Tilbyderkonferanse kvalifisering for Anskaffelse av systemløsning innen økonomi og logistikk Helse Midt-Norge RHF Stjørdal, 20. september 2012
Agenda Registrering & velkommen Presentasjon av oppdragsgiver Hva er leveransen? Gjennomføring av konkurransen Krav til søknaden Kvalifikasjonskrav Utvelgelse av kvalifiserte leverandører Spørsmål & svar Side 2
Bakgrunn for anskaffelsen Helse Midt-Norge har behov for: Bedret kontroll og styring med egne ressurser God og pålitelig økonomistyring Bedret styringsinformasjon og beslutningsstøtte Side 3
Agenda Registrering & velkommen Presentasjon av oppdragsgiver Hva er leveransen? Gjennomføring av konkurransen Krav til søknaden Kvalifikasjonskrav Utvelgelse av kvalifiserte leverandører Spørsmål & svar Side 4
Oppdragsgiver Helse Midt-Norge RHF er oppdragsgiver for anskaffelsen og vil tegne alle avtaler som inngås som resultat av denne konkurransen. Helse Midt-Norge RHF er ett av fire regionale helseforetak som eies av staten ved Helse- og omsorgsdepartementet. Helse Midt-Norge RHF har ansvar for spesialisthelsetjenesten i Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag. Side 5
Visjon, Kjerneverdier, Hovedoppgaver På lag med deg for din helse Trygghet Respekt Kvalitet Pasientbehandling Forskning Utdanning av helsepersonell Opplæring av pasienter og pårørende Side 6
16 000 ansatte i Helse Midt-Norge Helse Midt-Norge IT 220 årsverk Helsebygg Midt-Norge 20 årsverk Helse Nord-Trøndelag HF St. Olavs Hospital HF Helse Møre og Romsdal HF Rusbehandling Midt-Norge HF Sykehusapotekene i Midt-Norge HF 2292 årsverk 7064 årsverk 4616 årsverk 261 årsverk 145 årsverk Ambulanse Midt-Norge HF (fra 2013) Side 7
Helse Midt-Norge - Foretaksgruppen Namsos Levanger Orkdal Stjørdal RHF Trondheim Kristiansund Molde Ålesund Røros Volda Side 8
Oppdragsgivers organisasjon Styringsgruppe Program Prosjekt Tjenestebuss og integrasjon Prosjekt Økonomi- og logistikkløsning Prosjekt Register Økonomi Logistikk Arkitektur/ IKT FDVU Side 9
Agenda Registrering & velkommen Presentasjon av oppdragsgiver Hva er leveransen? Gjennomføring av konkurransen Krav til søknaden Kvalifikasjonskrav Utvelgelse av kvalifiserte leverandører Spørsmål & svar Side 10
Hva er Leveransen Felles økonomi og logistikkløsning som innføres i hele foretaksgruppen Programvare skal kunne realisere endelig løsning Løsning første implementering Programvare, og alle ytelser i innføringsprosjekt Økonomiområder for alle forsyningskjeder Omfang av logistikkområder, grad av dekning for forsyningskjedene, er under utarbeidelse Integrasjoner med randsystemer via integrasjonsplattformen Plan-og spesifikasjonsfasene planlegges gjennomført etter samhandlingsmodell, hvor deler av avtalen kan revideres basert på ny og dypere innsikt Første Implementering for alle foretak forpliktes ved kontraktsinngåelse Side 11
Hva er Leveransen opsjoner Opsjoner i konkurransen Videreutvikling Applikasjonsdrift Infrastrukturdrift Side 12
Anskaffelsen er planlagt å omfatte følgende områder Anskaffelse Innkjøp til betaling Produksjon Salg og utfakturering Finans Regnskap Budsjett Anleggshåndtering Masterdata Hvert område er delt inn i flere hovedprosesser løsningen skal støtte alle noen kan bli inkludert i opsjon videreutvikling Side 13
Anskaffelsen skal understøtte forsyningskjedene i foretakene Forbruksvarer Sterilt sirkulasjonsutstyr Mat/næringsmidler Legemidler Tøy Blod Helsetjenester Tjenester Utstyr Medisinsk teknisk utstyr Eiendom, bygg og anlegg IKT Behandlingshjelpemidler Oppdragsgiver vurderer å inkludere tilgrensende funksjonalitet fra randsystemer i opsjon videreutvikling Side 14
Opsjon videreutvikling Realisere endelig løsning etter første implementering Kan foregå trinnvis i flere prosjekter Prosjektene kan avropes som bistand, oppdrag eller kjøp avhengig av prosjektets art og innhold Side 15
Opsjon Applikasjonsdrift Etablering av Applikasjonsdrift tjenesten Etablert og idriftsatt rutiner for applikasjonsdrift Kompetanse overført fra prosjektet til driftsorganisasjonen Ordinær applikasjonsdrift etter godkjenning Drift av Produksjonsmiljøer med grensesnitt mot Kundens miljøer Korrigering av feil Rutinemessige repeterende aktiviteter som må utføres for å opprettholde Løsningens funksjonalitet og tjenestenivå. Dette inkluderer gjennomføring av nødvendige endringer for å opprettholde Løsningens funksjonalitet og tjenestenivå under påvirkning av ytre elementer som lovendringer, endringer i infrastruktur og grensesnitt. Gjennomføring av definerte Standardendringer (Tjenestekatalogen). Dette kan også omfatte vedlikehold av definerte masterdata. Analyse av kundens endringsønsker med hensyn til omfang, risiko og kostnad. Gjennomføring av kundens endringsønsker. Støtte til prosjekter 2. / 3. linje støtte til kundens 1.linje Terminering av Applikasjonsdrift tjenesten Ved terminering av kontrakten skal Leverandøren gjennomføre et termineringsprosjekt i henhold til forpliktelser beskrevet i SSA-V Side 16
Opsjon Infrastrukturdrift Etablering av Infrastrukturdrift tjenesten Etablert og idriftsatt prosjektmiljø Etablert og idriftsatt produksjonsmiljø Drift i prosjektperioden for Leverandørens prosjekt(er) levert i SSA-T Databehandlingskapasitet Drift av prosjektmiljøene Drift av grensesnitt mot Kundens miljøer Teknisk støtte til prosjektet Ordinær drift etter godkjenning Databehandlingskapasitet, programvarelisenser og drift av Produksjonsmiljøer med grensesnitt mot Kundens miljøer Oppbygging og terminering av hele eller deler av Prosjektmiljøene på bestilling fra Kunden Databehandlingskapasitet, programvarelisenser og drift av Prosjektmiljøer med grensesnitt mot Kundens miljøer Terminering av Infrastrukturdrift tjenesten Ved terminering av kontrakten skal Leverandøren gjennomføre et termineringsprosjekt i henhold til forpliktelser beskrevet i SSA-D Side 17
Kontraktsmodell for Rammeavtale (RA) Tilpasnings-avtalen Driftsavtalen Vedlikeholdsavtalen Bistandsavtalen (SSA-T) (SSA-D) (SSA-V) (SSA-B) Kjøp Opsjon Infrastrukturdrift Opsjon Applikasjonsdrift Opsjon Videreutvikling og eventuell bistand i prosjektperioden Oppdragsavtalen (SSA-O) Opsjon Videreutvikling Tilpasningsavtalen (SSA-T) Rammeavtalen tegnes for 4 år Opsjon Videreutvikling 18 Side 18
Agenda Registrering & velkommen Presentasjon av oppdragsgiver Hva er leveransen? Gjennomføring av konkurransen Krav til søknaden Kvalifikasjonskrav Utvelgelse av kvalifiserte leverandører Spørsmål & svar Side 19
Gjennomføring av konkurransen 1 Anskaffelsen foretas ved prosedyren «Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring» Trinn 1: Kvalifisering og utvelgelse Trinn 2: Konkurranse med forhandling Forhandling over flere faser Adgang til å redusere antall tilbud Kontrahering: rammeavtale med 1 leverandør Side 20
Gjennomføring av konkurransen 2 Offentlighet I hele prosessen (kvalifisering til kontrahering) Tilbyders og oppdragsgivers vurdering mht hva som kan unntas Konfidensialitet I hele prosessen (kvalifisering til kontrahering) Kommunikasjon skriftlig og rettet til Oppdragsgivers kontaktperson spørsmål besvares skriftlig via doffin.no, siste frist 6.10.2012 kl. 12.00 presentasjon fra tilbyderkonferansen legges ut på doffin.no Side 21
Tidsplan for anskaffelsen Milepæl Dato Tilbyderkonferanse Kvalifisering 20.09.2012 Frist for levering av søknad om kvalifisering 16.10.2012 Informasjon om kvalifiserte leverandører sendt ut 03.12.2012 Utsendelse av konkurransegrunnlag 12.12.2012 Frist for innlevering av tilbud 08.02.2013 Beslutning om kontraktstildeling sendt ut 16.10.2013 Side 22
Agenda Registrering & velkommen Presentasjon av oppdragsgiver Hva er leveransen? Gjennomføring av konkurransen Krav til søknaden Kvalifikasjonskrav Utvelgelse av kvalifiserte leverandører Spørsmål & svar Side 23
Krav til søknaden 1 Struktur Innholdsfortegnelse Signert søknadsbrev Utfylt kvalifikasjonsskjema (vedlegg 1) Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav Ev. sladdet søknad 1 stk innbundet original eksemplar 1 stk. el. versjon (minnebrikke) Norsk språk Gjennomgang av vedlegg 1 Kvalifikasjonsskjema Side 24
Krav til søknaden 2 Innbinding mm Leverandørens navn, permnr og saksnr Ikke stifter Anonym leveranse Merkes som anvist Side 25
Krav til søknaden 3 Innleverings frist 16.10.2012 kl. 12.00 Oppdragsgiver i hende innen tilbudsfrist Innlevering av tilbud, alternativer Søknaden sendes til postadresse Søknaden leveres direkte hos oppdragsgiver Side 26
Agenda Registrering & velkommen Presentasjon av oppdragsgiver Hva er leveransen? Gjennomføring av konkurransen Krav til søknaden Kvalifikasjonskrav Utvelgelse av kvalifiserte leverandører Spørsmål & svar Side 27
Kvalifikasjonskrav Krav til leverandøren og underleverandører Forpliktelseserklæring fra alle (ev.) underleverandører Kvalifikasjons-og dokumentasjonskrav gjelder for både leverandør og underleverandører firmaattest, skatt-og avgiftsattest, HMS-egenerklæring, øk.utvikling/finansiell stilling faglige kvalifikasjoner og kapasitet Hvilke deler av omfanget/type ytelse fylles av hvem Tiltak ved bortfall av underleverandører Side 28
Agenda Registrering & velkommen Presentasjon av oppdragsgiver Hva er leveransen? Gjennomføring av konkurransen Krav til søknaden Kvalifikasjonskrav Utvelgelse av kvalifiserte leverandører Spørsmål & svar Side 29
Utvelgelse av kvalifiserte leverandører Oppdragsgiver vil invitere 3-5 leverandører til å delta i konkurransen Kriterier for utvelgelse: Best kvalifisert Generell erfaring med å gjennomføre økonomi-og logistikkprosjekter Kapasitet til å gjennomføre oppdraget Konkurransedynamikk, store leverandører > 600 ansatte / middels store leverandører < 600 ansatte 1-4 deltakere fra hver gruppe Side 30
Spørsmål og svar Side 31