MØTEBOK 2/11 Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus Møte torsdag 29. september 2011 fra kl. 12.45 16.00, Pilestredet 46. Til stede: Kari Toverud Jensen Anton Havnes Ragnar Audunson Mette Holme Ingeberg Morten Reksten Roger Fromreide Anita Maijala Støen Kari Pahle Vidar Sannerhaugen Nina K. Vøllestad møtte for Agneta Bladh Anette Marie Solli hadde meldt forfall. Fra administrasjonen: Ann Elisabeth Wedø Ragnvald Thilesen Tove Bull-Njaa Jostein Skurdal Torill Erikson Anne-Bente Lund Anne Berit Faaberg Seminar for styrets medlemmer og varamedlemmer: Før styremøtet ble det holdt seminar for styret: Dekanene fra to av fakultetene, Knut Patrick Hanevik fra Fakultet for lærerutdanning og Dag Jenssen fra Fakultet for samfunnsfag presenterte virksomheten og utfordringer man ser framover. Hanevik ga også en innføring i utfordringer og pågående arbeid knyttet til den nye grunnskolelærerutdanningen. Rektor Kari Toverud Jensen utdypet strategiområdet utdanning fra den vedtatte strategien for universitetssatsing. Hun ga også en kort innføring i hovedpunkter fra utredningen fra arbeidsgruppen som har sett på Dannelsesaspekter i utdanning. (Utredning i regi av Universitets- og høgskolerådet.) Styremøte: Dagsorden: S-sak 114/2011 Meldinger til styret S-sak 115/2011 Utvikling av strategisk plan for HiOA for perioden 2012-2020 (Jnr. 11/3524) S-sak 116/2011 Delegering av myndighet til og sammensetning av studiekvalitetsutvalg, FoU-utvalg, doktorgradsutvalg, forskningsetisk utvalg og internasjonalt utvalg ved HiOA (Jnr. 11/3327)
2 S-sak 117/2011 Open access-policy, retningslinjer for utgivelser av vitenskapelige open access-tidsskrifter og retningslinjer for egenarkivering av publikasjoner ved HiOA (Jnr. 11/3336) S-sak 118/2011 Reglement for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (Jnr.11/3025) S-sak 119/2011 Kreering av doktorand til graden philosophiae doctor (ph.d.) Jorunn Vindegg (Jnr.11/279) S-sak 120/2011 Kreering av doktorand til graden philosophiae doctor (ph.d.) Louis Royce Botha (Jnr.10/2396) S-sak 121/2011 Forhandlingsfullmakt Lokale lønnsforhandlinger pr. 1. oktober 2011 (Jnr. 11/2303) S-sak 122/2011 Administrasjonens HMS-rapport til styret for 2010/2011 for Høgskolen i Oslo (Jnr. 10/3484) S-sak 123/2011 Rapporter fra arbeidsmiljøutvalg og bedriftshelsetjeneste januar august 2011 for Høgskolen i Akershus (Jnr. 11/3536) Konstituering Det var ingen merknader til innkallingen. S-sak 114/2011 Meldinger til styret: Referatsaker: a) Møtebok fra styremøtet 1. september 2011 b) Samarbeid med AFI og NOVA Orientering til styrets medlemmer: Kopi av HiOs styresak 30/2011, datert 2. mai 2011 c) Referat fra drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene 19. sep. d) Fullmaktssaker e) Foreløpig saksplan Orienteringssaker: f) NOKUT-kommisjon Ph.d.-akkreditering. Orientering i møtet g) NOU 2011: 6 Et åpnere forskningssystem (Fagerbergutvalget) Notat til styret h) Arbeid med årsplan 2012 - Oppdatert notat om arbeidet i) Plan for oppfølging etter etatstyringsmøtene 2011 Notat til styret j) Andre meldinger Til pkt. b) Samarbeid med AFI og NOVA Dekan Dag Jenssen, leder av utredningsutvalget informerte styret om framdriften i arbeidet og hvilke problemsstillinger som må avklares. Faglige og økonomiske problemstillinger, med både fordeler og ulemper, skal avveies. Utredningen ventes å foreligge 21. oktober. Til pkt. e) Foreløpig saksplan Det ble bedt om å få opp en sak om debattforum på nettsidene til HiOA, og hvordan få til en god og levende debatt her. Det ble også vist til det tidligere styrets ønske om å få en oversikt over lønnsutviklingen, jf. likestillingsarbeidet som skal oppdateres og dokumenteres. Til pkt. f) NOKUTs kommisjon knyttet til ph.d.-søknad - Helse og samfunn Rektor orienterte om kommisjonens besøk 21. og 22. september og møter og drøftinger som var gjennomført i tilknytning til dette. Når tilbakemelding foreligger, vil HiOA ha 2-ukers frist for tilsvar.
3 Til pkt. g) NOU 2011: 6 Et åpnere forskningssystem (Fagerbergutvalget) Forskningsdirektøren gjorde rede for notat til styret med problemstillinger fra Fagerbergutvalgets utredning, som utgangspunkt for en senere høringsuttalelse fra HiOA til saken. Til pkt. e) Arbeid med årsplan og budsjett 2012 Styret hadde fått oppdatert notat om det interne arbeidet med årsplan og budsjett etter forrige styremøte. Fra styret var det kommentarer om fortsatt noe ujevnt detaljeringsnivå, og innspill om at det flerkulturelle arbeidsområdet og satsing her burde komme tydeligere fram. Det samme gjelder området kommersialisering og entreprenørskap. Det var spørsmål til hvordan ulike indikatorerer var satt opp, at disse både burde avspeile HiOAs mål tydeligere og bidra til å få fram HiOAs egenart. Høgskoledirektøren orienterte om oppfølgingen, og viste til at indikatorene vil bli behandlet inngående gjennom den strategiprosessen som starter nå, jf. S-sak 115. S-sak 115/2011 Utvikling av strategisk plan for HiOA for perioden 2012 2020 (Jnr.11/3524) Høgskoledirektøren orienterte om foreslått prosess og tidsplan. Studentene savnet omtale av studentenes medvirkning i prosessen, og hvordan studentperspektivet skal komme med. Høgskoledirektøren viste til den skisserte prosessen der det er lagt opp til at fakulteter og institutter skal bidra aktivt hele veien. Der er studentenes plass og medvirkning helt selvsagt, på linje med studentenes faste medvirkning og innspill i møtene med institusjonsledelsen. Andre innspill gikk på å se an tidsrammene underveis, og å ha blikk for HiOAs særlige fagprofil, med bl.a. profesjonsfagenes tydelige forankring og synlighet i HiOA, og den flerkulturelle profilen som skal videreføres. 1. Styret ber høgskoledirektøren sette i gang en prosess for utvikling av strategisk plan for HiOA for perioden 2012-2020. 2. Planen skal være kortfattet, konkret og bygge på visjon og mål for fusjonen, strategi for universitetssatsing og overordnede nasjonale føringer. 3. Strategisk plan skal dekke høgskolens samlede virksomhet. Parallelt utvikles fakultetenes og øvrige enheters strategiske planer. 4. Strategisk plan implementeres gjennom ordinære plan- og budsjettprosesser. S-sak 116/2011 Delegering av myndighet til og sammensetning av studiekvalitetsutvalg, FoU-utvalg, doktorgradsutvalg, forskningsetisk utvalg og internasjonalt utvalg ved HiOA (Jnr. 11/3327) Forskningsdirektøren orienterte styret i lukket møte om saksgang og saksbehandling knyttet til en pågående sak behandlet i HiOs tidligere forskningsetiske utvalg. Forskningsdirektøren gjorde rede for administrasjonens arbeid med saken og hvilke erfaringer man har trukket på grunnlag av dette.
4 Høgskoledirektøren gjorde rede for utvalgsstrukturens plass på organisasjonskartet og hvilken rolle de ulike organene bør ha. Hun tok opp det forskningsetiske utvalgets uavhengige rolle, og hvordan denne rollen best kan ivaretas. Fra styret var det enighet om at det foreslåtte forskningsetiske utvalget må innta en annen plass enn de øvrige organene. Styremedlem Nina Vøllestad fremmet et nytt forslag til sammensetning av dette utvalget, med ekstern ledelse av utvalget med juridisk kompetanse. Hun mente også at utvalget bør ha totalt tre eksterne medlemmer og to interne, samt at det oppnevnes av og rapporterer til styret. Høgskoledirektøren trakk deretter sitt forslag knyttet til forskningsetisk utvalg, inkludert mandat og sammensetning, og la fram et nytt konkret forslag til vedtak på dette punktet, tilpasset Vøllestads forslag til endringer for dette utvalget. Styremedlem Ragnar Audunson fremmet forslag om at det foreslåtte studiekvalitetsutvalget burde hete studieutvalget, i det han mente det første navnet kunne gi uklarhet om hvilke oppgaver utvalget var tiltenkt. Studentrepresentantene Roger Fromreide og Anita Maijala Støen fremmet forslag om at studentene bør ha to medlemmer både i FoU-utvalgene og i Internasjonalt utvalg. (Pkt. 5 og 9 i forslaget til vedtak.) Votering: Det ble votert over endringsforslagene: Til punkt 2: Forslag om at navnet studiekvalitetsutvalg byttes ut med studieutvalg: Studieutvalg ble vedtatt som navn med 8 mot 2 stemmer. Til punkt 5 og 9: Forslaget om at studentene skal ha to medlemmer i FoUutvalgene og i Internasjonalt utvalg ble enstemmig vedtatt. Til punkt 8: Nytt forslag til sammensetning, oppnevning og rapportering for forskningsetisk utvalg, som høgskoledirektørentilpasset til strukturen i vedtaket (inkludert en tilpassing i vedtakets punkt 1), etter å ha trukket sitt opprinnelige forslag, ble enstemmig vedtatt. Styrets justerte vedtak ble deretter som følger: Styret fastsetter følgende delegasjon til og sammensetning av utvalgene under FoU- virksomheten, studievirksomheten og den internasjonale virksomheten ved Høgskolen i Oslo og Akershus: 1. Generelt for alle utvalgene med unntak av Forskningsetisk utvalg: a. Utvalgene er rådgivende overfor ledelsen. Styret delegerer beslutningsmyndighet i enkeltsaker til studieutvalgene og FoU-utvalgene. b. Delegasjon og sammensetning evalueres etter to år. c. Det skal være ekstern representasjon i alle utvalg både på institusjonsnivå og fakultetsnivå. d. Styret fastsetter sammensetning av utvalgene på institusjonsnivå og fakultetsnivå. Rektor gis fullmakt til å oppnevne medlemmene og supplere utvalgene på
5 institusjonivå i oppnevningsperioden. Dekan oppnevner representanter på fakultetsnivå og supplerer utvalgene i perioden. e. Stipendiat til det sentrale doktorgradsutvalget oppnevnes av Stipendiatforum. f. Det oppnevnes personlige varamedlemmer for alle medlemmer. Sammensetning av utvalgene skal være i samsvar med reglene i Likestillingslovens 21 om representasjon av begge kjønn i utvalg. 2. Studieutvalg på institusjonsnivå: a. Mandat: i. Studieutvalget er rådgivende overfor institusjonsledelsen. ii. Styret delegerer beslutningsmyndighet til utvalget i følgende enkeltsaker: 1. Godkjenne programplaner og emneplaner for studier på master- og ph.d nivå 2. Godkjenne vesentlige endringer i programplaner og emneplaner på master- og ph.d.-nivå 3. Fastsette utfyllende regler innenfor rammen av forskrifter tilknyttet studiene. b. Sammensetning: Studieutvalget på institusjonsnivå skal ha ni medlemmer med følgende sammensetning: i. Prorektor for studier og regional forankring er leder for utvalget (1) ii. Prodekaner for utdanning ved fakultetene (4) iii. Teknisk-administrativ representant fra fakultetene (1) iv. Studentrepresentanter (2) v. Ekstern representant (1) Avdelingsdirektør for Avdeling for studier, utdanningskvalitet og internasjonalisering eller den vedkommende bemyndiger er sekretær for utvalget. 3. Studieutvalg på fakultetsnivå: a. Mandat i. Studieutvalget er rådgivende overfor fakultetsledelsen. ii. Styret delegerer myndighet til utvalget i følgende enkeltsaker: 1. Godkjenne programplaner og emneplaner for studier til og med bachelornivå 2. Godkjenne programplaner og emneplaner for videreutdanninger 3. Godkjenne vesentlige endringer i programplaner og emneplaner til og med bachelornivå 4. Godkjenne mindre endringer i programplaner og emneplaner på master- og ph.d.-nivå 5. Fastsette retningslinjer tilknyttet studier ved fakultetet I overgangsperioden til 1.august 2012 har sentralt studieutvalg myndighet til å godkjenne alle programplaner også på bachelornivå. b. Sammensetning Studieutvalget på fakultetsnivå skal ha ni til tolv medlemmer, avhengig av antall institutter tilknyttet det respektive fakultet: i. Prodekan for utdanning er leder for utvalget (1) ii. UF-representanter fra instituttene (4-7) iii. Teknisk-administrativ representant (1) iv. Studentrepresentanter (2) v. Ekstern representant (1)
6 Seksjonssjef for studieadministrasjon eller den vedkommende bemyndiger er sekretær for utvalget. 4. FoU-utvalg på institusjonsnivå: a) Mandat i) FoU-utvalget er rådgivende overfor institusjonsledelsen. ii) Styret delegerer beslutningsmyndighet til utvalget i følgende enkeltsaker: (1) Fordele midler etter styrets nærmere bestemmelse (2) Forvalte høgskolens interne stipendpolitikk og foreta tildeling av strategiske rekrutteringsstipend. FoU-utvalget på institusjonsnivå skal ha ti medlemmer med følgende sammensetning: i) Prorektor for FoU og internasjonalisering er leder for utvalget (1) ii) Prodekaner for FoU ved fakultetene (4) iii) Representant for sentre og forskningsprogrammer: Representanten må ha førstekompetanse og fortrinnsvis være professor/dosent (1) iv) Stipendiat (1) v) Student (2) vi) Ekstern representant (1) Avdelingsdirektør ved Avdeling for forskning og bibliotek eller den vedkommende bemyndiger er sekretær for utvalget. 5. FoU-utvalg på fakultetsnivå: a) Mandat: i) FoU-utvalget er rådgivende overfor fakultetsledelsen. ii) Styret delegerer myndighet til utvalget i følgende enkeltsaker: (1) Fordele midler etter fakultetsstyrets nærmere bestemmelse FoU-utvalg på fakultetsnivå skal ha syv eller åtte medlemmer etter fakultetets størrelse med følgende sammensetning: i) Prodekan for FoU er leder for utvalget (1) ii) UF- tilsatte (2-3) iii) Stipendiat (1) iv) Student (2) v) Ekstern representant (1) Fakultetsdirektør eller den vedkommende bemyndiger er sekretær for utvalget. 6. Doktorgradsutvalg på institusjonsnivå: a) Mandat i) Doktorgradsutvalget er rådgivende overfor institusjonsledelsen. ii) Styret delegerer myndighet til utvalget i følgende enkeltsaker: (1) Utarbeide og forvalte overordnet regelverk, felles retningslinjer og rutiner Doktorgradsutvalget på institusjonsnivå skal ha ti til tretten medlemmer med følgende sammensetning: i) Rektor eller en person som rektor bemyndiger er leder (1)
7 ii) Fakultetenes dekaner/prodekaner for FoU/senterleder (4-5) iii) Representant fra hvert ph.d.-program (3-5) iv) Stipendiat (1) v) Ekstern representant (fra annet ph.d.-miljø) (1) Antall medlemmer i utvalget avhenger av antall fakulteter med doktorgradsprogrammer fra søknadstidspunktet. Avdelingsdirektør for Avdeling for forskning og bibliotek eller den vedkommende bemyndiger er sekretær for utvalget. 7. Doktorgradsutvalg på fakultet/sentre: a) Mandat: i) Doktorgradsutvalget er rådgivende overfor fakultetsledelsen/senterledelsen. ii) Styret delegerer beslutningsmyndighet til utvalget i følgende enkeltsaker: (1) Foreta opptak av ph.d.-kandidater (2) Godkjenne veiledere, prosjektbeskrivelse og framdriftsplan (3) Følge opp framdrift for ph.d.-kandidater som er tatt opp på egne programmer (4) Oppnevne bedømmelseskomité for ph.d.- avhandlinger og godkjenne innstillinger fra bedømmelseskomiteer (5) Avgjøre saker som angår den enkelte ph.d.-kandidat (6) Disponere midler som er tildelt utvalget Doktorgradsutvalg for fakultet/sentre skal ha seks til åtte medlemmer med følgende sammensetning: i) Prodekan for FoU/senterleder eller en person som vedkommende bemyndiger er leder for utvalget (1) ii) Faste UF- medlemmer avhengig av antall institutter med doktorgrader (3-5). Sentre skal ha tre iii) Stipendiat (1) iv) Ekstern representant(1) Fakultetsdirektør eller den vedkommende bemyndiger er sekretær for utvalget. For sentrene skal senterleder utpeke egnet sekretær fra sin stab. 8. Forskningsetisk utvalg på institusjonsnivå: a) Mandat: i) Forskningsetisk utvalg skal være underlagt styret og rapporterer til styret. ii) Styret delegerer myndighet til utvalget i følgende enkeltsaker: (1) Behandle forskningsetiske enkeltsaker som er forelagt av ledelsen ved høgskolen, dekan/senterleder og av enkeltpersoner (2) Behandle og gi uttalelse i forskningsetiske enkeltsaker som har sitt utspring i konflikter eller klager knyttet til mistanke om brudd på vitenskapelig redelighet og god vitenskapelig praksis ved høgskolen. Forskningsetisk utvalg skal ha fem representanter: i) Ekstern leder (jurist) ii) 2 eksterne UF-representanter med betydelig relevant forskningserfaring iii) 2 interne UF-representanter
8 iv) Styret oppnevner leder og medlemmer av utvalget Avdelingsdirektør ved Avdeling for forskning og bibliotek eller den vedkommende bemyndiger er sekretær for utvalget. 9. Internasjonalt utvalg a) Mandat: i) Internasjonalt utvalg er rådgivende overfor institusjonens ledelse. Internasjonalt utvalg skal ha ti medlemmer med følgende sammensetning: i) Prorektor for FoU og internasjonalisering er leder for utvalget (1) ii) Representanter fra fakultetene: Prodekaner som har internasjonalisering som del av sitt ansvarsområde (4) iii) UF-tilsatt med bred erfaring fra internasjonaliseringsarbeid (2) iv) Student (2) v) Ekstern representant (1) Leder for Seksjon for internasjonalisering ved Avdeling for studier, utdanningskvalitet og internasjonalisering eller den vedkommende bemyndiger er sekretær for utvalget. S-sak 117/2011 Open access-policy, retningslinjer for utgivelser av vitenskapelige open access-tidsskrifter og retningslinjer for egenarkivering av publikasjoner ved HiOA (Jnr. 11/3336) Styremedlem Ragnar Audunson ønsket en presisering av formuleringen i sakens vedlegg 1, første setning, slik at denne lyder: «Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) har som mål at resultatene fra forskningen ved institusjonen skal gjøres offentlig tilgjengelige i vitenarkivet for å sikre en fri meningsutveksling rundt forskningen.» (Endringer markert i kursiv.) Styret sluttet seg til denne presiseringen. Enstemmig vedtak i samsvar med den justerte tilrådingen: Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus fastsetter policy for open access, etablering av open access-tidsskrifter og for egenarkivering av publikasjoner i samsvar med de framlagte forslagene, med en presisering i sakens vedlegg 1, som vedtatt ved styrets behandling. S-sak 118/2011 Reglement for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (Jnr.11/3025) Etter spørsmål fra styret, viste økonomidirektøren til at i tillegg til selve reglementet som skal ligge til grunn, inngås det konkrete avtaler/kontrakter for den enkelte aktivitet. Det er knyttet juridisk kompetanse til arbeidet med kontraktsinngåelser.
9 Styret fastsetter reglement for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved Høgskolen i Oslo og Akershus i samsvar med vedlagte forslag. S-sak 119/2011 Kreering av doktorand til graden philosophiae doctor (ph.d.) Jorunn Vindegg (Jnr.11/279) Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus kreerer på bakgrunn av bekreftelsen fra den oppnevnte bedømmelseskomiteen og notat fra Senter fra profesjonsstudier Jorunn Vindegg til philosophiae doctor i profesjonsstudier. S-sak 120/2011 Kreering av doktorand til graden philosophiae doctor (ph.d.) Louis Royce Botha (Jnr.10/2396) Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus kreerer på bakgrunn av bekreftelsen fra den oppnevnte bedømmelseskomiteen og notat fra Senter fra profesjonsstudier Louis Royce Botha til philosophiae doctor i profesjonsstudier. S-sak 121/2011 Forhandlingsfullmakt Lokale lønnsforhandlinger pr. 1. oktober 2011 (Jnr. 11/2303) Høgskoledirektøren orienterte i møtet om innspill fra tjenestemannsorganisasjonene til foreslått framgangsmåte ved årets lokale lønnsforhandlinger (pkt. 2.3.3 i Statens hovedtariffavtale (HTA) ). Det pågår også arbeid med å avklare hvilke forskjeller som eksisterer i lønnsdannelsen mellom tidligere HiO og HiAk og for ulike grupper tilsatte. Dette er viktig kunnskap å ha avklart for senere arbeid. På spørsmål fra styret viste hun til at eventuelle urimelige lønnsforskjeller som avdekkes, kan følges opp via forhandlinger etter pkt. 2.3.4 (1.c)/ 2.3.8 i HTA. Høgskoledirektøren la også vekt på at hun, ved neste års lokale lønnsforhandlinger, vil anbefale styret å gå inn med noe ekstra midler til forhandlingspotten. 1. Styret ved Høgskolen i Oslo og Akershus gir høgskoledirektøren forhandlingsfullmakt til å forhandle med tjenestemannsorganisasjonene i årets lønnsoppgjør etter Hovedtariffavtalens pkt. 2.3.3. 2. Styret ved Høgskolen i Oslo og Akershus skyter ikke inn egne midler i år. 3. Høgskoledirektøren bes om å se spesielt på mulighetene for å oppnå løsninger der resultatet vil oppleves som rettferdig for den enkelte tilsatte. Om nødvendig kan den forhandlingsmåten i henhold til den lokale lønnspolitikk fravikes.
10 S-sak 122/2011 Administrasjonens HMS-rapport til styret for 2010/2011 for Høgskolen i Oslo (Jnr. 10/3484) Styret godkjenner HMS-rapporten med vedlegg. S-sak 123/2011 Rapporter fra arbeidsmiljøutvalg og bedriftshelsetjeneste januar august 2011 for Høgskolen i Akershus (Jnr. 11/3536) Styret tar rapportene fra arbeidsmiljøutvalg og bedriftshelsetjeneste ved Høgskolen i Akershus, for perioden januar august 2011, til etterretning. Oslo 11. oktober 2011 Kari Toverud Jensen rektor Ann Elisabeth Wedø høgskoledirektør