ØVRE EIKER KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Partsammensatt-utvalg Møtested: Formannksapssalen, Rådhuset, Hokksund Dato: 27.04.2016 Tidspunkt: 12:30 Eventuelle forfall meldes til politisk sekretariat i god tid før møtet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Ordføreren oversender sakene f.o.m. nr. 08/16 t.o.m. nr. 11/16 til behandling. ORDFØREREN I ØVRE EIKER, 19. april 2016 Ann Sire Fjerdingstad. Majken Røsnes Skjelbred 1
Saksnr Innhold Lukket PS 8/16 Referatsaker RS 5/16 Omstilling HO - rapportering per 1. kvartal 2016 RS 6/16 Teknisk seksjon - ny organisering fra 01.06.2016 PS 9/16 PS 10/16 PS 11/16 Nærværsstatistikk 3. tertial 2015. Saksordfører: Sverre Pedersen Samlokalisering av kemnerkontoret i Midt-Buskerud. Saksordfører: Elisabeth Uggen Status for sonderinger i kommunereformen. Saksordfører: Svein Ludvig Larsen
PS 8/16 Referatsaker
RS 5/16 Omstilling HO - rapportering per 1. kvartal 2016
RS 6/16 Teknisk seksjon - ny organisering fra 01.06.2016
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Hilde Fjukstad Saksmappe: 2015/4778-8903/2016 Arkiv: 461 Nærværsstatistikk 3. tertial 2015. Saksordfører: Sverre Pedersen Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 9/16 Partsammensatt-utvalg 27.04.2016 35/16 Formannskapet 27.04.2016 16/16 Rådet for funksjonshemmede 21.04.2016 Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Resultatene for 3.tertial 2015 gir nesten samme resultat som for samme periode i 2014. Det totale sykefraværet er 7,8 % mot 7,9 % for 2014. Det gir et redusert sykefravær på 0,1 % Oversikt totalt sykefravær for 3. tertial 2012 2013 2014 2015 Totalt sykefravær 7,4 7,8 % 7,9 % 7,8 % Legemeldt 4,9 % 5,4 % 5,6 % 4,8 % Legemeldt < 17 1, % 1,1 % 1 % 1,4 % dager Egenmeldt 1,4 % 1,2 % 1,3 % 1,4 % Tabellen viser at det legemeldte fraværet er redusert 0,8 %, egenmeldt fravær er økt med 0,1 % og det legemeldte fraværet i arbeidsgiverperioden er økt med 0,4 % i forhold til samme periode i 2014. Antall tapte dagsverk hver dag i perioden er 81,38 dagsverk. Oversikt sykefravær for seksjoner 3. tertial 2012 2013 2014 2015 Helse & Omsorg Gjs. 8,2 % 9,2 % 10,3 % 8,6 % Skole & Barnehage 7,6 % 7,7 % 6,9 % 9,0 % Teknisk Gjs.4,8 % 3,1 % 6,5 % 8,1 % Kultur 0,8 % 4,3 % 0,4 % 2,1 % Samfunnsutvikling 1,3 % 2,5 % 2,5 % 2,8 % Service & Fellestjenester Gjs.5,7 % Gjs.7,2 % 8,1 % 6,2 % NAV publiserer ikke sykefraværsstatistikker for 2015 inntil videre. Uten disse kan ikke NAV eller SSB beregne sykefraværsprosenten, slik de tidligere har gjort. 1
På bakgrunn av dette sammenlignes bedriftens resultater med de analyser og statistikker KS har på dette området, for perioden 4.kvartal 2014 til 3.kvartal 2015: KS alle kommuner Øvre Eiker internt Samlet sykefravær Legemeldt Legemeldt i arbg.per. Egenmeldt 9,9 % 8,6 % 4,2 % 1,3 % 7,8 % 5,6 % 1,1 % 1,1 % Sammenlignes tabellen for alle kommuner med Øvre Eiker kommunes interne statistikk for samme periode, gir dette et positiv resultat. Tiltak: Pågående lederutviklings- og lederopplæringsprogram Samarbeid med Nav Øvre Eiker, Nav Arbeidslivssenter og bedriftshelsetjenesten Lederstøtte fra personalavdelingen Team sykefravær i regi av personalavdelingen bidrar i oppfølging av sykemeldte Prosjekt i seksjon Teknisk alle parter er involvert Ny modul i Visma; analyse- og kartleggingsverktøy som gir lederne løpende mulighet til å følge med på fraværsstatistikker HMS planer for hver seksjon ferdigstilles 31.01.16 for 2016. Arbeidet pågår. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Rådmannens anbefaling Rapporten for 3.tertial 2015 tas til orientering. Begrunnelse Bedriften fortsetter å ha fokus på sykefraværsoppfølging, systematisk HMS-arbeid og lederskap. 2
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Anita Kjensli Rydgren Saksmappe: 2015/9808-12200/2016 Arkiv: 009 Samlokalisering av kemnerkontoret i Midt-Buskerud. Saksordfører: Elisabeth Uggen Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 10/16 Partsammensatt-utvalg 27.04.2016 40/16 Formannskapet 27.04.2016 Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Det ble i Øvre Eiker kommunestyre den 09.12.2015 og i Nedre Eiker kommunestyre den 18.11.2015 fattet vedtak om å igangsette en utredning om samlokalisering av skatteoppkreverfunksjonen i Midt- Buskerud. Det ble av regionrådet i Midt- Buskerud i sak 24/15 gjort følgende vedtak: Regionrådet slutter seg til at det skal gjennomføres en felles utredning om skatteoppkrevertjenesten mellom de 3 kommunene i Midt-Buskerud og Eiker. Det ble besluttet å utrede følgende problemstillinger: 1. Hvilke kommuner som skal omfattes av ordningen 2. Samarbeidsform 3. Bemanning 4. Forventede endringer i fagkompetanse 5. Økonomiske vilkår og budsjett 6. Administrative oppgaver/vertskommune. 7. Grad av deltakelse fra hver enkelt kommune 8. Potensielle fordeler ved en sammenslåing 9. Risikovurdering/Potensielle ulemper ved en sammenslåing Supplerende problemstillinger: 1. Lokalitet 2. Navn på nytt kontor Med bakgrunn i dette vedtak og mandat ble det igangsatt en utredning i prosjekts form. Formålet med utredningen er å få vurdert mulighetene for å etablere et større og mer robust kemnerkontor i området Midt- Buskerud som ivaretar regjeringens overordnede strategi. Oppsummering og konklusjon i rapporten Prosjektgruppens hovedkonklusjoner er så langt følgende: - Det er ønskelig at prosjektet videreføres til fase 2 1
- Det er ønskelig at samtlige punkter fra mandatene utredes, før det konkluderes hvorvidt en samlokalisering foretrekkes - Vertskommunemodellen i henhold til kommunelovens 28-1 b skal være styringsformen - Øvre Eiker kommune anbefales som vertskommune og arbeidsgiver - Det opprettes et rådgivende styre for enheten, hvor rammene inntas i vedtektene/samarbeidsavtalen - Modum kommune har per dags dato to ansatte ved sitt skatteoppkreverkontor. Disse to vil føres over til ny enhet, i tråd med arbeidsmiljølovens bestemmelser. I rapporten foreslås det å styrke med ett årsverk i tillegg til de eksisterende årsverkene i kommunene. Styrkingen er hovedsakelig begrunnet i jobben med bekjempelse av arbeidslivskriminalitet. Regjeringen ønsker en satsning på området og det har kemneren et ønske om å fokusere på fremover. Det er blant annet etablert samarbeid med politi, arbeidstilsyn og skjenkekontroll. Dette forslaget må vi komme tilbake til i budsjettprosessen for 2017. Ansattes rettigheter og plikter I rapporten foreslås det at virksomhetsoverdragelse blir utredet i fase 2 av prosjektet av Øvre-Eiker kommune og Modum kommune. Det har vært avholdt ett møte på rådmannsnivå mellom Modum og Øvre Eiker kommune. Ved en omorganisering har rådmannen i Modum kommune uttalt at det er en forutsetning at de to ansatte i Modum kommune får tilbud om tilsvarende stilling i Øvre Eiker med samme vilkår som de har i dag. Vedlegg 1 Kemnerrapport - fase 1 Rådmannens anbefaling Fremlagte prosjektrapport «Samlokalisering av kemnerfunksjonen i Midt-Buskerud, fase 1 Grovskisse» tas til orientering. Rådmannen gis fullmakt til å gå videre med en Fase 2 av prosjektet, med det formål å ferdigstille forslag til avtale for videre interkommunalt samarbeid om skatteoppkrever. Bemanning, herunder virksomhetsoverdragelse, økonomi og lokasjon utredes i fase 2. Begrunnelse Endelig sak fremlegges for kommunestyret for å kunne fatte likelydende vedtak i aktuelle deltakerkommuner når dette er klart. 2
Samlokalisering av kemnerfunksjonen i midt-buskerud Fase 1 prosjekt (grovskisse) 1
Innholdsfortegnelse 1. BAKGRUNN, MÅL OG RAMMER.3 1.1 Bakgrunn...3 1.2 Målsettinger og mulige fordeler...3 1.3 Rammer...4 2. DELTAKELSE, FREMDRIFT OG FORELØPIGE KONKLUSJONER...5 2.1 Deltakelse...5 2.2 Prosjektets fremdrift..5 2.3 Oppsummering og konklusjon.6 3. FAKTA OG VURDERINGSGRUNNLAG..7 3.1 Kartlegging i kommunene 7 3.2 Prosjektets særlige gevinster...7 3.3 Risikovurdering og potensielle ulemper...8 4. ORGANISERING...8 4.1 Samarbeidsform og styring.8 4.1.2 Interkommunalt samarbeid (Kommuneloven 27)...8 4.1.3 Vertskommunemodellen (Kommuneloven 28-1 b)....9 4.1.4 Konklusjon...9 4.2 Bemanningsløsninger..9 4.2.1 Forventede endringer i fagkompetanse...11 4.2.2 Konklusjon.12 4.3 Vurdering av hospiteringsordning for Sigdal og Krødsherad kommune...12 4.3.1 Tilgjengelighet og lokalkunnskap.... 12 4.3.2 Konklusjon. 13 4.4 Finansieringsmodeller...13 4.4.1 Konklusjon..15 5. EVALUERING AV ARBEIDET I FASE 1 15 5.1 Organisering og deltakelse..15 5.1.2 Arbeidsform 15 5.1.3 Tidsramme..15 6. ANSATTES RETTIGHETER OG PLIKTER.15 7. KONKLUSJON.18 2
1. BAKGRUNN, MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Regjeringen og Skatteetaten har i lengre tid ytret et ønske om større enheter og oppfordret skatteoppkreverkontor med få ansatte til å inngå samarbeid med andre kommuner. Dette begrunnes blant annet med at robuste enheter i større grad kan bidra i bekjempelsen av arbeidslivskriminalitet og svart økonomi. Det ble i Øvre Eiker kommunestyre den 09.12.2015 og i Nedre Eiker kommunestyre den 18.11.2015 fattet vedtak om å igangsette en utredning om samlokalisering av skatteoppkreverfunksjonen i Midt- Buskerud. Det ble av regionrådet i Midt- Buskerud i sak 24/15 gjort følgende vedtak: Regionrådet slutter seg til at det skal gjennomføres en felles utredning om skatteoppkrevertjenesten mellom de 3 kommunene i Midt-Buskerud og Eiker. Det ble besluttet å utrede følgende problemstillinger: 1. Hvilke kommuner som skal omfattes av ordningen 2. Samarbeidsform 3. Bemanning 4. Forventede endringer i fagkompetanse 5. Økonomiske vilkår og budsjett 6. Administrative oppgaver/vertskommune. 7. Grad av deltakelse fra hver enkelt kommune 8. Potensielle fordeler ved en sammenslåing 9. Risikovurdering/Potensielle ulemper ved en sammenslåing Supplerende problemstillinger: 1. Lokalitet 2. Navn på nytt kontor Med bakgrunn i dette vedtak og mandat ble det igangsatt en utredning i prosjekts form. Formålet med utredningen er å få vurdert mulighetene for å etablere et større og mer robust kemnerkontor i området midt- Buskerud som ivaretar regjeringens overordnede strategi. 1.2 Målsettinger og mulige fordeler Skatteoppkreveren har, med utgangspunkt i regjeringens satsning, definert noen overordnede mål som grunnlag for denne prosessen. 3
Det er et ønske om å bli et mer robust og faglig sterkt regionalt senter for innkreving av skatt, kontroll og veiledning av det lokale næringsliv og et foregangskontor gjennom blant annet: Å være en initiativtaker i det tverrfaglige samarbeidet mellom offentlige etater i regionen (Politi, NAV, Arbeidstilsyn mm). Dette kan gjennomføres ved: Å være en aktiv og deltakende aktør opp mot oppdragsgiverkommunene når det gjelder prosjekter og kontroll av det lokale næringsliv (skjenkebevillingskontroll, kommunale innkjøp og byggeprosjekter mm). Å være en synlig aktør i det forebyggende arbeidet mot svart økonomi, konkurransevridning i markeder, arbeidslivskriminalitet og skatteunndragelse. Å styrke vårt omdømme med en offensiv innfordring og arbeidsgiverkontroll. I tillegg vil et mer robust regionalt kemnerkontor kunne dra nytte av klassiske stordriftsfordeler, som følger: Større enheter vil kunne senke gjennomsnittskostnaden i produksjonen. En større enhet vil være mindre utsatt ved fravær, omstilling og press utenfra. Et større kontor vil kunne bidra til en profesjonalisering der det skapes et større fagmiljø som står bedre rustet til å tiltrekke seg fremtidig fagkompetanse. En større enhet vil kunne styrke fagfeltet skatteregnskap. De nåværende skatteoppkreverkontorene vil i større grad samkjøres, noe som vil sikre og sementere likebehandling av både skatteytere, næringsdrivende og oppdragsgiverkommunene. 1.3 Rammer Det ble allerede tidlig i prosjektet forutsatt at det våren 2016 skulle legges frem en grovskisse, heretter kalt fase I i denne rapport, som skulle legge rammene for en eventuell samlokalisering for gjeldende kommuner. Punktene som skulle utredes var 1-4 og 6-9 i mandatet. Økonomi, lokasjon og navn skulle utredes i fase II, med frist for fremleggelse for kommunestyrene i løpet av høsten 2016 og med en eventuell start på gjennomføringen pr. 01.01.2017. 4
2. DELTAKELSE, FREMDRIFT OG FORELØPIGE KONKLUSJONER 2.1 Deltakelse Følgende kommuner deltar i prosjektet: Nedre Eiker kommune Øvre Eiker kommune Modum kommune Sigdal kommune Krødsherad kommune Øvre og Nedre Eiker har allerede en vertskommuneavtale. Denne ble inngått i 2003. I tillegg selger Eiker-kontoret tjenester til de øvrige deltakerkommunene. Hver kommune har stilt med minst en person inn i prosjekt-/ styringsgruppen: Nedre Eiker: Øvre Eiker: Økonomisjef Liv Østberg Seksjonsleder Anita Rydgren Skatteoppkrever Cathrine Borge Saksbehandler Marius Sætra Modum: Sigdal: Krødsherad: Skatteoppkrever Anne Berit Holmen Rådmann Jens Sveaas Økonomiansvarlig Anne Jokerud Prosjektleder: Fagrepresentant: Skatteoppkrever Cathrine Borge Marius Sætra Tillitsvalgt for kommunene: Thomas Abelsen, Fagforbundet Hovedtillitsvalgt Øvre Eiker kommune: Knut Sjulsen (Tiltrådt i mars 2016) 2.2 Prosjektets fremdrift Prosjektet har så langt hatt tre prosjekt- og styringsgruppemøter. Disse har vært avholdt på rådhuset i Øvre Eiker kommune. 5
18. januar 2016 var første prosjektmøte. Her ble det vedtatt at prosjektgruppe og styringsgruppe skulle være samme enhet. Enheten omtales heretter som prosjektgruppen i denne rapport. Videre var det ønskelig at Øvre Eiker kommune, ved fagrepresentant Sætra og prosjektleder og skatteoppkrever Borge sto for utarbeidelse av utredningen/rapporten på vegne av prosjektgruppen. De øvrige kommuner ønsket ikke å bidra aktivt inn i arbeidsgruppene. SKO Eiker har, ved faglig representant Sætra og skatteoppkrever og prosjektleder Borge, vært i møte med kemneren i Drammensregionen og kemneren i Grenlandsområdet for å innhente råd og veiledning i forbindelse med prosessen. 2.3 Oppsummering og konklusjon De følgende kapitlene i utredningen dokumenterer faktaopplysninger, handlingsalternativer og vurderinger, som prosjektgruppen legger til grunn for anbefalingen når det gjelder et samarbeid i midt-buskerud. Det er innhentet faktaopplysninger fra de deltakende kommuner. Det er innhentet faktaopplysninger fra sammenliknbare kemnerkontor og det gjort vurderinger av forskjellige handlingsalternativer. Prosjektgruppens hovedkonklusjoner er så langt følgende: - Det er ønskelig at prosjektet videreføres til fase 2. - Det er ønskelig at samtlige punkter fra mandatene utredes, før det konkluderes hvorvidt en samlokalisering foretrekkes. - Vertskommunemodellen i henhold til kommunelovens 28-1 b skal være styringsformen. - Øvre Eiker kommune anbefales som vertskommune og arbeidsgiver. - Det opprettes et rådgivende styre for enheten, hvor rammene inntas i vedtektene/samarbeidsavtalen. - Modum kommune har per dags dato to ansatte ved sitt skatteoppkreverkontor. Disse to vil føres over til ny enhet, i tråd med arbeidsmiljølovens bestemmelser. 3 FAKTA OG VURDERINGSGRUNNLAG 3.1 Kartlegging i kommunene Følgende kartlegging er utført og danner grunnlaget for utredningen: 6
Antall årsverk fordelt på funksjoner Kartlegging av kompetanse Antall innbyggere / arbeidsgivere De ansattes ønsker 3.2 Prosjektets særlige gevinster Et felles skatteoppkreverkontor i Midt- Buskerud kan ha følgende gevinster: a) Konkurransedyktig ved tilsetting Større fagmiljøer skaper bedre tjenester og gjør arbeidsplassen mer attraktiv. Dette vil øke mulighetene for ønsket fremtidig fagkompetanse ved tilsetting. b) Profesjonalisering Økt kompetanse gir økt kvalitet og troverdighet til tjenester, både for publikum og deltakerkommuner. Følt inhabilitet og andre habilitetsproblemer som ofte er knyttet til små enheter vil kunne reduseres. c) Likhet Et stort regionalkontor kan sikre nøytralitet, troverdighet og likebehandling av oppdragsgiverkommunene. d) Robust enhet Med større enheter er man mindre sårbar ved fravær og sikrer i tillegg bedre dekning i forhold til arbeidsoppgaver. e) Bedre koordinering og rettssikkerhet Et felles kontor for fem kommune vil skape ytterligere likebehandling av kommunenes skatteytere og likhet i kreditorpågangen. 3.3 Risikovurdering og potensielle ulemper a) Svekket lokalkunnskap Større enheter vil kunne svekke den lokale spisskompetansen som kontoret innehar. Konsekvensen kan være at kompetanse og kunnskap om de lokale forhold reduseres. b) Tilgjengelighet for publikum 7
Skatteytere i Sigdal, Modum og Krødsherad kommune vil få lengre reisevei ved behov for oppmøte hos skatteoppkreveren. c) Tilhørighetsfølelsen Større enheter og sentralisering av et tjenestetilbud kan gå på bekostning av lokaldemokratiske verdier som medbestemmelse, nærhet og selvstyre. Med en ny skatteoppkreverfunksjon i midtfylket skapes større fysisk avstand mellom skatteoppkrever og skatteyter, mellom beslutningstaker og mottaker. 4 ORGANISERING 4.1 Samarbeidsform og styring Prosjektgruppen har valgt å utrede vertskommunesamarbeid i henhold til kommuneloven 28-1 b og interkommunalt samarbeid i henhold til kommuneloven 27. Modellenes største forskjell ligger i påvirkningskraften for politikere, administrasjon og skatteoppkrever. I et vertskommunesamarbeid er påvirkningskraften størst hos politikerne og administrasjonen i vertskommunen. Et 27- samarbeid gir styret størst påvirkningskraft. Dette likestiller deltakerkommunenes påvirkningskraft. 4.1.2 Interkommunalt samarbeid (Kommuneloven 27) Modellen om interkommunalt samarbeid reguleres av kommuneloven 27. Vedtektene for et interkommunalt styre skal inneholde bestemmelser om: a) Styrets sammensetning og hvordan det utpekes b) området for styrets virksomhet c) hvorvidt deltakerkommunene skal gjøre innskudd i virksomheten d) hvorvidt styret har myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser e) uttreden fra eller oppløsning av samarbeidet 8
4.1.3 Vertskommunemodellen (Kommuneloven 28-1 b) Det følger av kommunelovens 28-1e at avtalen for vertskommunesamarbeid skal inneholde følgende bestemmelser: a) Angivelse av deltakerne og hvilken av disse som er vertskommunen b) hvilke oppgaver og hvilken avgjørelsesmyndighet som skal legges til vertskommunen c) tidspunkt for overføring av oppgaver og avgjørelsesmyndighet d) underretning til deltakerne om vedtak som treffes i vertskommunen e) det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene og vertskommunen f) nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet g) annet som, etter lov, krever avtale 4.1.4 Konklusjon Prosjektgruppen anbefaler en samlokalisering med vertskommunesamarbeid som styreform. Videre anbefales det at det etableres et rådgivende organ for enheten som er forankret i samarbeidets vedtekter. Dette organet kan settes sammen av ett medlem fra hver kommune samt skatteoppkrever. Medlemmene fra kommunene bør utnevnes av rådmennene. Behovet for denne løsningen må ses i sammenheng med prosjektets målsettinger om likebehandling av våre oppdragsgiverkommuner samt behovet for å stimulere deltakerkommunene til sterkere fokus på bekjempelse av arbeidslivskriminalitet i regionen. Med denne løsningen vil man også sikre god informasjonsflyt og mulighet for felles oppgaveløsing på felter som bemanning, budsjett og økonomistyring mellom skatteoppkrever og oppdragsgiverkommunene. Vi anbefaler at samarbeidsform, styring og øvrige bestemmelser nedfelles i vedtektene for samarbeidet. 4.2 Bemanningsløsninger Arbeidsgruppene har utarbeidet en oversikt over personellressursene i deltakerkommunene per i dag. Merk at ett årsverk på kommunale krav hos skatteoppkreveren i Eiker holdes utenfor beregningen da spørsmålet rundt en felles løsning for denne oppgaven behandles utenfor prosjektet. Videre går en stilling hos skatteoppkreveren i Eiker i dag til salg av tjenester til Sigdal og Krødsherad kommune. Denne stillingen er per dags dato et vikariat. 9
Personellressurser per 2016 fordelt på deltakerkommunene: Årsverk fordelt på Eiker Modum* Sigdal** Krødsherad*** Skatteregnskap 1,0 0,6 - - Arbeidsgiverkontroll 4,0 - - - Innfordring 5,0 1,2 - - Ledelse m.m 1,0 0,1 - - Sum 11,0 1,9 - - *Modum kjøper arbeidsgiverkontroll av skatteoppkreveren i Eiker. **Sigdal kjøper skatteregnskap og innkrevingstjenester av skatteoppkreveren i Eiker og arbeidsgiverkontroll av skatteoppkreveren i Kongsberg og Numedal. ***Krødsherad kjøper skatteregnskap, innkreving og arbeidsgiverkontroll av skatteoppkreveren i Eiker. Per 2016 betjener skatteoppkreveren i Eiker 48 000 innbyggere. Etter en sammenslåing vil kontoret betjene om lag 62 200 innbyggere. For å ha et godt sammenlikningsgrunnlag rundt bemanningssituasjonen er det innhentet faktaopplysninger om bemanningen fra andre interkommunale samarbeid i regionen. Det er også innhentet tall fra skatteetaten som viser gjennomsnittlig bemanning for alle kemnerkontor i Norge. Personellressurser ved samlokalisering sammenliknet med andre kemnerkontor i regionen samt landsgjennomsnitt: Ansatte per avdeling Landsgjennomsnitt Ansatt per innbygger SKO Eiker per februar 2016 SKO Eiker etter sammenslåing Kemneren i Drammen Skatteoppkreveren i Kongsberg og Numedal Kemneren i Grenland Skatteregnskap 1/22222 1/48000 1/30850 1/57500 1/16300 1/29833 Arb.g kontroll 1/13587 1/14550 1/15425 1/19167 1/12175 1/14916 Innfordring 1/8460 1/9600 1/10283 1/7700 1/10866 1/9945 Det bemerkes at fordelingen av årsverk på hovedoppgavene, slik de fremkommer i tabellen, må betraktes som omtrentlige da medarbeidere ofte bruker sin tid på tvers av oppgavene. Dette gjelder spesielt for avdeling skatteregnskap, der variasjonene i ansatt per innbygger varierer fra 1/57 500 hos kemneren i Drammensregionen til 1/16 300 for skatteoppkreveren i Kongsberg og Numedal. Grunnlaget for de sprikende tallene ligger i hvordan det enkelte kemnerkontor har definert sin interne arbeidsfordeling. Ser man på tallene for skatteoppkreveren i Eiker per februar 2016 så kan tabellen være misvisende. Eikerkontoret har per 2016 kun ett årsverk som utelukkende arbeider på skatteregnskap, mens deler av disse arbeidsoppgavene i praksis utføres av andre medarbeidere på feltet innfordring og arbeidsgiverkontroll. Dette medfører at bemanningssituasjonen på feltet skatteregnskap ser mer sparsommelig ut på papiret enn hva som er tilfelle i virkeligheten. Som det fremkommer av tabellen vil antall innbyggere per årsverk øke for to av tre fagfelt etter samlokalisering. I praksis betyr dette at hver ansatt får mer å gjøre. 10
Å bekjempe arbeidslivskriminalitet i regionen vil kreve at man i større grad enn tidligere arbeider i dybden i tyngre saker. Skatteoppkreveren i Eiker opererer med utepant og annen oppsøkende virksomhet i større grad enn hva som er normen for tjenestestedene i Buskerud. Skatteoppkreverkontoret bruker også mye ressurser på teamarbeid, analyse og operativ jobbing i enkeltsaker. Kontorets bemanningssituasjon er derfor en forutsetning for denne offensive og kvalitative tilnærmingen. For å kunne sikre et kvalitetsmessig robust tjenestetilbud til deltakerkommunene, som er i tråd med prosjektets målsettinger, anbefales det på dette grunnlag at kontoret får tilsatt ytterligere ett årsverk slik at bemanningsløsningen for samarbeidet økes til 13,9 årsverk. 4.2.1 Forventede endringer i fagkompetanse Med en samlokalisering av skatteoppkreverfunksjonene i midtfylket kan man forvente seg en tredelt endring i fagkompetanse. For det første vil skatteoppkreveren i Eiker få økt fagkompetanse gjennom tilsettingen av to medarbeidere fra skatteoppkreveren i Modum. Tilsettingen vil tilføre kontoret erfaring på fagfeltene innfordring, skatteregnskap og ledelse. Dette ventes å styrke kontoret. Per 2016 arbeider kun ett årsverk i Eiker med skatteregnskap. Den erfaring som Modum tar med seg vil kunne gjøre kontoret mer robust og mindre utsatt ved fravær. Dette kompetanseløftet kommer også Øvre Eiker og Nedre Eiker kommune til gode. For det andre vil deltakerkommunene Sigdal, Modum og Krødsherad få et betydelig kompetanseløft ved det nye samarbeidet. Tjenesten disse kommunene tilbyr sine innbyggere vil kvalitetsmessig øke betraktelig. Dette må, blant annet, ses i lys av de klassiske stordriftsfordeler. Kommunene får dekket behovet for trygghet og faglig styrke i et robust, helhetlig tjenestetilbud. Man øker mulighetene for å tiltrekke seg gode fagpersoner i fremtiden. Man øker profesjonaliteten på tjenesten, noe som sikrer kvalitet og troverdighet ut mot publikum, og man styrker likebehandlingen av kommunenes skatteytere. Fagkompetansen vil også heves når man ser på den arbeidserfaring det nye kontoret har på sine respektive fagfelt og når man ser på den kompetansen kontoret har i lys av sitt utdanningsnivå. Ved skatteoppkreverkontoret arbeider revisorer, statsvitere, jurister og økonomer som kan skilte med bred erfaring på sine fagfelt samt erfaring fra skatteetaten, politi, regnskap og inkassobransje. De fleste av medarbeiderne på kontoret har også gjennomført eller gjennomfører videreutdanningsløp innenfor sine respektive fagfelt. For det tredje vil alle deltakerkommuner få et kompetanseløft dersom det lykkes skatteoppkreveren å nå oppsatte mål for samarbeidet. Det vises her spesielt til de faglige ønsker om et tettere samarbeid på tvers av kommunegrensene i bekjempelsen av svart økonomi, konkurransevridning, arbeidslivskriminalitet og skatteunndragelse. 11
4.2.2 Konklusjon Som det fremkommer av tabellene vil bemanningen etter sammenslåing, for alle tre fagfelt, ligge under gjennomsnittet i de andre interkommunale samarbeidene i regionen samt landsgjennomsnittet. Basert på innhentede tall så mener vi at et forslag til ny organisasjon med et minimum på 13,9 årsverk er nøktern og forsvarlig. Det ligger etter prosjektgruppens syn ingen forutsetninger om økonomiske besparelser i det politiske mandatet for prosjektet. Som det fremkommer av tallene vil det heller ikke være forsvarlig å benytte en sammenslåing til å nedjustere kontorets bemanning. Det konkluderes derfor med at det nye kontoret bør bemannes med et minstekrav på 13,9 årsverk. Årsverkene består av dagens ansatte i Eiker og Modum, pluss ytterligere en tilsatt i forbindelse med en eventuell gjennomføring av samlokaliseringen. Det konkluderes videre med at man kan forvente positive endringer i fagkompetanse ved etablering av et samlokalisert kemnerkontor. Skatteoppkreveren vil få økt kompetanse på fagfeltene innfordring, ledelse og skatteregnskap. Deltakerkommunene, og da spesielt Sigdal, Modum og Krødsherad, vil kunne tilby et betydelig mer helhetlig og robust tjenestetilbud til sine innbyggere. 4.3 Vurdering av hospiteringsordning for Sigdal og Krødsherad kommune Skatteoppkreveren i Eiker selger i dag tjenester på fagfeltene innfordring og skatteregnskap til Sigdal og innfordring, skatteregnskap og arbeidsgiverkontroll til Krødsherad kommune. Disse avtalene er midlertidige ordninger som på sikt må erstattes av kommunelovens bestemmelser om styringsform, jf. punkt 4.1 i rapporten. Dagens avtale med Sigdal og Krødsherad kommune innbefatter en hospiteringsløsning der skatteoppkreveren har kontortid en dag annenhver uke i hver kommune. Denne løsningen har kommet etter ønske fra kommunene. Argumentasjonen rundt løsningen har vært å sikre tilstedeværelse for publikum samt å sikre utnyttelse av lokalkunnskap. 4.3.1 Tilgjengelighet og lokalkunnskap Det er et faktum at skatteyterne i Sigdal og Krødsherad vil få betydelig lengre reisevei i de tilfeller der man har behov for personlig oppmøte hos skatteoppkreveren. En hospiteringsordning kan på en tilfredsstillende måte møte denne utfordringen og sikre fortsatt lokal tilstedeværelse. Spørsmålet dreier seg derfor ikke om en hospiteringsordning skal gjennomføres eller ikke, men om hyppigheten av tilstedeværelsen. To faktorer spiller her inn: 12
For det første må hyppigheten av tilstedeværelsen ses i lys av det reelle behovet for tilgjengelighet. Tradisjonelt sett har skatteoppkreverfunksjonen hatt mye kontakt med publikum gjennom oppmøte. Ser vi på trenden i dagens saksbehandling så er det færre og færre som benytter seg av fremmøte. Det meste av tjenestens saksbehandling foregår per telefon og per epost. Tilgjengelighet for brukerne av en kommunal tjeneste i dag handler derfor i stor grad om telefonkøer og ikke om personlig oppmøte. Etter det første året med en hospiteringsløsning i Sigdal og Krødsherad meldes det, av skatteoppkreverens saksbehandlere, om et fremmøte på 1-3 personer per måned for hver kommune. Dette utgjør 12-36 personer i året per kommune. Man må anta at oppmøte i kommunene er større enn dette da Eikerkontoret kun har stedlig kontortid i kommunene en dag per uke, men graden av fremmøte synes allikevel å være liten. For det andre må hyppigheten av tilstedeværelsen ses i lys av kontorets ressursbruk. En hospiteringsordning er ressurskrevende for skatteoppkreveren. Deler av arbeidsdagen går bort i reisevei til og fra de ulike kontorstedene og tilbakemeldingene fra saksbehandlerne er at innkrevingen kan håndteres på en tilfredsstillende måte for publikum også fra kontorstedet i Eiker. 4.3.2 Konklusjon I lys av dette foreslås det at en hospiteringsløsning videreføres for det nye samarbeidet. Sigdal og Krødsherad kommune har behov for at tjenesten utføres delvis lokalt og dette behovet anerkjennes. Det er også ønskelig at den hospiteringsordning som gjennomføres i dette prosjektet revurderes årlig og første gang etter første driftsår for det nye samarbeidet. En årlig behovsvurdering vil sikre konstruktiv ressursbruk for det kommende samarbeidet. 4.4 Finansieringsmodeller Enheten foreslås finansiert av et eget budsjett. De deltakende kommuner skal dele på de faktiske kostnader. Det er mulig å tenke seg flere forskjellige modeller for fordeling av kostnadene for en felles enhet: a) Kostnadsfordeling etter en fordelingsnøkkel basert på innbyggertall b) Kostnadsfordeling basert på en kombinasjon av en fordelingsnøkkel på innbyggertall og en årlig fastsatt deltakeravgift En kostnadsfordeling basert på innbyggertall er forutsigbar og enkel å håndtere, men fremstår samtidig som en skjevfordeling av utgiftspostene for de ulike kommunene. Ved 13
oppstart av et nytt regionskontor vil Sigdal, Krødsherad og Modum kommune øke kvaliteten på sin tjeneste. Det vises for øvrig til redegjørelsen for økt tjenestekvalitet i punkt 4.2.1 under avsnitt bemanning i denne rapport. Denne økningen i tjenestekvalitet bør også gjenspeiles i prisen på tjenesten. En kostnadsfordeling basert utelukkende på innbyggertall vil derfor være uforholdsmessig i lys av økt tjenestekvalitet vs. pris på tjeneste. Modellen vil favorisere de små kommunene på bekostning av de store. En kostnadsfordeling basert på en kombinasjon av fordelingsnøkkel på innbyggertall og en årlig fastsatt deltakeravgift kan møte disse utfordringene med skjev kostnadsfordeling. Modellen brukes av kemnersamarbeidet i Grenland og kan gjennomføres på den måten at hver kommune betaler todelt. Deltakerne betaler en årlig deltakeravgift som er lik for alle kommuner. Avgiften bør fastsettes som et kronebeløp av den nye enhetens budsjett og bør revurderes årlig. Øvrig del av enhetens budsjett skal dekkes ved betaling av andel basert på kommunens innbyggertall. Ved å summere disse to beløpene (fast beløp og beløp basert på innbyggertall) så fremkommer den enkelte kommunes årlige kostnad for deltakelse i samarbeidet. Deltakerkommunenes andel av total befolkningsmasse i prosent: Kommune: Andel i prosent: Nedre Eiker 39,2674 Øvre Eiker 29,2604 Modum 22,1707 Sigdal 5,6447 Krødsherad 3,6565 Deltakerkommunenes andel i kakediagram: Deltakerkommunenes andel av total befolkningsmasse Nedre Eiker Øvre Eiker Modum Sigdal Krødsherad 14
4.4.1 Konklusjon Det er i fase 1 ikke lagt frem noe forslag til størrelse på deltakeravgiften. Dette utredes først i fase 2 av prosjektet. 5 EVALUERING AV ARBEIDET I FASE 1 5.1 Organisering og deltakelse Organiseringen og gjennomføringen av prosjektets første fase har forløpt på en tilfredsstillende måte. Alle fem deltakerkommuner ønsker å bli med inn i fase 2 av prosjektet. 5.1.2 Arbeidsform Det har vært avholdt tre møter i prosjektgruppen. Samtlige deltakerkommuner har vært representert ved hvert møte. Møtene har hatt en klar og tydelig agenda. Diskusjoner og vurderinger er gjort i møtene etter interne forberedelser i den enkelte kommune. 5.1.3 Tidsramme Opprinnelig tidsplan forutsatte kommunestyrebehandling av prosjektets grovskisse, fase 1, i mars/april 2016. Prosjektgruppen har holdt seg til fristene og prosjektet er i rute. 6 ANSATTES RETTIGHETER OG PLIKTER I prosjektgruppa sitt mandat, fase 1 er det ikke gitt mandat til å utrede om det foreligger en virksomhetsoverdragelse. Saken vil etter at vedtak er fattet i kommunene bli utredet av Øvre Eiker kommune og Modum kommune i h t lov og avtaleverk. Øvre Eiker kommune har behov for en grundig saksbehandling m h t spørsmålet om virksomhetsoverdragelse p g a en pågående sak. Fagforeningenes representant i prosjektgruppen har på sin side konkludert med at det foreligger en virksomhetsoverdragelse. Øvre Eiker kommune har en intensjon om at de ansatte skal ivaretas på en god måte uavhengig av om konklusjonen blir virksomhetsoverdragelse eller ikke. I praksis vil dette innebære en prosess med involvering fra arbeidsgiverrepresentanter fra begge kommunene og tillitsvalgte. Gjennomgang av krav og forventninger, kartlegging av rettigheter og plikter vil være sentralt i dette arbeidet. Øvre Eiker kommunen vil uavhengig av konklusjonen gi de to ansatte tilbud om ny stilling med de lønnsvilkår de har i Modum. Alternativ lønnsplassering og eventuelt ønske om godskriving av tjenesteansiennitet fra Modum 15
kommune kan også vurderes. For øvrig er både Modum og Øvre Eiker kommune bundet av samme tariffavtaler, d v s at de ansatte på viktige områder pt har like vilkår. Virksomhetsoverdragelse gir de ansatte rett til å bli overført med de individuelle rettighetene som fremgår av arbeidsavtalen inngått i Modum og eventuelle særavtaler. Øvrige forhold som er regulert av arbeidsgivers styringsrett har de ansatte ingen garanti for å få med seg. De ansattes rettigheter i forhold til ikke å bli overført til Øvre Eiker kommune må utredes i samarbeid med Modum kommunes representanter. Uavhengig av konklusjon vil saksbehandlingen vektlegge å følge de prosessuelle kravene som ligger i bestemmelsen om virksomhetsoverdragelse. 7 KONKLUSJON Fase 2 av prosjektet startes opp i mai 2016 dersom deltakerkommunene ønsker en sluttføring av utredningen. 16
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Morten Lauvbu Saksmappe: 2014/2157-12828/2016 Arkiv: 140 Status for sonderinger i kommunereformen. Saksordfører: Svein Ludvig Larsen Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 11/16 Partsammensatt-utvalg 27.04.2016 43/16 Formannskapet 27.04.2016 47/16 Kommunestyret 27.04.2016 Saksopplysninger/vurderinger Saken legges fram av to grunner: For det første for å gi et bilde på status i sonderingene med nabokommuner om kommunereformen. For det andre for at kommunestyret skal vurdere om sonderingsutvalget (ordfører og gruppeledere) skal få et utvidet mandat for å delta i forhandling om samarbeidsplattform(er) for en ny kommune. Kommunestyret i Øvre Eiker gjorde i møtet 6.4.2016 (PS 25/16) følgende enstemmige vedtak: Ordfører og gruppelederne viderefører oppdraget som sonderingsutvalg og deltar i samtalene med kommunene i Drammensområdet og eventuelt andre initiativ som måtte komme fra nabokommuner. Det gis rapport om dette arbeidet til formannskapets møte 27.4.2016. Sonderingsutvalget gjennomførte møte med formannskapet i Modum kommune 14.4.2016. Det er bestemt oppfølgende møte på ordfører rådmannsnivå 26.4.2016. Etter invitasjon fra kommunene Drammen, Svelvik og Hurum, deltok Øvre Eiker kommune (sonderingsutvalget) i samling på Holmsbu 18.-19.4.16 for å bli informert om prosessen og gi innspill til det utkastet til samarbeidsplattform som disse tre kommune har utarbeidet. Kommunene Nedre Eiker, Sande, Lier og Modum deltok også i samlingen, med litt ulik status. Verneombud og representant for de tillitsvalgte i Øvre Eiker kommune deltok også i sonderingene. Vedlagte notat er et administrativt forslag til samarbeidsplattform, justert etter diskusjonene på Holmsbu. Øvre Eiker har vært spesielt opptatt av nærdemokratiløsninger, stedsutvikling, forebyggende arbeid for sårbare barn og omsorgstjenester som bidrar til at folk kan bo hjemme lengst mulig. Sonderingsutvalget fra Øvre Eiker var svært synlig i sonderingene. Innspillene er tatt hensyn til i det nye utkastet til plattform. Det er avtalt oppfølgende møte i Drammen 22.4.2016 for å arbeide videre med dette dokumentet, og for å avklare videre framdrift. Kommunestyret vil få et notat med oppdatert status etter dette møtet. Rådmannens vurdering er at sonderingene er gjennomført i et godt klima, og at alle deltakende kommuner har vist engasjement og interesse for å bringe fram et best mulig grunnlag for at hver av kommunene kan gjøre sine vedtak innen fristen som Stortinget har satt til 1.7.2016 med tryggest mulig kunnskap om de alternativene som er aktuelle. 1
Rådmannen mener at endringer i omgivelsene og signaler fra staten gjør at Kommunestyret bør se på egen utredning, resultatene fra innbyggerundersøkelsen høsten 2015 og tidligere fattede vedtak (PS 6/16) med nye øyne. Dette gjelder blant annet: Nabokommuner har tatt nye initiativ til samtaler og signalisert interesse for å være med i en ny kommune. Kommuner i vår nærhet forhandler om samarbeidsplattform og signaliserer at de ser det som svært aktuelt å inngå i nye og større kommuner (Dette gjelder blant annet: Hof/Holmestrand/Sande, Ringerike/Hole/Jevnaker, Drammen/Hurum/Svelvik/(Sande, Nedre Eiker), Røyken/Hurum/Asker). I et slikt bilde endres Øvre Eiker kommunes posisjon fra å være en middels til å bli en liten kommune i vårt område, med de konsekvenser det kan få for Øvre Eiker kommunes muligheter til å hevde våre interesser i samfunnsutviklingen, overfor næringsliv og innbyggere, samt å drive effektiv og framtidsrettet tjenesteutvikling. Regjeringen har vist, blant annet gjennom forslag til endringer i inntektssystemet at selv en kommune på Øvre Eikers størrelse, er svært sårbar for endringer i inntektssystemet. Det ligger videre i selve opplegget for reformen at det vil bli overført ressurser til de som velger å danne nye kommuner, på bekostning av de som velger å fortsette alene. I et nytt inntektssystem vil det langt på veg lønne seg å være stor. Regjeringen har nylig presentert sitt forslag til regionreform. Her er fortsatt mye uavklart. Det som regjeringen uttaler om behovet for langsiktig arealplanlegging og ønsket om å styrke det regionale nivået i planleggingen, kan forstås slik at byenes utviklingsbehov ikke ivaretas godt nok i dagens kommunestruktur og at større kommuner er nødvendig for å videreføre kommunal styring av arealpolitikken. Tida er knapp fram til kommunene skal gjøre sine vedtak i juni. I vårt område er kommunene kommet ulikt langt i sine prosesser. Hurum skal ha sin folkeavstemming allerede 9.5.2016. Det er en rimelig forventning at Hurum kommune, som et minimum, kan gi sine innbyggere informasjon om hvilke kommuner som anser seg som aktuelle for å vurdere å slutte seg til en ny kommune når de skal stemme. Tilsvarende valg vil bli tatt i flere kommuner de nærmeste to tre ukene. Det er ønskelig at kommunestyret i Øvre Eiker så raskt som mulig avgjør om sonderingsutvalget skal utvide sitt mandat som forhandlingsutvalg med oppdrag å delta i utformingen av en eller flere samarbeidsplattformer som kan legges fram til diskusjon og behandling i Øvre Eiker kommune. Rådmannens klare inntrykk fra sonderingene på Holmsbu er at det er interesse for at Øvre Eiker kommune deltar i forhandlingene, og at Øvre Eiker kommune har verdifulle bidrag til samarbeidsplattform for en ny kommune. Tilsvarende vurdering ville trolig gjelde om det skulle være aktuelt å gå videre med forhandlinger om en samarbeidsplattform med f eks Modum kommune. Alle partigruppene i Øvre Eiker er opptatt av hvordan diskusjonen og medvirkningen fra innbyggerne skal ivaretas i det videre arbeidet. Dette må være en integrert del av ordfører og gruppeledernes videre arbeid. Forslag til et slikt opplegg må seinest legges fram for kommunestyret 25.5.2016. Rådmannens klare anbefaling er at innbyggernes medvirkning kan ivaretas best hvis de gir sitt råd gjennom en ny innbyggerundersøkelse, om de samarbeidsplattformer som framforhandles med våre politikeres medvirkning. Verneombud og representant for tillitsvalgte har deltatt i sonderingene i Holmsbu. Det anbefales at disse representantene følger ordfører og gruppeledernes videre arbeid fram mot kommunestyrets behandling i juni, og at de deltar i forhandlingsutvalget. Vedlegg 1 Politisk plattform 2
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Rådmannens anbefaling Øvre Eiker kommune deltar i det videre arbeidet med forhandlinger om samarbeidsplattform(er) for en ny kommune. Ordfører og gruppelederne utgjør Øvre Eiker kommunes forhandlingsutvalg. Verneombud og representant for tillitsvalgte tiltrer forhandlingsutvalget. Forhandlingsutvalget rapporterer løpende til formannskap og kommunestyre. Plan for informasjon og innhenting av råd fra innbyggerne skal senest legges fram til kommunestyrets møte 25.5.2016. Begrunnelse Det er knapp tid fram til kommunestyret, i henhold til Stortingets vedtak, i juni skal gjøre den endelige behandlingen av kommunereformen. Det er ønskelig at den endelige beslutningen kan gjøres med grunnlag i en eller flere fremforhandlede samarbeidsplattformer. Det er et ønskelig og nødvendig grunnlag også for at innbyggerne kan bli bedt om å gi sitt råd. 3