KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV RAMMEAVTALE FOR ARKITEKTTJENESTER

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV RAMMEAVTALE FOR ARKITEKTTJENESTER Åpen anbudskonkurranse Forskrift om offentlige anskaffelser del I og III Rammeavtale arkitekttjenester 1

2 1. Generelt Tilbudsinnbydelse Presentasjon av oppdragsgiver Kunngjøring Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Beskrivelse av anskaffelsen Anskaffelsens formål Oppdragsbeskrivelse Ansvarlige konsulenter Kontrakt Kontraktsperiode/ rammeavtalens varighet Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Tilbudet Tilbudsbrev Tilbudsvedleggene ønsket presentasjonsform Språk, format, kopier Adresse for levering av tilbud (Besøksadresse) Tilbudsfrist frist for mottak av tilbud Tilbudskonvolutt eller pakke Vedståelsesfrist Forbehold og avvik Endring og tilbakekall av tilbud Utgifter til å delta i konkurransen Kvalifikasjoner Tildeling av kontrakt Tildelingskriterier Evaluering av tilbudene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Annet Offentlighet og taushetsplikt Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Opplysningsplikt Rammeavtale for arkitekttjenester 2

3 1. Generelt 1.1 Tilbudsinnbydelse Oslo kommune ved Eiendoms- og byfornyelsesetaten, inviterer til åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av rammeavtale for arkitekttjenester. Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og III, og tilbudsbestemmelser som følger av dette konkurransegrunnlaget. Åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud, men som ikke tillater forhandlinger Presentasjon av oppdragsgiver EBY er Oslo kommunes grunneier og en aktiv pådriver for utvikling av byen. Etaten arbeider for en variert og bærekraftig vekst i hovedstaden ved å: utvikle arealer for bygging av boliger, næring og andre offentlige formål inngå utbyggingsavtaler og koordinere byutviklingsprosjekter rydde opp i forurenset grunn og gjennomføre ulike miljøtiltak kjøpe og selge eiendom forvalte og leie ut eiendommer arbeide for universell utforming bidra til et attraktivt bysentrum Eiendoms- og byfornyelsesetaten (EBY) er ansvarlig for utarbeidelse av reguleringsforslag for kommunens egne eiendommer. I noen tilfeller fremmer etaten reguleringsforslag på oppdrag fra andre etater og kommunale foretak. Kommunens eiendommer utvikles til kommunens eget bruk, eller til bl.a. bolig- og næringsformål med salg av ferdigregulerte eiendommer i markedet. EBY har fokus på universell utforming og miljømessige kvalitetsmål. EBY utfører ikke reguleringsarbeid selv, men kjøper inn konsulenthjelp til hvert enkelt reguleringsoppdrag gjennom utlysning av konkurranse på Doffin/ TED. En reguleringsprosess blir derfor et tett samarbeidsprosjekt mellom EBY som oppdragsgiver og valgt konsulent. EBY initierer og starter selv opp reguleringssaker overfor Plan- og bygningsetaten (PBE). Nye prosedyrer ved bestilling av oppstartsmøte med PBE kan skape behov for å anskaffe skisser, og / eller analyser og utredninger før oppstart av selve reguleringsprosessen. Våre reguleringsoppdrag kan ofte være komplekse og få uventede innspill, noe som kan resultere i at vi har behov for å innhente spisskompetanse til særskilte analyser eller utredninger, eventuelt nye mulighetsstudier som supplement til et regulært reguleringsoppdrag. EBY forvalter også bykassens bebygde eiendommer. I forbindelse med vedlikeholds- og rehabiliteringstiltak, samt endring, om- og tilbygg av bygninger, kan EBY ha behov for arkitekttjenester. Rammeavtale for arkitekttjenester 3

4 1.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i databasen DOFFIN/TED, se Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at eventuelle tilleggsopplysninger, svar på spørsmål mv. kun publiseres i DOFFIN/TED. 1.4 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Dato Aktivitet Fast Kunngjort i Doffin Fast Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Fast Frist for svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Fast Frist for innlevering av tilbud (Tilbudsfrist), kl Uke Tentativ Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud Uke 32 Tentativ Kunngjøring av resultat utsendelse av tildelingsbrev 10 dager fra utsendelse av tildelingsbrev Tentativ Karensperiode Uke 39 Tentativ Kontraktsinngåelse Fast Oppstart av kontrakt 120 dager fra tilbudsfrist Fast Vedståelsesfrist 2. Beskrivelse av anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens formål EBY skal inngå rammeavtale på arkitekttjenester, landskapsarkitekttjenester og spesialkompetanse innen arkitektur- og ingeniørfagene. Det skal inngås rammeavtale med 4 leverandører. Tjenestene er delt i to kategorier, hvor kategori 1 omfatter ordinære arkitekt- og landskapsarkitekttjenester, så som skisser, mulighetsstudier, reguleringsplanarbeid og prosjektering. I kategori 2 inngår mer spesialiserte tjenester innen arkitektur- og ingeniørfagene. Kategoriene er nærmere definert i oppdragsgivers spesifikasjoner, vedlegg Oppdragsbeskrivelse For konkurransen er oppdraget nærmere beskrevet i vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget Oppdragsgivers spesifikasjoner, hvor følgende informasjon fremgår: Innledning Oppdrag som omfattes av rammeavtalen Ansvarlige arkitekter Fremdrift Leveranser og betaling Rammeavtale for arkitekttjenester 4

5 Tildeling av oppdrag (avrop) Kvalitetssikring og oppfølging Underleverandører Oppdragsgivers spesifikasjoner er for øvrig innarbeidet i vedlagt kontakt. 2.3 Ansvarlige konsulenter Tilbyder skal bemanne oppdraget med oppdragsansvarlig, en fast arkitekt eller landskapsarkitekt, i avtaleperioden. Det skal også oppgis en stedfortreder for oppdragsansvarlig ved eventuelt fravær/ frafall. Tilbyder skal bemanne oppdrag med de medarbeidere som innehar nødvendig kompetanse og erfaring for å gjennomføre oppdrag til avtalt tid, kvalitet og kostnad. Tilbyder plikter å benytte de oppgitte personene. Se for øvrig vedlegg 1, oppdragsgivers spesifikasjoner, avsnitt Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale SSA-O, Oppdragsavtalen med bilag, se vedlegg Kontraktsperiode/ rammeavtalens varighet Kontraktsperioden er to år fra signering av kontrakt. Oppdragsgiver skal ha opsjon på å forlenge avtalen ytterlige 1+ 1 år på uendrede vilkår. 3. Konkurransegrunnlaget 3.1 Konkurransegrunnlaget Denne tilbudsinnbydelsen består av: Denne tilbudsinnbydelsen Følgende dokumenter er vedlagt: 1. Oppdragsgivers spesifikasjoner med vedlegg (inkludert prisskjema) 2. Tilbudsbrev 3. Kontrakt SSA-O med bilag 4. HMS egenerklæring 5. Forpliktelseserklæring Eventuelle tilleggsopplysninger eller tilleggsdokumenter til konkurransegrunnlaget. Komplett konkurransegrunnlag legges ut som tilleggsdokumenter til kunngjøring på Doffin/Ted, og kan vederlagsfritt lastes ned av tilbyder. Rammeavtale for arkitekttjenester 5

6 3.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbyder oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristen utløper dersom man finner at tilbudsinnbydelsen inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyder ikke kan akseptere, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om tilbudsforespørselen bør presiseres, utdypes eller endres. Forespørsler skal rettes/ sendes til: Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : innkjøpsansvarlig Marte Keysan Rosvoldsve E-postadresse : postmottak@eby.oslo.kommune.no Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse via DOFFIN/TED til samtlige registrerte interessenter hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke fremgå hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges, jf. forskrift om offentlige anskaffelser. Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 3.3 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av tilbudsinnbydelsen som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har meldt sin interesse på DOFFIN/TED. Opplysningene som oppdragsgivere gir på forespørsel fra en tilbyder, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 4. Tilbudet 4.1 Tilbudsbrev Tilbyder skal levere tilbudsbrev basert på den mal som er vedlagt denne tilbudsinnbydelsen, jf. vedlegg 2. Rammeavtale for arkitekttjenester 6

7 Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyderen, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. 4.2 Tilbudsvedleggene ønsket presentasjonsform Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyderen levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskrav i pkt. 5 nedenfor, samt den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt. 6 nedenfor, jf. tabellens kolonne Dokumentasjonskrav. Dokumentasjonen skal systematiseres i henhold til den vedleggstrukturen som fremgår av tabellens kolonne Tilbudsvedlegg. 4.3 Språk, format, kopier Tilbudet skal utformes på norsk, være skriftlig og undertegnet av person som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Alle henvendelser vedrørende konkurransen skal være på norsk. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer i papir. I tillegg ber vi om at det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. 4.4 Adresse for levering av tilbud (Besøksadresse) Navn: Adresse: Eiendoms- og byfornyelsesetaten Christian Krohgs gate 16, 0186 Oslo, 1. etasje 4.5 Tilbudsfrist frist for mottak av tilbud Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs. kommet frem til angitt besøksadresse, innen følgende frist: torsdag klokken Tilbudskonvolutt eller pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. Tilbudet skal derfor ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Tilbud som ikke er lukket vil bli avvist fra konkurransen, jf Forskrift om offentlige anskaffelser (1) bokstav b. Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Tilbud Rammeavtale arkitekttjenester. Rammeavtale for arkitekttjenester 7

8 4.7 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i 120 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 4.8 Forbehold og avvik Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. I stedet for å gi tilbud med forbehold/ avvik bør tilbyder stille spørsmål, jf pkt Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra konkurranse eller kontraktsbestemmelser. Slike henvisninger vil følgelig kunne lede til avvisning. Eventuelle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal beskrives i et eget tilbudsvedlegg. Tilbyder kan ikke påberope forbehold eller avvik som er beskrevet på en annen måte. 4.9 Endring og tilbakekall av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles og endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt. 4.1 og Utgifter til å delta i konkurransen Tilbyderen må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader man påføres ved å delta i konkurransen. 5. Kvalifikasjoner Tilbyderen må dokumentere at man har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er altså minimumskrav for å kunne delta i konkurransen, og skal sikre at tilbyder er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Tilbyderens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun tilbydere som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Der tilbyder ønsker å levere tjenester i kategori 2 og ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges frem. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til vedlagte mal. I tillegg til den dokumentasjonen som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysninger og vektlegge disse. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Rammeavtale for arkitekttjenester 8

9 Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev med de vedlegg som er angitt i kolonne vedlegg til tilbudet i nedenstående tabell. For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende krav og dokumentasjon legges til grunn: Obligatoriske krav Dokumentasjonskrav Tilbudsvedlegg Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfristens utløp. 1.1 Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Det kreves at tilbyderen har et fungerende system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd. fra 1.2 tilbudsfristens utløp. Utfylt og undertegnet HMSegenerklæring. Vedlegg Krav til Juridisk stilling, økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at tilbyderen er et lovlig etablert foretak. Det kreves at tilbyderen har økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/ kontrakten Dokumentasjonskrav Firmaattest. Foretakets siste årsregnskap, inkludert revisorberetning og styrets årsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Tilbudsvedlegg Rammeavtale for arkitekttjenester 9

10 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves god gjennomføringsevne, faglige kvalifikasjoner og erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av virksomheten og presentasjon av firmaets kompetanseprofil, hvilken kompetanse arkitektvirksomheten kan tilby med særlig vekt på de aktuelle fagområder som er etterspurt, historikk og dagens virksomhet. Presentasjonen skal inkludere eventuelle tilknyttede firmaer som kan supplere egen kompetanse (gjelder bare kategori 2). I forhold til dette kvalifikasjonskravet etterspørres ikke enkeltpersoners CV. Tilbudsvedlegg 1.6 Tilbyderen skal ha et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold. Attest for firmaets kvalitetssystem/ styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at tilbyderen oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eks. ISO 9001:2002. Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at tilbyderen har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet, herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten Tildeling av kontrakt 6.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje etter en evaluering av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av tabellen under. Kriterier Vekt Dokumentasjonskrav Tilbudsvedlegg Pris Timepriser 25 % Utfylt prisskjema Vedlegg 1.2 i Oppdragsgivers spesifikasjoner skal fylles ut. 2.1 Rammeavtale for arkitekttjenester 10

11 Kompetanse og erfaring: Tilbudte personells dokumenterte erfaring og kompetanse fra gjennomføring og resultater av lignende relevante oppdrag. Det legges spesielt vekt på at tilbudt personell har erfaring og faglige kvalifikasjoner innenfor fagfelt som er relevant for oppdrag som omfattes av rammeavtalen. 75 % Bemanningsplan med beskrivelse av hvordan prosjektteamet er tenkt sammensatt med angivelse av navn og funksjon for de som skal gjennomføre oppdrag. Vedlegg 1.1 og 1.2 i Oppdragsgivers spesifikasjoner skal fylles ut. CV for samtlige personell som er aktuelle for å gjennomføre oppdraget 2.2 CV skal inneholde opplysninger som viser kompetanse og erfaring. Det skal fremgå hva medarbeiderens rolle og ansvar har vært i relevante tidligere oppdrag. Oppdragsgiver har ikke vedlagt mal for CV eller kompetanseskjema. Tilbyder velger selv hensiktsmessig fremstilling. En kortfattet CV, kan for eksempel suppleres med utfyllende beskrivelse. Vi gjør oppmerksom på at bemanningsplan skal angi og CV skal vedlegges for samtlige personell som er aktuelle for gjennomføring av oppdrag. 6.2 Evaluering av tilbudene Rettidig mottatte tilbud vil bli vurdert av representanter fra oppdragsgiver. Først foretas det en vurdering av hvilke tilbydere som er kvalifisert til å delta i selve konkurransen. Deretter vurderes tilbudene fra de kvalifiserte tilbyderne. Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene etter en evalueringsmodell der alle tilbudene gis poengscore for hvert av tildelingskriteriene. Den gitte poengscoren til hvert kriterium Rammeavtale for arkitekttjenester 11

12 multipliseres med kriteriets angitte relative vekt. Det benyttes en poengskala fra 0-10, hvor 10 er høyest mulig poengscore for hvert kriterium. De vektede poengscorene summeres, og på bakgrunn av tilbudets totale poengsum, rangeres tilbudene. Den leverandøren som etter dette har høyest poengscore totalt sett anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Evaluering av pris: Tilbyderne er bedt om å angi timepris(er) for gjennomføring av oppdraget. Der tilbyderen har tilbudt ulike timepriser, vil oppdragsgiver foreta en utregning basert på den prosentandel de ulike konsulentene skal benyttes. Evaluering av kompetanse og erfaring: Evalueringen vil baseres på fremlagt dokumentasjon. Kompetanse og erfaring til hver enkelt av de konsulenter som skal levere tjenester innenfor rammeavtalen vil bli vurdert. Oppdragsgiver vil deretter legge sammen den samlende poengscoren til den gruppen av konsulenter som er tilbudt. Denne summen blir tilbyders poengscore for kriteriet kompetanse og erfaring. 6.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. Det vil bli gitt en frist på 10 dager for å påklage beslutningen. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 7. Annet 7.1 Offentlighet og taushetsplikt Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. lov av nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 inntil valg av leverandør er bestemt. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- eller forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6, jf. forvaltningsloven Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom tilbudene overstiger de midlene som er satt av til prosjektet, det er inntrådt endring i de grunnleggende forutsetninger for anskaffelsen, planlagt finansiering bortfaller eller annen saklig grunn foreligger. Rammeavtale for arkitekttjenester 12

13 7.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Tilbyderen kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. Med vennlig hilsen Eiendoms- og byfornyelsesetaten Stig Øvrebø Avdelingsdirektør Marte Keysan Rosvoldsve innkjøpsansvarlig Dette dokumentet er godkjent elektronisk Rammeavtale for arkitekttjenester 13