Protokoll fra ordinært styremøte Sted: Fotball/budbilkontoret Dag/dato: Onsdag 11.mai 2016 Varighet: 17.30 20.30 Tilstede styret: Fra administrasjonen: Forfall: Espen A. Johansen (EJ), Terje Bråthen (TB), Kenneth Brørby (KB), Tom Erik R. Frydenlund (TF), Espen Hagen (EH) og Ole Martin Lafton (OL) Tor Haug (TH) Hanne Dahl Molden (HM) Dagsorden Sak 026 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret godkjente innkallingen og saksliste. Sak 027 Signering av møteprotokoll fra styremøte 20.04.16 Styreprotokollen ble signert. De som ikke var tilstede signerer ved neste anledning. Sak 028 Kunstgressprosjekt 2016 Fremdrift i arbeidet og finansiering KB orienterte: Kunstgressprosjektet er i rute og det ser ut til at avtalt tid på 8 uker overholdes. Gammelt kunstgress må fjernes eller gis bort Espen holder i dette. Lyssøknad Kenneth holder i dette. Motorklubben skal ha lyskasterne og stolpene, de demontere dette. Økonomi: Gjensidigestiftelsen skal behandle vår søknad om støtte i slutten av mai, det er søkt om 300 000,- av TH Om ikke Svein Skarpmo snart gir et svar om å ta seg av sponsorarbeidet rundt kunstgressprosjektet må man finne en annen løsning. Forslag om at Espen tar seg av dette. Det er kommet forslag om å organisere et åpningsarrangement, offisiell åpning av ny kunstgressbane, forslag om 14.august. Styret tok orienteringen til etterretning og ønsker å fatte et vedtak om salg av sponsoravtaler på neste styremøte. Offisiell åpning av kunstgressbanen settes til august, TH organiser dette.
Sak 029 Investering i utstyr til 3er fotball Det er kommet nye føringer fra NFF om småbanespill for 6 åringer i år, der spiller man 3er fotball. Banene anbefalt fra NFF er med vant, både til kamp og trening. Det vil være en investering på 100 150 000 kr. for fire baner. Det finnet et alternativ til 27 000,- med nett, tror nettløsning er en god variant og er enklere å montere. 35 foreldre var på første foreldremøte for de nye 6 åringene Det ble diskutert om man skal prioritere noe av dette nå, er det rom rent økonomisk. Styret vedtok å ikke investere i dette nå, man ønsker å høste er faringer å se på om det skal investeres i dette senere i 2016 og evt. i 2017. Det gjøres en ny vurdering til høsten, utarbeides kalkyle og høster erfaringer. Sak 030 Rutiner for behandling av inkassosaker. Vi har liggende 3 inkassosaker, ønsker styret å ta ut forliksklage? Kostnaden er 1400,- pr. krav for forliksklage. Alternativet er at det står som nå, purres jevnlig gjennom årene som kommer. Styret vedtok å ikke ta ut forliksklage, men lar inkassobyrået purre, forutsatt at det ikke påløper en avgift etter at saken foreldes. Når det tas ut inkassosak mot en spiller har de trenings og spillenekt, og klubb bytte godkjennes ikke av klubben før kravet er gjort opp. Sak 031 JIF Budbiler Jevn stabil inntekt, 35-40 000 i måneden er innkjørt. Det er potensiale i et samarbeid med Gausdal Landhandleri, kan vi lage en avtale? EH jobber for å se på hvordan vi skal gå frem. Det ble diskutert om det skulle nedsettes et utvalg for å se på organiseringen av budbilene, rekruttering osv. Prosjekt budbiler kan bestå av: TH og TB. Det kom forslag om at budbilene: - skal synliggjøres i regnskapet, med egen post. TH avklarer. - fast punkt på JIF.NO - nyhetssak på hjemmesiden. Styret vedtok at EH jobber med en avtale mot Gausdal Landhandleri og at TH og TB starter arbeidet i utvalget prosjekt budbiler.
Sak 032 Status senior Spiller situasjon: har hatt møte med potensielle spillere, dette har strandet på grunn av at klubben ikke viker fra sine prinsipper om godtgjørelse. En spiller har fått innvilget at kontrakten termineres. Espen Ø er tilbake i trening, Møte med HBK om dialog om lån/overgang fra sommeren. Implementering av sportsplan: TB har vært i dialog med trenerne om dette. Møte med spillerne er informert om at det skal gjennomføres. Styret tok orienteringen til etterretning. Sak 033 Status yngres Vært en sak med NFF ift. at G.15 stilte med 8 spillere som ikke var spillerberettiget ifølge FIKS systemet. Disse spillerne har vært registrert som uregistrerte spillere, denne forklaringen er sendt til NFF Buskerud krets, venter på reaksjon. Sendt ut informasjon til lagledere at alle må forsikre seg om at spillerne er registrert i FIKS. Ny trener på G15 er meget godt tatt imot. G.11 har hatt Joachim Frandzen med på treninger og noen kamper og har sagt ja til å være trener. 17.mai er det kontroll på. Bestilt halltider for vinteren. Fakturering av treningsavgiften og medlemskontingent gjøres i løpet av en uke. Begynt å jobbe med trenerhåndboken og regler i klubben. TH etterlyser tilbakemelding på forslag til rutiner for utstyr til trenere og frivillig, styret skal svare på dette pr. mail. Styret tok orienteringen Sak 034 Status anlegg Sesongen er i gang, vært heldig med været, banene er i bruk. Eggemoen er tilgjengelig, G16 laget har ansvar for klipping og kan benyttes av hele klubben. Haugerstranda er klar til bruk. Hovedbanen er ikke blitt jobbet med av kommunen, gresset har startet å gro nå, så da skal kommunen starte arbeidet.
Klubbhuset jobbes med mindre utbedringer. Mulig vi må benytte elektriker på noe av dette. Skøytebetaling for bruk av klubbhuset skal i dialog med de og alliansen for betaling for både 2015 og 2016. Alliansen krever kr. 1000,- i avgift av medlemmene hvis de ønsker å bruke styrkerommet. Styret stiller seg kritisk til denne ordningen og vil følge dette videre. Hovedkiosken skal oppgraderes så snart som mulig. Ny driftsgruppe for kunstgress utarbeides av KB. Styret tok orienteringen til etterretning. Sak 035 Administrasjonsoppgaver Oppdatering på Superinvite; ref. skriftlig oppsummering fra TH. Fotballskole: det meste er på plass. Samarbeid med Aktiv Sommer (kommunen). Innkjøp av utstyr: store investeringer er gjort, dette bør synliggjøres via media og digitale plattformer. Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok at styreleder og BU leder for fullmakt til å disponere/foreta innkjøp opp til 15 000,- etter godkjenning av adm. leder. Fullmaktsskjema signeres i august møte. Sak 025 Eventuelt En sak ble fremsatt til eventuelt: 025-1 Salg av produkter via nett Sak 025-1 Salg av produkter via nett TH presenterte et konsept for videresalg av blant annet helsekostprodukter via nettportal. Styret diskuterte om dette er noe for klubben for å generere ekstra inntekter. Styret vedtok at TH skal sende ut mer informasjon og at det avklares pr. epost om man skal gå for dette konseptet.
Signering: ------------------------------- ------------------------------- ----------------------------- Espen A. Johansen - leder Hanne Dahl Molden nestleder Tom Erik R. Frydenlund ------------------------------- ------------------------------- ----------------------------- Terje Bråthen Kenneth Brørby Ole M. Lafton (vara) ------------------------------- Espen Hagen (vara)