Konkurransegrunnlag Del I Konkurranse med forhandling i ett trinn, under EØS-terskelverdi Anskaffelse av El installasjoner for Fedje VTS med tilhørende radarsiter Saksnummer 10/02622 Kunngjort i DOFFIN-basen dato: 20.9.2010 ref.nr. 214238
INNHOLD Del I Betingelser for konkurransen... 3 1 Informasjon om anskaffelsen... 3 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver... 3 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen... 3 1.3 Anskaffelsens formål... 3 1.4 Avtalevilkår... 3 1.5 Planlagt fremdrift...4 1.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 4 1.7 Leverandørens kontaktperson... 4 1.8 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget... 4 1.9 Tilbudsbefaring...4 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav... 5 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 5 2.1.1 Skatteattester... 5 2.1.2 HMS-egenerklæring... 5 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 5 2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 5 2.4 Underleverandører... 6 3 Krav til tilbudet... 6 3.1 Tilbudets utforming og levering... 6 3.2 Tilbudsfrist... 6 3.3 Vedståelsesfrist... 6 3.4 Innleveringssted...6 3.5 Priser og fakturering... 6 3.6 Avvik og forbehold... 7 3.7 Alternative tilbud...7 3.8 Tilbud på deler av oppdraget... 7 3.9 Endre og tilbakekalle tilbud... 7 3.10 Komplett tilbud tilbudets innhold og disposisjon... 7 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 7 4.1 Registrering av tilbud... 7 4.2 Tilbudsåpning...8 4.3 Avvising av leverandører... 8 4.4 Avvising av tilbud... 8 4.5 Forhandlinger... 8 5 Avgjørelsen av konkurransen... 8 5.1 Tildelingskriterier...8 5.2 Innstilling på kontraktstildeling... 9 5.3 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 9 5.4 Opplysningsplikt... 9 6 Diverse bestemmelser... 9 6.1 Taushetsplikt... 9 6.2 Offentlighet... 9 6.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen... 10 6.4 Habilitet... 10 6.5 Kostnader... 10 Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring... 11 Konkurransegrunnlag del I Ver 1.4 GS18092010 Side 2 av 11
Del I Betingelser for konkurransen 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver Kystverket, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av Anskaffelse av El installasjoner for Fedje VTS med tilhørende radarsiter Kystverket er Fiskeri- og kystdepartementets etat for sjøtransport, sjøsikkerhet, havner og beredskap mot akutt forurensning. Kystverket arbeider aktivt for en effektiv og sikker sjøtransport gjennom å ivareta transportnæringens behov for framkommelighet og effektive havner. Kystverket forebygger og begrenser skadeeffektene ved akutt forurensning, og medvirker til en bærekraftig utvikling av kystsonen. For nærmere informasjon om Kystverket organisering og virksomheter, vises det til våre hjemmesider på www.kystverket.no. 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og II. Denne anskaffelsen følger prosedyren for konkurranse med forhandling.dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater forhandlinger. Konkurransen gjennomføres i ett trinn. Det vil si at alle leverandører som ønsker å delta i konkurransen skal levere dokumentasjon på kvalifikasjoner som del av og komplett tilbud. Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del I: Betingelser for konkurransen (dette dokumentet) med ett vedlegg Del II: Avtale og Bilag til avtale, herunder kravspesifikasjon Referanse til kunngjøring på www.doffin.no er gitt på forsiden. 1.3 Anskaffelsens formål Fedje VTS er inne i en prosess med oppgradere av teknisk overvåkningsutstyr. Dette krever endring av El installasjoner på Fedje trafikksentral, Marøy radarstasjon og Vikingneset radarstasjon samt anskaffelse blant anna UPSer, batteribanker og skilletrafo. 1.4 Avtalevilkår Anskaffelsen skal reguleres av vedlagte forslag til avtalevilkår med bilag, jf. konkurransegrunnlagets Del II. Konkurransegrunnlag del I Ver 1.4 GS18092010 Side 3 av 11
1.5 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Med unntak av tilbudsfristen er datoene nedenfor foreløpige og kan bli endret. Planlagte milepæler Frister Anbudsbefaring 27.09.2010 Frist for å stille spørsmål til konkurransen 5. dager før tilbudsfrist Tilbudsfrist 06.10.2010 kl:12:00 Tilbudsåpning 06.10.2010 kl:13:00 Oppdragsgiver gir skriftlig melding om valg av leverandør Innen 15.10.2010 Frist for eventuell klage på tildeling av kontrakt Innen 10 dager etter valg av leverandør Kontrakt inngås Innen 25.10.2010 1.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Det er ønskelig at alle spørsmål reises skriftlig per e-post. Spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til: Kontaktperson: Postadresse: E-post: ArentWiken Kystverket Vest Postboks 466 5501 Haugesund Arent.wiken@kystverket.no 1.7 Leverandørens kontaktperson Oppdragsgiver ber leverandøren innen kort tid etter mottak av dette konkurransegrunnlaget om å sende inn navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse til kontaktperson. Opplysningene sendes til: arent.wiken@kystverket.no Dersom konkurransegrunnlaget administreres gjennom Doffin-basen og leverandør derigjennom er registrert som deltager, faller vilkåret ovenfor bort. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta mindre rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter jf. FOA 8-2. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 1.9 Tilbudsbefaring Det arrangeres tilbudsbefaring med oppmøte på Fedje Trafikksentral mandag 27. september kl. 1045. Vi ber den enkelte tilbyder ta kontakt med Arent Wiken direkte for påmelding. Telefon 56 16 44 36 eller mobil 915 66 752 Konkurransegrunnlag del I Ver 1.4 GS18092010 Side 4 av 11
2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har betalt sine skatter og avgifter, samt oppfyller minimumskrav til helse, miljø og sikkerhet. Restanser på skatter og avgifter medfører avvisning. Dokumentasjon Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS-egenerklæring 2.1.1 Skatteattester Norske leverandører skal fremlegge skatteattester for merverdiavgift og skatt (skjema RF- 1244). Skatteattestene for både skatt og merverdiavgift kan bestilles fra leverandørens lokale skatteoppkreverkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. 2.1.2 HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg 1. 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Firmaattest eller tilsvarende fra søkerens hjemland 2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Det kreves nødvendig sertifisering / Bekreftelse på at tilbyder er registrert i DSBS autorisasjon for det arbeid som skal sentrale register over EL virksomheter, samt liste utføres over faglige virkeområder vedlegges. Det kreves erfaring fra tilsvarende eller relevante oppdrag/leveranser Oversikt over foretakets totale bemanning som er relevant for utførelse av denne forespørselen Det skal legges ved tilbudet referanseliste til foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Referansene kontrolleres ved behov. Konkurransegrunnlag del I Ver 1.4 GS18092010 Side 5 av 11
2.4 Underleverandører Dersom Leverandøren planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og angis hvilke ytelser de vil utføre. 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn Tilbudet skal være merket: Tilbud Anskaffelse av El installasjoner for Fedje VTS med tilhørende radarsiter saksnummer 10/02622" 2. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse 3. Tilbudet skal leveres på norsk. 4. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. punkt 3.4 5. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. 6. Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. Oppdragsgiver ønsker elektronisk versjon av tilbud som vedlegg til tilbudet, enten på minnepenn eller CD. 7. Sladdet versjon i samsvar med pkt. 6.2 I fo 8. Tilbudet skal leveres i perm. Hvert punkt i tilbudet skal være inndelt med skilleark med klar disposisjon først i tilbudet. Jfr. pkt 3.10. 9. Brosjyrer og annet reklamemateriell, som ikke er relevant for tilbudet, skal ikke inngå i noen deler av tilbudet. Krav til tilbudets innhold og disposisjon følger av punkt 3.10. 3.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 06.10.2010 kl:12:00.tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. punkt 3.4, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 60 dager regnet fra utløpet av tilbudsfristen. 3.4 Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Kystverket Vest Postboks 466 5501 Haugesund Gateadresse: Kystverket Flathaugata 12 5523 Haugesund 3.5 Priser og fakturering Tilbudets delpriser og totalpris skal oppgis i tilbudet. Se ellers vedlagte prisskjema og avtalevilkår. Konkurransegrunnlag del I Ver 1.4 GS18092010 Side 6 av 11
3.6 Avvik og forbehold Alle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være presise, entydige og klart fremgå av tilbudet, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren, jf. FOA 11-3. Leverandøren kan ikke ta vesentlige forbehold mot avtalevilkårene, jf. FOA 11-11 (1) bokstav d eller inngi tilbud som inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen jf. FOA 11-11 (1) bokstav e. 3.7 Alternative tilbud Alternative tilbud skal være innenfor konkurransegrunnlagets ytre rammer. Vi ønsker en åpning for at andre kvaliteter, funksjoner og/eller metoder, som ikke er nevnte i kravspesifikasjon kan være mulig. 3.8 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.9 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt 3.1. 3.10 Komplett tilbud tilbudets innhold og disposisjon Komplett tilbud skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende nummererte punkter: 1. Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold som ikke fremgår av punkt 5 nedenfor skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet 2. Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner 2.1 Skatteattester (merverdiavgift og skatt) 2.2 HMS-egenerklæring 2.3 Organisatoriske og juridiske stilling 2.4 Finansielle og økonomiske kapasitet 2.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 3. Løsningsbeskrivelse, som er leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon jf. Del II Bilag 1 og 2 4. Pris Alle svar skal gis under de respektive punktene og ikke i form av kryssreferanser. 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. Konkurransegrunnlag del I Ver 1.4 GS18092010 Side 7 av 11
4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted 06.10.2010 kl:13:00. Åpning vil foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Det blir ikke gjennomført offentlig tilbudsåpning. 4.3 Avvising av leverandører Oppdragsgiver skal etter FOA 11-10 (1) avvise leverandører som blant annet: a) ikke oppfyller krav som er satt for leverandørens deltakelse i konkurransen, jf. punkt 2 b) har unnlatt å innlevere skatteattester c) har unnlatt å innlevere HMS-egenerklæring Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom vilkårene i FOA 11-10 (2) er tilstede. 4.4 Avvising av tilbud Oppdragsgiver skal etter FOA 11-11 (1) avvise tilbudet når det blant annet: a) ikke er levert innen fastsatte frister b) ikke er levert i samsvar med punkt 3.1 punkt 1-5 c) inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget som er i strid med FOA 11-3 d) inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene Oppdragsgiver kan avvise tilbudet dersom vilkårene i FOA 11-11 (2) er tilstede. 4.5 Forhandlinger Oppdragsgiver vil kun forhandle med leverandører som ikke er avvist etter punkt 4.3 eller 4.4. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre forhandlingene i flere faser, og redusere antall tilbud som det forhandles om. Avskalling, en første reduksjon vil kunne skje i forkant av forhandlingene. Eventuell reduksjon vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Det er adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. 5 Avgjørelsen av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som etter forhandlingene er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt i % Dokumentasjonskrav Pris 40 % Totalpris for kontrakt, alle kostnader inkludert. Jf. prisskjema Kvalitet Kvalitetskriteriet skal være en vurdering av den totale kvalitet på leverandørs tilbud. 60 % 40 % 20 % Underkriterier til kvalitet: 1. Grad av oppfyllelse av kravspesifikasjon 2. Synliggjort gjennomføringsevne Konkurransegrunnlag del I Ver 1.4 GS18092010 Side 8 av 11
5.2 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen. 5.3 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 13-1 (1) Saklig grunn vil her typisk kunne være manglende konkurranse, uventede endringer i bevilgningene etc. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 13-1 (2) 5.4 Opplysningsplikt I tillegg til meddelelsen som skal gis ved kontraktstildeling, jf. punkt 0, skal oppdragsgiver gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: tilbudet avvises eller oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen, jf. punkt 5.3. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: hvorfor tilbudet er avvist eller hvorfor tilbudet ikke ble valgt. Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 6 Diverse bestemmelser 6.1 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 6.2 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova (lov av 19. mai 2006 nr. 16) 23. Ved en eventuell anmodning om innsyn i tilbudet etter valg av leverandør, vil i utgangspunktet kun taushetsbelagte opplysninger kunne unntas offentlighet. Tilbudet må da sladdes for evt. taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter). På denne bakgrunn er det ønskelig at leverandøren kan levere et tilbud elektronisk der leverandøren har sladdet det som anses som forretningshemmeligheter (en sladdet versjon av tilbudet) på forespørsel. Konkurransegrunnlag del I Ver 1.4 GS18092010 Side 9 av 11
Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver ikke er bundet av leverandørens vurderinger av hvilke opplysninger som er taushetsbelagte. 6.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 6.4 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen. 6.5 Kostnader Tilbyder bærer selv alle kostnader knyttet til utarbeidelse og gjennomføring av konkurransen. Konkurransegrunnlag del I Ver 1.4 GS18092010 Side 10 av 11
Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato: Konkurransegrunnlag del I Ver 1.4 GS18092010 Side 11 av 11