Signaturrett i Altinn tildeles revisjonsenhetene basert på organisasjonsnummer. Så lenge det ikke kreves signatur fra godkjent revisor/revisjonsselskap er dette uproblematisk, da kan den kommunale revisjonsenhetens organisasjonsnummer benyttes. Dersom det i lov/forskrift eller fra oppdragsgiver kreves underskrift fra «godkjent revisor/ revisjonsselskap» er dette problematisk for kommunale revisjonsenheter, da disse etter revisorloven ikke kan godkjennes som revisjonsselskap under Finanstilsynet, jf. omtale over. Det er viktig at det finnes en løsning som gjør det mulig for kommunens valgte revisor og utføre slike attestasjonsoppdrag. Ekstern kvalitetskontroll med revisor Utvalget drøfter i etablering av en ekstern kvalitetskontroll. Etter NKRFs oppfatning vil en vurdering av kvaliteten på revisors utførelse av oppdraget kreve en profesjonell kvalitetskontroll som går ut over det som kan forventes av kontrollutvalgets tilsyn med revisjonen, jf. forslag til Utvalget anbefaler at departementet får ansvaret for å forvalte en nasjonal ordning for ekstem kvalitetskontroll. NKRF støtter forslaget Valg av revisor Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid eller inngå avtale med annen revisor. Kommunestyret eller fylkestinget velger selv revisor. Vedtak etter første og andre ledd treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Det bør komme klart fram når kontrollutvalget har innstillingsrett. Dersom kommunen eller fylkeskommunen velger interkommunalt samarbeid, kan dette ha ulike former. Det kan dreie seg om et interkommunalt selskap, jf. Lov om interkommunalt selskap, oppgavefellesskap eller samvirkemodell. Ved valg av oppgavefellesskap må det gå klart fram at et slikt selskap må være et eget rettssubjekt, jf. vår kommentar til lovforslagets kap. 19. Kontrollutvalgets innstillingsrett bør også omfatte de tilfellene der et interkommunalt samarbeid om revisjon endrer selskapsform. I slike tilfeller kan utvalget pålegges å innhente kommunedirektørens uttalelse om selskapsrettslige spørsmål knyttet til valg av selskapsform Revisjonens ansvar og myndighet 8

36 I forslagtil lov er det er ikke foreslått kompetansekrav til hverken ansvarlig regnskapsrevisor eller forvaltningsrevisor. Det må sikres at den oppdragsansvarlige revisor både innenfor regnskapsrevisjon, etterlevelsesrevisjon og forvaltningsrevisjon har tilstrekkelig kompetanse, og at dette følger kompetanseutviklingen for øvrig. For oppdragsansvarlig for regnskapsrevisjon mener NKRF at det må stilles utdanningskrav som tilsvarer kravene i revisorloven. For oppdragsansvarli g revisor innenfor både etterlevelsesrevisjon og forvaltningsrevisjon må det stilles tilsvarende utdanningskrav, altså masterutdanning. Dette vil gi bedre metodekunnskap og gjennom det økt kvalitet. Et kompetansekrav kan ev. tas inn i forskrift, jf. forslagets 24-2, siste ledd. Det må stilles krav om relevant praksis både innenfor regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Praksis fra offentlig forvaltning må telle fullt ut. NKRF mener generelt at likeverdig praksis skal telles likt, uavhengig av om praksisen er opparbeidet i offentlig eller privat sektor. Regnskapsrevisjon i offentlig sektor utføres etter de samme revisjonsstandarder som revisjon i privat sektor. De kommunale revisjonsenhetene utfører revisjonen på det samme faglige grunnlaget. Kravene til revisjon etter kommuneloven tilsvarer i flere henseender reglene i revisorloven, inkludert regler om revisorskifte, uavhengighet, taushetsplikt og opplysningsplikt og om skriftlig påpekning av forhold overfor ledelsen. Hvitvaskingsloven gjelder også for revisor som er ansvarlig for revisjon av regnskapet for kommune og kommunalt foretak, jf. hvitvaskingsloven 4 annet ledd nr. l. Vurdering av merverdiavgift er lang på vei den samme i kommunal og privat virksomhet. Om skatterettslige forhold kan det videre trekkes frem at selv om kommuner og fylkeskommuner ikke har selvstendig skattepliktig inntekt, vil kommuner og fylkeskommuner normalt ha skatteplikt for nærmere angitt virksomhet. Vurdering av skatteplikt for slik virksomhet vil være den samme som i private foretak. Mange kommunale revisjonsenheter utfører i dag også revisjon av andre foretak, slik som kommunale foretak, interkommunale selskaper, kirkelige fellesråd, stiftelser og foreninger. Enkelte av disse foretakene avlegger regnskap etter regnskapsloven og enkelte driver skattepliktig virksomhet. For enkelte av foretakene vil en kommunal revisjonsenhet ha plikt til å trekke seg fra oppdraget på tilsvarende måte som etter revisorloven. Revisor har også visse bekreftelsesoppgaver som tilsvarer revisorbekreftelser etter aksjeloven, inkludert bekreftelse av tingsinnskudd i interkommunale selskaper. Offentlig virksomhet er svært variert, fra ren tjenesteyting på ulike områder til virksomhet som nærmer seg næringsvirksomhet, som for eksempel anleggsvirksomhet, utbygging og utleie. Det medfører at revisjonsarbeidet innenfor en kommune eller fylkeskommune blir variert med ulike risikoforhold for ulike deler av virksomheten Regnskapsrevisjonens innhold bevilgningskontroll Nåværende kommunelov gir regnskapsrevisor oppgaver vedrørende budsjett og budsjettavvik. Utvalget drøfter på NOUen side 330 dagens praksis og konkluderer med at tolkning og utførelse av oppgaven har vært uklar, og det er usikkert om innholdet har ligget på det nivå lovgiver opprinnelig har ønsket. Utvalget foreslår derfor en presisering og utvidelse av oppgavene til regnskapsrevisor. Revisor skal, i henhold til forslag til 24-5, se etter om årsberetningen gir dekkende opplysninger om vesentlige «j» 9

37 avvik fra budsjettet, også om vesentlige avvik fra kommunestyrets premisser for bruken av bevilgningene. NOUen gir enkelte eksempler på hva utvalget mener med forslaget, men det er fortsatt uklart hvor langt oppgaven til regnskapsrevisor skal gå. Slike avklaringer må enten gjøres i forskrift eller gjennom arbeidet med god kommunal revisjonsskikk. l merknader til 24-5, tredje ledd. om bevilgningskontroll fremgår følgende: «Revisor skal se etter om det i årsregnskapet foreligger vesentlige avvik fra årsbudsjettet som det skal redegjøres for i årsberetningen (.. ) Oppgaven retter seg både mot vesentlige avvik fra årsbudsjettets talldel og mot premisser for bruken av bevilgningene.» Intensjonen er å skape tillit til at årsberetningen ikke mangler opplysninger om vesentlige brudd på kommunestyrets budsjettvedtak, og dermed styrke årsberetningen som verktøy for kommunestyrets styring og budsjettoppfølging. Dette er foreslått som en uttalelse med moderat sikkerhet. Det er i lovforslaget og NOUen i liten i grad knyttet sammenheng mellom revisors bekreftelse og ledelsens ansvar for bevilgningskontroll og rapporteringen av denne. Denne ansvarsfordelingen må fremgå tydeligere i loven eller forarbeidene. Det er etter NKRFs oppfatning viktig at revisor retter kontroller mot årsberetningen og kommunens forklaring til vesentlige budsjettavvik. Det foreliggende forslaget har ordlyden «dekkende opplysninger om vesentlige avvik fra årsbudsjettet». Ordet «dekkende» brukes også i konklusjonsavsnittet i revisjonsberetningen om den finansielle stillingen. NKRF mener det ville være en fordel om det ble funnet et annet ord enn «dekkende» i lovteksten, siden man her har en uttalelse med moderat sikkerhet. Ordet «dekkende» er allerede benyttet på annet område i lovtekst og beretning for uttalelse med høy sikkerhet, revisjonsberetningen. Det kan være en kommunikasjonsmessig utfordring å inkludere elementer med moderat sikkerhet i beretningen, da revisjonsberetningen etter standardene er en bekreftelse av regnskapet og opplysningene i beretning. For brukerne kan det være vanskelig å forstå disse nyansene. Oppgaven kunne alternativt vært løst med paralleller til det man ser i tilsynet med finansinstitusjoner mv. (finanstilsynsloven) og forskrift om risikostyring og internkontroll av 22. september Her avgir revisor en egen uttalelse på etterlevelse av forskriften til virksomheten. Det fremgår ikke av NOUen om denne muligheten er tilstrekkelig drøftet. Med forslaget slik det ligger, vil det bli en viktig oppgave for god kommunal revisjonsskikk å foreta de nødvendige avgrensinger og for revisorene å kommunisere dette med brukeme. Videre foreslår utvalget at regnskapsrevisor skal kontrollere kommunedirektørens rapportering om vesentlige avvik fra budsjettpremissene. Som nevnt innledningsvis har utvalget her ønsket å tydeliggjøre og også styrke regnskapsrevisors rolle. Det fremkommer av NOUen at kontrollen skal rette seg mot vesentlige disposisjoner som ikke har budsjetthjemmel og vesentlige mangler i gjennomføringen av vedtatte tiltak. Det er gitt noen eksempler i NOUen på hva som omfattes av kontrollen, bl.a. om midler har blitt benyttet til et annet formål enn det bevilgningen er gitt til, om midler har blitt benyttet innenfor sitt formål, men på en annen måte enn det kommunestyret har bestemt, eller om deler av bevilgningene står ubrukt. l0

38 Utvalgets intensjon synes å være at man ved enkle kontroller skal kunne gi merverdi. For at denne intensjonen skal oppnås er det viktig å gjøre gode og tydelige avklaringer av hvor langt regnskapsrevisors årlige kontroll skal gå, og hvor forvaltningsrevisjon vil være riktig revisjonsfonn. Slike avklaringer må enten gjøres i forskrift eller gjennom arbeidet med god kommunal revisjonsskikk. Hvis revisor årlig skal foreta en enkel kontroll av om avviksforklaringene er dekkende og at det er redegjort for avvik fra premissene som ligger til grunn for budsjettet, bør det også kreves at årsberetningen redegjør for det samme. Forslag til 14-7 lyder nå: «Årsberetningen skal redegjøre for vesentlige avvik mellom årsbudsjett og årsregnskapet», mens revisors kontroll av det samme er mere detaljert beskrevet i Detaljeringsgraden om kommunedirektørens plikt bør minst være på samme nivå som revisors kontrollplikt. Vi viser for øvrig til kommentarene knyttet til Skriftlige påpekninger fra regnskapsrevisor Det er positivt at utvalget tydeliggjør innholdet i og mottaker av nummererte brev fra regnskapsrevisor. God kommunal revisjonsskikk sier at revisor normalt rapportererjevnlig til kommunedirektør og administrasjonen både under planlegging, gjennomføring og Sluttføring av revisjonen. l dette ligger også det som er nevnt i 24-7 punktene første ledd a-d. Denne kommunikasjonen skjer både muntlig og skriftlig. Vi stiller derfor spørsmål ved behovet for å lovregulere denne type kommunikasjon til den reviderte. Nummererte brev bør forbeholdes spesielle tilfeller, hvor revisor har tatt opp viktige feil og mangler, men som likevel ikke rettes eller løses. l slike tilfeller er det aktuelt å rapportere til kontrollutvalget, med gjenpart til kommunedirektøren børjusteres i samsvar med dette. I lovforslagets punkt d angis at revisor skal gi skriftlige meldinger om manglede redegjørelse i årsberetningen for vesentlige avvik mellom årsregnskapet og regulert budsjett. Teksten kan leses slik at det kun skal gis påpekninger dersom redegjørelsen mangler, dvs. er fraværende. Hvis det også skal påpekes hvis redegjørelsen er mangelfull eller misvisende, bør dette presiseres Forenklet etterlevelseskontroll med økonomiforvaltningen Utvalget foreslår at det innføres en lovpålagt forenklet revisorkontroll med etterlevelsen av bestemmelser og vedtak i økonomiforvaltningen. Vi stiller oss positive til at det årlig gjøres vurderinger og utføres en forenklet etterlevelseskontroll på økonomiområdet rettet mot vesentlige bestemmelser og vedtak etter en risikovurdering. Vi ser også at det kan være en effektiv bruk av ressurser å legge denne oppgaven til regnskapsrevisor. NOUen legger opp til at det, som i dag, både kan gjennomføres forvaltningsrevisjon av økonomiforvaltningen og forenklet etterlevelseskontroll av økonomiforvaltningen i regi av regnskapsrevisjonen. Kontrollforrnene vil for utenforstående kunne oppfattes som relativt like. Samtidig vil bl.a. metode og ressursbruk kunne være $1 ll

39 vesensforskjelli g. Dette kan skape utfordringer når det gjelder formidling av revisjonsresultater. NKRF mener deter viktig at grenseoppgangen mellom de ulike revisjonsformene avklares i arbeidet med god kommunal revisjonsskikk. Grenseoppgangen bør gjøres relativt tydelig i arbeidet med god skikk. Eksemplifisert ved anskaffelsesområdet, kan etterlevelse av lov og forskrift f.eks. utført som regnskapsrevisjon beskrives som å undersøke om systematikk og dokumentasjon foreligger, mens kvaliteten på rutiner og dokumentasjonen undersøkes nærmere i forvaltningsrevisjonen Innsynsrett i selskaper og liknende som utfører oppgaver for kommunen (jf. 23-6) Utvalget foreslår at kontrollutvalget skal ha innsynsrett og rett til å bestille undersøkelser også hos eksterne som ikke er heleide av kommunen (ev. sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner). I foreslås det at tilsvarende også gjelder for kommunens revisor, så langt det passer. Ansvaret for utforming og oppfølging av kommunens kontrakter ligger hos administrasjonen. Det er meget viktig at det ikke skapes uklarhet om dette. Det innebærer at kommunen må ha tilstrekkelig klare kontrakter og foretar en kontraktsoppfølging som sikrer at kommunen får den tjenesten den har avtale om å få. Vi understreker at en eventuell innsynsrett hos eksterne leverandører må begrenses til innsamling av data i den hensikt å revidere hvorvidt avtalte oppgaver gjennomføres i tilstrekkelig omfang og med tilfredsstillende kvalitet. Selv med en slik avgrensning vil det kunne oppstå risiko for at taushetsbelagte opplysninger kommer på avveie, et spørsmål vi ikke kan se at utvalget behandler. Et særlig tilfelle i denne sammenhengen er kontrollutvalgets og revisors innsynsrett overfor kirkelig fellesråd. Vi kan ikke se at dette er omtalt i NOUen. Misligheter og feil Ansvaret for å forebygge misligheter og feil ligger hos kommunedirektøren og kommunens administrasjon for øvrig. Forebygge misligheter og feil I likhet med tidligere er revisors oppgaver knyttet til feil og misligheter lagt inn under regnskapsrevisjonen, jf. 24-5, 4. ledd under paragraftittel <<Regnskapsrevisjonens innhold». Revisjonsstandarden for forvaltningsrevisjon, RSKOOI, pålegger også forvaltningsrevisor et ansvar ved oppdagelse av misligheter. Vi legger til grunn at dette videreføres. Andre innspill bør avklares gjennom god kommunal revisjonsskikk I lovteksten, 24-7 andre ledd, ligger det en forutsetning om at saksforholdet skal nærmere klarlegges mellom første og andre nummererte brev til kontrollutvalget. Ordlyden kan indikere at kommunens revisor har et ekstra ansvar for at misligheter tas tak i og avdekkes/undersøkes utover det som fremkommer av revisjonsstandarden ISA 12

40 ; Dette bør utdypes og avklares i det videre arbeidet med god kommunal revisjonsskikk. Mislighetsrettede undersøkelser i heleide selskaper Det foreslås at det presiseres at kontrollutvalget og kommunens revisor skal ha adgang til misligrettede undersøkelser i heleide kommunale selskap. Vennlig hilsen Per Olav Nilsen styreleder 13

41 Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Mobil E-post: annysonderlandccgmolde.kommune.no Organisasjonsnr.: L») Kommunene i Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal: Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sted/ dato Anny Sønderland Molde AVVIKLING AV KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 MØRE OG ROMSDAL Kommunene tilhørende Kommunerevisjonsdistrikt 2 har gjort vedtak om å inngå i Møre og Romsdal Revisjon IKS, jf. vedlagte protokoller fra kommunestyremøtene. Møre og Romsdal Revisjon IKS tok over ansvaret for oppgaver og ansatte Styret for Kommunerevisjonsdistrikt 2 gjorde slikt vedtak i møte l6: l. Styret viser til kommunestyrevedtakene i kommunene i Kommunerevisj onsdistrikt 2 om å inngå som deltaker i Møre og Romsdal Revisjon IKS, og at selskapet blir valgt som revisor for kommunene. På bakgrunn av dette avvikles Kommunerevisj onsdistrikt Det fremmes en sak i de ni kommunestyrene om formell avvikling av Kommunerevisj onsdistrikt 2 Møre og Romsdal. Det sittende styret vil fungere som avviklingsstyre. 4. Overskudd/ underskudd fordeles på eierkommunene etter fordelingsnøkkel som tilsvarer størrelse på det årlige tilskuddet den enkelte kommune betalte i Styret for Kommunerevisj onsdistrikt 2 har følgende medlemmer og varamedlemmer: Fast medlem Varamedlem Kommune Leder Torbøm Rødstøl Arne H0 Rauma Ove Medalen Per Olav Eidseter Nesset Frank Lien Martin Louis L stad Molde Knut Sømælin Heidi Hø set Gemnes Martin K'ø stad Sivert Petter D kom Vestnes B'øm Steinland Liv Karin Meisal Sunndal Anita Ø e Halås Odd Ma ne Bolli Eide Ø vind Solem Inn unn Helmås Aukra Ottar Nerland Si rid Gendem Førtoft Fræna Kommunerevisj onsdistrikt 2 er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27. Det legges til grunn at i de tilfeller der eieme er enige om oppløsning av selskapet, kan dette skje når likelydende vedtak er fattet i alle de ni kommunestyrene. s Det arbeides for at selskapet avvikles snarlig. Deretter blir det sendt en melding til Brønnøysundregisteret slikt at selskapet blir slettet fra alle offentlige registre. Kommunerevisjonsdistrikt 2 1 Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Møre og Romsdal Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna Rådhusplassen l 6413 MOLDE

42 Når selskapet er revidert, vil det skje et oppgjør med kommunene. Styret i selskapet vil være i funksj on og ivareta avviklingen inntil oppgjør mot deltakerkommunene er sluttført og avviklingen av selskapet i sin helhet er gjennomført. I samråd med Kontrollutvalgssekretariatet i Romsdal kan saken behandles i kommunestyrene uten behandling i kontrollutvalget i forkant. På bakgrunn av dette foreslås det at kommunestyrene gjør slikt likelydende vedtak: 1. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal avvikles i det oppgavene ivaretas av Møre og Romsdal Revisjon IKS fra jf. kommestyrets vedtak i sak XXX om å inngå som deltaker i Møre og Romsdal Revisjon IKS. 2. Overskudd/underskudd i Kommunerevisjonsdistrikt 2 fordeles på eierkommunene etter fordelingsnøkkel som tilsvarer størrelsen på det årlige tilskuddet den enkelte kommune betalte i Med hilsen Torbj øm Rødstøl Anny Sønderland Styreleder konstituert daglig leder Kopi: Kontrollutvalgssekretariatet i Romsdal Kommunerevisjonsdistrikt 2 2 Molde, Aukra, Vestnes, Rauma, Sunndal, Møre og Romsdal Nesset, Gjemnes, Eide, Fræna Rådhusplassen MOLDE

43 ÅRIM Langelandsvegen ÅLESUND G nm 31. oktober 2016 Høyringsinstansane, jf. liste STRATEGI FOR ÅRIM - OFFENTLEG ETTERSYN I samband med etableringa av ÅRIM blei det fastsett ein strategi for overføring av oppgåver frå eigarkommunane til ÅRIM. Denne strategien blei i 2014 supplert med ein strategi for overtaking av dei bemanna miljøstasjonane. Hausten 2016 har ÅRIM hatt operativ selskapet. drift i fem år, styret foreslår no ein ny strategi for Representantskapet i ÅRIM har i møte 28. oktober 2016 vedteke at strategien blir lagt ut til offentleg ettersyn. Innhaldet i strategidokumenta Til grunn for strategiarbeidet ligg tre grunnlagsdokument: Grunnlagsdokument 1, Dette er ÅRIM - bakgrunn og organisering, er ei oversikt over etableringa av ÅRIM og ein presentasjon av korleis ÅRIM har organisert oppgåveløysinga i dag. Grunnlagsdokument 2, Rammevilkår og regelverk som regulerer avfallshandteringa i Ålesundregionen, gir ei oversikt over internasjonale, nasjonale, regionale og kommunale føringar for arbeidet med avfall og slam i ÅRIM. Grunnlagsdokument 3, Fakta om avfalls- og slamhandteringa i Ålesundregionen i dag, gir ei oversikt over kjeldesorteringsløysinga til ÅRIM, resultat og prisar for kundane. Hovudsatsingsområda På bakgrunn av grunnlagsdokumenta og måla som er utforma for selskapet, har styret identifisert fem hovudsatsingsområde for perioden Innanfor kvart av desse hovudsatsingsområda er det identifisert aktuelle tiltak i perioden s ÅLESUNDREGIONEN INTERKOMMUNALE MIUØSELSKAP IKS Langelandsvegen ÅLESUND-tlf oo i - org nr

44 1 Meir avfall til materialgjenvinning og gjenbruk Det viktigaste tiltaket i hovudsatsingsområde 1 er å innføre ei ny kjeldesorteringsløysing for ÅRIM. Ålesundregionen sine prestasjonar innan gjenvinning er svake i nasjonal samanheng. For å kunne nå måla om auka gjenvinning, er det nødvendig å innføre kjeldesortering av matavfall. Dette vil krevje endringar i dei daglege rutinene til innbyggjarane i Ålesundregionen. Selskapet har vurdert korleis ei slik endring skal gjennomførast, og konkluderer med at det vil vere fornuftig å kombinere innføring av kjeldesortering av matavfall med innføring av kjeldesortering av glas- og metallemballasje. Med den nye kjeldesorteringsløysinga vil store delar av Nordvestlandet, frå Nordfjord til Nordmøre, ha relativt like avfallsløysingar. Dette gir grunnlag for betre samordning på tvers av dei interkommunale avfallsselskap, både når det gjeld informasjon til innbyggjarane og når det gjeld behandling av ulike avfallstyper. 2 Meir effektiv innsamling og betre lokalrniljø Dagens innsamlingsordning for avfall krev mykje arbeidskraft. Det skjer eit skifte i avfallsbransjen, mot meir mekanisering og mindre manuelt arbeid. Busettingstrenden i heile ÅRIM er også at fleire bur tettare, noko som gjer det nødvendig å ta i bruk fellesløysingar for renovasjon. Å delta i dette skiftet, er hovudsatsingsområde 2 i strategien. Dei nye løysingane bidrar også til mindre tungtrafikk i bustadområde. 3 Mindre avfall meir til gjenbruk Eit overordna mål for avfallspolitikken er å hindre at avfall oppstår. Dette krev tiltak på mange samfunnsområde, men det er klårt at også avfallsselskapa har ei rolle i dette arbeidet. Dette er hovudsatsingsområde 3 i strategien. l tillegg til å drive aktiv informasjonsverksemd, bør ÅRIM også arbeide for at brukbare produkt som blir levert som avfall kan få «eit nytt liv» ved at dei blir formidla til aktørar som kan bruke desse på nytt. ÅRIM har også ei rolle i arbeidet med å redusere mengden avfall i havet; dette er særleg viktig i vår region. 4 Betre kommunikasjon Ein viktig grunn for eigarkommunane til å opprette eit felles avfallsselskap var å profesjonalisere kundekontakt og informasjon om avfall til dei innbyggjarane i Ålesundregionen. Dette er difor hovudsatsingsområde 4 i strategien. Ei ny kjeldesorteringsløysing vil krevje ein forsterka innsats på dette feltet. Det blir særleg viktig å vidareutvikle den innsatsen ÅRIM gjer mot framtidige kundar, det vil seie mot barn og unge. 5 Evaluering og vidareutvikling av ÅRIM som organisasjon ÅRIM har sidan selskapet blei etablert teke ansvar for dei områda selskapet blei oppretta for å handtere. Det er no viktig at eigarkommunane vurderer korleis selskapet kan nyttast til å løyse avfallsutfordringane mest mogleg effektivt. Dette er hovudsatsingsområde 5 i strategien. ÅRIM og eigarkommunane bør saman finne ut kva som er mest hensiktsmessig oppgåvefordeling og bruk av kommunale ressursar. I dag skjer det for mykje dobbeltarbeid; det er identifisert eit betydeleg effektiviseringspotensiale på dette feltet. 2

45 å Prosess fram mot vedtak Styret vil i høyringsperioden arbeide med å få fram ein meir detaljert fremdriftsplan. Når høyringsperioden er ferdig, får representantskapet saka til endeleg avgjerd saman med forslag til revidert budsjett og økonomiplan for Det blir lagt opp til at dette blir gjennomført på årsmøtet til ÅRIM i slutten av april ÅRIM er i omsetning det største interkommunale selskapet dei tolv medlemskommunane eig. ÅRIM ønskjer å nytte høyringsprosessen i kommunane til å få presentere selskapet generelt og strategien spesielt. Selskapet har allereie avtalt tidspunkt for presentasjonar i enkelte av kommunestyra. Vi håper at fleire av kommunane vil nytte seg av dette tilbodet. ÅRIM stiller også gjerne opp for å presentere strategien i andre fora. Høyringsfrist for strategien er 20. februar Forslag til strategi blir sendt til dei som er oppført på høyringslista som ligg ved. Høyringa er dessutan open for alle andre interesserte; høyringsdokumenta er tilgjengelege på Det er mogleg å gi fråsegn direkte til ÅRIM, desse sendast fortrinnsvis til 9ost@arim.no. Det er også mogleg å gi fråsegn på ÅRIM sine heimesider; På møtet i representantskapet 28. februar 2016 blei det gitt ein presentasjon av mål og tiltak i strategien. Ei utdrag av denne presentasjonen ligg ved. Med vennleg helsing 4/ Øystein Peder Solevåg Dagleg leiar 3

46 VEDLEGG: 1) 2) 3) 4) 5) 5) Høyringsliste Utdrag av presentasjon for representantskapet Forslag til strategi for ÅRIM Grunnlagsdokument i ÅRIM 1: Dette er ÅRIM bakgrunn og organisering. Grunnlagsdokument 2: Rammevilkår og regelverk som regulerer avfallshandteringa i Ålesundregionen. Grunnlagsdokument 3: Fakta om avfalls- og slamhandteringa i Ålesundregionen i dag. 4

47 Høyring av forslag til strategi for ÅRIM høyringsliste EIGARKOMMUNANE TIL ÅRIM: Giske kommune Haram kommune Norddal kommune Sandøy kommune Skodje kommune Stordal kommune Stranda kommune Sula kommune Sykkylven kommune Vestnes kommune Ørskog kommune Ålesund kommune ANDRE: å, Atle Viken AvfaIlNorge Avfallsforum Møre og Romsdal Biogass Møre AS Forbrukerrådet Framtiden i våre hender Fylkesmannen i Møre og Romsdal Haram Industrier AS Huseiernes Landsforbund HØST- Verdien iavfall AS J. O. Moen Miljø AS Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal Kommunerevisjonsdistrikt nr. 3 i Møre og Romsdal IKS Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal KS Bedrift Maskinentreprenørenes forening Miljøkvalitet AS Miljøservice AS Møre og Romsdal fylkeskommune Naturvernforbundet i Ålesund og omegn Nordfjord Miljøverk IKS Nordmøre Interkommunale Renovasjonsselskap IKS Norsk Gjenvinning AS Norsk Industri NTNU OBOS BBL RenoNorden AS Romsdalshalvøya lnterkommunale Renovasjonsselskap IKS Stranda Gjenvinning og Transport AS Stranda Hamnevesen KF Sunnmøre friluftsråd Sunnmøre kontrollutvalssekretariat IKS Sunnmøre Regionråd IKS Sunnmøre Transport AS Sykkylven Natur og Ungdom Søre Sunnmøre Reinhaldsverk IKS Tafjord Kraftvarme AS Vekst Ørskog AS Vestnes Renovasjon AS Volda Ørsta Reinhaldsverk IKS Ålesund Brannvesen KF Ålesund Natur og Ungdom Ålesund Parkering AS Ålesundregionens Havnevesen 5

48 Utdrag av presentasjon frå representantskapsmøtet 28. oktober 2016 n Å. o I o o L o n ou- I! '. '. o '; ' " o "o '. ;*..l I **. o I 0. o; I I.' o..: u.. s-a o o' o ' ;v. ;".?: Å" ' '. om o 'oos:r;='... o:. O!. > ' o. o ' '.: Z ". "..' n' 'a ' o; 3l.... C. ::... NÅ!-li I - I ' ' o '. ' '.. o. - *o '. o I I l o; I I 7: : :!::I.fl - II l ,, _ 6

49 2. Talet på samarbeid om kjeldesorteringsløysingar skal auke " E ll ll. I.II...l'l 'n.oo'. **. " I l e I ': l l % '. o. p-e- I f; i..! " ".. FJ I MÅLS ' ' ' ' " L ' '. ou o -ool;å * o;.ll n- l ""»!» II.; <...- I I I l. '.... I {'2 " q:. o; ' I. «I I '. 10:01: nn : I e ' : * "l - I'll I II 7

50 < *,P"ÅFJ*..=. 1EIJ % BI] =9 En *n 50 V 54} -;-..'.W. 5: I I ; Å P5 lg I '. O? v'rlr.scn1r:»'_-lens. pr.e.zsq-jr en ang l! n»: -J:-to -: srla ne l årslaäa c I Q Q II:-u l I. un..: ' u»..nu fl _... u. -- IJ III l drsfsspctenaa; $'f5?e41'dli-?f'33* I elf-5-ltimtql "Vo JV SKIN KOS! 8

51 å Hovudsatsingsområde 1 n.o - vå, s..., -e n III i. n :5 * -II '1 ". I'>xr"I i..... ø *o o-" -,. Q I C I. L! 9

52 '....'o.o r;- Resultater netto I-Jimanytte - matavfall "" = ' lux-hypp - å h E.;, i., l * l.i y ' å! En j, L lv'iv _y, >)ai}i"9 i "" "7 545 gne :7 Biogass bl drwsmf. : " I!=? ::?.~'*::w,, girsterst klirranytte. i ;... Uli-Hilm- 9* NMH» o. P- 0k"I.'tEJ.1'IlI; " b pbl Q. '.. C fl l I o I u '. fl o o o ;... '.. ' ;. ' o. ; o o :. o o ; o ' ; ;. o e $ s. l ' ' ' o o... ' ; ' o o I:--. ;-o o -;.. -o-.' o- o a; o ' ; ;. o o * o o o ; 10

53 inua=vnlai IC.. o HH, ll. H,. O I o. HFC-fil,.. uo.. uji,. u.. -.u o ni lo D uo U l Il ' I OlI N; I.l I'.. ila!.., zflxia. -'. I C. n o, ø..

54 Hovudsatsingsomréide 2 fl ': al" l l i iv IQ Hovudsatsingsområde 3 C ø... I. I q J A

55 Hovudsatsingsomréide 4 L å... III!. fi-.. v '. I. c v c «1 -..,.- ' f; T I ". l ' - 5'.-. " ". ': Hovudsatsingsområde 5 o Å -i Q. s. && ø <- III ' u. O..'f.l'.' O n..n. n I 'oo.'..*. o; in 13

56 v!= l I Ilo ,. 'n -. I." - n l'o' I. I n 4 f; o ø...0 o-l ' "... ' I"! o * n - ' '." no

57 Til Møre og Romsdal fylkeskommune og de øvrige medlemskommunene i Møre og Romsdal Revisjon IKS VARSEL OM INNKALLING TIL NYTT KONSTITUERENDE REPRESENTANTSKAPSMØTE I MØRE OG ROMSDAL REVISJON IKS. 4. mai 2016 ble det avviklet konstituerende representantskapsmøte i Møre og Romsdal Revisjon IKS i Kristiansund der alle vedtak i forbindelse med opprettelsen av det nye selskapet ble foretatt med enstemmig tilslutning. I forbindelse med den formelle registreringen av selskapet kom det fram at bystyret i Kristiansund kommune bare hadde godkjent at kommunen inngikk som deltaker i Møre og Romsdal revisjon IKS og at dette selskapet ble valgt som revisor for kommunen med virkning fra Bystyret hadde ikke med i sitt vedtak godkjenning av selskapsavtale og eieravtale. Dette forholdet skulle styringsgruppa for revisjonsprosjektet vært klar over og Kristiansund kommune burde varslet om manglene i sitt vedtak i bystyret. Dette betyr at vedtakene på konstituerende representantskapsmøtet ikke er gyldige. Det må derfor avholdes nytt konstituerende representantskapsmøte gitt at bystyret i Kristiansund kommune gir sin tilslutning til selskapsavtalen og eieravtalen slik alle de andre medlemskommunene har gjort. Bystyret i Kristiansund skal behandle saka i møte Under forutsetning av at det nødvendige vedtak blir gjort, vil det bli innkalt til nytt konstituerende representantskapsmøte som erstatning for det allerede innkalte representantskapsmøtet Saksdokumentene blir sendt ut til alle medlemmene straks vi har fått resultatet av behandlinga i Kristiansund bystyre. Dokumentene vil bli de samme som i møtet men med oppdatering av budsjett for 2017 samt vedlegg av møteprotokollen for møtet da en regner med at vedtakene i det nye møtet blir identiske med vedtakene i møtet Kristiansund, MØRE OG ROMSDAL REVISJON IKS (us) Asmund Utredningsleder Kristoffersen

58 VESTNES KOMMUNE Kontrollutvalet gjgyappe gggé-1535/05 Saksbehandlar: Jane Anita Aspen Dato: l6 Saksframlegg Utval ssaksnr Utval Møtedato PS 34/16 Kontrollutvalet ØRSKOGFJELL SKISENTER AS MØTEAVVIKLING Sekretariatet si tilråding Kontrollutvalet oppmodar om at Ørskogtjell skisenter AS og andre aksjeselskap som er heileigd av Vestnes kommune, følgjer kommunelova sine reglar om møteoffentlegheit. Bakgrunn for saka I kontrollutvalet sitt møte sak 31/16 Eventuelt tok utvalsleiar Stig Holmstrøm opp problemstillingar omkring Ørskogfj ell Skisenter AS. Leiar i kontrollutvalet hadde vorte kjent med at det vart halde ei ekstraordinær generalforsamling i Ørskogfjell Skisenter AS, utan at innkalling eller sakliste til møte hadde vorte offentleggjort. Vidare var leiar kjend med at styreleiar, som hadde kalla inn til møte, ikkje var tilstades, og at visstnok berre eit av styremedlemmene var til stades. Møteprotokollen frå kontrollutvalsmøte viser at utvalet si behandling var som følgjer: Kontrollutvalet si handsamin Nestleiar Gro Ødegård tok innleiingsvis opp til drøfting si eiga habilitet, då ho er svigerinne til eit av styremedlemmene i Ørskogfjell Skisenter AS. Utvalet (4 voterande) gjorde eit sarnrøstes vedtak om at Gro Ødegård er ugild til å delta i handsaming av denne saka jf. Forvaltningslova 6 1. ledd, bokstav b). Ødegård deltok då ikkje i den vidare handsaminga av denne saka. Kontrollutvalet diskuterte saka og gjorde ei vurdering om dette er ei sak utvalet ynskjer å følgje opp, og eventuelt kva problemstillingar som eventuelt skulle følgjast opp vidare. Problemstillingar som kom opp i diskusjonen var: o Har formannskapet som generalforsamling opptredd formelt korrekt i denne saka? o Har styret opptredd formelt korrekt? vi Kontrollutvalet sin konkluson Kontrollutvalet tar diskusjonen om Ørskogfjell Skisenter AS til orientering, og ber om at sekretariatet på bakgrunn av denne diskusjonen førebu sak til neste møte i Kontrollutvalet. Vedlagt saka følgjer: o Innkalling til ekstraordinær generalforsamling 5. september kl o Vedtektene for Ørskogfjell Skisenter AS o E-post datert l2.8.20l6 frå Geir Inge Lien, leiar av generalforsamlinga, til styreleiar Martin Kjøpstad med beskjed om å kalle inn til ekstraordinær generalforsamling

59 o Kommentar til Lov om aksjeselskaper (aksjeloven) 5-4,5-6 og 5-10 Utrykte vedlegg: o Aksjelova Kommunelova Uttale frå Sivilombodsmannen sak 2008/3 77 Protokoll frå generalforsamling Ørskogfjell Skisenter AS, l E-post frå styreleiar Martin Kjøpstad og o E-post frå styremedlem Knut Flølo datert o Protokoll frå kommunestyremøte sak 67/2016 o E-post frå dagleg leiar Odd Skjegstad til styreleiar datert VURDERING I Kommunestyremøte sak 67/2016 Ørskogfj ell skisenter søknad om auka aksjekapital, vart det gjort følgjande vedtak: Kommzmen aukar aksjekapitalen med kr ,-. Styret vert bedt om å komme med framlegg om korleis ein kan avvikle/selje selskapet på ein ryddig måte. Kommunestyret ber om å få lagtfram sak om dette på første møte hausten 2016, dette for at evt. kjøpar skal få tid til å klargjere anlegget for komande sesong. Styret har i dette vedtaket fått eit klart mandat, med ein tidsplan. Protokoll frå ordinær generalforsamling 13. juni 2016 sak 8, viser val av styre: Kari Kvithaug 2 år Knut Flølo 2 år Martin kjøpstad ikkje på val Styreformann: Martin Kjøpsråd, for ett år Alle val enstemmig Vedtektene til Ørskogfjell skisenter AS 8 seier følgjande: Ekstraordinær generalforsamling skal haldast når styret finn det nødvendig, eller når aksjonærar som representerer 25 % eller meir av aksjane krev det. Innkalling til ekstraordinær generalforsamling må skje med minst 8 dagars varsel. På ekstraordinær generalforsamling kan ein berre behandle saker som er nemnd i innkallinga. Ordførar Geir Inge Lien, som leiar av generalforsamlinga, bad styreleiar om å kalle inntil ei ekstraordinær generalforsamling Dette er i tråd med 8 i vedtektene som seier at aksjonærar som representerer 25 % eller meir av aksjane kan krevje det. I dette tilfellet eig kommunen 100 % av aksj ane Ekstraordinær generalforsamling (]) Styret kan bestenznze at det skal innkalles til ekstraordinær generalforsamling. (3 ) Dersom samtlige aksjeeiere samtykker til at det skal holdes ekstraordinær generalforsamling. kan generalforsarnlingen holdes uten vedtak/ra styret etterføizste ledd. Dersom det er styret som bestemmer at det skal innkallast til ekstraordinær generalforsamling, så skal det fattast eit formelt styrevedtak om dette. Sekretariatet tolkar det slik at det i dette tilfellet var innkalla etter 5-6 pkt. 3. Det var aksjonærane (leiar av generalforsamlinga) som bad om at det vart kalla inn til ei ekstraordinær generalforsamling, og då kan denne haldast utan vedtak frå styret etter 1. ledd.

60 Innkalling til ekstraordinær generalforsamling vart sendt ut av styreleiar Martin Kjøpstad på e-post l6, og soleis minst 8 dagar før møtet. På saklista står to saker: l. Rapport frå styret etter kommunestyrets vedtak om å legge selskapet ut for sal 2. Videre fremdrift. Oppfølging av interessenter eller se på andre altemativer. Styreleiar gav saman med innkallinga ein rapport om styret sin prosess med oppfølging av vedtaket og styret sin konklusjon. Det blir i innkallinga opplyst at styreleiar er bortreist på ferie den dagen ekstraordinær generalforsamling skal haldast, men at dei andre styremedlemmene og dagleg leiar vil vere tilstades. Innkallinga er sendt på e-post. Det er ikkje noko i vegen for å sende innkalling på e-post jf. kommentarar til aksjelova 5-10 Krav til innkallingen (Note 745). Styremedlem Knut Flølo seier at han opplyser til styreleiar at han kunne møte i møtet dersom det var snakk om eit informasjonsmøte, men ikkje ei ekstraordinær generalforsamling. Flølo gjev i e-post til sekretariatet uttrykk for at han har vore usamd i avgj erder som styret har gjort. Slik sekretariatet vurderer det, er det som er gjort i forkant av den ekstraordinære generalforsamlinga i tråd med lova: o Styret har arbeidd med eit mandat dei har fått frå styret. o Styret har gjennomført fleire styremøter o Leiar av generalforsamling bad om at det vart kalla inn til ekstraordinær generalforsamling o Innkalling til generalforsamling vart sendt ut minst 8 dagar før møtet o innkallinga innehaldt sakliste Når det gjelder avvikling av ekstraordinære generalforsamling, så seier aksjelova: 5-4. Ledelsens rett og plikt til å være til stede på generalforsamlingen (l) Holdes generalfoizsctml ingen.s'om mote, skal styrelederen og claglig leder være til stede. Ved gylcligforféill skal det utpekes en.stedfortrecler. Dersom.s'amtlige aksjeeiere samtykker, kan det gjores ztnntakjrctforste og annet punktum. Andre.s'tjv'etnedlen1n1ei' kan vaare til stede pa generaltorsainlingeit nar generalforsainlingen holcles som mote. 2) St rremedlemntene o davli leder har rett til a uttale se r a eneral orsamlinaen. ) o 8 å P 3 o Det er problematisk at ikkje styreleiar hadde høve til å møte, grunna ferie. Ved gyldig forfall skal det bli utpeika kven som møter i staden. Styreleiar har i innkalling til ekstraordinær generalforsamling utpeika at dei øvrige medlemmene møter i staden for styreleiaren. Styremedlem Knut Flølo mottsatte seg å møte på ekstraordinær generalforsamling, og styremedlem Kari Kvithaug hadde jobbreise, og kunne heller ikkje møte. Generalforsamlinga kunne også i møte samtykka til at det vart gjort unntak for at styreleiar møtte. Det kunne vere aktuelt dersom dei meinte at styreleiar si deltaking ikkje var naudsynt. I denne saka vurderer sekretariatet at styreleiar si deltaking var viktig, særleg då det var eit delt syn i styret på korleis oppdraget frå kommunestyret skulle ivaretakast. Aksj onæren kunne soleis krevje at styreleiar var tilstades på den ekstraordinære generalforsamlinga. Kommentarar til aksjelova Note ( 688) ved Tore Bråten. Noten er sist hovedrevidert ] 4. Møteplikten må ses i sammenheng med aksjeeiernes rett til informasjon på

61 generalforsamlingen etter Moteplikten er innskjerpet sanunenliknet med asl. 1976, ettersom møteplikten nå er absolutt, også om styreleder og daglig leders samtidige tilstedeværelse synes åpenbart unødvendig, jfnou kap Til 4-4 s Dette gjelder likevel ikke hvis samtlige aksjonærer er enige om at tilstedeværelse ikke er nødvendig. At leiar av generalforsamlinga vel å gjere om møtet til eit informasjonsmøte ser sekretariatet som naturleg, så lenge styreleiar ikkje var tilstades og den som møtte frå styret ikkje ynskj er å legge fram styret sitt syn for generalforsamlinga. I så måte får ikkje generalforsamlinga den informasjon dei treng for å kunne gjer eit vedtak. Sekretariatet finn ikkje at det vart skrive protokoll frå møtet 5. september. Når møtet vart omgjort til eit informasjonsmøte, så skulle det blitt protokollert at det vart gjort vedtak om ei slik omgjering Protokoll (l) Motelederen skal s0rge_f(')r at cletfores protokoll for generalforsanilingen. (2) [protokollen ska! genera[fbr.s'amlingens beslutning inntas med angivelse av utfallet av avsteniningene. Protokollen skal angi antallet avgitte.stenuner. og hvor mange ak.s_'/ er og hvilken andel av ciksjekcipitctlen de angitte sfemmerze representerer. samlet oglfbt og mot den enkelte beslutningen. i den zitstrekning dette er relevantfor zitfallet av avsteinniizgen. F ()I tegne[.s'en over de motende etter 5-13 skal inntas i eller vedlegges protokollen. (3 ) Protokollen undertegnes av nzotelederen og ininst en annen person valgt av general/orsciinlingen blant dem,som er til stede. Protokollen skal holcles tilgjengelig for aksjeeierne hos.selskcipet og oppbevares pa betryggende måte. Bakgrunnen for at denne saka kom opp i kontrollutvalet var spørsmål om møteoffentlegheit. Det er formannskapet i Vestnes kommune som utgjer generalforsamling for Ørskogfjell Skisenter AS. l ei sak om møteoffentlegheit i kommunalt eigd aksjeselskap har sivilombodsmannen konkludert følgjande (sak 2008/337); <<Ombodsmannen kom til at avgjerd om utøving av kommunen sine eigarinteresser i eit aksjeselskap er ei kommunal oppgåve, og at reglane i kommuneloven gjeld fullt ut. Formannskapet hadde mynde frå kommunestyret til å gjere slike vedtak. Møtet var difor eit møte i folkevalt organ, og reglane for møteoffentlegheit i kommuneloven måtte då gjelde.» Det er i e-post frå leiar i generalforsamlinga, ordførar Geir Inge Lien, til kontrollutvalet sin leiar Stig Holmstrøm, opplyst: «Det vart ikkje avholdt ekstraordinær generalforsamling i Ørskog/jell skisenter AS den Grunnen for det var at det ikkje vart gjort formelt styrevedtak til innkalling til ekstraordinær generalforsamling. Dette kom fram frå styremedlem Knut Flølo i starten av møtet. Difor blei det kun gjeve info om status i saka, det vart heller ikkje fatta noko vedtak. Det vart ikkje fatta vedtak om lukking av møtet, men orienteringa som vart gitt var av ein slik forretningsmessig karakter som kunne vere konkurransevridande ved ojjfentleggjering.»

62 K9Ll<_LlL5Jm Slik sekretariatet Vurderer det, ser det ikkje ut til at det er gjort noko formelt feil ved innkallinga til ekstraordinær generalsforsamling. Det var ikkje naudsynt med styrevedtak om innkalling, sidan det var alle aksjonærane (kommunen eig 100 % av aksjane) som har bedt om ekstraordinær generalforsamling og også sagt kva dagsorden skal vere. Sekretariatet vurderer at styreleiar etter aksjelova 5-4 hadde ei plikt til å vere tilstades for å gje generalforsamlinga den informasjonen som var naudsynt for å fatte vedtak. Vidare vurderer sekretariatet at det i møtet burde blitt gjort vedtak om at møtet ikkje var ei ekstraordinær generalforsamling i Ørskogfjell Skisenter AS, men eit informasjonsmøte til formannskapet om situasjonen. Dersom det skulle bli gjeve opplysningar av forretningsmessig karrakter, så kunne det i møtet blitt gjort vedtak om å lukke orienteringa med heimel i offentleglova 23. Vedtaka om omgjering til informasjonsmøte og vedtak om å lukke orienteringa med heimel i offentleglova 23, burde blitt protokollert. Sekretariatet vil rå kontrollutvalet til å oppmode Ørskogtjell Skisenter AS, og andre aksjeselskap som er heileigd av Vestnes kommune, om å følgje reglane for møteoffenlegheit i kommunelova når det gjeld møte i generalforsamling og representantskap. I følgje kommunelova sine reglar så skal eit møte annonserast, sakliste skal gjerast kjent, møteprotokoll skal førast og dersom det er behov for å lukke møtet, så skal heimel for lukking av møte også protokollførast. Jane Anita Aspen daglig leder

63 Kari Kvithau Fra: Martin Kjøpstad Sendt: 12. september :26 Til: Kari Kvithaug Emne: Fwd: Ekstraordinær generalforsamling Ørskogfjell Skisenter AS Sendt fra min ipad Videresendt melding: Fra: Martin Kjøpstad <inartin.l<'o stad whdsolno> Dato: 30. august :32:42 GMT+02:00 Til: Skafii Helgason <vikin rliv c rmail.co1n> Emne: Fwd: Ekstraordinær generalforsamling Ørskogfjell Skisenter AS Sendt fra min iphone Videresendt melding: Fra: <ma11in.1<'0 stad ( hds0l.no> Dato: 29. august :11:03 CEST Til: Anne marie <annemfi ( tnsn.coin>, Karsten Gjerde <l<ag'erd (Dor11ine.n0> Emne: Fwd: Ekstraordinær generalforsamling Ørskogfjell Skisenter AS Sendt fra min iphone Videresendt melding: Fra: Martin Kjøpstad <martin.k'o stad co,hdsol.no> Dato: 27. august :05:36 CEST Til: geir inge lien <ordforar cwestneskommune.no>, Randi Bergundhaugen <rber un w0n1ine.no>, "aud.marie (oh0tmail.c0m" <al1d.marie@hot1nai1.com>, "annemfi@msn.no" <annemfi(cdmsn.no>, "hle emes cohotmai1.com" <hlc0emes@hotmail.c0m>, "ka2'erd wonlineno Gjerde" <k_a "erd fc;online.no>, "ka2ierd@onine.no" <ka,qierd((donine.n0> Kopi: Tone Roaldsnes <tone.roaldsnes zuvestnes.kom1nune.no>, "knutflolo (b, ahoono" <knutflolo c,vahoo.no>, karikvithaug <l<ari.l<vithattv wvestnes.kommlme.no>, "Odd Skjegstad" <sk'e stadodd z ail.com> Emne: Ekstraordinær gencralforsamling Ørskogfjell Skisenter AS å Innkalling til møte mandag 5 sep kl l5.00( Nb! Tid kan bli endret) 1

64 lht vedtektene skal ekstraordinær generatlforsarnling varsles medlemmene innen 8 dager. Formannskapet er generalforsaniling. Ved forfall må fullmakt gis til varamedlem. Sakliste: l Rapport fra styret etter kommunestyrets vedtak om legge selskapet ut for salg. 2.Vider fremdrift. Oppfølging av interressenter eller se på andre alternativer. Styreleders rapport: Styret har hatt 5 møter siden kommunestyrets vedtak. Styret har fulgt opp kommunestyrets vedtak. Vi fikk 4 henvendeles, kun to skriftlige. Styrets leder tok kontakt med samtlige for å få en oversikt over hvilke planer de har for selskapet på kort og lang sikt. Vi ba også om tilbud på hvor mye de var villige til å betale for aksjene, samt hvordan de stilte seg til å ta over gjelden i selskapet. Konklusjon: ingen er villige til å betale noe for selskapet eller ta over gjeld. Styrets vedtak: Styret menet det ligger vesentlige verdier i selskapet. Styret var enstemmigi at vi ikke vil tilrå "salg" av selskapet til en symbolsk sum ut fra økonomiske betraktninger. Det vil innebære at all gjeld og aksjekapital går tapt. Styrets leder mener at skal vi gå videre mot aktuelle interressenter, så må generalforsamling og eventuelt eier,(kommunestyre)gi ny instruks til styret. Styrets leder ser andre aktuelle scenario som bør politiske vurderes: 1. Selskapet består som i dag, men all gjeld slettes. Vesentlig forbedret dri ftssituasjon for selskapet. 2. Nabokommunene blir invitert til å bli medeiere i selskapet. Ny frisk kapital i selskapet og gjeldsansvar blir redusert. Nytt driftsselskap kan stiftes som har mulighet til å søke støtte ekstemt. Andre aktuelle organisasjonsfonner kan også være aktuelle. Styrets formann ber om at dette også blir tatt til vurdering på møtet 5 sept. Styreleder er bortreist på ferie, men øvrige styremedlemmer og daglig leder vil være til stede på møtet og svare på spørsmål. Med vennlig hilsen 2

65 VEDTEKTER ØRSKOGFJELL SKISENTER AS (Sist endra på generalforsamling 17. juli 2014) Selskapet sitt namn er Ørskogtjell Skisenter AS med forretningsadresse Helland, 6390 Vestnes,.. l 2 Formålet til selskapet er å drive skisenter med tilhøyrande aktivitetar og tilbod som naturleg høyrer med arbeidet. Tilbodet skal først og fremst prioriterast for bam og ungdom. Ledig tid i skisenteret kan brukast til "utanom idrettsleg verksemd." Selskapet kan i samarbeid med frivillige interesser, lag og organisasjonar etablere kompetansegmpper for å utvikle tenlege driftsformer. 3 Selskapet sin aksjekapital er kr , fordelt på aksjar pålydande kr Det offentlege og/eller idretten skal til ein kvar tid ha meir enn halvparten av aksjane. 5 Det skal ikkje utdelast utbytte til aksjonærane. Overskot skal nyttast til selskapet sitt fonnål. Ved likvidasjon av selskapet sin formue skal dette gå over til Vestens kommune for nytte i same fagområdejf Selskapet sitt styre skal bestå av 3 til 5 medlemmer, (valt for 2 år) etter vedtak i generalforsamlinga. Vestnes formannskap utgjer generalforsamlinga. a) Etter vedtak i generalforsamlinga kan eit av styremedlemma bli valt av og blant kompetansegruppene (jfr. 2) for eitt år i gongen. b) Styreleiaren og nestleiaren skal veljast blant styremedlemmane av generalforsamlinga. Ved stemmelikskap i styret, har leiaren dobbeltstemme. Leiar eller nestleiar og eitt av styremedlemmane i fellesskap teiknar firmaet. Styret kan meddele prokura. 7 På den ordinære generalforsamlinga skal desse sakene behandlast: Styret si årsmelding 2. Revisor si beretning 3. Fastsetjing av resultatrekneskap og balanse 4. Fastsetjing av honorar til styret 5. Fastsetjing av honorar til revisor 6. Bruk av overskot eller dekking av underskot i tråd med den fastsette resultatrekneskap og balanse 7. Val av styre 8. Val av revisor 9. Andre saker som i tråd med lov eller vedtekter skal behandlast av general forsainling "å

66 8 Ekstraordinær general forsamling skal haldast når styret finn det nodvendig. eller når aksjonærar som representerer 25% eller meir av aksjane krev det. Innkalling til ekstraordinær generalforsamling må skje med minst 8 dagars varsel. På ekstraordinær general forsamling kan ein berre behandle saker som er nemnd i innkallinga. 9 Forslag til endring av vedtektene og om oppløysing av selskapet må vere behandla av styret og meddelt aksjonærane minst l månad før generalforsamlinga. Vedtak etter slike forslag må skje med minst to tredjedels fleirtal så vel av dei avgitte stemmene som av den aksjekapitalen som er representert på general forsamlinga. 10 Selskapets vedtekter i 4,5,6 og 10 kan ikkje endrast utan samtykke frå staten v/ Kultur- og kyrkjedepartementet.

67 As en Jane Anita Fra: Sendt: 1. november :11 Til: Ordførar Geir Inge Lien Aspen Jane Anita Kopi: Stig Holmstrøm Martin Kjøpstad Emne: VS: Ekstra generalforsamlng Ørskogfjell Skisenter AS Hei videresender e-post som vart etterspurt. Med helsing Geir Inge Lien ordførari Vestnes kommune epost: ordforar vestnes.kommune.no Tlf: Mob: Fra: Ordførar Geir Inge Lien Sendt: 12. august :36 Til: Martin Kjøpstad (martin.k'o stad hdsol.no) Kopi: Tone Roaldsnes; knutflolo ahoo.no; Kari Kvithaug; Odd Skjegstad (sk'e stadodd mail.com) Emne: Ekstra generalforsamlng Ørskogfjell Skisenter AS Hei Den 5.sept. er det formannskapsmøte, formannskapet utgjer generalforsamling for Ørskogfjell Skisenter AS. Ordførar vil, som leiar i generalforsamlinga, be styreleiar om å kalle inn til ekstra generalforsamling slik at ein får ei sak frå styret om responsen på utlysinga, (oppfølging av siste vedtak i kommunestyret) og korleis saka skal handterast vidare. Siste vedtak i kommunestyret: Kommunen aukar aksjekapitalen med kr ,-. Styret vert bedt om å komme med framlegg om korleis ein kan avvikle/selje selskapet på ein ryddig måte. Kommunestyret ber om å få lagt fram sak om dette på første møte hausten 2016, dette for at evt. kjøpar skal få tid til å klargjere anlegget for komande sesong. Med helsing Geir Inge Lien ordførari Vestnes kommune epost: ordforar vestnes.kommune. no Tlf: Mob: nd 7; 1

68 Kilde: Lover l l 07-l :41:50 Ll3.06.l997 nr. 44 Lov om aksjeselskaper (aksjeloven).(:) 5-4. Ledelsens rett og plikt til å være til stede på generalforsamlingen (685) Note (685) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Bestemmelsen svarer til asal. 5-5og avløste asl å 9-1 tredje Iedd. Det tilkommer generalforsamlingen å treffe den endelige avgjørelsen om andre personer skal gis møterett, jf. Aarbakke m.fl. s. 367, Sml. i motsatt retning for dansk rett, Lau Hansen i UfR 2005 B s Om møteplikten etter å 5-4 tilsidesettes, vil det ikke kunne få virkning for gyldigheten av generalforsamlingens vedtak, med mindre forsømmelsen kan ha hatt betydning for vedtakets innhold, jf. Aarbakke m.fl. s (1) Holdes generalforsamlingen som møte, (686) skal styrelederen og daglig leder være til stede. (687)(688) Ved gyldig forfall skal det utpekes en stedfortreder. (689) Dersom samtlige aksjeeiere samtykker, kan det gjøres unntak fra første og annet punktum. (690) Andre styremedlemmer (691) kan være til stede på generalforsamlingen når generalforsamlingen (692) holdes som møte. å, Note (686) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Gjelder ikke hvis generalforsamling avvikles iht. å 5-7. Note (687) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Lederen for bedriftsforsamlingen har også møteplikt, jf. asl. å 6-35 sml. asal. å 5-5. Revisors møterett og plikt er regulert i å 7-5. Note (688) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Møteplikten må ses i sammenheng med aksjeeiernes rett til informasjon på generalforsamlingen etter å Møteplikten er innskjerpet sammenliknet med asl. 1976, ettersom møteplikten nå er absolutt, også om styreleder og daglig leders samtidige tilstedeværelse synes åpenbart unødvendig, jf. NOU 1996: 3 kap Til å 4 4s Dette gjelder likevel ikke hvis samtlige aksjonærer er enige om at tilstedeværelse ikke er nødvendig. Note (689) ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Dersom det ikke på forhånd er oppnevnt varamedlem, synes utgangspunktet å være at stedfortrederen utpekes av den som melder forfall, ev. at styret utnevner vararepresentant for styrelederen dersom styret er beslutningsdyktig. For styrelederen må det fortrinnsvis velges en stedfortreder blant styrets øvrige medlemmer. Note (690) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Loven gjør unntak fra møteplikten dersom samtlige aksjeeiere samtykker, jf. Prop. 111 L ( ) s. 109 sml. s Regelen ble tilføyd ved lov 14. juni 2013 nr. 40 som ledd i forenklingen av aksjeloven med tanke på å gjøre loven bedre tilpasset selskaper med få aksjonærer. Aksjonærene kan ikke frata ledelsen og revisor deres møterett, jf. Prop. 111 L ( ) s Note (691) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Varamedlemmer har neppe rett til å være til stede med mindre de opptrer som styremedlem, jf. dog å 6-9. Note (692) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Møteretten synes å forutsette at de aktuelle personer orienteres om at et møte skal avholdes, selv om de ikke er nevnt i innkallingsregelen i å 5-10.

69 (2) Styremedlemmene og daglig leder har rett til å uttale (693) seg på generalforsamlingen. Note (693) ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Derimot har de verken rett til å stemme eller forlange votering Ekstraordinær generalforsamling (709) Note (709) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Bestemmelsen tilsvarer stort sett asal. å 5-7 og avløste asl å 9-6. (1) Styret (710) kan bestemme atdet skal innkalles (71 1) til ekstraordinær generalforsamling. Note (710) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Styrets beslutning må være truffet etter de ordinære regler om styrebeslutninger, jf. 6-19, 6-24 og Styrets leder alene kan ikke bestemme at generalforsamlingen skal innkalles. Dersom generalforsamlingen i tidligere møte har vedtatt at generalforsamlingen skal innkalles, jf annet ledd nr. 3, er styret bundet av dette, uansett om vedtaket inntas i vedtektene jf. 5-1 første ledd. Hvis selskapet har bedriftsforsamling, kan også bedriftsforsamlingen eller bedriftsforsamlingens leder alene bestemme at det skal innkalles til ekstraordinær generalforsamling, jf og asal. 5-7 første ledd. Bedriftsforsamlingens leder kan ikke selv innkalle til generalforsamling med mindre selskapets vedtekter gir ham eller henne myndighet til det, jf og asal. 5-8 første ledd. Note (71 1) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert De vanlige regler om innkalling til generalforsamling gjelder, jf. 5-8 sml. 5-7 og (2) Styret skal (712) innkalle (7l3) til ekstraordinær generalforsamling når revisor (714) som reviderer selskapets årsregnskap, eller aksjeeiere (715) som representerer minst en tidel (716) av aksjekapitalen, (717) skriftlig krever det for å få behandlet et bestemt (718) angitt emne. Styret skal sørge for at generalforsamlingen holdes innen en måned (719) etter at kravet er fremsatt. (720) Note (712) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Jf. åå 3-5, 6-8, 7-2 annet Iedd, Det er i prinsippet straffbart å ikke innkalle til ekstraordinær generalforsamling når dette kreves, jf. å Tingretten kan innkalle dersom styret ikke gjør dette, jf. å 5-9 annet Iedd. Note (713) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert De vanlige regler om innkalling til generalforsamling gjelder, jf. åå 5-8 sml. 5-7 og Note (714) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Revisor kan opprettholde krav om at generalforsamlingen innkalles også etter at han ev. har fratrådt sitt verv, når kravet er fremsatt før hans fratreden, jf. Rt s. 900 og tvisteloven å 1-3. Regelen kommer bare til anvendelse dersom selskapet ikke har fravalgt revisjon iht. asl. å 7-6, jf. Prop. 51 L ( ) s. 62. Kun selskapets revisor kan kreve at det innkalles til ekstraordinær generalforsamling etter denne bestemmelsen. Note (715) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Den som hevdet å være aksjonær, kan ikke kreve at tingretten innkaller generalforsamlingen i medhold av å 5-8 annet Iedd for dermed å fremtvinge en avgjørelse av spørsmålet om vedkommende er aksjonær, jf. RG 2008 s. 401 (LB ). Unnlater selskapet å etterkomme en anmodning etter å 5-6 annet ledd, kan dette etter omstendighetene oppfattes som et uttrykk for at selskapet har tatt stilling til om det foreligger et

70 aksjonærforhold. Den som vil bestride dette, må reise søksmål, eventuelt kreve midlertidig forføyning, hvis vilkårene for dette foreligger. Note (716) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert I allmennaksjeselskap er det tilstrekkelig at det står 5 prosent av aksjekapitalen bak kravet. Note (717) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Vedtektsbestemmelser om stemmerettsbegrensninger vil her være uten betydning. Note (718) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert «Granskning etter aksjeloven å 10-13» er tilstrekkelig bestemt, jf. Rt s Note (719) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Jf. å 18-4 om beregning av frister. Dersom generalforsamlingen avholdes uten møte, jf. å 5-7, må aksjeeiernes svarfrist senest utløpe innen samme frist. Note (720) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Mens asl å 9-6 oppstilte frister for når ekstraordinær generalforsamling skulle innkalles, setter loven nå frister for når generalforsamlingen skal avholdes. Dersom selskapsvedtektene inneholder så lange innkallingsfrister at de er lengre enn lovens avholdelseskrav, må vedtektene vike. (3) Dersom samtlige aksjeeiere samtykker til at det skal holdes ekstraordinær generalforsamling, kan generalforsamlingen holdes uten vedtak fra styret etter første ledd. (721) Note (721) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Sml. å 5-7 nr. 3 jf. å 5-9 første ledd om at aksjonærene også ellers kan samtykke i at generalforsamling avholdes uten beslutning i styret Krav til innkallingen (744) Note (744) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Bestemmelsen tilsvarer langt på vei asal. å 5-10 og avløste asl å 9-9 første til tredje ledd. Jf. Bråthen, Innkalling til generalforsamling, i Styremedlem og aksjonær s Reguleringen av hvilke innkallingsfrister som gjelder dersom vedtektene bestemmer at en spesiell type saker skal avgjøres på to etterfølgende generalforsamlinger, er utelatt for ikke å belaste lovteksten med mindre praktiske situasjoner, jf. NOU 1992: 29 del ll pkt Til å Regelen i asl å 9-9 første ledd om at det ikke kan innkalles til den andre generalforsamlingen før den første er avholdt, og at innkallingen må inneholde resultatet av avstemningen på den første generalforsamlingen, må fortsatt antas å gjelde. Dersom samtlige aksjeeiere samtykker, kan generalforsamling avholdes uten at å 5-10 følges, jf. å 5-7. (l) Generalforsamlingen innkalles ved skriftlig (745) henvendelse til alle aksjeeiere (746) med kjent adresse. (747) Innkallingen skal angi tid og sted for møtet. Selskapet kan ikke kreve noen form for godtgjøring for utsendelsen av innkallingen. (748) Note (745) ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Noten er sist endret Som skriftlig må regnes både telegram, teleks og telefaks, jf. Aarbakke m.fl. (2. utg.) s Også melding på e- mail («e-post») kan brukes innenfor rammene av å 18-5, Bråthen, Innkalling til generalforsamling, i Styremedlem og aksjonær s. 51. Note (746) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert

71 For aksjer som eies i sameie, kan selskapet sende innkallingen til den utpekte representanten, jf. Aarbakke m.fl. s Note (747) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Selskapet må som utgangspunkt kunne holde seg til opplysningene i aksjeeierboken/aksjeeierregisteret, jf. Aarbakke m.fl. s Selskapet har som hovedregel ingen plikt til å foreta nærmere undersøkelser med tanke på å få bekreftet at opplysningene i aksjeeierboken/aksjeeierregisteret er riktige. Er aksjer overdratt, skal innkallingen sendes til avhenderen inntil aksjonærrettighetene er gått over på erververen, jf. 4-2 sml. Aarbakke m.fl. s Andre enn aksjonærene som har møterett på generalforsamlingen, har ikke krav på innkalling, men loven forutsetter at de må varsles om generalforsamlingen, sml om statsaksjeselskaper. Note (748) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Bestemmelsen ble tilføyd ved lov 19. juni 2009 nr. 77, jf. Bråthen i Nordisk Tidsskrift for Selskabsret (NTS) 2009: 3 s Den gjennomfører direktiv 2007/36/EF art. 5 nr. 2 tredje ledd. (2) Innkalling (749) til generalforsamlingen (750) skal være sendt (751) senest (752) en uke (753) før møtet skal holdes, om ikke vedtektene setter en lengre frist. En slik vedtektsbestemmelse gjelder ikke ved innkalling som foretas på bakgrunn av krav etter 5-6 annet ledd. (754) Note (749) ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Er den lovbestemte eller vedtektsbestemte innkallingsfristen ikke utløpt, kan det foretas tilleggsinnkalling hvor nye saker settes på dagsorden, jf. tredje ledd. Note (750) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Gjelder både ordinær og ekstraordinær generalforsamling. Note (751) ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Fristen regnes fra den dag innkallingen er sendt fra selskapet, jf. Aarbakke m.fl. s Hvorvidt innkallingen er sendt innen fristen, må avgjøres ut fra en alminnelig bevisbedømmelse, jf. RG 2005 s (Sør Gudbrandsdal). Det må forutsettes at innkallingen sendes på en måte som gjør at den normalt rekker frem til aksjeeierne i løpet av to dager, dvs. at B-post ikke kan benyttes med mindre utsendelsen skjer god tid i forveien. Dersom aksjeeierne er bosatt i utlandet, er det mer tvilsomt om styret kan pålegges en særskilt handleplikt for å sørge for at innkallingen kommer frem før generalforsamlingen er avholdt. Note (752) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Loven oppstiller ingen lengstefrist for innkalling, og vedtektene kan derfor oppstille en lengre frist. En vedtektsbestemt frist må antas å gjelde for både ordinær og ekstraordinær generalforsamling, hvis ikke noe annet er bestemt. En vedtektsbestemt lengstefrist for ekstraordinær generalforsamling må stå tilbake for 5-6 annet Iedd annet punktum. En konsekvens av 5-11 er at det kan være upraktisk å sende innkallingen lang tidi forveien. Loven oppstiller ingen bestemte skranker for hvor tidlig innkallingen kan foretas, men visse skranker følger muligens av alminnelige misbruksprinsipper, jf. Aarbakke m.fl. s. 359, Andenæs s Note (753) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Se 18-4 annet Iedd om beregning av frister. Note (754) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Dersom ekstraordinær generalforsamling er krevd av revisor eller aksjeeiere som representerer minst en tiendedel av aksjekapitalen, skal slik generalforsamling etter 5-6 holdes senest innen en måned. (3) Innkallingen skal i et forslag til dagsorden bestemt (755) angi de saker som skal behandles på generalforsamlingen. (756) Forslag om å endre vedtektene skal gjengis (757) i innkallingen. (75 8) Styret skal utarbeide forslag til dagsorden i samsvar med det som er bestemt i loven og vedtektene. (759)

72 .ai Note (755) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Noten er sist endret De saker som skal behandles, må være konkretisert slik at mottakeren av innkallingen får klart for seg hvilke saker som skal behandles, jf. Ot.prp. nr. 46 ( ) s. 17, Aarbakke m.fl. s Presiseringen av at konkretiseringen må skje i dagsorden må ses i lys av at direktiv 2007/36/EF art. 5 nr. 3 bokstav a krever at innkallingen til generalforsamlingen skal inneholde den foreslåtte dagsorden. Om dagsorden angir en post som f.eks. «Eventuelt», er dette ikke tilstrekkelig. Note (756) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Jf Note (757) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Endringsforslag skal gjengis i sin helhet. Det er ikke tilstrekkelig å gjengi hovedinnholdet i endringene, slik regelen var i asl tredje ledd, jf. NOU 1996: 3 kap Til Når loven krever at forslaget til vedtektsendring skal gjengis i innkallingen, innebærer det at det ikke vil være tilstrekkelig bare å vedlegge de nye vedtektene slik de vil lyde dersom forslaget blir vedtatt. Note (758) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Særlige krav til innkallingen gjelder for saker som nevnt i 5-5annet ledd nr. 1, jf fjerde ledd, 7-3, 8-2, 10-3 jf og 10-21, 12-3, 13-3, 14-4, Note (759) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Dersom en sak ikke er inntatt i styrets forslag til dagsorden, er det begrenset adgang til å behandle saken på generalforsamlingen, jf (4) (760) I selskaper med vedtektsbestemmelse som nevnt i 5-11 a skal innkallingen opplyse om (761) intemettadressen og annen informasjon aksjeeierne må ha for å få tilgang til dokumentene på selskapets intemettsider, samt informasjon om hvor aksjeeieme kan henvende seg for å få tilsendt dokumentene. Note (760) ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Bestemmelsen ble tilføyd ved lov 19. juni 2009 nr. 77. Den tilsvarer asal fjerde ledd annet punktum. Note (761) Ved Tore Bråthen. Noten er sist hovedrevidert Bestemmelsen krever ikke at innkallingen skal inneholde generell informasjon om hvordan man benytter Internett, eller hvordan man kan få tilgang til Internett, jf. Ot.prp. nr. 46 ( ) pkt. 6.2 merknader til Det kreves bare at innkallingen skal gi den spesifikke informasjonen som er nødvendig for å finne frem til dokumentene, slik som selve internettadressen og passord eller fremgangsmåten for å få tilgang til nødvendige passord, mv.

73 Saksmappe: /05 Arkiv: 210 Kontrollutvalet Saksbehandlar: Jane Anita Aspen Dato: Saksframlegg Utval ssaksnr Utval Møtedato PS 35/16 Kontrollutvalet VESTNES KOMMUNE. DRIFTSRAPPORT PR. 3. KVARTAL 2016 Sekretariatet si tilråding Kontrollutvalet tek driftsrapport pr. 3. kvartal 2016 til orientering. Bakgrunn for saka Etter i lov om kommuner og fylkeskommuner (kommunelova) 77 nr. 4 skal kontrollutvalet: påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Med heimel i lova har Kommunaldepartementet gitt Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar (kontrollutvalsforskrifta) kor kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon går fram av kapittel 4. Vedlagt saka følgjer: o Saksprotokoll og saksframlegg til formannskapet sak 116/2016. VURDERING Formannskapet i Vestnes behandla driftsrapport pr. 3. kvartal i møte Kommunestyret skal behandle driftsrapporten i møte Viser her til vedlagt saksframlegg frå formannskapsmøte , sak 116/2016. Administrasjonssjefen skriv i driftsrapporten at ein reknar med at ein skal klare å halde budsjettet i 2016, under føresetnad at det ikkje kjem støre uforutsette utgifter. Administrasjonssjefen skriv at årsaken til redusert skatteinngang og inntektsutjamning er ein relativt stor nedgang i innbyggjartalet i Grunna høg auke i Skatteinngangen på landsbasis, vil Vestnes likevel få inn budsjettert skatteinngang. "Å Rekneskapsrapporten viser at sum driftsutgifter pr. 3. kvartal 2016 er noko lågare enn tilsvarande periode i Administrasjonssjefen skriv i si saksutgreiing at forbruket på dei einskilde einingane varierer noko, men vurderer likevel at ein skal klare å holde drifta i balanse. Det er antyda meirforbmk på grunnskole, barnehage og pleie- og omsorg. Pensjonsutgiftene aukar mindre enn budsjettert. Administrasjonen har fått ei førebels avrekning frå pensjonsselskapa og det vert antyda ei innsparing på 4 mill. kr. i høve til det som er budsjettert.

74 Det kjem fram i driftsrapporten at kommunen har ein del eldre uteståande krav både på trygderefusjon, husleige, barnehage, SFO m.m. Det vert no arbeidd med å få vurdert om desse krava fortsatt er realistiske å få inn. Truleg må ein del avskrivast som tap. Det vert antyda tapsføring på 2 mill. kroner. Ved utgangen av 3. kvartal var investeringsutgiftene 36,5 mill. kroner. Dette er berre 31,3 % av totalbudsjettet. Administrasj onssjefen skriv at «Årsak til at det ikkje er brukt meir er nok at fleir «store» prosjekt enno ikkje er oppstarta. >>Det følgjer med ei oversikt over dei einskilde investeringsprosj ekta med budsj ettsum, forbruk pr. 3. kvartal og staus for prosjekta. Driftsrapporten inneheld også finans og gjeldsrapport, oppfølging av politiske vedtak, og status for gjennomførte tilsyn. Sekretær er ikkje kjend med at det er feil eller manglar ved den framlagde driftsrapporten. Jane Anita Aspen daglig leder

75 »? VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 2016/1 Saksbehandlar: Magne Værholm (Tone Roaldsnes del 2) Dato: Driftsrapport pr. 3. kvartal 2016 Utval Møtedato Utvalssak Formannska et /2016 Kommunes ret Administrasjonssjefen si innstilling 1. Vestnes kommunestyret tek driftsrapport pr. 3. kvartal 2016 til orientering. 2. Vestnes kommunestyre godkjenner oppfølgjing av politiske vedtak som skissert i saksutgreiinga del 2. SAKSUTGREIING: Side 207

76 1. lnnleiing Driftsbudsjett for 2016 vart godkjent av kommunestyret i sak KST 112/15, investeringsbudsjett i sak KST 111/15 og kommuneplanens handlingsdel med økonomiplan i sak KST 113/15. I tillegg vart det i sak KST 31/16 godkjent overført ubrukte løyvingar frå tidlegare år til Økonomiplan og budsjett er oversendt til Fylkesmannen. Sidan vi ikkje lenger er innmeldt i ROBEK-registeret treng vi ikkje godkjenning derifrå. Driftsrapport pr. 1. kvartal vart behandla av kommunestyret i møte , sak KST 42/16 og driftsrapport pr. 1. halvåri møte , sak KST 77/ summerin r.3.kvartal2016 o Eksterne inntekter vert samla om lag som budsjettert. Kanskje litt meir dersom Skatteinngangen aukar like mykje resten av året som siste månadane. Det er spesielt busetting av fleire flyktningar som aukar inntektene. o Renter og avdrag vert noko mindre enn allereie nedjustert budsjett. o Driftsutgifter, vurderer vi pr. i dag til å gå i balanse. Mindre auke i pensjonsutgiftene enn budsjettert dekker meirforbruk på ein del driftseiningar. å Slik vill/vurderer økononijisituasjonen i dag, reknarxvi med holde bu o Dette under føresetnad av at det ikkje kjem større uforutsette utgifter. Side 208

77 3. Driftsbuds'ett 3.1 lnntekter Rekneskap Budsjett Prognose Alle tal i 1000 kr Awik iidriftsinntekter eksteme Skatt og inntektsutjamning Rammeoverføring Ekstra skjønnstilskott Vertskommunetilskott Ressurskr. brukarar Asyl og integreringstilskott Eigedomsskatt Komp eldreutblskule m.m Bruk av overskott Driftsinntekter Finnansinntekter Avkastning "kraftfondet" Utbytte VEAS Kalkulatoriske inntekter Finansinntekter sum eksterne inntekter aoo i sos son 1 son Skatt o inntektsut'amnin var budsjettert som oppgitt i statsbudsjettet. Det var føresett at skatteinntektene skal auke med 6 % i 2016, i revidert nasjonalbudsjett oppjustert til 6,4 % og no seinast i statsbudsjett 2017 er skatteinntektene oppgitt å ville auke med 8,7 % i Vi hadde budsjettert med ein auke på 10,0 mill. kr frå 2015, tilsvarande 6,4 %. I rekneskapsrapport pr. 1. halvår vart dette nedjustert til ein auke på 8,5 mill. kr. Årsak til nedjusteringa er at redusert innbyggjartal fører til lågare skatteinntekt i Bakgrunnen for meirskatteveksten på landsbasis i år er ekstraordinært store uttak av utbytte til personlige skattytarar for inntektsåret 2015, som truleg skuldast tilpasningar i forkant av skattereformen fra Det er viktig å være klar over at meirskatteveksten i 2016 bare gjev ekstra inntekt for kommunane for året 2016, det påverkar ikkje nivået på forventa skatteinntekter i 2017 og framover. Meirskatteveksten i 2016 kan vi sjå på som ei forskuttering av realveksten i Skatteinngang pr. september 2016 o Skatteinngangen auka med 8,2 % på landsbasis første 3 kvartal i år, dvs meir enn anslaga i revidert. o Vestnes kommune derimot har nesten ikkje auke i skatteinntektene. Årsak er nok nedgang i folketal og færre skattebetalarar. o Skatteinngangen i Vestnes er 85,6 % av landsgjennomsnittet. Side 209

78 o Kommunar med lågare skatteinngang enn landsgjennomsnitt vert rekna som minsteinntektskommune. o Grunna at vi er ein minsteinntektskommune får vi kompensert delar av låg skatteinngang ved ekstra inntektsutjamning. Utviklinga i skatteinntekt og inntektsutjamning pt. 3. kvartal er som følgjer: Endring skatteinntekt inntektsutjamning Samla har skatt og inntektsutjamning auka med 7,2 mill. kr hittil i år. Det tilsvarar ein auke på 5,3 %, som er Iangt mindre enn auken på landsbasis.. Vestneshadde relativt stor nedga jg i innbyggjartalet i Det er årsak til få redusert skatteinngang og inntektsutjamning. o Grunna høg auke i skatteinngangen på landsbasis vil vi likevel få inn budsjettert skatteinngang, men vi får ikkje så stor meirinntekt som mange kommunar vil få i år. o Med uendra innbyggjartal ville skatt og inntektsutjamning i 2016 vorte minst 3,0 mill. kr høgre. Rammeovrføring Når kommunestyret vedtok budsjett for 2016 vart rammeoverføring auka med 1,0 mill. kr utover det som var oppgjeve i statsbudsjettet. Vi får ikkje slik meirinntekt. Ekstra sk'ønstilskott Har no fått melding frå Fylkesmannen om at vi får 1,6 mill. kr i ekstra skjønnsmidler. Årsak til det er at vi har høge utgifter til ressurskrevjande brukarar. Ressurskrev'ande brukarar Grunna at vi ikkje fekk godkjent søknad om å bruke 14,1 % arbeidsgjevaravgift på kravet for 2015 må vi utgiftsføre 1,2 mill. kr i år som var for mykje inntektsført i l tillegg kan vi heller ikkje krevje slik refusjon i Budsjettet vart difori rekneskapsrapport pr. 1. halvår redusert med 2,0 mill. kr til 22,0 mill. kr. o Vi reknar med å få denne summen. As I o inte rerin stilskott Antyda meirinntekt på 1,4 mill. kr. Bakgrunn for dette er at det vert busett fleire flyktningar enn tidlegare rekna med. Vi har allereie begynt på 2017 kvoten. Side 210

79 3.2 Driftsut ifter Hovudoversikt Forbruk Budsjett, Forbruk i Fonnål 3.kvartal % Politisk verksemd ,6 Sentraladm/servicektrlfellesutg ,3 Grunnskule ,4 Barnehage ,0 Kulturskulen, almen kultur og fritid ,3 Barne- og ungdomstenestene ,4 Helse, omsorg og velferd ,1 Bu- og habiliteringstenestene ,6 Eigedomsdrift ,4 Teknisk sektor ,8 K'ø tenester Tremek ,2 Sum driftsut ifter ,4 Forbruket pr. 3. kvaral er 74,4 % av totalbudsjettet. Tilsvarande var forbruket i ,2 %. I 2015 var ein del større inntektspostar ikkje ført slik at samanlikninga ikkje vert helt rett. Men forbruket i år er nok noko mindre enn i tilsvarande periode i Normalt forbruk vil være 73,0 74,0 %. Lønsutgiftene (inkl. sos. utgifter) første 3 kvartal var 324,0 mill. kr. Det er ein auke på 5,0 mill. kr eller 1.6 % frå Det er mindre enn lønsauken i perioden som har vore 3,0-4,0 %. Lønsutbetalingane (som er den klart største utgiftsposten) var pr. 3. kvartal i år 74,4 % av total lønsbudsjett, tilsvarande 75,9 % i l 2015 greidde vi å holde drifta innanfor budsjettramma, med ei innsparing på 3,2 mill. kr (0,7 %). Driftsutgiftene er pr. 3. kvartal i år noko lågare enn i tilsvarande periode i Pensjonsutgiftene aukar mindre enn budsjettert. Forbruket på dei einskilde einingane varierer noko. Vi vurderer likevel at vi skal klare å holde drifta i balanse. Side 211

80 3.2.2 Nokre kommentarar til drifta Grunnskule Slik vi vurderer det pr. i dag så vil grunnskulane holde budsjetta, i allefall ikkje store awik. Fellesutgiftene verte truleg høgre enn budsjettert, det gjeld spesielt refusjon for elevar som er plassert i fosterheim i andre kommunar eller som går på spesialskule. o Antyda eit meirforbruk på 1,0 1,5 mill. kr. Barnehage Skorgen barnehage vert nedlagt frå august i år, den 8. avdelinga ved Helland barnehage ferdig og vart teken i bruk frå 2. halvår. er Barnehagane vil truleg holde budsjetta, men fellesutgiftene vert noko høgre enn budsjettert. Det er utgifter til spes. ped. tiltak og ekstra bemanning for barn med helseproblem som vert høgre enn budsjettert. o Antyda meirforbruk på 0,5 1,0 mill. kr Pleie- og omsorg Presset på institusjonsplassar har variert gjennom 1. halvår. Pr. i dag er det frigjort 4 5 rom på sjukeheimen, i tråd med vedteke budsjett. o Budsjettet til sektoren er stramt. Det er føresett at ein skal holde 5 rom ledig på sjukeheimen og i tillegg vart ramma redusert ytterlegare med 2,5 mill. kr. Vil truleg ikkje klare å holde budsjettramma Antyda meirforbruk på 1,0 1,5 mill. kr. Bu-o habiliterin stenestene I budsjettet er det føresett at driftseininga skal redusere med 2 årsverk på dagtilbud og ein mill. kr i tillegg (uspesitisert) i år. Pr. i dag har ein greidd å redusere med Iitt over eitt årsverk ved dagsenteret, men har vanskar med å ta meir der. Det vert i tatt reduksjonar på ein del bueiningar istaden. o Driftseininga vil, dersom det ikkje skjer noko uforutsett, holde budsjettramma og kanskje også få litt mindreforbruk. Barne- 0 un domstenestene Utgiftene til barnevern er kraftig redusert så langt i år, frå 12,3 mill. kr til 9,6 mill. kr. o Derimot vil utgiftene til ressurskrevjande brukarar auke mykje slik at ein likevel kan få meirforbruk. Fonnannskapet er munnleg orientert om dette tidlegare. Lønsogggier Det var avsett 8,1 mill. kr til å dekke årets lønsoppgjer og lønstillegg gitt i 2015 som ikkje var avslutta når budsjettet vart utarbeidd og såleis ikkje innarbeidd i sektorane sine budsjett for Det vart avtalt eit tillegg som tilsvarer ein årslønsvekst på 2,4 % i Tillegga varierer litt frå yrkesgruppe til yrkesgruppe. o Avsatt sum dekker tillegga og driftseiningane får auka budsjetta sine tilsvarande det lønsauken utgjer. ltillegg "sparer" ein kanskje opp mot 0.5 mill. kr. Side 212

81 {A Pens'onskostnader Auken i pensjonskostnadene varierer mykje frå år til år, avhengig av løns- og trygdeoppgjer og kor mykje som vert ført som premieawik (overført til seinare års inndekking). Årets løns- og trygdeoppgjer var vel det vi kan sei rimeleg. o Vi har no fått ein førebels avrekning frå pensjonsselskapa og vi kan antyde ei innsparing på 4 mill. kr i høve til det som er budsjettert. Avskrivin uteståande krav Kommunen har ein del eldre utståande krav både på trygderefusjon, husleige, barnehage, SFO m.m.. Dette er inntekter som er bokført tidlegare år. Det vert no arbeidd med å få vurdert om desse krava fortsatt er realistisk å få inn. Truleg må ein del avskrivast som tap. Det betyr i praksis at vi må føre det i drifta som ei utgift, som ikkje er budsjettert. o Antyda tapsføring 2,0 mill. kr. 4. Renter o avdra I desember 2015 vedtok kommunestyret at vi skulle avvikle plassering av midlar i fond. l staden vart låna nedbetalt med 112,0 mill. kr og resten vert brukt til å redusere bruken av kassekreditt. Det betyr at vi i år vil betale mindre i renter og avdrag enn i 2015, sjølv om vi i år har teke opp eit større lån til investeringar. Budsjett til rente og avdrag vart nedjustert med 2,0 mill. kr. I driftsrapport pr. 1. halvår. o Renter og avdrag kan bli enno noko lågare enn rekna med etter 1. halvår, antyda 0,5-1,0 mill. kr. 5. Investerin srekneska Kommunestyret vedtok i sak KST 111/15 eit investeringsbudsjett på 65,9 mill. kr, i sak KST 31/16 vart det godtkjent overført 50,3 mill. kr som ubruka løyving i 2015 og i sak KST 67/16 vedtak om å auke aksjekapitalen i Ørskogfjell skisenter AS med kr ,-. Samla er det i år eit investeringsbudsjett på 116,8 mill. kr. Vi har teke opp eit lån på 64,6 mill. kri år. Ved utgangen av 3. kvartal var investeringsutgiftene 36,5 mill. kr. Dette er berre 31,3 % av totalbudsjettet. Årsak til at det ikkje er brukt meir er nok at fleire "store" prosjekt enno ikkje er oppstarta. På neste sidene følgjer oversikt over dei einskilde investeringsprosjekta forbruk pr. 3. kvartal og status for prosjekta. med budsjettsum, Side 213

82 Regnskap Budsjett Alle tal i 1000 kroner IKT, hovudanlegget Bakketun/Steinrøysa, rep. tak PC, barnehagar og kulturskule Kjøkkenbygg HH utv., oppussing IKT samarbeid Romsdal PC", lærarar og elevar Barnehagane, uteieikeapp., og sikring Avskjerande overvassgrøfter, byggefelt Helland skule, prosjektering Tomren./Helland skular, stolar og pultar Tomrefj. idr.bygg, forprosj./tilstandsanalyse Fjernvannelvannevekslarar Kartlegging og adressering Brann, ny tankbil Helland 2014 Planleggingsmidlar Helse- og omsorg Reguleringsplan sentrumlsjøgata Prosjektering sjøfront Helland sentrum Trohaugen industriområde-utviding 2014 Nødstrømsaggregat Avløp Remmemsvik Hydraulisk klippeutstyr brannvern OOOOOO lvartun-opprusting opprusting kommunale bygg Sentrakjøkken-utbetring av golv Nytrykking av boka til fjells ivestnes Helseløype Kråkvika-belysning Varmeanlegg Myra Pumpestasjon Skorgevik Avskjerande avløpsleidning Skorgenes Avløp Villabyen Gangveg, Myrateigen - "Villabyen" Kommunale vegbruer, Gamlebrua Straumen Kommunale byggjefelt, Aslia Brannvern, befalsbil Motorpumper Utbedring Tomrefjord brannstasjon Lagbil - veg og avløp Helland sentrum, Sjøgata Kulturskule, tilstandsanalyse Knausenbygget Bibliotek, div bygningsmessige endringar Sanering av kommunale bygg Nye lokaler Tresjord Brannvern Boligar til vanskligstilte Helland skule, skyvedører bamesteget 8. avdeling ved Helland barnehage Myraområdet, veg og parkering HC-toalett Fiksdal og Vike Tresfjord kyrkje. Renovering orgel Restfinansiering prosjekt Vestnes fellesråd Tryggheitsalarm, nytt alarmmottak Fagsystem for norske institusjonskjøkken Sentralkjøkken, ny steikepanne Sjukeheimen, nye møblar Diverse friluftstiltak Vike, div tiltak badeplasslfriområde Helland skule, elevpultar og stolar m.m Sjukeheim/Trygdeheim, div. utstyr Solstua, veranda m.m Vestnes idrettshall, skiljevegg, kjøkken m.m Status/merknadar Trålasut nett komm. Bygg, ikkje utført kjøp seinare Betalt til IKT ROR Ferdigkjøpt Laga prioriteringsliste, noko utført meir etterkvart sluttført Først avklare tomt, så prosjektering frå 2017 vert brukt i 2016 Konsulentfirma prosjektering, sak KST i desember ikkje starta Vert brukt i 2016 Sluttført, formannskap orientert om meirforbruk Planleggingsarbeid starta, fortsetter i 2017 Usikkert om dette vert sluttført i 2016 Byggjestart i 2017 når privat finansiering er avklart Ferdiggjering i 2017 med asfaltering Innkjøpt avslutta Vert kjøpt i år Arbeid utført, ny løyving til vidare opprusting i 2017 Under arbeid Ikkje utført Her kjem statlege tilskott Under arbeid Under arbeid, feridig i år Under arbeid, feridig i år Under arbeid, ferdig i år, kanskje overskriding Oppstarta, sluttført i år Oppstarta i år, vidareførast i 2017 Prosjektering i sluttfase, håper oppstart i 2017 Er avslutta Vert utført i 2016 Vert utført i 2016 Vert utført i 2016 Ikkje i 2016 Ferdig planlegging starta Ferdig utført, utg. ikkje belasta enno Ikkje igangsatt Kjøpt to husvære, betaling når ferdig Leverandør valt, Ferdig, ikkje alle utg belasta enno Planleggging starta Fellesrådet fått overført løyving Fellesrådet fått overført løyving Fellesrådet fått overført løyving Vert ikkje i pr, må overførast til 2017 Usikkert på om det vert kjøpt i år, eller først i 2017 Vert kjøpt i år Vert kjøpt i år Til fordeling på einskildprosjekt Vert sluttført i 2016 vert brukt i 2016 ikkje igangsatt, utsatt til 2017 Utført Side 214

83 285 Kjøp av inventar psykiatri Vert kjøpt i Kjøp av grunn og klargjering byggefelt Gjeld areal i Sylteråket 432 Utbygging Nybøfeltet Skal førast på prosjekt Nye vindu Tomrefjord skule Ferdig, ikkje alle utg. belasta enno 487 Tiltak i forbindelse med Tresfjordbrua Vert utført i Avløp, renovering og utbygging Samlepost, vert meirforbruk i år 708 Nye gatelys etter prioritering skifting av armatur gatelys Delar må overførast til Asfaltering Vert utført i Buktavegen Arbeidet vert starta i løpet av kort tid, forts. i Avskjerande avløp sør for Vike kai Fornying avløp Nybø Ferdig i 2016, forventa meirforbruk 1,0 mill. kr. 807 Avløp Fonna Avslutta 940 K'ø aks'ar o andelar E enka ital KLP o aks'ek'ø Ørsko. Skisenter TOTALT Finans- o 'eldsra ort lflg. Finans- og gjeldsreglementet, som vart godkjent av kommunestyret 15. september i år sak KST 79/15, skal administrasjonen rapportere status for finans- og gjeldsforvaltninga til kommunestyret minst to ganger i året. Det vert gjort i lag med dei kvartalsvise driftsrapportane. Nedanfor føl "er ein oversikt over Iåna våre r : Opprinneleg Lån 'evar Lånenr. belø Rest "eld Rente Rrentevilkår Bindin stid Nedbetalt Kommunalbanken ,70 Fast rente Kommunalbanken ,97 Fast rente Kommunalbanken ,69 Fast rente Kommunalbanken ,30 Fast rente Kommunalbanken ,72 P.t. rente 2042 Kommunalbanken ,76 P.t. rente 2046 KLP kommunekreditt ,81 Nibor-3 mnd 2024 KLP kommunekreditt ,78 Nibor-3mnd 2042 Husbanken ,51 Flytande 2019 Husbanken ,51 Flytande 2024 Husbanken ,51 Flytande 2024 Husbanken ,51 Flytande 2023 Husbanken Startlån ,51 Flytande 2028 Husbanken Startlån ,51 Flytande 2035 Husbanken Startlån ,51 Flytande 2037 Husbanken Startlån ,51 Flytande 2038 Husbanken Startlån ,51 Flytande 2039 Husbanken Startlån ,51 Flytande 2046 Husbanken Startlån ,51 Fl nde Side 215

84 o 47,6% av låna våre er knytt til fast rente med attståande løpetid på mellom 1,3 og 7 år. o Gjennomsnittleg bindingstid (vekta rentebinding) for alle låna er 2,31 år. Gjennomsnittleg bindingstid på dei låna som har fastrente er 4,85 år. o Snitt rente pr var 1,74%. Det er ein Iiten auke frå 1. halvår då den var 1,71%. o Startlåna utgjer 30,9 mill. kr. o Alle låna er ordinære lån, dei fleste serielån. Det er ikkje lån i sertifikat- eller obligasjonsmarkedet. o Vi har ingen lån som må refinansierst i løpet av dei neste 12 månadane. Låna er fordelt å føl 'ande bankar: Bank Lånesum Kommunalbanken KLP Kommunekreditt Husbanken Føl 'ande har sk'edd i 3. kvartal o Vi har nedbetalt låna med kr ,-. o Det er ikkje teke opp nye lån. o Den flytande renta har vore rimeleg stabil, kun ein liten auke. o l 3. kvartal brukte vi i snitt 30,0 mill. kr av kassekreditten. Pro nose for rente- o avdra 2016 I budsjett for 2016 var det avsett 25,3 mill. kr til renter og avdrag. l driftsrapport pr. 1. halvår vart dette anslaget redusert med 2,0 mill. kr. Som nemnt tidlegare i denne driftsrapporten kan det bli enno noko lågare. Side 216

85 Driftsra ort del 2 Oppfølging av politiske vedtak Kommunestyret gjorde den 22.mai 2014, i sak 33/14, følgjande vedtak: Rapportering som gjeld oppfølging av politiske vedtak blir heretter lagt til driftsrapportane til kommunestyret. Politiske vedtak som ligg att etter tidlegare rapporteringar: Utval Kva saka gjeld Status Vidare framdrift Saksnr KST KST bad om å få Ei stor og omfattande sak Eininga har ikkje Sak 57/2015 lagt fram eiga sak som vil krevje mykje kapasitet til å gjere Kommunal om bruken av saksførebuing. noko med denne ei edomsmasse M raområdet lkk'e ferdi saka no. KST Reserveløysing Er fullført på noen bygg. En Ferdigstilling innan Sak 68/2015 oppvarming av del innkjøp planlegging og utgangen av 2016 Fernvarme kommunale b installas'onar er åbe nt KST Arealplan Planutvalet arbeider med Vert lagtfram i Sak 76/2015 Legge fram sak om saka. haust Areal Ian naust KST Evaluering av Adm.sjef har ikkje iverksett Må avklare politiske Sak 112/2015 noverande prosess. forventningar til Driftsbudsjett 2016 legevaktsamarbeid type evaluering. kt 12 KST Utarbeide Ny prosjektmedarbeidar Politisk Sak 36/2016 heilskapleg plan Oppstart haust -16 behandling vår mot 2017 barnefatti dom KST Ørskogfjell KST ber om å få framlagt Ansvar for styre Sak 67/2016 skisenter AS sak om sal/evt awikling og av selska et eneralforsamlin Politiske vedtak i perioden september - oktober 2016 som ikkje er gjennomførte: Utval/dato Kva saka gjeld Status Vidare framdrift Saksnr KST Utarbeiding av Ikkje starta Sluttbehandling Sak 80/2016 lokal KST i 2018 kulturminne lan KST Turveg Tomrefjord Forhandlingar Sak 81/2016 KST Turveg Skorgen Forhandlingar Sak 82/2016 KST Interkommunalt Under arbeid Snarleg Sak 85/2016 samarbeid Vestnes Rauma KST Hytte- og Ikkje starta Usikker på Sak 99/2016 fritidsrenovason arbeidsomfan Side 217

86 Tilsyn l denne saka blir ikkje saksområde der kommunen sjølv har tilsynsmynde omtala. Dette gjeld tilsyn med barnehagane og tilsyn innan brannvernlfeiing. Administrasjonssjefen omtalar her eksterne tilsyn overfor kommunen der kommuneorganisasjonen er tilsynsobjekt. Arbeidstilsynet Ingen tilsyn sidan sist rapportering. Ingen awik som ikkje er lukka. Fylkesmannen: Tidle are avvik innan Bu- o habiliterin stenestene Eit stort tilsyn med internkontrollsystem for begrensing av tvang og makt for utviklingshemma. Eit stort arbeid å lukke avviket. Det har blitt arbeidd kontinuerleg med dette. Brev frå Fylkesmannen den 7.oktober Der heiter det m.a.: Fylkesmannen har gjennomgått tilsendt dokumentasjon etter tilsynet og gjort ei vurdering opp mot dei awika som blei avdekt. Både gjennom dokumentasjon og i møter ser Fylkesmannen at Vestnes kommune har gjort eit omfattande arbeid med å rette avvika. Før Fylkesmannen kan konkludere med at tilsynet kan avsluttast er det naudsynt med fleire opplysningar og vurderingar frå Vestnes kommune. Fylkesmannen vil ha nærmare utgreiing av korleis vårt avvikssystem vert gjort kjent og tilgjengeleg, han vil ha ein ny gjennomgang av visse sider av tenestevedtaka for å sikre at dei har høg juridisk kvalitet, og han vil ha grundigere utgreiing av korleis kommunen arbeider for å sikre kvalifisert personell i arbeid som inneber bruk av makt og tvang. Frist 15.november. l mellomtida har kommunen fått to nye tilsyn overfor enkeltbrukarar det Fylkesmannen vurderer internkontrollsystemet. Revis'onen sine forvaltnin srevis'onar: Det vart i 2015 gjennomført ein brei forvaltningsrevisjon på Vestnes kommune si gjennomføring av samhandlingsreforma. Revisjonsrapporten vart lagt fram for kommunestyret som eiga sak. Administrasjonssjefen arbeider for å kunne legge fram ein plan for korleis vi skal handtere dei forholdsvis omfattande anbefalingene som er gitt av revisjonen. Ra orterin av s'ukefråver: Det føreligg ikkje nye rapportar om sjukefråver sidan sist. Særutskrift til: Side 218

87 VE Saksmappe: /05 Arkiv: 216 Kontrollutvalet Saksbehandlar: Jane Anita Aspen Dato: Saksframlegg Utval ssaksnr Utval Møtedato PS 36/16 Kontrollutvalet FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT «OPPFØLGING AV FLYKTNINGAR OG INNVANDRARAR» -PROSJEKTPLAN Sekretariatet si tilråding Kontrollutvalet godkjenner den framlagte prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Oppfølging av flyktningar og innvandrarar med dei merknadar og tilføyingar som måtte framkome i møtet. Prosjektplanen dannar grunnlaget for gjennomføringa av prosjektet. Bakgrunn for saka Kontrollutvalet i Vestnes vedtok i sitt møte i sak 35/15 å bestille ein forvaltningsrevisjon av oppfølging av flyktningar og innvandrarar. Undersøkinga skal bygge på aktuelle problemstillingar som er skisserte i saksframlegget, herunder også økonomiske vurderingar/konsekvensar. Prosjektet kjem ikkje inn under plan for forvaltningsrevisj on Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon vart behandla av kontrollutvalet i møte og vedtatt av kommunestyret Det går fram i denne saka av prosjektet er bestilt og planlagt gjennomført haust/vinter Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon følgjer av kommunelovens 77, nr. 4 og Forskrift for kontrollutvalg, kap. 5. Prosjektet er bestilt gjennomført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2. Frå gjekk Kommunerevisjonsdistrikt 2 saman med Distriktsrevisj on Nordmøre IKS og fylkesrevisjonen i Møre og Romsdal Revisjon IKS. Det betyr at forvaltningsrevisjonsprosjektet vil bli gjennomført av Møre og Romsdal Revisjon IKS. I følgje RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon, skal det i starten av eit forvaltningsrevisjonsprosjekt utarbeidast ein prosjektplan som skal danne grunnlaget for gjennomføringa av prosjektet. Vedlagt saka følgjer: - Prosjektplan utarbeidet av Møre og Romsdal Revisjon IKS for prosjektet Oppfølging av flyktningar og innvandrarar, datert VURDERING Kontrollutvalet har ansvar for at kommunen si verksemd årleg vert gjenstand for forvaltningsrevisjon. Gjennom forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalet undersøkje om kommunen etterlever regelverket, når dei fastsette mål og om ressursane forvaltast på ein

88 effektiv måte. Revisor utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalet og er ansvarleg for gjennomføringa. Kontrollutvalet sitt påsjå-ansvar for forvaltningsrevisjon inneber m.a. at utvalet skal halde seg orientert om forvaltningsrevisjonsprosjektet undervegs i prosessen. I følgje engasjementsavtalen mellom kontrollutvalet og revisjonen, skal utvalet få seg førelagt og drøfte utkast til prosjektplan som skal danne grunnlaget for gjennomføringa av prosjektet. Prosjektplanen bør omtale følgjande punkt: o Bakgrunn for prosjektet o Målsetting og problemstillingar o Revisjonskriterium eller grunnlaget for disse o Metodisk tilnærming o Organisering og ansvar, ressursbehov og tidsplan I den vedlagte prosjektplanen har revisor, under pkt. 3, utarbeidd problemstillingar som vert lagt til grunn for prosjektet. Kontrollutvalet kan her vurdere om revisor sin oppfatning av bestillinga er i tråd med det utvalet ønskte å få belyst ved val og bestilling av prosjekt. Prosjektplanen viser at revisor har gjort nokre avgrensingar frå bestillinga frå kontrollutvalet. Det er viktig at medlemmene i møtet tek stilling til om utvalet er einig i desse avgrensingane. Forvaltningsrevisjonsprosj ektet vil i hovudsak rettast mot flyktningar som er busett i Vestnes kommune på førespurnad frå IMDi og som har rettar i forhold til introduksjonslova. Prosjektet vil gje ei kort oversikt over innvandrarar og tilbodet desse får om språkopplæring. Det vil i prosjektet bli fokusert på flyktningar og innvandrarar som er komme til Vestnes dei siste fem åra. Vidare blir det ikkje tatt med vurdering av økonomiske konsekvensar, då dette er svart ut av administrasjonssjefen i rapport til kommunestyret sak 39/2016 om «Vestnes kommune sitt arbeid for asylsøkj arar og busette flyktningar rapport til kommunestyret 2016». Sidan det er gjort vedtak om nedlegging av Vestnes statlige mottak frå l.l2.20l6, så vil ikkje prosjektet ta føre seg kommunen si oppfølging av asylsøkjarar. Sekretariatet vurderer at prosjektplanen revisjonen har utarbeidd inneheld dei punkt ein slik plan bør innehalde. Jane Anita Aspen daglig leder

89 PROSJEK T PLAN Forvaltningsrevisjon Enhet: Vestnes Prosjekt: kommune Utarbeidet? av Einar Andersen Oppfølging av flyktninger og innvandrere 1. Generell hjemmel for forvaltningsrevisjon Aktivitet H'emmel Kommunens revisor skal utføre forvaltningsrevisjon. Kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kap F orvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre Kommuneloven 77 nr. 4 systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2. Bakgrunn for dette revisjonsprosjektet Plan or orvaltnin srevis "on 2012 til 2015 Utvalg Saksnummer Dato Kontrollutvalget 4/ Kommunestyret 41/ Bestillin av ros'ekt Utvalg Saks- Dato Vedtak nummer Kontroll- 35/ I. Kontrollutvalet bestillerfølgjande utvalget forvaltningsrevisjonsprosjekt: Oppfølging av flyktningar og innvandrar 2. Undersøkinga skal bygge på aktuelle problemområder som er skissert i saksframlegget, her under også økonomiske vurderingar/ konsekvensar. 3. Prosjektet vert bestilt utført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. 4. Prosjektplan skal utarbeidas og leggast fram for kontrollutvalet Prosjektet «Oppfølging av flyktninger og innvandrere» inngikk ikke i Plan for forvaltningsrevisjon Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kontrollutvalget i møte og vedtatt av kommunestyret i Det opplyses i disse dokumentene at prosjekt om oppfølging av flyktninger og innvandrere er bestilt og planlagt gjennomført høst/ vinter I protokoll til sak 35/2015 opplyses det følgende under overskriften: «Kontrollutvalet si handsaming»: Side 1 av 16

90 Kontrollutvalet samla seg om prosjektet Oppfølging av innvandrar og flyktningar. Utvalet ser at dette prosjektet truleg også kan vere aktuelt i andre kommunar. Utvalsmedlem Dagfinn Wiik informert utvalet om at kommunestyret i møte (sak 92/2015, sekretær sin merknad) gjorde vedtak om å be administrasjonssjefen legge fram eit oppsett over dei totale økonomiske konsekvensane etter etableringa av asylmottaket i kommunen. Vidare be om ein status for integreringa av jlyktningane med omsyn til busetjing og sysselsetjing. Kontrollutvalet legg vekt på at det er viktig at revisjonen samordnar arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet med det arbeidet som administrasjonen har fått bestilling om frå kommunestyret. I saksutredning og innstilling til sak 35/2015 gis det informasjon om oppfølging av innvandrere og flyktninger: 0 øl in av ktnin ar o innvandrarar Vestnes kommune har i mange år busett flyktningar og har også mange arbeidsinnvandrarar. Temaet har blitt enda meir aktualisert dei siste månadane, etter at Noreg har hatt ein stor auke i talet på asylsøkarar. Vestnes kommune, som andre kommunar, vil måtte busetje langt fleire flyktningar dei næraste åra. I så måte vil det vere avgjerande korleis arbeidet med oppfølging av flyktningar og innvandrarar fungerer. Kommunen har ulike plikter nå det gjeld flyktningar og arbeidsinnvandrar. Dersom ein vel eit slikt prosjekt så kan det vere aktuelt å sjå på korleis mottak og oppfølging av nyleg komne flyktningar fungerer, særskilt språkopplæring, introduksjonstilbod, sysselsetjing og bruk av andre kommunale tenester Når det gjeld arbeidsinnvandrarar så er det kanskje særleg det med særskiltspråkopplæring og norskkurs som er aktuelt å sjå nærare på. Eit slikt prosjekt vil truleg vere aktuelt for fleire kommunar i komande planperiode. Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal har ikkje erfaring med forvaltningsrevisjon på dette området. 3. Problemstillinger og revisjonskriterier Problemstillinger Det skal utarbeides problemstillinger for den enkelte forvaltningsrevisjonen. Med utgangspunkt i bestillingen fra kontrollutvalget har revisjonen operasjonalisert problemstillingene og mener at disse er tilstrekkelig konkretisert og avgrenset til å kunne besvares. Basert på bestilling fra kontrollutvalget foreslår revisjonen følgende aktuelle problemstillinger: Problemstilling I: Har Vestnes kommune system for samordning, iverksetting og evaluering av tiltak i integreringsarbeidet? Ved bosetting av flyktninger og i integreringsarbeidet har mange instanser i kommunen ansvar og oppgaver. Sentrale instanser i dette arbeidet er NAV, voksenopplæringen, skole, bamehage, boligkontor, helse og omsorg, idrett, fritid og kultur. Utenfor kommunen er det samarbeid med NAV arbeid, fylkeskommune når det gjelder videregående opplæring, og med frivillige lag og organisasjoner. Side 2 av 16

91 Revisjonen ser det som aktuelt å undersøke hvordan Vestnes kommune har organisert arbeidet og hvilke samarbeids- og kontrollrutiner som er etablert for sikre at tilbud og tjenester blir gitt i samsvar med lov og statlige føringer. Det er aktuelt å vurdere om Vestnes kommune: o har organisert arbeidet med integrering av flyktninger hensiktsmessig sikrer at aktuelle virksomheter deltar i arbeidet med integrering av flyktninger involverer frivillige lag og organisasjoner gjennomfører nødvendige tiltak overfor flyktninger evaluerer arbeidet med integrering av flyktninger Problemstilling 2: Sikrer Vestnes kommune at flyktninger får tilbud om introduksjonsprogram som tilrettelegger for overgang til utdanning eller arbeid? Revisjonen kan undersøke i hvilken grad Vestnes kommune har system og praksis for å følge opp krav og forventninger i introduksjonsloven. Introduksjonsloven 4 bestemmer at introduksjonsprogrammet «minst» skal inneholde «tiltak som forbereder til videre opplæring eller tilknytning til yrkeslivet». Det er for eksempel aktuelt å se på om Vestnes kommune: o tilbyr introduksj onsprogram innen 3 måneder etter ankomst til alle personer med rett og plikt til slikt program o tilbyr program som er helårlig og på full tid o har nok kontaktpersoner/ programrådgivere i forhold til anbefalinger fra Integreringsog mangfoldsdirektoratet (IMDi) o bruker individuelle planer som verktøy i arbeidet med integrering o gir tilbud om bametilsyn til deltakere som har behov for dette for å kunne delta i introduksj onsprogrammet o legger til rette for at personer med helseproblemer kan delta i introduksj onsprogrammet Problemstilling 3: Gir Vestnes kommune tilbud om språkopplæring til innvandrere? Revisj onen kan undersøke i hvilken grad Vestnes kommune har system og praksis for å tilby innvandrere språkopplæring. Det er aktuelt å vurdere om Vestnes kommune: o tilbyr språkopplæring til innvandrere iht de minstekrav introduksjonsloven oppstiller o tilbyr opplæring utover det loven krever, for eksempel til personer som ikke er omfattet av ordningen o tilbyr særskilt språkopplæring for elever fra språklige minoriteter Konkretisering av problemstillingene vil bli vurdert underveis i prosjektet. Revisjonskriterier Med utgangspunkt i problemstillingene skal det etableres revisjonskriterier. Revisjonskriterier er de krav, normer og/ eller standarder som forvaltningsrevisj onsobjektet skal revideres/ Side 3 av 16

92 vurderes i forhold til. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, og utledet fra, autoritative kilder innenfor det reviderte området. Revisjonskriteriene skal være relevante, konkrete og i samsvar med de kravene som gjelder for forvaltningsrevisj onsobj ektet innenfor den aktuelle tidsperioden. Aktuelle kilder for revisjonskriterier i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet er: o Lov av l om utlendingers adgang til riket og deres opphold her (utlendingsloven) o Lov av om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven) o Lov av om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) o Lov av l 998 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) o Rundskriv G-Ol/2016 til lov om introduksj onsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksj onsloven) o NOU 2011: 14 Bedre integrering - Mål, strategier, tiltak o IMDi; Hvem har rett til hva slags opplæring (sist oppdatert ) o IMDi; Integreringen i Vestnes kommune - tall og statistikk over integreringen i kommunen (htt ://\\\\ \\.imdi.no/tall-02-statistikl</stcder/k1535) o Helsedirektoratet, Veileder IS-1022: Veileder for helsetjenestetilbudet til asylsøkere, flyktninger og familiegjenforente I tillegg kommer aktuelle forskrifter, rundskriv og veiledere fra sentrale myndigheter. Revisj onen vil innhente aktuelle styringsdokumenter fra kommunen. Disse vil kunne være kilder til konkretisering av problemstillinger og kriterier. Med bakgrunn i kildene vil revisjonen utlede konkrete revisjonskriterier som er relevante for de aktuelle problemstillingene som blir valgt. Konkretisering av revisjonskriterier vil bli vurdert underveis i prosjektet. 4. Avgrensning Vestnes kommune yter tj enester overfor flyktninger og innvandrere på flere tjenesteområder, der bosetting av flyktninger og tilbud om introduksjonsprogram er de mest sentrale områdene. Innvandrer er definert som person som Hytter til et annet land med sikte på varig opphold. I statistiske sammenhenger i Norge betegner gjerne innvandrer en person som bor fast her i landet og som har to utenlandsfødte foreldre. Innvandrere som bor i Norge har kommet hit på grunn av arbeid, familierelasjoner, flukt eller for å ta utdanning. En oversikt over innvandrere etter et utvalg nasjonaliteter for perioden 2013 til 2015 i Vestnes kommune er vist i vedlegg 4. En flyktning er en person som fyller kravene til å få beskyttelse (asyl) i Norge. Forvaltningsrevisj onsprosjektet vil i hovedsak rettes mot flyktninger som er bosatt i Vestnes kommune på forespørsel fra IMDi og som har rettigheter i forhold til introduksjonsloven. Prosjektet vil også gi en kort oversikt over innvandrere og tilbudet disse får om språkopplæring. Forvaltningsrevisjonsprosjektet vil fokusere på flyktninger og innvandrere som er kommet til Vestnes kommune de siste fem årene. I slutten av august 2016 varslet UDI at et stort antall asylmottak denne høsten blir lagt ned. Dette begrunnes med reduksjon i antallet asylsøkere. Vestnes statlig mottak med 170 plasser Side 4 av 16

93 har vært drevet av Link AS siden Mottaket er beliggende i Åslia med noen flere boenheter andre steder i kommunen. Mottaket legges ned med virkning fra Av den grunn vil forvaltningsrevisjonsprosj ektet ikke vurdere kommunens oppfølging av asylsøkere. Økonomiske konsekvenser av arbeidet med integrering av flyktninger i Vestnes kommune er beskrevet i notat utarbeidet av administrasjonssj ef. Notatet er datert og ble lagt fram for kommunestyret våren Notatet følger som vedlegg 1. Videre avgrensninger vil bli vurdert underveis i prosjektet. 5. Metode og gjennomføring Undersøkelsen skal baseres på NKRF s standard for forvaltningsrevisj on (RSK 001). Metodene som vil bli benyttet i prosjektet er dokumentanalyse og intervju/ samtaler. Det vil være aktuelt å intervjue sentrale personer i kommunen. I tillegg vil revisjonen bruke dokumenter utarbeidet av Vestnes kommunen, og statistikk utarbeidet av SSB, IMDi og Vestnes kommune. Revisjonen vil som del av prosjektet vurdere om det skal gjennomføres en spørreundersøkelse og/ eller samtaler med et utvalg flyktninger. 6. Ressurser Kom etanse Navn Ressurser Op dragsansvarlig forvaltningsrevisor Einar Andersen 200 timer Annen forvaltningsrevisor Anny Sønderland 25 timer Regnska srevisor Anne Oterholm 25 timer 7. Tidsplan Oppstart med oppstartsbrev til administrasj onssjef kan skje etter at prosjektplan er vedtatt i kontrollutvalget. Revisjonen beregner at levering av prosj ektrapport kan skje til kontrollutvalget siste møte våren Aktivitet Planla t utført Merknader Kontrollutvalget bestilte prosektet OK ( ) O start lanleg ing Oktober 2016 OK Pros'ekt lan sendes til kontrollutvalget OK ( ) Prosjekt lan behandles i kontrollutvalget Utsendelse o startbrev til administrasjonssjef Op startmøte med administrasonssef Desember 2016 Arbeid med ra ort Vinter/ vår 2017 Utkast til ra port på høring Høringsmøte med administrasonssef Frist for høringsuttalelse Ra ort oversendes til kontrollutvalg Kontrollutval behandler ra orten Juni 2017 Kommunestyret behandler ra orten Side 5 av 16

94 Vedlegg 1. Vestnes kommune sitt arbeid for asylsøkjarar og busette flyktningar - rapport Definisjoner 3. KOSTRA 4. Innvandrere i Vestnes kommune for perioden 2013 til Kommunens plikter etter introduksjonsloven Side 6 av 16

95 Vedlegg 1: Vestnes kommune sitt arbeid for asylsøkjarar og busette flyktningar rapport til kommunestyret 2016 VESTN ES KOMMUNE Arkiv: F30 Arkivsaksnr. : 2016/3 96 Saksbehandlar: Dato: Tone Roaldsnes Vestnes kommune sitt arbeid for asylsøkjarar og busette flyktningar - rapport til kommunestyret 2016 SAKSUTGREIING: Bakgrunn: I9. november 2015, i kommunestyresak 92/2015, om busetting av flyktningar for perioden , heiter det i pkt 5: "Vestnes kommunelyre ber administrasjonssjefen legge fram eit oppsett over dei totale økonomiske konsekvensane etter etableringa av asylmottaket i kommunen. Vidare ber ein om status for integreringa av flyktningane med omsyn til busetjing og sysselsetjing. " Avgrensing: Kontrollutvalet vedtok i møte å bestille forvaltningsrevisjonsprosjektet «Oppfølging av flyktningar og innvandrarar». Etter kontakt med revisjonen er det klart at dette prosjektet blir gjennomført hausten Rapporten i føreliggande sak kan tene til ein start, ein kortversjon, og eit utgangspunkt for dette prosjektet. Administrasjonssjefen vil i denne saka svare ut KST vedtak av 19. november som det blir vist til ovanfor. Saka er skriven som eit notat til kommunestyret. Notatet er vedlagt denne saka og er utarbeidd av administrasjonssjefen i samarbeid med kommunalsjefane Greta Bjerke og Magne Værholm, samt driftsleiar Helene Brendeløkken og NAV-leiar Nils Eidhammer. Vedlegg: Asylsøkjarar og busette flyktningar i Vestnes -rapport frå verksemda VESTNES KOMMUNE Administrasjonssjefen Notat til kommunestyret Vår ref. Saksbehandler/ tittel Dato 3593/2016 Tone Roaldsnes administrasjonssjef Asylsøkjarar og busette flyktningar i Vestnes - rapport frå verksemda Dette dokumentet er utarbeidd i samarbeid med fleire leiarar innan Vestnes kommune sine tenester: Kommunalsjefane Greta Bjerke og Magne Værholm, samt driftsleiar Helene Brendeløkken og NAV-leiar Nils Eidhammer. Bak runn for utarbeidin av ra ort: 19. november 2015, i kommunestyresak 92/2015, om busetting av flyktningar for perioden , heiter det i pkt 5: Vestnes kommunetyre ber administrasjonssjefen legge fram eit oppsett over dei totale økonomiske konsekvensane etter etableringa av asylmottaket i kommunen. Vidare ber ein om status for integreringa av flyktningane med omsyn til busetjing og sysselsetjing. " Kort historikk: LINK AS signerte ved årskiftet 2009/2010 driftsavtale med UDI om drift av asylmottak med inntil 140 plassar i Vestnes kommune, som då vart vertskommune. Talet på asylsøkjarar i asylmottaket har variert. Sist haust vart talet auka til 170 med opsjon på ytterlegare 30 frå februar Fleire leverandørar har vore i forhandlingar med UDI, men pr i dag kjenner ikkje kommunen til at det vert forhandla om ytterlegare asylmottak i kommunen. I asylmottaket har det opphalde seg 3 grupper menneske: asylsøkjarar som ventar på behandling av søknaden sin, asylsøkjarar som har fått endeleg avslag, og asylsøkjarar som har fått opphald i Norge og som ventar på busettingskommune., ;» Side 7 av 16

96 Vestnes kommunestyre vedtok i september 2013 å busette flyktningar, og det er vedtak om 45 busettingar i perioden Pr i dag det det busett 51 flyktningar inkludert 10 familiegjenforeinte. Dette vil då seie at vi har starta på 2017 kvoten. Det er gjort vedtak om å busette 51 flyktningar for perioden Definis'0nar 0 av rensin ar av ra orten Organisasjonen Flyktninghjelpa gir desse defmisjonane Asylsøker: Person som på egen hånd ankommer et annet land og som normalt søker om asyl ved ankomst eller kort tid etter ankomst. Retten til å søke asyl er nedfelt i artikkel I 4 av V erdenserklæringen om menneskerettighetene, som sier at «Enhver har rett til i andre land å søke og ta imot beskyttelse mot forfølgelse». Personen omtales som «asylsøker» fram til søknad om asyl er avgjort. En flyktning er i henhold til FNs flyktningkonvensjon av 1951 en person som «har flyktet fra sitt land og har en velbegrunnet frykt for forfølgelse på grunn av rase, religion, nasjonalitet, politisk overbevisning eller medlemskap i en bestemt sosial gruppe, og som ikke er i stand til eller på grunn av slik frykt ikke villig til å påberope seg sitt lands beskyttelse». Bosatt flyktning er personer med flyktningstatus, opphold på humanitært grunnlag eller kollektiv beskyttelse, som flytter ut av statlig mottak og bosetter seg som ordinær innbygger i en kommune. Avgrensing: Kontrollutvalet vedtok i møte å bestille forvaltningsrevisjonsprosjektet «Oppfølging av flyktningar og innvandrarar». Etter kontakt med revisjonen er det klart at dette prosjektet blir gjennomført hausten Rapporten i denne saka kan tene til ein start, ein kortversjon, og eit utgangspunkt for dette prosjektet og vil meir svare ut KST vedtak av 19. november som det blir vist til ovanfor. Or anisatoriske tilhøve o oversikt over stillin sressursar: Kommunen vart som nemnt vertskommune for privat drive asylmottak i For administrasjonssjefen har det heile tida vore ei rettesnor å begynne i det små, skaffe erfaring, og bygge tenestene gradvis opp. Som vertskommune har ein ansvar for helsetenester, barnevemteneste, administrasjon og tolketenester, det er regulert i UDI rundskriv «Tilskudd til vertskommuner for asylmottak og omsorgssenter». I tillegg kjem kommunen sitt ansvar for norskopplæring til asylsøkjarar og til flyktningar med opphaldsløyve som bur i mottaket. Dette er regulert i årlege lmdl rundskriv som omhandlar alle grupper med rett/ plikt til norsk og samfunnskunnskap. Tenestene vart frå starten av samordna under driftsleiar Helene Brendeløkken som administrativ leiar både for bamevemtenesta, helsestasjonstenesta og vaksenopplæringa. Bam frå asylmottaket har gått på Helland skule og i Helland/ Skorgen barnehage. Brendeløkken har heilt frå starten vore den som har hatt samordnande leiing og har hatt ansvar faste samarbeidsmøte med Vestnes mottak fleire gongar i året der alle involverte driftseiningar deltar. Ho er delegert budsjettansvar til ansvar 3217 som skal dekkje alle utgiftene som Vestnes kommune som vertskommune for asylmottak har. Det er økonomisjefen som disponerer vertskommunetilskotet som heilheit, - ansvar 3217 dekkjer hjelpetenester og tolketenester. Dei første åra vart følgjande stillingsressursar oppretta: 60 % helsemedarbeidar på helsestasjonen inkl 10 % helsesøsterstilling øyremerka bam % helsesekretær oppfølging i helsearbeid retta mot asylsøkjarar og bam av busette % bamevemkonsulent frå Frå vart helsemedarbeidarstillinga utvida til 80% grunna auka tal på bebuarar i Vestnes mottak ( opsjonsplassar) Frå vart det tilsett ny sjukepleiar med vidareutdanning i psykisk helse.ein del av denne stillinga (50 %) er knytt til helsearbeid for asylsøkjerar og flyktningar. Stillinga er pr i dag plassert i Heimetenestene (psykisk helse). Det er no tilsette i fleire einingar som skal ha oppgåver knytt til helsearbeid til asylsøkjerar og flyktningar. Difor vart det formålstenleg å opprette eit helseteam. Helseteamet skal først og fremst ha fokus på asylsøkjerar, men også på å sikre gode system for overgangar inntil busette flyktningar får status (rettar og plikter) som andre innbyggarar i Vestnes. Dette klart i tråd med råd frå Helsedirektoratet ; Kommuner og helseforetak bør avsette fagressurser til å arbeide spesielt med likeverdige helsetenester til asylsøker, flyktninger og familiegjenforente, og det bør etableres tverrfaglige fagmiljøer eller team som opparbeider seg kompetanse på feltet. Dette er ikkje minst viktig med tanke på å styrke samarbeidet mellom primær- og spesialisthelsetenesten. Side 8 av 16

97 Mange kommuner har gode erfaringer med tverrfaglige flyktningehelseteam, der deler av eller hele stillinger er øremerket arbeid med asylsøkere og flyktninger eller generell migrasjonshelse. Dette gjør det lettere å få oversikt over arbeidsfeltet. Det er viktig at teamene er en integrert del av den samlede helse- og omsorgstjenesten i kommunen, slik at kompetansen som opparbeides ikke blir for personavhengig. Kommunalsjef Greta Bjerke har ansvar for å koordinere teamet som også utarbeider retningslinjer, rutinar og ansvarsfordeling for samarbeidet. Eit arbeid som ein ser er særs viktig, for å klare å møte utfordringane i kvardagen på ein god måte. Rettigheitene til helse og omsorgstenester er ulik. Alle asylsøkjarar har rett til akutt helsehjelp. Det er berre bam under 18 år som har rett til både helse- og omsorgstenester. Det same gjeld busette flyktningar. I møte med asylsøkjer og flyktning er språket sjølvsagt ei utfordring generelt. Tolketenester er sjølvsagt med å avhjelpe situasjonar. Det å klare å skape seg eit bilete av den einskilde sin helsestatus er vidare også utfordrande. Ikkje alle verken veit eller klarer å gi opplysningar sjølve. Problem kan det også vere om ein vert overført frå anna mottak. Det er slett ikkje alltid at opplysningar følgjer med. At misforståingar oppstår, kan ofte forklarast med bakgrunn i kulturforskjellar. Det er ikkje alltid like lett å skape forståing for krav opp mot helsetiltak og undersøkingar, eller for den saks skuld opp mot andre tenester. At det ofte kjem fleire til mottaket på same tid, gjer også til at utfordringane i periodar vert store. Då må organisering av dette arbeidet sjåast i samanheng med andre ordinære oppgåver. Organiseringa Organiseringa vart noko endra ved busetting av flyktningar. Busette flyktningar har rett og plikt til å delta i lntroduksjonsprogram, og dei skal etablerast i husvære og elles etter kvart få status som-ordinære innbyggarar i Vestnes. Brendeløkken fekk også overordna ansvar for flyktningtenesta-og har stått med ansvar for samordning av tenester til dei busette flyktningane i Vestnesgkommune. Etter kvart har ein arbeidd for at tenestene i stor grad skal bli nettverksorganisert. Heile organisasjonen skal ha ansvar for integrering av flyktningar. Det er inngått samarbeidsavtalar mellom Flyktningtenesta og andre tenester som Eigedomsdrift og NAV. Helseoppfølging ved Vestnes legesenter er og kvalitetssikra gjennom rutineframstilling som er kjent for Flyktningtenesta, helsestasjonen og fastlegane/ legesenteret. Servicekontoret bistår ved søknad om m.a.bustøtte. Gjennom Frivilligsentralen er språkkafe og flyktningguide organisert i samarbeid med Flyktningtenesta. Økonomi: Tilskott/inntekter Det er fleire type tilskott til kommunar som har asylmottak og/eller busette flyktningar. Vi skal nedanfor kort nemnde dei viktigaste for vår kommune. Tilskott vakseno lærin I 2015 fekk vi eingongtilskott på ca. kr ,- pr. asylant for eit timetal på 250. Frå 2016 er dette redusert til kr l2.700,- og timetalet er redusert til 175 timar. Vaksenopplæringssenteret, som gjev norskopplæringa, går i økonomisk balanse med statlege tilskott og sal av tenester. Vertskommunestilskott til kommunar med asylmottak Kommunar som har privatdrivne asylmottak mottek tilskott som skal dekke kommunen sine kostander til tenester som vert ytt til asylantane. Det gjeld t.d. lege, helsetenester og tolketenester. Satsane er som følgjer (2015/pr.år): Grunnsats pr. kommune kr ,- Pr. ordinær mottaksplass kr 7.560,- Einslege mindreårige kr ,- Tilrettelagt plass kr ,- I 2015 fekk mottok Vestnes kommune kr , i vertskommunetilskott. lntegreringstilskott Tilskottet vert gjeve til kommunar som har busett flyktningar. Det skal dekke kommunen sine kostnadar i oppstartfasen og ved busetting. Busette flyktningar har rett og plikt til å delta i introduksjonsprogram. Tilskottet vert m.a. brukt til introduksjonsstønad til flyktningane og administrative kostnadar kommunen har. lntegreringstilskottet vert gitt i fem år etter busetting, med gradvis nedtrapping. Satsane for 2016 er som følgjer: Busettingsår år 1: kr l84.000,- (einslege vaksne kr ,-) Busettingsår år 2: kr ,- Side 9 av 16

98 Busettingsår år 3: kr ,- Busettingsår år 4: kr ,- Busettingsår år 5: kr , mottok Vestnes kommune ca. 9,0 mill. kr i integreringstilskott. Kjøp av barnehageplassar UDI kjøper pr. i dag 5 plassar i kommunal bamehage. Det er bam frå asylmottaket som bruker desse plassane. Tilskottet utgjer ca kr l20.000,- pr. plass. I 2015 mottok kommunen kr ,- for sal av bamehageplassar til UDI. Rammeoverføring og skatt/ inntektsutjamning Busette flyktningar er sjølvsagt ein del av dei ordinære innbyggjarane i kommunen og dei vil gå inn i innbyggjartalet i kommunen når rammeoverføring vert utrekna. For 2016 vil vi gjennom dette motta ca kr , pr. person som var registret pr Det vil etter kvart også bli skatteinntekter, og ved utrekning av inntektsutjamning vil vi få ekstra overføring grunna fleire innbyggjarar. Utgifter Vi prøver som sagt å samle alle utgifter som vedkjem asylmottaket og busette flyktningar på eigne ansvar. For 2015 vart det registrert følgjande netto utgifter: Ansvar 3217 Asylantar kr ,- Ansvar 3218 Busette flyktningar kr ,- Sum kr ,- Sjølv om vi ikkje kan være helt sikre på at vi har greidd å få registrert alle utgiftene på desse to ansvara, er vår vurdering at utgiftene vedk. asylantar og busette flyktningar i 2015 var mindre enn det vi fekk i vertskommunetilskott og integreringstilskott (vel 10,5 mill. kr). I tillegg kjem inntekter gjennom rammeoverføring og skatt/inntektsutjamning. Økonomi for den einskilde fl ktnin : Busette flyktningar blir behandla som ordinære innbyggjarar i kommunen i høve behov for økonomisk stønad (sosialhjelp) etter lov om sosiale tenester i NAV. Når busette flyktningar startar i lntroduksjonsprogram i regi av kommunen får dei utbetalt løn tilsvarande 2 gonger grunnbeløpet i Folketrygda pr år. Dette vil pr i dag utgjere ca kr ,- pr år. Av dette blir det trukke skatt tilsvarande som for norske pensjonistar og dei blir trukke i introløn for evt manglande deltaking i programmet. Netto vil ein busett flyktning ha utbetalt ca kr ,- pr månad og altså ca kr ,- for eit ektepar. Det kan gå noko tid frå flyktningane blir busett og til dei startar opp i lntroduksjonsprogrammet. I perioden fram til dei startar mottek flyktningane økonomisk stønad (sosialhjelp) etter minimumssatsane gitt i statens rettleiande satsar for sosialhjelp. Dei får og utbetalt noko midlar til etablering. Dette i tråd med normar/satsar som tidlegare har vore fastsett av helse- og omsorgsutvalet. Det blir ikkje gjeve noko form for bametillegg i introduksjonsløna. Flyktningfamiliar, særleg dei med fleire bam, vil ikkje ha nok midlar til eit forsvarleg livsopphald berre med to vaksne på introduksjonsløn. For desse familiane gjer NAV/ sosialtenesta ei individuell vurdering og samanstilling av inntekter og utgifter som for andre søkjarar av økonomisk stønad (sosialhjelp). Finn vi då at familien fell under nemnde statlege rettleiande satsar for eit forsvarleg livsopphald blir det gjeve supplerande økonomisk stønad opp til dette nivået. All økonomisk stønad som NAV/sosialtenesta så langt har innvilga til flyktningar har vore belasta flyktningbudsjettet og kjem soleis ikkje fram av NAV/sosialtenesta sine ordinære utgifter til økonomisk stønad (sosialhjelp). Kven er dei 51 busette fl ktnin ane? Bamehagebam: 5 Side 10 av 16

99 Barn på Helland skule: 9 Ungdom i vidaregåande: 5 Kvinner i familie: 9 Menn i familie: 4 Enslige kvinner: 3 Enslige menn: 16 Bustader Kommunen leiger i dag 18 private husvære. Desse blir framleigd til dei busette flyktningane som sjølve betaler husleiga. Det er også busett flyktningar i to kommunale bustader. Dei einslege mennene bur i bufellesskap, - to eller tre saman. Ein ser det som positivt for integreringa at dei blir busette i vanlege norske bumiljø. Det har så langt ikkje vore negative episodar i desse bustadene verken menneskeleg eller materielt. Mange har blitt godt kjent med naboane sine, og barna leikar med norske bam i nabolaget. Det fremjer god språkutvikling og nettverksbygging som er avgjerande for framtida til den enkelte og for lokalmiljøet. Då offentleg transport er dårleg internt i kommunen, og dei som blir busett ikkje har bil, så er ein avhengig av rimeleg sentrumsnære bustader, elles må ein finne eigna transportløysingar for at dei skal kunne fungere med tanke på skule og fritidsaktivitetar. Integrering Vi har språkkafe og flyktningguide som viktige integreringstiltak. Alle bam deltar i ein eller fleire fritidsaktivitetar. Nokre av dei vaksne deltek også i frivillige lag og organisasjonar. Å engasjere lokalbefolkninga meir i integreringsarbeidet er avgjerande for å kunne lykkast. Vi arbeider no med å få til avtalar med frivillige lag og organisasjonar der ein vil gi rettleiing og råd for at dei busette skal kunne delta på ein god måte. Skal ein bli god i norsk, som er heilt avgjerande for god integrering og arbeid, må ein ha arenaer der dei får praktisere språket. Her er få uformelle arenaer der folk kan treffast og ta ein prat. Det meste av sosial omgang skjer innafor den private sfære. Ei utfordring er også at folk flest ikkje greier å vite forskjell på kven som er busett og er innbyggjarar i kommunen og kven som har opphald i Vestnes mottak. Innhald i introduks'ons ro rammet lntroduksjonsprogrammet er dei busette flyktningane sitt arbeid i minst to år etter busetting. Det skal være arbeidstid mest mulig likt norsk arbeidsliv, normalarbeidstid på heilårsbasis. Det meste av innhaldet i introduksj onsprogrammet blir gitt ved Vaksenopplæringa i Vestnes der hovudvekta er lagt på opplæring i norsk og samfunnskunnskap samt grunnleggande ferdigheiter og grunnskuleopplæring. Flyktningtenesta har ansvaret for 3t pr. veke. Kvar deltakar har ein individuell plan som inneheld tiltak på følgjande områder: - Språk -Utdanning -Arbeid -Å vere foreldre i Noreg - Korleis byggje nettverk -Ta vare på helsa -Korleis ta vare på boligen Språkpraksis er også ein viktig del av programmet. Dei er ute på ein arbeidsplass 1-2 dagar i veka over ein periode på 3-8 mnd. Ein forsøkjer då å få praksis på ein arbeidsplass som er relatert til det dei ynskjer å arbeide med eller har erfaring med frå tidlegare. Språkpraksis er både språkopplæring og opplæring om norsk arbeidsliv. Utfordringane framover kan bli å skaffe nok språkpraksisplassar, så her blir det viktig å jobbe opp imot bedriftene. For dei som ikkje skal ha vidare utdanning prøver vi etter ei tid i program å skaffe arbeidspraksis. Det kan vere at språkpraksisplassen blir endra til arbeidspraksis organisert gjennom NAV. Arbeidspraksis er lagt til to-tre dagar i veka. F lyktningtenesta og Vaksenopplæringa har eit godt samarbeid om kartlegging og oppfølging av deltakarane. Når skulen har ferie er det Flyktningtenesta som organiserer programmet. Vi samarbeider då ofte med Ørskog/Skodje og har felles opplegg på nokre av dagane. Programmet kan då innehalde tema som: - Kosthald - Trening -Likestilling - Bam -Integrering -Økonomi Side ll av 16

100 - Deltaking frå andre kommunale etatar som for eksempel NAV - Norsk arbeidsliv osv. Eit godt innhald i introduksjonsprogrammet er ein viktig faktor for å kunne lykkast i busettingsarbeidet. Ikkje alle vil kunne ta vidare utdanning, men dei kan likevel bli gode arbeidstakarar. Det å ha eit godt program for dei som ikkje skal gå vidare på skule, men ut i arbeid, er viktig. Ein ser her føre seg at ein må ha meir av opplæring i bedrift. Å kombinere norskopplæring i skulen og praktisk opplæring i bedrift er viktig. Mange har eit ønske om å jobbe innan helse og omsorg, men dei manglar god nok kompetanse. Ein må arbeide fram eit godt samarbeid mellom Flyktningtenesta og pleie- og omsorg slik at ein får til fleire praksisplassar for arbeidstrening, gjerne med mentorordning som er organisert gjennom NAV. S sselset'in avfl ktnin ar Så langt er status slik: IMDI og regjeringa sine måltal er basert på kor mange som er i utdanning eller arbeid etter avslutta introduksjonsprogram. Det nasjonale målet er 55 %. Ein har også målingar på kor mange som er i utdanning eller arbeid eit år etter avslutta introduksjonsprogram. Det nasjonale resultatmålet her er 70 prosent. Vi starta busettinga i desember 2013 og har derfor kort tid å måle dette på. Talla i den siste kolonna er sjølvsagt vanskelig å angi nøyaktig då vi er i byrjinga av året. Dette avheng også av kor mange som kjem inn på vidaregåande skule til hausten. Personar med k'ente funks'onshemmin ar IMDI har tilskotsordningar som vi kan søkje på i inntil Sir. Dette har vore gjort i tre tilfelle så langt. Avslutta i antall Utdanning Arbeid Arbeid og Ikkje sysselsett Målår utdannin 0 nåin % D 100% 2016 pr praksiskandidat i 75% mentorordning gjennom NAV for fullføring av opplæring i bedrift. I løpet av 8 1O 60%?? 2016 stk Utfordrin ar framover I. Asylsøkjarar. Endringar i nasjonale regelverk og rettar til asylsøkj arar. Det kan bli ei utfordring å avgrense rettar når ein reint fagleg ser udekka menneskelege behov og helseutfordringar. Reint organisatorisk blir det behovet for helsefagleg arbeid på tvers i organisasjonen som blir viktigast. Helsetenestene blir ytt av 3 einingar. 2. Introduksjonsprogrammet Må ha god kvalitet og relevant innhald. 3. Vellukka integrering: Skal vi nå måltala om integrering i utdanning og arbeidsliv, er vi avhengige av at heile lokalsamfunnet deltek. Det vil vere avgjerande at kommuneorganisasj onen deltek på tvers av organisatoriske rammer og arbeider nettverksbasert mot det same målet. Vi er også avhengige av at både dei kommunale einingane og det private næringsliv gir språk- og arbeidspraksis. 4. Manglande integrering kan medføre uheldige sosiale utslag og i tillegg gi auke i kommunen sine sosialhjelpsutgifter på lang sikt. 5. Organisatoriske utfordringar. Administrasjonssjefen ser at eininga BUT, Vaksenopplæring og flyktningteneste kan bli ei for stor eining. Det bør vurderast å dele eininga. Dette vil bli vurdert under organisasj onsgjennomgangen hausten Side 12 av 16