Hjartdal kommune 3692 Sauland Møteinnkalling for Partsamansett Utval Møtedato: 07.12.2015 Møtestad: Kommunehuset Møtetid: Kl. 12.00 Utvalsmedlemene blir med dette kalla inn til møtet. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf. 35 02 80 00, slik at varamedlem kan bli kalla inn. Sauland, 30.11.2015 Bengt Halvard Odden ordførar Sakliste Sak nr. Saktittel 011/15 GODKJENNING AV MØTEBOK 012/15 KOMMUNEREFORMA - FORHANDLINGSUTVAL OG MANDAT - HJARTDAL, SELJORD, NOTODDEN OG SAUHERAD 013/15 DELEGASJONSSAK Unntatt - ikkje offentleg
Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Administrasjonsutval 07.12.2015 011/15 ISO Saksansvarleg: Ingrid Sletta Olsen Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 15/1769 GODKJENNING AV MØTEBOK RÅDMANNEN TILRÅR Møteboka frå adm.utvalsmøte 28.05.2015 blir godkjent slik ho ligg føre.
Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret RE Administrasjonsutval 07.12.2015 012/15 RE Saksansvarleg: Rune Engehult Arkiv: K1-026 Arkivnr.: 14/2498 KOMMUNEREFORMA - FORHANDLINGSUTVAL OG MANDAT - HJARTDAL, SELJORD, NOTODDEN OG SAUHERAD Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I 26.08.2014 Det Kgl. kommunal og moderniseringsdepart ementet INVITASJON TIL Å DELTA I REFORMPROSESSEN 3 S 22.11.2014 KOMMUNEREFORMA - LOKAL PROSESS 7 S 31.03.2015 KOMMUNEREFORMA - VAL AV UTGREIINGSALTERNATIV 24 S 09.09.2015 KOMMUNEREFORMA - FORHANDLINGAR MED NOTODDEN OG TINN KOMMUNAR Vedlagde dokument: Dokument nr. 1, 3, og 7 og 24. Vegen mot ein ny kommune - prosjektbeskriving SWOT-analyse Utviklingstrekk Intensjonsavtale mellom Andebu, Stokke og Sandefjord. Forstudierappport Lifjell Rundt Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Inndelingslova. Saksgang: Administrasjonsutvalet tilrår. Kommunestyret gjer vedtak.
Bakgrunn for saka: Stortinget har vedteke at det skal gjennomførast ei kommunereform og kommunalministeren inviterte i brev 26.08.14 alle landets kommunar om å starte "nabopraten". Stortinget har sett ein frist til 01.07.16 for å fatte vedtak om framtidig kommunestruktur. Når kommunestyret fattar sitt vedtak om framtidig struktur er det forventa at det blir gjort ei vurdering av dei fire hovudmåla med reforma: Gode og likeverdige tenester for innbyggjarane Heilskapleg og samordna samfunnsutvikling Berekraftige og robuste økonomiske kommunar Styrke lokaldemokratiet og gi fleire oppgåver til større kommunar Hjartdal kommunestyre vedtok i sak 095/14 ein lokal prosess for kommunereforma. Kommunestyret vedtok i sak 033/15 "Kommunereforma - val av alternativ", mellom anna (pkt 3-6) 3. Kommunestyret ønskjer å oppnå følgjande mål i samband med kommunereforma: Et sterkare fagmiljø Større attraksjonskraft Eit breiare og meir spesialisert tenestetilbod 4. Kommunestyret ber rådmannen vurdere følgjande alternativ for framtidig kommunestruktur: Aust-Telemark (Hjartdal, Notodden, Tinn) Seljord, Hjartdal, Notodden, Sauherad Hjartdal som eigen kommune 5 Kommunestyret gir ordføraren mynde til å ha uformelle drøftingar med sine kollegaer i dei aktuelle kommunane parallelt med rådmannen sin vurdering. 6 Kommunestyret framskundar punktet "intensjonsavtale" frå fase 3 til fase 2 i vedteken framdriftsplan. Kommunestyret vedtok - som oppfølging av punk 4, første kulepunkt ovafor - i sak 047/15 den 03.06.15 å gå i forhandlingar med Notodden og Tinn kommunar om ei kommunesamanslåing. Det blei gjennomført tre forhandlingsmøte i august/september 2015. Tinn kommune braut da forhandlingane fordi dei ikkje kunne sjå nokre klare fordeler med ei samanslåing. Hjartdal kommunestyre blei orientert om dette 09.09.15. Denne saka gjeld oppfølging av punkt 4, andre kulepunkt ovafor; - alternativet Seljord, Hjartdal, Notodden og Sauherad. Det blei det gjennomført eit sonderingsmøte mellom ordførarane og rådmennene den 16.11.15. På bakgrunn av sonderingane var ordførarane samde om at dei ville fremme ei sak for sine kommunestyre for å avklare om det er aktuelt å gå inn i reelle forhandlingar. Vurdering: På bakgrunn av signal frå Fylkesmannen er pkt 4 og 5 i kommunestyrevedtaket i sak 033/15 sett meir under eitt. Fylkesmannen signaliserar at for å sikre nødvendig framdrift i prosessen for å rekke innbyggjarmedverknad og vedtak før fristen våren 2016 bør kommunane ha fokus på forhandlingar framfor utgreiingar.
Gjennom konkrete forhandlingar mellom aktuelle kommunar vil det vere mogeleg å kome fram til ein intensjonsavtale som innbyggjarane og kommunestyret kan ta stilling til. Ein intensjonsavtale kan omhandle tema som; kva skal kommunen heite kor skal administrasjonen vere lokalisert kor mange kommunestyrerepresentantar skal det vere korleis skal tenestetilbodet vere kva for investeringar skal bli gjort dei første åra kva slags arbeidsgjevarpolitikk skal den nye kommunen ha osb. Dette er konkrete punkter som er viktige for den endelege avgjerda. Ei utgreiing vil stort sett handle om samanstilling av historiske data og prognosar. Dette gir eit bakteppe, men har liten tyding for kva innbyggjarar og folkevalde vil meine om saka. Dessutan er det gjennom ein forstudierapport "Lifjell Rundt" utarbeidd eit faktagrunnlag for dei fire kommunane det nå er snakk om. Den SWOT-analysa som blei lagt fram for kommunestyret 22.04.15 viste òg at det var kompetanse/tenestetilbod, økonomi og lokaldemokrati innbyggjarane var opptekne av. Korleis ein intensjonsavtale kan sjå ut er synleggjort i det vedlagte eksempelet frå kommunane Andebu, Stokke og Sandefjord. Når det ligg føre ein konkret intensjonsavtale er det og lettare å sette dette opp mot ei vidareføring av Hjartdal som eigen kommune (kulepunkt 3 i punkt 4 vedtaket ovafor) Ein føresetnad for gode forhandlingar er at partane møter kvarandre som likeverdige partar. Eit forhandlingsutval bør derfor vere sett saman med like mange personar frå kvar kommune. Utvalet må ha tilstrekkjeleg politisk bredde, samtidig som utvalet ikkje blir for stort. Rådmennene tilrår eit forhandlingsutval på tre personar frå kvar kommune; ordførar, varaordførar og ein frå opposisjonen. Inndelingslova slår fast at kommunane bør høyre innbyggjarane ved ei endring av kommunegrensene. I samband med kommunereforma er forventningane om høyring av innbyggjarane forsterka - og Staten bidrar òg med kr 100.000,- til kvar kommune som støtte til gjennomføring av ei innbyggjarhøyring. Fylkesmannen tilrår at kommunestyret venter med ta stilling til kva for høyrings-/medverknadsmodell som kommunen skal bruke. Når prosessen er komen lengre er det lettare å vurdere kva innbyggjarane blir bedne om å ta stilling til. Rådmannen vil derfor kome tilbake ei eiga sak om dette. Dei tilsette sine organisasjonar har med heimel i Hovudavtala rett til å delta i strukturelle prosessar. Rådmennene i dei fire kommunane tilrår at to tillitsvalde frå kvar kommune blir invitert til forhandlingsmøta, men at drøftingar skjer formelt med rådmannen i kvar kommune. Hjartdal kommune sine representantar i forhandlingsutvalet bør ha med seg eit forhandlingsmandat frå eige kommunestyre. Rådmannen meiner at SWOT-analysa som blei lagt fram for kommunestyret i april 2014 (vedlagt denne saka) og dei lokalt vedtekne måla for kommunereforma (pkt 3 i KOM-sak 033/15) gir eit godt grunnlag for å gjennomføre forhandlingane.
RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Hjartdal kommunestyre vedtar å gå i forhandlingar med Seljord kommune, Notodden kommune og Sauherad kommune om ein intensjonsavtale for eventuell kommunesamanslåing. 2. Forhandlingane legg til grunn dei utgreiingar om dei tre kommunane som allereie ligg føre i ulike samanheng, m.a frå Lifjell Rundt, Ny Kommune og andre aktuelle utgreiingar med fakta og om dei tre kommunane og moglege samanlikningar med andre. 3. Kommunestyret oppnemnar eit forhandlingsutval som blir sett saman slik: - Ordførar - Varaordførar - For opposisjonen:... - Som vara for ordførar/varaordførar veljast - Som vara for opposisjonen veljast:.. 4. Det kommunale forhandlingsutvalet skal i forhandlingane ta utgangspunkt i det som er kome fram i SWOT-analysa som er utarbeidd på bakgrunn av folkemøta og dei måla kommunestyret har vedteke for kommunereforma. 5. Rådmann deltar i utvalet sine møte og syter for praktisk bistand til utvalet sitt arbeid. 6. To representantar for dei tillitsvalde blir invitert til forhandlingsmøta. 7. Det interkommunale forhandlingsutvalet gis i mandat å utarbeide ein intensjonsavtale for ein eventuell ny kommune. Utgangspunktet for forhandlingane skal vere dei fire hovudmåla i kommunereforma. 8. Utgreiinga bør være ferdig slik at den kan bli lagt fram for kommunestyret tidlig i 2016. 9. Intensjonsavtale blir lagt fram for kommunestyret så snart den er ferdig. Kommunestyret gjer vedtak om intensjonsavtala skal leggjast ut på høyring og eventuelt korleis innbyggjarane skal høyrast. Saksordførar:
Hjartdal kommune Unntatt - ikkje offentleg Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Administrasjonsutval 07.12.2015 013/15 ISO Saksansvarleg: Ingrid Sletta Olsen DELEGASJONSSAK Sakene er unntatt offentlighet Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 15/1768