Side 1 av 36 innkaller til ÅRSMØTE lørdag 14. juli kl. 9: 12:. Sted: Midgard grendehus, Frikstad. 28.6.212 Registrering frammøte og fullmakter kl. 8:3 8:5 Saksliste følger vedlagt. For at vi skal kunne gjennomføre årsmøtet på en ryddig og effektiv måte, er det viktig at alle forbereder seg ved å lese dokumentene, som består av denne forside, saksliste, 1 vedlegg pluss stemmeseddel og fullmaktskjema. Vel møtt! Tore Fintland Carl Hallberg Ingrid Reiersen Styreleder styremedlem styremedlem Geir Valseth Eva Bergh Per Tønnessen Styremedlem styremedlem varamedlem Tom Gabrielsen Varamedlem Innkalling til
Side 2 av 36 Årsmøtet 14. juli 212 kl. 9:12: Sted: Midgard grendehus, Frikstad Saksliste: 1. Åpning ved styreleder. 2. Konstituering av møtet. a. b. c. d. e. Godkjenning av innkalling. Godkjenning av stemmeberettigede og fullmakter. Valg av møteleder. Valg av 2 referenter. Valg av 2 stemmetellere. 3. Årsberetning fra Styret. Vedlegg 1. 4. Regnskap og revisjonsberetning. Vedleggene 2 og 3. Innkalling til
Side 3 av 36 5. Saker til behandling. 5a. Fornyelse av bryggeanlegg Vedlegg 4. 5b. Barnas badebasseng. Vedlegg 5. 5c. Molo. Vedlegg 6. 5d. Belysning Vedlegg 7. 5e. Årskontingent 212. Vedlegg 8. 6. Regnskap 211, budsjett 212, prognose 213. Vedlegg 2. Regnskap og budsjett. 7. Valgkomiteens innstilling. Valg. Vedlegg 9. 8. Avtaler, parkeringsplass. Vedlegg 1 Innkalling til
Side 4 av 36 Vedlegg 1. Årsberetning Innkalling til
3. Side 5 av 36 Årsberetning fra Styret 21/211 Årsmøtet 21 sluttet opp om følgende styre: Styreleder : Tore Fintland. Styremedlemmer : Carl Rolf Hallberg, Eva Bergh, Ingrid Frigstad Reiersen, Geir Valseth. Varamedlemmer : Per Tønnessen, Tom Gabrielsen. 3.1 Styrets arbeid. Styret har hatt 6 styremøter og har arbeidet godt sammen hele perioden, med godt engasjement fra medlemmer og varamedlemmer. Som før har styret hatt en flittig kommunikasjon via e-post, noe som har bidratt til å redusere antall styremøter med tilhørende reisevirksomhet. Vaktmester Even Sørensen har som før vært fast observatør under styremøtene og har kunnet bidra positivt til avklaring av spørsmål styret har hatt underveis. Samarbeidet med Merkantil Service AS har vært utmerket. 3.2 Bankbeholdning Sameiets bankbeholdning på kr 2.61.15,3 per 31.12.21 er plassert på konto i Nordea Bank. Dette er egenkapital og driftsmidler, inklusive kontingent betalt for 212. For mer detaljer, se balanse i vedlegg 3. Innkalling til
Side 6 av 36 3.3 Aktuelle saker i perioden. 3.3.1 Vedlikehold av brygger. Bryggene har i denne perioden vært utsatt for store belastninger grunnet ekstreme værforhold sist vinter, og vil nå kreve omfattende vedlikehold for og fortsatt kunne fungere på en trygg og tilfredsstillende måte. Se egen årsmøtesak om dette. Barnas badeanlegg. Sanden som ble pumpet på plass i badebassenget ser ut til å holde seg godt. Et kraftig regnvær i fjor høst vasket ut en god del sand, men det meste av dette ble spadd på plass igjen under en spontan «ettermiddagsdugnad». Erfaring så langt viser at det er mulig å holde stranden i god stand ved relativt liten innsats. Vi oppfordrer likevel alle voksne til å være aktive med å fjerne tang og tare gjennom sommeren for å gjøre bassenget så attraktivt som mulig. Styret har sett på muligheten til å installere egen sirkulasjonspumpe i bassenget, men valgte å se denne installasjonen i sammenheng med utbedring av molo og eventuell ny dreneringsmur langs stranden. Kostnadene ved dette ble imidlertid mye høyere enn budsjettert, og styret har derfor valgt å legge saken frem for årsmøtet på nytt. Se egne saker på dette. 3.3.2 3.3.3 Eierforhold, parkeringsplass Som nevnt i fjor har det vist seg at parkeringsplass, bu og bom ikke er sameiets eiendom. Styret har vært kontakt med eier for å få kjøpt arealet, men ikke blitt enige om pris. Basert på dette har styret avsluttet forhandlinger med grunneieren og vi vil forholde oss til bruksretten vi har som beskrevet i tinglyste avtaler. For gjeldende avtaler, se vedlegg 1. 3.3.4 Utearealer Mange av utearealene er etterhvert preget av at området nå er 25 år gammelt. Styret har derfor investert noen midler i nye bord, benker og griller. I Vestre havn er det plassert ut bord og benker i granitt, og på Innkalling til
Side 7 av 36 dugnaden startet vi arbeidet med å snekre nye benker og bord til Østre Havn 3.3.5 Gatebelysning Styret har vinteren 212 undersøkt mulighetene for gatebelysning på Sodefjed. I første omgang er det fokus på «hovedveien» fra tennisbanen ned til Østre Havn samt den bratte bakken opp fra Østre Havn. Mange sameiere går kveldsturer her og ser behov for bedre belysning. Styret har hatt kontakt med ulike entreprenører for prisanslag. Spesielt er det kostbart å grave nødvendige grøfter. Se egen årsmøtesak på dette. 3.3.6 Dugnad Dugnaden 19. mai ble gjennomført med noe mindre oppslutning enn vanlig, for mange passet det kanskje dårlig med denne dagen rett etter 17. mai. God innsats av de fremmøtte ble det uansett, og vi takker alle for stor innsats. Dugnadsgeneralene, Tore Fintland og Even Sørensen ledet en meget arbeidsvillig gjeng av sameiere.. Bevertningen, i regi av familien Skøye, var også som vanlig fortreffelig. 3.3.7 Mail adresser Det er fra styrets side ønskelig å kommunisere mer ved hjelp av epost. Vi har tidligere etterlyst epost adresser til Sameierne, uten å lykkes i særlig grad. Vi vil oppfordre alle til å registrere seg på www.fjedet.no med korrekt og oppdatert epost adresse. 3.3.8 Organisering av parkeringsplass De siste årene har svært mange sameiere anskaffet seg båt med tilhørende båt-henger, og dette medfører stadig økende plassbehov på parkeringsplassen. Styret oppfordre alle til å plassere båt-hengerne på anvist plass og sørge for at disse blir parkert på en mest mulig plassbesparende måte Innkalling til
Side 8 av 36 Vedlegg 2. Regnskap 211 med budsjett 212 og prognose 213. Innkalling til
Side 9 av 36 SAMEIET SODEFJED HYTTEOMRÅDE Org.nr. 979 352 123 Budsjett 31.12.211 Regnskap 31.12.211 Regnskap 31.12.21 8 5 8 5 82 448 49 769 2 4 2 2 374 683 2 45 583 2 45 583 2 4 2 2 169 769 2 2 669 2 2 669 2 4 2 32 2 45 561 2 68 281 2 68 281 2 4 2 86 1 666 651 1 689 137 1 738 96 487 188 471 981 959 169 518 729 429 374 948 13 313 58 25 223 518 731 3 1 1 2 1 5 3 1 1 2 1 5 (6 833) 1 861 1 198 597-6 17 1 861 1 23 297 1 241 5 1 241 5 1 241 5 1 241 5 1 22 625 1 22 625 1 22 175 1 22 175 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 2 45 583 2 2 669 2 15 728 1 738 96 BALANSE PR: Note EIENDELER Omløpsmidler: Til gode kontingent Andre kortsiktige fordringer Forskuddsbetalt forsikring Kasse Festkonto Driftskonto Sum omløpsmidler SUM EIENDELER Budsjett 31.12.212 EGENKAPTITAL OG GJELD Opptjent egenkapital: Egenkapital 948 13 Årets resultat 215 98 Sum egenkapital 1 164 83 Gjeld: Kortsiktig gjeld: Leverandørgjeld Betalbar skatt Forskuddsbetalt kontingent Skyldig arbeidsgiveravgift Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Tore Fintland Styreleder Ingrid Frigstad Reiertsen Styremedlem Eva Bergh Styremedlem Innkalling til Geir Valseth Styremedlem Carl Rolf Hallberg Styremedlem
Side 1 av 36 SAMEIET SODEFJED HYTTEOMRÅDE Org.nr. 979 352 123 Resultatregnskap Note Driftsinntekter Årskontingent Ekstrainnbet. Dugnadsinnbetaling Salg fellesareal Forsikringsinntekt Vestre Havn Div. inntekter Sum driftsinntekter 1 2 Budsjett 212 Budsjett 211 Regnskap Regnskap Prognose 211 21 213 119948 119948 123297 959897 119948 12 12 1251 13 12 5 81 89286 1 216 48 1 292 48 1 35 84 1725 5 99 147 1 216 48 2 135 4 2 3 15 5 5 5 12 1 6 265 3 6 5 25 2 15 8 2 1 1 22 1 1 5 5 13 4 36 2 2 3 5 3 5 1 1 6 21 3 6 5 25 2 15 8 2 1 1 2 1 825 5 124 87 37 548 28 745 64 322 18 577 2 788 33 666 1 47 16 3 43 812 254 67 1 6 6 651 2 528 1 5 3 922 68 75 6 239 9 23 2 936 417 877 43 126 154 34 459 63 13 1 67 23 48 19 825 121 874 2 468 18 78 96 255 21 7 9 6 517 26 881 2 492 8 33 2 692 1 15 7 772 6 74 16 22 663 788 946 2 135 4 2 3 25 5 5 5 12 1 6 275 3 6 5 25 2 15 8 2 1 1 22 1 1 115 5 Driftsresultat Netto finansposter 21 98 1 466 98 1 427 681 4 315 21 21 5 671 1 98 1 Ordinært resultat før skattekostnad Skattekostnad 22 98-5 476 98-5 431 996-2 622 26 872-1 649 11 98-5 Årsresultat 215 98 471 98 429 374 25 223 15 98 Driftskostnader Lønnskostnad og sosialkostnader Renovasjon/søppel. Strøm Traktor leie Mat etc. dugnad Diverse driftskostnader Vedlikehold/oppgradering, fasiliteter. Drift/vedlikehold bom Drift/vedlikehold parkeringsplass Drift/vedlikehold brygge, slipp Brygge Vestre Havn Drift/vedlikehold sjøbod Drift/vedlikehold tv-anlegg Drift/vedlikehold kloakkanlegg Drift/vedlikehold Vei Kostnader grensejustering Vaktmester Leie lokaler Leie av grund for vei Regnskapshonorar Rådgivning årsoppgjør Juridisk bistand Diverse fremmedytelser Tilskudd årsfest Kontorrekvisita Div adm kostnader Porto Sum reisekostnader Forsikringspremier Bankomkostn. Sum driftskostnader 3 4 5 6 Innkalling til
Side 11 av 36 Vedlegg 3. Noter til resultatregnskap 211 og budsjett 212 med prognose for 213. Innkalling til
Side 12 av 36 Noter til regnskap 211, budsjett 212 og prognose for 213. 1. Årskontingent: Årskontingenten for 213 foreslåes, som for 212 å bestå av en fast andel og en variabel andel avhengig av størrelsen på den delen av bryggeanlegget som den enkelte disponerer, samt forventet vedlikehold. Selv om egenkapitalen som nå er nær en mill. kr. mener styret fortsatt at det er av betydning at egenkapitalen fortsatt bygges opp med sikte på å ha muligheten til å kunne møte uforutsette situasjoner og utgifter. En oppbygging av egenkapitalen vil også kunne betraktes som et fond som kan komme til utnyttelse den dagen Sameiet bestemmer seg for å fornye bryggeanlegget, om ikke naturkreftene har kommet oss i forkjøpet, eller om andre nødvendige tiltak krever investeringskapital. 2. Diverse inntekter. Traktoren ble kjøpt for kr 11714, og videre solgt for kr 2. Det hører med til denne historien at traktoren måtte gjennom en større reparasjon til en kostnad av kr 56162 før salg. Se diverse driftskostnader. Nettogevinsten ble derfor kr 89286 - kr 56162 = kr 33124. 3. Vedlikehold/oppgradering av fasiliteter. Den vesentligste kostnaden i 211 her skriver seg fra tilførsel av skjellsand i badeanlegg i østre havn. Budsjettet som er satt opp for 212 ser for seg svært begrensede tiltak for forbedring av bryggeanlegget og østre havn. Styret vil legge frem alternativ løsninger for utbedring av molo og badeanlegg til Årsmøtet. Om sameierne stemmer for et slikt forslag er det realistisk å regne med kostnader i størrelsesorden kr 5. Budsjetterte og prognoserte beløp er foreløpige og vil bli justert avhengig av hvilken tilslutning foreslåtte tiltak får fra Årsmøtet. Innkalling til
Side 13 av 36 4. Drift/vedlikehold parkeringsplass. Det er for inneværende år ikke planlagt noen aktiviteter knyttet til oppgradering av plass for vinterlagring av båter og bilparkering. Styret vurderer på noe sikt å fremme forslag om en omstrukturering av anvendelse av dette området som bedre vil tjene sameierne. En faktor i dette bildet er at hele området frem til og med avfallsdunkene er i tinglyst avtale med grunneieren av 7.11.1985 båndlagt som parkeringsplass for sameiet. 5. Drift/vedlikehold brygge, slipp/molo. Ytterligere utbedring av slippen, for utsetting av båter, representerer den vesentligste kostnaden herunder. 6. Drift vedlikehold av vei. Av kostnaden her utgjør ca. kr 4.- brøyting vinteren 211. Innkalling til
Side 14 av 36 Vedlegg 4. 5a. Utskifting av bryggeanlegg. Innkalling til
Side 15 av 36 Utskifting av bryggeanlegg. På årsmøtet 29 ble det fremmet forslag om å starte arbeidet med å anskaffe nytt bryggeanlegg. Årsmøtet bestemte den gang å utsette utskifting av bryggeanlegget i noen år da det var stor enighet om at bryggene ville vare noen år til. Nå, i 212, ser vi at bryggene er i relativt dårlig forfatning. Hengslene mellom bryggene og hengslene ut til uteliggerne er i stor grad utslitt og vil kreve omfattende utskiftning. Videre viser flere brudd på utliggerne at disse blir utsatt for tretthetsbrudd, noe som er vanskelig å påvise ved normal inspeksjon og således vanskelig å forebygge. Utskifting av bryggene ble i 29 anslått til å koste ca kr. 9,- pr. meter. Med vanlig prisstigning vil vi anta at dette nå i 212 vil koste ca kr. 12 pr. meter. Totalt størrelsesorden ca fem millioner. Det presiseres at brorparten av denne investeringen, avhengig av hvilke andre tiltak som skal gjennomføres, faller utenfor budsjett og må betjenes av den enkelte. Forutsetninger for utskifting: 1. Styret jobber for at alle skal få tilbud om minimum 2,5m båtplass. 2. De som pr. i dag har mer enn standard båtplass vil få tilbud om å kjøpe tilsvarende bredde som før. 3. Båtplasseringen blir som før. Eventuell bytting må gjøres internt. 4. Styret vil se på mulighet for omplassering av service- og gjestebrygge. 5. Alle utliggere vil i utgangspunktet være standard lengde. Ønskes lengre utliggere må dette ordnes av den enkelte. Innkalling til
Side 16 av 36 6. Annenhver utligger vil være med gangvei. 7. Bryggene vil utstyres med vann- og strømposter. 8. Betaling av båtplass vinter/vår 213. Forslag til Årsmøtet: Styret starter arbeidet med fornyelse av bryggeanlegget høsten 212 med gjennomføring våren 213. Innkalling til
Side 17 av 36 Vedlegg 5. 5b. Molo. Innkalling til
Side 18 av 36 Betongarbeider på molo. Moloen, som opprinnelig ble laget i ca 1985, er i sakte bevegelse på grunn av svikt i underlaget. Moloen er bygd opp av jevnstore granittblokker (ca1,5m x 1,m x1,m) lagt i forband. Da underlaget svikter er det observert at blokkene stadig glir fra hverandre med 1mm til 2mm pr. år. For å stoppe denne bevegelsen er det ønskelig å støpe et ca 2cm armert betongdekke i hele moloens lengde, ca 4m. Armeringen må i tillegg bores ned og forankres grundig i hver granittblokk. Innkalling til
Side 19 av 36 For å bedre vannsirkulasjonen på stranden skal det før støping av betongdekke kappes ut ca. 2 meter av molen og anlegges bro over utkappet. Hullet i molen skal tettes med egnet rist for å hindre maneter og tang, samt at barn svømmer inn og ut av denne. Styret har innhentet pris fra to entreprenører. Skjærgårdsbygg VBV Kr. 55.625,Kr. 343,375,- Forslag til årsmøtet: Styret budsjetterer med kr. 35.,- og iverksetter utbedring av molo i Østre havn. Innkalling til
Side 2 av 36 Vedlegg 6. 5c. Barnas badebasseng. Innkalling til
Side 21 av 36 Barnas badebasseng. Forstøtningsmur badestrand Ved kraftig regnvær skylles jord og humus ned i bassenget fra terrenget ovenfor. For å hindre dette ønskes anlagt en forstøtningsmur som også skal drenere vann fra terrenget ovenfor. Muren er tenkt utført som en "dobbel" mur med dreneringsrenne i midten. Fra dreneringsrennen må det føres rør ut i bassenget, og fortrinnsvis gjennom moloen og ut i havet. Over dreneringsrennen må det legges en rist eller lignende i korrosjonsbestandig materiale. Innkalling til
Side 22 av 36 Styret har innhentet pris på dette arbeidet fra to entreprenører. Skjærgårdsbygg VBV Kr. 161.812,Kr. 117.65,- Styret anser løsningen fra Skjærgårdsbygg som den beste løsningen og anbefaler på denne bakgrunn at denne løsningen velges på tross av høyere pris. Forlag til årsmøtet: Det budsjetteres med Kr. 165.,- kroner til anskaffelse av dreneringsmur på stranden. Innkalling til
Side 23 av 36 Vedlegg 7. 5d. Gatebelysning Innkalling til
Side 24 av 36 Gatebelysning. Styret har vært i kontakt med diverse entreprenører for innhenting av kostnadsoverslag på gatebelysning. Vei. Vedlagt er et kart som viser hvilke områder vi har fokusert på. I første omgang er det fokus på «hovedveien» fra tennisbanen ned til Østre Havn samt den bratte bakken opp fra Østre Havn. Dette utgjør til sammen ca. 75 m vei. Alternativt kan vi konsentrere oss om de aller mørkeste områdene som er den bratte bakken ned til Østre havn og veistykket fra Tennisbanen og ned til vei krysset med hytte 223. Lys Armaturer. Dersom vi velger en mastehøyde på 3,5m er det beregnet avstand mellom mastene på ca. 19 meter. Imidlertid er det i deler av veien bra med lys fra hyttene og avstanden her burde kunne økes. Vi burde komme langt på vei med ca. 3 lysarmaturer. Budsjettpris for Lysarmaturer er ca. 6.5/stk. inkludert mast og fundament etc. Graving. Den største kostnaden er gravearbeider. Budsjettpriser for graving av grøft er ca. 375 kr/m klargjort til asfaltering. Asfaltering koster ca. 1 kr/m2. Strøm. Strøm har vi tilgjengelig i Østre havn på begge sider og vi har også strøm tilgjengelig i skapene for kloakkpumpene. Innkalling til
Side 25 av 36 Vi kan velge å bruke vanlige Damplamper på 7W eller mer moderne LED lyspærer. LED pærer bruker mindre strøm, men er dyrere og gir et kaldere lys. Uansett valg av lyskilde vil driftskostnadene for strøm være relativt små. Anslagsvis mellom 5 og 1 tusen kr/år. Dersom årsmøtet ønsker gatelys på Sodefjed må vi velge hvor mye vi skal gå for i første omgang. - Kun de mørkeste områdene (grønt med gule tverrstriper) Kr. 4.,- Hele runden fra Østre havn til Østre havn (grønt) Kr. 75.,- Hele området (grønt og gult) Kr.? Prisene er estimater, men gir likevel en antydning om hvilke kostnader som må påregnes. Forslag til Årsmøtet: Alternativ 1: Det budsjetteres med kr. 4., for å montere gatebelysning kun på de mørkeste områdene. Alternativ 2: Det budsjetteres med kr. 75., for å montere gatebelysning kun på de mørkeste områdene. Innkalling til
Innkalling til Side 26 av 36
Side 27 av 36 Vedlegg 8. 5e. Årskontingent 213. Innkalling til
Side 28 av 36 Årskontingent 213. Årskontingenten for 212 ble bestående av en fast del og en variabel del avhengig av størrelsen på båtplasser den enkelte hadde. For året 211/212 har naturkreftene ikke stelt pent med bryggene. Styret har imidlertid vært forsiktige med å investere i omfattende vedlikehold i påvente av avgjørelse på om bryggeanlegget skal byttes ut. Året 212 har bidratt med nærmere kr 4.,- i ny egenkapital. Med tanke på den slitasje vi nå ser på anleggene, er dette neppe mer enn hva vi trenger. Av erfaring vet vi hva kostnadene kan bli om naturkreftene virkelig slår til. Skulle vi være riktig uheldige vil en slik egenkapital på langt nær være tilstrekkelig om det er en av de ovennevnte funksjonene som bryter sammen.. Med tanke på den eventualiteten at vi skulle få behov for en øyeblikkelig aksjon, mener styret at kontingenten burde opprettholdes til et snitt på kr 1.,- per år. I prognosen for 213 har derfor styret nå lagt inn et snitt på Kr 1.,- i årskontingent. Innkalling til
Side 29 av 36 Vedlegg 9. 9. Valgkomiteens innstilling Innkalling til
Side 3 av 36 SODEFJED HYTTEOMRÅDE Valgkomiteens innstilling til årsmøte 212 Valgkomiteen har bestått av Tore Johan Torgersen og Kjell Holthe. Valgkomiteen legger fram følgende forslag for årsmøtet: Styret: Leder: Tore Fintland 1 år (gjenvalg) Styremedlemmer: Carl Rolf Hallberg 1 år (ikke på valg) Geir Valseth 1 år (ikke på valg) Ingrid Frigstad Reiersen 2 år (gjenvalg) Per Tønnessen 2 år (gjenvalg) Tom Gabrielsen 1 år (gjenvalg) Inger Evensen Standal 1 år (Ny) Johnny Esperås 1 år (gjenvalg) Kjell E. Andersen 1 år (gjenvalg) Tore Johan Torgersen 1 år (gjenvalg) Kjell Holthe 1 år (gjenvalg) Varamedlemmer: Revisor: Valgkomite: Alle kandidatene er forespurt og har sagt seg villig. Sodefjed, 6.6.212 Tore Johan Torgersen (sign.) Innkalling til Kjell Holthe (sign.)
Side 31 av 36 Vedlegg 1. 1. Parkeringsplass Innkalling til
Innkalling til Side 32 av 36
Innkalling til Side 33 av 36
Innkalling til Side 34 av 36
Side 35 av 36 Org.nr. 979 352 123 Fullmakt For ordinært årsmøte 212 i Undertegnede sameier representerer stemme ( r ). Hytte ( r ) nr. Fullmakt til å stemme på mine vegne i alle saker som er nevnt i innkallingen til årsmøtet overdras her til: Navn: Undertegnet: Dato: Saker som er meldt i innkallingen og som fullmakten ikke gjelder for: Sak nr. : Fullmakten kan overdras videre til: Navn: Undertegnet: Dato: Det er kun utsteder som kan overdra fullmakt til andre. Fullmektige kan ikke gjøre dette Innkalling til
Side 36 av 36 Stemmeseddel 212 Antall stemmer: Innkalling til