Handlingsplan innkjøp og logistikk Sykehuset Østfold 2009 Formål Denne handlingsplanen angir og prioriterer tiltak for utvikle innkjøp- og logistikkvirksomheten i Sykehuset Østfold i 2009 basert på strategiplan 2009-2012 og handlingsplan 2009 for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst. Hovedmålet for strategiplanen for planperioden frem til 2012 er en samordnet og samhandlende bestillerorganisasjon for å frigjøre midler til pasientbehandling i Helse Sør-Øst. Bakgrunn Strategiplan for innkjøp og logistikk 2009-2012 ble behandlet og vedtatt i styret i Helse Sør-Øst RHF 18. desember 2008, sak 128/2008. Handlingsplan innkjøp og logistikk for 2009 ble vedtatt i styret i Helse Sør Øst den 25. januar 2009 sak 011/2009. Strategiplanen tar utgangspunkt i de krav og forventinger som eier setter til Helse Sør-Øst generelt og på innkjøp og logistikkområdet spesielt. Strategiplanen bygger på tidligere styrevedtak og planer for området, herunder internrevisjonens gjennomgang i 2007 der det fremkom at helseforetakene, herunder Sykehuset Østfold, står ovenfor en rekke utfordringer knyttet til anskaffelser. Det var primært 2 hovedutfordringer som ble beskrevet styring med innkjøpene for samordning og sikring av gevinstrealisering, samt gjennomføring i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Visjonen Helse Sør-Øst RHF skal: Fremstå som en profesjonell kunde i markedet gjennom god kontroll med og styring av bestillerorganisasjon der samordning og optimalisering av forsyningsstrukturen er grunnlaget for kvalitetssikring og gevinstrealisering. Hovedmål Styring og kontroll av bestillerorganisasjon for å frigjøre midler til pasientbehandling Virksomhetene i Helse Sør Øst kjøper inn varer og tjenester fra eksterne samarbeidspartnere for ca NOK 15 mrd (i 2007) Dette utgjør ca 35 % av den totale ressursrammen. For Sykehuset Østfold utgjør dette utbetalinger på NOK 1,47 milliarder i 2008. Etter analyser og vurderinger som er blitt gjort viser det seg at det er potensial for betydelig gevinstrealisering på innkjøps og logistikkområdet utover det som allerede er oppnådd. Forventet gevinstrealisering i Helse Sør-Øst som helhet utgjør NOK 400 mill ved utgangen av 2009. Strategiplan med underliggende handlingsplaner vil bidra til måloppnåelse på området innkjøp og logistikk og bringe Helse Sør-Øst og Sykehuset Østfold i retning den overordnende visjonen. Handlingsplanens oppbygging (dokumentstruktur) Handlingsplanen SØ er strukturert i henhold til strukturen i strategiplanens delmål 1-5, med nøkkelindikatorer og handlingsplaner beskrevet til hvert delmål. Til hvert delmål er det utarbeidet regionale tiltak (handlingsplan HSØ) samt lokale tiltak (handlingsplan SØ).
Anbefalte tiltak Delmål 1 (fra strategiplan) Alle anskaffelser rammeavtaler og investeringer over EØS terskelverdi skal kunngjøres samlet regionalt for gjennomføring i regionale eller nasjonale konkurranser (resultater og tiltak som skal være oppnådd og gjennomført) Helseforetakene skal ha en avtaledekning på 80 % av totalt innkjøpt volum i kr Alle anskaffelser med verdi over kr 500.000 skal varsles Helse Sør-Øst RHF for vurdering av regional/nasjonal samkjøring og felles kunngjøring. I 2010 skal enkeltforetak derfor kun unntaksvis kunngjøre anskaffelser over EØS terskelverdi på www.doffin.no dette gjelder alle typer anskaffelser, unntak er bygg entrepriser. Alle investeringer over EØS terskelverdi innenfor IKT, MTU og FDVU skal være gjenstand for regional samordning og anskaffelse gjennom rammeavtaler Identifisere og prioritere innkjøpsområder med stort gevinstpotensial med henblikk på måloppnåelse i sum MNOK 400 gevinst (for eksempel medikamenter, laboratorieanskaffelser, pensjonsforsikringer) Videreutvikle oppfølging av gevinstrealisering Utvikle prosedyrer for fellesanskaffelser (ansvar, behov, beslutning, gjennomføring, implementering) Regional samkjøring av anskaffelser innenfor MR, CT, ultralyd, IKT og MTU Iverksette måling av avtaledekning SØ skal ta ansvar for fellesanbud på vegne av Helse Sør-Øst SØ skal utarbeide prosedyre som sikrer at behov for anskaffelser over kr 500.000 meldes Helse Sør-Øst for vurdering om samordning SØ skal Iverksette måling av avtaledekning Delmål 2 Alle innkjøp/avrop skal gjennomføres i virksomhetens elektroniske innkjøpssystem. Volum i kr gjennom innkjøpssystem mot volum i kr gjennom leverandørreskontro skal være >90 %. Alle helseforetak skal ha tatt i bruk Norkat innen 30.6.2009 og lokal drifts-, vedlikeholds- og supportavdeling skal være etablert Kortløsning til håndtering av direkte småkjøp og til reiseadministrasjon skal innføres i alle helseforetak Iverksette måling av volum gjennom innkjøpssystem Vurdere felles innkjøp- og logistikksystem (ERP-system) Prosjektet sees i sammenheng med nasjonal anskaffelse gjennom NPSS Utarbeide handlingsplan for implementering av ERP system (design, drift, finansiering, implementeringsrekkefølge) Utrede felles generisk artikkelregister Utvikle prosedyrer for implementering av fellesavtaler (klargjøre, rutiner, oppgavefordeling og rolleforståelse) Videreføre oppbygging av NORKAT til å håndtere kataloger for alle avtaler (nasjonale, regionale og lokale) Alle HF må sikres rett til elektroniske kataloger fra Ehandel.no 2
SØ skal anskaffe og implementere nytt økonomi og logistikksystem (ERP system). SØ er avhengig av et nytt ERP system for å kunne nå dette delmål. Det gjennomføres nå en nasjonal anskaffelse initiert av Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Helse Midt har prosjektansvaret for anskaffelsen og Helse Sør-Øst deltar aktivt i prosjektarbeidet. Tidspunkt for implementering er usikker og er avhengig av fremdriftsprosessen i nasjonalt prosjekt, samt implementeringsplan i Helse Sør-Øst. Det å utarbeide plan for implementering av nytt system i Helse Sør-Øst er et tiltak i handlingsplan for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst i 2009. Det forventes at SØ kan implementere nytt system tidligst medio 2010. SØ skal utarbeide lokal handlingsplan for implementering av nytt ERP system Det skal utarbeides metode for måling av kjøp gjennom SØ sitt innkjøpssystem Delmål 3 Forsyningsstrukturen skal optimaliseres med utgangspunkt i aktiv forsyning internt og bruk av felles forsyningssenter eksternt alle helseforetak skal bruke forsyningssenteret som primærleverandør Forsyningssenteret er primærleverandør innenfor de varekategoriene som tilbys >80 % av dette volum skal leveres i denne forsyningskanal Aktiv forsyning skal innføres fullt ut i alle helseforetak Ny operatør av Forsyningssenter skal etableres Forsyningssenterets sortimentsbredde skal økes vesentlig, basert på nye rammeavtaler og løpende vurdering av egnethet per varegruppe Måling per HF skal videreutvikles i tråd med målsetting Alle HF skal definere sine krav til leveringsfrekvens Alle HF skal definere sine behov for beredskapslager Aktiv forsyning skal benyttes så langt det er hensiktsmessig - beste praksis skal identifiseres og beskrives SØ skal utarbeide handlingsplan for overgang til avdelingspakkelogistikk og aktiv forsyning Det skal gjennomføres en analyse av logistikkrelaterte oppgaver ved SØ. Analysen skal gi kunnskap om ressursbruk knyttet til logistikk i den hensikt å effektivisere og optimalisere logistikken med levering via FS og aktiv forsyning som utgangspunkt. Kunnskapen vil være nyttig når logistikkorganisasjonen og arbeidsmåter for Nytt Østfoldsykehus skal formes og besluttes. Det skal utarbeides prosedyre for å sikre høyest mulig omsetningsvolum gjennom forsyningssenteret. Logistikkrelaterte investeringer som en konsekvens av overgang til avdelingspakkelogistikk og aktiv forsyning skal beregnes Delmål 4 Innkjøpsarbeidet skal være preget av høy etisk standard der rollen som pådriver for miljøkrav og en etisk leverandørkjede er tydelig, og der det ikke forekommer avvik i forhold til LOA/FOA. Dette inkluderer nye krav og forventninger som: - Etikk i innkjøpsarbeidet motstandsdyktighet mot korrupsjon - Miljøkrav og krav til etiske leverandørkjeder 3
Alle ledere skal ha bekreftet at de har lest og forstått de etiske retningslinjer for Helse Sør- Øst Det skal gjennomføres 10 miljørevisjoner hos leverandører årlig fra og med 2010 Det skal gjennomføres 10 revisjoner av etisk handel fra og med 2010 Alle ledere skal ha bekreftet at de har lest og forstått lov om offentlige anskaffelser før godkjenningsrett (innkjøp, attestasjon, anvisning) tildeles Alle innkjøp over gitt terskelverdi skal være godkjent av både fullmaktsberettiget linjeleder og merkantilt ansvarlig for anskaffelsen. Etablere rutine for å sikre at alle ledere har satt seg inn i LOA og etiske retningslinjer Det vurderes løsninger innefor Elæring og Questback Det skal tilsettes 1 person i RHF med ansvarsområdet miljø og etisk handel Miljøpolicy og policy for etisk handel skal utvikles Det skal etableres system for leverandøroppfølging. Alle HF må verifisere beløpsgrensene i sin fullmaktsstruktur mot gjeldende strategiplan for innkjøp og logistikk. Dette for sikre gode rutiner for fullmakter og godkjenning av innkjøp. Innkjøp og logistikk vil være tema i lederopplæring Det nedsettes en arbeidsgruppe med oppgave i å tydeliggjøre grensesnitt, roller og ansvar for anskaffelser knyttet mot lov og forskrift om offentlige anskaffelser og sentrale føringer. SØ skal avstemme sin fullmaktsstruktur møt føringer gitt i strategiplan for innkjøp og logistikk Det etableres internkontroll på området anskaffelser. Dette går på kontroll mot LOA/FOA, avtaledekning, avtalelojalitet, fullmakter, avtalebetingelser og gevinstrealisering. Delmål 5 Produktråd skal sikre at standardisering av varer/tjenester på tvers av foretaksgruppen ivaretar kjernevirksomhetens krav til bruksegenskaper og kvalitet, samtidig som dette er et verktøy for å bidra til standardisering av pasientforløp og et likeverdig helsetilbud for alle. Produktrådene etableres fortløpende, antall etablerte fagråd inngår i rapporteringen Volum i kr på det anskaffelsesvolum produktrådene behandler inngår i rapporteringen Det skal etableres måle- og rapporteringsrutiner for produktrådenes arbeid som sikrer fokus på volumiøse produkter og gevinstoppnåelse ved sortimentsbegrensning (standardisering) SØ vil delta med kvalifiserte fagpersoner i aktuelle produktråd. Produktråd vil legge premissen for produktvalg i Helse Sør Øst. Deltakelse i produktråd er avgjørende for å sikre implementering, involvering og lojalitet til de avtaler og produktvalg som vil bli gjort. Det vil bli etablert lokale produktråd på områder der dette er hensiktsmessig. Det skal utarbeides prosedyre for å sikre implementering av nye avtaler og produkter. 4
Andre tiltak i 2009 Strategisk forum for innkjøp og logistikk (SIL) etableres Enhet for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst RHF er premissgiver for arbeidet innenfor innkjøp og logistikk. For å styrke denne premissgiverrollen og forankre den i helseforetakene opprettes strategisk forum for innkjøp og logistikk (SIL). Helseforetakenes innflytelse i premissgiverrollen for det regionale innkjøp og logistikkarbeidet utøves i SIL, som vil være et rådgivende organ med innstillende myndighet ovenfor direktørgruppen og AD i forhold til det strategiske arbeidet på området. SIL skal være tverrfaglig sammensatt, med god ledelses- og strategisk forankring og representasjon fra alle sykehusområder. Organisering av innkjøp og logistikk i Sykehuset Østfold Et tiltak i handlingsplan for helse Sør-Øst er at alle HF skal organisere ledelse av innkjøp og logistikk under én leder. Bakgrunn for dette er å tydeliggjøre sammenhengen mellom konkurranseutsetting, avtaler og anbud med bestilling og forsyning. I SØ er innkjøp og logistikk allerede organisert under en leder. Det er nedsatt en arbeidsgruppe med oppgave å analysere logistikk relaterte oppgaver i den hensikt å effektivisere og optimalisere logistikken ved SØ. Fremtidig organisering av logistikken vil i denne sammenheng bli vurdert. KPI Det skal etableres felles rapporteringsrutiner for alle KPI er (måleparametere) innenfor innkjøp og logistikk som skal benyttes av alle HF. 5