Del I Regler for anskaffelsen Side 1 av 18 KONKURRANSEGRUNNLAG
Del I Regler for anskaffelsen Side 2 av 18 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon... 3 1.2 Kjøper og brukere av kontrakten... 3 1.3 Om anskaffelsen... 4 1.4 Konkurransegrunnlagets organisering... 5 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 2.1 Fremdriftsplan... 6 2.2 Befaring av virksomhetene og tilbyderkonferanse... 7 2.3 Kontaktperson... 7 2.4 Spørsmål under anskaffelsesprosessen... 7 2.5 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 8 2.6 Leverandørens deltakelseskostnader... 8 2.7 Sosialt og etisk ansvar... 8 3 TILBUDET... 9 3.1 Tilbudsstruktur... 9 3.2 Tilbudsformat... 10 3.3 Adresse og leveringssted... 11 3.4 Tilbudsfrist... 11 3.5 Vedståelsesfrist... 11 3.6 Alternative tilbud... 11 3.7 Tilbud på deler av leveransen... 11 3.8 Forbehold... 11 3.9 Avvik fra minstekrav (kravspesifikasjon)... 12 3.10 Retur av tilbud... 12 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 12 4.1 Innledning... 12 4.2 Obligatoriske krav... 12 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 13 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 13 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 14 4.6 Internkontrollsystem for kvalitetssikring... 15 5 TILDELINGSKRITERIER... 15 5.1 Tildelingskriterier... 15
Del I Regler for anskaffelsen Side 3 av 18 1 Innledning 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon Forsvaret består i dag av ca 23 000 personer (befal, sivilt tilsatte og vernepliktige) i fred, og 83 000 ved mobilisering. Forsvaret er delt inn i Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Heimevernet og Cyberforsvaret. Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) utgjør en av tre søyler i Forsvaret; logistikksøylen. De to andre søylene er styrkeproduksjon og operativ virksomhet. Felles for alle FLO s oppgaver er at organisasjonen skal understøtte styrkeprodusentene Hæren, Sjøforsvaret, Heimevernet og Luftforsvaret, samt Forsvarets operative enheter. Med begrepet "logistikk" mener man i Forsvaret tilveiebringelse av tjenester, materiell og forsyninger til støtte for styrkeproduksjon og militære operasjoner i fred, internasjonale oppdrag, krise og krig. Det omfatter planlegging og gjennomføring av anskaffelse, forsyning (innkjøp, lagring, distribusjon, etterforsyning) og vedlikehold av ulike materiellkategorier. FLO har ansvaret for alt materiell fra anskaffelse til avhending. FLO leverer også et bredt spekter av tjenester, fra transport av personell og gods via avansert databehandling til teknologisk rådgivning. 1.2 Kjøper og brukere av kontrakten Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO, Divisjon for forsyning, Driftsanskaffelsesavdelingen. FLO Forsyning er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. Driftsanskaffelsesavdelingen har som hovedoppgave å inngå og forvalte kontrakter som dekker forsvarssektorens behov for blant annet kommersielle varer og tjenester. Med Kjøper menes de enheter som det skal inngås kontrakt med. Disse enhetene vil også være brukere av avtalen. I denne konkurransen skal valgt leverandør inngå kontrakt med - Forsvaret - Forsvarsdepartementet (FD) - Forsvarsbygg (FB) For hver av de nevnte brukerne vil det bli inngått en selvstendig kontrakt. Valgt leverandør vil derfor få tildelt tre kontrakter.
Del I Regler for anskaffelsen Side 4 av 18 1.3 Om anskaffelsen 1.3.1 Formål, omfang og varighet Formålet med denne anskaffelsen er å sikre Kjøper en hensiktsmessig, stabil, kostnadseffektiv og kvalitativ god drift av de ulike virksomhetene. De ulike virksomhetene består av velferdskantiner, ansattkantiner, kiosker, kaféer, permisjonssentre, personalrestauranter og kantiner. Leverandøren skal i tillegg tilby møtemat og selskapsmat, samt kurs- og konferansevirksomhet. Forsvaret har PT 21 velferdskantiner, 9 ansattkantiner, 3 kiosker, 2 kaféer og 2 permisjonssentre lokalisert over hele landet. Forsvarets permisjonssentre er tilnærmet et hotell og skal således av leverandøren driftes tilnærmet likt et hotell. Forsvarsdepartementet har PT 2 Personalrestauranter og 2 lokaler som kalles Fanehallen og Artilleriloftet. Disse lokalene kan benyttes som kurs og konferanse med eller uten matservering. Lokalene kan også benyttes til større selskaper. FDs personalrestauranter er lokalisert i Oslo. Fanehallen og Artilleriloftet ligger på Akershus festning (bygg 65). Forsvarsbygg har PT 1 kantine lokalisert i Harstad, men ytterligere en kantine i Oslo er under prosjektering antatt ferdig 2016. Leverandøren har ansvaret for å drifte samtlige virksomheter. Nærmere informasjon om kontraktens omfang finnes i konkurransegrunnlagets Del II, se spesielt Del II Vedlegg A Leveringsomfang, Del II Vedlegg E - Kravspesifikasjon og Del II Vedlegg I Beskrivelse av virksomhetenes drift. Kontraktene vil ha en varighet på fire år. Kjøper har opsjon om forlengelse, én eller flere ganger, i inntil 36 måneder. Dette innebærer at hver av kontraktene kan løpe til sammen maksimalt syv år. Ved utløsning av opsjon skal Kjøper varsle Leverandøren senest 6 måneder før avtalens utløp. Dersom Kjøper ikke velger å utløse opsjonen, opphører avtalen uten forvarsel. Oppstart for drift av Forsvarsdepartementet virksomheter er 08.12.2014. Oppstart for drift av Forsvarsbyggs virksomheter er 08.12.2014. Oppstart for drift av Forsvarets virksomheter er 01.01.2015.
Del I Regler for anskaffelsen Side 5 av 18 1.3.1.1 Omsetning Forsvarets virksomheter har en estimert totalomsetning på ca. NOK 998.500.000,- ekskl. mva. over syv år, se Del II Vedlegg B4 Omsetning Forsvaret 2013 for nærmere oversikt. Forsvarsdepartementets virksomheter har en estimert totalomsetning på ca. NOK 66.500.000,- ekskl. mva. over syv år. Forsvarsbyggs virksomheter har en estimert totalomsetning på ca. NOK 2.000.000,- ekskl. mva. over syv år. Det presiseres at oppgitte omsetningstall er et estimat basert på erfaringstall. Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn og er ikke bindende. 1.3.2 Nærmere om kontrakten og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del I og Del III 14-1 (1). Konkurransen vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Ved åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, jfr. FOA 21-1 Forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser. FOA er tilgjengelig på: http://www.lovdata.no/for/sf/fa/fa-20060407-0402.html. 1.4 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del I Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B: HMS egenerklæring
Del I Regler for anskaffelsen Side 6 av 18 Del II Avtalebestemmelser Del II er avtalebestemmelser inklusive krav og spesifikasjoner for gjennomføring av tjenesten. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del II inneholder følgende dokumenter: Avtalebestemmelser for Forsvaret Avtalebestemmelser for Forsvarsdepartementet Avtalebestemmelser for Forsvarsbygg Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del II Avtalebestemmelser 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøper vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende tentative fremdriftsplan.. Aktivitet Dato Kunngjøring 05.05.2014 Tilbyderkonferanse FLO Kjeller 15.05.2014 Kl. 09.00-13.00 Befaring av virksomhetene Uke 21 og 23 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 02.06.2014 Tilbudsfrist 23.06.2014 Kl 12:00 Tilbudsåpning 16.07.2014 Tilbudsevaluering Uke 29-37 Tildeling av kontrakten 12.09.2014 Karenstid 23.09.2014 Kl. 12.00 Kontraktsignering Uke 39 2014 Vedståelsesfrist 01.12.2014 Kontrakten trer i kraft 08.12.2014
Del I Regler for anskaffelsen Side 7 av 18 2.2 Befaring av virksomhetene og tilbyderkonferanse Det vil bli arrangert tilbudsbefaring på noen av Forsvarets og Forsvarsdepartementets virksomheter for leverandører som ønsker dette, se oversikt i Del II Vedlegg R Befaring. Videre avholdes det tilbyderkonferanse på FLO sine lokaler på Kjeller i Skedsmo kommune torsdag 15. mai 2014 fra kl. 09-13. Adresse: Fetveien 80-84, 2007 Kjeller. Skriftlig påmelding for deltagelse på tilbyderkonferanse og befaring sendes per e-post til kontaktperson oppgitt i punkt 2.3 innen tirsdag 13. mai kl. 12.00. Vennligst oppgi navn og kontaktopplysninger på deltagerne. Kjøper forbeholder seg retten til å begrense antall deltakere fra hver leverandør. Spørsmål som ønskes besvart på tilbyderkonferansen kan på forhånd meddeles skriftlig til kontaktperson. Det kan også stilles tilleggsspørsmål på konferansen, men Kjøper kan ikke garantere at disse vil bli besvart på tilbyderkonferansen, svar vil i så fall bli gitt skriftlig i ettertid. Alle spørsmål som fremkommer i tilknytting til tilbyderkonferansen og befaring vil bli besvart skriftlig og publisert på Doffin. Referat fra aktivitetene publiseres på Doffin. Hvis noen av de påmeldte deltakerne til befaring og tilbyderkonferansen er utenlandske statsborgere skal skjemaet Request for Visit fylles ut i henhold til Guide For Clearance of Foreign Citizens Visiting Norway (Del I Vedlegg N-6 Guide for Clearance). Utfylt skjema skal oversendes kontaktperson sammen med skjema for påmelding, og til den frist som er satt for innlevering av påmeldingsskjema jfr. dette punkt. 2.3 Kontaktperson Kjøperens kontaktperson for denne anskaffelsen er: Porteføljeforvalter: E-post: Linda Stoll lstoll@mil.no 2.4 Spørsmål under anskaffelsesprosessen Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til Kjøpers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Kjøper hva angår denne anskaffelsen. Spørsmålene skal være skriftlige og sendes på e-post til porteføljeforvalter Linda Stoll (lstoll@mil.no). Alle henvendelser skal merkes med følgende referanse: Spørsmål 2013038800 Drift av kantiner og permisjonssenter.
Del I Regler for anskaffelsen Side 8 av 18 Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på www.doffin.no. Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på www.doffin.no slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer. 2.5 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin. Leverandøren oppfordres derfor til å holde seg à jour med endringer her. 2.6 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med tilbudsbefaring, tilbyderkonferanse, utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte Kjøper til å inngå kontrakt med Leverandør, eller involvere Kjøper i økonomiske forpliktelser. 2.7 Sosialt og etisk ansvar 2.7.1 Innledning Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøperen har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Leverandørens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme. 2.7.2 Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte hos Kjøper, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes informere Kjøper om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med Kjøper. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, også etter at denne er avsluttet.
Del I Regler for anskaffelsen Side 9 av 18 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. denne mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jfr. Del I - Vedlegg A. 2 Skatteattester jfr. punkt 4.2. 3 HMS erklæring, jfr. punkt 4.2. 4 Firmaattest, jfr pkt 4.3. 5 Organisasjon og kapasitet, jfr. punkt 4.3. 6 Finansiell og økonomisk stilling, jfr. punkt 4.4. 7 Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jfr. punkt 4.5. 8 Morselskapsgaranti, jfr. punkt 4.4 9 Liste over referanser og referanseskjema, jfr. punkt 4.5 og Del II Vedlegg Q og Q1. 10 Egenerklæring på oppfyllelse av Del II - Vedlegg H Leverandørens samfunnsansvar og Vedlegg K - Etisk egenerklæring jfr. pkt 4.6. 11 Internkontrollsystem for kvalitetssikring, jfr. punkt 4.7 12 Prismatrise, jfr. Del II - Vedlegg B1 13 Oppfyllelse av spesifikasjoner, jfr. Del II -Vedlegg E 14 Subsidiering, jfr. Del II vedlegg O 15 Underleverandører, jfr. Del II - Vedlegg J 16 Forpliktelseserklæring, jfr. Del II - Vedlegg J1 17 Eventuelle forbehold, jfr. punkt 3.8 og Del II - Vedlegg S 18 Eventuell taushetsbelagt informasjon. 19 Annen relevant informasjon.
Del I Regler for anskaffelsen Side 10 av 18 3.2 Tilbudsformat 3.2.1 Innbinding 1. Det komplette tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i egen hard ringperm. 2. Ringpermen front og rygg skal merkes med 2013038800 Drift av kantiner og permisjonssentre og Leverandørens navn. 3. Permene skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt 3.1. 4. Det skal være skilleark som klart skiller hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet. 6. Tilbudet skal være på norsk. 7. Leverandøren må i tilbudet eksplisitt gjøre rede for hva som tilbys henholdsvis Forsvaret, Forsvarsdepartementet og Forsvarsbygg. 3.2.2 Antall kopier Tilbudet skal leveres i to originalkopier, det vil si 2 identiske komplette tilbud innbundet i henhold til punkt 3.2.1. I tillegg skal en komplett elektronisk versjon av tilbudet leveres på 4 stk. minnepinner. Alle dokumenter på minnepinner skal være i originalversjon (Word og Excel, ikke PDF). Leverandøren skal også levere en utgave av tilbudet hvor det som ansees å være forretningshemmeligheter er sladdet. Sladdet tilbud vedlegges på minnepinner (1 stk). Alle dokumenter på minnepinnen skal være i originalversjon (Word og Excel, ikke PDF). I tilfelle motstrid har papirversjon forrang foran digitalversjon. 3.2.3 Pakking og merking Tilbudene skal være forsvarlig pakket i lukket innpakning. Innpakningen skal merkes følgende:. Innpakningen skal videre merkes med postadressen i pkt. 3.3.1.
Del I Regler for anskaffelsen Side 11 av 18 3.3 Adresse og leveringssted 3.3.1 Postadresse Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/DIV FORS/DAA/F&S Fetveien 80-84 2027 Kjeller Att. Linda Stoll / Kristin Opøien Kjøper bemerker at tilbud levert med bud skal skriftlig avtales med kontaktperson jfr. Punkt 2.3. 3.3.2 Leveringsadresse Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl. 08-15 mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med kontaktperson jfr. punkt 2.3. FLO/DIV FORS/DAA/F&S Fetveien 80-84 2007 Kjeller Att. Linda Stoll / Kristin Opøien 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen 23.06.2014, Kl. 12:00. Tilbud mottatt etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til 01.12.2014. 3.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.7 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å inngi tilbud på deler av leveransen. 3.8 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal redegjøres for i Del II Vedlegg S Forbehold. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget.
Del I Regler for anskaffelsen Side 12 av 18 3.9 Avvik fra minstekrav (kravspesifikasjon) Avvik fra minstekrav vil medføre avvisning. 3.10 Retur av tilbud Kjøper vil ikke returnere mottatte tilbud. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all etterspurt dokumentasjon for å dokumentere at de fastsatte krav er oppfylt. 4.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogden for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. Del I Vedlegg B: HMS egenerklæring skal fylles ut.
Del I Regler for anskaffelsen Side 13 av 18 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Leverandør skal ha god gjennomføringsevne. Beskrivelse av leverandørens organisasjon, ledelse og kapasitet. Det skal herunder gjøres rede for hvor mange ansatte leverandøren disponerer til oppfyllelse av kontrakten. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styreog revisjonsberetning fra de siste to (2) år. I tillegg skal det leveres kredittvurdering, eller tilsvarende dokumentasjon med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at Leverandøren har tilstrekkelig økonomisk og finansiell styrke. Kjøper forbeholder seg retten til å gjennomføre en kredittvurdering av Leverandørens evne til å oppfylle kontrakten. Dersom leverandøren må støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravet, skal det vedlegges en signert forpliktelseserklæring (Del II Vedlegg J1 Forpliktelseserklæring) fra disse foretakene. Dersom det foretak som støtter leverandøren er leverandørens morselskap skal Morselskapsgaranti vedlegges tilbudet (Del II Vedlegg F Morselskapsgaranti).
Del I Regler for anskaffelsen Side 14 av 18 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Leverandøren skal gjøre rede for de tre viktigste og mest relevante leveranser fra lignende kontrakter de siste tre årene (Del II Vedlegg Q). Forankret til hver leveranse skal det detaljert gjøres rede for følgende: Kort presentasjon av leveransen Leveransens omfang Leveransens verdi Leveransens avtaleperiode Navn, stilling, e-postadresse og telefonnummer på leveransemottakers kontaktperson. Leverandøren skal i tillegg vedlegge et referanseskjema fra leveransemottakers kontaktpersoner (referansepersoner). Leverandøren må således besørge at oppgitte leveransemottakere, herunder deres kontaktpersoner, har fylt ut vedlagt referanseskjema (Del II Vedlegg Q1). Kjøper forbeholder seg retten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt. Dersom leverandøren må støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravet «Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser», skal det vedlegges en signert forpliktelseserklæring (Del II Vedlegg J1 Forpliktelseserklæring) fra disse foretakene. I tillegg til forpliktelseserklæring/morselskapsgaranti skal det vedlegges tilsvarende dokumentasjon som viser at støtteforetaket oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav jfr. punkt 4.2 til og med 4.5.
Del I Regler for anskaffelsen Side 15 av 18 4.6 Internkontrollsystem for kvalitetssikring KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha et godt kvalitetssikringssystem. Leverandøren bes gjøre rede for eget kvalitetssikringssystem, eventuelt dokumentere relevant sertifisering. Med relevant sertifisering menes: ISO Standarder 9001 ISO 22000 HACCP (Hazard Analysis (and) Critical Control Point) Alternativt kan andre tilsvarende løsninger dokumenteres eller gjøres rede for. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner, som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering i henhold til tildelingskriteriene beskrevet nedenfor. For samtlige tildelingskriterier benyttes det en skala for score 1-10. Score 10 gis til beste tilbud, og konkurrerende tilbud gis en forholdsmessig lavere score. 5.1 Tildelingskriterier Tildelingskriterier TK1 Pris Med «Pris» menes: Prismatrise (45 %) Subsidiering (15 %) Vekt % 60 TK2 Kvalitet Med «Kvalitet» menes: Organisering av tjenesten (40 %) 40
Del I Regler for anskaffelsen Side 16 av 18 5.1.1 TK1 Pris Kjøper vil evaluere tildelingskriteriet TK1 Pris på bakgrunn av underkriteriene som under er betegnet som «Prismatrise» og «Subsidiering». Prismatrise: Med «Prismatrise» menes de matriser som er vedlagt konkurransegrunnlaget som Del II Vedlegg B1 - Prismatrise. Leverandøren bes å oppgi i matrisene hvilke priser som tilbys Kjøper. Leverandøren bes videre oppgi hvilken prosentsats av total omsetning per år som tilbys for tilbakeføring til Forsvarets velferdsfond. Den leverandør som tilbyr lavest pris, samt oppgir høyest tilbakeføring oppgitt i prosent vil få høyest score på underkriteriet «Prismatrise». Totalt teller underkriteriet «Prismatrise» 45 % av TK1 Pris. Subsidiering: Med «Subsidiering» menes det økonomiske tilskudd som leverandøren eventuelt krever av Kjøper for gjennomføring av tjenesten jfr. Del II Vedlegg O - Subsidiering. Den leverandør som tilbyr lavest pris på subsidiering vil få høyest score på underkriteriet «Subsidiering». Totalt teller underkriteriet «Subsidiering» 15 % av TK1 Pris. 5.1.2 TK2 Kvalitet Kjøper vil evaluere tildelingskriteriet TK2 Kvalitet på bakgrunn av underkriteriet som over er betegnet som «Organisering av tjenesten». Organisering av tjenesten: Med «Organisering av tjenesten» menes hvordan leverandøren har valgt å organisere tjenesten for å oppnå best mulig resultat sett i lys av Kjøpers behov og angitte krav og ønsker. Leverandøren bes således i tilbudet gjøre godt rede for hvordan tjenesten vil bli organisert med tanke på hvilket mattilbud og hvilket konsept leverandøren ønsker å tilby. Generelt vil Kjøper vektlegge den tilbudte tjenestens egenskaper til å vise kreative, innovative og tilpassede løsninger. Som et minimum skal mattilbudet og konseptet være i samsvar med de krav som er fremsatt i Del II Vedlegg E - Kravspesifikasjon. Leverandøren vil bli evaluert på bakgrunn av hva de kan tilby ut over de krav som følger av Kravspesifikasjonen. Under evalueringen vil Kjøper legge vekt på tjenestens kvalitative evne til å nå målsettingen om å tilby de ulike kundegruppene som vernepliktige, ansatte og ansattes familier en svært god og attraktiv tjeneste. Herunder vil Kjøper vurdere tjenestens evne til å nå ut til de ulike aldersgruppene som kan være alt fra barn til pensjonister. Kjøper vil således vurdere tjenestens evne til å se de ulike kundegruppenes, varierende og differensierende behov.
Del I Regler for anskaffelsen Side 17 av 18 Følgende skal av leverandør beskrives i tilbudet: 1) Leverandøren bes å beskrive hvordan tjenesten vil bli organisert med tanke på å nå frem til de ulike kundegruppene. Kjøper vil herunder vektlegge tjenestens evne til å tilby mat og konsept for de ulike virksomhetene som tiltrekker de ulike kundegruppene. Beskrivelsen skal i tilbudet merkes med følgende overskrift: Tiltrekkende mattilbud og konsept. 2) Leverandøren bes å beskrive hvordan tjenesten vil bli organisert for å gjennomføre en god og hensiktsmessig markedsføring av mattilbud og konsept. Beskrivelsen skal i tilbudet merkes med følgende overskrift: Markedsføring av mattilbud og konsept. 3) Leverandøren bes å beskrive hvordan tjenesten vil bli organisert for å kunne tilby Kjøper et mattilbud av god kvalitet. Forankret til beskrivelsen av mattilbud vil Kjøper legge vekt på kvalitative råvarer, kvalitative ingredienser, god metode for tilberedning og generell kvalitetssikring i alle produksjonsledd. Leverandøren bes synligjøre tjenestens fokus på sunnhet, ferske varer, utvalg, variasjon og kreativitet. Beskrivelsen skal i tilbudet merkes med følgende overskrift: Mattilbud. 4) Leverandøren bes å beskrive hvordan tjenesten vil bli organisert for å kunne tilby Kjøper et konsept av god kvalitet. Forankret til beskrivelsen av konsept bes leverandøren gjøre rede for hvordan tjenesten vil bli organisert for at de ulike kundegruppene skal oppleve de ulike virksomhetene som attraktive. Leverandøren bes herunder å redegjøre for hva som vil bli gjort av ulike tiltak for å tiltrekke seg de ulike kundegruppene, og hvordan disse tiltakene vil bli promotert. Kjøper vil således legge vekt på tjenestens evne til å tilby et konsept som innehar ulike elementer som vil bidra til en god totalopplevelse for de ulike kundegruppene. Beskrivelsen skal i tilbudet merkes med følgende overskrift: Konsept. 5) Leverandøren bes i tilbudet å gjøre rede for ukentlig menyplan for det første halve året for Forsvarets velferdskantiner, ansattkantiner og kaféer. Beskrivelsen skal i tilbudet merkes med følgende overskrift: Menyplan for Forsvarets velferdskantiner, ansattkantiner og kaféer. 6) Leverandøren bes i tilbudet gjøre rede for ukentlig menyplan for det første halve året for Forsvarets messeforpleining ved Kolsås (frokost, lunsj, middag og kveldsmat). Beskrivelsen skal i tilbudet merkes med følgende overskrift: Menyplan for Forsvarets messeforpleining ved Kolsås. 7) Leverandøren bes i tilbudet gjøre rede for ukentlig menyplan for det første halve året for Forsvarsdepartementets personalrestauranter. Beskrivelsen skal i tilbudet merkes med følgende overskrift: Menyplan for Forsvarsdepartementets personalrestauranter. 8) Leverandøren bes å gjøre rede for hva slags møtemat som tilbys. Beskrivelsen skal i tilbudet merkes med følgende overskrift: Møtemat. 9) Leverandøren bes å gjøre rede for hva slag selskapsmat som tilbys. Herunder bes leverandøren gjøre rede for en 3 retteres middag, en 4 retters middag og en 5 retters middag. Leverandøren bes å begrunne sitt valg for samtlige middager. Beskrivelsen skal i tilbudet merkes med følgende overskrift: Selskapsmat.
Del I Regler for anskaffelsen Side 18 av 18 Kjøper gjør oppmerksom på at den tilbydde ukentlige menyplan for det først halve året vil være retningsgivende for videre ukentlig menyplan ut avtaleperioden. Tilsvarende vil type møtemat og selskapsmat som beskrives i tilbudet være avgjørende for Kjøpers krav og forventninger tilknyttet tjenesten ut avtaleperioden. 10) Leverandøren bes å gjøre rede for hvordan tjenesten vil bli organisert for å sikre stabil og gjennomgående god kvalitet gjennom hele avtaleperioden. Beskrivelsen skal i tilbudet merkes med følgende overskrift: Stabil og gjennomgående god kvalitet. Den leverandør som etter en samlet og skjønnsmessig vurdering har gjort rede for den beste organiseringen av tjenesten vil få høyest score på underkriteriet «Organisering av tjenesten». Totalt teller «Organisering av tjenesten» 100 % av TK2 Kvalitet.