Tjenestekvalitet forebygging helse Prosjekt: Forflytningsteknikk i pleie- og omsorgstjenestene. Del 2 Prosjektnavn Forflytningsteknikk i pleie- og omsorgstjenestene, implementering av kvalitetsstandard i klinisk praksis og studentpraksis Prosjektleder Tone Mette Flått: 41 53 65 36 tone.flaatt@overhalla.kommune.no Søknadssum 300.000,- Økonomi Prosjektperiode og budsjett gjelder ett og et halvt år (vår 2011 vår 2012). Kostnads- og finansieringsplan (arbeidstid, veiledningsmidler, driftsmidler ev. annet). 12 Spesifikasjonsfelt for kostnadsplan/budsjett (inkl. mva) Utgift Inntekt Anskaffelser (forflytningsutstyr, heiser etc. Jf rapport ss. 22 og 25) 150.000 NAV: 34.800 Relevant opplæring for kommunens 2 forflytningsansvarlige 40.000 (fordypningskurs, hospitering etc.) KLP: 8% av prosjektansvarlig/oversykepleiers stilling i 1,5år 75.000 135.000 157.500 20% av prosjektleders lønn 1,5 år 70.000 HINT: 40% av kommunens årlige kostnad NAMDAL BHT øremerkes til 135.000 prosjektet i 2011 50.000 Diverse administrasjonskostnader (styringsgruppe m.v.) 75.000 FMNT: 300.000 Vikarutgifter i forbindelse med refleksjonsgrupper 150.000 Frikjøp forflytningsansvarlige 20 % 1,5 år 49.500 KOMMUNENS Kurs 14 forflytningsveiledere høst 2011 218.000 EGEN ANDEL: Frikjøp av 14 forflytningsveiledere stipulert (1 t/u i snitt 1,5 år) 135.000 595.200 Senter for omsorgsforskning / HINT 30.000 Ekstern formidling, delvis dekning 2011, vår 2012 Sum 1.200.000,- Det søkes om prosjektmidler fra følgende eksterne samarbeidspartnere: Samarbeidspartner Omsøkt beløp
Fylkesmannen i Nord-Trøndelag (FMNT) 300.000,- Kommunal Landspensjonskasse (KLP) 135.000,- Nav Nord-Trøndelag (NAV) 34.800,- (NAVs maksbeløp Systemtiltak) Høgskolen i Nord-Trøndelag (HINT) 135.000,- Bakgrunn for prosjektet Overhalla kommune har gjennomført utviklingsprosjektet Forflytningsteknikk i pleie- og omsorgstjenestene ; prosjektperiode 1 ½ år (høst 2009 2010). Senter for omsorgsforskning Midt- Norge har evaluert prosjektet, evalueringsrapport foreligger, og vi vil gjennomføre del 2 av prosjektet med ett og et halvt år hvor utviklet kvalitetsstandard implementeres i praksis, i hovedsak av følgende grunner: En vil vurdere suksess og risikofaktor (dvs. faktorer som vil hindre prosjektet i å oppnå målene). Ved implementering av ny kvalitetsstandard er bl.a. strukturering av implementering for ansatte og studenter en utfordring. Prosjektet er i tråd med Helsedirektoratets satsing og rammeverk for kvalitetsutvikling (http://www.helsedirektoratet.no/vp/multimedia/archive/00319/rammeverk_for_kvali_31 9359a.pdf). Det finnes noe vitenskapelig belegg for at det trengs lenger tids oppfølging for at en praksisendring skal sette seg i organisasjonen (Jf bl.a. Benner o.fl. 2010, 1996, Brataas & Haugan 2009). Vi ser at vi trenger enda mer tid med høyt trykk og forsterket oppfølging i organisasjonen med ekstern finansiering for å sikre ordentlig implementering av kvalitetsstandardene (prosjektets del 2) Senter for omsorgsforskning Midt Norge (SOF) uttrykker at det vil være av faglig interesse å studere en implementering av utviklet kvalitetsstandard og se del 1 og 2 av prosjektet under ett. Forlengelse av prosjektet vil være i tråd med konklusjoner og anbefalinger i prosjektrapporten (s. 32) for prosjektet Forflytningsteknikk i pleie- og omsorgstjenestene. Del 2 av prosjektet vil styrke overføringsverdien til andre kommuner /relevante virksomheter i Nord-Trøndelag m.v. a) Ved ekstern formidling fra kommunens forflytningsveiledere b) Ved å utvikle og dokumentere ny kunnskap c) Ved utvikling / produksjon av undervisnings-/ infomateriell. Et nytt uttrykt delmål i del 2 av prosjektet er å utvikle samarbeide mellom Høgskolen i Nord- Trøndelag (HINT) og kommunen til gjensidig nytte for begge parter. Kunnskap og kompetanseutvikling innen forflytning har stor relevans for sykepleierstudenter. Derfor legges det opp til et enda mer studentaktivt prosjekt i del 2. Noen relevante momenter i den sammenheng: a) HiNT og SOF skal evaluere prosjektet og formidle kunnskap til studenter og helsepersonell b) Prosjektet blir studentaktivt. Studentdeltakelse vil omfatte søk og samling av forskningslitteratur. Studenter inviteres også til å bidra i utvikling av video basert undervisningsmateriell, noe kommunen er i dialog med HiNT, mulitimedia linja v/robert Munkvold om å legge som en del av undervisninga/studentaktiviteten på linja. c) Kommunens forflytningsansvarlige vil undervise og formidle prosjekterfaringer på høgskole, og på seminar for kommunehelsetjenesten i regi av Senter for omsorgsforskning Mål for prosjektet
Overordnet mål (jf. det opprinnelige prosjektet): 1. Overhalla skal være en foregangskommune nasjonalt når det gjelder løft og forflytning i pleie- og omsorgstjenestene 2. Å implementere kvalitetsstandarder eller sertifikater som er av nasjonal interesse Delmål (jf. det opprinnelige prosjektet): 1. Å bedre tjenestekvaliteten for brukerne i pleie- og omsorgstjenestene når det gjelder løft og forflytning 2. Å bedre arbeidsmiljøet i pleie- og omsorgstjenestene med vekt på a) å forebygge helseplager knyttet til løft og forflytning b) å legge til rette for arbeidstakere med helseplager c) å øke trivselen i arbeidet 3. Å utvikle kvalitetsstandarder og prosedyrer (førstegenerasjons kvalitetsstandarder og prosedyrer er nå utarbeidet jf. Prosjektrapport) 4. Å formidle resultater av prosjektet inkludert kvalitetsstandarder (regionalt og nasjonalt). 5. Å utvikle samarbeide mellom Høgskolen i Nord-Trøndelag (HiNT) og kommunen til gjensidig nytte for begge parter Særskilt for del 2 av prosjektet 1. Å implementere og evaluere kvalitetsstandardene som er utarbeidet 2. Å evaluere suksessfaktorer og faktorer som er til hinder for suksess 3. Å utvide omfanget av prosjektet til også å omfatte hjemmetjenesten (av kapasitetshensyn ble disse ikke omfattet i prosjektets del 1) 4. Å få vedtatt kvalitetsstandardene i kommunestyret og å få integrert forflytningstjenestene i kommunens ordinære driftsbudsjett 5. Å styrke overføringsverdien til andre kommuner /relevante virksomheter i Nord-Trøndelag m.v. Status fravær / nærvær Overhalla sykeheim Tabell viser sykefravær fordelt på varighet m.v. (tallene i kolonne 2 6 uttrykker andel av totalt sykefravær) Egenm Sykm 1-3 d Sykm 4-16 Sykm 17-56 57 d Totalt 2009 0,15 0 0,16 0,18 0,51 11,7% 2010 0,12 0 0,2 0,33 0,35 9,5% Omfang og avgrensning Prosjektets hovedoppgave er a) å implementere kvalitetsstandarder som er utarbeidet og b) å evaluere denne implementeringen herunder å evaluere selve kvalitetsstandardene. Prosjektet skal omfatte alle ansatte i pleie- og omsorgstjenestene i Overhalla kommune (Overhalla sykeheim, Hjemmetjenestene og Tjenesten for funksjonshemmede). En viktig del av prosjektet blir å formidle forflytningskunnskap/-praksis til studenter ved HINT og ellers virksomheter som driver pleie- og omsorgstjenester andre steder i landet. Omfang av ekstern formidling og intern formidling til andre tjenesteområder vil bli nærmere vurdert og avklart på et senere stadium. Det er foreløpig ikke planlagt å produsere informasjons-/undervisningsmateriell på fremmede språk. Tiltaksplan Beskrivelse av prosjektet: (innhold og omfang, gjennomføring og evaluering) Målgruppe Tiltak/aktivitet Ansvar Kostnad 1 Kommunens 2 Fordypningskurs, hospitering, studietur etc. Enhetsledere 40-50.000,-
opplæringsansvarlig e og BHT 2 Kommunens 14 forflytningsveileder e (Overhalla sykeheim, Hjemmetjenesten, TFH) 3 Alle ansatte i pleietjeneste Overhalla sykeheim, Hjemmetjenesten, TFH 4 Alle forflytningsveilere Alle ansatte 5 Alle ansatte evt. avgrenset gruppe av ansatte som trenger særskilt helseoppfølging (konkretiseres senere) Faglig utvikling av 14 forflytningsveiledere. a) Internopplæring ved hjelp av kommunens opplæringsansvarlige og evt BHT etter nærmere program b) Nytt felleskurs høst 2012 med ekstern foreleser Veiledning av alle ansatte jf. 1. generasjons kvalitetsstandarder og prosedyrer mv. (forflytningsveilederne går sammen med den enkelte ansatte i relevant periode på dagen, morgenstell etc.) Delvis også gruppevis opplæring Refleksjonsgrupper med ansatte og studenter Opplegg utredes og konkretiseres Bruk av Helseprofil som tilrettelegging for å styrke ansattes helsestatus, samt som et element av følgeforskning SOF. Måling av profiler i begynnelse (2011) og slutt (2012) av prosjektets del 2. Helseprofilene lages av bedriftshelsetjenesten. Opplegg utredes og konkretiseres. 6 Ekstern formidling Forflytningsveilederne vil undervise og formidle prosjekterfaringer på høgskole, og på seminar for kommunehelsetjenesten i regi av Senter for omsorgsforskning (SOF). Prosjektet skal i 2011 ha en stand på den internasjonale sykepleierdagen, som NSF årlig arrangerer i Nord-Trøndelag Fagartikler i tidsskrift m.v. Utarbeide/produsere informasjonsmateriell i samarbeid med KLP (utredes nærmere underveis i prosjektet og iverksettes eventuelt når prosjektet er i sluttfasen eller ferdig) 7 Utstyr Fortsatt kartlegging og utbedring av kommunens status med hensyn til forflytningsutstyr (heiser etc.) Jf. Evalueringsrapport Konklusjoner og anbefalinger ss. 22 og 25 8 Evaluering Spørreskjema, analysearbeid, rapportskriving Studentaktivt når det gjelder datainnsamling/forskningslitteratur og deltakelse i rapportskriving. Forutsetter samarbeid mellom HiNT og kommune med gjensidig nytteverdi. I tillegg vil kommunen gjøre en egen evaluering av sider ved prosjektet som ikke blir særskilt evaluert av SOF (relevante forhold bl.a. administrativ håndtering internt i organisasjonen som avklares nærmere senere). Enhetsledere/2 opplæringsans varlige og BHT 2opplæringsan svarlige og evt. BHT Oversykepleie r Oversykepleie r i samarbeid med bedriftshelsetj enesten Overhalla kommune/pros jektleder/kom munefysiotera peut Oversykepleie r Senter for omsorgsforskn ing / HINT Frikjøp av kommunens to opplærings-ansvarlige (se nedenfor) Felleskurs: Ca. 40.000,- Frikjøp av 14 forflytningsveiledere (stipulert snitt 1 t/u 1,5 år) Vikarutgifter Andel av kommunens kostnader til bedriftshelsetjeneste. Inngår ellers som en del av datagrunnlaget i forhold til SOF uten ekstra kostnader. Kostnader dekkes delvis av oppdragsgivere Anskaffelseskostnader 2011: Minimum 75.000,- 2012: Minimum 75.000,- Estimert kr 135.000,-)
Prosjektleder og deltagere: Tone Mette Flått tlf og e-postadresser: 41 53 65 36 tonemette.flatt@overhalla.kommune.no Se ellers roller nedenfor Evt. beskrivelse av prosjektorganisasjon Roller i prosjektet Prosjektansvarlig: Rådmann Trond Stenvik Styringsgruppe: Oversykepleier Kirsten Svarliaunet/personalsjef Asle Lydersen Prosjektleder: Fagutviklingssykepleier Tone Mette Flått Prosjektmedarbeidere/opplæringsansvarlige: Kommunefysioterapeut Ellen Formo Solstad og sykepleier Hild Sissel Sagvik. Prosjektgruppe: Fagutviklingssykepleier Tone Mette Flått, Kommunefysioterapeut Ellen Formo Solstad, sykepleier Hild Sissel Sagvik Referansegruppe: Rådmannsteamet, Mette Kristin Jørgensen /KLP, 1.amanuensis Hildfrid Brataas, Senter for omsorgsforskning/hint, Are Strandskog NAV Nord-Trøndelag Evalueringsansvarlig: Senter for omsorgsforskning Midt-Norge / HiNT Støttespillere: Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, Kommunal Landspensjonskasse, Senter for omsorgsforskning, Midt-Norge, HINT, NAV, Kommunenes Sentralforbund Milepæler Se vedlagt milepælsplan. Vurdering av risiko Vår vurdering av risikofaktorer som hindrer prosjektet i å nå målene vi har satt oss er følgende: Faktorer som kan hindre framgang Sannsynlighet Konsekvens Risikofaktor Manglende engasjement i organisasjonen 2 5 10 Manglende engasjement hos forflytningsveilederne 2 5 10 Manglende ekstern finansiering 3 5 15 Manglende tidsressurser/vikarer ved behov for innleie 3 5 15 Frafall av deltakere i forskningsgruppa 3 2 6 Samarbeidet mellom kommune og HINT 4 2 8 Håndtering av risiko Vi ser det er viktig å legge en strategi for ivareta de mest kritiske suksessfaktorer. Manglende engasjement i organisasjonen: Hvis vi ikke klarer å få til gode informasjonslinjer ut i organisasjonen, kan det senke motivasjonen til deltakerne i prosjektet. Det kan bli en faktor som vil ha en avgjørende betydning for resultatet av prosjektet. For å redusere risiko for at dette skal skje, lager vi en plan på hvordan informasjon til ansatte og andre skal foregå og hvem som er ansvarlig. Denne planen blir laget etter at søknaden blir sendt Engasjement blant de ansatte er fortsatt stort når det gjelder forflytning, men det kan være en risiko at det skjer mye annet i organisasjonen som medfører for stor belastning til de ansatte. For å redusere faren for at dette blir et problem, må det på overordnet nivå være forståelse for dette, og det må være vilje for å legge til rette for å få gjennomført prosjektet. Det vil trekke i riktig retning å få behandlet kvalitetsstandardene i kommunestyret, og å være bevisst underveis på å gjennomføre punktlig Oppfølging/møteplan herunder planlagte møter og god rapportering. Prosessene med å få integrert forflytningstjenestene i ordinært driftsbudsjett vil også bidra til forståelse på overordnet nivå.
For å opprettholde engasjementet i hele organisasjonen er det viktig med god forankring på alle ledernivå, også mellomledernivå. I del en av prosjektet prøvde vi å bruke forflytningsveilederne på den enkelte avdeling/enhet til å holde motivasjonen og driven oppe. Vi erfarte at dette kanskje ikke var godt nok. Mellomlederne(faglederne) fikk ikke nok informasjon og tilhørighet til prosjektet. Dette skal ivaretas med bedre informasjonslinjer og systematisk inkludering; o Deltakelse på møter. o Definering av ansvarsområde i prosjektet. Er ikke dette tilstrekkelig for å holde engasjementet i organisasjonen må vi se om det er noe med organiseringen som må endres. Manglende engasjement hos forflytningsveilederne: Det er veldig avgjørende for prosjektet at vi har et stort engasjement hos de som skal drive med veiledning av kollegaer. Prosjektet vil stå og falle på om prosjektgruppa og ledelse klarer å holde engasjementet oppe hos disse. Vi har engasjerte forflytningsveiledere, men konsekvensene blir veldig store om engasjementet forsvinner. Strategien blir derfor å ivareta veilederne og deres engasjement med å gi de: Tilstrekkelig med faglig påfyll Oppfølging individuelt og gruppevis Inkludere de i alle prosesser i prosjektet. Manglende ekstern finansiering For inneværende år er det ikke budsjettert med kostnader som kan dekke opp for den driften vi legger opp til i prosjektet. Målet vårt er at det skal være gjennomførbart å drive forflytningsopplæring og veiledning med de budsjetter som vi har til rådighet. Erfaringer fra prosjektdel 1 viste at det trengs lang tid og mye ressurser for å kunne snu en så inngrodd arbeidsmetodikk i en så pass stor organisasjon. Vi ser derfor at det får store konsekvenser for gjennomføring av prosjektet ved mangel på ekstern finansiering. Da blir vi nødt til å redusere prosjektets størrelse og omfang: Vi må satse på implementering av standarder og prosedyrer lokalt Kjøre repetisjonskurs for ansatte og avholde møter med veilederne oppsatt etter malen i standarden. Manglende tidsressurser/vikarer ved behov for innleie: Dette punktet henger litt sammen med det forrige. Får ikke forflytningsveilederne satt av tid til å oppdatere seg og drive aktivt med forflytning vil de ansatte fort kunne gå tilbake til gamle uvaner. Vi må derfor forsøke å få innarbeidet arbeidsoppgavene til forflytningsveilederne i arbeidsbeskrivelser og sørge for å få avsatt tid i stillingen til få gjennomført arbeidet. Det må prioriteres tid til gjennomføring av prosjektet ved alle avdelinger/enheter Sørge for å rekruttere nok vikarer til eventuell innleie. Prosjektets overføringsverdi Hva skal overføres: a) Kvalitetsstandarder om forflytningsteknikk b) Kunnskap om implementering av kvalitetsstandarder og forflytningspraksis Hvordan skal det overføres: Forflytningsveiledere fra Overhalla underviser studenter ved HINT
Det skal utarbeides relevant undervisnings-/informasjonsmateriell (gjøres tilgjengelig bl.a. på kommunens hjemmeside.) Forflytningsveilederne vil formidle forflytningskunnskap på seminar for kommunehelsetjenesten i regi av Senter for omsorgsforskning (SOF). Prosjektet skal i 2011 ha en stand på den internasjonale sykepleierdagen som NSF årlig arrangerer i Nord-Trøndelag Fagartikler i tidsskrift m.v. Arbeidstilsynet har bedt om å få kvalitetsstandardene for å formidle til virksomheter Utlegging på Idebanken for Inkluderende Arbeidsliv Plan for evaluering Når skal evaluering skje: Evaluering av prosjektet fase 2 skal foregå midtveis i prosjektet og i sluttfasen prosjektet fase 2. Hva skal evalueres: Kvalitetsstandarder som er utarbeidet Implementering av kvalitetsstandard (herunder identifisere suksessfaktorer og faktorer som hindrer suksess) Den delen av prosjektet som har ombefattet den/de utvalgte gruppe/ne for de med helseplager. Hvordan skal evaluering skje: HiNT / SOF skal foreta evaluering gjennom spørreskjema til alle ansatte, analysearbeid, rapportskriving. (Evalueringen skal skje studentaktivt når det gjelder datainnsamling/forskningslitteratur og deltakelse i rapportskriving). Kommunen vil selv gjøre en egen evaluering av sider ved prosjektet som ikke blir særskilt evaluert av SOF (relevante forhold bl.a. administrativ håndtering internt i organisasjonen som avklares nærmere på et senere tidspunkt i prosjektet).