KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV KONSULENT TIL REGULERING AV KJELSÅSVEIEN 114

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV KONSULENT TIL REGULERING AV KJELSÅSVEIEN 114 Åpen anbudskonkurranse Forskrift om offentlige anskaffelser del I og II Regulering av Kjelsåsveien 114 1

2 1. Generelt Tilbudsinnbydelse Presentasjon av oppdragsgiver Kunngjøring Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Beskrivelse av anskaffelsen Anskaffelsens formål Oppdragsbeskrivelse Ansvarlige konsulenter Kontrakt Kontraktsperiode Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Tilbudet Tilbudsbrev Tilbudsvedleggene ønsket presentasjonsform Språk, format, kopier Adresse for levering av tilbud (Besøksadresse) Tilbudsfrist frist for mottak av tilbud Tilbudskonvolutt eller pakke Vedståelsesfrist Forbehold og avvik Alternative tilbud Deltilbud Endring og tilbakekall av tilbud Utgifter til å delta i konkurransen Kvalifikasjoner Tildeling av kontrakt Tildelingskriterier Evaluering av tilbudene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Annet Offentlighet og taushetsplikt Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Opplysningsplikt Regulering av Kjelsåsveien 114 2

3 1. Generelt 1.1 Tilbudsinnbydelse Oslo kommune ved Eiendoms- og byfornyelsesetaten, inviterer til åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av konsulent til ferdigstillelse av reguleringsplanen for Kjelsåsveien 114. Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og II, og tilbudsbestemmelser som følger av dette konkurransegrunnlaget. Åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud, men som ikke tillater forhandlinger Presentasjon av oppdragsgiver Eiendoms- og byfornyelsesetaten (EBY) er kommunens grunneier og en aktiv pådriver for utvikling av byen. Etatens kjerneoppgaver er forvaltning av eiendommer, utvikling og salg av kommunal grunn og bistand til utvikling av privat grunn gjennom utbyggingsavtaler. Etaten ivaretar eierrollen og forvalter for den delen av kommunens eiendomsmasse som ikke er lagt til eiendomsforetakene. Vi arbeider for en variert og bærekraftig vekst i hovedstaden ved å: Utvikle arealer for bygging av boliger, næring og andre offentlige formål Inngå utbyggingsavtaler og koordinere byutviklingsprosjekter Rydde opp i forurenset grunn og gjennomføre miljøtiltak Kjøpe og selge eiendom Forvalte og leie ut eiendommer, torg og gågater Arbeide for universell utforming Bidra til et attraktivt bysentrum 1.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i databasen DOFFIN, og på Oslo kommunes anskaffelsesportal. Se henholdsvis og Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at eventuelle tilleggsopplysninger, svar på spørsmål mv. kun publiseres i DOFFIN og ikke i Oslo kommunes anskaffelsesportal. 1.4 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Dato Aktivitet Kunngjort i Doffin Fast Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Fast Frist for svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget kl Fast Frist for innlevering av tilbud (Tilbudsfrist), kl Regulering av Kjelsåsveien 114 3

4 Uke 19 Tentativ Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud Uke 19 Tentativ Kunngjøring av resultat utsendelse av tildelingsbrev Uke 21 Tentativ Klagefrist Uke 22 Tentativ Kontraktsinngåelse 2. Beskrivelse av anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens formål Eiendoms- og byfornyelsesetaten har som mål å utarbeide komplett detaljregulering for Kjelsåsveien 114. Anskaffelsen omfatter alt arbeid fram til politisk behandling og vedtak. Planinitiativ er innsendt og oppstartsmøte med Plan- og bygningsetaten (PBE) er avholdt. Plantype, prosess, utredningsbehov og føringer for planarbeidet er avklart. Arbeidet omfatter utarbeidelse av komplett materiell for reguleringsplanforslag/ detaljregulering i henhold til plan- og bygningslovens bestemmelser for Kjelsåsveien 114, jf. vedlagt kart som viser planavgrensning. Prisforespørselen omfatter alt arbeid frem til politisk behandling og vedtak. 2.2 Oppdragsbeskrivelse Oppdraget er nærmere beskrevet i vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget Oppdragsgivers spesifikasjoner, hvor følgende informasjon fremgår: Bakgrunn/ historikk Beskrivelse av oppdraget Fremdrift og leveranse Betaling Ansvarlige konsulenter Kontrakt Vedlegg 2.3 Ansvarlige konsulenter Tilbyder skal utpeke de konsulenter som skal være ansvarlige for utførelsen av oppdraget. Det forutsettes at det er tilbudte konsulenter som gjennomfører oppdraget. Tilbyder skal tilby et team med tilstrekkelig antall konsulenter og med den kompetansesammensetning som er nødvendig for å utføre oppdraget i samsvar med oppdragsbeskrivelsen og innenfor oppdragets tidsfrister. Regulering av Kjelsåsveien 114 4

5 2.4 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag, 1. utgave mars 2000, med de endringer som fremgår av Oslo kommunes tilhørende kontraktsformular, se vedlegg 4. Tilbudsinnbydelsen er en del av kontrakten. Tilbudsinnbydelsen og tilbudet til tilbyder som blir tildelt kontrakten vil bli innarbeidet i avtalen. 2.5 Kontraktsperiode Oppdraget skal påbegynnes umiddelbart etter kontraktsinngåelse, estimert til uke 22. Oppdraget påregnes avsluttet innen utgangen av oktober Konkurransegrunnlaget 3.1 Konkurransegrunnlaget Denne tilbudsinnbydelsen består av: Denne tilbudsinnbydelsen Følgende dokumenter er vedlagt: 1. Oppdragsgivers spesifikasjoner med vedlegg 2. Tilbudsbrev 3. Prisskjema 4. Kontraktsformular NS 8402: HMS egenerklæring Eventuelle tilleggsopplysninger eller tilleggsdokumenter til konkurransegrunnlaget. Komplett konkurransegrunnlag legges ut som tilleggsdokumenter til kunngjøring på Doffin, og kan vederlagsfritt lastes ned av tilbyder. 3.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbyder oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristen utløper dersom han finner at tilbudsinnbydelsen inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyder ikke kan akseptere, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om tilbudsforespørselen bør presiseres, utdypes eller endres. Forespørsler skal rettes/ sendes til: Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : innkjøpsansvarlig Marte Keysan Rosvoldsve E-postadresse : postmottak@eby.oslo.kommune.no Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse via DOFFIN til samtlige registrerte interessenter hvor spørsmål og svar angis. Det Regulering av Kjelsåsveien 114 5

6 vil ikke fremgå hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges, jf. forskrift om offentlige anskaffelser. Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 3.3 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av tilbudsinnbydelsen som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har meldt sin interesse på DOFFIN. Opplysningene som oppdragsgivere gir på forespørsel fra en tilbyder, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 4. Tilbudet 4.1 Tilbudsbrev Leverandør skal levere tilbudsbrev basert på den mal som er vedlagt denne tilbudsinnbydelsen, jf. vedlegg 2. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte leverandøren, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. 4.2 Tilbudsvedleggene ønsket presentasjonsform Som vedlegg til tilbudsbrevet skal leverandøren levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskrav i pkt. 5 nedenfor, samt den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt. 6 nedenfor, jf. tabellens kolonne Dokumentasjonskrav. Dokumentasjonen skal systematiseres i henhold til den vedleggstrukturen som fremgår av tabellens kolonne Tilbudsvedlegg. Regulering av Kjelsåsveien 114 6

7 4.3 Språk, format, kopier Tilbudet skal utformes på norsk, være skriftlig og undertegnet av person som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Alle henvendelser vedrørende konkurransen skal være på norsk. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer i papir. I tillegg ber vi om at det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. 4.4 Adresse for levering av tilbud (Besøksadresse) Navn: Adresse: Eiendoms- og byfornyelsesetaten Christian Krohgs gate 16 (3. etasje), 0186 Oslo 4.5 Tilbudsfrist frist for mottak av tilbud Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs. kommet frem til angitt besøksadresse, innen følgende frist: Tirsdag 02.mai 2013 klokken Tilbudskonvolutt eller pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. Tilbudet skal derfor ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Tilbud Reguleringsplan Kjelsåsveien Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 4.8 Forbehold og avvik Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. I stedet for å gi tilbud med forbehold/ avvik bør tilbyder stille spørsmål, jf pkt Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra konkurranse eller kontraktsbestemmelser. Slike henvisninger vil følgelig kunne lede til avvisning. Regulering av Kjelsåsveien 114 7

8 Eventuelle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal beskrives i et eget tilbudsvedlegg. Tilbyder kan ikke påberope forbehold eller avvik som er beskrevet på en annen måte. 4.9 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Tilbud på andre løsninger enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget vil derfor anses som tilbud med avvik eller forbehold, jf pkt 4.8 overfor Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget Endring og tilbakekall av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles og endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt. 4.1 og Utgifter til å delta i konkurransen Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen. 5. Kvalifikasjoner Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er altså minimumskrav for å kunne delta i konkurransen, og skal sikre at tilbyder er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. I tillegg til den dokumentasjonen som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysninger og vektlegge disse. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som leverandør har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med leverandøren. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev med de vedlegg som er angitt i kolonne vedlegg til tilbudet i nedenstående tabell. For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende krav og dokumentasjon legges til grunn: Regulering av Kjelsåsveien 114 8

9 Obligatoriske krav Dokumentasjonskrav Tilbudsvedlegg Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfristens 1.2 utløp. Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Det kreves at leverandøren har et fungerende system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd. fra 1.3 tilbudsfristens utløp. Utfylt og undertegnet HMSegenerklæring. Vedlegg Krav til Juridisk stilling, økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Det kreves at leverandøren har økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Firmaattest. Velg mellom: Kredittvurdering/ rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Tilbuds vedlegg Eller: Foretakets årsregnskap for 2012, revisorberetning for 2012 og styrets årsberetning 2012, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Regulering av Kjelsåsveien 114 9

10 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves god gjennomføringsevne og erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av virksomheten: firmaets kompetanseprofil og dagens virksomhet. Beskrivelse av virksomhetens tidligere utførte oppdrag som er relevant for utførelsen av dette oppdraget tilsvarende planprosesser fra komplekse byområder, inkludert oppdragets verdi, tidspunkt og oppdragsgiver. I forhold til dette kvalifikasjonskravet etterspørres ikke enkeltpersoners CV. Tilbudsvedlegg 1.6 Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold. Attest for firmaets kvalitetssystem/ styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eks. ISO 9001:2002. Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet, herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten Tildeling av kontrakt 6.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje etter en evaluering av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av tabellen under. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne Tilbudsvedlegg i tabellen under, jf. pkt. 4.1 og 4.2 om tilbudet. Regulering av Kjelsåsveien

11 Kriterier Vekt Dokumentasjonskrav Tilbuds vedlegg Pris Timepriser 40 % Utfylt prisskjema 2.1 Kompetanse og erfaring: Tilbudte konsulenters dokumenterte kompetanse og er erfaring fra gjennomføring av lignende relevante oppdrag. 30 % Bemanningsplan: Beskrivelse av hvordan prosjektteamet er tenkt sammensatt med angivelse av navn og funksjon for konsulenter som skal gjennomføre oppdrag. 2.2 Kompetansesammensetningen til tilbudt team av konsulenter innen de fagfelt som oppdraget omfatter. CV for samtlige konsulenter som er aktuelle for å gjennomføre oppdraget Det legges spesielt vekt på at tilbudte ressurser har erfaring innenfor utarbeidelse av komplekse reguleringsplaner. CV skal inneholde opplysninger om relevant utdanning, erfaring og kurs. CV skal videre inneholde en kort presentasjon av 3 av konsulentens tidligere utførte lignende oppdrag (referanseoppdrag), uavhengig av om erfaringen er tilegnet hos nåværende arbeidsgiver eller tidligere. For hvert referanseoppdrag skal det fremgå: Kort beskrivelse av type oppdrag Tilbudte konsulents rolle og ansvar Navn på oppdragsgiver og tidspunkt for utførelse Regulering av Kjelsåsveien

12 Oppdragsforståelse: 30 % Det skal leveres en beskrivelse som i grove trekk angir hvordan oppdrag og prosessen tenkes gjennomført og løst, herunder beskrivelse av utfordringer i oppdraget 2.3 Som en del av oppdragsbeskrivelsen skal timeestimat for utarbeidelse av plandokumenter og planforslag angis. Timeestimatene skal ta utgangspunkt i ordinær prosess, og spesifiseres på aktivitetsnivå. (Timeestimatet angitt i oppdragsbeskrivelsen vil danne utgangspunkt for fastleggelse av honorarbudsjett). 6.2 Evaluering av tilbudene Rettidig motsatte tilbud vil bli vurdert av representanter fra oppdragsgiver. Først foretas det en vurdering av hvilke leverandører som er kvalifisert til å delta i selve konkurransen. Deretter vurderes tilbudene fra de kvalifiserte leverandørene. Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene etter en evalueringsmodell der alle tilbudene gis poengscore for hvert av tildelingskriteriene. Den gitte poengscoren til hvert kriterium multipliseres med kriteriets angitte relative vekt. Det benyttes en poengskala fra 0-10, hvor 10 er høyest mulig poengscore for hvert kriterium. De vektede poengscorene summeres, og på bakgrunn av tilbudets totale poengsum, rangeres tilbudene. Den leverandøren som etter dette har høyest poengscore totalt sett anses å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Leverandørene er bedt om å angi timepris(er) for gjennomføring av oppdraget. Der leverandøren har tilbudt ulike timepriser, vil oppdragsgiver foreta en utregning basert på den prosentandel de ulike konsulentene skal benyttes. 6.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. Det vil bli gitt en frist på 10 dager for å påklage beslutningen. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Regulering av Kjelsåsveien

13 7. Annet 7.1 Offentlighet og taushetsplikt Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. lov av nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 inntil valg av leverandør er bestemt. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- eller forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6, jf. forvaltningsloven Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom tilbudene overstiger de midlene som er satt av til prosjektet, det er inntrådt endring i de grunnleggende forutsetninger for anskaffelsen, planlagt finansiering bortfaller eller annen saklig grunn foreligger. 7.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. Med vennlig hilsen Eiendoms- og byfornyelsesetaten Bård Sandbæk seksjonsleder Marte Keysan Rosvoldsve innkjøpsansvarlig Dette dokumentet er godkjent elektronisk Regulering av Kjelsåsveien