KVALIFIKASJONSGRUNNLAG: Konkurranse med forhandling etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III for kjøp av Rammeavtale for skanning og tilstandsvurdering av støpejern/duktile hovedvannledninger med dimensjon 300 600 mm for levering til Bergen kommune Anskaffelsesnr. EØS 044-2015 Viktige frister Siste frist for innsending av spørsmål 04.01.2016, kl. 15.00 Frist for forespørsel om deltagelse 13.01.2016, kl. 12:00 Side 1 av 12
Innholdsfortegnelse: 0 FORKORTELSER OG UTTRYKK... 3 1 OPPDRAGET... 3 1.1 OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 KUNNGJØRING /ANNONSERING... 3 1.3 ANSKAFFELSEN GJELDER... 3 1.4 KONTRAKTENS OMFANG... 4 1.5 KONTRAKTENS VARIGHET... 4 1.6 FORBEHOLD FRA OPPDRAGSGIVER... 5 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 REGELVERK... 5 2.2 KONKURRANSEFORM... 5 2.3 PLANLAGT FRAMDRIFT... 5 2.4 ENDRING AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET... 5 2.5 ENDRING ELLER TILBAKEKALL AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE... 6 2.6 AVVISNING AV LEVERANDØR... 6 2.7 AVLYSNING AV KONKURRANSEN... 6 2.8 SPRÅK... 6 2.9 INFORMASJONSFORMIDLING OG KOMMUNIKASJON... 6 2.10 KONTAKTPERSON FOR DENNE ANSKAFFELSEN... 6 2.11 KOSTNADER VED DELTAKELSE I KONKURRANSEN... 6 2.12 MEDDELELSE VEDRØRENDE KVALIFISERING... 7 2.13 OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER... 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENS KVALIFIKASJONER... 7 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.2 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 7 3.3 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 8 3.4 UNDERLEVERANDØRER... 9 4 KRAV TIL FORESPØRSEL OM DELTAKELSE... 10 4.1 KVALIFIKASJONSFRIST... 10 4.2 LEVERINGSADRESSE... 10 4.3 FORESPØRSELENS STRUKTUR, FORMAT OG MERKING... 10 5 ÅPNING, EVALUERING OG AVSLUTNING AV KVALIFIKASJONSFASEN... 11 5.1 ÅPNING AV KVALIFIKASJONSSØKNADER... 11 5.2 EVALUERING... 11 5.3 MEDDELELSE OM AVVISNING... 11 5.4 INVITASJON TIL Å LEVERE TILBUD... 12 Side 2 av 12
Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Forespørselsforside HMS-egenerklæringsskjema Forpliktelseserklæringsskjema 0 Forkortelser og uttrykk I konkurransedokumentene benyttes følgende forkortelser, navn og uttrykk: Forkortelse Forklaring Merknader LOA Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 FOA Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006, nr. 402 Offl. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr.16 FVL Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967, nr. 9 DOFFIN Database for offentlige innkjøp Nasjonal database for offentlige anskaffelser TED Tenders Electronic Daily Europeisk database for offentlige anskaffelser 1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen vil bli administrert av Vann- og avløpsetaten. 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er kunngjort i DOFFIN. Kvalifikasjonsdokumentene er tilgjengelig på www.doffin.no sammen med kunngjøringen. 1.3 Anskaffelsen gjelder Bergen kommune ved Vann- og avløpsetaten har til hensikt å inngå en parallell rammeavtale med minimum 3 leverandører for levering av en uavhengig og konkret tilstandsvurdering av kommunale støpejern/duktile hovedvannledninger med diameter 300-600 mm, jfr. FOA 15-3 (1). Formålet med tilstandsvurderingen er å få et best mulig grunnlag for å kunne vurdere nødvendige tiltak på kritiske hovedledninger og derigjennom øke sikkerheten i vannleveransen. Side 3 av 12
Den tilstandsvurdering som leverandør skal foreta, skal minst inneholde følgende informasjon: Innvendig korrosjon, utstrekning og dybde Utvendig korrosjon, utstrekning og dybde Solid gjenværende tykkelse på røret Lokalisering av tidligere reparasjoner Detekterte lekkasjer, anboringer o.l. Konklusjon på tilstand og videre anbefalinger Videoopptak skal inngå som del av rapporten Leverandør skal ha selvstendig ansvar for skanning og utarbeidelse av rapport med tilstandsvurdering. Rapporten skal være detaljert nok til at oppdragsgiver skal kunne vurdere de foreslåtte tiltakene. Leverandør er ikke ansvarlig for nødvendig tilretteleggingsarbeid, som skal foretas av oppdragsgiver, som f.eks. å varsle berørte abonnenter, foreta vannavslag, etablere og sikre arbeidsgroper, montere/demontere innføringsinnretning, reetablere ledning og terreng mm. Det gjøres oppmerksom på at det i kontrakten vil bli stilt krav til norsk språk for all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandør i forbindelse med gjennomføring av oppdrag under kontrakten. Fordeling av oppdrag Tildeling av oppdrag under rammeavtalens områder vil skje basert på leverandørenes rangering i konkurransen om rammeavtalen. Dette innebærer at leverandøren (leverandør A) som leverte det tilbudet som oppnådde høyest samlet poengsum på tildelingskriteriene i konkurransen, får tildelt samtlige avropskontrakter. Dersom leverandør A ikke kan levere, vil den nest beste leverandør bli forespurt (leverandør B). Kan heller ikke leverandør B levere, vil avropskontrakten bli tildelt leverandøren som oppnådde 3. beste poengsum på tildelingskriteriene i konkurransen (leverandør C). 1.4 Kontraktens omfang Rørskanning av ca. 2 000 m per år. Totalt omfang inkl. opsjoner ca. 8 000 m (4 år). Det vil gis anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget, dvs. skanning av deler av dimensjonsområdet 300 600 mm. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele kontrakt innen hvert dimensjonsområde. 1.5 Kontraktens varighet Rammeavtalen skal ha en varighet på 1 år fra underskrevet kontrakt. I tillegg skal oppdragsgiver ha en opsjon på forlengelse av avtalen i inntil ytterligere 3 år, totalt maksimalt 4 år. Oppdragsgiver skal varsle om innløsning av opsjon senest 30 dager før utgangen av avtaleperioden. Side 4 av 12
1.6 Forbehold fra oppdragsgiver Det oppgitte omfanget er estimater basert på VA-etatens tidligere erfaringer og tilgjengelig personalressurs ved anvendelse av denne typen tjenester. Det tas forbehold om endringer i volum, bl.a. ut fra behov for tjenesten og personellressurstilgang. 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av LOA og FOA. For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og III. Lov og forskrift er tilgjengelig under lenken "regelverk" på www.bergen.kommune.no/innkjop. 2.2 Konkurranseform Konkurranseform er konkurranse med forhandling i henhold til FOA 14-1 (3), jf. 2-1(7), etter FOA 20-11, jf. 4-2, bokstav d. Konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdiene er en to-trinns prosess, hvor leverandører må kvalifisere seg for å delta. Alle leverandører kan søke om å bli kvalifisert. Oppdragsgiver vil foreta en prekvalifisering og en utvelgelse. De leverandørene som er blitt kvalifisert og invitert av oppdragsgiver, vil få tilsendt konkurransedokumentene og får anledning til å gi tilbud. 2.3 Planlagt framdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av kvalifiseringen fram til kontrakt inngås. Datoene nedenfor er foreløpige med unntak av dato for innsending av spørsmål og frist for forespørsel om deltakelse. Planlagte milepæler Dato Utlysning av konkurransen 24.11.15 Siste frist innsending av spørsmål til kvalifiseringen 04.01.2016 Frist for forespørsel om deltagelse 13.01.2016, kl. 12.00 Kvalifisering/meddelelse om kvalifisering uke 4, 2016 Utsending av konkurransegrunnlag uke 4, 2016 Tilbudsfrist ca. 19.02.16 Forhandlinger uke 9, 2016 Evaluering av tilbud uke 9-10, 2016 Orientering om tildeling uke 10, 2016 Kontraktsinngåelse /signering uke 11-12, 2016 2.4 Endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelse, supplering og endring av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 17-2 (1). Side 5 av 12
2.5 Endring eller tilbakekall av forespørsel om deltakelse Forespørsel om deltakelse kan tilbakekalles eller endres inntil fristen for forespørsel om deltakelse utløper. Tilbakekallingen skal skje skriftlig. Endring av forespørselen er å anse som en ny forespørsel om deltakelse, jf. FOA 20-5. 2.6 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 20-12 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 20-12 (2). 2.7 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1. 2.8 Språk Forespørsel om deltakelse i konkurransen skal fremsettes på norsk. Tilbudene i den etterfølgende konkurransefasen vil bli akseptert på det samme språket. 2.9 Informasjonsformidling og kommunikasjon Dersom oppdragsgiver foretar rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil orientering bli sendt til alle som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. Oppdragsgiver vil benytte www.doffin.no for å administrere konkurransen frem til frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller kvalifikasjonsgrunnlaget, herunder endring av frist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Alle henvendelser skal foregå skriftlig til kontaktpersonen for denne anskaffelsen. Leverandører som henter kvalifikasjonsgrunnlaget fra andre kilder enn Doffin, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. Eventuelle spørsmål i tilknytning til kvalifikasjonsdokumentene fremsettes så tidlig som mulig. Siste frist for innsending av spørsmål fremgår av forsiden i dette dokument. Fristen er fastsatt på bakgrunn av at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid å utarbeide svar og sende dette svaret ut til alle tilbydere som tidligere har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. Tilleggsinformasjon skal leveres tilbyder senest 6 dager før frist for anmodning om deltagelse utløper. 2.10 Kontaktperson for denne anskaffelsen Kontaktperson vedr. kvalifikasjonsgrunnlaget: E-post: Anna Walde anna.walde@bergen.kommune.no 2.11 Kostnader ved deltakelse i konkurransen Leverandøren må selv bære alle kostnader med deltakelse i konkurransen. Side 6 av 12
2.12 Meddelelse vedrørende kvalifisering Meddelelsen vil være skriftlig og gis samtidig til deltakerne i kvalifiseringen. Meddelelse om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurransen, kan påklages innen 15 dager regnet fra dagen den er sendt deltakerne, jf. FOA 19-7. 2.13 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offl. 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jf. FOA 3-6, Offl. 13 og Fvl. 13. Oppdragsgiver vil foreta en selvstendig vurdering av foreliggende dokumenter i behandling av innsynskravet. Offl. krever ikke at det skal innhentes samtykke for innsyn. Når oppdragsgiver har skjermet opplysninger, kan den som har krevd innsyn anmode oppdragsgiver til å innhente samtykke for innsyn i disse opplysningene, jf. Offl. 13, tredje ledd. 3 Krav til leverandørens kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kvalifikasjonskravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med forespørselen. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil føre til at leverandør blir avvist, jf. FOA 20-12 (1). 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra anmodningsfristen. Med skatteattest menes: For norske tilbydere: Skatteattest utstedt via Altinn, Skattekontoret eller Skatteoppkreverkontoret Merverdiavgiftsattest, utstedt via Altinn, Skattekontoret eller Skatteoppkreverkontoret For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en egenerklæring som stadfester at alle skatter og Side 7 av 12
avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyderens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Krav: Leverandør skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon: Firmaattest, som ikke er utstedt mer enn 6 måneder før fristen for anmodning om deltakelse utløper. Utenlandske leverandører skal godtgjøre at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Krav: Oppfyllelse av HMS-regelverk Leverandører som skal utføre arbeid i Norge må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter til enhver tid fastsetter. Dokumentasjon: Vedlegg 2 HMS-Egenerklæring fylles ut. Erklæringen skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før fristen for anmodning om deltakelse utløper. 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Erfaring Det kreves at leverandør har meget god erfaring fra rørskanning; minimum 4 relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Med relevante oppdrag menes at leverandør må ha utført rørskanning i den rørdimensjon som leverandør tilbyr for dette oppdraget. Det vil si at dersom leverandør tilbyr rørskanning i hele dimensjonsområdet 300 600 mm, må det gis referanser for ulike dimensjoner innenfor området (inkl. øvre og nedre grense). Dokumentasjon: Leverandør skal gi en dekkende beskrivelse av leverandørens 4 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene (maks én A4 side for hvert oppdrag). Beskrivelsen må omfatte angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere oppdragenes relevans gjennom beskrivelsen. Krav: Gjennomføringsevne Det kreves at leverandøren viser god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov. Det kreves derfor at leverandør har tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget. Dokumentasjon: Oversikt over firmaets personalressurser med relevant kompetanse til oppfyllelse av kontrakten, og Oversikt over de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr inkludert deres kapasiteter, som leverandøren nå disponerer over til gjennomføring av denne leveransen. Side 8 av 12
Krav: Rutiner for miljøstyring Oppdraget krever leverandører som har rutiner og systemer som sikrer en lav miljøbelastning ved utførelsen av leveransen Dokumentasjon (skal gis på én av følgende måter): Beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer knyttet til kjemikalievalg og håndtering, sporbarhet av råvarer, gjenvinning/minimering av emballasje. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001 eller tilsvarende 3dje parts verifiserte systemer, skal gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges. Krav til kvalitetsstyring Oppdraget krever leverandører som har systemer for kvalitetsstyring. Dokumentasjon (skal gis på én av følgende måter): Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar, tilvirkningsprosess og kontinuerlig analyse og forbedring. Om leverandør innehar ISO 9001:2000 sertifikat, eller senere versjon, kan dette vedlegges. 3.4 Underleverandører Dersom leverandør planlegger å benytte underleverandører eller samarbeidspartnere i forbindelse med gjennomføring av kontrakten, skal disse identifiseres i kvalifikasjonssøknaden med angivelse av hvilke tjenester eller på hvilke fagområder disse skal bidra. For underleverandører/samarbeidspartnere skal følgende dokumentasjon leveres: Skatteattest Merverdiavgiftattest Egenerklæring HMS Firmaattest Dersom leverandør ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til krav til tekniske eller faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 3.3, skal kvalifikasjonssøknaden inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal kvalifikasjonssøknaden i tillegg inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, jf. FOA 17-8 (2) og 17-9 (2). Mal for forpliktelseserklæring er vedlagt i vedlegg 3. Side 9 av 12
4 Krav til forespørsel om deltakelse 4.1 Kvalifikasjonsfrist Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende på adresse oppgitt under pkt. 4.2,Feil! Fant ikke referansekilden. senest innen kvalifikasjonsfristens utløp. Kvalifikasjonsfristen fremgår av tabellen under pkt. 2.3. Kvalifikasjonsfristen er absolutt. For sent innkomne kvalifikasjonssøknader vil medføre avvisning av tilbyderen fra konkurransen. Leverandøren bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 4.2 Leveringsadresse Forespørsel om deltakelse i konkurransen skal leveres på oppdragsgivers leveringsadresse (kontoradresse): Bergen kommune Vann- og avløpsetaten, v/anna Walde Fjøsangerveien 68, Ekspedisjonen 3. etasje 5068 BERGEN Åpningstid i ekspedisjonen er hverdager: kl. 08.00-15.00 4.3 Forespørselens struktur, format og merking 4.3.1 Struktur og innhold Forespørsel om deltakelse i konkurransen skal ha følgende struktur og innhold: Navn: Innhold: 1 Forespørselsforside Forespørselsforsiden (vedlegg 1) må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av en person med fullmakt til å binde leverandøren. 2 Innholdsfortegnelse 3 Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskrav 3.1 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Jf. kvalifikasjonskrav i kvalifikasjonsgrunnlagets pkt. 3.2. 3.2 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Jf. kvalifikasjonskrav i kvalifikasjonsgrunnlagets pkt. 3.3. 3.3 Krav til underleverandører Jf. kvalifikasjonskrav i kvalifikasjonsgrunnlagets pkt. 3.4. Forpliktelseserklæring 4 Annen relevant informasjon Side 10 av 12
Leverandør er selv ansvarlig for at hans forespørsel svarer på alle krav og avklaringspunkter i kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg. 4.3.2 Format Forespørselen skal leveres i papirformat med originale signaturer, innsatt i en A4-ringperm. Det skal leveres ett eksemplar av forespørselen. Innholdet i forespørselen skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders eller lignende. Forespørselen skal også leveres i elektronisk format, i form av en CD eller usb-brikke, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i Microsoft Office-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-A1-format. Den elektroniske versjonen skal ha samme (fil)struktur som papirversjonen. Tilbyder har ansvar for at papirversjon og elektronisk versjon av tilbudet er identiske. Oppdragsgiver forbeholder seg muligheten til å velge hvilken versjon som legges til grunn for evaluering. Det må ikke leveres tilbud via vanlig post, e-post eller telefaks. 4.3.3 Merking Ved innlevering skal forespørselen være i en nøytral (uten identifikasjon av tilbyder) lukket konvolutt/pakke som, i tillegg til eventuell adressemerking, kun skal være merket med følgende betegnelse: EØS 044-2015 - Rammeavtale for skanning og tilstandsvurdering av støpejern/duktile hovedvannledninger med dimensjon 300 600 mm. 5 Åpning, evaluering og avslutning av kvalifikasjonsfasen 5.1 Åpning av kvalifikasjonssøknader Det vil ikke bli arrangert offentlig åpning. Åpning gjøres av to eller flere representanter for oppdragsgiver i fellesskap og det føres egen åpningsprotokoll. 5.2 Evaluering Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert skriftlig dokumentasjon. 5.3 Meddelelse om avvisning Oppdragsgiveren informerer leverandøren skriftlig dersom kvalifikasjonssøknaden blir avvist. Meddelelsen vil inneholde en kort begrunnelse for hvorfor tilbyderne ikke anses som kvalifiserte. Side 11 av 12
5.4 Invitasjon til å levere tilbud Alle kvalifiserte leverandører vil få tilsendt invitasjon til å levere tilbud inkludert komplett konkurransegrunnlag når kvalifikasjonsfasen er avsluttet. Tentativ plan for utsending av tilbudsinvitasjon er angitt i tabellen under pkt. 2.3. Bergen 24.11.15 Anna Walde Bergen kommune, Vann- og avløpsetaten Side 12 av 12