IHR: Oppsummering av seminar 5.-6. mai Direktørnettverket Hovedmål for seminaret:! "#$#%&'()*'($&+','! -*.)*.#+*./0'$1'2)1+34*)&+&&+*'.'($&+'5' 1
Dag 1 Fokusområdenes prioriterte prosesser Arbeidsform: Postersesjon. Tre grupper med ca. fem deltakere i hver. Plangruppelederene ga en kort oppsummering av de prioriterte prosessene, med vekt på begrunnelsene. Gruppen ble bedt om å prioritere seks prosesser hver, etter å ha fått presentert totalt 23 prosesser fra plangruppene. 2
Prioriteringer fra gruppe1 (Anita Sandberg, Benedicte Rustad, Bjørn Haugstad, Bård Kjos, Inger Anne S. Faye, Bjørnar Sarnes og Monica Bakken) 1. Ekstern finansiering/prosjektstyring 2. Rekruttering - HR 3. Lokal opptak og studentmobilitet 4. www.uio.no 5. Eksamen/Aura 6. Innkjøp, bilagslønn og PhD Prioriteringer fra gruppe 2 (Bente Andreassen, Bjørn Hol, Dag Myhre-Nilsen,Thorbjørn Nordbø, Geir Arve Rogstad, Frode Meinich og Marianne Mancini) 1. Ekstern finansiering 2. Organisering av økonomifunksjonen på enhetene 3. Lokalt opptak 4. Bilagslønn 5. Studentmobilitet 6. Innkjøp 3
Prioriteringer fra gruppe 3 (Tove Langhaug, Karsten Aase-Nilsen, Lars Oftedal,Siv Nordrum, Jarle Nygard, Johannes Falk Paulsen) 1. Planlegge og gjennomføre eksamen,administrere undervisning, bilagslønn og prosessen fra arbeid til betaling 2. Ekstern finansiering og ekstern finansiering/prosjektstyring Vedlikehold og oppdatering av www.uio.no 3. Lokalopptak, studentmobilitet 4. Rekruttering og opptak og systemansvar PhD-utdanning 5. Rekruttering 6. Ansvarsmatrise og roller og brukerkontakt Avstemming Etter at gruppene hadde prioritert 6 prosesser hver, ble man bedt om å stemme fram de tre prosessene man mente det var viktigst å prioritere nå. 4
4 prosesser fikk førsteprioritet i alle tre gruppene Prosess Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 Ekstern finansiering/prosjektstyring (ØK, FA) 1 1 1 Bilagslønn (OPA) 1 1 1 Lokal opptak (Stud) 1 1 1 Student mobilitet (Stud) 1 1 1 5 prosesser fikk førsteprioritet i minst en av gruppene, men ikke i alle Prosess Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 Rekruttering - HR (OPA) 1 2 1 Systemansvar PhD-utdanning (FA) 1 2 1 Eksamen/adm. undervisning (Stud) 1 2 1 www.uio.no (Form.) 1-3 Innkjøp (ØK) 1 2-5
Andre ønsker om hva IHR skal prioritere: Prosess Ansvarsmatrise og roller og brukerkontakt - 2 1 Organisering økonomifunksjonen på enhetene - 2 - Rekruttering og opptak - - 3 Internhandel - 2 - Lederstøtte - 2 - Grupp e 4 Prioritering av hovedprosesser Kriteriene: Leveransekvalitet (brukerperspektiv) Gevinstpotential Kompleksitet Avhengighet på tvers (nytt kriterium) Prioritet 1: Hver gruppe prioriterte de 6 viktigste prosessene til fase 2 (pri fra 1 til 6). De gjenværende prosessene skulle fordeles i tre hovedgrupper: Pri 2 (6 prosesser, ikke internt rangert), Pri 3 (6 prosesser; ikke internt rangert). Pri 4 (resten, ikke internt rangert) Individuell prioritering først, deretter arbeid i tre grupper (samme som tidligere, komplettert med plangruppelederne). Til slutt plenumsdiskusjon og felles prioritering 6
De samlete prioriteringene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rioritet 2, fra gruppe 2 Innspill om rammebetingelsene for fase 2 Hensikt med denne bolken var å åpne for spørsmål og gi avklaringer rundt fase 2, så langt mulig. Formelt besluttes rammene av styret 21. juni. 7
Til avklaring i det videre IHR-arbeidet (1) Foreta en risikovurdering av plangruppenes forslag til prioritering Hvilke organisasjonsmessige konsekvenser medfører IHR-prosjektet? Hva skal Sentraladministrasjonens rolle være? Har vi en uhensiktsmessig arbeidsfordeling mellom nivåene? Hva skal gjøres på ulike nivåer i organisasjonen? Hvor skal vi være like? Hvor trenger vi å gjøre lokale tilpassinger? Til avklaring i det videre IHR-arbeidet (2) Kom det opp noe nytt underveis i plangruppenes arbeid? Vet vi noe nå som vi ikke visste fra før? Vi må se plangruppenes arbeid på tvers Ikke glemme det som fungerer godt Vi må tydeliggjøre de store linjene 8
Til avklaring i det videre IHR-arbeidet (3) IT-systemene blir behandlet i en nyopprettet plangruppe som vil gi en foreløpig rapport 8. juni Dag 2 9
Organisatoriske utfordringer Gruppearbeid, samme grupper som dagen før. Gruppene fikk utdelt en oppsummering av plangruppenes hypoteser i starten av sesjonen. Oppsummering i plenum, skrev pappkort på de 3 viktigste tiltakene. Prioritering av de viktigste tiltakene med klistrelapper på tiltakene. Prioritering av de viktigste organisatoriske utfordringene resultater av avstemming [1] Oppstykket styringslinje fikk totalt 20 stemmer Gjennomføringskraft legitimitere når endringer ikke er påtvunget 11 Omkampkultur 8 Ledelse 1 Standardisering og skreddersøm fikk totalt 7 stemmer Standardisering vs lokal tilpassing 7 Roller og ansvar Tydelighet i roller og ansvar 6 10
Prioritering resultater av avstemming [2] Andre Gevinstfokus 6 Føre et overordnet ressursregnskap 4 Brukerfokus 4 Bygge ned kontrollkultur 3 Fragmenterte kompetansegrupper 3 Samhandling 3 Ideoligidrevet organisasjon 3 Forpliktende eierskap og deltakelse i gjennomføring 3 Respekt og tillit 2 Frigjøring flytting av gevinst 1 De viktigste forhold som må vektlegges for å lykkes med implementering i fase 2 Oppgave: For hver av de 4 viktigste utfordringene - hva er de inntil 2 viktigste punktene/tiltakene IHR prosjektet må vektlegge i fase 2 for å sikre suksess? Arbeid i samme grupper som dagen før. Oppsummering i plenum. Svarene levert på flippover. 11
Gruppe 1: Organisering/struktur Standarisering, skreddersøm Oppstykket styringslinje Robuste miljøer Manglende prosesskultur (plasseres mellom organisering og kultur) Kontrollkultur Standardisering vs lokal tilpassing(plasseres mellom organisering og kultur) Kompetanse og sårbarhet små miljøer (plasseres mellom organisering og kultur) Gjennomføringskraft legitimitere når endringer ikke er påtvunget Gruppe 1: Kultur/relasjon ledelse Samhandling gjensidig respekt, brukerfokus, felles virkelighetsforståelse Kontroll ansvar tillit (plasseres mellom organisering og kultur) Kompetanse og utvikling (plasseres mellom organisering og kultur) Fragmenterte kompetansegrupper (plasseres mellom organisering og kultur) Lokal autonomi vs UiO helhet Ideologidrevet organsisasjon Respekt og tillit Brukerfokus Tydelighet i roller og ansvar (plasseres mellom organisering og kultur) Omkampkultur SA- Kommunikasjon- og samhandlingskultur Roller og ansvar Ledelse 12
Gruppe 1: Grenseflaten mellom de ulike plangrupper/fokusområder Ta overordnet grep som berører helheten Gruppe 1: Implementering prosjekt Føre et overordnet ressursregnskap Frigjøre flytting av gevinst Konkretisering av gevinst Gevinstfokus Forpliktende eierskap og deltakelse i gjennomføring 13
Gruppe 2 Tiltak: Tydelig/spesifiserte styrevedtak for de 4 kategoriene Hvorfor: Øke gjennomføringsevne Hva må gjøres: Regjeringsnotater Hvem: U.dir/HR-sekr, bidrag:plangruppeledere. Når: 21. juni Innføre beslutningsbank Innføre gevinstbank Måltall andel administrativt ansatte Definere bedre hva som er administrasjon og hva som er støtte til kjernevirksomheten Gruppe 3 Gjennomføringskraft/omkampskultur Tiltak: Gode nok prosesser før gjennomføring Hvorfor: Forankring og eierskap, forståelse for lokale behov. Sikre kvalitet i løsningene Hva må gjøres: Kompetanse, tid/ressurser, organisere i prosjekt Hvem: Eier av tiltaket Når: Kontinuerlig Gevinstfokus Tiltak: Behov for avklaring og presisering Hvorfor: Forståelse/Effektivitet/unngå dobbeltarbeid Hva må gjøres: Beskrives, dokumenteres, forankres Hvem: Prosesseier i samhandling med øvrige involverte aktører Når: 14
Videre arbeid Videre arbeid i plangruppene Hver plangruppe lager et «Regjeringsnotat» som sammenfatter plangruppens arbeid og observasjoner. Maksimalt to sider Frist fredag 13. mai 15
Møtefora for arbeidet fram til sommerferien Direktørnettverk Dekanmøte Ressursgruppe 11.5 25.5 18.5 1.6 11.5 25.5 Høringsprosess Høringsnotat legges ut på nettet Innspill per e-post innen Høringsmøter i fora med vitenskapelig ansatte og studenter Frist 30.5 12:00 3.6 16:00 Uke 21 16
Frister Sammendrag fra plangruppene Overordnet kartlegging Siste innspill fra plangruppene Utkast styrenotat til ressursgruppen Tilbakemelding fra ressursgruppen Leveranse fra plangruppe for IT Ferdig styrenotat sendes ut Frist 13.5 18.5 20.5 23.5 25.5 8.6 10.6 Skriveprosess - styrenotatet Start skrivejobb Innarbeidet overordnet kartlegging Innarbeidet siste innspill fra plangruppene Innspill fra ressursgruppen Innarbeidet innspill fra høringsrunden Innarbeidet innspill fra plangruppe for IT Frist 12.5 20.5 23.5 30.5 7.6 10.6 17