V o s s k o mmu ne Anbodsinnbyding KONKURRANSEGRUNNLAG Open anbodskonkurranse på Kjøp eller leige av elektronisk sak- og arkivsystem Tilbodsfrist: 10.10.2014 kl 12.00 Besøksadresse: Voss kommune, Uttrågata 9, 5700 Voss
INNHALDSOVERSYN 1. INNLEIING... 3 2. OMFANG... 3 3. DOKUMENT I FØRESPURNADEN... 3 4. FRAMDRIFT... 3 5. PRISFORMAT... 4 6. FAKTURERING OG BETALING... 4 7. INNSENDING AV TILBOD / GYLDIGHEIT... 4 7.1 FRIST FOR Å STÅ VED TILBODET... 4 7.2 TILBODSOPNING... 4 8. KOSTNADER MED Å DELTA I KONKURRANSEN... 4 9. AVVISING OG VURDERING... 5 9.1 KVALIFIKASJONSKRITERIUM... 5 9.2 TILDELINGSKRITERIUM... 5 10. SPØRSMÅL... 5 2 av 6
1. INNLEIING Voss kommune i dette dokumentet kalla KUNDEN, har som mål å inngå avtale om kjøp eller leige av elektronisk arkivsystem. Innkjøpsprosedyren er open anbodskonkurranse i samsvar med Lov om offentlege anskaffingar av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlege anskaffingar av 7. april 2006 nr. 402 del I og III. 2. OMFANG Med utgangspunkt i kunngjering i Doffin.no og TED-basen og dette dokumentet med vedlegg, vert de med dette invitert til å gje tilbod på elektronisk arkivsystem. Ved leige av system vil avtaleperioden vera 5 år frå tidspunktet sak og arkivsystemet er sett i drift og KUNDEN har akseptert leveransen. Dersom KUNDEN ikkje seier opp avtalen innan 6 månadar før utgangen av avtaleperioden, vert avtalen automatisk forlenga med 1 år om gongen. 3. DOKUMENT I FØRESPURNADEN I tillegg til dette dokumentet byggjer konkurransegrunnlaget på følgjande dokument: Vedlegg B: Vedlegg C: Vedlegg D: Vedlegg E: Vedlegg F: Vedlegg G: Kravspesifikasjon Utgår Utforming av tilbod og krav til dokumentasjon, inklusiv HMT-fråsegn Prisskjema Atterhald i tilbodet Teiepliktige opplysningar 4. AVTALE Avtalane skal vera statens standard avtaler (SSA-k-lille) og (SSA-v-lille). Ved leige kan LEVERANDØREN nytta eigen avtale, men LEVERANDØREN må sjølv forsikre seg om at innhaldet i leigeavtalen ligg innanfor krava i denne konkurransen. 5. FRAMDRIFT For denne konkurransen vert det framdrift etter følgjande tentative plan: Milepæl: Dato: Kunngjering 19.09.2014 Frist for spørsmål som gjeld konkurransen 03.10.2014 kl 08.00 Frist for levering av tilbod 10.10.2014 kl 12.00 Melding om tildeling Veke 44 Signering av kontrakt Veke 46 Kontraktstart/leveringstid 01.01.2015 3 av 6
6. PRISFORMAT TILBYDAR må prise tilbodet i samsvar med vedlagt prisskjema, sjå Vedlegg E Prisskjema. 7. FAKTURERING OG BETALING Betaling er faktureringsmånad + 30 dagar etter mottak av korrekt faktura. KUNDEN vil i framtida setja krav om elektronisk faktura frå LEVERANDØREN 8. INNSENDING AV TILBOD / GYLDIGHEIT Retningsliner for utarbeiding av tilbod er gitt i Vedlegg D Utforming av tilbod og krav til dokumentasjon. Tilbodet, inkludert alle opplysningar og vedlegg som er kravt i dette dokumentet med vedlegg, skal utarbeidast på norsk og sendast til: Voss kommune Postboks 145 5701 Voss Gateadressa til Voss kommune er: Uttrågata 9, 5700 Voss NB! Tilbodet m/ vedlegg skal leverast i to likelydande eksemplar og eitt eksemplar lagra på eit ordinært elektronisk medium med dokumentasjonen i alminneleg tilgjengeleg format. Tilbodet skal leverast i dobbel konvolutt. Ytterkonvolutten skal vere merkt med mottakar og avsendar. Innerkonvolutten skal vere nøytral og lukka. Begge konvoluttane skal vera merka med Tilbod Arkivsystem. Dersom det er avvik mellom skriftleg og elektronisk versjon, vil den skriftlege versjonen vere gjeldande. Det er ikkje høve til å senda tilbod på elektronisk post eller telefaks. Heile tilbodet skal leverast på papir. Som ein del av tilbodet skal det følgje eit signert og forpliktande tilbodsbrev. Tilbodet skal vere komplett. Postar som ikkje er prisa, blir sett på som kalkulert inn i andre postar. 8.1 Frist for å stå ved tilbodet Tilbodet skal vera gyldig i 3 månader frå tilbodsfristen. 8.2 Tilbodsopning Det blir ikkje føreteke offentleg opning av dei tilboda som kjem inn. 9. KOSTNADER MED Å DELTA I KONKURRANSEN Alle kostnader som tilbydar pådreg seg i samband med konkurransen, må dekkast av tilbydar. Det same gjeld kostnader som er pådregne ved demonstrasjonar, testar eller liknande. 4 av 6
10. AVVISING OG VURDERING Det vert ikkje gjeve høve til å levere alternative tilbod. I konkurransen gjeld avvisingsreglane i FOA 11-10 til 11-12 (under EØS-terskelverdi) eller 20-12 til 20-14 (over EØS-terskelverdi). Vi ber leverandørane om å gjere seg kjent med desse. Tilbod som ikkje er i samsvar med vilkåra i denne innbydinga, vil bli forkasta. Forkasta tilbod vert ikkje returnert. Tilbod som kjem inn etter at tilbodsfristen er ute, vil bli avvist og returnert uopna. KUNDEN tek atterhald om retten til å avlyse konkurransen eller forkaste tilboda i konkurransen dersom det ligg føre sakleg grunn for det. Eventuelle atterhald frå TILBYDAREN si side må spesifiserast i eit eige endringsvedlegg til tilbodsbrevet vedlegg F - Atterhald. 10.1 Kvalifikasjonskriterium Dokumentasjon det er krav om, er omhandla i Vedlegg D - Utforming av tilbod og krav til dokumentasjon. Ved vurderinga vil det bli lagt vekt på at TILBYDAREN har det økonomiske, faglege og tekniske grunnlaget som er naudsynt for å kunne oppfylla pliktene i kontrakten. Ved vurdering av om tilbydar er eigna, vil dei kvalifikasjonskrava som er gitt i Vedlegg D Utforming av tilbod og krav til dokumentasjon, bli lagt til grunn. 10.2 Tildelingskriterium Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbodet. Det vert teke omsyn til dei følgjande kriteria: Tildelingskriterium Prioritet/Vekt Funksjonell og teknisk løysing inkl. brukaroppleving 70 % Pris 20 % Framdriftsplan og prosjektgjennomføring 10 % Tilbydar har eit sjølvstendig ansvar for å dokumentere tildelingskriteria, sjå vedlegg D Utforming av tilbod og krav til dokumentasjon. 11. SPØRSMÅL KUNDEN tek atterhald om retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innan fristen for levering av tilbod, jf.. FOA 8-2 eller 17-2. Dersom KUNDEN rettar, supplerer eller endrar konkurransegrunnlaget, vil rettingane, suppleringane og endringane bli lagt ut i DOFFIN. 5 av 6
Spørsmål skal sendast skriftleg på e-post postmottak@voss.kommune.no med kopi til kristian.ostrem@voss.kommune.no Siste frist for TILBYDARANE til å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget er sett til 03.10.2014 kl 08.00. Fristen er sett for at KUNDEN skal ha tilstrekkeleg tid til å utarbeide og leggja ut svar i anonymisert form til alle registrerte interessentar. 6 av 6