Tveita skole sanitæranlegg PA- BOK

Mi Tveita skole sanitæranlegg PA- BOK Mai, 2010

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL DEL...4 1.1 ORIENTERING... 4 1.1.1 PA-bok...4 1.1.2 Orientering om prosjektet...5 1.1.3 Orientering om kontraktsinndeling/ entrepriser...5 2 ADRESSELISTE...5 3 ORGANISERING...7 3.1 ORGANISASJONSKART... 7 3.2 BYGGHERRE... 7 3.3 BYGGHERRENS ADMINISTRASJON OG RÅDGIVERE... 7 3.3.1 Prosjektleder (PL)...7 3.3.2 Brukere...8 3.3.3 Byggeleder (BL)...8 3.3.4 Rådgivere prosjektering...8 3.3.5 Entreprenører...8 3.4 FULLMAKTER... 9 4 ADMINISTRATIVE RUTINER...9 4.1 ARKIVERING... 9 4.2 KORRESPONDANSE... 9 4.2.1 Korrespondanse...9 4.2.2 Tegningsdistribusjon...10 4.2.3 Beskjeder...10 4.3 MØTER... 10 4.3.1 Møtetyper...10 4.3.2 Krav til møtereferater...11 4.3.3 Prosjektmøter...11 Side 2 av 25

4.3.4 Særmøter...11 4.4 FAKTURERINGSRUTINER... 12 5 FREMDRIFTSPLANER...12 5.1 GENERELT... 12 5.2 HOVEDFREMDRIFTSPLAN... 13 5.3 PRODUKSJONSPLAN (SE HMS PLAN)... 13 6 AVVIKSBEHANDLING OG ENDRINGSMELDINGER...13 6.1 PROSJEKTMELDING FRA ENTREPRENØR... 13 6.2 SAKSBEHANDLING AV ENDRINGSMELDINGER... 13 6.3 LOGGFØRING AV PROSJEKTMELDINGER OG ENDRINGSMELDINGER... 14 7 KVALITETSSIKRING...14 7.1 KVALITETSPLAN... 14 7.2 KVALITETSKONTROLL... 15 8 SHA-PLAN...15 8.1 OPPFØLGING OG RAPPORTERING PÅ YTRE MILJØ... 16 9 GJENNOMFØRINGSFASEN...16 9.1 MØTER... 16 9.1.1 Fremdriftsmøter...16 9.1.2 Byggemøter...16 9.1.3 Oppstartsmøter med entreprenører...19 9.1.4 Oppstartsmøte med skolen før byggestart...20 9.2 RAPPORTERING... 20 9.2.1 Rapportering fra byggeleder...20 9.2.2 Rapportering fra entreprenører...21 9.2.3 Fremdriftsplaner for gjennomføringsfasen...22 10 AVSLUTNINGSFASEN...22 10.1 OVERTAGELSE... 22 10.1.1 Ferdigmelding...22 10.1.2 Overtakelsesbefaring...22 Side 3 av 25

10.1.3 Overtakelsesforretning...23 FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD... 24 10.1.4 FDV-materiale...24 10.1.5 Opplæring...25 11 VEDLEGG...25 1 GENERELL DEL 1.1 Orientering 1.1.1 PA-bok PA-bok er en forkortelse for prosjektadministrativ håndbok. PA-boken omfatter de prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer etc. som trengs for en god gjennomføring av, å holde en forretningsmessig orden i prosjektet. Denne PA-boken er utarbeidet spesielt for Tveita skole sanitæranlegg, og vil jevnlig være gjenstand for revisjoner under prosjektets gang. Alle impliserte parter forpliktes å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser etc. i PA-boken. Side 4 av 25

1.1.2 Orientering om prosjektet Prosjektet omfatter rehabilitering av alle elevtoaletter og personalgarderober inkl personaltoaletter. Det er pr i dag en ikke kapasitet på elevtoalettene for de 600 elevene på skolen. Det er i prosjektet medtatt økning av kapasitet på elevtoalettene. De nye toalettene vil bygges ihht kravene i Kravspesifikasjonen 2009. Dette medfører også at det installeres et nytt ventilasjonsaggregat som forsyner de aktuelle arealene. Hovseter skole skal utvikles og gjennomføres i henhold til Undervisningsbyggs miljømål. 1.1.3 Orientering om kontraktsinndeling/ entrepriser Alle anskaffelser gjøres etter Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser. Kontrakter inngås etter Norsk Standard, avhengig av størrelse og art. Prosjekteringsgruppen er anskaffet ved avrop av oppdrag etter rekkefølge på rammeavtale. Byggeleder skal avropes tidlig nok til å sette seg godt inn i prosjektet før oppstart på byggeplass. Avrop etter rekkefølge på rammeavtale. På grunn av forholdsvis kort byggetid (totalt 8 uker) og del-overlevering midt i byggetiden deles innkjøp i to deler; 1) Kontrahering av leveranse av ventilasjonsaggregat med antatt leveringstid på minimum 8 uker gjøres ved minikonkurranse blant rammeavtale-leverandører ventilasjon. 2) Kontrahering av utførende byggentreprenør gjøres ved åpen anbudskonkurranse på Doffin. Prosjektet skal gjennomføres gjennom generalentreprise, hvor byggentreprenør har ansvaret for alle arbeider. Leveransen av ventilasjonsaggregatet blir en egen kontrakt og tiltransporteres hovedentreprenør. Prosjektet har følgende fagområder; rivearbeider, elektro, sanitær, ventilasjon, tømmer og flis. 2 Adresseliste Byggherre Funksjon Navn/ Adresse/ Saksbehandler Telefon Arb. / Mobil Telefax e-post Undervisningsbygg Oslo KF 23 06 09 70 23 06 09 98 halvor.mardalen@ubf.oslo.kommune.no Postboks 6473, Etterstad 0605 OSLO Side 5 av 25

Fredrik Selmers vei 2 PL Halvor Mårdalen 975 34 694 Bruker Funksjon Navn / Adresse/ Saksbehandler Telefon Arb. / Mobil Telefax e-post Tveita skole 22 75 76 10 22 27 84 20 tveita@ude.oslo.kommune.no Wilhelm Stenersenvei 4 0671 OSLO Rektor Jan Wang Engedahl Rådgiver Funksjon Navn / Adresse/ Saksbehandler Telefon Arb. / Mobil Telefax e-post RiK Arkitektur AS 22 47 66 70 22 47 66 71 firmapost@rikarkitektur.no Øvre Slottsgate 17 0157 OSLO Ark Kjersti Steinstø Entreprenører Funksjon Navn / Adresse/ Saksbehandler Telefon Telefax e-post Ikke avklart Side 6 av 25

3 Organisering 3.1 Organisasjonskart Oppdragsgiver UDE ASA Nina Ullestad Prosjektleder UBF Halvor Mårdalen Prosjektstøtte UBF Cathrine Risvik Bruker Tveita skole Rektor / AMU Prosjekteringsgruppeleder RiK Arkitektur AS Kjersti Steinstø Byggeleder Erstad & Lekven Oslo AS Ole Nygaard ARK RiK Arkitektur AS Iselin Thulesius RIV UnionConsult BORO VVS og Miljø Jan Løkke RIE Malnes og Endresen AS Ivar Baggetorp Entreprenører PG-oppdragsansvarlig RiK Arkitektur AS Kjersti Steinstø RIB AS Frederiksen Truls Wang-Johannessen RiBr NEAS Brannconsult AS Leif Tore Isaksen Alle deltagere i prosjektet har ansvar for oppfølging av miljømål/ -krav innenfor sitt fagområde. PGL har ansvar for felles rapportering fra PGL til PL under prosjektering. BL har ansvar for rapportering fra entreprenør til PL under produksjon. 3.2 Byggherre Byggherre er Undervisningsbygg Oslo Kommunale Foretak (UBF). 3.3 Byggherrens administrasjon og rådgivere 3.3.1 Prosjektleder (PL) Prosjektleder er den administrative leder av prosjektet. Alle bestillinger skal skje ved skriftlig rekvisisjon, brev eller ved endringsmeldinger. Bestillingsfullmakt i prosjekteringstiden innehas kun av PL. Side 7 av 25

Prosjektleder har overordnet ansvar for oppfølging og rapportering på UBF s miljømål, eventuelle prosjektspesifikke miljømål samt myndighetskrav på ytre miljø. Prosjektleder skal utarbeide overordnet risikoanalyse på ytre miljø senest i skisseprosjektfasen. Prosjektledelsen innehas av UBF ved prosjektleder Halvor Mårdalen. 3.3.2 Brukere Evelyn Angell Veglo representerer brukerne i dette prosjektet og skal ivareta deres interesser i saken. Brukerne kan ikke påføre byggherren forpliktelser uten spesiell fullmakt til dette. 3.3.3 Byggeleder (BL) Byggeleder er byggherrens representant på byggeplassen. Byggeleder skal følge opp byggesaken både teknisk og økonomisk og være bindeleddet mellom byggherre og entreprenører. Byggeleder skal ha ansvar for oppfølging og rapportering på byggeplass av UBF s miljømål, eventuelle prosjektspesifikke miljømål samt myndighetskrav på ytre miljø. Oppfølging og rapportering på eventuelle tiltak knyttet til risikoanalyse på ytre miljø. 3.3.4 Rådgivere prosjektering UBF har engasjert følgende rådgivende ingeniører som byggherrens rådgivere for prosjektering innen de ulike fagområder: Rådgiver RiK Arkitektur AS UnionConsult BORO VVS og Miljø AS Malnes og Endresen AS AS Frederiksen NBC Neas Brannconsult AS Fag- /ansvarsområde Arkitekt/ prosjekteringsgruppeleder RIV RIE RIB RIBr Rådgiverne kan ikke påføre byggherren forpliktelser uten spesiell fullmakt til dette. 3.3.5 Entreprenører Ref tidligere beskrevet kontraktsinndeling. Følgende er engasjert av UBF til å utføre arbeidene: Navn Ansvar Ikke avklart Side 8 av 25

3.4 Fullmakter PL har fullmakt til å foreta tilleggsbestillinger på vegne av UBF innenfor en øvre beløpsgrense på kr. 50.000,- eks mva for hver bestilling, og innenfor 10 % av kontraktssum. BL har fullmakt til å foreta tilleggsbestillinger på vegne av tiltakshaver innenfor en øvre beløpsgrense på kr. 30.000,- eks mva for hver bestilling, og innenfor 10 % av kontraktssum. 4 Administrative rutiner 4.1 Arkivering Alle aktører skal etablere og opprettholde et arkiv som dokumenterer saksforløpet gjennom hele prosjektperioden. Arkivet skal omfatte all inn- og utgående korrespondanse, møtereferater, notater, fakturaer etc. Tegninger skal arkiveres i eget arkiv. Tegningsarkivet skal fortløpende ajourføres med de sist reviderte tegninger. Utgåtte tegninger skal merkes med "UTGÅTT, DATO " og skal arkiveres i eget arkiv 4.2 Korrespondanse 4.2.1 Korrespondanse Korrespondanse påføres følgende overskrift: Prosjektnavn, prosjektnummer og anleggsnummer Fag Hva saken gjelder All korrespondanse til de respektive, sendes til vedkommendes forretningsadresse (ref. kap. 2; Adresse liste), hvis ikke annet er avtalt. Av hensyn til saksbehandling og arkivering bør et brev fortrinnsvis kun omhandle en sak. Det skal angis hvor gjenpart er sendt. Det skal sendes gjenpart/kopi til: UBF v/prosjektleder Byggeleder Prosjekteringsgruppeleder (PGL) Fagkonsulent Fagentreprenør Evt. andre Viktig korrespondanse som sendes med telefaks eller e-post, skal også sendes som vanlig post. Side 9 av 25

4.2.2 Tegningsdistribusjon PGL skal utarbeide en generell distribusjonsliste og en tegningsleveringsplan som angir hvem som skal ha hvilke type tegninger og dokumenter når. Hver tegning skal følges av en tegningsdistribusjonsliste, som angir: Tegning nr Revisjonsdato/-indeks for tegning Tegningsnavn Adresser på mottakere Antall kopier som utsendes til den enkelte Ved endring, en endringsmelding. Ved hver tegningsutsendelse skal det vedlegges en oppdatert tegningsliste. Ekstern kopiering og distribusjon skal skje via det kopieringsfirma som UBF har rammeavtale med. 4.2.3 Beskjeder Alle beskjeder til byggeplassen fra byggherre og rådgivere og evt. andre skal gå via byggeleder. Dersom dette enkelte ganger ikke er mulig, skal byggeleder informeres snarest evt. med tilsendt kopi. Tilsvarende skal alle henvendelser fra entreprenør gå gjennom byggeleder. 4.3 Møter 4.3.1 Møtetyper Følgende møtetyper er aktuelle i prosjektet: Generelt Prosjektmøter Særmøter Skisse og Forprosjektfasen, Prosjektoppstartsmøte Prosjekteringsmøter (avholdes evt. også i gjennomføringsfasen) Brukermøter Gjennomføringsfasen Fremdriftsmøter Byggemøter Oppstartsmøter med entreprenører Oppstartsmøte med skolen før byggestart Møter skal fortrinnsvis avholdes etter en avtalt møteplan. Side 10 av 25

4.3.2 Krav til møtereferater Det skal skrives referat fra alle møter. Referatet skal angi konklusjoner vedrørende hvert punkt som behandles. Såfremt en sak ikke kan avklares i møtet, skal saken følges opp i etterfølgende møter av samme art, inntil saken er avklart og konklusjonen foreligger. Det skal foreligge en konklusjon før et punkt tas ut av referatet. Alle punkt/saker skal føres opp med ansvarlig og det skal oppgis tidsfrist. Møtereferater skal sendes ut senest 2 arbeidsdager etter at møtet er avholdt. Møtereferater anses som godkjent såfremt kommentarer ikke har fremkommet senest syv dager etter mottak av referatet eller senest i det følgende møte av samme art, hvis neste møte er avtalt. 4.3.3 Prosjektmøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Etter behov (ca.1 gang pr. måned) Skriftlig, fra PL Etter avtale PL BL PGL, Arkitekt og konsulenter etter spesiell innkallelse Ved totalentrepriser: TE PL PL I hovedsak: Organisasjonsspørsmål Kontrakter/kontraktsfortolkninger Program/programendringer Rapporter vedrørende prosjekterings- og byggearbeider Oppfølging av mål, myndighetskrav og risikoanalyse på ytre miljø Systemvalg Hovedmaterialer og materialer av representativ karakter Tilleggsarbeider Fremdrift Kostnadsstatus / budsjett Eventuelle andre saker Deltakerne 4.3.4 Særmøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Etter behov. I h.t. avtale med PL eller BL Avtales i hvert enkelt tilfelle Avtales i hvert enkelt tilfelle Møteinnkaller Side 11 av 25

Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Møteleder Saker som er årsak til særmøtet Deltakerne, tiltakshaver, PL, BL, PGL, evt andre som har behov for opplysningene i referatet. 4.4 Faktureringsrutiner Fakturaer skal adresseres og merkes i henhold til kontrakt. Det skal sendes separate fakturaer for Kontraktsbeløp (Avdragsfaktura, sluttfaktura). Avdragsnota skal ikke betales før det foreligger sikkerhetsstillelse. Opparbeidet beløp skal i avdragsnotaer reduseres med 10 % inntil innestående beløp utgjør 5 % av den totale kontraktssummen. I totalentrepriser skal innestående alltid være 7,5 % av kontraktssummen. Avdragsnotaen skal kun omfatte kontraktsposter som er utført pr. dato for avdragsnota, med fradrag av tidligere fakturerte beløp. Avdragsnotaer skal ikke fremsendes oftere enn 1 gang pr. måned. Godkjente tilleggsarbeider. Fakturaer for tilleggsarbeider skal ha vedlagt bestilling med UBFs originalunderskrift (endringsmelding, rekvisisjon, timelister / materiallister). Godkjente endringsmeldinger og andre tilleggsbestillinger samles i samlefaktura som sendes ikke oftere enn 1 gang pr. måned. Fakturaer fra entreprenører skal sendes i henhold til kontrakt. Såfremt originalfakturaen skulle komme bort, skal det utstedes kreditnota og ny faktura. UBFs betalingsfrist er 30 dager etter mottak av korrekt faktura. For eksempel på oppsett av avdragsfaktura se PA Bokens vedlegg 1. 5 Fremdriftsplaner 5.1 Generelt Fremdriftsplaner skal utarbeides ved bruk av Edb-baserte fremdriftsplanleggingsprogram. Fremdriftsplaner skal vise varigheten av de enkelte aktiviteter, avhengigheter mellom de enkelte aktiviteter, samt kritisk linje. Side 12 av 25

5.2 Hovedfremdriftsplan Gjeldende hovedfremdriftsplan/ produksjonsplan ligger i kap 4 i HMS-boken. Oppstart på byggeplass fremskyndes dersom IG-søknad godkjennes tidligere enn forventet. Øvrige aktiviteter forskyves tilsvarende. 5.3 Produksjonsplan (se HMS plan) Se pkt 5.2. Gjeldende produksjonsplan ligger i kap 4 i HMS-planen. Oppstart på byggeplass fremskyndes dersom IG-søknad godkjennes tidligere enn forventet. Øvrige aktiviteter forskyves tilsvarende. 6 Avviksbehandling og endringsmeldinger 6.1 Prosjektmelding fra entreprenør Dersom en entreprenør avdekker et avvik eller varsler om et endringsarbeid, skal entreprenøren sende en prosjektmelding (pr. telefaks) til byggeleder med kopi til fagkonsulent(er) og prosjekteringsgruppeleder. Byggeleder skal avgi sine kommentarer på prosjektmeldingen. Skjema som skal benyttes ved prosjektmeldinger er vist i PA Bokens vedlegg 2. 6.2 Saksbehandling av endringsmeldinger Endringsmeldinger utsendes når UBF ønsker utført en endring, eventuelt etter forslag fra rådgivere eller etter godkjent krav fra entreprenør. Endringsmeldingen skal beskrive omfanget av endringen og angi årsak til endringen. Endringsmeldinger skal utsendes ved enhver endring, uansett om den har økonomiske / fremdriftsmessige konsekvenser eller ikke. Endringsmeldinger skal likeledes følge utsendelse av nye tegninger som ikke er inkludert i kontraktsgrunnlaget. Endringsmelding sendes til leverandør (entreprenør/rådgiver/byggeleder) for pristilbud. Endringsmeldingen skal ha vedlagt tegninger og beskrivelse som angir endringen. Pristilbudet skal spesifisere mengder / poster som utgår av kontrakten og mengder / poster som inngår i endringen. Dokumentasjon for tilbudsprisen, evt. som tilbud fra under-entreprenør skal vedlegges tilbudet. Alle pristilbud vedr endringer skal være komplette inkl alle kostnader forbundet med arbeidet. Pristilbud for arbeider og leveranser som ikke er basert på kontraktens enhetspriser skal være basert på kontraktens prisnivå. Entreprenørens pristilbud på utsendt forespørsel sendes til den rådgiver som har utarbeidet forespørselen. Rådgiveren gir sin innstilling til BL. BL gir sin innstilling til PL. Side 13 av 25

PL enten bestiller arbeidet hos entreprenør eller gir avslag på pristilbudet, etter BL's innstilling Godkjente endringer skal innarbeides i prosjektmaterialet. Skjema for endringsmelding og spesifisert endringstilbud, som skal benyttes i prosjektet er vist i hhv. PA Bokens vedlegg 3 og 4. Ved endring for PG og BL skal endringsmelding benyttes. 6.3 Loggføring av prosjektmeldinger og endringsmeldinger BL skal føre logg over prosjektmeldinger og endringer samt status på disse. Loggføringen av prosjektmeldinger skal vise dato når meldingen er sendt, hva saken omhandler samt kommentar fra byggeleder. Videre skal prosjektmeldingsloggen angi om prosjektmeldingen er omsatt til en endringsmelding, dato for dette og hvem som er ansvarlig for videre oppfølging. Videre er det vist er skjema som skal benyttes ved loggføring av prosjektmeldinger. Skjema for loggføring av prosjektmeldinger Nr. Dato sak Kommentar Evt. Endringsmelding Dato Ansv. Skjema ligger i PA Bokens vedlegg 5 Loggføringen av endringsmeldinger skal vise hva endringen består i, dato for utsendelse og antatt kostnad. Videre skal endringsloggen vise datoer for når de enkelte rådgivere osv. har behandlet endringsmeldingene samt fakturabeløp og dato for fakturert. Videre er det vist er skjema som skal benyttes ved loggføring av endringsmeldinger. Skjema for loggføring av endringsmeldinger Nr. Tekst Utsendt dato Kostnads anslag Tilbud Anbefalt dato Faktura OK Kr. Dato Ark./rådg. BL PL Sum Dato Skjema ligger i PA Bokens vedlegg 6 7 Kvalitetssikring 7.1 Kvalitetsplan Rådgivere og entreprenører skal fremlegge en kvalitetsplan for prosjektleder, for godkjennelse før arbeidet påbegynnes. Senere revisjoner skal godkjennes tilsvarende. Side 14 av 25

Kvalitetsplanen skal bl.a. omfatte: Organisasjonsplan for prosjektet. Kontrollplan som fastlegger de kontrolltiltak som vil være nødvendige for å dokumentere at arbeidene er utført i henhold til kontrakt. Grensesnitt tabell/matrise System for registrering av kontrollresultatene Plan for registrering, rapportering og behandling av avvik Rådgivere og entreprenører skal følge avtalte rutiner for kvalitetssikring av arbeidene. Kvalitetsplanen skal alltid inneholde plan på oppfølging og rapportering på UBF s miljømål, eventuelle prosjektspesifikke miljømål, risikoanalyse på ytre miljø samt myndighetskrav på ytre miljø. Dokumentasjon for gjennomført egenkontroll skal fremlegges løpende, og senest ved UBFs overtakelse av arbeidene. 7.2 Kvalitetskontroll Kvalitetskontrollen skal i hovedsak være basert på dokumentert egenkontroll. For prosjekteringsarbeider omfatter denne egenkontroll også tverrfaglige kontroller. UBF forbeholder seg retten til å få utført en uavhengig 3.-parts kontroll av alle arbeider. UBF vil da med egne representanter føre kontroll med bl.a.: At kontraktene overholdes Fremdrift i forhold til avtalt tidsplan Kvalitet av utførte arbeider Måling av regulerbare poster Gjennomføring av kvalitetssikring og kvalitetskontroll Gjennomføring av bestemmelser vedrørende HMS og miljømål Fakturering Rådgivere og entreprenører skal være UBF behjelpelig ved utførelse av disse kontroller. UBFs kontrolltiltak fritar ikke rådgivere eller entreprenører for det fulle ansvar for riktigheten av det leverte produkt. 8 SHA-plan Rutiner iht til gjeldene SHA-plan skal følges. Side 15 av 25

8.1 Oppfølging og rapportering på ytre miljø I alle prosjekter skal UBF s miljømål, eventuelle prosjektspesifikke miljømål samt myndighetskrav på miljø følges opp og rapporteres (i månedsrapport), jf. prosedyre for gjennomføring av detaljprosjektering og prosedyre for bygging. I prosjekteringsfasen skal PGL (der det er PG) følge opp miljømål/-krav og risikoanalyse på ytre miljø, og rapportere dette til PL. I byggefasen skal BL sørge for tilsvarende oppfølging og rapportering til PL. Oppfølgings- og rapporteringsansvaret i prosjekteringsfasen kan, etter avtale med PL, overføres til KP. Se for øvrig vedlegg Miljø tilbudsbeskrivelse. 9 GJENNOMFØRINGSFASEN 9.1 Møter 9.1.1 Fremdriftsmøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Hver uke, mellom byggemøter og før byggemøtet. I h.t. avtale i foregående møte, evt. administrerende entreprenør alt. BL Byggeplassen Entreprenører BL Administrerende entreprenør alt. BL Møteleder Status for fremdrift av de enkelte arbeider Fremdriftsfront i forhold til gjeldende fremdriftsplan Rapportering av avvik Tiltak for korrigering av eventuelle avvik Koordineringssaker Deltakerne, PL, PgL, evt andre som har behov for opplysningene i referatet. 9.1.2 Byggemøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Hver 14.dag I h.t. avtale i foregående møte, evt. skriftlig fra BL Byggeplassen BL PL PgL Arkitekt Konsulenter Side 16 av 25

Møteleder Referent Saker til behandling Entreprenører Representant fra skolen hvis skolen er i drift BL BL Fremdrift Fast siste punkt: Fremdriftsendringer i forhold til HMS Er det endringer i fremdriften/faseforskyvninger eller er det bestilt endringsarbeider som medfører at arbeidsoperasjoner som var forutsatt utført hver for seg utføres samtidig: Nei Bemanning Riggforhold Ja, følgende arbeider vil foregå samtidig og det utføres Risikoanalyse (SJA): HMS Fast første punkt: HMS plan HMS - PLAN datert..., Rev. nr... er gjeldende for prosjektet. Faste underpunkter: Samordning ihht. AML 15, (HMS plan, pkt. 8.2): Har samtlige firmaer og ansatte på byggeplassen gjennomgått opplæring ihht. siste rev. av HMS planen og undertegnet Samordningsavtalen : Ja Nei, opplæring og undertegning vil bli gitt den... for følgende firmaer/personer: Samordningsavtale datert...er arkivert under pkt. 8.2 i HMS plan. Produksjonsplan, (HMS plan pkt. 4.2) Det er /er ikke gjort endringer i fremdriften/faseforskyvninger eller det er bestilt endringsarbeider som medfører at det skal utføres Risikoanalyse (SJA) for følgende arbeidsoperasjoner: Risikoanalyser (SJA) er arkivert under pkt. 4.2 og prosedyrer/sjekklister er arkivert under 6.1/6.2 i HMS plan. Ukesaktivitetsplan, (HMS plan pkt. 4.3) Ukesaktivitetsplan datert...er gjennomgått med bruker og er arkiver under pkt. 4.3 i HMS plan. Vernerunder, (HMSplan pkt. 7.1) Vernerunder gås hver... og vernerundeprotokoll datert...er arkivert under pkt. 7.1 i HMS plan HMSrapport fra KP/KU/HB, (HMS plan pkt. 7.5) HMS rapport fra KP/KU/HB, HMS datert...er gjennomgått og arkivert under pkt. 7.5 i HMS plan. Side 17 av 25

Fast siste punkt: Revisjon av HMS plan Er det forhold som fremkommer i møtet som medfører at det er behov for revisjon av HMS planen?: Nei Ja, og revisjonen vil være utført den... Opplæring og undertegning av Samordningsavtalen den... Miljø Oppfølging av: o Undervisningsbyggs miljømål o Prosjektspesifikke miljømål iht SD2 o Myndighetskrav på ytre miljø o Risikoanalyse på ytre milø Jfr. Sjekkliste for byggeprosessen Andres arbeider som har betydning for entreprenørenes arbeider Tegninger / beskrivelser Meldinger fra entreprenører Bygningsmessige arbeider VVS-arbeider Elektro-arbeider Andre installasjoner Endringsarbeider Fast siste punkt: Skjema for loggføring av endringsmeldinger Loggføringen av endringsmeldinger skal vise hva endringen består i, dato for utsendelse og antatt kostnad. Videre skal endringsloggen vise datoer for når de enkelte rådgivere osv. har behandlet endringsmeldingene samt fakturabeløp og dato for fakturert. Vedlagt til byggemøtereferatet følger ajourført logg datert... Andre saker som ikke naturlig behandles under ovenstående punkter. Husk at det skal angis hvem som har ansvar og frist for gjennomføring av hvert pkt. Referatet distribueres til Deltakerne, PL, Hovedverneombudet, evt. andre som har behov for opplysningene i referatet. Side 18 av 25

9.1.3 Oppstartsmøter med entreprenører Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Holdes med hver enkelt entreprenør for arbeidene igangsettes Byggeleder Byggeplassen Entreprenør, Byggeleder Evt. Prosjektleder og Prosjekteringsgruppeleder ved behov Byggeleder Byggeleder 1. Presentasjon Prosjektorganisasjon, adresselister mv. Entreprenørens organisasjon, prosjektansvarlig, formenn. Byggeledelse - organisering, kontaktpersoner 2. Kontraktsgrunnlag / rutiner Kort gjennomgang kontraktsdokumenter Spesielle krav til denne entreprise Entreprenørens kvalitetssikring / kontrollplaner / avvik Entreprenørens ansvarshavende Tiltakshavers kvalitetskontroller Forretningsrutine, endringsrutiner / fakturering HMS-organisering, verne-ansvarlige, byggeplassrutiner / møter Oppfølging av miljømål (ytre miljø): Miljømål på avfallshåndtering og eventuelt prosjektspesifikke miljømål. Myndighetskrav på miljø (bl.a. substitusjonsplikten). Risikoanalyse på ytre miljø. RENT BYGG, kontraktskrav, samordning, entreprenørens plan og utstyr. Vareinntak, lagring, produksjonsrom. Krav ved støyende aktiviteter (boring og hogging betong mv.) Opplæring/"innsjekking" av håndverkere på byggeplass. 3. Fremdrift / bemanning Gjennomgang hovedfremdriftsplan / milepeler / kritiske punkter Entreprenørens fremdriftsplanlegging. Planlagt bemanning / bemanningstopper Arbeidstid / ferier 4. Byggeplassforhold / rigg Brakkerigg / parkering Kontorforhold Transportveier i området Produserende rigg, behov/plass Stillasbehov / koordinering Transportveier i bygget. Mellomlagring på byggeplass Vareleveranseplan / varemottak 5. Byggeplassrutiner Postrutiner / tegningsdistribusjon Byggemøter / basmøter / framdriftsmøter / vernemøter / informasjonsmøter Låsing av byggeplass / bygg Side 19 av 25

Referatet distribueres til 6. Eventuelt Deltagere og evt. prosjektleder 9.1.4 Oppstartsmøte med skolen før byggestart Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Ved oppstart av byggearbeider Byggeleder Skolen Alle ansatte ved skolen Hovedverneombudet Alle ansvarlige hos entreprenørene Byggeleder Prosjektleder Prosjekteringsgruppeleder Evt. arkitekt og rådgivere etter behov Byggeleder Byggeleder Fremdriftsplaner Omfang av prosjektet Riggområde Kommunikasjon mellom skolen og prosjektet Spesielle rutiner HMS-plan Alle deltagere 9.2 Rapportering 9.2.1 Rapportering fra byggeleder Rapporteringsintervall Utarbeides av Rapportinnhold Hver 14. dag Byggeleder Økonomi: Status økonomi (entreprisekost), med økonomisk oversikt på 1 siffer nivå, økonomisk oversikt på detaljert entreprisenivå, fakturalogg, og endringslogg. Fremdrift: Status fremdrift, brutt ned på hver enkelt aktivitet, som viser planlagt og virkelig fremdrift samt statuslinje. Kontroller: Kontroller utført siste periode, med resultat, og kontroller planlagt neste periode. Endringer / avvik: Endringer og avvik, i siste periode, med antatt pris på endringer og hvor i systemet endringer ligger. Bemanning: Bemanning på byggeplassen siste periode (Alle arbeidsgivere og antall ansatte i hvert firma). Side 20 av 25

HMS: Status arbeid iht. Byggherreforskriften Ytre miljø: Status på oppfølging av UBF s miljømål, eventuelle prosjektspesifikke miljømål (iht SD2), risikoanalyse på ytre miljø samt myndighetskrav på ytre miljø. Jf. Sjekkliste for byggeprosessen. Informasjon: Opplysninger om viktig korrespondanse eller informasjon, i siste periode, og status i rapporteringen til Plan- og bygningsetaten. Vedlegg til rapport Rapport distribueres til Økonomiske rapporter som: Økonomisk oversikt på 1 siffer nivå Økonomisk oversikt på detaljert entreprisenivå Attesterte fakturaer Oversikt endringsmeldinger, med antatte priser, med angivelse av hvor i systemet endringsmeldingene ligger Oversikt over meldinger fra entreprenør med angivelse av status Fremdriftsplan med aktuell fremdriftsfront angitt Prosjektleder 9.2.2 Rapportering fra entreprenører Rapporteringsintervall Utarbeides av Rapportinnhold Hver 14. dag Hver enkelt entreprenør Fremdrift: Status fremdrift iht. detaljert fremdriftsplan brutt ned på dager som viser aktiviteter, også for underentreprenører, brutt ned på etasjer, naturlige delområder eller rom. Tegningsleveranser: Behov for tegninger de neste 6 uker. Avvik: Ved avvik i forhold til planlagt fremdrift og kvalitet skal entreprenøren foreslå korrektive tiltak, evt. redegjøre for avvik og iverksette korrektive tiltak hvis avviket skyldes entreprenøren selv eller en underentreprenør han har ansvaret for. Endringer: Oversikt over endringsmeldinger / varsel om endringer i siste periode, samt uavklarte endringsmeldinger. HMS: Status vernearbeid, og forhold til skole i drift samt status på arbeid iht. Byggherreforskriften og HMS-forhold i.hms-plan. Ytre miljø: Status på UBF s miljømål (avfallshåndtering), eventuelle prosjektspesifikke miljømål, eventuelle tiltak knyttet til risikoanalyse på ytre miljø samt myndighetskrav på miljø (bl.a. substitusjonsplikten). Side 21 av 25

Bemanning: Liste over egne ansatte, underentreprenører og ansatte i underentreprenører som er på byggeplassen. Vedlegg til rapport Rapport distribueres til Ingen spesielle Byggeleder 9.2.3 Fremdriftsplaner for gjennomføringsfasen Den enkelte entreprenør skal sette opp en fremdriftsplan for sine arbeider. Fremdriftsplanene skal være oppdelt i de enkelte aktiviteter og de enkelte bygningsavsnitt (del / etasje mv.). Administrerende sideentreprenør setter sammen fremdriftsplanene fra de enkelte entreprenører til en samlet fremdriftsplan som omfatter alle arbeider. I fremdriftsplanene skal det avsettes tid til innregulering av tekniske installasjoner, samt sluttrengjøring / byggvask, inventar mv. før overtakelse. Såfremt det ikke er inngått kontrakt med administrerende sideentreprenør, skal den samlede plan settes sammen av byggeleder. En slik samlet fremdriftsplan skal skriftlig godkjennes av samtlige entreprenører. Godkjent fremdriftsplan kan ikke endres uten etter samtykke fra PL. 10 AVSLUTNINGSFASEN 10.1 Overtagelse 10.1.1 Ferdigmelding Når entreprenøren anser seg som ferdig med sine arbeider, skal han sende ferdigmelding, egenmelding og protokoll fra egenbefaring til UBF ved byggeleder. Entreprenørens FDV-materiale skal oversendes sammen med ferdigmeldingen. BL skal foreta en forhåndsbefaring for å kontrollere at arbeidet er ferdigstilt i henhold til kontrakt. Såfremt arbeidet ikke anses som ferdigstilt, skal BL meddele dette til entreprenøren, med anmodning om ny ferdigmelding når gjenstående arbeider er ferdigstilt. Først når arbeidene etter BL's vurdering er ferdigstilt, berammer BL tidspunkt for overtagelsesbefaring, og innkaller til befaring. 10.1.2 Overtakelsesbefaring I overtakelsesbefaringen deltar PL, BL, rådgivere, brukere, hovedverneombudet samt entreprenøren. BL skal lede og referere overtakelsesbefaringen. Side 22 av 25

PA-Bok: Prosjektadministrative bestemmelser Generell del Overtakelsesbefaringen skal omfatte alle arbeider som omfattes av kontrakten med entreprenøren. Tekniske installasjoner og anlegg, så som VVS-anlegg, El-anlegg, heiser mv. skal være igangkjørt og testet før overtakelsesbefaring avholdes. Uttestingen skal være dokumentert ved igangsettingsprotokoller, innreguleringsprotokoller og øvrige måleprotokoller. I mangelslisten skal det angis Hva befaringen omfatter Deltakere ved befaringen Hvilke feil / mangler som ble registrert. Såfremt det er dissens mellom entreprenørens og tiltakshavers oppfattelse av mangelen, skal dette angis i referatet. Frist for utbedring av mangler det er enighet om. Tidspunkt for kontrollbefaring Referatet distribueres til deltakerne i befaringen. UBF skal alltid ha tilsendt referat. Referatet skal utsendes senest 2 arbeidsdager etter befaringen. 10.1.3 Overtakelsesforretning Mangelliste fra ferdigbefaringen danner grunnlaget for overtakelsesforretningen. Før overtakelse skal det foreligge Dokumentasjon for entreprenørens gjennomførte egenkontroll av arbeidene Igangsettingsprotokoller, innreguleringsprotokoller og øvrige måleprotokoller Brukstillatelse fra tilsynsmyndighetene Godkjennelse av VA-anlegg fra vann- og avløpsmyndighetene FDV-materiale. FDV-materialet skal være godkjent av tiltakshaver eller hans rådgivere Brannverndokumentasjon Opplæring av brukere skal være gjennomført Ved overtakelse skal BL sette opp overtakelsesprotokoll. Overtakelsesprotokollen skal settes opp i h.t. NS 3434: Overtakelse av bygg og anlegg - Prosedyrer. Protokollen skal utarbeides i 2 eksemplarer. Begge eksemplarer underskrives av entreprenør og UBFs representant. Partene beholder 1 eksemplar hver. PA Bokens Vedlegg 7 9 viser skjema som skal benyttes ved overtagelsesbefaringer og forretninger: Vedlegg 7: Overtagelsesprotokoll Vedlegg 8: Protokollføring vedrørende kontraktsarbeidet Vedlegg 9: Mangelliste Side 23 av 25

PA-Bok: Prosjektadministrative bestemmelser Generell del Forvaltning, drift og vedlikehold 10.1.4 FDV-materiale Ved avslutnings av byggearbeidene skal entreprenøren levere FDV-dokumentasjon for de arbeider som omfattes av hans kontrakt med UBF. FDV-dokumentasjonen skal som minimum omfatte: For bygningsmessige arbeider: 1. Adresseliste for samtlige entreprenører, underentreprenører og leverandører som har vært involvert i byggearbeidene 2. Produkt- og datablad samt brosjyrer, med fargekoder, for utstyr, materialer, overflatebelegg og bygningsdeler 3. Vedlikeholdsanvisninger /-instrukser for overflater og bygningsdeler 4. Branndokumentasjon For tekniske installasjoner i tillegg: 1. Generelle anleggsbeskrivelser og systembeskrivelser 2. Driftsinstrukser for anleggene med beskrivelse av styrefunksjoner 3. Vedlikeholdsinstrukser for anleggene, inklusive anbefalte service- og vedlikeholdsintervaller 4. Komplette spesifikasjoner, med brosjyrer, for utstyr og utstyrskomponenter 5. Flytskjemaer for VVS-tekniske anlegg 6. Drifts- og kontrolljournaler 7. Monteringsanvisninger 8. Komplette testprotokoller / igangsettingsprotokoller for utstyr og anlegg 9. Innreguleringsprotokoller 10. Komplett programmeringsunderlag for sentraler mv. 11. Skjemaer for tavler og sentraler, herunder rekkeklemme-/tilkoblingsskjemaer For eksempel bruk av bilder - som viser oppbygningen av konstruksjonen under utførelse - med anmerkning på tegninger/ skisser vil synliggjøre materialbruken. Ved andre entrepriser, hvor entreprenøren ikke har prosjekteringsansvar, skal entreprenør fremlegge oppgave over hvilke avvik som er gjort i forhold til arbeidstegninger, slik at de prosjekterende rådgivere kan foreta oppretting av tegninger og beskrivelser til «som bygget dokumentasjon». Ved totalentrepriser skal totalentreprenøren selv fremlegge komplette sett av «som bygget tegninger» Side 24 av 25

PA-Bok: Prosjektadministrative bestemmelser Generell del 10.1.5 Opplæring Opplæring av skolens driftspersonale skal foretas i h.t. kontrakt med entreprenør. Opplæring skal skje på skolen og innenfor skolens arbeidstid. 11 Vedlegg 1 Oppsett av avdragsfaktura 2 Prosjektmeldingsskjema 3 Endringsmeldingsskjema 4 Endringstilbud 5 Skjema for loggføring av prosjektmeldinger 6 Skjema for loggføring av endringsmeldinger 7 Protokoll for Overtagelsesforretning 8 Dokumentasjonsprotokoll vedrørende kontraktsarbeidet 9 Mangelliste Side 25 av 25