Begrenset anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: Ny publiseringsløsning for www.fhi.no Kvalifikasjonsgrunnlag Saksnr: 15/1004 Folkehelseinstituttet: Nasjonalt folkehelseinstitutt Pb 4404, Nydalen 0403 Oslo Kontaktperson kvalifikasjonsgrunnlaget generelt: Navn: Henrik Borrelly Bjering Tittel: Rådgiver Telefon: 21 07 80 30 E-post: anskaffelser@fhi.no med kopi til henrikborrelly.bjering@fhi.no Ved all kommunikasjon i forbindelse med anbudskonkurransen skal det sendes e-post til begge e-postadressene ovenfor.
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 4 1.1 Folkehelseinstituttet... 4 1.2 Om www.fhi.no... 4 1.2.1 Innhold og tjenester på fhi.no... 4 1.2.2 Administrasjon og daglig drift av fhi.no... 5 1.2.3 Teknisk plattform i dag... 6 1.2.4 Overordnet behov ved ny løsning... 6 1.3 Folkehelseinstituttets kontaktperson... 6 2 Om anskaffelsen... 6 2.1 Anskaffelsens bakgrunn og formål... 6 2.2 Anskaffelsens omfang, tid og varighet... 7 3 Konkurransegjennomføring... 7 3.1 Kunngjøring... 7 3.2 Regelverk og anskaffelsesprosedyre... 7 3.3 Fremdriftsplan... 8 3.4 Språk... 8 3.5 Kommunikasjon... 8 3.6 Tilbyders deltakelseskostnader... 9 3.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget... 9 3.8 Rettelse, supplering og/eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 9 3.8.1 Feil og mangler i kvalifikasjonsgrunnlaget... 9 3.9 Alternative tilbud... 9 3.10 Deltilbud... 10 3.11 Tilbakekalling av forespørsel om deltakelse... 10 3.12 Retur av forespørsler... 10 4 Konfidensialitet og offentlighet... 10 4.1 Taushetsplikt... 10 4.2 Offentlighet... 10 5 Lønns- og arbeidsvilkår... 11 6 Krav til forespørsel om deltakelse... 11 6.1 Frist for forespørsel om deltakelse... 11 6.2 Leveringsadresse... 11 6.3 Formkrav og struktur... 11 6.3.1 Generelt... 11 Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 2 av 18
6.3.2 Formkrav... 12 6.3.3 Innhold og struktur i komplett forespørsel... 12 7 Kvalifikasjonskrav... 13 7.1 Om kvalifikasjonskravene... 13 7.2 Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere... 13 7.3 Obligatoriske krav... 13 7.4 Krav til organisatorisk og juridisk stilling... 14 7.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling... 14 7.6 Krav knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 15 8 Åpning, evaluering og avslutning av kvalifikasjonsfasen... 16 8.1 Åpning av forespørsel om deltakelse... 16 8.2 Avvisning av forespørsler... 16 8.3 Evaluering... 16 8.4 Antall leverandører som vil bli invitert til å inngi tilbud... 16 8.5 Utskilling av overtallig kvalifiserte (utvelgelseskriterier)... 16 8.6 Avlysning av konkurranse... 17 8.7 Meddelelse om avvisning og forkasting... 17 8.7.1 Opplysningsplikt... 17 8.8 Invitasjon til å levere tilbud... 17 9 Kvalifikasjonsgrunnlagets dokumenter... 17 Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 3 av 18
1 Innledning 1.1 Folkehelseinstituttet Folkehelseinstituttet er et statlig forvaltningsorgan underlagt Helse- og omsorgsdepartementet. Medarbeiderne er lokalisert i Oslo og Bergen. Folkehelseinstituttet skal først og fremst levere kunnskap for folkehelse og rettssikkerhet. Kunnskapen understøtter instituttets aktiviteter på fagområder hvor instituttet er nasjonal kompetanseinstitusjon. Instituttets har fem samfunnsoppdrag: Beredskap Råd Helseanalyse Forskning Tjenester Samfunnsoppdragene er knyttet til følgende fagområder: smittevern psykisk og fysisk helse miljømedisin rusmidler og andre risikofaktorer helsefremmende og forebyggende tiltak i befolkningen internasjonal helse rettsmedisin For mer informasjon om Folkehelseinstituttet og fhi.no, se www.fhi.no og Strategi for Folkehelseinstituttet 2014-2018 Folkehelseinstituttet er i planleggingsfasen for omorganisering av virksomheten. Endringer i organisasjonen vil derfor kunne forekomme. 1.2 Om www.fhi.no Fhi.no er instituttets hovedkanal for utveksling av kunnskap, råd og tjenester og er rettet mot ulike grupper profesjonelle brukere, befolkningen og media. 1.2.1 Innhold og tjenester på fhi.no Fhi.no skal være kanal for informasjon og tjenester på følgende områder: Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 4 av 18
Smittevern, miljø og helse: Være en kunnskapsbase for profesjonelle brukere. Basen skal også omfatte informasjon og materiell som profesjonelle brukere kan benytte i sin kontakt med befolkningen. Kunnskap og råd til befolkningen på relevante områder, for eksempel reiseråd, vaksinasjon, sykdomsutbrudd, skadedyr, inneklima, drikkevann og rusmidler. Helsedata og analyse: formidle statistikk, analyser og folkehelseprofiler m.m., samt legge til rette for kommunikasjon med: o o helsepersonell og andre som melder inn data til helseregistre forskere, forvaltning og andre som benytter helseanalyser og data fra registrene Rettigheter og tilgang til egne registerdata: formidle informasjon til befolkningen om deres rettigheter i helseregistre og hvordan de kan få tilgang til egne registerdata. Helseundersøkelser og studier: formidle informasjon og legge til rette for kommunikasjon med deltakere i instituttets helseundersøkelser og studier. Forskning og kunnskapsoppsummeringer: presentere resultater/nyheter fra kunnskapsoppsummeringer og relevante forskningsresultater. Analyse- og laboratorievirksomhet: å støtte instituttets analyse- og laboratorievirksomhet og vaksinedistribusjon gjennom formidling av informasjon og legge til rette for kommunikasjon med brukere av disse tjenestene. Krisehåndtering og utbrudd: bidra til effektiv krisehåndtering. I krisesituasjoner og ved utbrudd vil tilbudet til allmennheten og media bli trappet opp. Instituttet som arbeidsplass og samarbeidspartner: presentere instituttet for jobbsøkere og samarbeidspartnere nasjonalt og internasjonalt. 1.2.2 Administrasjon og daglig drift av fhi.no Nettstedet administreres av kommunikasjonsavdelingen. Fagavdelingene er i mange tilfeller innholdseiere og bidrar også med ressurser når det gjelder publisering (webkontakter/publisister). Dagens webserver og databaseserver driftes internt av IT-avdelingen ved Folkehelseinstituttet. Support på dagens publiseringsverktøy utføres av Evry som er ekstern leverandør av verktøyet. Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 5 av 18
1.2.3 Teknisk plattform i dag Dagens nettsted er utviklet i og redigeres i publiseringsløsningen eway, versjon 5.1. Evry er leverandør av løsning og support. Løsningen ble anskaffet og utviklet i 2003-4. Svært mye av funksjonaliteten/malverket er tilpasset Folkehelseinstituttets behov. For mer informasjon om eway: http://www.eway.no/hva-er-eway 1.2.4 Overordnet behov ved ny løsning 1. Erstatte dagens publiseringsverktøy (Content Management System; CMS) med et veletablert, utbredt og fleksibelt verktøy med fokus på a. Brukervennlighet for administrasjon, publisister og webredaktører b. Løpende videreutvikling c. Integrering med tredjeparts løsninger d. Driftsstabilitet og vedlikehold 2. Videreutvikling/redesign av dagens fhi.no med minimum samme funksjonalitet som i dag og med fokus på a. Informasjonsarkitektur/struktur b. Brukervennlighet og tilgjengelighet ved å følge blant annet lover og regler som gjelder for offentlige nettsteder innenfor universell utforming (UU) og kvalitet c. Tilgjengelig på tvers av plattformer (pc, nettbrett, mobil) d. Gode søkemuligheter i alt innhold og fleksibel presentasjon av søkeresultat 3. Migrering av innhold fra dagens løsning til nytt CMS. 1.3 Folkehelseinstituttets kontaktperson Folkehelseinstituttets kontaktperson er: Henrik Borrelly Bjering Eventuelle spørsmål kan rettes til anskaffelser@fhi.no med kopi til kontaktpersonen per e- post. Se kontaktdetaljer på forsiden. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Folkehelseinstituttet hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 2 Om anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens bakgrunn og formål Dagens nettsider ble opprettet i 2010/11 med en redesign i 2013. Nettstedet er basert på en teknologi (eway) som ikke videreutvikles, og det er derfor besluttet at det skal anskaffes nytt CMS for fhi.no, samt videreutvikling av innholdsarkitektur, funksjonalitet og grafisk uttrykk. Videre skal innhold migreres til den nye løsningen. Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 6 av 18
2.2 Anskaffelsens omfang, tid og varighet Anskaffelsen skal ivareta instituttets behov for publisering av innhold til målgruppene, og denne forespørselen omfatter følgende: Ny teknisk plattform (CMS) og implementering av denne, samt migrering av innhold fra dagens nettsted Redesign av nettstedet med fokus på: o Rådgivning og utvikling av ny struktur/informasjonsarkitektur o Rådgivning og utvikling av nytt malverk og universell utforming o Rådgivning og utvikling av grafisk design tilpasset dagens design og farger o Behovskartlegging, rådgivning og utvikling/tilpasning av nye/forbedrede funksjoner Opplæring for publisister og webredaktører Folkehelseinstituttet har planlagt å stille krav i konkurransegrunnlaget til at tilbudt løsning skal kunne operere på Windowsplattform og med blant annet Internet Information Services, MS-SQL og.net framework. Instituttet mener det er relevant å gi føringer på dette allerede i forbindelse med kvalifikasjonsgrunnlaget. Utgangspunktet for føringen er at instituttet har gjort strategiske valg mht. IT-infrastruktur, samt at internt teknisk personell har kompetanse på denne plattformen og disse teknologiene. Konkurransegrunnlaget vil åpne for opsjon på tilleggsfunksjoner og videreutvikling, samt teknisk vedlikehold og brukerstøtte av nytt CMS. Det kan også bli åpnet for opsjon på drift, avgjørelse om ekstern eller intern drift er ikke tatt per i dag. Folkehelseinstituttet ønsker at de nye nettsidene er publisert senest i juni 2016. Det antas at anskaffelsen vil koste 3-4 millioner NOK, avhengig av endelig valg av løsning, opplæring, testing og implementering. 3 Konkurransegjennomføring 3.1 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen (www.doffin.no) og i TED-databasen (ted.europa.eu) på dato angitt under punkt 3.3. 3.2 Regelverk og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Anskaffelsen gjennomføres som en begrenset anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Dette er en anskaffelsesprosedyre i to trinn som innledes med denne kvalifikasjonsfasen. Alle interesserte leverandører har mulighet til å levere forespørsel om deltakelse. Av de kvalifiserte leverandørene vil et gitt antall motta konkurransegrunnlaget og dermed få Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 7 av 18
mulighet til å levere tilbud i neste trinn av anskaffelsesprosedyren (tilbudsfasen), jf. punkt 8.4. 3.3 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN og TED 20.04.2015 Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 18.05.2015 Trinn 1. Frist for å sende inn forespørsel om deltakelse i Senest 26.05.2015 kl. 13.00 konkurransen Åpning av forespørsler om deltakelse 26.05.2015 kl. 13.05 Evaluering forespørsler om deltakelse Uke 22 uke 23 Utvelgelse av leverandører 03.06.2015 Trinn 2. Utsendelse av invitasjon til å innlevere tilbud for 08.06.2015 utvalgte leverandører Tilbudsfrist 10.08.2015 kl. 13.00 Tilbudsåpning 10.08.2015 kl. 13.05 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke 33 - Uke 35 Meddelelse om tildeling 28.08.2015 Klagefrist 08.09.2015 Signering kontrakt 11.09.2015 Tilbudets vedståelsesfrist 15.11.2015 Det gjøres oppmerksom på at fremdrift etter fristen for å sende inn forespørsel om deltakelse i konkurransen, er tentativ/foreløpig, og at endringer kan forekomme. 3.4 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler dette kvalifikasjonsgrunnlaget skal være/foregå på norsk. Det gjøres oppmerksom på at det samme kravet også vil gjelde i tilbudsfasen og i gjennomføringen, ved for eksempel utarbeidelse av rapporter, i møter og for dokumentasjon, brukerstøtte og tilleggstjenester som skal leveres til FHI. Systemdokumentasjon skal i utgangspunktet utarbeides på norsk, men kan unntaksvis og etter nærmere avtale utarbeides på engelsk. 3.5 Kommunikasjon Kommunikasjon skal foregå pr. e-post til Folkehelseinstituttets kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.3. Unntak: Innlevering av forespørsel om deltakelse, jf. pkt. 6-1. Ingen andre personer enn Folkehelseinstituttets kontaktperson er bemyndiget til å svare på vegne av Folkehelseinstituttet i forbindelse med denne konkurransen. Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 8 av 18
3.6 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av forespørselen og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte Folkehelseinstituttet til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere Folkehelseinstitutteten i økonomiske forpliktelser. 3.7 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til kvalifikasjonsgrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt. 3.3. Alle spørsmål skal merkes: 15/1004, Ny publiseringsløsning for www.fhi.no" Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til Folkehelseinstituttets kontaktperson, jf. pkt. 1.3. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har meldt interesse på Doffin i god tid før forespørselsfristens utløp. 3.8 Rettelse, supplering og/eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen forespørselsfristens utløp har Folkehelseinstituttet rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin.no Dersom Folkehelseinstituttet vurderer at det er nødvendig med utvidet forespørselsfrist grunnet rettelser, endringer og/eller suppleringer vil dette kommuniseres til alle i Doffin. Hvis man vil ha automatisk oppdatering på eventuelle endringer må man registrere sin interesse i Doffin. 3.8.1 Feil og mangler i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan leverandøren skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med konkurransens navn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post innen spørsmålsfristen, jf. pkt. 1.3 og pkt. 3.3. 3.9 Alternative tilbud Det vil ikke åpnes for levering av alternative tilbud i konkurransen. Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 9 av 18
3.10 Deltilbud Leverandører kan ikke søke om kvalifikasjon for deltakelse i konkurranse for bare deler av kontraktens omfang. 3.11 Tilbakekalling av forespørsel om deltakelse En forespørsel om deltakelse i konkurransen kan tilbakekalles eller endres inntil forespørselsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av forespørsel om deltagelse er å betrakte som en ny forespørsel om deltagelse. 3.12 Retur av forespørsler Oppdragsgiver vil ikke returnere innsendte forespørsler. 4 Konfidensialitet og offentlighet 4.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 4.2 nedenfor. 4.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør (meddelelse om tildeling av kontrakt) er gjort, er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderens opplisting. Mal for dette er vedlagt i vedlegg 4. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene tilbyderen har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 10 av 18
5 Lønns- og arbeidsvilkår Gjennom Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, FOR 2008-02-08 nr. 112, er Folkehelseinstituttet forpliktet til å stille kontraktskrav vedrørende lønns- og arbeidsvilkår i forbindelse med tjenestekontrakter. Instituttet stiller således krav vedrørende lønns- og arbeidsvilkår i sine kontrakter. Disse vil fremkomme av konkurransegrunnlaget som sendes til de leverandører som inviteres til å gi tilbud. 6 Krav til forespørsel om deltakelse 6.1 Frist for forespørsel om deltakelse Forespørselen skal være oppdragsgiver i hende på adresse oppgitt under pkt. 6.2 senest innen fristens utløp. Fristen framgår av pkt. 3.3. Fristen er absolutt. For sent innkomne forespørsler vil medføre avvisning av leverandøren i konkurransen. Leverandører bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 6.2 Leveringsadresse Forespørselen skal leveres i det formatet som er angitt under pkt. 6.3.2 og 6.3.3. Forespørsler som leveres pr. post skal sendes til postadressen og forespørsler som leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl. 09:00 15:00) til gateadressen Postadresse: Nasjonalt folkehelseinstitutt v/ Henrik Borrelly Bjering Avdeling for økonomi, enhet for innkjøp Postboks 4404 Nydalen 0403 Oslo Gateadresse: Nasjonalt folkehelseinstitutt v/ Henrik Borrelly Bjering Marcus Thranes gate 6 Resepsjonen i 1. etg. 0473 Oslo 6.3 Formkrav og struktur 6.3.1 Generelt Forespørselen vil gi en komplett besvarelse til kvalifikasjonsgrunnlaget. Forespørselen vil være et uttømmende grunnlag for vurdering av leverandørenes egnethet til å utføre leveransen basert på kvalifikasjonskravene. Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 11 av 18
Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i forespørselen besvares/belyses og dokumenteres. 6.3.2 Formkrav Forespørselen skal leveres skriftlig på norsk jf. pkt. 3.4. E-post er ikke gyldig leveringsmåte. Forespørselen skal leveres i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: 15/1004 - Ny publiseringsløsning for www.fhi.no v/henrik Borrelly Bjering Åpnes kun av adressat Forespørselen skal leveres i følgende format: Én original papirversjon merket med leverandørens navn innsatt i perm. Elektronisk kopi av forespørsel leveres på USB-minnepinne. Alternativt kan CD eller DVD vedlegges. Elektronisk versjon skal leveres på PDF-format. Ved avvik vil papirversjonen bli lagt til grunn. 6.3.3 Innhold og struktur i komplett forespørsel Forespørselen skal bestå av de elementer som er oppført i tabellen under, og skal organiseres bak nummererte skillekort, i angitt rekkefølge som i Vedlegg 1 Forespørsel om deltagelse i konkurransen og innholdsfortegnelse. Del Type dokumentasjon Kommentar Benytt vedlegg 1 1. Brev og innholdsfortegnelse Brevet skal være datert og signert av bemyndiget person og skal for øvrig være utfylt som i vedlegget. 2. Dokumentasjon av obligatoriske krav Se kvalifikasjonsgrunnlaget (nedenfor) pkt. 7.3. 3. Dokumentasjon av organisatorisk og juridisk stilling Se kvalifikasjonsgrunnlaget (nedenfor) pkt. 7.4. 4. Dokumentasjon av økonomisk og finansiell stilling Se kvalifikasjonsgrunnlaget (nedenfor) pkt. 7.5. 5. Dokumentasjon av tekniske og faglige Se kvalifikasjonsgrunnlaget kvalifikasjoner 6. Dokumentasjon ved bruk av underleverandører/samarbeidspartnere 7. Egenerklæring taushetsplikt Benytt vedlegg 4 8. Annen relevant informasjon Eventuelt (nedenfor) pkt. 7.6. Se kvalifikasjonsgrunnlaget (nedenfor) pkt. 7.2. Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 12 av 18
7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskravene Kvalifikasjonskravene er absolutte krav som må oppfylles for at leverandøren skal få mulighet til å levere tilbud i konkurransen. Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen, jf. FOA 20.12. 7.2 Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 7.5, og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 7.6, skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal tilbudet også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, jf. FOA 17-8 (2) og 17-9 (2). Mal for forpliktelseserklæring er vedlagt, jf. vedlegg 5. Type dokumentasjon fra underleverandør Forpliktelseserklæring/samarbeidsavtale signert av underleverandør. Dokumentasjon på oppfyllelse av de kvalifikasjonskrav tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle Kommentar Benytt vedlegg 5 Gjelder kun de kvalifikasjonskravene som tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle herunder økonomisk og finansiell stilling og/eller tekniske og faglige kvalifikasjoner. 7.3 Obligatoriske krav Krav Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Attesten fås elektronisk i Altinn. For nærmere informasjon, se skattetaten.no. For utenlandske tilbydere: Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal tilbyderen fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyders Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 13 av 18
økonomidirektør/økonomiansvarlige. Tilbyderen skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet HMS-egenerklæring i utfylt og signert stand i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal, se vedlegg 2. 7.4 Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. Tilbyderen skal ha god vandel Dokumentasjonskrav Norske tilbydere: Firmaattest. Utenlandske tilbydere: Bekreftelse på at tilbyderen er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivingen i det land hvor tilbyderen er etablert. Tilbyderen skal ved egenerklæring bekrefte at kravene i vedlegg 3 er oppfylt. 7.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Følgende dokumentasjon skal leveres som bevis for at de stilte krav er oppfylt Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste to årene. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å foreta en kredittvurdering. Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 14 av 18
7.6 Krav knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Krav 1. Leverandøren skal ha erfaring fra minst 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Følgende dokumentasjon skal leveres som bevis for at de stilte krav er oppfylt Det skal redegjøres for: Navn på oppdragsgiver Navn, telefonnummer og epost til kontaktperson Leverandørens rolle og ansvarsområde Hvilken teknologi som ble benyttet Kort beskrivelse av hvorfor referansen er valgt. Tidspunkt for gjennomføring Kontraktsverdi Med tilsvarende oppdrag menes: 1) videreutvikling av nettsted (inkl. innholdsarkitektur, funksjonalitet og grafisk uttrykk) og 2) implementering av nytt CMS, samt migrering av innhold. Det kan oppgis referanser der bare 1) eller 2) over er med, men til sammen tre referanser for 1) og tre referanser for 2). Oppdragene skal i størrelse og funksjonalitet kunne sammenlignes med fhi.no. Videre må leverandøren kunne vise til oppdrag med fokus på universell utforming og brukervennlighet, samt bruk av gjeldende lover og krav til offentlige nettsteder. Folkehelseinstituttet forbeholder seg retten til å kontakte referansene over. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Krav 2 Leverandøren skal ha relevant kundeportefølje og organisering Krav 3 Leverandøren skal ha meget god gjennomføringsevne, kompetanse og kapasitet til å gjennomføre oppdraget (leveringssikkerhet) Oversikt over leverandørens nåværende kundeportefølje. Oversikt over hvilke kunder som benytter CMS-løsningen som tilbys. Kort beskrivelse av leverandørens organisasjon (inkl. organisasjonskart, selskapsform, eierstruktur, visjon, forretningsidé og forretningsområder) Kort redegjørelse for leverandørens kompetanse og kvalifikasjoner innenfor de områdene som etterspørres. Oversikt over leverandørens totale bemanning og kapasitet på roller som selskapet råder over innenfor de områdene som etterspørres (oversikten skal vise bemanning/kapasitet pr. rolle). Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 15 av 18
Krav Krav 4 Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene/systemet som skal leveres. Følgende dokumentasjon skal leveres som bevis for at de stilte krav er oppfylt Dokumentasjon som inkluderer kort beskrivelse av tilbyderens metoder og rutiner for kvalitetssikring. Eventuelle sertifiseringer av kvalitetssikringssystemer kan legges ved i tillegg til beskrivelsen 8 Åpning, evaluering og avslutning av kvalifikasjonsfasen 8.1 Åpning av forespørsel om deltakelse Forespørsler om deltakelse blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av Folkehelseinstituttet. Det vil ikke bli arrangert offentlig åpning av forespørslene. Åpning gjøres av to eller flere representanter for oppdragsgiver i felleskap, og det føres egen åpningsprotokoll. Det er ikke anledning for tilbydere å være tilstede ved forespørselsåpning. 8.2 Avvisning av forespørsler Avvisningsreglene i FOA 20-12 kommer til anvendelse. Leverandørene oppfordres til å gjøre seg kjent med disse. 8.3 Evaluering Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert skriftlig dokumentasjon. 8.4 Antall leverandører som vil bli invitert til å inngi tilbud Minimum fem (5) og maksimalt seks (6) kvalifiserte leverandører vil bli invitert til å inngi tilbud i konkurransen. Utskilling av eventuelle overtallig kvalifiserte leverandører skjer etter prosedyren under pkt. 8.5. 8.5 Utskilling av overtallig kvalifiserte (utvelgelseskriterier) Utskilling av overtallig kvalifiserte leverandører skjer på bakgrunn av de leverandører som vurderes som best kvalifisert etter en vurdering av innsendt dokumentasjon knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 7.6. Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 16 av 18
Følgende kriterier og vekting vil legges til grunn for utvelgelsen Utvalgskriterium Vekt Krav 1 Erfaring fra tilsvarende oppdrag 40 % Krav 2 Relevant kundeportefølje og organisering 15 % Krav 3 Gjennomføringsevne, kompetanse og kapasitet 35 % Krav 4 Kvalitetssikringssystem 10 % Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner) vil bli evaluert og vurdert mot hverandre. Oppdragsgiver vil kvalitativt vurdere innlevert dokumentasjon. I denne vurderingen vil en benytte en poengskala fra 1-10, hvor 10 er høyeste poengsum. Forespørsler om deltakelse fra overtallig kvalifiserte leverandører vil forkastes. 8.6 Avlysning av konkurranse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1). Som saklig grunn regnes blant annet bortfall av planlagt finansiering, manglende godkjenning fra politisk hold, og manglende konkurranse. 8.7 Meddelelse om avvisning og forkasting Oppdragsgiveren informerer alle leverandører skriftlig dersom deres forespørsel om deltakelse blir avvist eller ikke blir funnet god nok til at leverandøren får anledning til å levere tilbud i konkurransen (overtallig kvalifiserte). Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for hvorfor leverandørene ikke anses som kvalifiserte, eventuelt hvorfor leverandørene ikke nådde opp i kvalifikasjonsfasen. 8.7.1 Opplysningsplikt Frist for begjæring om midlertidig forføyning er 15 dager fra meddelelse om avvisning eller meddelelse om at forespørsel er forkastet, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 19-7, jf. 20-16 annet ledd bokstav a og b 8.8 Invitasjon til å levere tilbud Alle kvalifiserte leverandører som ikke er forkastet vil få tilsendt invitasjon til å levere tilbud inkludert komplett konkurransegrunnlag når kvalifikasjonsfasen er avsluttet. Tentativ plan for utsending av tilbudsinvitasjon er angitt i tabellen under pkt. 3.3. 9 Kvalifikasjonsgrunnlagets dokumenter Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter: VEDLEGG INNHOLD Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 17 av 18
(Dette dokumentet) Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Kvalifikasjonsgrunnlag Mal forespørselsbrev Mal egenerklæring HMS Mal egenerklæring vandel Mal egenerklæring taushetsplikt offentlighetslova Mal forpliktelseserklæring Kvalifikasjonsgrunnlag 15/1004 Side 18 av 18