ULSTEIN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL A Utval: Ulstein kontrollutval Møtestad: Ulstein rådhus, møterom Hasund Dato: 22.11.2016 Tid: 13.00 16.10 Faste medlemmer som møtte: Namn Funksjon Ivar Mork Asbjørn Gausdal Leiar Nestleiar Berit Lyngstad Medlem Mary Kleven Brekke Medlem Faste medlemmer som ikkje møtte: Jon Åge Eidem Namn John Osnes Medlem Møtte for Jon Åge Eidem Frå Vest kontroll møtte: Namn Jostein Støylen Sigrid Torbjørnson Stilling Dagleg leiar Konsulent Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Namn Stilling Halldis Moltu Revisor Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor Frå administrasjonen møtte: Namn Stilling Knut Erik Engh Ordførar, i sak 32/16 og 35/16 Verner Larsen Rådmann, tilstade til og med handsaming av sak 33/16 1
SAKLISTE Saksnr. Tittel 29/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 30/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE 31/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 32/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 33/16 PLAN OG RETNINGSLINER FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 34/16 TERTIALRAPPORT MED FINANSRAPPORTAR PR. 2. TERTIAL 2016 35/16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BARNEVERN TILTAK, TILSYN, RUTINAR ULSTEIN KOMMUNE 36/16 REVISJONSPLANLEGGING 2016 FINANSIELL REVISJON 37/16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT VATN OG AVLØP ULSTEIN KOMMUNE 38/16 RUTINER ULSTEIN KOMMUNE - ORIENTERING POLITISK SEKRETARIAT JF.SAK 22/16 39/16 MELDINGAR SAKER SOM KJEM TIL ----------o---------- 2
SAK 29/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL Samrøystes vedtak 1. Innkalling og sakliste vart godkjent med følgjande endring i rekkjefølgja av sakene: 29, 30, 31, 32, 35, 37, 34, 33, 36, 38, 39 og sak 40 som kom til. 2. Til å skrive under møteboka saman med leiaren vart vald Berit Lyngstad. SAK 30/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE Vedlegg Møteprotokollen frå møtet 05.10.2016. Samrøystes vedtak Møteprotokollen frå møtet 05.10.2016 vert godkjent. SAK 31/16 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2016 Møteprotokollar til gjennomgang: Kommunestyret: 27.10 Formannskapet: 04.10 18.10 08.11 15.11 Formannskapet som klageorgan: 18.10 Teknisk utval: 06.10 10.11 Levekårsutvalet: 05.10 09.11 Fellesrådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne: 09.11 Ungdomsrådet Arbeidsmiljøutvalet: Administrasjonsutvalet: 15.11 Valnemnda: Valstyret: 08.11 SSR IKS styre: SSR IKS representantskapsmøte: Ulstein Eigedomsselskap, styremøte: 01.11 Samrøystes vedtak Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt ingen merknad til gjennomgådde møteprotokollar. SAK 32/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 Vedlegg 1. Overordna analyse i Ulstein kommune 2016 2019. Utarbeida av Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS. 2. Analyse av nøkkeltal frå statistisk sentralbyrå. Utarbeida av Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS. Saksopplysningar Innhaldet i plan for forvaltningsrevisjon Heimelen for forvaltningsrevisjon følgjer av kommunelova (koml.) 77 nr. 4, som fastset at kontrollutvalet skal sjå til «at det blir gjennomført systematiske vuderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut frå kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon)..», jf. tilsvarande formulering i 9 første ledd i forskrift 3
om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar. Etter 10 skal det «minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunetyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon.» Det er vidare fastsett at kommunestyret vedtek planen. Formålet med forvaltningsrevisjon Hensikta med forvaltningsrevisjonen er blant anna å bidra til ein betre og meir effektiv kommunal forvaltning. Når det vert utført forvaltningsrevisjon, set ein fokus på økonomi og måloppnåing. Ved utøving av forvaltningsrevisjon bidreg kontrollutvalet m.a. til: Å påpeike forbetringsområder som bidreg til økt produktivitet og måloppnåing i tilhøve politiske vedtak og føresetnadar. Å bidra med informasjon til kommunen sine avgjerdstakarar som er til nytte for o Å styrke kommunestyret sitt grunnlag for styring o Kontrollutvalets tilsyn med forvaltninga o Leiinga si vurdering av mogligheiter for meir sparsom/økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet og betre måloppnåing. o Rasjonell, målretta og kostnadseffektiv drift. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon Gjennomføring Etter at kommunestyret har vedtatt plan for forvaltningsrevisjon, vil kontrollutvalet sørgje for å bestille forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet vedtek problemstillingar, prosjektplan og ressursar, og om det i så fall skal gjennomførast foranalyse. Bestillinga vert, som hovudregel, til Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS. Rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpande til kontrollutvalet om resultat av gjennomført forvaltningsrevisjon. Vidare er kontrollutvalet pålagt ansvar for å rapportere til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtek spesielle føresegn for når og korleis rapporteringa skal gå føre seg, er det opp til kontrollutvalet å finne ein tenleg form og frekvens på dette. Rapport og resultat frå det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt vert då fortløpande lagt fram for kommunestyret. Prioriteringar i denne perioden Generelt Overordna analyse er basert på innsamla informasjon og statistikk for kommunen, dessutan revisors erfaringar, tidlegare analyse/plan og tidlegare prosjekt. Vi viser til den overordna analysen (vedlagt saka) for nærare opplysingar. På bakgrunn av denne analysen vert det lagt opp til val av forvaltningsprosjekt basert på risiko- og viktigheit (jf. vedlegg). Eit prosjekt blir bl.a. sett i verk for å bidra til å redusere ein mogleg trussel. I tillegg vil dette vere prosjekt som skal fokusere på ein målretta, rasjonell og kostnadseffektiv drift. Ved ein konkret utveljing av prosjekt bør nytteverdien vurderast i tilhøve forventa ressursbruk for å gjennomføre prosjektet. Ved utforminga av eit prosjekt vil kontrollutvalet avgrense temaet slik at prosjektet blir konkret og gir kontrollutvalet dei nødvendige opplysingar for deira kontroll med kommunen. 4
Gjennomførte forvaltningsrevisjon siste planperiode 2013: Omsorgsløn 2014: Oppfølgingsprosjekt Omsorgsløn 2015: Sjølvkost vatn og avløp 2016: Barnevern tilsynsførarordninga Prioriteringar av forvaltningsrevisjonar 2016-2019 I oversikta under er det foreslått forvaltningsrevisjonar ut frå dei opplysingane som ligg føre. Nedanfor går det fram oversikt over aktuelle forvaltningsprosjekt som kan vere aktuelle, og som kontrollutvalet kan ta utgangspunkt i, når dei legg sin plan for forvaltningsrevisjon i komande periode. Oversikta kjem fram i rapporten Overordna analyse som er utarbeida med bakgrunn i årsmelding/årsrapportar, spørjeundersøking, rekneskap, KOSTRA, fylkesmannen sine vurderingar og revisjonen sine eigne vurderingar (ikkje prioritert rekkefølgje): Meir informasjon finn ein i sjølve rapporten for overordna analyse som fylgjer som vedlegg. Sentraladministrasjon Jf. del 4 Økonomistyring og budsjettoppfølging Kvalitet på den økonomiske rapporteringa Grunnskule /PPT Jf. del 5.1.1, 5.1.2, 5.3 og 5.4 Spesialundervisning Utgreiingskapasitet og førebyggjande arbeid i PP-tenesta Barnevernstenesta Jf. del 5.1.3, 5.3 og 5.4 Saksbehandling i barnevernstenesta (behandling av meldingar og gjennomføring av undersøkingar) Oppfølging av born med tiltak Oppfølging av born ved omsorgsovertaking Etterkontroll av tilsynsførarordninga Barnehagar Jf. del 5.1.4, 5.3 og 5.4. Tidleg innsats/samarbeid med PPT Samanlikning/analyse mellom offentlige og private barnehagar Teknisk Jf. del 6 Sjølvkost vatn og avløp (etterkontroll?) Forvaltning rift og vedlikehald av kommunale bygg (vedlikehaldsetterslep) Sakshandsaming byggjesaker (plan og bygningslova) Helse/ Pleie og Omsorg Jf. del 7 Kvalitet/avviksrapportering (eining/teneste?) Analyse av økonomisk sosialhjelp- (utgiftsnivå/stønadsperiode osv. samanlikna med andre kommunar) Overtid/vikarbruk Generelt Overtid og vikarbruk (sektor/teneste/avdeling?) Sjukefråvær (sektor/teneste/avdeling?) 5
Innkjøp/anbodsprosess (Sektor/teneste/avdeling) KOSTRA-analyse (sektor/teneste/avdeling?) Kvalitetssikring og avvikshandtering (sektor/teneste/avdeling) Det er viktig å gjere merksam på at det ikkje er mulig å utføre alle prosjekta i planperioden (maks eit prosjekt årleg), og det kan vere at det viser seg undervegs at det er viktigare å prioritere utføring av andre prosjekt enn dei som er sett opp i planen. Då bør kontrollutvalet, som tidlegare, få fullmakt til å gjere endringar. Sekretariatet kom ikkje med forslag til prioritering av dei ulike forvaltningsrevisjonsprosjekta, då ein meiner dette er ei oppgåve kontrollutvalet bør gjere i møtet. Samrøystes innstilling 1. Kommunestyret vedtek følgjande forvaltningsrevisjonsprosjektområde i planperioden 2016-2019 (ikkje prioritert rekkjefølgje): Utgreiingskapasitet og førebyggjande arbeid i PP-tenesta Barnevernstenesta Overtid og vikarbruk (Pleie og Omsorg) Sjukefråver (Pleie og Omsorg) Innkjøp/anbodsprosess (sektor/teneste/avdeling) KOSTRA analyse (sektor/teneste/avdeling) 2. Kommunestyret gjev kontrollutvalet fullmakt til å prioritere og spesifisere prosjekt, og eventuelt leggje til nye prosjekt innan ramma for utføring. 3. Kommunestyret vedtek at betaling for utførte prosjekt vert dekka inn i den årlege betalings-/tilskotsordninga til kommunen sin revisjon. Dersom andre utfører forvaltningsrevisjon på grunn av habilitetsomsyn, kapasitetsomsyn eller kompetanse, vert betaling å avgjere i det enkelte tilfelle (jf. lov om off. innkjøp). 4. Kommunestyret vedtek at denne planen for forvaltningsrevisjon gjeld inntil ny plan ligg føre. SAK 33/16 PLAN OG RETNINGSLINER FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 Vedlegg: Plan og retningsliner for selskapskontroll 2016-2019 Saksopplysningar Kommunane har i lang tid gjort meir og meir bruk av fristilte organisasjonsmodellar. Denne utviklinga har ført til meir kompleks organisering av den kommunale verksemda. Dette inneber utfordringar når det gjelder styring, og det reiser spørsmål knyta til kontroll og tilsyn. Kommuneloven kapittel 12 omhandlar internt tilsyn, kontroll og revisjon i kommunar og fylkeskommunar. Kommunal- og regionaldepartementet har laga Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar og Forskrift om revisjon i kommunar og fylkeskommunar. Lova og forskriftene inneheld reglar vedkomande kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap m.m. For vidare saksopplysning viser ein til vedlagte utkast til Plan og retningsliner for selskapskontroll 2016-2019. 6
o Utkast til retningsliner for gjennomføring Utkast til retningsliner for kontrollutvalet si gjennomføring av selskapskontroll, jf. pkt.6 i utkast til Plan og retningsliner for selskapskontroll 2016-2019: 1. Kontrollutvalet skal sjå til at kommunestyresak PS 86/16 Rutine for eigarskapsstyring vert følgt. 2. Kontrollutvalet skal utføre selskapskontrollar pålagde av kommunestyret. 3. Kontrollutvalet kan sjølv avgjere om dei skal gjennomføre selskapskontrollar. Dette vil normalt bygge på kommunen sin eigenkontroll, jf. PS 86/16. Kontrollutvalet kan ut frå eigne vurderingar sjølv avgjere om det skal utførast forvaltningsrevisjon eller undersøkingar i selskap som lekk i ein selskapskontroll. 4. Kontrollutvalet får fullmakt til å fastsetje kva dokument som skal sendast kontrollutvalet (medlemane og sekretariatet), kommunen sin revisor og utførande revisor. 5. Kontrollutvalet får fullmakt til samordne utføringa av selskapskontroll med kontrollutval i andre eigarkommunar. 6. Kommunen sin revisor skal normalt utføre selskapskontrollar på vegne av kontrollutvalet. Dersom kommunen sin revisor også er revisor i selskapet som vert kontrollert, skal kontrollutvalet vurdere om andre skal utføre kontrollen. 7. Dersom kommunen/kommunene sin revisor utfører selskapskontrollen, gjeld denne si betalingsordning for kontrollen og kommunen/ane betalar. Dersom andre enn kommunen/kommunene sin revisor eller kontrollutvalet sitt sekretariat utfører selskapskontrollen på grunn av habilitetsomsyn, kapasitetsomsyn og kompetanse, vert betalinga for kommunen å dekke ut frå faktiske kostnader. 8. Kontrollutvalet kan fråvike fastsette retningsliner, innanfor lovverket sin rammer, om spesielle tilhøve skulle tilseie det. 9. Kontrollutvalet sin leiar og/eller nestleiar evt. den leiaren delegerer til, representerer kontrollutvalet i generalforsamling og representantskap. 10. Innsyn i selskap er avgrensa av type selskap, og kontrollutvalet sitt innsyn er i samsvar med gjeldane lov og reglar: Kommunelova 80: Kontrollutvalet har rett til å krevje dei opplysningar som er nødvendig for kontroll i alle heileigde aksjeselskap og aksjeselskap kommunen eig saman med andre kommunar/fylkeskommunar og interkommunale selskap. For selskap kommunen eig saman med private, så vil kontrollutvalet sin innsynsrett verte avgrensa etter offentleglova. Dvs. ein kan ikkje krevje innsyn der det gjeld næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private. Dette inneber at protokollar frå styret i deleigde kommunale selskap ikkje kan krevjast innsyn i, då desse ikkje er omfatta offentleglova eller innsynsrett etter kommunelova. Kommunen kan ha rett til innsyn i selskap om det går fram av selskapsavtalen og/eller vedtektene i selskap kommunen eig saman med private. Avtalen seier kva ein har rett til innsyn i. For kommunen sin revisor gjeld same rett til innsyn som for kontrollutvalet. Samrøystes innstilling: Kommunestyret vedtek plan og retningsliner for selskapskontroll 2016-2019 i samsvar med utgreiinga, og at denne gjeld inntil ny plan ligg føre. 7
SAK 34/16 TERTIALRAPPORT MED FINANSRAPPORTAR PR. 2. TERTIAL 2016 Vedlegg 1. Kommunestyrevedtak i sak PS 16/82 Tertialrapport pr. 2. tertial 2016 utskrift frå møteprotokoll. 2. Kommunestyrevedtak i sak PS 16/83 Finansrapport pr. 2. tertial 2016 utskrift frå møteprotokoll. 3. Tertialrapport pr. 2. tertial 2016. 4. Finansrapport 2.tertial 2016 for Ulstein kommune og UEKF (med tilhøyrande investeringsrapportar pr.31.08.2016). Link til vedlegg 1. og 2., møteprotokoll kommunestyremøte 27.10.2016: https://innsyn.ssikt.no/ulstein/dmb/showdmbdocument?mid=913&documenttypeid=mp Link til vedlegg 3. og 4., møteinnkalling og saksframlegga med dokument: https://innsyn.ssikt.no/ulstein/dmb/showdmbdocument?mid=913&documenttypeid=mi (Tertialrapportrapport pr. 2.tertial 2016 (s.65), finansrapport (Ulstein kommune s.83 og UEKF s.112) og investeringsrapportar (Ulstein kommune s.135 og UEKF s.143). Saksopplysning o TERTIALRAPPORT 2. TERTIAL. Tertialrapport 2.tertial 2016 vert lagt fram for faste utval, formannskapet og kommunestyret. Rapporten gir status på tenesteproduksjon, økonomi og sjukefråver. Tertialrapporten baserer seg på tilbakemeldingar frå einingsleiarane. Kommunestyret hadde tertialrapport 2. tertial 2016 til handsaming i sak 16/82, og gjorde følgande samrøystes vedtak: 1. Ulstein kommunestyre godkjenner tertialrapport for 2. tertial 2016. 2. Ulstein kommunestyre er uroa over utviklinga og pålegg rådmann å redusere vikarbruk og innkjøp så langt det er råd ut året. Dersom det vert ledige stillingar må ein vurdere om tilsetting kan vente til etter årsskiftet I rådmannen sitt samandrag av tertialrapporten heiter det: «I desse månadane er det teikna ein tydelig kontur av at aktivitetsnivået i området er på veg ned. Skatteinntektene i høvet til landsgjennomsnittet går ned og der er ein markant inntektssvikt på byggesakshandsaming og gebyr på oppmåling. Dersom det ikkje raskt vert skrive nye kontraktar på bygging av skip vil utviklinga halde fram inn i 2017. Rapporten vart generert medio september, og dei rekneskapsmessige avvika pr. område ser slik ut (brutto avvik før justeringar): Område Avvik (i heile 1000) Folkevalde - 130 Sentraladm.,kyrkje mm - 339 Oppvekst -1 273 Kultur og idrett - 227 Teknisk etat - 4 701 Helse og omsorg - 6 132 Skatt og rammetilskot 3 047 Sum -9 755 Det er til dels store negative avvik, sjølv om enkelte av tala er noko misvisande grunna feilperiodiseringar etc. Dei viktigaste grunnane til avvika pr. område er fylgjande: 8
Folkevalde har ein netto kostnad på kommunereformprosjektet på om lag 205.000 kr. Ein fekk 206.000 via rammetilskotet i april som ikkje er godskrive prosjektet, dette vil bli retta opp i september. Med unntak av rådmannsansvaret ventes sentraladministrasjonen å balansere ved årsslutt. Hovudårsaka til avviket på rådmannsansvaret er innsparingstiltak som ikkje har latt seg realisere. Innafor oppvekst slit ein framleis med overskridingar på barnehageområdet. Ny modell for berekning av kapitaltilskot til barnehagane medførte ein etterbetaling for 2015 på 630.000 i sommar. Samtidig har det vore ein kraftig auke i kostnadane knytt til redusert foreldrebetaling/gratis kjernetid, mykje grunna familiar med asylsøkjar- eller flyktningbakgrunn. Samla sett forventar ein eit underskot på om lag 2,2 MNOK ved årsslutt for oppvekst. Kultur forventar eit negativt avvik på 300.000 ved årsslutt grunna innsparingstiltak ein ikkje har klart å gjennomføre. Av det negative avviket på 4,7 MNOK på teknisk etat, gjeld 2,876 MNOK sjølvfinansierande tenester. Det resterande avviket på vel 1,8 MNOK skuldast i hovudsak vesentleg sviktande gebyrinntekter innan byggesak og oppmåling og overforbruk på kommuneplanarbeidet. I tillegg er der overskriding av lønn på funksjon 302 byggesak. Helse og omsorg forventar å gå med eit underskot på om lag 4 MNOK ved årsslutt. Dei vesentlege avvika her finn ein på Barnevern (1,8 MNOK), Legetenesta (550.000) og Omsorg 2,3 MNOK. Samtidig er det positive avvik på mellom anna økonomisk sosialhjelp som dreg forventa underskot ned. Med omsyn til skatteinntekter er det ved utgangen av august framleis eit positivt budsjettavvik på om lag 3,6 MNOK Finanspostane syner eit negativt avvik på kontoen for utbytte (537.500). Dette er knytt til mindre utbytte enn budsjettert frå Tussa. Midlar til aktiv forvaltning hos Sydvestor har eit bokført tap på 181.747 ved utgangen av august (det er budsjettert med eit overskot på 1,5 MNOK i 2016). Saman med ei underbudsjettering av minsteavdraget og dobbel budsjettering av veksttilskotet, gjer dette at meirinntekta på skatt sannsynlegvis vil bli brukt til å dekke negative budsjettavvik innafor område Skatt og rammetilskot. Legg vi til grunn ein prognose 1 mill. kr i avvik på sentraladministrasjonen, 2,2 mill. kr på oppvekst, 0,3 mill. kr på kultur, 1 mill. kr på teknisk og 4 mill. kr på omsorg får vi totalt 8,5 mill. kr. Når vi får fordelt avsette midlar til lønsvekst vil det dekke om lag 2 mill. kr av dette avviket for perioden mai til august. Vi står då att med netto 6,5 mill. kr. Vi har budsjettert 4 mill. kr i avsetning til fond i budsjettet for 2016. Dette vert ikkje gjennomført dersom vi har underskot og vil dermed teknisk sett fungere som ei reserve. I høve til rapporteringa for første kvartal er prognosane for overskotet på skatt i 2016 redusert. Det er avdekt at veksttilskotet er budsjettert to gonger (2 mill.kr) og at minsteavdraget er underbudsjettert. Der er og auka prognose for underskot på oppvekst og på teknisk. For helse og omsorg er meirforbruket på løn framleis på same nivå pr. månad som i første tertial. Administrasjonen vil køyre stramt med avgrensingar i innkjøp og vikarbruk for å ta inn så mykje som råd fram til årsskiftet. Det som kan snu bildet i høve til det vi har skissert er ei positiv avrekning på pensjon slik vi hadde i 2015.» Vurdering og konklusjon frå rådmann og økonomileiar: Folkehelse konsekvensar: Ingen kjende. Miljøkonsekvensar: Igjen kjende. Økonomiske konsekvensar: Sjå framlegg til vedtak og forklaringar i saka. 9
Beredskapsmessige konsekvensar: Ingen kjende. Viser elles til tertialrapport pr. 2. tertial 2016 med saksutgreiing av status på områda tenesteproduksjon, økonomi og drift og sjukefråver. (vedlegg 3). o FINANSRAPPORTAR 2. TERTIAL Finansrapportar vert utarbeidde for status pr 30.04 og 31.08, og lagde fram for formannskapet og kommunestyret. Ulstein kommune nyttar Sydvestor AS som aktiv forvaltar for plassering av langsiktig likviditet. Porteføljen er ved utgangen av august månad på 41,577 million kroner. Bergen Capital Management forvaltar låneporteføljen for Ulstein kommune innanfor rammene i finansreglementet. Finansrapportane pr.2. tertial 2016 for Ulstein kommune og Ulstein eigedomsselskap KF var lagde fram for kommunestyret 27.10.2016 i sak 16/83 (vedlegg 2), der det vart gjort følgjande samrøystes vedtak: Finansrapport for 2. tertial 2016 vert teken til vitende. Vurdering og konklusjon frå rådmann og økonomileiar: Folkehelse konsekvensar: Ingen kjende. Miljøkonsekvensar: Igjen kjende. Økonomiske konsekvensar: Sjå utgreiinga, særleg knytt til risiko ved renteendringar Beredskapsmessige konsekvensar: Ingen kjende. Viser elles til finansrapportar pr. 2. tertial 2016 med saksutgreiing av rådmann og økonomileiar (vedlegg 4). Samrøystes vedtak Kontrollutvalet tek tertialrapport 2-2016 og finansrapportar for 2. tertial 2016 med kommunestyret sine vedtak i sak 16/82 og 16/83, til vitende. --- Kontrollutvalsmedlem Berit Lyngstad ba om å få habiliteten sin vurdert før handsaming av sak 35/16, då ho er personalsjef i Volda kommune. ho vart ikkje funnen inhabil, jf.fvl 6 og komml 40. SAK 35/16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT BARNEVERN - TILTAK, TILSYN, RUTINAR. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsprosjekt Barnevern tiltak, tilsyn, rutinar - Ulstein kommune. Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert 09.11.2016. Saksopplysningar Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet i Ulstein kommune gjorde i forbindelse med godkjenning av revisjonsplanen for 2015 i sak 35/15, vedtak om å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kring barnevernstenesta i kommunen. Prosjektplan vart lagt fram og godkjent i sak 18/16. Prosjektet skulle ta for seg tiltak og oppfølging før og etter omsorgsovertaking, og om 10
tilsynsføraransvaret fungerer tilfredstillande. Med avgrensing til omsorgsovertaking i kontrollperioden 2013 2015. Formålet med prosjektet er å sette søkelys på situasjonen i dag og peike på mulig forbetring og vidareutvikling av den kommunale verksemda, samt avdekke eventuelle manglar. MÅLSETTING I høve rapporten er formålet med prosjektet å få belyst om barnevernet i kommunen set i verk tiltak i heimen for å hjelpe heimen på best muleg måte, dvs. prøve det som er muleg i heimen til beste for barnet før omsorgsovertaking vert gjennomført. Vidare om barnet og foreldre får den oppfølging som regelverket krev i etterkant av omsorgsovertaking, og at tilsynsansvaret fungerer. Revisjonen viser til at det etter innspel frå ein rådmann, vart prosjektet utvida til å omfatte ei vurdering om KS- sine satsar m.o.t. arbeidsgodtgjersle og utgiftsdekning vert følgd for den enkelte fosterheim. Barnevernstenesta i kommunen er organisert som ein del av det interkommunale barnevernet i kommunane Hareid, Ulstein, Ørsta og Volda. Barnevernstenesta (for Hareid Ulstein Ørsta Volda) er lokalisert på rådhuset i Volda. Det vart også lagt til prosjektet ei samanlikning av bemanning og nøkkeltal. PROBLEMSTILLINGAR 1. Fylgjer kommunen regelverket vedkomande iverksetting av tiltak før og etter omsorgsovertaking. 2. Fylgjer kommunen regelverket m.h.t. tilsynsførarrolla. 3. Arbeidsgodtgjersle og utgiftsdekning fyl kommunen regelverket. 4. Samanlikning mellom kommunane. Desse problemstillingane har revisjonen belyst i rapporten, med følgande vurderingar og konklusjonar: Problemstilling 1: Fylgjer kommunen regelverket vedkomande iverksetting av tiltak før og etter omsorgsovertaking I rapporten sin del 3, side 16 heiter det i revisor si vurdering: Tiltak før omsorgsovertaking-tiltaksplanar: Av rettleiaren frå BLD (Barne- og likestillingsdep) går det fram at tiltaksplanar er eit viktig verktøy i barnevernsarbeidet av fleire grunnar; den faglege kvaliteten kan verte styrka på fleire måtar gjennom aktiv bruk av tiltaksplanar, dei sikrar openheit og tydelegheit som er særs viktig innanfor ei teneste der mange er ambivalent til å ta i mot hjelp. Planane gir auka forutsigbarheit, noko som er eit vesentleg element i forhold til klientane sin rettstryggleik. Barnevernstenesta i Ulstein hadde utarbeida tiltaksplanar for 3 av dei 5 borna som vart omsorgsovertekne i kontrollperioden 2013-2015. I alle desse sakene er det sett i verk fleire tiltak over fleire år. I ei sak var det ikkje registrert tiltak før omsorgsovertaking. Det er registrert at det manglar tiltaksplanar for 2 born, herav saka nemnt ovanfor som var eit akuttvedtak på. 11
Tiltak etter omsorgsovertaking-tiltaksplanar: I 3 av 5 saker forelåg det omsorgsplan, dvs at det mangla i to saker. Den eine av desse mangla også tiltaksplan, jfr ovanfor. Det låg føre lite eller ingen dokumentasjon i klientmappene om tiltak retta mot opphavlege foreldre/heim, og eventuelt med tanke på tilbakeføring. I følge barnevernsleiar vert mange foreldre følgt opp sjølv om dette ikkje er registrert i klientmapper/fagsystem, og at mykje av kontakta forgår pr. telefon. Det vert og vist til at nokre foreldre ikkje ynskjer å ha kontakt med barnevernet, men at det er kontakt med foreldra i forbindelse med samver, opptil fleire gongar pr. år. Det er ikkje mogleg å kontrollere påstandane, og om det er sett inn tiltak for å hjelpe foreldre etter ei omsorgsovertaking då det ikkje er dokumentasjon/kontrollspor. Kontrollen viste at 3 av omsorgsbarna i kontrollperioden vart plassert i fosterheim innan familie/nær relasjon. Oppfølgingsbesøk: Barnevernstenesta har ikkje oppfylt kravet om stadelege besøk i fosterheim/oppfølging av barnet i kontrollperioden. I følgje kartlegginga som registrert i tabellen side 15, viser denne at i 2013 var det manglar i oppfølging for alle omsorgsbarna, i 2014 var det manglar ved 14 av 17 omsorgsbarn og i 2015 var det ikkje tilfredsstillande oppfølging av 18 av 21 omsorgsbarn. Kravet er 4 besøk i fosterheimen pr år, alternativt 2 besøk for dei som er har vore plasserte i meir enn to år. Politiattest: Kontrollen på stikkprøvebasis synte at rutinen kring innhenting av politiattest fungerte, men det er ikkje etablert rutine for makulering når arbeidsforholdet er avslutta. Ulstein kommune har plassert sine omsorgsborn også i andre kommunar, og det er ikkje vurdert desse kommunane sine rutinar i høve innhenting av politiattest, då tilsynsansvaret ligg til fosterheimkommunen og det er ingen krav til at omsorgskommunen skal bli orientert. I følge forskrifta skal politiattestane oppbevarast, så lenge vedkomande er tilsett i oppdraget, og deretter makulerast. Revisjonen konkluderer med (rapporten del 3, s.17): Kommunen har tilfredstillande rutinar i høve utarbeiding av tiltaksplanar, men planar manglar i tre av fem saker. Ved fire av fem omsorgsovertakingar i kontrollperioden er det sett i verk eit eller fleire tiltak over tid i heimen før omsorgsovertaking. Det ligg utanfor dette prosjektet å vurdere type tiltak og omfang. I ei sak er det ikkje sett i verk tiltak før omsorgsovertaking. Det mangla omsorgsplanar for to av fem omsorgsovertakingar. Tre av omsorgsbarna er plasserte hjå familie/nettverk, medan to barn er plassert i fosterheim utanom familie og nettverk. Det låg føre lite eller ingen informasjon i høve tiltak eller oppfølging av opphavlege foreldre/heim etter omsorgsovertakinga. Barnevernet si lovpålagte oppfølging av omsorgsbarn har ikkje fungert tilfredstillande etter gjeldande regelverk, då barna(fosterheimane) ikkje har hatt tilstrekkeleg med årlege oppfølgingsbesøk. Politiattest i høve fosterheimsplasseringar der det interkommunale barnevernet v/volda kommune er oppdragstakar vert innhenta og oppbevart, men kommunen må tilpasse seg forskrift om politiattest 8 når det gjeld makulering. 12
Problemstilling 2: Fylgjer kommunen regelverket mht. tilsynsførarrolla I rapporten sin del 4, side 21 heiter det i revisor si vurdering: Tilsynsbesøk: Kommunen hadde tilsynsansvar for 9 barn som er plasserte i Ulstein kommune pr 31/12-2015. Tilsyn av uavhengig tredje person er ein kontroll med fosterheimen som kjem i tillegg til den kontrollen barnevernet sjølv skal utføre. Tilsynsførar skal minimum besøke fosterheimen fire gongar i året. Kontrollen avdekka at to av borna har hatt tilfredstillande med tilsynsbesøk i 2015, og det var bedring i forhold til 2014 og 2013. Oversikta viser at fire born ikkje har hatt tilsyn i 2015, medan tre har hatt 2 tilsyn. Ulstein kommune hadde plassert 13 barn i andre kommunar. 9 av desse har ikkje hatt tilfredsstillande tilsyn frå fosterheimskommunen, og dei har heller ikkje hatt tilfredsstillande tilsynsordning noko år i vår kontrollperiode. Ved eit tilfelle var barnet utan tilsynsførar tilbake til 2012, og det var fosterheimskommunen sjølv som oppdaga dette på hausten 2014. Omsorgkommunen hadde ikkje purra på manglande rapportar, og det vart først gjennomført tilsyn i mars 2015. Dette er svært uheldig, viser til veiledar som tilseier regelmessig tilsynsbesøk og helst innan 14 dagar etter omsorgsovertaking/ny fosterheim. Fire born har hatt tilfredsstillande tilsynsbesøk i 2015, av desse har 1 born også hatt tilfredsstillande antal besøk i 2013 og 2014. Det siste barnet vart plassert i 2015, og har hatt tilfredsstillande tilsynsordning. Eit barn som vart plassert i fosterheim i 2015, fekk ikkje tilsynsførarbesøk før i mai 2016. Barnevernet har kun hatt eit oppfølgingsbesøk i 2015. I eit anna tilfelle har barnevernet hatt 0 oppfølging i 2013, og 2 oppfølgingar i hhv 2014 og 2015 (jfr tabell under kap. 3.3.4), men ingen besøk av tilsynsførar nokon av åra. Det er også tilfeller der eit barn ikkje har hatt verken oppfølging frå barnevernet eller tilsyn av tilsynsførar på eit og same år. Ulstein kommune skal ha kopi av alle tilsynsrapportar der borna er plasserte i andre kommunar, og ein må anta at det derfor ikkje er gjennomført fleire tilsynsbesøk enn det som er registrert/ligg føre. Kommunen har ansvar for å følgje opp rapporten og umiddelbart sørge for å følgje opp forhold som gir grunn til bekymring. Dette er eit viktig ansvar for å sikre barnet sitt behov. Det er viktig at barnevernet følgjer opp og purrar på manglande tilsyn hjå fosterheim også utanfor eiga kommune, sjølv om det er fosterheimskommunen sitt ansvar å oppnemne tilsynsførar og få ordninga til å fungere. Tilsynsførarordinga uavhengigheit - politiattest I følge fosterheimsforskrifta skal tilsynsførar ha ei uavhengig rolle i forhold til både barnevernstenesta og fosterheimen. Barnevernsleiar opplyser at dei ikkje har noko form for å dokumentere tilsynsførar si uavhengigheit. Det er derfor uråd å kontrollere om tilsynsførar er tilstrekkeleg uavhengig. I følge barnevernsleiar er kommunen si rutine i høve politiattest at barnevernskonsulentane har ansvar for å krevje politiattest. Kontorpersonalet ved barnevernet registrerer motteken attest ved å hake av i fagsystemet Familia, samt handsame attesten etter gjeldande regelverk om oppbevaring/makulering. Attesten skal ikkje registrerast som innkomen post i Familia. Politiattestane vert oppbevart på mappene til oppdragsansvarleg i lag med teiepliktskjema, timelister m.v. (same prosedyre som ved fosterheim, besøksheim og liknande.) Det er ikkje etablert rutine for makulering av attestane når oppdragstakar sluttar. 13
Barnevernsleiar har opplyst at dei vil innføre uavhengigheitserklæringar frå 2016,og innehente politiattestar. Tilsynsrapportar: Rapportane skal gi ei vurdering av barnet sin situasjon. Det skal gå fram kva vurderingane av barnet sin situasjon bygg på, og om det har vore samtaler med barnet. Det skal leggast til rette for samtale med barnet utan at fosterforeldra er tilstade, når alder og kommunikasjon gjer dette muleg. Det vart brukt forskjellige malar av tilsynsførarane, der det var ferdig utarbeida ledetekstar. Ikkje alle dekte krava til innhald i rapportane, m.a. mangla det i enkelte tilfelle opplysningar om kor vidt det hadde vore samtalar med barnet utan andre tilstade. Enkelte rapportar var «tynne» medan andre var fyllestgjerande, og dette skil seg frå tilsynsførar til tilsynsførar. Barnevernet bør følgje opp at rapportane har tilfredstillande innhald slik at barnevernet som har omsorgsansvar kan vurdere om fosterheimen fungerer tilfredstillande. Revisjonen konkluderer med (rapporten del 4, s.23): Barnevernet si oppfølging av tilsynsførarordninga av barn plasserte i fosterheim i Ulstein kommune vart ikkje tilfredsstillande fylgt opp, då dei fleste av tilsynsborna ikkje har fått dei rettmessige tilsyn nokon av åra i kontrollperioden. Det same gjaldt kommunen sine omsorgsbarn. Det har vore ei bedring utover i kontrollperioda, men det er likevel langt over halvparten som ikkje får tilfredsstillande tilsyn. Det er relativt stor variasjon i kvaliteten på tilsynsrapportane. Omsorgskommunen har ansvar for å følgje opp ev. forhold som kjem fram i rapportane, og det er derfor viktig at rapportane sitt innhald er dekkande for intensjonen med tilsynsordninga bl.a. samtalar med barnet. Manglande rapportar/tilsyn må følgjast opp. Det vert ikkje dokumentert eigenvurderingar eller andre tiltak m.o.t. vurdering av tilsynsførar si uavhengigheit til barnevern og fosterforeldre, og det er derfor ikkje muleg å kontrollere om tilsynsførarane er tilstrekkeleg uavhengig både barnevernstenesta og fosterheimane. Kommunen hadde rutine kring innhenting av politiattestar, men kommunen må tilpasse seg forskrift om politiattest 8 når det gjeld makulering. Problemstilling 3: Arbeidsgodtgjersle og utgiftsdekning fylgjer kommunen regelverket I rapporten sin del 5, frå side 26 heiter det i revisor si vurdering og konklusjon: Kostnadar utover KS sine satsar utgjer i overkant av 2,8 mill. Det er då ikkje medrekna utgifter til kjøp av klede, utstyr, dekking av barnehage/sfo, feriereisetilskot o.l utbetalt til fosterforeldre. I tillegg kjem kostnader for dei som er i institusjon. Det er betalt arbeidsgodtgjersle utover KS sine satsar i 13 av 17 saker (den 18 saka gjeld frikjøp). Utbetalingar av arbeidsgodtgjersle utover KS sine satsar varierar frå den lavaste med 102 til den med høgast arbeidsgodtgjersle på 504. Sistnemde utgjer 5,6 gangar over KS sats. Imellom den lavaste og den høgaste er det ein som har utbetaling på 440, 3 som har utbetalingar på mellom 300 og 400, 5 har utbetalingar mellom 200-300 medan 3 har utbetalingar mellom 100-200. Ved eit tilfelle er det betaling for frikjøp, og då er det ikkje betalt arbeidsgodtgjersle i tillegg slik vi har sett tilfelle av i andre kommunar. Dette er i 14
samsvar med tokning frå BUF dir. der det i eksempel går fram at frikjøpet skal dekke tapt arbeidsinntekt og erstatning for arbeidsgodtgjersle. I Ulstein er det 13 av 18 som har utgiftsdekning etter KS sine satsar (i tillegg kjem utbetalingar for dei som er frivillig plassert/på ettervern der det også er utbetalt godtgjersle over KS-satsar). Med unntak av eit tilfelle (78 utover KS-sats) er det uansett ikkje snakk om store summar over sats. Utbetaling utover KS- sats for utgiftdekning skal grunngjevast og med særskilt dokumentasjon for å kunne utbetalast skattefritt. Vi har ikkje vurdert dette nærare no, då det ikkje inngår i prosjektet. Samanlikna med andre kommunar på Søre Sunnmøre er gjennomsnittleg meirutbetaling pr. barn høgare i Ulstein enn Hareid, men lågare enn Volda, Ørsta, Vanylven og Herøy. Ulstein kommune betaler ved fleire høve dobbel / trippel arbeidsgodtgjersle og meir enn det, medan Sande ikkje betaler arbeidsgodtgjersle eller utgiftsdekning utover KS-sats. Det er ikkje vurdert om Ulstein kommune kjøper fosterforeldre fri frå arbeid i tillegg med dekning til arbeidsgivar, noko som er praksis i Herøy og inngår i rapporterte tal for Herøy. Det er ikkje etablert rutinar for registrering av alle utgifter pr. fosterbarn, og det er derfor ikkje muleg å samanlikne mellom kommunane sine totale kostnader i høve omsorgsovertaking. BUF dir. dekker vanlegvis utbetalingar utover kommunal eigenandel på kr 30.600 pr. månad (2015) m.o.t. arbeidsgodtgjersle og utgiftsdekning, og legg til grunn at ved frikjøp frå arbeid skal det ikkje betalast arbeidsgodtgjersle i tillegg. Utgiftdekning utover KS-sats er skattepliktig viss den ikkje er særskild dokumentert. Dette har ikkje vore kontrollert som ein del av dette prosjektet. Det er utbetalt relativt store beløp til enkelte fosterheimar utover KS-sats, og det er ikkje undersøkt om dette er til dekning av tapt arbeidsinntekt eller om desse har arbeidsinntekt utanfor heimen i tillegg. Problemstilling 4: Samanlikning mellom kommunane (2015) I rapporten sin del 6, side 29 heiter det i revisor si vurdering og konklusjon: Det er registrert avvik mellom rapportering til KOSTRA og rapportering til Fylkesmannen når det gjeld bemanning for alle kommunane utanom Vanylven. Det er vidare registert avvik mellom rapportering til Fylkesmannen og til KOSTRA når det gjeld utvalte nøkkeltal. Det er berre Vanylven kommune som har same tal i begge rapporteringane. Når det gjeld andel nye meldingar pr. barn 0-17 år så er er Ulstein lågast med 2,1%. Deretter fylgjer Herøy, medan Hareid har flest meldingar med 5,8 %. Born med tiltak pr. årsverk er høgast i Ørsta, og med Herøy tett under. Lågast er Vanylven og Hareid, medan Ulstein ligg på gjennomsnittet. Hareid har flest undersøkingar pr. årsverk, tett følgt av Ørsta kommune. Barn under omsorg pr. årsverk er høgast på Hareid med 2,7 med Ulstein like etter 2,0, medan Sande er lågast med 0,8. Born med hjelpetiltak pr. årsverk er høgast i Ørsta og med Herøy tett etter, medan Ulstein ligg på snittet. Når det gjeld barn med hjelpetiltak pr. barn 0-17 år har Ulstein lavast andel på 2,3% medan Volda har mest 4,5. For barn under omsorg blant gruppa 0-17 år kjem Ulstein ut om lag på snittet 0,72%, Hareid ligg høgst med 1,33% medan Sande, Herøy og Ørsta kjem gunstigast ut (frå 0,41%-0,55. 15
Våre berekningar samsvarar ikkje med Kostra då vi tek utgangspunkt i antal barn med hjelpetiltak, medan Kostra tek med også barna som har omsorgstiltak. Dei fleste kommunane bør gå gjennom rapporteringane til hhv Fylkesmann og KOSTRA, og vurdere kva som er årsak til avvika i rapporteringane. Siktemålet må vere å få lik rapportering. ANBEFALINGAR Revisor kjem med følgande anbefalingar (rapporten del 8, s.33): 1. Barnevernstenesta må etablere rutiner som sikrar at det vert utarbeida omsorgsplanar for alle omsorgsbarn (førebels eller endeleg plan). 2. Barnevernstenesta må følgje opp rutinane i høve egne oppfølgingsbesøk og passe på at oppnemnd tilsynførar gjennomfører minimumskrava til tilsynsbesøk som sikrar at barna får det tilsynet det har krav på. 3. Det må vurderast om regelverket vert følgd når det gjeld oppfølging av foreldre etter omsorgsovertaking. 4. Det bør etablerast rutiner som dokumenterer uavhengigheitsvurderinga til tilsynsførar. 5. Det bør etablerast rutinar som sikrar at politiattestar vert makulert etter opphør av tilsetjingsforholdet. 6. Rapporteringa til Fylkesmann og SSB (KOSTRA) må kvalitetssikrast og samsvare. RÅDMANNEN SI TILBAKEMELDING I rapporten del 9, side 34 kjem rådmannen med si tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapporten: Rådmannen vil innleiingsvis presisere at det er viktig med fokus på dei ulike tenesteneområda gjennom forvaltningsrevisjon. Samtidig kan det vere greit å ta med seg at barnevernet er eit svært krevjande område å gjere faglege skjønsmessige vurderingar av kvalitet og praksis når dette skal gjerast utan å engasjere ekstern barnevernsfagleg kompetanse. Innanfor tilsynsordninga ligg dette til fylkesmannen og direktoratet. Barnevernet opplever stadig større krysspress der ressursane må konkurrere om tid til barn og krav til oppfølging av forskrifter, tidsfristar og kontroll. Samtidig er dette ei teneste der store ressursar kan verte utløyste utan forutgåande planlegging der ein må handle akutt. Det hadde vore ynskeleg at analysen kunne konsentrere seg om 2016 etter at vi har fått eit normalt driftsår for den nye felles barnevernstenesta. Det har vore ein stor prosess å samle fire barnevern til eitt, og drifta ber preg av at ein har hatt eit par år med implementering og interimstilstand. Åra 2014 og 2015 har såleis vore særskilt krevjande år. Erfaringar tilseier 2-3 år i ein slik omorganiseringsprosess. Både Fylkesmannen og Rådmannen har sterkt fokus på rapportering på viktige parameter for tenesta, og dei siste rapportane frå barnevernstenesta viser positiv utvikling. --- Ein viser elles til rapporten Forvaltningsrevisjonsprosjekt Barnevern - tiltak, tilsyn, rutinar Ulstein kommune, som ligg ved. Samrøystes innstilling 1. Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevern tiltak, tilsyn, rutinar Ulstein kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert 09.11.2016). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: 1. Barnevernstenesta må etablere rutiner som sikrar at det vert utarbeida omsorgsplanar for alle omsorgsbarn (førebels eller endeleg plan). 16
2. Barnevernstenesta må følgje opp rutinene i høve egne oppfølgingsbesøk, og passe på at oppnemnd tilsynsførar gjennomfører minimumskrava til tilsynsbesøk som sikrar at borna får det tilsynet dei har krav på. 3. Det må vurderast om regelverket vert følgd når det gjeld oppfølging av foreldre etter omsorgsovertaking. 4. Det må etablerast rutinar som dokumenterer uavhengigheitsvurderinga til tilsynsførar. 5. Det må etablerast rutiner som sikrar at politiattestar vert makulert etter opphør av tilsetjingsforholdet. 6. Rapporteringa til Fylkesmann og SSB (KOSTRA) må kvalitetssikrast og samsvare. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan 01.06.2017. SAK 36/16 REVISJONSPLANLEGGING 2016 - FINANSIELL REVISJON Vedlegg - B-dokument. Dokument for revisjonsplanlegging - finansiell revisjon. (Unnateke off. innsyn, jfr. offl. 24.1, 13.1 jf. fvl. 13 nr 2.) Vert sendt pr. post. Saksopplysningar Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS ved oppdragsansvarleg revisor Halldis Moltu, har utarbeida eit planleggingsdokument for revisjonsarbeidet finansiell revisjon for året 2016. Dette for å utføre ein forsvarleg revisjon. Dokumentet er i samsvar med regelverket. Planleggingsdokumentet består av flg. dokument (som er unnateke off. innsyn): - Selskapsinformasjon - Oppdragsvurdering - Vesentlegheitsgrense - Bemanning og budsjettert timeforbruk - Generell risikovurdering og spesifikk risikovurdering på revisjonsområdenivå o Transaksjonsklasser o Kontosaldoar o Tilleggsområder o Angrepsvinkel Møtet vart lukka, jf. kommunelova 31, 5.lekk då kontrollutvalet ynskte at revisor tok ein gjennomgang av revisjonsrapporten (B- dokumentet). Møtet vart opna att etter gjennomgangen. Samrøystes vedtak Kontrollutvalet tek til vitende Revisjonsplanlegging 2016 finansiell revisjon, for Ulstein kommune, utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. SAK 37/16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT VATN OG AVLØP ULSTEIN KOMMUNE Vedlegg Forvaltningsrevisjonsprosjekt Vatn og avløp - Ulstein kommune. Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert 01.06.2016. Saksopplysningar Sjølvkost er øvre grense for lovlege gebyrinntekter for fleire kommunale tenester, og berekninga av sjølvkost er derfor av stor interesse. 17
Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet i Ulstein kommune gjorde vedtak i sak 17/15 om å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innan sjølvkostområdet vatn og avløp. Prosjektplan vart lagt fram og godkjent av kontrollutvalet sak 23/15. Prosjektet skulle vurdere om lov, forskrift og retningsliner for sjølvkost innan vatn og avløp er fylgde i Ulstein kommune. Gjennomgang av områda vatn og avløp er avgrensa hovudsakleg for 2014, men med eit lenger tidsperspektiv på enkelte område. Renovasjon er ikkje med i prosjektet. Formålet med prosjektet er å setje søkelys på situasjonen i dag og peike på mulig forbetring og vidareutvikling av den kommunale verksemda, samt avdekke eventuelle manglar. MÅLSETTING Målsettinga for prosjektet er å vurdere om Ulstein kommune fyl lov, forskrift og retningsliner for sjølvkost innan vatn og avløp. Der ein konkret ville - vurdere om kommunen sine utrekningar av gebyr for vatn og avløp er i samsvar med gjeldande regelverk for sjølvkost. - kontrollere om resultatdisponeringa innanfor sektorane vatn og avløp er i tråd med gjeldande retningsliner, herunder kontroll av bruk og avsetnad til vatn- og avløpsfond (VAR-fond). Det er Lov om kommunale vass og kloakkavgifter som regulerer avgiftsnivået for vatn og avløp. I forskrift om begrensing av forurensing kapittel 16, er ramma for gebyr beskrive: «Vann- og avløpsgebyrer skal ikke overstige kommunens nødvendige kostnader for henholdsvis vann- og avløpssektoren. Ved beregning av selvkost bør det til enhver tid gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost legges til grunn.» Kommunen fastsét i forskrift reglar, berekning, storleik samt innkreving av gebyr. Kommunen sitt vedtak om storleiken på gebyra, er basert på eit overslag av kommunen sine direkte og indirekte kostnader knytt til drift-, vedlikehald- og kapitalkostnader på den aktuelle sektoren for dei nærmaste tre til fem år. For å kontrollere dei områda der sjølvkost skal nyttast for brukarbetaling, må kommunen foreta ein etterkalkulasjon av dei reelle kostnadene innanfor dei aktuelle tenesteområda. Kommunen må føre kontroll med at gebyrinntektene ikkje overstig sjølvkost ved å utføre ein etterkalkulasjon av dei reelle kostnadane innanfor dei aktuelle tenesteområda. PROBLEMSTILLING Revisjonen tok (på grunnlag av bestillinga frå kontrollutvalet) utgangspunkt i følgjande problemstilling: Vert vatn og avløp i Ulstein kommune behandla i samsvar med sjølvkostprinsippet? Der ein mellom anna har sett nærare på sentrale element i sjølvkostkalkyla : Direkte kostnader Indirekte kostnader 18
Kapitalkostnader Sjølvkostfond Revisjonen har gjort ei deskriptiv analyse med samanlikning av nabokommunar basert på rekneskapsdokument og KOSTRA (rapporten s.13 16) Vassforbruket i Ulstein kommune har revisjonen sett nærmare på då dette er avgjerande som grunnlag for gebyrinntektene. Problemstillinga har revisjonen belyst i rapporten, med følgjande vurderingar : Vert vatn og avløp i Ulstein kommune behandla i samsvar med sjølvkostprinsippet? Direkte kostnader Kostnadane som kommunen har belasta sjølvkost for vatn og avløp er knytt til den respektive funksjonen/tenesteområdet heilt eller ved forholdsmessig fordeling. Når det gjeld lønskostnader har kommunen valt å ikkje føre lønskostnader som kan knytast til administrasjon/stab styring som direkte kostnader, men fører dette som indirekte kostnader. Det går fram av rettleiar at «Ansatte i tjenestefunksjon (betalingstjenesten) som yter tjenester til stabs-/støttefunksjon for administrativ ledelse, skal fordele denne andelen til stab/støtte, dvs. at andelen tas ut». Kommunen har derfor gjort ei vurdering i høve kor mykje av arbeidet til tilsette i leiande stillingar som går med til administrasjon, og kor mykje som kan knytast opp i mot VA-tenesta. Meir detaljert om revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 7.1.3, side 24. Indirekte kostnader Det er vurdert kommunen sine stab/støtte funksjonar og ein vurderer det slik at kommunen i stor grad har fått med dei tilleggs- og støttefunksjonar som går fram av rettleiar og som ein bør ha med. Dei indirekte kostnadane som kommune har teke med er både relevante og av ein fornuftig størrelse, men det kan stillast spørsmål ved kostnadsfordelinga knytt til sakshandsaming og saksframlegg, oppmåling/regulering og vaktordning for vatn og avlaup. Ein har samanlikna dei indirekte kostnadane til Ulstein, Ørsta og Vanylven. Ein registrerte forskjellar i kva utgifter som har vore fordelte mellom dei ulike kommunane. Ørsta og Ulstein har eit tilnærma likt nivå i totale utgifter, men ein registrerar større forskjellar på dei enkelte ansvara/områda. Meir detaljert om revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 7.2.3, side 29. Kapitalkostnader Kapitalkostnadar består av kalkulatorisk rente og avskrivingar. Kommunen har følgt retningslinjene for sjølvkost når det gjeld berekning av avskrivingsgrunnlaget. I dataverktøyet Momentum sjølvkost, som kommunen nytter, er det i anleggsregisteret lagt inn alle eksisterande driftsmiddel og vurdert levetida til desse. Kommunen har derfor gjort ei vurdering i høve avskrivingstida til dei ulike investeringane. Ein kan derimot stille spørsmål ved avskrivingstida som er nytta på enkelte av annleggsmiddlane. Kommunen nyttar anleggsmodulen i økonomisystemet Agresso for å berekne avskrivingar. Kontroll av kapitalkostnadar i etterkalkyla for sjølvkost 2015 viste forskjell mellom rekneskapen og sjølvkostmodellen til Momentum sjølvkost. Økonomiavdelinga hevdar dette skuldast bl.a. forskjellig avskrivingstid på enkelte driftsmiddel, og at kommunen i 2016 vil ta 19
ein grundig gjennomgang og samanlikne Agresso opp mot Momentum i høve dette. Kommunen bør i denne samanheng også gå igjennom og vurdere avskrivingstida på dei eksisterande driftsmidla sine. Meir detaljert om revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 7.3.3, side 33 Sjølvkostfond Sjølvkostfondet har som oppgåve å handtere svingingar i inntekter og kostnadar dei einskilde år slik at gebyra kan haldast meir stabile, f.eks. som følgje av investeringar som vil gi auke i kapitalkostnadane. Det går fram av rettleiar at sjølvkostfondet skal gå i balanse i løpet av ei 3-5 års periode. Kommunen har ikkje renteberekna VA-fonda i kontrollperioden 2003 til 2014. Dette fører til at innbyggjarane går glipp av alternativavkastninga av midlane bunde i sjølvkostfondet. Denne renteberekninga ville auka sjølvkostfonda ytterlegare., og ved negativ saldo på fonda ville renteberekninga ført til ein rentekostnad som ville resultert i ein større negativ saldo. Kommunen skulle derfor ha renteberekna sjølvkostfonda sine. Ein registrerar derimot at sjølvkostfonda har vore renteberekna i 2015. Det går fram av rettleiar at sjølvkostfondet skal gå i balanse i løpet av ei 3-5 års periode. Når ein går i gjennom avløpsfondet til kommunen dei siste åra registrerar ein at kommunen har har løyst opp sjølvkostfondet frå 2006, og fram til 2011, men har vidare hatt underskot slik at sjølvkostfondet var negativt i 2014. Resultatet for 2015 viste derimot eit positivt resultat som kan tyde på at kommunen har justert avløpsgebyret slik at ein får sjølvkostfondet i balanse i løpet av ei 3-5 års periode. Meir detaljert om revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 7.5.2., side 38. Vassforbruk: Rapporterte tal viser at det er stor forskjell mellom produsert vassmengd og stipulert/ fakturert mengde. Undersøkinga viser at over halvparten av den produserte vassmengda forsvinn i lekkasjar og svinn/sløsing. Kommunen har signalisert at om lag halvparten av den produserte vassmengda går vekk i lekkasje og at dette i hovudsak skuldast lekkasje på nettet der spesielt rør som blei lagt på 60 og 70- talet skapar problem. Men ei medverkande årsak til avviket kan og vere svinn/sløsing, ved at abonnentane som har forbruket sitt utrekna etter areal faktisk brukar meir enn det estimerte vassforbruket som kommunen bereknar ut i frå areal, sjå side 20/21. Om dette er tilfelle bør kommunen auke det estimerte vassforbruket for dei som får utrekna forbruksgebyra etter areal. Dette vil føre til at kostnaden pr.m3 vatn vert lågare og meir reelt for dei som betalar etter faktisk forbruk (vassmålar). Det bør derfor vurderast tiltak for å redusere lekkasje og svinn/sløsing. Ei løysing er rehabilitering/utskifting av gammalt leidningsnett, men kan også vere å få fleire av innbyggjarane over på vassmålar, då vert gebyret utrekna etter faktisk forbruk. Dette vil føre til at innbyggjarane får eit bevisst forhold til eige forbruk, antatt redusert forbruket, noko som igjen vil spare miljøet. Meir detaljert om revisor si vurdering finn ein i rapporten sin del 6.2, side 21. ANBEFALINGAR Revisor kjem med følgande anbefalingar (rapporten del 8, s.38): 1. Kommunen bør få på plass betryggende rutinar kring renteberekning av sjølvkostfonda i samsvar med rettleiar, slik at avgiftsgrunnlaget vert rett. 2. Kommunen bør vurdere å sette i verk tiltak for å redusere lekkasje/svinn av produsert vassmengd. Dette ved utbetring av anlegg med kjent lekkasje, men og vurdere 20