Møtedeltakere: Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR 10 2017 Idrettsbygget Gløshaugen, 27.03.2017, kl. 18:15 20:15 Emilie Zakariassen Leder Tilstede Eirik Palm Hunnestad Nestleder Tilstede Espen Lindstad Kasserer Tilstede Joakim Kalbakk Økonomiansvarlig Tilstede Vilde Dalen Aas Styremedlem Ikke tilstede Katrine Lind Hegg Styremedlem Tilstede Stine Fleicher Myhre Styremedlem Tilstede Ingrid Sæther Houge Styremedlem Tilstede Mari Elise Rugland Varamedlem Tilstede Martine Furnes Pettersen Varamedlem Tilstede Styresaker: Sak 1: Godkjenning av referat (5 minutter) Innstilling: Vedtak Se utsendt referat fra HSM 09. Forslag til vedtak: Referat fra HSM 09 godkjennes Referat: Godkjennes ved akklamasjon. Sak 2: Siden sist (10 minutter) Innstilling: Informasjon Emilie: AU-møte, myye mail, planlagt mange møter, fått svar fra NTNU ang. tilretteleggelse for frivillige verv, blir snart møte der. Eirik: Årsmøte idrettsrådet, GVP (Gråkallen vinterpark) møte, mail, attest, hjulpet litt til med nye kasserere. Espen: Holdt kassererkurs, venter på at Mathias skal sende kassererveiledningen, hjulpet kassererne med div saker, nettverkssamling. Joakim: Sette seg inn i regnskap og jobbet med skjema, jobber tett med Stine og Espen. Prøver å skaffe et innblikk i økonomien Vilde: Levd late dager i Marokko, uten dekning. Vært i møte med en fantastisk dame som skal være med i Paraidrett-styret, møte med Per Einar ang. Paraidrett videre, ombooket lokaler til nettverkssamlingen og styret med Gudenes Natteliv. Katrine: KA er i gang, har skaffet layoutansvarlig! Endte opp med en del praktisk med tanke på Gudenes Natteliv, nettverkssamling, vært i møte med en som ser på mulighetene for å starte opp NTNUI-Curling, årsmøte idrettsrådet og AU-møte. Stine: Sponsorting med Mari Elise, svart på mail, begynt å oppdatere en del på nettsiden, lagd faq-side og begynner snart på engelsksiden, lager oversikt økonomi. 1
Ingrid: Møte med baneutvalget, lagd plan over dugnader med resten av baneutvalget, var på kasserermøte, snakket med Thomas om SL, nettverkssamling og Gudenes natteliv. Mari Elise: Jobbet videre med sponsormøte kommer til å bruke det videre, fått inn en sponsoravtale og få en forlengelse av gruppenes avtale. Martine: Blitt ferdig med alle erfaringsoverføringene, mail og er i kontakt med smartprofil. Sak 3: NTNUI- Volleyball sponsor (10 minutter) Saksfremlegger: Katrine Innstilling: vedtakssak Volleyball har forhandlet frem en sponsoravtale med Meldal Sparebank, som i korte trekk går ut på at de får 500 kr per. person (potensiell kunde) som stiller på et møte med Meldal Sparebank. Avtalen er vedlagt. Avtalen trenger godkjenning av oss før de kan signere den. AUs forslag til innstilling: Hovedstyret godkjenner at NTNUI- Volleyball kan inngå sponsoravtale med Meldal Sparebank. Referat: Eirik og Joakim er inhabile og forlater rommet mens saken diskuteres. Det virker som en grei avtale. Volleyball har forhørt seg litt rundt og det viser seg å være en del spillere og venner av spillere som eier eller skal kjøpe bolig. Med andre ord har de allerede en del som kan dra på et slikt møte med Meldal Sparebank. Bankens mål er å etablere seg bedre i Trondheim, så det er ikke snakk om noen annen form for promotering fra Volleyball sin side. Går slik vi ser det ikke i konflikt med vårt samarbeid med Danske Bank. Viktig å presisere at avtalen må innom hovedstyret igjen før den eventuelt fornyes etter 20 møter. Vedtak: 7 av 7 stemmer for forslaget til vedtak. Sak 4: Gråkallen Vinteridrettspark (20 minutter) Saksfremlegger: Eirik Innstilling: Informasjon og diskusjon GVP er et stort prosjekt, hvor formålet er å ha et bynært rekrutteringsanlegg for barn og unge. Gråkallen er det mest snøsikre området i Trondheim, og dette anlegget vil skape økt busstilbud for alle markabrukere. Det skal være et nonprofit anlegg, som eies og drives av klubbene NTNUI, Trondhjems Skiklubb og Freidig. Trondheim Kommune er ikke 100% flertall, men de har satt krav for at de støtter anlegget med at prosjektet må bygge, Gang og sykkelvei, parkeringsplasser og omlegge stier. Hele anlegget kommer til å koste 71.816.000,-. Noe som vil bli finansiert gjennom spillemidler, kommunetilskudd, og banklån. Det eneste dette prosjektet trenger for å starte er et større flertall i kommunen, som gjør at de vil utløse 4.000.000,- i spillemidler, som da resulterer i at prosjektet kan begynne å bygges. Styret til GVP består nå av 5 personer, som er minstekravet som er satt. NTNUI har ikke vært så veldig mye på banen i prosjektet over en lengre tid, men de ønsker nå at vi skal være mer aktive. De ønsker derfor at en person fra NTNUI og en person fra Studenterhytta skal være med i styret, slik at de blir 7 personer. Vi ønsker derfor at vi før påske har klart disse 2 kandidatene, de ønsker at vi har et møte med så mange som mulig fra HS, Hytta og GVPstyret, slik at alle er informert og vi kan lage en slagkraftig plan fremover. Dette betyr at 2
anlegget vil bli bygd slik at vi får mest mulig utbytte for det. Referat: Eirik går gjennom saken. Så langt har vi investert 60 000 i prosjektet og vi kommer maksimalt til å bruke 40 000 til. Et eventuelt overskudd i anlegget vil gå til å pusse opp anlegget, dette vil også inkludere Studenterhytta. Trenger folk fra hovedstyret og hyttestyret til å bli med i styret til Gråkallen vinterpark (GVP). Har snakket med leder av Studenterhytta, Eirin, og hyttestyret mener Morten Mjelva er en god representant til å representere dem. Han har også lyst selv. Eirik blir med i GVPstyret fra Hovedstyret sin side. Videre kommer Eirik til å kontakte grupper som kommer til å ha interesser i anlegget for å høre hvilke ønsker de har for vinterparken. Sak 5: Evaluering Gudenes Natteliv (10 minutter) Saksfremlegger: Hva gikk bra? Hva kan vi gjøre bedre neste gang? Det var en del krøll med organisering i forkant av arrangementet, hvordan kan vi unngå dette til neste år? Referat: Det virker som de fleste har hatt det gøy og er fornøyde, var masse folk på Samfundet! Fått et spørsmål om grunnen til at det var færre vorslokaler denne gangen, det ble vist litt trangt. Slippet av UKA Rundt burde vært planlagt bedre og gjort mer ut av, dette ble ikke så vellykket som det kunne ha blitt. Trenger megafon til lekene. Bør ta et møte med Samfundet, for å lage en mer standard plan og rettningslinjer for Gudenes Natteliv. Unødvendig med så mye styr før hvert arrangement. Dette gjelder også bedre organisering fra vår side. Må også fikse dette med drikke. Tidligere har man fått medlemsrabatt med NTNUI-oblat, men det gjorde vi ikke i år. Til neste år må vi ha butikken åpen flere timer i uka før Gudenes! Sak 6: Oppførsel under Studentlekene (30 minutter) og vedtak Se vedlagte dokumenter. Saken refereres i eget dokument. Sak 7: UKA Rundt (5 minutter) og Katrine Arrangementet er nå sluppet. Vi må sette ned et styre. Hvem ønsker å være med i et UKA Rundt styre? Er det forslag til andre personer vi kan spørre. Legger ved prosjektmandatet til UKA Rundt. Katrine oppretter kontakt med Guinness. For de som er interesserte i å være med 3
tar vi en arbeidskveld før fredagen. Enten onsdag eller torsdag. Referat: Veldig mange som er gira og mange som har gode ideer! Viktig å presisere at dette kommer til å ta mye tid og at det ikke skal gå utover eget arbeid med Hovedstyrets andre oppgaver. Emilie, Espen og Katrine er gira på å være med for fullt fra starten av. Mari Elise vil være med som sponsoransvarlig. Ingrid, Martine, Stine og Vilde vil gjerne være med på et senere tidspunkt. Kjører møte kl. 20 på torsdag. Sak 8: Manglende føring av fordringer (20 minutter) Saksfremlegger: Mathias I avslutningen av arbeidet med regnskapet kommer det frem at basket ikke har ført fordring for en vesentlig andel av den tildelte støtta for 2016. De har tilstrekkelig grunnlag til å ta ut 111.450,92, mens uttaket per 17/1, som ville vært det tellende grunnlaget, er 31.276,92. Basket går her glipp av veldig mye penger. Å justere støtta ville involvert å åpne deler av HSregnskapet og justere gjelda. Referat: Penger går ikke rett på konto, må føre fordringer. Alt som skal til HS må avdelingsføres. Skal vi gi de penger selv om de ikke har gjort jobben sin? Eller ikke la de få pengene og la det bli en straff? Basket har nå en ny kasserer, skal vi drepe alt av motivasjon med en gang med å la han/henne svi for gamle synder? Må være en mulighet for å finne en mellomting, om basket ikke får tilbake ender vi også opp med å straffe klubbens tilbud. Basket må da trolig trekke lag og vil i verste fall ikke klarer driften selv. Få gruppen til å stramme inn, ta dugnader osv. Må finne ut om HS er medskyldige i form av dårlig oppfølging. Burde dette ha blitt oppdaget på en tidligere internrevisjon? Fristen var 14. januar. Er vi for snille nå, kan dette skje igjen. Må lage klare retningslinjer ang. innlevering av regnskap og økonomiske sanksjoner. For sen innlevering kan føre til at HS ikke blir ferdig med sitt regnskap og dette går utover alle gruppene. Leder har ansvaret for at kasserer gjør jobben sin. Setter et krav til leder og kasserer for 2016 om å komme opp med den dokumentasjonen de klarer å få tak i. De får en tidsfrist og kan så søke penger for det de klarer å dokumentere, dette må verifiseres. Katrine tar saken videre med Basket. Sak 9: Til neste gang (10 minutter) Innstilling: Informasjon Begynn å tenke på utvalgene! Skriv stillingsannonser til neste uke! Emilie: Møte Eirin fra Studenterhytta, frivillighetsgruppa nytt campus, møte bachelor i idrettsledelse, kanskje på info om styrevalg NTNU, svare på mail Eirik: GVP - få orden på det og få det i gang, klubbadmin og sportsadmin osv. Espen: UKA Rundt, permene leveres på lørdag så internrevisjon. Ha alle på opplæring en 4
gang i nærmeste fremtid. Joakim: Skaffe mer innsikt ang søknader og økonomien til HS, svare mail Vilde: Møte idrettsrådet, arrangere møte Paraidrett og sende ut tilbakemeldingsskjema Gudenes Natteliv. Katrine: Møte med layout ansvarlig KA, lese korrektur og skrive en del innlegg til KA, møte med volleyball, UKA Rundt Stine: Svare mail, sponsormøte, jobbe med nettsiden, sjekke opp tanken for gruppeblogg. Ingrid: Møte gard for mer erfaringsoverføring, møte NTNU drift og møte med UKA, møte med UKA Rundt. Fikse mosjonsplakaten Mari Elise: Uka Rundt, sponsor, og litt diverse Martine: Sjekke opp drakter, få Emilie og Thomas på møte, og litt møter med baneutvalget Sak 10: Eventuelt 10.1 KK kritisk til pengestraff for å komme for sent. Gjør om ordningen til at du nå får kryss for å komme for sent. Flest kryss i løpet av måneden arrangere en sosial happening for HS. 10.2 Trenger innlegg om HS til KA, alle skriver et lite innlegg om seg selv. Kan sende alle det som ble skrevet i fjor for inspirasjon. Send det til Katrine innen onsdag. 10.3 Litt praktisk ang. møte. Det sklir ut og folk begynner å ta opp ting de lurer på under «til neste gang». Still heller generelle spm. på eventuelt og ikke i alle andre saker. 10.4 Eirik lurer på om vi skal lage nye gensere og om det er regler for dette? Martine fikser og Eirik kommer med forslag. 10.5 Kan men kjøpe litt frukt og snacks til sponsmøte? Ja, litt går greit. 10.6 Arbeidskveld på søndag for de som kan. 5