stekst Konklusjon Ansvarlig Tidsfrist 1 Golfsaken TSI Golf er oppløst på årsmøtet, etter en flere års prossess. HS sitter nå igjen med opprydningsarbeidet. Det er snakk om noen timers arbeid med gravemaskin, samt litt diverse opprydning for hånd. Arne informeres om at TSI Golf er oppløst. Midlene på kontoen deres skal føres tilbake til TSI. Helge får tak i midlene. Bjarne informerer Arne Senest en uke etter referatet til årsmøtet er lagt ut. Området må ryddes. Vi spør Bioforsk om hvordan dette kan gjøres, og får en anslått kostnad før dette iverksettes. Dersom de har en god løsning, kan Bioforsk gis fullmakt til å utføre oppdraget. Bjørn kontakter Bioforsk En enighet med Bioforsk før Påske 2 Undergruppekontakter I 2014 ble det forsøkt å ha en slags fadderordning i HS for hver undergruppe. Hvert HS-medlem fikk ansvar for noen undergrupper hver. Dette førte til bedre kontinuitet i sakene, og bedre informasjonsflyt. Ønsker vi dette igjen, og hvordan skal vi dele undergruppene mellom oss. Alle undergrupper skal informeres om hvem som er deres undergruppekontakt. Dette gjelder også de som har samme kontakt, da undergruppene har nye styrer. Louise: styrkeløft, karate Daniel: dans, fekting Wilhelm: Vollyball, Biljard Bjørn: Langrenn, fjellgruppa, Tull Emilie: håndball, innebandy, futsal Birgit: boksing, fotball, ishockey Helge: aikido, basketak, judo Christian: surf, basket, kajakkpolo Bjarne: SURK, SUT, TRULLE Alle. Gjeldene fra og med nå. Gruppen skal informeres innen neste HS-møte 3 Fordeling av ordinære midler Midler fordeles etter forslag i vedlegg. Endelig vedtak gjøres på neste HS-møte. Wilhelm 1 av 10
stekst Konklusjon Ansvarlig Tidsfrist 4 Kontortid Vi har i år ikke valgt en egen kontoransvarlig. Hvordan ønsker vi å legge opp kontortiden. Wilhelm ønsker å ha fast tid på kontoret, da han uansett kommer til å tilbringe mye tid der. Det kan også være gunstig for økonomiansvarlig å ha faste dager der kassererarbeid blir utført. Helge og Wilhelm fordeler kontortiden mellom seg, totalt 4 timer, samt oppdaterer nettsiden og plakaten på kontoret. Helge: 12-14 mandag Wilhelm: 12-14 onsdag Wilhelm og Helge 5 Møtedatoer Tidligere har det blit avholdt ett møte hver 4. uke, der alle møtedatoene er fastsatt i starten av året. Vi har sett i 2014 at et møte hver 4. uke ikke er nok. Vi bør vurdere hvorvidt vi bør ha møte hver 14. dag, og evt. hvordan vi kan effektivisere en slik ordning. F.eks. blir det mye arbeid dersom AU-skal lage en formell innkalling, og det skal skrives formelt referat fra hvert møte. En mulig løsning kan være at annenhvert møte tar for seg informasjonssaker, oppdateringer osv, uten et formelt referat, og at de resterende møtene er effektive beslutningsmøter der vedtak gjøres. Hastesaker bør selvsagt kunne vedtas på alle møtene. 18. mars 15. april 13. mai 3. juni 12. august Wilhelm sender e-post og informerer, samt oppdaterer nettsiden AU-møter tirsdag, uken før hvert HS-møte. Wilhelm 6 Årsmøtet til TSI Innebandy TSI Innebandy avholder årsmøte førstkommende onsdag, og HS bør være representert. Svenja har meldt seg frivillig, men er strengt talt ikke lenger en del av HS. Emilie stiller på møtet. Wilhelm oversender saksliste før mandag. Emilie og Wihelm sliste sendt til Emilie før mandag. 7 TSI Turn kontigent TSI Turn er nedlagt, men har utestående fakturaer på kr 990 i form av kontigent til Norges Gymnastik og Turnforbund Beløpet er nærmere 4000. TSI er nødt til å ta denne regningen. Dobbeltsjekker også at det ikke kommer nye kontigenter neste år. Helge 2 av 10
stekst Konklusjon Ansvarlig Tidsfrist 8 Ny valgkomiteé HS fikk på årsmøtet fullmakt til å velge ny valgkomiteé. Vi har allerede følgende navn på blokka: Medlem 1: Ingrid Solstad Andreassen Varamedlem: Maximillian Hansen Martin Størkersen Myrlund har meldt sin interesse, og ønsker Maximillian Hansen som leder. Mari Lovise Marum Har også meldt sin interesse. Følgende velges til ny valgkomiteé, og gis fullmakt til å konstituere seg selv: Ingrid Solstad Andreassen Mari Lovise Marum Martin Størkersen Myrlund Maximillian Hansen E-post blir sendt ut til nye medlemmer, og forbindelse opprettes med gammel valgkomiteé for kontinuitet. Louise 9 SM/SL i Tromsø Det har vært avhold undergruppeforum ang. et SL/fler- SM i Tromsø. Louise informerer om saken, og veien videre. Nytt undergruppeforum med formål å opprette en komiteé. Undergruppene skal kontaktes og minnes på at de skal finne representanter, samt kartlegge hva de kan arrangere. Spesielt med tanke på størrelse. Det skal undersøkes hvordan det er å få skaffet arenaer for idrettene, og evt. benytte årsmøtet i idrettsrådet til å endre vedtekter til vår fordel. Louise og Bjarne E-post til undergruppene og Facebook-event skal være i orden innen førstkommende onsdag, 11. mars. Nytt undergruppeforum skal arrangers 17. mars kl 16:30. Louise sørger for innkalling. 3 av 10
stekst Konklusjon Ansvarlig Tidsfrist 10 Evaluering av årsmøte og TSI-fest Hva var bra, hva kan gjøres annerledes? Ønsker vi å ta årsmøtefesten som en tradisjon? Årsmøte Bjørn: Mye forberedelser ble utsatt for lenge. Bør være ferdig med store deler før nyttår. Starte tidligere med valg av nøkkelpersoner for årsmøtet, (sekretærer, ordstyrer, tellekorps osv.) Bjørn Anders melder seg til å være ordstyrer i 2016. Bjørn synes festen var gøy, og bør være fast etter årsmøtet. Bjarne: Enig med Bjørn Anders. Bedre forberedelser og ha dokumenter fra tidligere år klare. Strengere regi trengs. Årsfest, veldig bra. Samme til neste år, bare bedre. Daniel: Manglet nøkkelpersonell (fra HS). Møtet bar preg av at det var nye tider i TSI. mange saker som forårsaket stort oppmøte. Lenge siden det har vært innstilt et helt HS, og det var valg, ikke akklamasjon. Årsfest bør forberedes tidligere. Vil ha det til neste år, men større budsjett og bedre tid. Louise: Økonomien må være bedre forberedt. Dersom økonomiansvarlig ikke er til stede, bør resten forberede seg mye bedre. Bra at vi hadde eksterne representanter, som pratet på møtet. Studentidretten må være bedre forberedt på møtet. Festen var hun ikke på, men syes vi bør satse på det igjen. Helge: Enige i det som er sagt. Bør ha bedre lokale på årsmøtet (mindre lokale). Festen: kjempebra. Kanskje bedre lokale til neste år. 4 av 10
stekst Konklusjon Ansvarlig Tidsfrist 10 Fortsettelse fra forrige sak Birgit: Det meste er sagt. Bra at undergruppene fikk skryt, men det merkes godt at nøkkelpersoner ikke var der. Årsfest: Var ikke på. Virker som det er noe vi bør ha som tradisjon. Håndball fikk ikke info om festen fra sin leder. Wilhelm: Årsmøtet fattet gode vedtak i alle saker. Festen: Sinnsykt gøy, skapte en stemning vi ikke har sett i TSI, og det bør absolutt gjentas for å øke samholdet. Spesielt hensiktsmessig å ha etter et et langt årsmøte Pause til lørdag 11 Nøkkel og adgang til lageret Alle skal skaffe seg nøkkel til kontoret. Frode har fått beskjed om hvem som skal ha tilgang. For å skaffe nøkkel gjør dere følgene: 1. Gå til Akademika og betal nøkkeldepositum 2. Besøk Frode Henriksen på samskipnaden og be om tilgang til TSI-kontoret. Frode har fått liste over hvem som skal ha tilgang. Alle skal skaffe seg nøkkeltilgang innen neste HSmøte. Alle. 5 av 10
stekst Konklusjon Ansvarlig Tidsfrist 12 Kick-Off TSI har tradisjon for å arrangere Kick-Off for nye styremedlemmer i undergruppene. I 2014 ble ikke dette arrangert av diverse årsaker og dårlig økonomi. Vi har i år satt av midler til dette, og har bestilt Skibotn Feltstasjon til dette formålet 10-12. april Dato passer ganske dårlig for flere i HS. Tas opp på neste undergruppeforum. Vi bør ha et faglig innhold: Strategi SL/SM/sponsorer Håndboken TSI-fest NSI (Louise hører med Marius i dag) Louise Invitasjon og event skal ut i løpet av helgen. Program spikret en uke før. Påmeldingsfrist 18. mars. Sosialt: Kubbturnering Invitere: Kretsen, rådet og kraft Louise stiller som leder i Kick-off-komitéen, med Emilie, Christian og Birgit. 13 TSI Karate TSI Karate er en gruppe vi har hatt mye saker rundt det siste året. De har lav medlemsandel, ingen/lite rekruttering/aktivitet, bruker ikke vår logo, har konto utenfor vårt system osv. Mye har blitt bedre, men saken bør følges opp og nytt styre bør informeres om situasjonen TSI Karate skal over på vårt kontosystem De skal følges opp i forhold til krav om nettside, rekruttering osv. Rekruttering skal være iverksatt innen 1 mnd, medlemstall skal ha en betydlig økning innen 6 mnd. Helge sørger for konto Louise Sendes ut ifm. UGkontakt-e-post. 6 av 10
stekst Konklusjon Ansvarlig Tidsfrist 14 De nye vedtektene, veien videre HS i fjor arbeidet, med Daniel i spissen, med et helt nytt sett med vedtekter for TSI. Det er tenkt at vedtektene skal erstatte våre nåværende vedtekter, fordelingsnøkkel og en rekke andre dokumenter til et samlet dokument. Utkast har tidligere vært sendt ut til medlemmene, men vi konluderte med at dette må jobbes med frem mot årsmøtet 2016. Daniel oppdaterer rundt prossessen og veien videre. Daniel tar over størsteparten av arbeidet ifm. håndboken og vedtektene. Håndboken er tilsendt Daniel Daniel 15 Roll-ups Den ene er ødelagt, og den andre mangler stang. Vi bør bestille nye. HSL-trykkeriet tar kr 1200,- per roll-up. Vi kjøper inn to stk. Roll-ups med samme design som de forrige. Wilhelm 16 Årsmøtet i Tromsø Idrettsråd Neste onsdag er det årsmøte i Tromsø Idrettsråd. TSI, som Nord-Norges største idrettslag bør være mer synlig i idretten, og undertegnede mener vi bør være representert. Følgende stiller: Wilhelm, Helge, Louise, Bjørn Anders eller Bjarne, og Birgit. Wilhelm sender ut sakspapirer til de det gjelder, og alle skal ha sett igjennom innen møtet. Alle møter 15 min før møtet for å ta en kjapp oppsummering. Wilhelm Innen mandag. 17 Nettverkssamling Wilhelm, Helge og Birgit reiser fra HS. Vi har tidligere vedtak på å sende 4 stk, så vi har plass til en til. Vil vi sende en utenfor HS, eller sende kun 3 stk. Forøvrig er det 4 andre fra TSI som reiser i andre sammenhenger: Styremedlem i NSI: Louise og Jørgen Valgkomiteémedlem i NSI: Hilje Som deltaker i mentorprogrammet: Mari Lovise Marum Ingrid Andreassen sendes hvis hun kan, hvis ikke, sendes kun tre stk. Bjarne Hører med Ingrid om hun kan. Bjarne I dag 7 av 10
stekst Konklusjon Ansvarlig Tidsfrist 18 Ny medlemskontigent Vi fikk, på årsmøtet ikke vedtatt nye medlemskontigenter, på grunn av avtalen med Kraft. Vi vedtok likevel å arbeide for å få de nye prisene på plass så fort som mulig. Prisene det er snakk om er, per semester: Medlem: kr 200 Ikke-meldem: kr 400 Det skal undersøkes hvorvidt dette er mulig å ordne. det skal også undersøkes hvor midlene til Kraft 2 ligger, og hvor mye som er på denne kontoen. Vi ønsker også samle alt TSI har spart på en egen konto disponert av TSI. Dette for bedre oversikt. AU 19 Fiken Det er mange som ikke er fornøyd med Mamut som regnskapsprogram. Fiken er et alternativ vi har sett på, som er nettbasert og beskriver det selv slik: «Regnskap og fakturering for «ikke-økonomer»» HS ønsker å bytte til Fiken. Det må undersøkes hvorvidt Fiken kan dekke våre behov i forhold til NIF sitt lovverk, samt om det kan utføres i forhold til økonomien. Helge med bistand fra Wilhelm ved behov Systemet bør være iverksatt innen påske for at det skal være mulig. NSI og Fiken må kontaktes innen onsdag. 20 Kassererkurs Nytt år betyr nye kasserere. Det bør settes i gang et kassererkurs så fort som mulig slik at ting blir på stell fra starten av. Helge finner ut om man trenger ekstern hjelp og kurs om fiken. Mulig om han selv kan komme. Aktuelt å arrangere kurset selv. Helge Ny info og orientere om status innen neste hs for evt. vedtak 21 Trimsvømming Dette tilbudet vet vi svært lite om. Eksisterer det? Vi vet ikke noe om noen avtale med kommunen. Dersom vi skal fortsette tilbudet bør dette avklares. Ring til stakkevollan om trimsvømming. Finn ut hvordan tilbudet er. Emilie 8 av 10
stekst Konklusjon Ansvarlig Tidsfrist 22 Hvordan få flere medlemmer til studentorganisasjonene Studentenes helse- og trivselsundersøkelse fra 2014 viser at studentene i Tromsø i mindre grad enn i de andre universitetsbyene deltar på organiserte studentaktiviteter ved siden av studiene. Samtidig oppgir studentene i Tromsø også i større grad enn i de andre byene at de er ensomme. Studentparlamentet arrangerer et seminar for alle studentorganisasjonene i forbindelse med dette. To stk fra hvert styre bør være representert fra oss, og fra hver undergruppe. mandag 23. mars fra 1200 1600 Wilhelm og Helge deltar fra HS. Det sendes ut felles e-post til UG om dette, samt at UG-kontaktene tar direkte forbindelse med sine undergrupper om dette. Wilhelm, Helge Alle UG skal ha fått beskjed innen 1 uke. 23 Nettsiden Nettsiden er utdatert. Bjørn Anders starter arbeidet med å oppdatere tekstene på nettsiden 10. juni. Div vedlikehold tas fortløpende Bjørn Anders Nettsiden må være komplett innen sommerferien. 24 Søke om nytt kontor Wilhelm og Daniel skriver søknad til SP om å få et kontor av tilsvarende eller større størrelse, med vindu i studentgangen. TSI har, med Driv, desidert større aktivitet på sine kontorer enn de resterende gruppene med kontorer på samme side av gangen. Kontoret vi per i dag disponerer er per definisjon et møterom, og er dårlig ventilert. 25 Idrettsregistrering Wilhelm tar en kopp kaffe med Bjørnar i idrettskretsen blant annet for å finne ut av dette. Wilhelm sender også en liste over alle undergruppene til Mats i NSI, så de kan oppdatere idrettsregistreringen. Daniel og Wilhelm Wilhelm Innen mandag. Uken etter nettverkssamlingen 9 av 10
stekst Konklusjon Ansvarlig Tidsfrist 26 TSI-ball/fest Stor fest på parketten på Kraft. Alkoholsalg Inngangsbillett, TSI spanderer boning av parketten i etterkant. Kraft må spørres før det er noen vits i å planlegge videre. Bjørn Anders 10 av 10