Prekvalifiseringsgrunnlag til begrenset anbudskonkurranse Anbud nr. 09-007 Renhold Side 1 av 7
Innholdsfortegnelse 1 Innledning 3 1.1 Kort beskrivelse av anbud og omfang 3 1.2 Prekvalifisering 3 1.3 Forbehold 3 1.4 Fremdriftsplan 3 Generell del 4 1.5 Generelt om Vinmonopolet 4 1.6 Miljøpolicy i Vinmonopolet 4 2 Krav til anbyder (kvalifikasjonskrav) 5 2.1 Krav angående skatt og HMS 5 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 5 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet 5 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 6 2.5 Personopplysninger 6 2.6 Lønns og arbeidsvilkår 6 2.7 Etiske regler 6 2.8 Underleverandører 6 3 Anbudsbesvarelsens form 7 3.1 Anbudsfrist og adresser 7 3.2 Kontaktperson og henvendelser til Vinmonopolet 7 Vedlegg 7 Vedlegg 1. Etiske retningslinjer 7 Vedlegg 2. HMS-erklæring 7 Side 2 av 7
1 Innledning 1.1 Kort beskrivelse av anbud og omfang AS Vinmonopolet skal innhente anbud på renholdstjenester til butikkene i området rundt Oslo og Akershus og hovedkontoret i Oslo. Dette omfatter ca 35 butikker, kjedekontoret i Akersgata og opsjon på nye butikker i Oslo og Akershus. Til informasjon vil kravspesifikasjonen være vedlagt konkurransegrunnlaget og følge bestemmelsene i INSTA 800. Intensjonen med anbudskonkurransen er å inngå avtale med virkning fra 1.10.2009 med en leverandør som kan tilby komplette løsninger innenfor renhold, hovedrengjøring, boning/flisebehandling og vinduspuss. Leverandøren skal også dekke behovet for rådgivning på dette området. Vinmonopolet ønsker å inngå kontrakt med 2 års løpetid i tillegg til opsjon på 1+1 år, totalt 4 år. I tillegg ønskes vilkår om 6 måneders prøvetid, slik at det etter 6 måneder vil bli foretatt en vurdering av om tjenesten utføres på en tilfredsstillende måte. 1.2 Prekvalifisering Denne anskaffelsen følger prosedyren begrenset anbudskonkurranse og skjer i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 med endringer. Oppdragsgiver velger ut hvem som skal inviteres til å innlevere tilbud blant leverandører som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, se punkt 3. Utvelgelsen skjer i forhold til prinsippet best kvalifisert. Det planlagte antall leverandører som vil bli invitert til å gi tilbud er 5 10 kvalifiserte søkere. 1.3 Forbehold Forbehold om endring av lokalisering, og eventuelle nedleggelser av butikker i kontraktsperioden. 1.4 Fremdriftsplan Planlagte hovedmilepæler: Dato Aktivitet Medio mars 2009 Frist for innlevering dokumenterer til prekvalifisering Ultimo mars 2009 Utsendelse av anbudsdokumenter til utvalgte leverandører Primo april 2009 Anbudsfrist Valg av leverandør Kontraktsinngåelse Side 3 av 7
Generell del 1.5 Generelt om Vinmonopolet AS Vinmonopolet har enerett på detaljsalg av vin, brennevin og sterkøl til forbruker. Bedriftens virksomhet er regulert gjennom særskilt lovgivning. Vinmonopolet har i dag 240 butikker over hele landet. Butikkene er drevet etter forretningsmessige prinsipper. Kjedekontoret ligger i Oslo med avdelinger i Bergen og Trondheim. I tillegg til det ordinære butikknettet har Vinmonopolet også en e-handelsløsning med nettbutikk og kundesenter. Vinmonopolet har også et datterselskap på Svalbard, Nordpolet AS. Vinmonopolet har ca. 1800 ansatte og omsetningen i 2007 var ca. 9,7 milliarder kroner. Mer informasjon om Vinmonopolet finnes på vår hjemmeside: www.vinmonopolet.no 1.6 Miljøpolicy i Vinmonopolet Vinmonopolet skal arbeide systematisk for å redusere egne miljøbelastninger og å påvirke kunder, forretningsforbindelser og andre samarbeidspartnere i tilsvarende retning. Oppdragsgiverne har som mål å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk. Dette innebærer at det legges vekt på miljømessige konsekvenser gjennom produktets levetid og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning/resirkulering så langt dette er praktisk gjennomførbart. Side 4 av 7
2 Krav til anbyder (kvalifikasjonskrav) For å delta i denne prekvalifiseringen må det fremlegges følgende dokumentasjon som er obligatorisk og ufravikelig: 2.1 Krav angående skatt og HMS Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. innbetaling av skatt og merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder), samt at leverandøren har et fungerende HMS-system. Skatteattest Attest for innbetalt merverdiavgift HMS-egenerklæring, jf. vedlegg 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Firmaattest For utenlandske selskaper gjelder: Dokumentasjon for at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Det kreves tilstrekkelig økonomisk soliditet. Kredittvurdering, ikke eldre enn 3 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være såkalt rating (inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating) og skal være utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon (for eksempel: Dun & Bradstreet, Creditinform, Lindorff eller tilsvarende institusjoner). I tillegg skal årsberetning med revisors kommentarer leveres for de 2 siste årene. Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiveren har bedt om, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiveren kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiveren for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Side 5 av 7
2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav 1: Krav 2: Krav 3: Det kreves erfaring fra tilsvarende leveranser og god gjennomføringsevne Det kreves godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Miljøkrav Foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Vi ber om navn på kontaktperson og telefonnummer. (Se krav 1) Beskrivelse av organisasjonens kapasitet og evne til å håndtere oppdrag av denne størrelse. (Se krav 1) Foretakets kvalitetsikrings/-styringssystem eventuelt sertifisering etter ISO 9000 eller tilsvarende (Se krav 2) Bruk av miljøvennlige vaskemidler, eventuelt sertifisering etter ISO 14001, EMASregistrering, Miljøfyrtårnssertifisering, Svanemerket eller annet miljøledelsessystem verifisert av akkreditert 3. part eller en annen dokumentasjon (for eksempel oversikt over gjennomførte miljøtiltak de siste årene, dokumentert gjennom siste års miljørapport) (Se krav 3) 2.5 Personopplysninger Anbyder skal oppfylle personopplysningslovens krav til sikring, jfr. 13 for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger. 2.6 Lønns og arbeidsvilkår Ansatte hos leverandør, og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke jf. bestemmelsene om minstelønn i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11a. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. 2.7 Etiske regler Vedlagte Regler for hvordan ansatte i Vinmonopolet skal forholde seg til selskapets leverandører, utdrag for vedlegg til avtaler med leverandører av ikke-alkoholholdige varer skal godkjennes av anbyder, jf. vedlegg. Retningslinjene skal returneres med signatur sammen med anbudet. 2.8 Underleverandører Anbyder kan etter eget ønske benytte underleverandører på deler av anbudet, men anbyder skal i så fall være ansvarlig for disse og fremstå som hovedleverandør for tilbudt løsning. Anbyderne skal opplyse hvilke underleverandører de eventuelt kommer til å benytte. Side 6 av 7
3 Anbudsbesvarelsens form Anbudet skal være utformet på norsk. Anbudene skal gi presise svar på alle krav som stilles i anbudsforespørselen. Det skal klart fremgå hvilke krav som ikke blir tilfredsstilt. Anbud som er upresise kan bli avvist. 3.1 Anbudsfrist og adresser Anbudet skal være mottatt av AS Vinmonopolet innen dato 20.03.2009 kl. 12. Anbudets gyldighet skal være 6 måneder. Datert og undertegnet anbud skal leveres i 1 original og 1 kopi, og det skal klart fremgå hva som er originalen, i tillegg ønsker vi 1 kopi i digital form. Anbudet skal leveres i lukket konvolutt og merkes med anbudsnummer «Anbud 09-007 Renhold». AS Vinmonopolet Postadresse: Postboks 6953 St. Olavs plass, 0130 Oslo Leveringsadresse: Akersgata 51, 4. etg., 0180 Oslo 3.2 Kontaktperson og henvendelser til Vinmonopolet Alle henvendelser om anbudet skal skje skriftlig og bes sendt til: AS Vinmonopolet Postboks 6953 St. Olavs plass 0130 Oslo e-post: torill.morken@vinmonopolet.no Svar på spørsmål og andre meddelelser som er relevante for alle anbydere vil bli tilgjengelige på utlysningen på www.doffin.no. Vedlegg Vedlegg 1. Vedlegg 2. Etiske retningslinjer HMS-erklæring Side 7 av 7