Forslag til IT-strategi for NTNU 2001 2005 Innledning Hva IT-strategien omfatter IT-strategien setter opp hovedmål og tiltak for hvordan NTNU skal bruke IT som hjelpemiddel i sine virksomheter. De strategiske mål som omhandles er primært for IT som et verktøy og en infrastruktur. Dette vil være en plattform under virksomheten ved NTNU, både forskning, undervisning, formidling og administrasjon. Bruk av IT som en del av de enkelte fag og disipliner innen NTNU forutsettes tatt inn i strategiene for de fagfelt og de enheter det gjelder. Med IT forstås i dokumentet både fysisk infrastruktur, maskinvare og programvare, og bruk av disse komponentene. Strategidokumentet består av to deler Langsiktig strategi med tidshorisont 5 år. Kortsiktig tiltaksplan med tiltak for en toårsperiode. Begge planene vil være rullerende planer som revideres etter behov. Strukturen på strategidokumentet Langsiktig strategi er delt inn i disse områdene: Informasjonsteknologi og forskning Informasjonsteknologi og undervisning Informasjonsteknologi og formidling Informasjonsteknologi og administrasjon For hver del er det formulert to hovedmål. Målene skal uttrykke hvordan IT-virksomheten skal støtte opp under universitetets overordnede målsettinger og vedtatte hovedstrategier. Målene er utdypet i kommentarer til hver del Tiltaksplanen inneholder tiltak for å implementere strategien for de fire delene av strategidelen. I tillegg er det satt opp egne tiltak for IT-infrastruktur og for støttetjenester IT-infrastruktur og støttetjenester er to hovedområder for tekniske og organisatoriske tiltak som følger av de hovedmål som vi setter for IT-virksomheten. Tilstrekkelig kapasitet og kvalitet på disse områdene er viktige forutsetninger for at IT skal fungere som et effektivt hjelpemiddel. Det foreslås i denne sammenheng noen viktige strategiske tiltak knyttet til ITinfrastruktur og støttetjenestene som bør prioriteres i planperioden, i den grad de årlige budsjettrammer gir muligheter for dette. Utkast til IT-strategi. okt/nov 2000. Side 1 av 6 25-okt-00 12:31
Langsiktige strategiske mål for år 2001 til 2005 IT og forskning NTNU skal ligge i front når det gjelder bruk av IT som hjelpemiddel i forskningen. Hovedsatsinger i planperioden er NTNUs til enhver tid tematiske satsingsområder og tungregning 1. Det skal legges til rette for at satsingsområdene gis nødvendig IT-støtte for å realisere de faglige mål som er satt opp. Kommentar: Informasjonsteknologien gir forskerne helt nye muligheter til å hente informasjon, visualisere og bearbeide informasjon, kommunisere med andre forskere og formidle resultatene sine. I mange sammenhenger er bruk av IT som hjelpemiddel en forutsetning for å vinne ny innsikt. For at NTNU skal hevde seg i forskningssammenheng, må forholdene legges til rette med hensyn til underliggende infrastruktur, maskin- og programvare, relevant brukerstøtte og opplæring. En viktig satsing er Tungregneprosjektet, som er gitt en særskilt budsjettmessig støtte fra NTNU i fordeling av strategi- og omstillingsmidlene for inneværende og de kommende år. Det må være en prioritert oppgave å legge til rette for at NTNUs forskere kan få en best mulig utnyttelse av de tungregneressurser som nå vil bli stilt til rådighet. IT og undervisning (læring) NTNU skal styrke undervisningens kvalitet og forenkle tilgang til undervisning ved å planmessig tilrettelegge for bruk av IT I løpet av planperioden skal universitetet ha etablert en god koordinering av IT-tiltak som hjelpemiddel i undervisningen. Denne koordineringen skal bidra til optimal tilgang på tilgjengelige eksterne og interne ressurser, og sikre de mest effektive og kvalitativt best mulige tekniske IT-løsninger. Kommentar: NTNU må utnytte informasjonsteknologiens muligheter til å styrke undervisningens kvalitet og for å åpne tilgang til undervisning for studenter utenfor campus. Dette skal gjøres ved å styrke fagmiljøene som allerede er aktive i forhold til å bruke IT som hjelpemiddel i undervisningen internt på campus og i etter- og videreutdanningsvirksomheten, og ved å stimulere nye fagmiljø til å utprøve og anvende nye elektroniske læringsformer. Styrking av fagmiljøene skjer bl a gjennom opplæring i hvordan teknologien kan brukes i undervisningssammenheng og gjennom praktisk hjelp til teknisk tilrettelegging av undervisning for det nye mediet. NTNU må også legge forholdene til rette slik at både både studenter og undervisningsmiljø har tilgang til IT-resurser med høy nok kvalitet på sine arbeids og studieplasser. Den underliggende infrastrukturen må til enhver tid være konstruert slik at de læringsmidler og de læringsmetoder som kreves kan benyttes. 1 Tungregningprosjektet har foreløbig en løpetid til ut 2003. Utkast til IT-strategi. okt/nov 2000. Side 2 av 6 25-okt-00 12:31
Et vesentlig innsatsområde for å skape utvikling vil være å øke samhandlingen mellom de miljøer som arbeider med informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) og læring. Samordning av aktivitet vil være viktig for å skaffe ressurser for utviklingstiltak, for gjensidig læring og for utvikling av gode IT-løsninger. IT og formidling Ansatte ved NTNU skal utnytte de elektroniske informasjonssystemene slik at de raskt kan skaffe nødvendige opplysninger, formidle forskningsresultat og annen informasjon, effektivisere den interne kommunikasjon, invitere til debatt og utvide kontaktflaten mot samfunn, kultur og næringsliv. I løpet av planperioden skal vårt intranett oppleves som et godt og viktig redskap for ansatte og studenter og være et konkurransefortrinn for NTNU. Kommentar De elektroniske informasjonssystemene spiller en vesentlig rolle i den faglige og administrative virksomheten ved NTNU. Å tilrettelegge for tekniske og praktiske informasjonsløsninger vil gi et effektivt hjelpemiddel for forskningsformidling og annen informasjonsvirksomhet. Det vil også sikre enkel og effektiv tilgang til andres forskningsformidling og annen type informasjon. Ved å legge forholdene til rette for enkelt å kunne publisere forskningsresultater på nettbaserte medier vil NTNUs forskningsmiljø bli bedre eksponert for omverdenen Det er allerede satt i gang arbeid med å utvikle et nytt intranett ved universitetet. Særskilte strategimidler er avsatt for å etablere dette, og en videre utvikling vil kreve budsjettmessige prioriteringer i planperioden. Ressursinnsatsen vil være knyttet til teknologisk infrastruktur og ikke minst til organisering av den informasjon og tjenester som skal være tilgjengelig i intranettet. IT og administrasjon Ansatte ved NTNU skal ha tilgang til IT-utstyr, programvare, infrastruktur og støttetjenester som bidrar til samarbeid på tvers i organisasjonen og til effektivisering og kvalitetsutvikling av administrative tjenester. Et særskilt område for prioritering er å realisere effektiviseringsgevinster gjennom bruk av informasjonsteknologi, i tråd med målsettinger fastsatt gjennom ORGUT-arbeidet. Kommentar Dersom IT skal være et effektivt hjelpemiddel for virksomheten ved universitetet, må utstyr være lett tilgjengelig, og infrastruktur og utstyr må ha tilstrekkelig kapasitet og kvalitet. Inkludert i kvalitetsbegrepet ligger også krav om driftsstabilitet og krav til sikkerhet mot tap og misbruk av data. På samme måte som det stilles krav om kvalitet og kapasitet til utstyr og infrastruktur, stilles det krav om kvalitet og kapasitet til støttetjenestene. Vi vil oppnå en kvalitetsgevinst ved å organisere støttetjenestene slik at det tilrettelegges for kommunikasjon, samarbeid og læring og på tvers av organisasjonen. Utkast til IT-strategi. okt/nov 2000. Side 3 av 6 25-okt-00 12:31
Den mest krevende oppgaven vi står foran vil være å hente ut gevinster av vår innsats innen IT-området. Gevinstene bør være både i form av redusert ressursbruk til og kvalitetsutvikling av administrative oppgaver. ORGUT-prosjektet skisserte noen mål for dette som det må arbeides mot. Samtidig må målene justeres og tilpasses erfaringer som gjøres underveis i arbeidet. Tiltaksplan for år 2001 til 2003 Tiltaksplanen definerer tiltak som skal støtte opp under IT-strategiens mål. Motto: skal være målbart etter en to-års periode Sjekk per punkt som QA IT og forskning 1. utrede hva forskningsmiljøene trenger av tilgang til IT-utstyr og programvare samt relevant drift- og brukerstøtte i nært samarbeid med styringsgruppen for det tematiske området IKT. Utredningsarbeidet vil gi grunnlag for prioritering av strategisk viktige tiltak og skal være avsluttet innen oktober 2001 2. fortsette oppbygging av tungregneprosjektet NOTUR og dens IT-støtte 3. tilrettelegge god teknisk infrastruktur, programvare, nødvendig utstyr, tilstrekkelig driftsstøtte og god brukerstøtte for forskning knyttet til fokusområdene innenfor NTNUs tematiske satsningsområder. Tilrettelegging for distribuert bruk av visualisering prioriteres. IT og undervisning (læring) 1. definere ansvar og organisering av koordinering og budsjettering for IT og læring 2. standardisere på en løsning for studieadministrativt IT-verktøy for hele NTNU- fagweb 3. tilrettelegge for funksjonshemmede studenter slik at de ved hjelp av IT får en enklere studiesituasjon 4. i samarbeid med studentorganisasjonene utrede mulighetene for gunstige kjøp og låneordninger slik at studentene kan finansiere eget datautstyr 5. vurdere bruken av datasaler vs. øke studentenes tilgjengeligheten til datanettet hjemme samt mobile løsninger på campus. 6. tilrettelegge for nettilkobling for fast eller mobil terminal for studenter på campus 7. tilrettelegge alle auditorier slik at faglærer kan benytte bærbar pc og videokanon 8. etablere høyhastighets tilbud til hjemmenett for studenter og ansatte som går ut over dagens Oppringttjeneste. Det kan være i form av egen løsning eller inngåelse av avtale med kommersiell leverandør. Utkast til IT-strategi. okt/nov 2000. Side 4 av 6 25-okt-00 12:31
IT og formidling 1. videreutvikle intranett som er funksjonelt, effektivt, teknisk stabilt 2. skape gode vevløsninger for presentasjon av NTNU innad og utad og for innhenting av ekstern informasjon i kombinasjon med vårt eget intranett 3. sikre god tilgang til informasjonsbaser gjennom etablerte systemer som BIBSYS (for bibliotektjenester) 4. sikre at elektroniske informasjonssystemer holder en kvalitet og blir så enkle i bruk at hver enkelt kan gis mulighet til å tilegne seg informasjon i et slags selvbetjeningssystem, og at den som produserer informasjonen kan få ansvar for å kvalitetssikre og gjøre den tilgjengelig. 5. avklare behov for spesialistgrupper som kan gi brukerstøtte/forfatterstøtte/hjelp til elektronisk publisering for vitenskaplig personale IT og administrasjon 1. integrere våre sentrale administrative systemer som FS (felles studentdatasystem), økonomisystemet, PR2000 (system for lønn og personal), NOARK (arkivsystem) og telefonkatalogen med sikte på å bedre utveksling av data slik at data vedlikeholdes bare ett sted 2. innføre et plattformuavhengig vev-grensesnitt for våre sentrale administrative systemer for å øke tilgjengeligheten 3. kontorstøtteverktøy oppgraderes ikke oftere enn hvert andre år (=>Select, kr 2,5mill/år) eller NTNU skal til enhver tid ha siste hovedversjon av kontorstøtteverktøy (=>Microsoft Campusavtale, kr 1,4 mill per år) 4. initiere standardisering for områder der det er hensiktsmessig 5. fokus på arbeidsprosesser og sammenhenger mellom dem ved innføring av administrative systemer 6. innføre katalogtjeneste som muliggjør single-logon i nettet 2 IT - teknisk infrastruktur 1. fullføre utbygging av internt nettverk til alle bygg ved hele universitetet 2. eksisterende nettverk oppgraderes til 100 Mb/s for alle faste arbeidsplasser. Det er samme nivå som i Realfagbygget 3. standardisering av maskiner ved innkjøp av bare tre typer ferdigkonfigurerte terminaler, derav en tynn klient, for administrasjonen, forklares bedre 2 Brukeren logger seg inn en gang og får tilgang til de tjenester og ressurser vedkommende skal ha tilgang til uten ytterligere pålogging Utkast til IT-strategi. okt/nov 2000. Side 5 av 6 25-okt-00 12:31
4. gjennomgå organisering av kvalitets- og sikkerhetsarbeid, og etablere kvalitetssystemer og internkontroll av IT-tjenestene 5. enhetlig brukerid for alle på hele NTNU forklares bedre 6. etablere tilbud om elektronisk ID-løsning/sertifikat forklares bedre, hva er det i dag? 7. vurdere ny teknologi for sikker og effektiv saksbehandling (elektroniske signaturer og kryptering, samt brannmur mot administrative systemer) 8. utarbeide og avstemme kvalitetskrav ( oppetid, katastrofeberedskap, rutiner) mot ressursbehov (reservesystemer, beredskap/overtid) slik at utstyr og infrastruktur sikres best mulig mot uhell og sabotasje, og beredskapen er slik at vitale tjenester og data kan gjenskapes i løpet av akseptable tidsrammer slåes sammen med 4 IT organisering av støttetjenester 1. vurdere og iverksette omorganisering av IT-drift og -støttetjenestene på alle nivåer i organisasjonen 2. tilrettelegge for erfaringsutveksling og arbeidsfellesskap på tvers av organisasjonen slik at medarbeiderne lærer av hverandre (- hvordan skal dette oppfattes i forhold til IT?) 9. tilrettelegge anskaffelse av programvare for IKT og læring 4. utforme rutine for anskaffelse og finansiering av programvare når behovet er uttrykt fra flere en ett fakultet 3. heve IT-kompetansen hos alle medarbeiderne slik at IT inngår som et hjelpemiddel 10. videreutvikle og markedsføre opplæringstilbud til vitenskapelig ansatte slik at de blir bedre i stand til å utnytte IT som hjelpemiddel i egen undervisning 11. løpende arrangere korte kurs om hvordan de ansatte og studentene kan utnytte IT som hjelpemiddel innenfor den enkeltes arbeidsområde 4. heve IT-medarbeidernes kompetanse gjennom målrettet opplæring innenfor hver enkelts ansvarsområde. Utkast til IT-strategi. okt/nov 2000. Side 6 av 6 25-okt-00 12:31