Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen... 3 1.1 Regler og prosedyrer for konkurransen... 3 1.2 Presentasjon av oppdragsgiver... 3 1.2.1 Oppdragsgivers kontaktinformasjon... 3 1.3 Kommunikasjon... 3 1.4 Forhandling... 3 1.5 Beskrivelse av anskaffelsen... 3 1.6 Kunngjøringer... 3 1.7 Fremdriftsplan... 4 1.8 Avtalevilkår... 4 1.9 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget.... 4 1.10 Oppdragsgivers forbehold... 4 1.11 Vedståelse... 4 1.12 Innlevering av ilbud... 4 2 Lovpålagte krav... 5 2.1 Innlevering av vedlegg... 5 2.2 Skatteattest... 5 2.3 Skatteattest for merverdiavgift... 5 2.4 Organisatorisk og juridisk stilling (firmaattest)... 5 2.5 Tekniske kvalifikasjoner... 5 3 Krav til tilbudet... 6 3.1 Tilbudsbrev... 6 3.2 Underleverandører... 6 3.3 Konfidensialitet... 6 3.4 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud.... 6 3.5 Avvik og forbehold... 6 3.6 Språk... 7 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene.... 7 4.1 Tilbudsåpning... 7 4.2 Avvisning av leverandør... 7 4.3 Avvisning av tilbud.... 7 5 Avgjørelse av konkurransen... 7 5.1 Innstilling på kontraktstildeling.... 7 5.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 7 Side 2 av 7
1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Regler og prosedyrer for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om offentlig anskaffelser av 20. desember 2016 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og III. Denne anskaffelsen følger prosedyren for åpen anbudskonkurranse. 1.2 Presentasjon av oppdragsgiver Denne konkurransen gjennomføres med byggforvaltning, avdeling for plan- og tekniske tjenester i Lenvik kommune, som oppdragsgiver. 1.2.1 Oppdragsgivers kontaktinformasjon Kontaktperson: Hans-Kyrre Kristiansen Telefon: 995 13 647 Hans.kyrre.kristiansen@lenvik.kommune.no 1.3 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for samtlige tilbydere, i anonymisert form. Henvendelser mottatt senere enn 5 dager før innleveringsfristen for tilbudet vil ikke bli besvart. 1.4 Forhandling Denne anskaffelse åpner ikke for forhandlinger. Dette innebærer følgelig at det ikke er anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tidsfristens utløp 1.5 Beskrivelse av anskaffelsen Lenvik kommune ønsker å inngå leieavtale for lokaler til Senter for læring og integrering (SLI) og Flyktningetjenesten på Finnsnes. Lokalene skal, så langt det er mulig, tilfredsstille alle krav spesifisert i vedlagt kravspesifikasjon (vedlegg 1) og romprogram (vedlegg 2). Lenvik kommune ber om at det vedlegges to avtaleforslag. En avtale for 10 år og en avtale for 5 år, begge skal også inkludere en opsjon på 2 + 2 år. 1.6 Kunngjøringer Konkurransen er kunngjort på www.doffin.no Side 3 av 7
1.7 Fremdriftsplan Kunngjøring på Doffin 01.03.2017 Tilbudsfrist: 03.04.2017 kl. 12:00 Tilbudsåpning: 03.04.2017 kl. 13:00 1.8 Avtalevilkår En leieavtale vil følge standard vilkår for kommunale leieavtaler. I tillegg kommer de kravene som fremkommer i Kravspesifikasjon (vedlegg 1). Det legges til grunn særlige vilkår i forhold til sosiale- og etiske forhold. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget. Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av forespørselen og selv sikre at han har mottatt, og har tilgang til, all relevant informasjon forbundet med forespørselen. Der hvor tilbyder oppdager feil, inkonsekvens eller andre mangler i forespørselsdokumentene, plikter tilbyder straks å gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette. 1.10 Oppdragsgivers forbehold Det tas forbehold om: - At innkomne tilbud er innenfor Lenvik kommunes budsjett - Endelig politisk vedtak om inngåelse av leieavtale - At leielokaler er iht. tilbud før overtakelse. Tilbydere kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle bli avlyst som følge av overnevnte faktorer. 1.11 Vedståelse Alle innleverte tilbud skal ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager etter tilbudsfrist, jf. FOA. 20-6, 1. ledd. 1.12 Innlevering av ilbud Alle tilbud skal leveres i en lukket, nøytral konvolutt, merket «Tilbud - lokaler til SLI og Flyktningetjenesten». Tilbud skal leveres i kundetorget på Lenvik Rådhus, Finnsnes, eller sendes per post til: Lenvik kommune Postboks 602 9306 Finnsnes Side 4 av 7
2 Lovpålagte krav 2.1 Innlevering av vedlegg All forespurt dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskrav, skal nummereres og legges ved i rekkefølge som følger av dette dokument. Dersom det er behov for vedlegg i andre kapittel enn i kvalifikasjonskrav skal vedleggene nummereres og legges ved i nummerert rekkefølge i henhold til forespørselen/besvarelsen. 2.2 Skatteattest Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatt og arbeidsgiveravgift i henhold til lovbestemmelsene. Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. 2.3 Skatteattest for merverdiavgift Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift i henhold til lovbestemmelsene. Dokumenteres ved: Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. 2.4 Organisatorisk og juridisk stilling (firmaattest) Krav: Leverandøren skal være et lovlig etablert firma. Dokumentasjonskrav: For norske selskaper Firmaattest fra Brønnøysund registrene. For utenlandske firmaer: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land der leverandøren er etablert. 2.5 Tekniske kvalifikasjoner Krav: Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav: Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakt/oppdraget. (Fritekstsvar) Side 5 av 7
3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudsbrev Alle tilbud skal inkludere et signert tilbudsbrev hvor det tydelig framkommer total pris for tilbudet (uten opsjoner), hvorvidt pris er inkludert mva., hvilke forbehold som er tatt i tilbudet og spesifisert pris på alle opsjoner som er definert i konkurransegrunnlaget. Det forutsettes at den som signerer tilbudsbrevet har økonomisk og administrativ fullmakt til å forplikte bedriften til den type avtale som tilbudet gjelder. Manglende signert tilbudsbrev, eller vesentlige mangler på det, vil være grunnlag for å forkaste tilbudet. 3.2 Underleverandører Dersom leverandøren planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og hvilken del/ hvilke deler av oppdraget underleverandøren skal utføre. Det stilles samme krav til underleverandør som til hovedleverandør. Leverandør skal kunne fremlegge dokumentasjon på skatteattest, skatteattest mva., osv. på forespørsel fra oppdragsgiver. Leverandør som benytter seg av underleverandør må i tilbudet vedlegget en forpliktende erklæring med en kort beskrivelse av underleverandør og hvilke del/deler av oppdraget underleverandør skal utføre. 3.3 Konfidensialitet Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom forespørsel og under utarbeidelse av tilbudet som konfidensielle. Tilbyder skal ikke offentlig kommentere denne forespørsel uten først å ha innhentet oppdragsgivers skriftlige samtykke. For de leverandørene som det blir inngått kontrakt med, vil det gjelde egne taushetsbestemmelser for personell som skal utføre arbeid for oppdragsgiver. 3.4 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud. Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltagelse i konkurransen. 3.5 Avvik og forbehold Alle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være presise, entydige og klart fremgå av tilbudet/tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren, jf. FOA. Leverandøren kan ikke inngi tilbud som inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Dersom tilbudet inneholder avvik som ikke isolert sett er vesentlig, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at avvikene samlet sett anses som vesentlige. Eventuelle forbehold skal spesifiseres. Forbehold som fremgår andre steder i tilbudet, men som ikke er spesifisert i tilbudsbrevet, kan ikke gjøres gjeldende av leverandøren og vil bli sett bort fra ved Side 6 av 7
evaluering av tilbudene. Leverandøren kan ikke ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, jf. FOA 11-11 (1) bokstav d. Dersom leverandøren har forbehold som isolert sett ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at forbeholdene samlet sett anses som vesentlige. 3.6 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon tilknyttet tilbudet, skal være på norsk. 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene. 4.1 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil bli foretatt av minimum to representanter fra Lenvik kommune, og finner sted på Lenvik Rådhus, avdeling for tekniske tjenester. Det blir ikke gjennomført offentlig tilbudsåpning. 4.2 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver skal, iht. FOA, avvise leverandører som ikke oppfyller lovbestemte krav. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom vilkårene i FOA er tilstede. 4.3 Avvisning av tilbud. Oppdragsgiver skal, iht. FOA, avvise tilbud når det blant annet: - ikke er levert innen fastsatt frister - inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget som er i strid med FOA - inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene Oppdragsgiver kan avvise tilbudet dersom vilkårene er tilstede. 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Innstilling på kontraktstildeling. Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltagerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen vil bli sendt på epost, Meldingen skal inneholde begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage på beslutningen. 5.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA. Saklig grunn vil her typisk kunne være manglende konkurranse, uventet endringer i bevilgningene, åpenbart feil i konkurransegrunnlaget etc. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA. Side 7 av 7