KONKURRANSEGRUNNLAG FOR Anskaffelse av mulighetsstudie for etterbruk av Huken Ammerudveien 300 gnr. 94 bnr. 114 Sak 14/570 Åpen anbudskonkurranse Forskrift om offentlige anskaffelser del I og II 1 av 13
1 Generelt... 3 1.1 Tilbudsinnbydelse... 3 1.2 Presentasjon av oppdragsgiver... 3 1.3 Kunngjøring... 3 1.4 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 4 2 Omfang og beskrivelse av anskaffelsen... 4 2.1 Anskaffelsens formål... 4 2.2 Oppdragsbeskrivelse... 4 2.3 Ansvarlige konsulenter... 4 2.4 Kontrakt... 5 2.5 Kontraktsperiode... 5 3 Konkurransegrunnlaget mv.... 5 3.1 Konkurransegrunnlaget... 5 3.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 5 3.3 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget... 6 4 Tilbudet... 6 4.1 Tilbudsbrev... 6 4.2 Tilbudsvedleggene ønsket presentasjonsform... 6 4.3 Språk, format, kopier... 7 4.4 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse)... 7 4.5 Tilbudsfrist frist for mottak av tilbud... 7 4.6 Tilbudskonvolutt eller pakke... 7 4.7 Vedståelsesfrist... 7 4.8 Forbehold og avvik... 7 4.9 Alternative tilbud... 8 4.10 Deltilbud... 8 4.11 Endring og tilbakekall av tilbud... 8 4.12 Utgifter til å delta i konkurransen... 8 5 Kvalifikasjoner... 8 6 Tildeling av kontrakt... 11 6.1 Tildelingskriterier... 11 6.2 Tildelingskriterier... 11 6.3 Evaluering av tilbudene... 12 6.3.1 Priskriteriet... 12 6.3.2 Kompetanse og erfaring... 12 6.3.3 Oppdragsforståelse... 13 6.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang... 13 7 Annet... 13 7.1 Offentlighet og taushetsplikt... 13 7.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 13 7.3 Opplysningsplikt... 13 2 av 13
1 Generelt 1.1 Tilbudsinnbydelse Oslo kommune ved Eiendoms- og byfornyelsesetaten, inviterer til åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av mulighetsstudie for etterbruk av Huken Ammerudveien 300. Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og II, og tilbudsbestemmelser som følger av dette konkurransegrunnlaget. Åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. 1.2 Presentasjon av oppdragsgiver Eiendoms- og byfornyelsesetaten (EBY) er kommunens grunneier og en aktiv pådriver for utvikling av byen. Etatens kjerneoppgaver er forvaltning av eiendommer, utvikling og salg av kommunal grunn og bistand til utvikling av privat grunn gjennom utbyggingsavtaler. Etaten ivaretar eierrollen og forvalter for den delen av kommunens eiendomsmasse som ikke er lagt til eiendomsforetakene. Vi arbeider for en variert og bærekraftig vekst i hovedstaden ved å: Utvikle arealer for bygging av boliger, næring og andre offentlige formål Inngå utbyggingsavtaler og koordinere byutviklingsprosjekter Rydde opp i forurenset grunn og gjennomføre miljøtiltak Kjøpe og selge eiendom Forvalte og leie ut eiendommer Arbeide for universell utforming Bidra til et attraktivt bysentrum 1.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i databasen DOFFIN. Se www.doffin.no. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at eventuelle tilleggsopplysninger, svar på spørsmål mv. publiseres i DOFFIN. 3 av 13
1.4 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Dato Aktivitet Uke 7 Fast Kunngjort i Doffin 05.03.2014 kl. 12 Fast Tilbudsfrist Uke 11 Tentativ Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud Uke 12 Tentativ Utsendelse av tildelingsbrev Uke 12 og 13 Tentativ Karensperiode Uke 14 Tentativ Kontraktsinngåelse Uke 14 Tentativ Oppstart av kontrakt 2 Omfang og beskrivelse av anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens formål Eiendoms- og byfornyelsesetaten har fått i oppdrag av byrådsavdelingen for byutvikling, å gjennomføre en mulighetsstudie for etterbruk av Huken pukk- og asfaltverk. Bydel Grorud og aktuelle lokale organisasjoner involveres i arbeidet. Det skal særlig vurderes hvordan området kan bidra til gode natur-, kultur og idrettsopplevelser. Oppdraget omfatter utarbeidelse av en mulighetsstudie som inkluderer en enkel stedsanalyse, workshop og en egnethetsvurdering for etterbruk av Huken pukk- og asfaltverk. Alternativene som mulighetsstudien foreslår for etterbruk, skal kostnadsberegnes. Formålet med mulighetsstudien er å gi et grunnlag for en ny reguleringsplan for området. Prisforespørsel omfatter utarbeidelse av en mulighetsstudie. Arbeidet honoreres etter medgått tid. 2.2 Oppdragsbeskrivelse Oppdraget er nærmere beskrevet i vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget Oppdragsbeskrivelse, hvor følgende informasjon fremgår: - Bakgrunn/ historikk - Beskrivelse av planområdet - Rammebetingelser for utvikling - Oppdragsspesifikasjon - Generelt for arbeidet - Fremdrift - Diverse opplysninger 2.3 Ansvarlige konsulenter Tilbyder skal utpeke de konsulenter som skal være ansvarlige for utførelsen av oppdraget, både mulighetsstudiet og reguleringsoppdraget. Det forutsettes at det er tilbudte konsulenter som gjennomfører oppdraget. Tilbyder skal tilby et team med tilstrekkelig antall konsulenter og med den kompetansesammensetning som er nødvendig for å utføre oppdraget i samsvar med 4 av 13
oppdragsbeskrivelsen og innenfor oppdragets tidsfrister. 2.4 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid. Se vedlagt kontraktsformular, vedlegg 4 Konkurransegrunnlaget og oppdragsbeskrivelsen er en del av kontrakten. Dokumentene og tilbudet til tilbyder som blir tildelt kontrakten vil bli innarbeidet i avtalen. 2.5 Kontraktsperiode Oppdraget skal påbegynnes umiddelbart etter avtaleinngåelse og utføres med en kontinuerlig fremdrift uten avbrekk. Oppdraget skal være ferdigstilt innen 04.07.2014 3 Konkurransegrunnlaget mv. 3.1 Konkurransegrunnlaget Denne tilbudsinnbydelsen består av: Denne tilbudsinnbydelsen Følgende dokumenter er vedlagt: 1. Oppdragsbeskrivelse m/ vedlegg 2. Tilbudsbrev 3. Prisskjema 4. Kontraktsformular NS 8402:2010 5. HMS egenerklæring Komplett konkurransegrunnlag legges ut som tilleggsdokumenter til kunngjøring på Doffin, og kan vederlagsfritt lastes ned av tilbyder. 3.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbyder oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristen utløper dersom han finner at tilbudsinnbydelsen inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyder ikke kan akseptere, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om tilbudsforespørselen bør presiseres, utdypes eller endres. 5 av 13
Forespørsler skal rettes/ sendes til: Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : innkjøpsansvarlig Anita Krpan E-postadresse : postmottak@eby.oslo.kommune.no Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse via DOFFIN til samtlige registrerte interessenter hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke fremgå hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges, jf. forskrift om offentlige anskaffelser. Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 3.3 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av tilbudsinnbydelsen som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har meldt sin interesse på DOFFIN. Opplysningene som oppdragsgivere gir på forespørsel fra en tilbyder, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 4 Tilbudet 4.1 Tilbudsbrev Leverandør skal levere tilbudsbrev basert på den mal som er vedlagt denne tilbudsinnbydelsen, jf. vedlegg 2. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte leverandøren, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. 4.2 Tilbudsvedleggene ønsket presentasjonsform Som vedlegg til tilbudsbrevet skal leverandøren levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskrav i pkt. 5 nedenfor, samt den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt. 6 nedenfor, jf. tabellens kolonne Dokumentasjonskrav. 6 av 13
Dokumentasjonen skal systematiseres i henhold til den vedleggstrukturen som fremgår av tabellens kolonne Tilbudsvedlegg. 4.3 Språk, format, kopier Tilbudet skal utformes på norsk, være skriftlig og undertegnet av person som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Alle henvendelser vedrørende konkurransen skal være på norsk. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer i papir. I tillegg ber vi om at det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. 4.4 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Navn: Eiendoms- og byfornyelsesetaten Adresse: Christian Krohgs gate 16, 0186 Oslo 1.etasje i resepsjonen Resepsjonen er betjent på hverdager fra kl. 08.00-17.00, og tilbud kan leveres innenfor dette tidsrommet. 4.5 Tilbudsfrist frist for mottak av tilbud Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs. kommet frem til angitt besøksadresse, innen følgende frist: Onsdag 05.03.2014 kl. 12.00 4.6 Tilbudskonvolutt eller pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. Tilbudet skal derfor ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Avvik fra dette vil bli avvist fra deltakelse i konkurransen. Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Tilbud Mulighetsstudie for etterbruk av Huken, Ammerudveien 300. 4.7 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 4.8 Forbehold og avvik Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. I stedet for å gi tilbud med forbehold/ avvik bør tilbyder stille spørsmål, jfr. pkt. 3.2. Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som 7 av 13
forbehold dersom vilkårene avviker fra konkurranse eller kontraktsbestemmelser. Slike henvisninger vil følgelig kunne lede til avvisning. Eventuelle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal beskrives i et eget tilbudsvedlegg. Tilbyder kan ikke påberope forbehold eller avvik som er beskrevet på en annen måte. 4.9 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Tilbud på andre løsninger enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget vil derfor anses som tilbud med avvik eller forbehold, jfr. pkt 4.8 overfor. 4.10 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 4.11 Endring og tilbakekall av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles og endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt. 4.1 og 4.2. 4.12 Utgifter til å delta i konkurransen Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen. 5 Kvalifikasjoner Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er altså minimumskrav for å kunne delta i konkurransen, og skal sikre at tilbyder er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. I tillegg til den dokumentasjonen som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysninger og vektlegge disse. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som leverandør har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med leverandøren. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev med de vedlegg som er angitt i kolonne vedlegg til tilbudet i nedenstående tabell. For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende krav og dokumentasjon legges til grunn: 8 av 13
Obligatoriske krav Dokumentasjonskrav Tilbudsvedlegg Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfristens 1.1 merverdiavgiftsinnbetaling utløp. Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfristens utløp. 1.2 Det kreves at leverandøren har et fungerende system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Utfylt og undertegnet HMSegenerklæring. Vedlegg 5. 1.3 Krav til Juridisk stilling, økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Det kreves at leverandøren har økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Firmaattest. Foretakets siste årsregnskap (2013) inklusive noter, styrets, årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Tilbudsvedlegg 1.4 1.5 Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 9 av 13
Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves god gjennomføringsevne og erfaring fra tilsvarende oppdrag. Mulighetsstudier Leverandøren skal ha bemanningsmessig kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av virksomheten: firmaets kompetanseprofil og dagens virksomhet. Beskrivelse av virksomhetens 3 tidligere utførte oppdrag som er relevant for utførelsen av dette oppdraget de siste 5 år. Beskrivelsen skal inkludere oppdragets verdi, tidspunkt og oppdragsgiver. I forhold til dette kvalifikasjonskravet etterspørres ikke enkeltpersoners CV. Oversikt over antall ansatte hos leverandøren på nåværende tidspunkt, med relevant kompetanse for dette oppdraget. Oversikten skal inkludere både egne ansatte og eventuelle ansatte som er innleid. Attest for firmaets kvalitetssystem/ styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eks. ISO 9001:2002. Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet, herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten Tilbudsvedlegg 1.6 1.7 1.8 10 av 13
6 Tildeling av kontrakt 6.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje etter en evaluering av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av tabellen under. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne Tilbudsvedlegg i tabellen under, jf. pkt. 4.1 og 4.2 om tilbudet. 6.2 Tildelingskriterier Kriterier Vekt Dokumentasjonskrav Tilbuds vedlegg Pris - Timepriser 30 % Utfylt prisskjema 2.1 Kompetanse og erfaring: Tilbudte konsulenters dokumenterte kompetanse og er erfaring fra gjennomføring av lignende relevante oppdrag. Kompetansesammensetningen til tilbudt team av konsulenter innen de fagfelt som oppdraget omfatter. Det legges spesielt vekt på at tilbudte ressurser har: - Erfaring fra transformasjonsprosjekter - Erfaring fra mulighetsstudie og egnethetsvurderinger - Landskapsarkitekt, arkitekt, arealplanlegger, sivilingeniør -bakgrunn/ erfaring - Erfaring fra workshop eller tilsvarende 30 % - Bemanningsplan: Beskrivelse av hvordan prosjektteamet er tenkt sammensatt med angivelse av navn og funksjon for konsulenter som skal gjennomføre oppdrag. - CV for samtlige konsulenter som er aktuelle for å gjennomføre oppdraget CV skal inneholde opplysninger om relevant utdanning, erfaring og kurs. CV skal videre inneholde en kort presentasjon av 3 av konsulentens tidligere utførte lignende oppdrag (referanseoppdrag), uavhengig av om erfaringen er tilegnet hos nåværende arbeidsgiver eller tidligere. For hvert referanseoppdrag skal det fremgå: - Kort beskrivelse av type oppdrag - Tilbudte konsulents rolle og ansvar - Navn på oppdragsgiver og tidspunkt for utførelse 2.2 11 av 13
Oppdragsforståelse: 40 % For oppdragsforståelse av mulighetsstudiet skal det leveres følgende: 2.3 - En beskrivelse som i grove trekk angir hvordan oppdrag og prosess tenkes gjennomført. - Beskrivelse av planlagt leveranse - Fremdriftsplan som viser estimert timeforbruk og planlagte møter - Ferdigutfylt timeestemat skjema (Timeestimatet angitt i oppdragsbeskrivelsen vil danne et utgangspunkt for fastleggelse av honorarbudsjettet) 6.3 Evaluering av tilbudene Rettidig mottatte tilbud vil bli vurdert av representanter fra oppdragsgiver. Først foretas det en vurdering av hvilke leverandører som er kvalifisert til å delta i selve konkurransen. Deretter vurderes tilbudene fra de kvalifiserte leverandørene. Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene etter en evalueringsmodell der alle tilbudene gis poengscore for hvert av tildelingskriteriene. Den gitte poengscoren til hvert kriterium multipliseres med kriteriets angitte relative vekt. Det benyttes en poengskala fra 0-10, hvor 10 er høyest mulig poengscore for hvert kriterium. De vektede poengscorene summeres, og på bakgrunn av tilbudets totale poengsum, rangeres tilbudene. Den leverandøren som etter dette har høyest poengscore totalt sett anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. 6.3.1 Priskriteriet Der leverandøren har tilbudt ulike timepriser, vil oppdragsgiver foreta en utregning basert på den prosentandel de ulike konsulentene skal benyttes. Den leverandøren som har lavest pris blir honorert med 10 poeng. Øvrige tilbydere blir tildelt en poengscore etter forholdsmessig modell. Poengscore = 10 x laveste pris/ tilbudt pris 6.3.2 Kompetanse og erfaring Ved evaluering av kompetanse vil oppdragsgiver faktisk og skjønnsmessig vurdere oppgitte opplysninger og dokumentasjon angitt over. Det teamet som anses å ha den beste erfaringen og kompetansen i forhold til oppdraget vil honoreres med 10 poeng. Øvrige tilbydere vil bli tildelt en poengscore i forhold til beste tilbud. 12 av 13
6.3.3 Oppdragsforståelse Ved evaluering av oppdragsforståelse vil oppdragsgiver faktisk og skjønnsmessig vurdere oppgitte opplysninger og dokumentasjon angitt over. Den leverandøren som ansees å ha levert best oppdragsforståelse vil honoreres med 10 poeng. Øvrige tilbydere vil bli tildelt en poengscore i forhold til beste tilbud. 6.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. Det vil bli gitt en frist på 10 dager for å påklage beslutningen. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 7 Annet 7.1 Offentlighet og taushetsplikt Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. lov av 19.05.2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 inntil valg av leverandør er bestemt. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- eller forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 7.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom tilbudene overstiger de midlene som er satt av til prosjektet, det er inntrådt endring i de grunnleggende forutsetninger for anskaffelsen, planlagt finansiering bortfaller eller annen saklig grunn foreligger. 7.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 13 av 13
Med vennlig hilsen Eiendoms- og byfornyelsesetaten Stig Øvrebo Fungerende seksjonsleder Anita Krpan innkjøpsansvarlig Dette dokumentet er godkjent elektronisk 14 av 13