Møteinnkalling Porsgrunn kontrollutvalg Dato: 07.03.2017 kl. 8:30 12:30 Møtested: Porsgrunn Rådhus møterom 3 etg. Arkivsak: 17/00045 Arkivkode: 033 Forfall meldes til marianne.lundeberg@temark.no eller pr.tlf 90114543 Innkalles: Sak 9/17 Ordfører Robin Kåss, Daglig leder Lilleelvaparkering AS Svein Henriksen, Styreleder Porsgrunn utvikling AS Ole Henrik Lia Kl: 08:30 Sak 10/17 Kommunalsjef for Miljø og byutvikling Øistein Brinck Kl: 10:00 Sak 11/17 Kommunalsjef for Helse og omsorg etter avtale ca Kl: 11:00 Sakskart Side Møteinnkalling 2/17 17/00045-7 Godkjenning av møteinnkalling 07.03.2017 3 Møteprotokoll 2/17 17/00045-8 Godkjenning av protokoll 24.01.2017 4 Saker til behandling 9/17 17/00196-3 10/17 17/00728-3 Organisering av Selskap knyttet til Lilleelva krysset - Porsgrunn kommune Regelverk og saksbehandling i henhold til salg av tomter og renovering og bevaring av bygg - Porsgrunn kommune 5 7 11/17 17/00040-6 Helse og omsorgstjenester i Porsgrunn kommune 8 12/17 16/12951-9 Endring i pris - Selskapskontroll - Renovasjon i Grenland IKS - Porsgrunn kommune 9 13/17 17/00050-3 Orientering fra revisor 07.03.2017 - Porsgrunn kommune 10 1
14/17 17/00057-4 Referat- og drøftingssaker 07.03.2017- Porsgrunn kommune 11 15/17 17/00064-3 Eventuelt - 07.03.2017 - Porsgrunn kommune 12 Sakene legges også ut på www.temark.no Bø, 23.02.2017 For kontrollutvalgsleder Erik Bystrøm Sekretær Marianne Lundeberg 2
Møteinnkalling 2/17 Godkjenning av møteinnkalling 07.03.2017 Arkivsak-dok. 17/00045-7 Arkivkode. 033 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.03.2017 2/17 Møteinnkalling 07.03.2017 godkjennes. Møteinnkalling 07.03.2017 legges frem for godkjenning. Vedlegg: - møteinnkalling 07.03.2017 3
Møteprotokoll 2/17 Godkjenning av protokoll 24.01.2017 Arkivsak-dok. 17/00045-8 Arkivkode. 033 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.03.2017 2/17 Protokoll 24.01.2017 godkjennes. Protokoll 24.01.2017 legges frem for godkjenning. Vedlegg: - Protokoll 24.01.2017 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 9/17 Organisering av Selskap knyttet til Lilleelva krysset - Porsgrunn kommune Arkivsak-dok. 17/00196-3 Arkivkode. 037 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.03.2017 9/17 Ingen forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fikk i møtet 24.01.2017 sak 6/17 lagt frem en henvendelse ang. Lilleelvakrysset med ønske om at kontrollutvalget fikk en orientering fra ordfører om hvordan selskapene knyttet til Lilleelvakrysset er organisert og hvem som har hvilket ansvarsområdet. Henvendelsen var basert på avisoppslag om Lilleelva krysset. Kontrollutvalget diskuterte sin rolle i saken og kom frem til følgende vedtak: Vedtak: Kontrollutvalget ber om en orientering fra styreleder i Porsgrunn utvikling og daglig leder i Lilleelva Parkering, om selskapets organisering og deres forhold til Porsgrunn kommune. Kontrollutvalget ber samtidig å få fremlagt eiermeldingen på Porsgrunn Utvikling og Lilleelva parkering fra Porsgrunn kommune, til neste møte. Selskapskontroll er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget og er et viktig virkemiddel for å sikre at selskapene underlegges demokratisk styring og kontroll. Stadig mer av den kommunale virksomheten organiseres utenfor den ordinære kommunale forvaltningen. Dette kan være aksjeselskaper, interkommunale selskaper eller andre selvstendige rettssubjekter. Slike fristilte organisasjoner kan utgjøre en utfordring for demokratisk styring, innsyn og kontroll, på grunn av at de ligger utenfor kommunestyrets direkte styring og administrasjonssjefens internkontroll. Hvordan kommunestyret forvalter eierskapene sine, er viktig for å sikre kvalitet på tjenester og god forvaltning av kommunens verdier. God forvaltning av eierskapene er også viktig for kommunens omdømme. Formålet med eierskapet og eventuelle prinsipp for hvordan eierstyringen utøves, er et godt utgangspunkt for kontrollutvalgene når de skal påse at eierskapene forvaltes i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det kan være ulike begrunnelser for at kommuner oppretter eller går inn i selskaper: effektivisering av driften klarere ansvarsforhold behov for å samarbeide med andre om tjenesteproduksjon investering med tanke på økonomisk profitt investering pga. samfunnsansvar og/eller for å støtte lokale initiativ 5
Organisasjonsform bør velges med utgangspunkt i hvilke oppgaver som skal utføres og formålet kommunen har med selskapsetableringen. Valg av organisasjonsform påvirker også kommunens styringsmuligheter og muligheten for kontroll og tilsyn. Dette er viktige hensyn som kommunestyret må ta stilling til når de velger hvordan den kommunale virksomheten skal organiseres. Dette er et tema som også bør behandles i eierskapsstrategien for kommunen. For å sikre tilstrekkelig demokratisk styring og kontroll med eierskapene, er det en forutsetning at kommunen utarbeider overordnede system og retningslinjer for utøvelse av eierstyringen. Dette kan blant annet være rutiner for rapportering, evaluering og oppfølging av eierskapene. I tillegg er det viktig at kommunen tydeliggjør hvilken strategi og hvilke målsettinger de har overfor de ulike selskapene de har eierandeler i. Ordfører Robin Kåss møter for å gi en orientering om Porsgrunn kommune sitt eierforhold til Porsgrunn Utvikling AS og Lilleelva parkering AS. Eiermeldingen til selskapene bes legges frem. Daglig leder for Lilleelva Parkering AS Svein Ellingsen møter for å gi en orientering på følgende områder: 1. Orientering om Lilleeleva Parkering a. Eierskap. Herunder om ROM Eiendom b. Portefølje og prosjekter c. Organisering i. Løpende drift ii. Særskilte hendelser 2. Orientering om prosess med SVV vedr FV32 Styreleder ved Porsgrunn Utvikling AS Ole Henrik Lia møter i saken. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet legger frem saken uten forslag til vedtak da orientering vil bli gitt i møtet. 6
10/17 Regelverk og saksbehandling i henhold til salg av tomter og renovering og bevaring av bygg - Porsgrunn kommune Arkivsak-dok. 17/00728-3 Arkivkode. 040 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.03.2017 10/17 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fikk fremlagt et avisoppslag og tok opp et annet avisoppslag i møtet 24.01.2017 sak 6/17. Vedtak: Kontrollutvalget ber om en orientering om saksbehandling og regelverk rundt byggesaksbehandlingen i sak om salg av tomter på Løvsjø og takstein i Brevik til neste møte. Kommunalsjef Miljø og byutvikling Øistein Brinck møter for å gi en orientering om behandlingen av disse to sakene og generelt om regelverk og saksbehandling ved avdelingen. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet legger frem forslag om å ta sakene til orientering. Annet forslag kan vedtas etter at orienteringen er lagt frem. 7
11/17 Helse og omsorgstjenester i Porsgrunn kommune Arkivsak-dok. 17/00040-6 Arkivkode. 034 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.03.2017 11/17 Ingen forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fikk i møtet 24.01.2017 lagt frem en henvendelse. Saken ble sendt ut i egen forsendelse unntatt offentlighet: Offl 13 jfr Fvl 13.1 Saken ble lukket etter KL 31.punkt 4 Jfr. Fvl. 13, Kontrollutvalget behandlet saken og gjorde følgende vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget ber om en orientering fra kommunalsjef Pleie og omsorg i neste møte, med bakgrunn i enkeltsaker kontrollutvalget er gjort oppmerksom på. Kommunalsjef Helse og omsorg Aud Fleten møter for å gi en orientering i saken. Det sendes ut en korrespondanse mellom Porsgrunn kommune og de som hendvendte seg til kontrollutvalget i sak som ble lagt frem 24.01.2017. Saken blir sendt ut i egen forsendelse unntatt offentlighet: Offl 13 jfr Fvl 13.1 Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet legger frem saken uten forslag til vedtak, da orientering vil bli gitt i møte. Dokumenter i saken vil bli unntatt offentlighet: Offl 13 jfr Fvl 13.1 Saken anbefales å lukkes etter KL 31.punkt 4 Jfr. Fvl. 13, Vedlegg: Pleie og omsorg- korrespondanse sendes i egen forsendelse til medlemmene. unntatt offentlighet: Offl 13 jfr Fvl 13.1 8
12/17 Endring i pris - Selskapskontroll - Renovasjon i Grenland IKS - Porsgrunn kommune Arkivsak-dok. 16/12951-9 Arkivkode. 216 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.03.2017 12/17 Kontrollutvalget godkjenner Telemark kommunerevisjon IKS sine endringer i pris for forvaltningsrevisjon av Renovasjon i Grenland. Ny pris kr. 50 775 eierandel 33,85%. Bakgrunn for saken: Telemark kommunerevisjon IKS har meldt om en endring i prisen for forvaltningsrevisjonen av Renovasjon i Grenland. Melding fra Telemark kommunerevisjon IKS «Viser til kontrollutvalgenes vedtak om godkjenning av prosjektplan og pristilbud på forvaltningsrevisjon av Renovasjon i Grenland. Saken skal til behandling i kontrollutvalget i Siljan 7.2.17 og er da ferdig bestilt. Samlet pris for kontrollen er kr. 150 000. I tilbudsbrevet skisserte vi kostnadsfordeling etter eierprosent som en måte å fordele kostnaden på, og denne fordelingen er vedtatt av Skien, Porsgrunn og Bamble. Vi ser at det dessverre har sneket seg inn feil eierprosenter i tilbudsbrevet fra oss, og dermed har det blitt feil summer i vårt forslag om kostnadsfordeling. Vi legger til grunn at kontrollutvalgene i Skien, Porsgrunn og Bamble har ment å vedta en kostnadsfordeling basert på korrekt eierandel, og vil legge det til grunn for faktureringen når den tid kommer. Korreksjonen innebærer en mindre prisøkning for Skien og Porsgrunn og en reduksjon for Bamble og Siljan. Dersom kontrollutvalgene ønsker en annen fordeling av kostnaden ber vi om å bli informert om det før rapporten leveres og faktureres (planlagt leveranse i juni). Oppgitt i tilbudsbrevet: Kostnadsfordeling basert på riktig eierandel: Skien kommune kr. 70 500 (47%) kr. 75 465 (51,31%) Porsgrunn kommune kr. 49 650 (33,1%) kr. 50 775 (33,85%) Bamble kommune kr. 25 950 (17,3%) kr. 20 265 (13,51%) Siljan kommune kr. 3 900 (2,6%) kr. 3 495 (2,33%)» Vurdering fra sekretariatet: Kontrollutvalget har satt av nok midler i budsjett for 2017, til å gjennomføre prosjektet, med de endringer som er foreslått i denne saken. 9
13/17 Orientering fra revisor 07.03.2017 - Porsgrunn kommune Arkivsak-dok. 17/00050-3 Arkivkode. 210 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.03.2017 13/17 Saken tas til orientering. Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto orienterer om revisjonen sitt arbeid i Porsgrunn kommune. 10
14/17 Referat- og drøftingssaker 07.03.2017- Porsgrunn kommune Arkivsak-dok. 17/00057-4 Arkivkode. 033 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.03.2017 14/17 Sakene tas til orientering. I møtet 24.01.2017 sak eventuelt 7/17 Kontrollutvalget ber leder om å undersøke litt rundt sak om Brevik oppvekstsenter og Kruse Smith og komme med tilbakemelding til kontrollutvalget til eller i neste møte. Leder orienterer om sine undersøkelser rundt sak om Brevik oppvekstsenter. Betraktninger fra NKRF sin kontrollutvalgskonferanse 2017 Studietur Temark sin Vårkonferanse er 21.04.2017 på Vrådal Hotell 11
15/17 Eventuelt - 07.03.2017 - Porsgrunn kommune Arkivsak-dok. 17/00064-3 Arkivkode. 033 1 Porsgrunn kontrollutvalg 07.03.2017 15/17 12