Arkivsak-dok. 14/00943-1 Saksbehandler Åge Aashamar Saksgang Formannskapet Kommunestyret Møtedato REGNSKAP 2013 Rådmannens innstilling 1. Det fremlagte driftsregnskap for 2013 og investeringsregnskap for 2013 fastsettes som Kragerø kommunes årsregnskap for 2013 2. I samsvar med formannskapets vedtak om bruk av næringsfondet, dekkes resterende uinndekkede merforbruk i driftsregnskapet fra 2011 med kr 877 277 3. Mindreforbruket i investeringsregnskapet, kr 1 783 652, avsettes til disposisjonsfond Vedlegg Regnskap 2013 FSKs vedtak av 25.2.2013 i sak 14/00444 om bruk av næringsfondet til dekning av resterende udekkede merforbruk med kr 877 277 Saken ekspederes til: Referanser i saken Bakgrunn Etter kommunelovens 48 skal kommunestyret vedta årsregnskap etter innstilling fra formannskapet. Vedtaket skal angi disponering av overskudd eller dekning av underskudd. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse på det avlagte, reviderte regnskapet. Denne uttalelsen er den del av regnskapsdokumentet sammen med revisjonsberetningen. Saksbeskrivelse Driftsregnskapet viser et resultat på 0 etter pliktig strykning av «Til dekning av tidligere års merforbruk» med kr 877 277 Investeringsregnskapet viser et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr 1 783 652. Andre opplysninger 1
Den videre drøfting under «saksfremstilling driftsregnskapet» og «saksfremstilling investeringsregnskapet» er i hovedsak gjort fra en regnskapsteknisk og regnskapsfaglig vurdering hvor avvik mellom budsjetterte beløp og faktiske regnskapstall blir det vesentligste. I denne sammenheng gjengis enhetenes forklaringer i 3. tertialrapporten overfor Rådmannen m.h.t. budsjettavvik. Saksfremstilling driftsregnskapet Overskuddsbegrepet i kommunalt regnskap er knyttet til budsjettet ved at man måler overskuddet slik: Budsjett minus regnskap = overskudd eller underskudd (mindreforbruk/merforbruk). Kommunen hadde et akkumulert underskudd pr. 2011 på 18,735 mill som ble dekket i 2012 med 1,925 mill. etter planen i budsjettet. Resterende 16,810 mill. ble budsjettert inndekket i 2013. Kommunen klarte å dekke inn 15,932 mill av dette. Resterende inndekking på 0,877 mill blir i regnskapet strøket når der ikke er midler til slik inndekning. Regnskapsresultatet blir således null, men det gjenstår altså tilsvarende beløp kr 877 277 som akkumulert tidligere merforbruk som ikke er inndekket ved regnskapsavleggelsen for 2013. Kravet for å unngå å komme på ROBEK listen er at hele det akkumulerte beløpet er inndekket. Dette er bakgrunnen for at rådmannen har foreslått at det brukes tilsvarende beløp fra næringsfondet slik at hele merforbruket er inndekket. Formannskapet som er styre for næringsfondet, har gitt sin tilslutning til dette. Inntektsgrunnlaget Inntektsgrunnlaget som danner grunnlaget for enhetenes budsjettrammer ble slik i 2013: Regnskap Budsjett 2013 Avvik 2013 Rammetilskudd/skatteinntekter 510,7 mill 512,9 mill -2,2 mill Eiendomsskatt 40,8 mill 40,9 mill -0,1 mill Andre generelle statstilskudd etc. 36,6 mill 32,4 mill 4,2 mill Sum frie disponible inntekter 588,1 mill 586,2 mill 1,9 mill Netto finansutgifter 38,9 mill 39,6 mill 0,7 mill Netto avsetninger 14,6 mill 17,1 mill 2,5 mill Overført til investeringsregnskapet 8,4 mill 7,8 mill -0,6 mill Til fordeling enhetene 526,3 mill 521,6 mill -4,7 mill Fordelt til enhetene 526,3 mill Mindre/merforbruk 0 mill Rammetilskudd/skatteinntekter ble 2,2 mill. lavere enn budsjettert. Det opprinnelige budsjettet kalkulerte med innbyggertallet pr 1.1.2012 mens den endelige utmålingen skjer på grunnlag av befolkningen 1.7.2012 for innbyggertilskuddet, og 1.1.2013 for inntektsutjevningen (skatteutjevningen). Befolkningen i dette tidsrommet hadde nedgang. Dette forhold, samt signalisert fra myndighetene 6,2 % skattevekst for året 2013, medførte netto økt budsjettanslag med 0,7 mill. kr ved 2. tertial. Skatteveksten 2
ble imidlertid bare på 5,7 % som da er hovedforklaringen på de manglende 2,2 mill. kr. Av økningen i andre generelle statstilskudd på 4,2 mill., er 1,2 mill. økt integreringstilskudd som følge av i hovedsak sammensettingen (aldersmessig) av mottatte flyktninger. De øvrige 3 mill. må sees i sammenheng med linjen «Korreksjon mellom 1a/2a i tabellen under. Netto avsetninger er 2,5 mill. mindre enn budsjettert. Av dette er tvungen strykning av 0,9 mill til dekning av akkumulert merforbruk. Resterende er bruk og avsetninger innenfor VARF området med 1,6 mill som må sees opp mot merforbruk på VARF i tabellen under. Besparelse på netto finansutgifter med 0,7 mill. skyldes 0,2 mill. i økte renteinntekter/utbytte og 0,5 mill. lavere rentekostnader enn budsjettert. De samlede økte inntektene fra inntektsgrunnlaget med 4,7 mill. har i sin helhet gått til driftskostnader slik det fremkommer i neste tabell. Bruk av tilgjengelige midler på enhetene Inntektsgrunnlaget som danner grunnlaget for enhetenes rammer, 526,3 mill, er fordelt slik det vises i tabellen under: Enhet Regnskap 2013 Budsjett 2013 Mer forbruk Mindre forbruk 10 Politisk virksomhet 4,8 mill 5,3 mill 0,4 mill 11 Tilskudd 9,5 mill 9,6 mill 0,1 mill 12 Adm. fellestjenester 2,6 mill 2,8 mill 0,2 mill 15 Rådmannen 29,9 mill 30,5 mill 0,7 mill 30 Kultur 14,5 mill 13,6 mill 0,9 mill 40 Bygg og areal 1,4 mill 1,5 mill 0,1 mill Selvkost B & A 0,3 mill -0,5 mill 0,7 mill 43 Eiendom og tekniske tjenest. 42,5 mill 43,1 mill 0,7 mill Selvkost VARF -9,5 mill -11,6 mill 2,1 mill 50 Omsorg 167,8 mill 171,1 mill 3,3 mill 58 Helse og rehabilitering 46,3 mill 44,7 mill 1,7 mill 64 Barnehager 56,5 mill 56,7 mill 0,2 mill 66 Skole 111,3 mill 106,6 4,7 mill 70 Kompetanse og integrering 17,8 mill 16,3 mill 1,5 mill 80 Nav Sosial 23,1 mill 22,4 mill 0,7 mill 12,3 mill 5,7 mill 95 Samhandlingsreformen 16,8 mill 19,4 mill 2,6 mill 90 Fellesinntekter/utgifter utenfor 1A -13,4 mill -11,8 mill 1,5 mill Korreksjon mellom 1a/2a 4,1 mill 1,9 mill 2,2 mill Sum fordelt til enhetene 526,3 mill 521,6 mill 14,5 mill 9,8 mill Mer- og mindreforbruket på enhetene er redegjort for i 3. tertialrapport som er rapportert fra enhetene til Rådmannen. Her gjengis forklaringene til budsjettavvikene: 3
Politisk virksomhet «Regnskapsresultatet for 2013 viser samlet sett et mindreforbruk på kr. 416 833. Mindreforbruket som framkommer ved årets slutt er i det vesentlige forårsaket av at satsene til politikergodtgjøring, eks. ordfører og varaordfører, er redusert med 50 % i forhold til 2012-satsene, jf. K-sak 18/13 behandlet i møte 14/3-13.» Rådmannen «Personalavdelingen har et merforbruk på ca. 300 000 kr av et totalbudsjett på 9 mill. Det vesentligste av merforbruket knytter seg til lærlingordningen. I tillegg er det merkostnader forbundet til annonsering av ledige stillinger. Servicesenteret har en innsparing i forhold til budsjett på kr 170 000, politisk sekretariat en tilsvarende innsparing på kr 30.000 og rådmannsnivået en tilsvarende innsparing på kr 130 000. IKT og økonomiavdelingen er i balanse. Nevnte avdelinger har til sammen et mindreforbruk på ca. kr 30 000. Enhetens resterende mindreforbruk på kr 660 000 skyldes mindreforbruk på miljø (større andel eksterne inntekter) og innsparinger på næringsaktiviteter.» Kultur «Ansvar 3000 Kultur. Etter at utestående tilsagnsgitte eksterne tilskudd er ført i regnskapet er ansvar 3000 inndekket. Deler av disse midlene dekker også avvik for klubber og kulturskole slik enhetsleder varslet i 2. tertialrapport og senere økonomiorientering i Hovedutvalg for samfunn. Merarbeid med Sentrumsplan & Verneplan har medført ca. kr 37.500.- i utgifter til ekstern hjelp med kartverk og bestemmelser som det ikke er budsjettmessig dekning for. Da er det ikke beregnet lønn til prosjektleder/kommunearkitekten som absolutt har gjort en betydelig jobb i perioden. Enhetsleder vil også peke på at avtalen om utleie til konserter i Fyrmesterhagen på Jomfruland ikke ble forlenget for denne sesongen. Det innebærer et inntektstap på kr 60,000.-. Enheten forsøkte å få til et samarbeid med andre mulige aktører uten at vi lyktes med det. Ansvar 3010 Kino Kinobesøket i 2014 har sviktet så vel i Kragerø som resten av landet. Kragerø er faktisk mer sårbar enn andre fordi sommerbesøket, som er så vesentlig for oss, også var betydelig under tidligere års besøk. Reduserte billettpriser for barn har også medført inntektssvikt, også utover de 100,000.- som budsjettet ble styrket med. Ansvar 3020 Bibliotek Biblioteket har et ubetydelig avvik i positiv retning og er flinke til å holde rammene. Besøket på biblioteket har gått ned som følge av at man har holdt stengt mandager. Ansvar 3030 Kulturskolen Overskridelse på kulturskolen skylles mye sykefravær og overlapping av gammel og ny rektor en måned. Dette har enhetsleder vært kjent med og derfor dekkes dette med mindre forbruk på ansvar 3000. I tillegg har kulturskolen også brukt lønnsmidler på å forberede «Kulturskoletimen» som det er overført statlige midler til i kommunens ramme, men som ikke er brukt til å styrke kulturskolebudsjettet. En annen utfordring er også at vi har flere pianolærere tilsatt enn det tilfanget av elever skulle tilsi. 4
Ansvar 3040 Ungdomstiltak/ungdomsklubber. Det er noe merforbruk på lønn som skylles at vi leier inn klubbmedarbeidere i ferieaktivitetene og at det har vært behov for vikarer i sykemeldingstilfeller. Ansvar 3050 Historieverket. Arbeidet med Historieverket har pr 3. tertial et overforbruk på ca. kr 248,000,-. Det er som tidligere slik at vi i «skriveperioden» for boka har større utgifter enn budsjettert, da salgsinntektene ikke kommer før ved utgivelse. Ansvar 3060 Støttekontakttjenesten. Fritidskontakttjenesten koster oss dessverre svært mye, tross etablering av kostnadsbesparende tilbud og tjenester. Men dette hjelper svært lite når tilfanget av nye brukere er så vidt stort, særlig etter at det er krav om å tilby tjenester overfor flere brukergrupper. Dette er dessverre en fortvilet situasjon som vi selvsagt har fokus på, men øyensynlig kommer til kort i forhold til alle som har «krav» på tjenestene. Utfordringene har vært drøftet i «Nettverk Grenland». Dessverre er det svært vanskelig å etablere flerbrukertilbud. Det må erkjennes at folks travle hverdag og store utfordringer for ledere og tillitsvalgte gjøre det vanskelig å få til effektivt samspill. KIF Håndball er derimot en god samarbeidsaktør i forhold til gruppeaktiviteter gjennom håndballaget. Dette er et gruppetilbud for psykisk utviklingshemmede der Folkehelse står sentralt. Det er gjort endringer i retningslinjene i forbindelse med vilkår for å bli fritidskontakt. Blant annet er det lagt vekt på at nære venner og familie i hovedsak ikke skal benyttes som fritidskontakt. Videre innskjerpes det at ubrukte timer en måned ikke kan overføres til neste måned uten avtale på forhånd. Bilgodtgjørelse til og fra bruker blir ikke dekket hvis ikke noe annet står i avtalen. Videre er bruker som hovedregel selv ansvarlig for å komme seg til og fra aktiviteter. Transportkostnader/ kjøregodtgjørelse utover det som er avtalt, må betales av bruker. Men slike kostnadsreduserende tiltak hjelper dessverre lite når vi nå har mange nye søkere som har krav på tjenester, og som vi faktisk ikke vet hvordan vi skal håndtere. Vi har igjen tatt opp våre utfordringer med Fylkesmannen i håp om at de aksepterer nedskalering av tjenestetilbudet. Det er også innskjerpet at fritidskontaktene ikke har anledning til å samle opp timer over flere måneder, men dessverre opplever vi fortsatt liten respekt for dette. Vi har fokus på problemet og fritidskontaktene irettesettes i forhold til dette. Mye av overskridelsen har sin årsak i dette, men ikke alt. Tjenesten ble tilført 700,000.- i tertialrapporteringen i høst, men beklageligvis var selv ikke dette tilstrekkelig. Men enhetsleder påpeker nok en gang at det er andre forhold enn økonomiske rammer som styrer det tilbudet vi må gi brukerne.» Bygg og areal Selvkost bygg og areal 5
«Lønn- og sosiale utgifter samt kjøp fra kommuner (skogbrukstjenester fra Drangedal) er i praksis som budsjettert. Overføringsutgiftene er lønnsmidler som budsjettmessig er tilført fordi det fra 2013 er ført lønnsutgifter for en 50 % stilling på eiendomsskatt. Driftsutgiftene er lavere enn budsjettert. Dette skyldes i hovedsak lavt forbruk på landbruk samt at bruk av konsulentkostnader på plansaker har vært vesentlig lavere enn budsjettert. Her vil konsulentutgiftene i 2014 bli høyere fordi det vil bli behov for kjøp av konsulenttjenester i kommuneplanarbeidet. Driftsinntektene, gebyr fra jordlov- og konsesjonssaker samt inntekter til viltforvaltningen er høyere enn budsjett. Refusjon er sykelønnsrefusjon fra Staten. Finansinntektene gjelder ekstraordinære midler kr. 100 000,- fra 2009 som da feilaktig ble ført på fond. Kostnadene her er belastet tidligere årsregnskap. Videre er det hentet ut penger (ca. kr. 26 000,-)fra Viltfondet på grunn av høyere aktivitet enn budsjettert. Driftsregnskapet for Bygg og areal viser totalt sett et resultat som er kr. 93 000,- bedre enn budsjettert. Selvkost: Lønn- og sosiale utgifter samt kjøp fra kommuner (byggesakstilsyn fra Porsgrunn) er i praksis som budsjettert. Det samme gjelder driftsutgiftene på selvkostområdet. Overføringsutgiftene som er regnskapsført er avskrivning av fordringer som ikke har latt seg inndrive. Øvrige budsjetterte overføringsutgifter er kr. 200 000,- som ble tilleggsbevilget til bruk for planlegging, men som det ikke har vært mulig å gjennomføre i 2013. Arbeidene vil måtte gjennomføres i 2014, og enhetsleder vil komme tilbake til dette i kommende tertialrapporter. Videre er det penger på bundet fond vedr. Jomfruland nasjonalpark som disponeres på vegne av Fylkesmannen. Heller ikke dette påvirker driftsregnskapet. Driftsinntektene, gebyr fra bygge-, plan- og oppmålingssaker er samlet kr. 777 000,- lavere enn budsjett. Byggesaksinntektene var på kr. 3 543 000,-, kr 93 000,- høyere enn budsjettert. Plangebyrene var budsjettert til kr. 450 000,- men ble kr 260 000,-. Differansen blir ført mot enhetens selvkostfond. På oppmålingsavdelingen var det budsjettert med inntekter på kr. 2 300 000 i gebyrinntekter samt inntekter ved salg av megleropplysninger gjennom infoland kr 80 000,-. Gebyrinntektene ble kr. 1 440 000,- mens InfoLand inntektene ble kr. 83 000,-. Underdekningen i gebyrinntekter blir ført mot enhetens selvkostfond. Refusjon er i hovedsak tilkjente saksomkostninger fra rettssaker (kr 73 000,-), samt inntekter fra Kartverket for salg av kartdata (ca. kr. 130 000,-). Finansinntektene gjelder midler fra fond for Jomfruland Nasjonalpark som er brukt i løpet av året. Driftsregnskapet for selvkostområdet for Bygg og areal viser totalt sett et resultat som er kr. 730 000,- under budsjett. Dette avviket relaterer seg til lavere gebyrinntekter enn budsjettert på områdene plan og oppmåling.» Eiendom og tekniske tjenester Selvkost VARF «Lønnsbelastningen til boligkonsulenten har blitt gjort i enheten gjennom hele 2013. Utover dette er kostnadene for lønn og sosiale utgifter, sammen med lønnsrefusjonen som budsjettert i 2013. Maskinparken til teknisk har krevd mer reparasjoner enn budsjettert, samtidig som det har vært et større strømforbruk. Det meste av avviket på driftsutgiftene er 6
kostnader som også har medført inntekter. Derfor er det også et avvik der. Det er oppgaver som er viderefakturert, samt at på Skjærgårdstjenesten er en del ekstra oppgaver ekstern finansiert. Det har blitt kjøpt noe mer tjenester vedr avfallshåndtering enn budsjettert, noe som fører til avviket som står i VARFS oversikten. Avviket vedr overføringskostnader er avvik som ble meldt i 2. tertial. Dette er avvik vedr strømforbruk og nedleggelse av boligkontor. Disse ekstrabevilgningene er blitt ført her. Skjærgårdstjenesten har satt av kr 163 462, mer enn budsjettert til bundne fond. Dette gjelder opparbeidelse av området på Lyngdalsstranda. Samt toalettbygg på Saltstein og Paradisbukta. Manglende driftsinntekter vedr VARFS skyldes at forbruksgebyret for vann ble ført feil i prislista for 2012. Noe som medførte at vi fikk inn alt for mye gebyrinntekter på vann. For å utligne dette, så satte vi ned i forbruksgebyret i 2013 med 25 %. Derfor har vi fått inn ca. 1,3 mill mindre enn budsjettert. For Weifa fikk feilføringa kjempestore følger, da de har et enormt vannforbruk. Derfor har vi i dette tilfelle også tilbakebetalt ca. 1 mill i 2013. Men dette skal være hensyntatt i beregningen av gebyrer for 2014. Refusjoner ut over fødsel- og sykelønnsrefusjon skyldes at det ikke var budsjettert med kr 900 000,- inntekter på renseanlegget fra slamtømming, samt at Skjærgårdstjenesten har fått ekstra tilskudd på kr 60 000,- til båten Knubben. Vedr overførings- og finansinntektene er det kommet ekstra overføringer fra fylkeskommunen til Skjærgårdstjenesten. Hovedsakelig til nedsenkbar handicap flåte på berg og opparbeidelse av området Lyngdalsstranda. Samt at det har blitt brukt mindre av bundne for enn budsjettert.» Omsorg Ved 1. tertial 2013 rapporterte enheten om et estimert avvik (merforbruk) ved årets slutt på kr. 3,1 millioner kroner bl.a. som følge at en rekke nedbemanningstiltak ikke kunne gjennomføres før planer var lagt, turnuser omarbeidet og godkjent, og tillitsvalgte informert. Ved 2. tertial viste regnskapstallene enheten hadde et mindreforbruk på kr. 470 500. Disse tallene tok imidlertid ikke hensyn til periodisering av «anordningsprinsipppet», regnskapsbestemmelser som er styrende for når kommunene skal utgiftsføre i bevilgningsregnskapet. Dette ville utgjøre kr. 2,46 millioner kroner ved regnskapsavslutningen. Videre var det noe usikkerhet knyttet til det økonomiske sluttresultatet ved ferieavviklingen. Basert på enhetens rapporteringer og det faktum at enheten også hadde enkelte økonomiske/driftsmessige utfordringer ut over høsten og som ikke var finansiert i budsjettsammenheng, foreslo Rådmannen at enheten skulle tilføres kr. 2,2 millioner i rammen ved 2. tertial. Når sluttresultatet noe overraskende ble et mindreforbruk (overskudd) på kr. 3 302 872 har dette i hovedsak sammenheng med følgende: Enheten ble tilført kr. 2,2 millioner kroner ved 2. tertial Sparetiltak som ble gjennomført allerede fra januar fikk større effekt enn opprinnelig antatt, både fastlønn og vikarbruk Ferieavvikling gjennomført uten innleie av vikarer fra byrå samtidig som ferieperioden ble forlenget. Det ble heller ikke utbetalt bonus pr. vakt for 7
deltidsansatte som jobbet ut over fast stillingsprosent i ferieperioden. (Ferieavviklingen ga innsparing på ca. kr. 2,0 mill. sammenlignet med sommeren 2012). Stor grad av lojalitet blant ansatte i forhold til kommunens økonomiske situasjon Selv uten rammeøkningen på kr. 2,2 millioner kroner ved 2. tertial, ville enheten allikevel ha oppnådd et driftsoverskudd på drøye 1,1 millioner kroner et overraskende godt resultat som samtidig bekrefter «utfordringene» med å treffe innertier ved avviksrapporteringene. Verken økonomiavdeling eller driftsenheter har hatt tilstrekkelig kapasitet til å kvalitetssikre eller kontrollere de økonomiske prognosene.» Helse og rehabilitering «Enheten fikk ved behandling av 2.tertial tilført ramma 1 250 000, som bl.a. skulle benyttes til å dekke opp for manglende effektuering av kuttvedtak ved legevakta, samt økte kostnader til privatavlastning. Tilskuddet synliggjøres som en pluss i art 14, mens det skulle vært fordelt på ansvar og konti for å vise et korrekt bilde pr. 31.12.13. Dersom rammeøkningen hadde blitt regnskapsført på rett konto, ville det f.eks. vist at enhetens lønnsbudsjett, med unntak av feilbudsjetteringen på helsestasjonen, i all hovedsak er i balanse. I tillegg, viser det seg at enheten er belastet med nær 200 000 mer enn det vi reelt skulle vært; 94 000 gjelder utvidelse av 2 fysioterapihjemler og styrking av Frisklivstilbudet, som i h.h.t. vedtak skulle vært finansiert av samhandlingsmidlene. Her er det gjort en regnskapsmessig feil, som resulterer i et urettmessig avvik på fysioterapidriften. Videre drev enheten i 2012 et arbeidstilbud for LAR- pasienter. Tilbudet inkluderte utbetaling av bonuspenger på i alt kr 100 000, som i h.h.t. politisk vedtak skulle dekkes av fond. Vi har nylig oppdaget at midlene til tross for vedtaket er kontert innenfor enhetens ramme, i 2013, noe som følgelig medfører et negativt avvik. Det skal tilstås at det har vært utfordrende å rapportere på enhetens drift i 2013. Barnevernet hadde krav om kostnadskutt på en halv million, mens legevakta skulle ned med 900 000 som følge av budsjettvedtak om kjøp av legevakt på natt fra Skien. Barnevernet innfridde sitt krav og vel så det, mens legevaktas ble terminert, da Skien ikke kunne imøtekomme henvendelsen fra oss på nåværende tidspunkt. Krav om innsparing på legevakta, ble i stedet erstattet av ekstrakostnader knyttet til innflytting i nye lokaler på sykehuset, inkl. bygningsmessige tilpasninger, IKT-løsninger, innkjøp av medisinsk utstyr, samt en kraftig økning av husleie, strøm- og renholdsutgifter. Endelig medførte sommerstengning av sykehuset behov for ekstrabemanning. Samtidig avviklet vi i all hovedsak bruk av vikarleger ved legevakta. Innføring av vaktbelastning på egne fastleger, har bidratt til å redusere antallet innleggelser og derav redusert kommunens medfinansieringsandel, men har samtidig økt enhetens utgifter til praksiskompensasjon og reisedekning. Legetjenesten generelt har hatt et vesentlig merforbruk i 2013, forårsaket av økte basistilskudd, økt lønn til turnusleger, samt kostnader knyttet til utlysning og tildeling av 2 legehjemler. Veiledning av nye leger medfører kostnader som har vært belastet i 2013, men som refunderes fra staten i 2014. Som følge av mulighetene de nye legevaktslokalene har gitt oss, har vi flyttet Legemiddel-assistert rehabilitering (LAR) inn til legevakta og sparer derved 8
kostnader til leie av eksterne lokaler. Videre har samlokaliseringen medført redusert bemanningsbehov. Ved å ha legevakt åpen på dagtid som nå, har vi dessuten kunnet utnytte ressursene bedre, og bl.a. fått økte inntekter. Merforbruket ved legevakta er finansiert av statlig tilskudd til utvikling av Kragerø sykehus. Også fysioterapien flyttet inn i nye lokaler i sykehuset og fikk økt sine kostnader knyttet til husleie, strøm og renhold, uten at dette var tilstrekkelig budsjettert. I tillegg, har vi utlyst og tildelt ledige hjemler, noe som også generer kostnader. Takket være en rekke tilskuddsordninger og en økning i fastlønnstilskuddet, er merforbruket begrenset til 17 000. Avlastningstjenesten har hatt et vanskelig år med enkelte svært kostnadskrevende brukere. Sammen med utsatt innflytting i nye omsorgsboliger for unge funksjonshemmede, har vi fått utfordringer knyttet til avlastningstilbud før og etter skoletid for unge funksjonshemmede, som ikke her rett til SFO-tilbud. Vi fikk kompensert for antatt avvik ved årsslutt gjennom tilførsel av 350 000 ved 2.tertial, men ser at nevnte forhold har medført ytterligere 90 000 i avvik. Flere av de kostbare tiltakene er nå avsluttet. Samtidig jobbes det intenst med å justere nivået på eksisterende og nye vedtak, med det formål å harmonisere vedtakene mer mot brukernes behov og enhetens rammer. Som varslet tidligere, ble helsestasjonen underbudsjettert med et halvt årsverk (250 000) i 2013. «Takket være» store utfordringer knyttet til sykefravær og mangel på vikarer, har avdelingen spart inn halvparten av det underbudsjetterte årsverket, tilsvarende 125 000. Vi håper og tror dette ikke har gått altfor mye på bekostning av tjenestekvalitet, selv om vi vet helsesøstrene har vært nødt til å foreta omprioriteringer i tilbudet. Barnevernet fikk 3 parallelle akuttplasseringer i 3.tertial som medførte kostnader på ca. 870 000, fordelt på 600 000 til beredskapshjem, 240 000 til psykolog- og advokatsalærer og drøyt 30 000 i tolkeutgifter.» Barnehager «Avviket i lønnsutgifter gjenspeiler enhetens sykefravær med store refusjonstilskudd fra NAV ført på hovedart 17 refusjoner. Utover det er det ubetydelige avvik, og budsjett og regnskap er i balanse på årsbasis. Det er utført en stor innsats i samarbeid med barnehagene for å få gjennomført vedtatte rammereduksjoner. I og med at det er vanskelig å redusere drift fra januar til juli, må mesteparten tas høsthalvåret. Dette har medført at det har vært restriksjoner vedrørende inntak av vikarer ved sykefravær. I og med at sykefraværet har vært såpass høyt i 3. kvartal har mulighetene vært tilstede. Det er selvfølgelig ikke heldig å spare på vikarutgifter i det lange løp fordi det kan gå utover kvaliteten og i verste fall økning i sykefravær.» Skole «Det er tatt ut en resultatrapport pr. 13. desember 2013. Denne er korrigert med økte refusjonsinntekter (sykelønn, fødselsrefusjoner og staten) med til sammen 600 000 kroner. Den er også korrigert med refusjoner fra andre kommuner og interne enheter med 615 000 kroner. 9
På kostnadssiden ligger det inne ubetalte fakturaer på 436 000 kroner (barn i andre kommuner) samt skyssutgifter på 660 000 kroner. Dette resulterer i et forventet budsjettavvik per 31.12.2013 på 4,5 millioner kroner. Endrede regler og forutsetninger for Statens Pensjonskasse (SPK) og Kommunal Landspensjonskasse (KLP) har ført til at det ble lagt inn for lav prosentsats i budsjettet, og denne ble ikke rettet opp i løpet av året (ikke rammejustert). Dette gir en virkning på 700 000 kroner. Ved en gjennomgang av regnskapet sett opp i mot budsjettet ser en at man i 2013 har budsjettert postene lønn vikarer, lønn ekstrahjelp og lønn overtid, redusert med innkommet sykelønnsrefusjon, for lavt med 3 millioner kroner inklusive arbeidsgiveravgift og pensjonskostnader. I og med at enheten har så høye vikarutgifter og ikke får refundert pensjonsutgiftene via sykelønnsrefusjonen får dette en stor virkning på regnskapet. Dette utgjør ca. 500 000 kroner av budsjettavviket. Da står enheten igjen med et budsjettavvik på 3 000 000 kroner. Hva er årsaken til budsjettavviket? Svaret er økt vikarbruk og bruk av ekstrahjelp. I første rekke var vikarbudsjettet for lavt anslått i 2013, men i tillegg hadde man noen spesielle utfordringer i forbindelse med skolestrukturendringer som også førte til noe økt slitasje/sykefravær blant personalet. Både NAV og Vestmar bedriftshelsetjeneste har vært inne med tiltak, men likevel har økt vikarbruk vært et resultat. I alle hovedsak var det særlig tre skoler som hadde økt bruk av vikarer sett i forhold til driften i 2012. Disse skolene var: Helle skole: Fram til 2. tertial var det registrert 204,4 dagsverk innenfor 1-16 dager. Dette er fravær som ikke refunderes av NAV. Rektor sier at fraværet dette skoleåret har vært høyere enn noen gang og skyldes flere sykt barn permisjoner enn før. Personalet ved skolen er det «yngste» blant skolene og kan være grunnen til økt sykefravær innenfor denne gruppa. Skolen har flere krevende elever, og man alltid må sette inn vikar ved fravær. I tillegg har det vært en del fravær over 17 dager: 226, 5 dager. KBU/Kragerø skole: Her har korttidsfraværet fram til 2. tertial vært på 297 dager og langtidsfraværet på 342 dager. Langtidsfraværet har økt betraktelig etter september, da det i denne perioden var flere langtidssykmeldinger på skolen. Kragerø skole har gjennom hele året hatt en ordning med fast vikar på 3 x 60 % stillinger. Disse er finansiert gjennom sykelønnsrefusjoner, og regnskapet her går opp. Det er korttidsfraværet som utløser ekstra utgifter. Ett skoleår har 190 undervisningsdager og når korttidsfraværet fram til oktober er på nesten 300 dager, betyr det at en kunne ha brukt 1 ½ årsverk ekstra på vikar fram til okt. Da er det forutsatt satt inn vikar i alle fraværstimer. Dette vet vi at ikke blir praktisert. Noen ganger drar man inn delingstimer, spesialundervisning (begrenset) og annen ekstra styrking. En prøver å bruke faglærte vikarer, men det er ikke alltid man lykkes med dette. Kalstad skole: 10
Også denne skolen hadde høyt sykefravær i vårhalvåret, noe på korttidsfravær og mer på langtidsfravær. (74 dager og 130 dager). Elevgruppen her tilsa også vikar fra første stund av, da den var særlig krevende. Hvis en ser på prosent fravær ved disse skolene og i enheten totalt virker ikke tallet høyt, men det er allikevel høyere enn forrige skoleår. Korttidsfraværet er den vanskelige delen, da enheten ikke får refundert dette, og det utgjør ganske mange dager. Det foretas alltid en vurdering på om vikar må settes inn, men siden den generelle styrkingen av timer i Kragerø er lav er det lite å omdisponere ved fravær. En må også passe seg slik at rettighetselevene ikke mister for mange timer, da disse må gis tilbake. Faste vikarer - øker vikarbruken eller minker den som en følge av ordningen? Denne ordningen ble innført for fullt høsten 2013 og er selvfinansierende, men dessverre ikke besparende slik man hadde håpet på da den ble innført. Det en ser er at kvaliteten på vikar er bedre og at det er enklere å finne gode vikarer til langtidssykemeldinger. Elever med spesielle behov Elever med behov for spesialundervisning utredes fortløpende gjennom hele skoleåret og vedtak fattes dermed også fortløpende. Skolene plikter å iverksette tiltak kort tid etter fattet vedtak. Noen ganger kan elever knyttes opp mot eksisterende tiltak, og det er derfor alltid den første løsningen som søkes. Andre ganger må nye tiltak settes i verk, og en må finne friske midler til dette. Skolesjefen setter hvert år av en liten del av budsjettet til slike påkommende tilfeller. Dessverre er ressursene så knappe innenfor enheten at det som kan avsettes ikke dekker behovene utover året. Dermed ender vi opp med å måtte iverksette lovpålagte oppgaver, som ikke er finansierte. Dette året har enheten dessverre kommet i en slik situasjon. Oppfølging av budsjettet for 2014 Det er behov for en nøye gjennomgang av Enhet for skole sine rammer på disse og andre områder for å sikre seg at enheten ikke kommer i samme situasjon dette året. En må ha fokus på vikarordninger og finansiering av disse, det betyr at dagens ordning med fast vikar til en viss grad må gå ut. I tillegg bør en ha en grundigere opplæring av rektorer i bruk av refusjonsordningene til NAV. Det må finnes midler til å gi elevene den spesialundervisningen som de rettmessig har krav på. Dette betyr dessverre at den bevilgede millionen til tidlig innsats må trekkes inn til dette formålet. For kalenderåret 2015 bør hele budsjettansvaret delegeres til rektor ved den enkelte skole, slik at en sikrer god bruk av ressurser og tett oppfølging av budsjettet.» Kompetanse og integrering «Enheten gikk i et underskudd i 2013 og det skyldes to forhold: 1) introduksjonsstønader og 2) sosialhjelp til flyktninger. Det store underskuddet på Hovedart 10 inneholder et høyt utgiftsnivå til vikarer som er refundert enten via sykelønnsrefusjon, eller som refusjon fra BUF-etat for de utgifter som påløp i Bofellesskapet for enslig mindreårige. I underskuddet på ca. 2,4 millioner ligger 1,3 millioner som overforbruk på introduksjonsordningen. Det gikk altså flere flyktninger på introduksjonsstønad enn forventet i budsjettet. Dette skyldes at antallet flyktninger med rett til introduksjonsprogram ble høyere enn forutsett. Denne budsjettsprekken må sees i sammenheng med integreringstilskuddet som 11
kom til kommunen; flere flyktninger betyr høyere integreringstilskudd. Siden integreringstilskuddet føres på et annet ansvar enn enhetens, så utlignes ikke de to postene mot hverandre. Det er imidlertid slik at integreringstilskuddet til kommunen ble nærmere 3 millioner over opprinnelig oppsatt budsjett. Etter budsjettjustering i forbindelse med 2. tertial hvor forventet inntekt ble oppjustert, ble det likevel ved årsavslutning et overskudd på ca. 1,2 millioner på integreringstilskuddet til kommunen. Den andre overskridelsen gjelder sosialhjelp til flyktninger, hvor merforbruket har vært på 1,5 millioner i forhold til opprinnelig budsjett. Det vises til forklaringer gitt i 2. tertial rapporten. Som en konsekvens av budsjettjusteringene gjort etter 2. tertial, ble enheten tilført 1 million kroner for å håndtere merforbruket. Totalt endte likevel utgiftene på ytterligere kr 500.000 ved årsslutt. Enheten har hatt en god del høyere refusjoner enn antatt dette skyldes sykelønnsrefusjoner, men også høyere refusjonskrav fra Bofellesskap for enslig mindreårige hvor lønnsutgiftene har gått opp som en følge av omlegging av turnus. Det totale underskuddet i enheten for 2013 bør følgelig sees opp imot merinntekten på integreringstilskuddet til kommunen. Dersom man regner disse mot hverandre gjenstår det et underskudd på ca. 350 000.» NAV Sosial «Hovedart 10, Lønn og sosiale utgifter sett under ett viser et mindreforbruk på kr 1 004 288,-. Mindreforbruket knyttes i hovedsak til Konto 10890, Kvalifiseringsstønaden, som utbetales som lønn over konto 10890. Denne må ses i sammenheng med konto 14700, utgifter til økonomisk sosialhjelp, da tilskuddet til kvalifiseringsprogrammet ikke dekker kvalifiseringsstønaden fullt ut (tilskuddet skal dekke merkostnaden ved å ha brukere i kvalifiseringsprogrammet). I tillegg viser lønn ordinært ansatte et underforbruk som i hovedsak skyldes at vi ikke tar inn vikarer ved sykefravær. Hovedart 11, Driftsmateriell, viser et merforbruk på kr. 399 522-. Konto 11000, Kontormateriell, vil vise et mer-/mindreforbruk gjennom året (avhenger av når øk. avd i kommunen sender faktura til NAV stat) da kommunen betaler det meste av utgiftene til kontormateriell og skal ha refundert 69,7 % av utgiftene fra NAV stat (utgiftsfordeling etter fordelingsnøkkelen, ref. partnerskapsavtalen, funksjon 2850). Det samme gjelder for konto 11300, Post, bank, telefon og konto 11900, Leie av lokaler. Konto 11900 er belastet for den statlige delen av husleie for NAV som skal refunderes fra NAV stat. Kontoene 11000, 11300 og 11900 må ses i sammenheng med konto 17000, Refusjon fra staten, hvor NAV stats andel av driftsutgiftene inntektsføres.. Hovedart 13, Kjøp av tjenester, viser et mindreforbruk på kr. 798 721,-. Mindreforbruket er i hovedsak knyttet til Konto 13700 som omfatter kjøp av plass i omsorgsinstitusjoner og som brukes som et ledd i et behandlingsopplegg (venter for eksempel på innleggelse Borgestadklinikken) eller som et ledd i bosetting (bostedsløse, akuttbehov, brukere som ikke kan integreres i lokalsamfunnet her). Dette behovet vil variere fra år til år avhengig av brukergruppens behov til enhver tid. 12
Redusert behov knyttet til bosetting henger sammen med tilgangen på de fire midlertidige boligene på Sjåen. For 2014 er det foretatt en reduksjon ift det som tidligere er budsjettert til omsorgsinstitusjoner som skal bidra til å finansiere boligkontoret/boligkonsulenten. Hovedart 14, Overføringsutgifter, viser et merforbruk på kr 5 535 879,-. Konto 14700, økonomisk sosialhjelp må ses i sammenheng med mindreforbruket på konto 10890 da kvalifiseringsstønaden (ordinær sosialhjelp + merkostnaden knyttet til kvalifiseringsprogrammet ved at brukerne mottar kvalifiseringsstønad) er utgiftsført under konto 10890. NAV/Enhet for sosiale tjenester overtok fra mars 2012 arbeidet med vedtak og utbetaling av økonomisk sosialhjelp til flyktninger fra Enhet for kompetanse og integrering. I den anledning skal NAVs budsjett forsterkes tilsvarende de faktiske utgifter til økonomisk sosialhjelp til flyktninger (overføres fra Enhet for kompetanse og integrering). For 2013 har Enhet for kompetanse og integrering budsjettert med kr 2.700.000,- til økonomisk sosialhjelp. Utgifter til økonomisk sosialhjelp til flyktninger beløper seg pr 31.12.13 til kr. 4.461.414,- og dermed et overforbruk på kr 1.761.414,- for 2013. Dette representerer en under-budsjettering som det er korrigert (forsterkning fra flyktning- tjenesten) for i 2013 med kr 1.503.155,- Hovedart 17, Refusjoner, viser merinntekter på kr. 2 508 936,-. Konto 17000, refusjon fra staten, utgjør den statlige andelen av driftsutgifter knyttet til NAV kontoret (refusjon fra NAV stat til kommunen for utgifter kommunen har «lagt ut») og skal gå i 0,- og må ses i sammenheng med kontoene 11000, 11300 og 11900. Her er det kun et avvik på kr 38.065,- i 2013. Her er det også budsjettert med prosjektmidler fra Fylkesmannen knyttet til Barnefattigdom. Det er budsjettert med kr 500.000,-, men vi har kun fått tilsagn på kr 157.011,- da ubrukte midler for 2012 er trukket fra tilsagnet for 2013. I tillegg har vi fått tilskudd til interkommunalt samarbeid med Drangedal (gjeldsrådgiver) på kr 400.000,- for 2013, tilskudd fra fylkesmannen til å gjennomføre MI-kurs (motiverende intervju) og tilskudd arbeidet med ungdomslos kr 231.614,- i 2013. Konto 17700, Refusjon fra andre, er refusjon for utbetalt sosialstønad i påvente av utbetaling uførepensjon (sendes refusjonskrav til NAV for det som er utbetalt i økonomisk sosialhjelp for samme periode det etterbetales uførepensjon). Her har det vært mindre refusjoner enn budsjettert. Konto 17900, Internsalg, kr. 1.503.155,- se kommentar under Hovedart 14. Hovedart 19, Finansinntekter, viser merinntekter på kr. 256 418,-. Dette skyldes bruk av bundne fond fattigdomsmidler på kr 406.190,- Innbetalinger/avdrag på sosiallån er lavere enn budsjettert for 2013.» Samhandlingsreformen Det bokførte resultatet med et mindreforbruk på samhandlingsreformen med 2,6 mill. kr må vurderes med forsiktighet. Samhandlingsreformen har generert økte kostnader spesielt for Omsorg og til en viss grad også Hele og rehabilitering som ikke er kvantifisert og tildelt rammene. De antatt økte kostnadene for kommunen skyldes det 13
enkle faktum at når liggetiden på sykehusene har gått ned, vil det i noen grad øke omsorgsproduksjonen for kommunen. På generelt grunnlag er det likevel grunn til å tro at tildelte midler i 2013 har vært tilstrekkelige for Kragerø innenfor samhandlingsreformen. Kragerø kommune er på god vei til å klare å forholde seg i 2015 hvor ekstramillionene (ca. 6) i tilknytning til samhandlingsreformen faller bort. Det kan også konstateres at i de to første årene av samhandlingsreformen ikke har vært nødvendig å betale sykehusene for såkalte «overliggere». Netto driftsresultat Netto driftsresultat fremkommer som alle inntekter minus alle driftsutgifter inkludert finansinntekter og finansutgifter. Avskrivninger er ikke med i netto driftsresultat. Avskrivninger elimineres i det fullstendige driftsregnskapet, men isteden blir avdrag på lån betraktet som en finansutgift som man kan si erstatter avskrivningene. Bruk og avsetning til fond er ikke med i netto driftsresultat. Slik har netto driftsresultat vært de siste årene: 2013 2012 2011 2010 2009 Positivt netto 23,0 mill 13,7 mill 6,9 mill driftsresultat Negativt netto -20,2 mill -8,0 mill driftsresultat Avdragenes andel av netto drifts- resultat 25,1 mill 25,2 mill 21,2 mill 22,6 mill 17,7 mill Etter at alle kommunens utgifter, inklusive renter og avdrag, er betjent med kommunens inntekter, sitter kommunen igjen med overskudd på 23,0 mill. kr. Årets overskudd var avgjørende for kommunen for ikke å havne på ROBEK listen (statens liste over kommuner som må ha godkjenning av budsjett og låneopptak). På to år har kommunen dekket inn 17,9 mill. kr av underskuddet fra 2011 på 18,7 mill. kr og resterende ble dekket opp gjennom bruk av næringsfondet. De gjennomførte innsparingene i 2012 og 2013 vil måtte fortsette og er reflektert i den vedtatte økonomiplanen for 2014-2017. Slik har utviklingen i netto driftsresultat for Kragerø kommune vært de siste årene: 14
7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% 0% -1% -2% -3% -4% UTVIKLINGEN AV NETTO DRIFTSRESULTAT 2004-2013 Oppnådd netto driftsresultat ønsket netto driftsresultat 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter bør over tid være minst tre prosent for å reflektere en sunn og bærekraftig økonomi. I 2013 var den på 2,9 prosent som grafen viser. Snittet for årene 2004 til 2013 ligger på 1,0 prosent for Kragerø. De store og viktige gjennomførte investeringene fra 2007 og påfølgende år, ga som ventet en utfordrende situasjon for kommunen i årene etterpå. Først i 2015 vil kommunen med lave investeringer i 2013 og 2014 ha et akseptabelt gjeldsnivå. Vedtatt driftsbudsjett for 2014 er satt opp med et netto driftsresultat på 0,8 %. Dette vil eventuelt gi 6,1 mill. kr i overskudd. Kommunene er anbefalt å ha et netto driftsresultat på 3 % for å ha en sunn og bærekraftig økonomi. Vedtatt budsjett 2014-2017 viser således at det fortsatt er en vei å gå for kommunen for å oppnå dette. Saksfremstilling investeringsregnskapet Samlede investeringer i anleggsmidler beløp seg i 2013 til 74,7 mill. kr mot 114,3 mill. i 2012. Tertialrapportene i 2013 omtaler investeringsprosjektene. Alle prosjekter pr 31.12.2013 vil bli omtalt 1. tertialrapport pr 30.4.2014. I denne regnskapssaken drøftes bare hva som skal gjøres med det udisponerte i investeringsregnskapet (mindreforbruk/overskudd). Årets finansieringsbehov i investeringsregnskapet beløper seg til 90,4 mill. I tillegg til selve investeringene i anleggsmidler, er det over investeringsregnskapet lånt ut 8,4 mill. og betalt avdrag (startlån) med 3,8 mill. Videre er det foretatt avsetninger med 3,6 mill. Finansieringsbehovet på 90,4 mill. er finansiert gjennom låneopptak med 63 mill, inntekter ved salg av anleggsmidler 5,2 mill., mottatt tilskudd til investeringer 1,3 mill., 15
mottatt avdrag på utlån og andre refusjoner 4,1 mill. og andre inntekter 4 mill. Videre er det tilbakeført 8,4 mill. fra driftsregnskapet (mva.kompensasjon på investeringer) og det er brukt 6,3 mill. fra fond. Etter at all finansiering er foretatt, viser investeringsregnskapet et mindreforbruk på kr 1 783 652 som rådmannen foreslår avsatt til ubundet investeringsfond. Rådmannens vurdering Rådmannen er tilfreds med at kommunen gjennom omstillinger og innsparinger i 2012 og 2013 har klart å dekke inn det akkumulerte merforbruket fra 2011. Gjennom dette og den vedtatte økonomiplanen for 2014-2017 har kommunen et fundament for å ha en bærekraftig økonomi i årene fremover. Det antatt svakt stigende rentenivået som er reflektert i økonomiplanen viser med tydelighet at bærekraftig økonomi med 3 % netto driftsresultat fordrer ytterligere kontinuerlige omstillinger og innsparinger. Kostra tallene viser at Kragerø kommune har et innsparingspotensiale. Gjennom bruk av næringsfondet med kr 877 277 er hele det akkumulerte merforbruket dekket inn. Miljøkonsekvenser Økonomikonsekvenser Andre konsekvenser Konklusjon Rådmannen anbefaler at det fremlagte årsregnskap for 2013 fastsettes som Kragerø kommunes regnskap for 2013 og at kr 877 277 brukes av næringsfondet for å dekke resterende uinndekkede merforbruk fra 2011. 16