Tips om fakturering for golfklubber Nedenfor finner dere info om de viktigste tingene mht fakturering via Golfbox og eller www.nyfaktura.no. Sjekkliste før fakturering!! - om du skal legge på et fakturagebyr må det gjøres i Golfbox - ekstra tekst legges også på i Golfbox og er begrenset til 500 tegn - dersom du vil bokføre de ulike medlemskap på gitte inntektskonti må det legges inn i Golfbox (se nedenfor) Purringer - i samarbeid med golfklubbene har vi valgt som standard å IKKE kjøre purringer automatisk men kjøre de på anmodning fra klubbene - det er dog noen som har valgt at vi kjører det automatisk - er du ny kunde eller usikker på hva din klubb har valgt ta kontakt med din saksbehandler - kunder som IKKE skal purres melder dere til deres saksbehandler Registrere innbetalinger - innbetalinger på faktura som gjøres i resepsjon eller lignende må registreres i www.nyfaktura.no og gjøres ved å søke opp medlemmet og den gitte faktura - husk å fordele innbetalingen på fakturasum og eventuelt renter og gebyr Kreditering - faktura som er opprettet i Golfbox kan enkelt krediteres i www.nyfaktura.no på fliken «Faktura» og velge knappen «Lag kreditnota» - dersom du skal kreditere flere faktura på en gang anbefales vi at ALLE gjøres klar før du godkjenner Stoppe eller oppheve stopp - i de tilfeller et medlem har innsigelse på en faktura kan videre purreoppfølging bli stoppet for videre purreoppfølging, av deg eller av NorKred - stoppe faktura gjøres ved å søke opp fakturaen og klikke på knappen «Stopp oppfølging» - oppheve stopp gjøres på samme måte men da klikke «Opphev stopp» Merk: - dersom du opphever en stopp bør du først ha tatt stilling til om adressen er korrekt og at faktura er korrekt. Inntektskonti Mange av dere ønsker å bokføre de ulike medlemskontingentene på gitte inntektsskonti. Golfbox har ikke noe felt for å legge inn dette men vi har laget en regel for å ivareta dette. Dersom dere ønsker at f.eks «Medlemskontingent senior» skal bokføres på inntektskonto 3110 legger dere inn i vare-id feltet i Golfbox «3110-xxx» hvor det til venstre for bindestreken er inntektskontoen og det til høyre faktisk id på vare. Kopi av faktura - kopi av faktura kan tas ut som pdf ved å søke opp medlemmet i www.nyfaktura.no eller i Golfbox
Startsiden Startsiden på www.nyfaktura.no er på en måte «temperaturmåleren» på deres fakturering. Der ligger det en kort oppsummering av hva som er fakturert, status med hensyn til hva som er betalt og hva som er stoppet og eventuelt bør vurderes oversendt til inkasso. De to viktigste å følge med på er hva som er stoppet og hva som bør vurderes sendt til inkasso.
Fakturering av sponsorer og annet Ønsker du å fakturere andre ting en medlemskap som f.eks proshop, sponsorer og arrangementer kan det enkelt gjøres fra www.nyfaktura.no. Der kan du opprette enkeltfaktura eller fakturere i grupper, f.eks ved arrangementer. Dette gjøres ved å velge fliken «Faktura» og velge «Lag en faktura» eller «Gruppefakturering». Her kan du også kreditere faktura. Dette gjelder også de som er opprettet i Golfbox.
Status på medlem/kunde På «Startsiden» eller på fliken «Faktura» kan du søke opp medlem/kunde og se status på denne. Du kan også kreditere, registrere innbetaling, stoppe oppfølging ++:
Rapporter På fliken «Rapporter» kan du ta ut statusrapporter og rapporter til regnskap. Som grunnlag for regnskapet er det to rapporter som er viktig: Omsetningsrapport Denne viser omsetning på hver periode (mnd) og perioden må være låst før en kan ta den ut. Du kan sende rapporten og eventuelt kopi av alle fakturaene på epost til en gitt mottaker. Innbetalinger Her kan du ta ut rapport på innbetalinger for en gitt periode. Rapporten vil vise innbetalinger med og uten KID.
Grunninnstillinger Oppe til høyre vil du kunne gjøre endringer som vedrører golfklubben.