Administrasjonsutvalget

Administrasjonsutvalget Medlemmer (varamedlemmer inviteres fast til møtene i utvalget): Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe, Universitetet i Oslo (leder) Høgskoledirektør Leon Aurdal, Høgskolen i Ålesund Ass. universitetsdirektør Seunn Smith-Tønnessen vara (deltar via videolink) Direktør Beate Pettersen, Det teologiske Menighetsfakultet, vara Høgskoledirektør Carl-Morten Gjeldnes, Høgskolen i Østfold, vara Høgskoledirektør Kari Kjenndalen, Høgskolen i Lillehammer, vara Fra UHRs sekretariat: Generalsekretær i UHR Ola Stave under sak 27 og 28/12 Sekretær for administrasjonsutvalget Sigrid Tollefsen Kommunikasjonsrådgiver Ann Elin Brattebø Andersen Andre : Seniorrådgiver Per Heitmann, UiO under sak 25/12 HR-direktør Anita Sandberg, UiO under sak 26/12 Forfall: Økonomidirektør Kjell Bernstrøm, Universitetet i Bergen Adm. direktør Ole Hope, Norges Handelshøyskole Universitetsdirektør Lasse Lønnum, Universitetet i Tromsø, vara (inviteres til alle møter) Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø, Høgskolen i Oslo og Akershus (nestleder) Referat Møtedato: 13.09.2012 Møtetid: Kl. 12.30-15.30 Møtested: UHRs lokaler Saksnr.: Saksliste Sak 22/12 Sak 23/12 Sak 24/12 Godkjenning av innkalling og saksliste Referat fra forrige møte SAK-midler. Ledelsesutvikling og økonomisamarbeid. Nye tiltak

Sak 25/12 Totale kostnader i forskningsprosjekter- behandling og oppfølging av rapport avlevert til UHRs økonomiutvalg Sak 26/12 Oppfølging og drift / forvaltning av instrument for arbeidsmiljøkartlegging (ARK) Sak 27/12 Administrasjonsutvalget og involvering i representantskapsmøtet 20-21. november Sak 28/12 Sak 29/12 Sak 30/12 Neste møte 8. november inkl. møte med styret Orienteringssaker Eventuelt-ingen saker Sak 22/12 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjennes. Sak 23/12 Referat fra forrige møte Referat fra møte 4.mai 2012 er godkjent på sirkulasjon og lagt ut på web på: http://www.uhr.no/rad_og_utvalg/utvalg/administrasjonsutvalget/motereferat Sak 24/12 SAK-midler. Ledelsesutvikling og økonomisamarbeid. Nye tiltak Sakspapirer: Pressemelding fra KD vedr. tildeling av SAK-midler http://www.regjeringen.no/nb/dep/kd/pressesenter/pressemeldinger/2012/24-millioner-tilmer-samarbeid-innen-hoy.html?id=697066 Program for workshop om forskningsadministrasjon Lenke til program for konferanse om Utdanningsledelse 24-25. september http://www.ntnu.no/utdanningsledelse/

Status nye SAK-midler Administrasjonsutvalget har i møter 23. januar og 4. mai behandlet status for utvalgets SAKprosjekter, og søkte i mai om midler til nye administrative SAK-prosjekter. Den 2. august ble det klart hvilke prosjekter som har fått tildelt midler. UHR-prosjekter fikk totalt 8, 3 millioner. Av disse har prosjekter knyttet til Administrasjonsutvalget fått 2, 8 millioner som ble fordelt slik: 0,8 mill. til utdanningsledelse (videreføring) 1 mill. til innkjøp/anskaffelse (videreføring) 1 mill. til internrevisjon (nytt) Midlene til utdanningsledelse og innkjøp/anskaffelse går inn i de allerede eksisterende prosjektene. Det er dermed kun et nytt prosjekt som igangsettes. Nedenfor følger status i for nytt SAK-tiltak og pågående prosjekter. SAK-prosjektet om arbeidsmiljøkartlegging behandles som egen sak. Internkontroll/internrevisjon Seunn Smith-Tønnessen orienterte kort om prosjektet. 5 institusjoner (UiA, UiS, HiOA, HiB, UiN) deltar i prosjektet som skal utvikle og implementere en felles enhet for internrevisjon. Tjenesten skal kunne omfatte alle virksomhetskritiske områder. Prosjektet skal også utvikle en metodikk for å gjennomføre internrevisjon tilpasset institusjonenes egenart og gjennomføre revisjoner på utvalgte områder og rapportere til institusjonenes ledelse. Arbeidet kan utvides ved suksess, enten ved utvidelse av selve konseptet eller ved overføring av revisjonkompetanse. Det er også etablert kontakt med UiB, det er også aktuelt å involvere andre institusjoner. I dette prosjektet er det snakk om arbeidsdeling og ikke bare samarbeid. Det vil være interessant for andre institusjoner å høre om erfaringer og gode råd når første revisjon som planlegges ved slutten av 2012 er gjennomført. Status pågående SAK-prosjekter Det vises til rapportering for status som ble sendt KD 1. mars og lagt frem for administrasjonsutvalget i møtet 4. mai. UHRs administrasjonsutvalg fikk i 2010 tildelt kr 2,5 millioner til arbeid med lederutvikling, og 1,5 millioner for 2011, til sammen 4 millioner kr. Midlene har vært fordelt på følgende prosjekter: 1. Forskningsledelse (med tre undertiltak) a) Utvidet forskningslederprogram. Dekning av kostnader for høgskoledeltaker b) Utvikling av forskningslederprogram for høgskolene c) Engelskspråklig forskningslederprogram 2. Utdanningsledelse. 3. Utvikle UHRs lederutvikling-dekanskolen. 4. Klima/arbeidsmiljøundersøkelse i UH-sektoren. 5. Eksterntfinansierte forskningsprosjekter. Tiltakene innen forskningsledelse og videreføring av dekanskolen er nå avsluttet. UHRs sekretariat arbeider nå for å avslutte prosjektregnskapet med UiO.

Utdanningsledelse Det skal avholdes en større konferanse som resultat av prosjektet, se http://www.ntnu.no/utdanningsledelse/ I UHRs sekretariat er det Rakel Christina Granaas og Mona Majgaard som vil være ansvarlig for oppfølgingen av prosjektet og piloten som blir satt i gang med nye SAK-midler. Eksterntfinansierte forskningsprosjekter Her er det nå etablert en styringsgruppe som skal være ansvarlig for å videreføre prosjektet og etablere et norsk nettverk for forskningsadministrasjon. Det er planlagt et nytt møte for sektoren 27. november, se vedlagte varsel om møtet. Prosjektet er i godt gjenge. 1. SAK-prosjekt internrevisjon: Seunn Smith-Tønnessen blir Administrasjonsutvalgets kontakt for dette tiltaket. Utvalget ser frem til resultatet av prosjektet. Administrasjonsutvalget mener at dette prosjektet har overføringsverdi for for andre institusjoner og blir spennende å følge. Utvalget mener også det er viktig å informere om prosjektet og erfaringer på aktuelle arenaer, som eks økonomisjefsamarbeid. 2. Administrasjonsutvalget er fornøyd med fortsatt satsing på SAK-prosjektene på utdanningsledelse og innkjøpssamarbeid og ber UHRs prosjektansvarlige fortsette oppfølgingen av prosjektene; Rakel Christina Granaas og Mona Majgaard fra UHRs sekretariat følger opp utdanningsledelse og Kjell Bernstrøm, UiB, fortsetter oppfølging av innkjøpsprosjektet. 3. Informasjon om øvrige SAK-prosjekter tas til orientering. Sak 25/12 Totale kostnader i forskningsprosjekter- behandling og oppfølging av rapport avlevert til UHRs økonomiutvalg Sakspapirer: Notat fra Økonomiutvalget til Administrasjonsutvalget Rapport «Totale kostnader i forskningsprosjekter» avlevert til Økonomiutvalget 7. mai 2012, vedlagt Innstillingen fra arbeidsgruppe nedsatt av UHR og Forskningsrådet i fellesskap for å etablere totalkostnadsprinsipp for eksternt finansierte forskningsprosjekter ble behandlet i UHRs styremøte 10. oktober 2011 og i representantskapet 15. november 2011. En arbeidsgruppe under ledelse av Per Heitmann, UiO, har arbeidet for å utvikle en modell for å dokumentere totale kostnader i forskningsprosjekter. Denne arbeidsgruppens innstilling er nå ferdig og ble behandlet i Økonomiutvalgets møte 30. mai 2012. Arbeidsgruppens leder presenterte kort modellen for Administrasjonsutvalget. Denne saken er koordinert og forankret på flere nivåer, både i Forskningsutvalget og Administrasjonsutvalget. Dernest er selve prinsippene knyttet til kostnadsberegning av totale kostnader vedtatt av sektoren gjennom styret og i Representantskap. Det har i hele perioden

vært tett kontakt mellom UHR og Forskningsrådet for å sikre at Forskningsrådet slutter seg til modellen. Det er sektoren selv som må vedta å anbefale institusjonene å ta i bruk beregningsmodellen. Forskningsrådet er i gang med tilpasning av sine elektroniske skjemaer slik at disse muliggjør søknader basert på denne modellen ved at institusjonenes egne tall og tall Forskningsrådet bruker passer sammen. Selv om merarbeidet ved omlegging til en slik modell vil være begrenset, særlig for fagmiljøene, er UHRs økonomiutvalg villig til å bidra til opplæring og bistand. Det samme gjelder det nasjonale nettverket for forskningsadministrasjon. I dialogen mellom UHR og Forskningsrådet er det dessuten lagt opp til å informere sektoren i fellesskap for å bidra til bred tilslutning og implementering av beregningsmodellen. Administrasjonsutvalget takker arbeidsgruppen og økonomiutvalget for godt arbeid og oppfølging. Administrasjonsutvalget gir sin fulle tilslutning til arbeidsgruppens konklusjoner og fremmer denne saken for UHRs styre. Administrasjonsutvalget tilrår også at UHR i samråd med Forskningsrådet fremmer denne saken for Kunnskapsdepartementet, og at Kunnskapsdepartementet bidrar til at denne modellen blir retningsgivende for sektoren. Administrasjonsutvalget ber også om at økonomiutvalget følger saken videre og bistår når det gjelder videre informasjonsarbeid og opplæring. Sak 26/12 Oppfølging og drift / forvaltning av instrument for arbeidsmiljøkartlegging (ARK) Sakspapirer: Prosjektplan Prosjektrapport Prosjektbeskrivelse forvaltningsmodell KIWEST: selve spørreskjemaet- oversikt over tema som berøres Prosjektleder HR-direktør Anita Sandberg, UiO presenterte prosjektet og forslaget til videre prosjektoppfølging. Administrasjonsutvalget fikk i 2010 og 2011 tildelt SAK-midler til ledelsesutvikling. Som en del av prosjektmidler knyttet til SAK-ledelse, ga Administrasjonsutvalget støtte til et prosjekt om arbeidsmiljøkartlegging. Prosjektet har hatt som mål å utvikle et samlet opplegg som: Kan brukes til å kartlegge alle viktige aspekt av psykososiale arbeidsmiljø, både belastninger og ressurser, slik at kravene som ligger i arbeidsmiljølovgivningen, tilfredsstilles. Er tilpasset sektorens utfordringer.

Har et teoretisk og forskningsbasert fundament som gir grunnlag for oppfølgingstiltak og forskning. Benytter valide og reliable måleinstrument for å sikre at en måler det en ønsker å måle og at resultatene er konsistente. Det utviklede opplegget skal både kunne bistå institusjonene i sektoren med å gjennomføre arbeidsmiljø- og klimaundersøkelser og -utvikling, og bringe fram ny kunnskap gjennom forskning. Kartleggingen vil fylle et behov i sektoren, og vil også møte kritikken fra vitenskapelig ansatte når det gjelder krav til metode og tilpasning til UH-sektoren. SAK-midlene fra UHR gjelder ut 2012, og det er behov for videre arbeid for å få på plass en modell for å sikre forsvarlig bruk av opplegget. Kompetansegruppen har diskutert og utredet flere ulike modeller og lokaliseringer for ARK. I tillegg til definerte mål og intensjoner, har følgende kriterier blitt lagt til grunn i vurderingene: Prosjektet ønskes koblet til et fagmiljø for å sikre personuavhengighet. Det er ønskelig at flest mulig av elementene i ARK kan ivaretas ett sted. Prosjekteier må kunne oppfattes som nøytral og seriøs av sektorens institusjoner. NTNU Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse (SVT) er foreslått som prosjekteier for videreføring av ARK med følgende begrunnelse: Har fagmiljø med fokus på arbeidsmiljø. To av forskerne i utviklingsprosjektet er knyttet til SVT, Senter for helsefremmende forskning. Senter for helsefremmende forskning vil kunne ivareta personuavhengighet. Kan gjennomføre store spørreskjemaundersøkelser og vil kunne ivareta oppbygging av database. NTNU er villig til å påta seg arbeidet og fakultetet har også nødvendig fagmiljø, både forskningsmessig og teknisk/administrativt. I tillegg er to av de tre forskerne som har deltatt i utviklingen av ARK ansatt ved NTNU/SVT. NTNU er også første institusjon som vil bruke undersøkelsen i full skala allerede fra november 2012. Øvrige institusjoner vil kunne ta instrumentet i bruk fra våren 2013. Prosjektgruppen foreslår derfor at det opprettes et prosjekt ved NTNU/SVT fra 2013 med en prosjektleder og en egen styringsgruppe, med representanter fra sektoren og forskerne som har deltatt i utviklingen av ARK, der styringsgruppen får i mandat å utvikle en varig modell for drift av ARK slik at mål, intensjoner og interesser ivaretas. Universiteter og høyskoler som ønsker å ta i bruk ARK, må sette i gang egne prosjekt for å sikre forankring og gode prosesser i egen organisasjon. Det er utarbeidet et sett med krav, tydelige råd og anbefalte muligheter til prosjektledelsen ved institusjonene. For å sikre at opplegget blir brukt forsvarlig, skal institusjonene undertegne en forpliktende avtale der krav til åpenhet, forankring, tilbakemelding, oppfølging og dokumentasjon presiseres. For øvrig må opplegget gjennomføres i henhold til de avtaler som gjelder ved hver enkelt virksomhet.

Administrasjonsutvalget takker kompetansegruppen og forskergruppen for arbeidet. Det er viktig at det utvikles en modell som stiller arbeidsmiljøundersøkelsen til rådighet for hele UHsektoren og mener at den foreslåtte forvaltningsmodellen er et godt utgangspunkt for videre arbeid. Administrasjonsutvalget støtter at NTNU får i oppgave å utvikle en modell som vil gi sektorens institusjoner som ønsker det anledning til å ta undersøkelsen i bruk. Sak 27/12 Administrasjonsutvalget og involvering i representantskapsmøtet 20-21. november Sakspapirer: Utkast program for representantskapsmøtet 20-21. november på Høgskolen i Hedmark Generalsekretær Ola Stave la saken frem for Administrasjonsutvalget. UHRs styre drøftet i møte 28. august plan for representantskapsmøtet 20-21. november. For parallellsesjonene etter lunsj ønsker styret at leder og nestleder i Forsknings-, Utdannings- og Administrasjonsutvalgene deltar og at utvalgene er ansvarlige for hver av parallellsesjonene. Hovedtema for representantskapet er samfunnsansvar; hvordan bygger administrasjonsutvalget opp under målsetningen om å få mer samfunnsrettet utdanning og forskning? Administrasjonsutvalget diskuterte saken og ønsker å fokusere på strategi, ledelse og utvikling; hvordan kan omlegging til institusjons spesifikke mål bidra til utvikling? Hva er de gode målene og hva er gode redskaper for å lede et fakultet og institutt? Administrasjonsutvalget ønsket også å invitere en ekstern innleder sammen med Ole Hope. Administrasjonsutvalget følger opp en del-sesjon på representantskapsmøtet 20-21. november med strategi og ledelse som tema. Sak 28/12 Neste møte 8. november, inkl. møte med styret Generalsekretær Ola Stave orienterte. Styret ønsker å møte Administrasjonsutvalget i forbindelse med sitt styremøte 8. november. Møtetid mellom Administrasjonsutvalget og styret er satt til kl 14.30-16.00. Styret ønsker en toveis-diskusjon om hvordan styret kan støtte opp om det fagstrategiske enheter gjør og omvendt. Hvordan knytte sterkere bånd for å nå tydeligere gjennom. Administrasjonsutvalget ser frem til møte med UHRs styre 8. november, men det er mulig at

utvalget må møte med begrenset representasjon. Utvalget vil presentere de viktigste sakene Administrasjonsutvalget har arbeider med de siste årene, sammen med planer for hva man vil prioritere videre. Utvalget er interessert i å få tilbakemelding fra styret på konkrete saker og også bestilling på oppgaver som styret mener det er viktig at Administrasjonsutvalget prioriterer. Sak 29/12 Orienteringssaker Kopinor Avtalen med Kopinor er forlenget til 31.12.2012. UHR og Kopinor har satt ned en arbeidsgruppe som skal utrede alternative modeller til dagens avtalemodell. Arbeidsgruppen består av følgende: fra UHR: Ragnhild Hennum (viserektor UiO og medlem UHRs forhandlingsutvalg) Kim Kantardjiev (tidl. leder NSO og medlem UHRs forhandlingsutvalg) Sigrid Tollefsen (seniorrådgiver UHR) fra Kopinor: Hans Petter Fuglerud (viseadministrerende direktør Kopinor) Arne Magnus (forlagsdirektør Aschehoug) Trond Andreassen (leder Norsk faglitterær forfatter- og oversetterforening, NFF) Arbeidsgruppen hadde første møte 7. september. Sigrid Tollefsen orienterte fra møtet. Direktørsamling Dato for samling er bestemt til 18-19. februar 2013 i København. Informasjon om dato og sted er distribuert til direktørene. Sekretariatet er i gang med reservasjon av møterom og hotell i København. Programkomiteen legger frem forslag til program på møtet 8. november. Administrasjonsutvalgets handlingsplan konkretisering av oppfølgingspunkter er under arbeid. Sekretariatet jobber med saken og Seunn Smith-Tønnessen fungerer som sparringspartner. Forslag legges frem på neste møte i utvalget. Arbeidsgruppe for håndtering av aktivitets- og redegjørelsesplikten om likestilling Det vises til behandling på forrige møte i administrasjonsutvalget der utvalget ønsket at rapporteringsmalen skulle forenkles noe. Sekretariatet har avtalt arbeidsmøte med LDO for å få bistand derfra til å få ferdigstilt rapporten/malen. Arkitekturråd- IKT Første møtet i Arkitekturrådet ble holdt 28. august. Referat fra møtet ettersendes. Fortsatt er ikke den permanent organisering på plass, UHR oppfordrer KD til fortgang i saken. Sakene tas til orientering