For avgrensa anbodskonkurranse under EØS-terskel og uprioriterte tenester (FOA del I og II) ved anskaffing av: HFK-10-125 Kantinedrift Askøy vidaregåande skole
Innhaldsoversikt 1. Innleiing... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Formål og spesifikasjon... 3 1.3 Presiseringar/ føresetnader/ avgrensingar... 3 1.4 Kontraktens varigheit... 3 2. Gjennomføring av konkurransen... 4 2.1 Konkurranseform... 4 2.2 Avklaringar... 4 2.3 Språk... 4 2.4 Framdrift for anskaffinga... 4 2.5 Informasjonsformidling frå kunngjøring til frist for å levere tilbod... 4 2.6 Synfaring... 5 2.7 Kostnader med å delta i konkurransen... 5 3. Krav til leverandøren... 5 4. Krav til tilbodet... 6 4.1 Tilbodsdokumentet... 6 4.2 Frist for å levere tilbod... 6 4.3 Gyldigheit... 6 4.4 Alternative tilbod... 6 4.5 Endring og tilbakekalling av tilbod... 7 4.6 Kontrakt... 7 4.7 Vidare arbeid... 7 5. Avgjering... 7 5.1 Tildelingskriteria... 7 5.2 Avvising... 8 5.3 Kontrakt... 8 6. Vilkår for kontrakt... 8 6.1 Særlege kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2)... 8 6.2 Loverk... 9 7. Vedlegg... 9 VedleggB1...10 HMT- Eigenfråsegn...10 innbyding Side 2 av 10
1. Innleiing 1.1 Bakgrunn Askøy videregående skole, heretter kalla KUNDEN, ønskjer operatør, heretter kalla LEVERANDØR, til drift av kantina ved skolen frå oktober 2010. Ved Askøy videregående skole vil det møte ca. 600 elevar og tilsette skoleåret 2010-11. Personalet bestiller mat fast en gong i veka. Omsetninga på kantinedrifta pr år er ca. NOK 1.100.000. Det vil være mulig å sjå på kantina inklusiv kjøkken torsdag 19.8. kl 12.00-13.00 For nærare informasjon om krav som vert stilt og andre rammar for samarbeidet vert det vist til kravspesifikasjon. 1.2 Formål og spesifikasjon Formålet er at skolen skal ha ei velfungerande kantine til glede for elevar, lærlingar og tilsette. Maten skal vere enkel og sunn, og med eit prisnivå som er tilstrekkeleg lågt slik at flest mogleg nyttar kantinetilbodet. KUNDEN har fokus på sunn og velsmakande mat då kostrelaterte livsstilssjukdomar i dag utgjer ein stor utfordring for helsa. KUNDEN ønskjer difor at det vert teke omsyn til dette i kantina sitt vareutval, slik at BRUKARANE av kantina kan få ei oppleving av eit helseløft. Kantina skal vere ein viktig trivselsfaktor for elevar, lærlingar og tilsette ved skolen. Maten skal vere enkel og sunn, og med eit prisnivå tilstrekkeleg lågt slik at flest mogleg nyttar kantinetilbodet. Det er viktig at vareutvalet er føreseieleg og at det vert tilbydd varmrett ein eller fleire dagar i veka. KUNDEN ønskjer og ei ordning med utplassering av einskilde elevar i praksis ved kantina. All servering vert gjort etter sjølvbeteningssystem ved disk. BRUKARANE forsyner seg sjølve og ryddar borda når dei er ferdig. For nærare informasjon om krav som vert stilt og andre rammar for samarbeidet vert det vist til kravspesifikasjon vedlegg B. 1.3 Presiseringar/ føresetnader/ avgrensingar Det vert presisert at Askøy vidaregåande skole ikkje betaler for drifta av kantinen ut over det som går fram av kravspesifikasjonen. 1.4 Kontraktens varigheit Avtalen skal gjelde i to år. I tillegg skal oppdragsgjevar ha opsjon på forlenging av avtalen i ytterligare 1+1 år. Leverandør skal varsle oppdragsgjevar 90 dagar før om det vil forkomme prisendring ved innløysing av opsjon. Varsling om innløysing av opsjon skal skje senast 30 dagar før utgangen av nåverande avtaleår. Leverandør kan ikkje krevje regulering for prisar før innløysing av opsjonar. innbyding Side 3 av 10
2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Konkurranseform Denne anskaffinga blir gjennomført i samsvar med lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 16. juni 1999 og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 07. april 2006 nr. 402. Anskaffinga blir gjennomført som avgrensa anbodskonkurranse under EØS-terskelverdi i samsvar med FOA del I og II. 2.2 Avklaringar Ved open anbodskonkurranse vert det ikkje tillat å endre tilboda eller forsøke å endre tilboda gjennom forhandlingar. Det tillatast avklaringar av tilboda for å klarlegge uklarheitar, såframt uklarheita ikkje er av en slik art at tilbodet skulle vært avvist, jf FOA 12-1. 2.3 Språk All skriftleg og munnleg kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal forgå på norsk. 2.4 Framdrift for anskaffinga Anskaffinga er planlagd gjennomført slik: Aktivitet Dato Utsending av konkurransegrunnlag 04.08.2010 Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget 24.08.2010 Synfaring av kantina 19.08.2010 kl 12.00-13.00 Frist for levering av tilbod 02.09.2010 kl 13.00 Evaluering av tilbod 02.09 30.09.2010 Estimat Kontraktstildeling 15.10.2010 Estimat 2.5 Informasjonsformidling frå kunngjøring til frist for å levere tilbod Oppdragsgjevar har rett til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innan tilbodsfristen. Dersom oppdragsgjevar rettar, supplerer eller endrar konkurransegrunnlaget, skal endringane meldast og gjerast tilgjengeleg for alle mottakarar av konkurransegrunnlaget og registrerte interessentar. Eventuelle spørsmål tilbydarar har til konkurransegrunnlaget, må stillast innan fristen oppgitt i tabellen i punkt 2.3 slik at oppdragsgjevar kan gje svar i anonym form til alle som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget/ har registrert seg på Doffin/ TED. Alle kontakt skal skje skriftleg på e-post til kontaktperson for denne anskaffinga: Kontaktperson: E-post: Kate Benedicte Madsen, Innkjøpsseksjonen innkjop@post.hfk.no innbyding Side 4 av 10
2.6 Synfaring Det vil bli halde synfaring av kantina på Askøy vidaregåande skule torsdag 19.8. kl 12.00-13.00. Dersom det er ønskeleg å delta på synfaringa er det ønskeleg at det sendas en e- post til Inge-Arild.Næss@post.hfk.no og informer om antall personer for deltakelsen. 2.7 Kostnader med å delta i konkurransen Einkvar kostnad som tilbydar pådreg seg i konkurransen, må dekkast av tilbydar. Det same gjeld kostnader som er pådregne ved demonstrasjonar, testar eller liknande. Deltaking i konkurransen vil ikkje på nokon måte forplikte Oppdragsgjevar til å inngå kontrakt med tilbydar, eller involvere oppdragsgjevar i økonomiske forpliktingar. 3. Krav til leverandøren Tilbyder må oppfylle følgjande krav for å kunne delta i konkurransen: NR Krav: 1 Tilbodsbrev Saman med tilbodet skal det følgja med eit tilbodsbrev. 2 Skatt Det stillas krav til ordna forhold med omsyn til skatteinnbetaling. 3 Meirverdiavgift Det stillas krav til ordna forhold med omsyn til innbetaling av meirverdiavgift. Dokumentasjon kravd med tilbodet: Signert tilbodsbrev Brevet skal være signert Brevet skal innehelde aksept av vedståingsfrist. Eventuelle atterhald i tilbodet må spesifiserast presist og eintydig i tilbodsbrevet. (sjå også kap 5.5) Brevet bør innehalde kontaktinformasjon hos leverandør som kontaktperson, tlf nummer og e-post adresse. Skatteattest 1 a. Norske firma må levera attest for skatt utstedt av kemneren/ kommunekasseraren (skjema RF- 1244) der tilbydaren har sitt hovudkontor. b. Utanlandske firma må vedleggja tilsvarande attest frå sitt heimland. Attesten skal ikkje vera eldre enn 6 månader frå utløpet av tilbodsfristen. Meirverdiavgiftsattest 1. a. Norske firma må levera attest (MVA) frå skattefuten/ fylkesskattekontoret (skjema RF-1244). b. Utanlandske firma må vedlegge tilsvarande attest frå sitt heimland. Attesten skal ikkje vera eldre enn 6 månader frå utløpet av tilbodsfristen. innbyding Side 5 av 10
NR Krav: 4 Helse, miljø og tryggleik Leverandør for arbeid som vert utført i Noreg oppfyller eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Noreg innan helse, miljø og tryggleik (HMT. ), jfr. FOA 8-8. 5 Organisatorisk og juridisk stilling Det stillas krav til at leverandør er ei lovmessig etablert verksemd. 6 Økonomisk situasjon Det krevjast at leverandør ikkje er i forhandlingar om gjeldsakkord eller konkurs. 7 Kvalitetssikringsrutinar: Leverandør skal ha gode rutinar for hygiene ved handtering av mat Dokumentasjon kravd med tilbodet: HMT - eigenfråsegn 1. Signert eigenfråsegn vedlegg 1. Firmaattest 1. Firmaattest eller tilsvarande frå tilbydaren sitt heimland. Eigenfråsegn 1. Signert eigenfråsegn Dokumentasjon: - Bedriftas rutinehandbok eller tilsvarande for hygiene ved behandling, handtering, produksjon og sal av mat. 4. Krav til tilbodet 4.1 Tilbodsdokumentet Tilbod skal organiseras som følgjer 1. Signert tilbodsbrev 2. Kvalifikasjonskrav som spesifisert i kapittel 3 i dette dokumentet 3. Tilbod som spesifisert i kapittel 4 tildelingskriterium. Tilbod skal vere skriftlig og signert i lukka konvolutt. Tilbodet skal leverast til: Hordaland fylkeskommune Fylkesadministrasjonen Sentralarkivet 5. etasje Agnes Mowinckelsgate 5 Bergen Tilbodet skal merkast: HFK-10-125 Kantinedrift Askøy vidaregåande 4.2 Frist for å levere tilbod Tilbodet må være oss i hende seinast 02.09.2009 kl. 13:00 4.3 Gyldigheit Tilbodet må vere gyldig til t.o.m. 23.11.2009. 4.4 Alternative tilbod Det er ikkje høve til å gi alternative tilbod. innbyding Side 6 av 10
4.5 Endring og tilbakekalling av tilbod Eit tilbod kan kallast tilbake eller endrast inntil tilbodsfristen er omme. Tilbakekalling skal skje skriftleg. Endring av tilbodet er å sjå på som eit nytt tilbod og skal utformast i samsvar med pkt. 4.1. 4.6 Kontrakt Kontrakten vil basere seg på vedlagt kontrakt. Det vert lagt til grunn at tilbydarane ved innlevering av tilbod aksepterar vedlagte kontraktsvilkår. Det kan ikkje takast vesentlege atterhald mot kontrakten. 4.7 Vidare arbeid Etter tilbodsfristen sitt utløp vil tilboda bli vurdert, og tilbakemelding vert gitt til alle leverandørar. 5. Avgjering 5.1 Tildelingskriteria Kontrakt vil bli tildelt til det tilbodet som vert sett på som det økonomisk mest fordelaktige tilbodet i forhold til tildelingskriteria. Nedannemnde tildelingskriteria er i prioritert rekkjefølgje: Nr Tildelingskriterium Prioritet/vekt 1 Priser 1 2 Sortiment 2 3 Kvalitet 3 4 Forslag til løysing av oppdraget 4 Tildelingskriterium 1 Priser Priser må vere tilstrekkeleg låge slik at flest mogleg nyttar kantinetilbodet, sjå vedlegg 1 Prisskjema. Tilbod som har lågast pris får best poengsum på dette tildelingskriterium. Dokumentasjon 1. Fyll ut vedlagt prisskjema 2. Fyll ut ekstra kolonne i skjema for priser til produkt som kjem frem i tildelingskriterium sortiment. Tildelingskriterium 2 Sortiment Tilbydar må informera om kva for eit sortiment som vil vere tilgjengeleg i kantina. I prisskjemaet er det lista opp nokre produkt. I tillegg til dette skal leverandør informere om et tilleggssortiment som vil bli en del av produktspekteret. Det skal informeras om kor ofte desse produkta vil være en del av produktsortimentet, som dei dagar i veka, eventuelt dei veker produkta vil bli servert i kantina. Dokumentasjon 1. Fyll ut prisskjema for tilleggssortiment. 2. Informer om kor ofte desse produkta vil bli servert (dagar i veka eventuelt dei veker produkta er tilgjengeleg i kantine). 3. Legg ved bildar av produkta. Tildelingskriterium 3 Kvalitet Den som tilbyr den beste kvaliteten vil få høgast score på dette tildelingskriterium. Det må informeras om kvaliteten produkta som vil bli servert har. Dersom det vert tilbudd økologisk mat må dette informeras om her. innbyding Side 7 av 10
Dokumentasjon 1. Det må beskrive overordna innhald i produkta som vil bli servert, dette gjeld også bakevarer. 2. Det må forventas at oppdragsgjevar vil kunne krevje smaksprøver av produkta ved vurdering av dette tildelingskriterium. 3. Andre tiltak for å sikre kvalitet av kantina. Tildelingskriterium 4 løysing av oppdraget Den som har best struktur på korleis drifta av kantina vil bli organisert vil oppnå best poengsum på dette tildelingskriterium. Dokumentasjon 1. Tilbydar må gjere greie for korleis han tenker organisere drifta av kantina, td. kven som skal stå for den daglege drifta, service og bemanning spesielt ved ikkje planlagt fråvær og korleis eventuell utplassering av enkeltelevar i praksis ved kantina tenkjast gjennomført. 5.2 Avvising I konkurransen er det avvisingsreglane i FOA 11-11 og 11-12 som gjeld. Vi vil rå leverandøren til å gjere seg kjend med desse reglane. Oppdragsgivaren set som vilkår at han skal kunne avlyse konkurransen eller forkaste alle tilboda dersom det ligg føre sakleg grunn. 5.3 Kontrakt Kontrakten vil basere seg på den vedlagde kontrakten (vedlegg 1). Det kan ikkje takast vesentlege atterhald. 6. Vilkår for kontrakt 6.1 Særlege kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Dersom det skal ytast tenester eller byggje- og anleggsarbeid som del av kontrakten konkurransen gjeld, skal følgjande føresegn med krav om gjengs lønns- og arbeidsvilkår gjelde, jf. forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontraktar: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtalar leverandøren inngår som inneber utføring av arbeid under denne kontrakten, skal innehalde tilsvarande føresegner. Dersom leverandøren ikkje etterlever klausulen, har oppdragsgivaren rett til å halde tilbake delar av kontraktsummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir halden tilbake, skal tilsvare ca. to gonger innsparinga for arbeidsgivaren. Leverandøren skal på oppmoding leggje fram dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkåra som blir nytta. Dokumentasjonsplikta omfattar òg underentreprenørar (underleverandørar). innbyding Side 8 av 10
6.2 Loverk Leverandør må forplikte seg til å følgje mattilsynets og andre lover og regler som gjelder for oppbevare, produsere og selje mat. Askøy vidaregåande skole er godkjent som Miljøfyrtårn. LEVERANDØREN må av den grunn ha ei drift som er i samsvar med Hordaland fylkeskommune sine krav til Miljøfyrtårn. 7. Vedlegg Vedlegg A: Kontrakt Vedlegg A1: Spesielle kontraktsvilkår tenestekjøp Vedlegg A2: Generelle vilkår for tenestekjøp Vedlegg B: Kravspesifikasjon Vedlegg B1: HMT- Eigenfråsegn Vedlegg C: Prisskjema innbyding Side 9 av 10
VedleggB1 HMT- Eigenfråsegn Denne fråsegna gjeld: Verksemda sitt namn Adresse Land * Organisasjonsnr/ Fødselsnr Postnummer Poststad Eg stadfestar med dette at denne verksemda arbeider systematisk for å oppfylle krava i helse-, miljø- og tryggleikslovgivinga og ved det oppfyller krava i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (intenkontrollforskriften). 1 Eg stadfestar at verksemda er lovleg organisert i samsvar med gjeldande skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjeld tilsette sine faglege og sosiale rettar. Eg aksepterar at oppdragsgjevar etter førespurnad vil bli gitt rett til å gå gjennom og verifisere verksemda sitt system for ivaretaking av helse, miljø og tryggleik. Dato Dagleg leiar Eg stadfestar med dette at det er satt i verk systematiske tiltak for å oppfylle ovannemde krav i helse-, miljø- og tryggleikslovgivninga. Dato [ ] Ingen tilsette Representant for dei tilsette * For utanlandske oppdragstakarar gjeld følgjande: Eg stadfestar med dette at det ved utarbeiding av tilbodet er tatt omsyn til helse-, miljø- og tryggleikslovgivninga som følgjer av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsett ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhald av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Eg aksepterer at oppdragsgjevar etter førespurnad vil bli gitt rett til å gå gjennom og verifisere verksemda sitt system for ivaretaking av helse-, miljø- og tryggleiksarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhald av lov 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v.