Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: 02.03.2017, Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 19:30 Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra til saksnr.: 17/1 17/9 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Øivind Kristiansen, leder Tov Myklatun, nestleder Anne Marit Skovly Hanne Synnestvedt Thor Bjønnes Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Jolanta Betker Møtene fra administrasjonen: Ingen Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Hvaler har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at alle saker skulle behandles for åpne dører.. Øivind Kristiansen, leder. Tov Myklatun, nestleder
Kontrollutvalget Hvalers møte 02.03.2017 Sakliste PS 17/1 Godkjenning av protokoll fra møtet 8.12 2017 3 PS 17/2 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016 11 PS 17/3 Prosjektplan Innføring av eiendomsskatt 16 PS 17/4 PS 17/5 PS 17/6 Revisjonsnotat: Oppfølging av kommunens praktisering av anleggsbidragsmodellen. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og adm. Direktør Oppfølging - eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 22 26 36 PS 17/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 46 PS 17/8 Referater og meldinger 54 PS 17/9 Eventuelt 60 PS 17/1 Godkjenning av protokoll fra møtet 8.12 2017 1. Protokoll fra møtet 8.12 2016, godkjennes I protokollen sak 16/39 ble det påpekt at årstallet 2015 skal være 2017. Utover det godkjennes protokollen Protokoll fra møtet 8.12 2016 godkjennes med korrigeringen av årstall 2015 til 2017 i sak 16/39 PS 17/2 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016, tas til orientering
Revisor orienterte om utført forvaltningsrevisjon i 2016. Vedtaket som innstillingen Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016, tas til orientering PS 17/3 Prosjektplan Innføring av eiendomsskatt 1. Prosjektplan Innføring av eiendomsskatt, vedtas Revisor redegjorde for prosjektplanens innhold. Kontrollutvalget ønsket også at revisjonen skulle vurdere om inntektene fra eiendomsskatt er benyttet som forutsatt i henhold til kommunestyret vedtak ved innføring av den. Revisjonen vil utvalget en tilbakemelding i neste møte om et ny problemstilling vil medføre behov for økte ressurser. Fremlagt prosjektplan «Innføring av eiendomsskatt» vedtas med tillegg om følgende ekstra problemstilling: Er inntektene fra eiendomsskatt benyttet som forutsatt i henhold til kommunestyrets vedtak. PS 17/4 Revisjonsnotat: Oppfølging av kommunens praktisering av anleggsbidragsmodellen. 1. Kontrollutvalget tar Notat oppfølging av kommunens praktisering av anleggsbidragsmodellen, til orientering 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om å oversende skatteetatens vurdering og konklusjon av kommunens praktisering av anleggsbidragsmodellen til kontrollutvalget når dette foreligger. Revisor redegjorde for funn og konklusjoner i notatet. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget tar Notat oppfølging av kommunens praktisering av anleggsbidragsmodellen, til orientering 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om å oversende skatteetatens vurdering og konklusjon av kommunens praktisering av anleggsbidragsmodellen til kontrollutvalget når dette
foreligger. PS 17/5 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og adm. direktør 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til etterretning 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til etterretning PS 17/6 Oppfølging - eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 1. Oppfølging av eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS tas til orientering 1. Oppfølging av eierskapskontroll av Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS tas til orientering PS 17/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2016, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 tas til orientering
I årsrapporten kapitel om kontrollutvalgets sammensetning er et medlem oppsatt med feil parti tilhørighet. Dette endres i kontrollutvalgets årsrapport før den oversendes kommunestyret til behandling. Vedtaket ble som innstillingen 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2016, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 tas til orientering PS 17/8 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 17/9 Eventuelt Fredrikstad, 15.2 2017 Kontrollutvalget ønsket å invitere rådmannen til neste møte (15. mai) for å informere utvalget om status på arbeidet som gjøres med å intensivere lovlighetsoppfølgingen i byggesaker (ref. kontrollutvalgssak 16/39). Sekretariatet informerte utvalget om henvendelser (e-poster) om to forskjellige temaer i Hvaler kommune. Sekretariatet informerte videre om at tilsendte e-poster vil fremlegges for kontrollutvalget til behandling i neste møte 15. mai. Kontrollutvalgets leder informerte om at han har mottatt brev fra et advokatfirma i Fredrikstad om klage på en detaljregulering i Hvaler kommune. Brevet er stilet til Fylkesmann med kopi til leder av kontrollutvalget. Brevet tas til orientering