Til leverandøren(e) Deres ref.: Vår ref. 15/00310 Dato: Sak/dok.: 11.02.2015 Ark.: TILBUDSINNBYDELSE KJØP AV KONSULENTBISTAND TIL UTARBEIDELSE AV SKOLEBEHOVSPLAN FOR NITTEDAL KOMMUNE 1. Oppdragsgiver Nittedal kommune, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til forenklet forespørsel for kjøp av Konsulentbistand til utarbeidelse av skolebehovsplan for Nittedal kommune. Nittedal er en kommune i Akershus med et innbyggertall på nær 23 000. I nord og øst grenser kommunen til Lunner, Nannestad, Gjerdrum og Skedsmo. I sør og vest grenser kommunen mot Oslo, og vårt slagord er "Der storby og marka møtes" Nittedal kommune har ansvaret for et bredt spekter av velferdsoppgaver. I tillegg er kommunen tillagt sentrale oppgaver knyttet til samfunnsutvikling, planlegging og myndighetsutøvelse. Nittedal kommune arbeider etter følgende overordnede strategiske styringsmål: Gode tjenester, god folkehelse, rent miljø, stolt nittedalsidentitet, levende lokaldemokrati, gode prosesser, kompetente og motiverte medarbeidere og sunn økonomi. Nittedal kommune har i dag 7 barneskoler og 3 ungdomsskoler fordelt i 3 geografiske områder i kommunen, nordre (Hakadal), midtre (Rotnes) og søndre del av kommunen. Det er en ungdomsskole i hvert av områdene og 2 barneskoler i nordre, og 2 i midtre og 3 barneskoler i søndre. Kommunen har en stor andel barn og unge samtidig som vi er i sterk vekst. En stor del av veksten er barnefamiler. Veksten gir utfordringer på kapasiteten i alle tjenester rettet mot barn og unge, ikke minst skolekapasiteten. Flere opplysninger om Nittedal kommune er å finne på www.nittedal.kommune.no
Oppdragsgiver ved Assisterende kommunalsjef, Karen Pinholt inviterer dere til å delta i konkurranse om kjøp av konsulentbistand til utarbeidelse av skolebehovsplan for Nittedal Kommune. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Nittedal kommune v/ Karen Pinholt Postadresse: Postboks 63, 1483 Hagan Besøksadresse: Moveien 1, 1482 Nittedal e-post: Karen.pinholt@nittedal.kommune.no Mobiltelefon: +45 91591473 Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post saksbehandlers e-post adresse med kopi til Kommunalsjef Johanna Lervik (johanna.lervik@nittedal.kommune.no). Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. 1.1. Avtaleperiode Tjenesten skal utføres i perioden ultimo februar til 15.09.2015. Oppdragsgiver har opsjon på å utvide kontrakten med tilleggsytelser av beslektet karakter dersom dette finnes hensiktsmessig. Kontraktens verdi skal ikke overstige kroner 500 000,- En eventuell utvidelse av kontrakten må utløses senest en måned før kontraktens utløp. 2. Anskaffelsesprosedyre Lov og forskrift om offentlige anskaffelser gjelder for anskaffelsen. For anskaffelser under 500 000,- gjelder forskriftens del I. 3. Anskaffelsens formål og omfang Nittedal er en vekstkommune og antallet barn og unge øker. Det betyr at vi må planlegge for mere skolekapasitet. Det er viktig at denne kapasiteten blir bygget ut på riktig tidspunkt, og med riktig plassering i forhold til hvor elevveksten kommer. Nittedal Kommune skal utarbeide en skolebehovsplan som skal munne ut i en realistisk investeringsplan med kostnadsestimater for skoleanlegg i Nittedal Kommune på kort (4 år) og mellomlang(12 år) sikt. Planen skal ta høyde for prognostisert elevtallsutvikling og gi Nittedal en så effektiv skolestruktur som mulig på lang sikt. Til det formål trenger vi konsulentbistand til utrednings- og oversiktsarbeid i planprosessen og til 4 mulighetsstudier av varierende omfang. 4. E-handel Oppdragsgiver bruker E-handelsplattformen og Elektronisk Handels Format (EHF) for bestillinger og fakturaer. Leverandøren må forplikte seg til å kunne motta bestilling på konsulenttjenestene som skal leveres etter avtalen via E-handel som fritekstbestilling. I denne forbindelse må Leverandøren oppgi en e-postadresse som ordremottak for Oppdragsgivers bestillinger. 5. Kravspesifikasjon Se kravspesifikasjon, vedlegg 3. 2
6. Kvalifikasjonskrav 6.1. Lovpålagte krav Forskrift om offentlige anskaffelser stiller krav om fremleggelse av skatteattest og HMSegenerklæring i 3-3 og 3-4, og følgende dokumentasjon må følge tilbudet: Skatte- og momsattest: Leverandørene skal legge frem skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS-egenerklæring: Valgt leverandør (og eventuelle underleverandører) skal bekrefte at virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften), samt at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Som dokumentasjon på dette skal utfylt og signert HMS-egenerklæring fremlegges senest ved kontraktssignering. 6.2. Krav til leverandørens økonomi og tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav (I tilfeller der leverandøren støtter seg på en underleverandør eller et annet foretak for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal leverandøren vedlegge nødvendige forpliktelseserklæringer fra aktuelle underleverandører, som dokumenterer at de reelt sett disponerer over underleverandørenes ressurser for denne anskaffelsen. Forpliktelseserklæringer må være signert for å være gyldige.) Siste års årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Leverandøren skal ha meget god erfaring fra tilsvarende oppdrag med bistand til kommuner i arbeidet med skolebehovsplaner eller lignende planer for kommuners planlegging av skolekapasitet. Leverandøren skal ha til strekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget innen Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker. En beskrivelse av leverandørens personell leverandøren disponerer over til oppfyllelse 3
tidsfristene. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/-styringssystem. Alternativt kan kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon fremlegges. 7. Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert. 2. leveres per e-post til post@nittedal.kommune.no, på papir direkte til oppgitt besøksadresse, eller sendes med post. Tilbudet skal være merket med oppdragsgivers kontaktperson. 8. Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest inne tidspristens utløp (se fremdriftsplan pkt. 8.) Tilbud som ikke er i samsvar med forespørselen risikerer å bli avvist. 9. Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen med forbehold om eventuelle endringer: Aktivitet Tidspunkt Utsending av forespørsel 11.02.15 Frist for å levere tilbud 23.02.15 kl. 11.30 Åpning av tilbud 23.02.15 kl. 12.00 Evaluering Uke 9 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører 03.03.15 Kontraktsinngåelse Ultimo uke 10 Vedståelsesfrist 31.03.15 kl. 12.00 10. Gjennomføring av konkurransen og tildeling I denne konkurransen vil det ikke bli anledning til å forhandle. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver vil evaluere de innkomne tilbud. 11. Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Pris Prisen skal være eksklusiv mva. men inkludert alle andre kostnader (inkl. reisekostnader), skatter og avgifter. Kvalitet Oppdragsforståelse Dokumentasjonskrav Ferdig utfylt prisskjema. Ferdig utfylt kravspesifikasjon Leverandøren bes gi en beskrivelse av hvordan 4
leverandøren vil løse oppdraget ut i fra kravspesifikasjonen (maks 2 A4 sider). Fremdriftsplan skal fremlegges. Øvrige tildelingskriterier vil vektes noe høyere enn pris ved evaluering av tilbudene. Vi ser frem til å motta Deres tilbud. Nittedal 11. Februar 2015 Kommunalsjef Johanna Lervik Assisterende kommunalsjef Karen Pinholt Vedlegg VEDLEGG 1: KONTRAKT VEDLEGG 2: PRISSKJEMA VEDLEGG 3: KRAVSPESIFIKASJON VEDLEGG 4: HMS-EGENERKLÆRING VEDLEGG 5: REVIDERT SKOLEBHOVSPLAN 2011-31 HTTP://WWW.NITTEDAL.NO/ARTIKKEL.ASPX?MID1=86&AID=1492 VEDLEGG 6: SKOLEBEHOVSPLAN 2008-2020 HTTP://WWW.NITTEDAL.NO/ARTIKKEL.ASPX?MID1=86&AID=1492 VEDLEGG 7: FORSLAG TIL KOMMUNEPLAN 2015-2027 HTTP://WWW.NITTEDAL.NO/OM-NITTEDAL/LEDELSE-OG-STYRING/PLANHIERARKI/PLANER- PA-HORING/KOMMUNEPLAN-2015-2027-HORINGSUTKAST.31537.ASPX VEDLEGG 8: OVERSIKT OVER TILSTANDEN AV KOMMUNENS SKOLEANLEGG VEDLEGG 9: TILSTANDSBAROMETERET 2013 NITTEDAL KOMMUNE 5