Ledelse i praktiske yrker Hverdags-ledelse for deg med ansatte i praktisk og fysisk arbeid 2016 Å lede «grasrota» Ansvar og forventninger til lederrollen Hva kjennetegner en god leder Boss eller Buddy? Utfordringer med gå fra å være kollega til å bli leder Å tørre å lede Styre, motivere, få jobben gjort Lojalitet som leder - mot bedriften og de ansatte Det du gjør/ikke gjør synes veldig godt! 1
Hva er ledelse? Medfødt? Ledelse kan læres Påvirke mennesker til ønsket adferd Forutsetninger for ledelse: Ta initiativ, være målrettet Ha autoritet (i form av stilling, kompetanse eller personlighet) Dyktig til å «stille diagnose» Handlings- og beslutningsdyktig Lederstil Gjerne en blanding av flere måter å lede på Situasjonsavhengig Personavhengig Avhengig av bedriftskultur To hovedtyper: Autoritær Demokratisk Kommer langt med sunn fornuft! Sentrale lederoppgaver Ordregiving og delegering Rett person/kompetanse til oppgaven Delegere myndighet Unngå misforståelser kommunikasjon er viktig! Tilbakemeldinger Gi ros og ris Variasjon i arbeidet Jobbrotasjon Jobbutviding (horisontalt/vertikalt) Mål og målstyring 2
Organisasjonskultur Felles normer og verdier i organisasjonen «Sånn gjør vi det her» Stammekultur Reklamebyrå > kreativitet Regnskapsbyrå > punktlighet, nøyaktighet, orden Kommunikasjon og spilleregler Kommunikasjon og spilleregler Kommunikasjon, verbal/ikke verbal (kroppsspråk) Hvilke spilleregler ønsker du? Slik kan du bidra til å forme gruppen til en fremgangsrik enhet Slik skaper du et godt og åpent arbeidsklima Hvordan lede mennesker fra ulike kulturer og generasjoner 3
Kommunikasjon i det daglige Den daglige kommunikasjonen preges av følgende former for samtale: Beskjed eller ordre Høflig anmodning Skarp befaling Samarbeid Utvunget system for kommunikasjon God kommunikasjon fremmer godt sosialt miljø Samtalepartner Som leder må du ofte opptre som samtalepartner Empati Spørsmål som viser at man lytter og bidrar Kommunikasjon i det daglige Fordeler med uformelle samtaler: Vinne tilslutning til dine planer Sjekke reaksjoner på synspunkter Spre positivt budskap Motta forslag fra kollegaer i en uformell situasjon «Utporsjonere» negative nyheter over tid Plante ideer slik at de fremstår som de ansattes egne Husk å lytte, ikke bare snakke FEEDBACK TRAPP REAKSJONER PÅ FEEDBACK TID Forklare Forsvare Ja, men. Det var ikke på den måten Fornekte Har ingenting med meg å gjøre Forstå Forandre Jeg gjør et bevisst valg om enten å fortsette Jeg tar poenget eller endre min adferd 4
Feedback-modellen OBSERVASJON TANKER Når du avbryter meg når jeg har et innlegg i avdelingsmøtet som nå i dag tenker jeg at du ikke tar mine innspill og synspunkter på alvor ØNSKER / BEHOV FØLELSER så derfor ønsker jeg at du venter med å argumentere ditt syn til jeg har snakket ferdig. noe som gjør at jeg blir usikker og stotrer og blir utydelig på hva jeg sier Roller Vi har ulike roller, med ulik forventning og oppførsel Yrkesrollen -> stillingsbeskrivelsen, men kollegaer/sjef vil også ha forventninger til hvordan vi fyller rollen. Dannes av egne og andres forventninger. Ung/eldre sjef, nyansatt, foreldrerolle, venn, nabo Styrer hvordan vi oppfører oss, kler oss, løser oppgaver Individuell tilpasning Medarbeidere er forskjellige Se den enkelte, gjør medarbeiderne gode Det som er positivt for en, kan være negativt for andre Forventnings- og rolleavklaring Kan forbedres ved å forsterke det positive, og minimere det negative Utvikle medarbeidere til å mestre Fjerne stress og konflikter 5
Stress Påkjenninger som sliter på oss Vedvarende stress kan føre til vond sirkel, dårlig produktivitet og sykefravær/utbrenthet Manglende utfordringer kan også føre til stress Stress er sunt opp til et visst nivå, men må se mulighet for å få hodet over vannet.. For å kunne fjernes, må årsakene til stress kartlegges. Leder har ansvar for arbeidsmiljø, husk å ta med ansatte og tillitsvalgte. Stressmestring fysisk aktivitet støtte fra kolleger mental forberedelse konsentrert muskelavspenning endre tanker påvirker følelser Forebygging av konflikter Det er lov og bra med forskjellighet Ha et system for tilbakemeldinger Klare arbeidskrav (hvem gjør hva) Nulltoleranse for mobbing/baksnakking Søke etter forbedringer på alle nivåer Der alle tenker likt, der tenkes det ikke mye. 6
Konflikter-konfliktløsning Som leder er det viktig å gripe inn i ulmende konflikter Bruk jeg-form, ikke du-form. Unngå at man går i forsvar Ikke tro at samme løsning kan brukes overalt For den som har hammeren som eneste verktøy, har alle problemer en tendens til å se ut som spiker. Konfliktløsning: 1. Erklær kamp Tvang eller Vinn-tape situasjon 2. Ettergivelse føyelighet 3. Unnvikelse Vike unna problem Håper at problemene forsvinner av seg selv Fare for å gå på en smell 4. Kompromiss Forhandlingsløsning - Sterke parter - Tidspress 5. Konstruktivt samarbeid Løsninger som begge er tjent med - Åpenhet og vilje Konflikter - Oppsummering Konflikter kan være positive Å ikke løse konfliktene fører til problemer Ikke bli part i konflikten Du er problemløseren/rådgiveren Vær observant på ulmende uro Undersøk maktforholdene 7
Hvordan lede mennesker fra ulike generasjoner og kulturer Språk - men ikke bare oversettelse.. (eks. oppvaskmøte?) Trenger ofte å se sammenhengen/settingen for å forstå hva som blir sagt og/eller forventes En beskjed er -> En ordre? En anmodning? Må eller kan? Kroppsspråk Autoritær/ikke-autoritær lederstil kulturelle forskjeller Sosiale sammenheng julebord og sommerfest Klassiske utfordringer Håndhilse/klemme/hilse, i heisen/i butikken Kjønn Seniority (alder/stilling) Generasjon y/x/babyboomers(de eldste) Slik får du jobben gjort, med hjelp av gode verktøy. Slik får du jobben gjort «verktøy» Slik setter du mål for bedriften (strategi, budsjetter og rammer) Slik setter du mål for hver enkelt, kompetanseutvikling og medarbeidersamtale Delegering av arbeidsoppgaver og ansvar Ros og ris hvordan gi konstruktive tilbakemeldinger Hvordan takle ansatte som ikke gjør det de skal? Den vanskelige samtalen Hvordan få bukt med «kos med misnøye», baksnakking og mobbing? HMS og psykososialt arbeidsmiljø 8
Mål for bedriften Strategi/forretningsidè Hva kan vi gjøre for å nå vår del av målet Og hva må du som leder ta tak i for ditt team Budsjetter Rammebetingelser Interne Eksterne Mål for den ansatte Kompetanseutvikling Ønsker fra den ansatte? Hva har bedriften behov for? Medarbeidersamtale Forventning til rollen (begge veier) Ansvarlig for hva? Kan hver ansatt har minst et ansvarsområde? Ref ulike detaljer i butikken e.l. Sette klare individuelle mål og følge opp løpende, sjekke ut hver x uke/md? Hvordan bli litt bedre hele tiden.. Kompetanseutvikling Ny teknologi og endrede rammebetingelser stiller krav til kompetanse, fleksibilitet og endringsvilje Rett kompetanse til rett tid Viktig å fornye/oppdatere yrkes- og fagkompetanse Krav til å ha rette sertifikat og kvalitetsgodkjenninger Viktig å kartlegge nåværende kompetanse og krav til framtidig kompetanse, samt legge og gjennomføre opplæringsplaner! 9
Medarbeidersamtaler Leder og medarbeider for å systematisk utvikle den ansatte og samarbeidet. Bør være minst årlig. Formalisert (planlagt og forberedt). Ofte lurt å bruke et samtaleskjema. Sette av nok tid. Skal være toveis. Ikke lønnsforhandlinger. Skal være uforstyrret og fortrolig. Skal resultere i aktivitetsplan, og denne må gjennomføres! Bli enige om hvem som skriver referat. Medarbeidersamtale Samtalen er nyttig til å: Rettlede og avklare ansvars og myndighetsforhold Gi anerkjennelse og ros Finne ut hva den ansatte er opptatt av Hvordan bedre samarbeid og kommunikasjon Kartlegge forventninger om fremtiden og stilingskrav Sørge for at målene er klare Få forslag til interne forbedringer Hva ønsker den ansatte av støtte fra lederen Hvordan takle ansatte som ikke gjør som de skal Hva er årsaken? Er det tydelig rolle- og forventningsavklaring? Konsekvenser For bedriften Den enkelte Kollegaer Viktig å notere underveis. Sett av nok tid til samtale og oppfølging, og be den ansatte komme med forslag til løsning. 10
Den vanskelig samtalen En medarbeider bryter regler (disiplinærsak) Leder må raskt gripe inn og innkalle til samtale Legge frem fakta og få forklaring på hva skjedd Evt iverksette tiltak (advarsel, oppsigelse, avskjed) Ref. AML En medarbeider yter for lite Hva er årsaken til at medarbeideren ikke yter tilfredsstillende? Forslag til løsning: Viktig å være godt forberedt. Eierskap til problemet er ikke ditt, men den ansatte sitt. Spør: Hva kan du (som ansatt) gjøre for å løse dette? (Forankring) Enkel og tydelig kommunikasjon. Evt. stopp møtet og avtalt nytt. Må følges opp! Øvelse: Den vanskelige/nødvendige samtalen Grupper på 3 medarbeider/leder/observatør Velg problemstilling/case 10 min i hver rolle bytt slik at alle får prøvd alle rollene Hva lærte/erfarte du? Dagens situasjon I følge NAV, er hver femte sykemelding og hver fjerde uførepensjonering, begrunnet i psykiske årsaker. Ikke alle disse psykiske årsakene, har sin bakgrunn i arbeidsmiljøet, men det er mulig at de utgjør kanskje halvparten. Uløste personalkonflikter som for eksempel mobbing utgjør en god del av disse. Samtidig er det viktig å understreke, at for mange mennesker med psykiske lidelser, så er et fast arbeidsforhold, god medisin! 11
Mobbing og trakassering 5% oppgir at de føler seg mobbet på jobben. Forbudt etter arbeidsmiljøloven. Kan føre til mistrivsel og psykiske plager Mobbing: Utelukkes fra det sosiale nettverket på jobb Forbigått, oversett når oppgaver fordeles Blir uriktig beskyld for dårlig arbeid Uønsket seksuell oppmerksomhet Sårende erting, fleiping, bli latterliggjort Ubalanse i styrkeforholdet mellom personene Skjer gjentatte ganger og over tid Hvordan forebygge mobbing? Unngå negativ omtale av andre Ledere må gå foran som godt eksempel Etablere forum for å diskutere arbeidsmiljø (AMU) Rutiner for informasjonsflyt Spilleregler for samhandling Samarbeid ledelse og verneombud Prosedyre for hvordan håndtere ved varsling om mobbing og behandling av saker Hva bør lederen gjøre? Høre begge sider av saken Dokumentasjon (mulig rettslig etterspill) Er pålagt å ta aktivt grep (ref. arbeidsmiljøloven) Sørge for at forsvarlig arbeidsmiljø gjenopprettes Ved mobbing, kan være advarsel/oppsigelse evt anmeldelse 12
Arbeidsmiljø Fysisk arbeidsmiljø (aml 4-4) Luft, støy, belysning, temperatur, forurensning Ergonomiske forhold Psykososialt arbeidsmiljø (aml 4-3) Organisatorisk Utforming og innhold Variasjon, utviklingsmuligheter, medvirkning Sosialt Forhold til kollegaer, leder, kunder og andre samarbeidspartnere Helse og miljø Fysisk Lysforhold Ergonomi Klima Støy Forurensning Kjemikalier Psykososialt Vold og trusler Mobbing og trakassering Monotoni Likestilling Stress Utbrenthet Samarbeidsklima/kultur Sosialt miljø Hvordan ivaretas medarbeidere som er syke/redusert arbeidsevne Motivasjon og belønning 13
Motivasjon Motivasjon er et samlebegrep for alt som aktiviserer mennesker Det som får oss til å gjøre det vi gjør Ulikt hva som motiverer ulike personer Kan forandres over tid, livsfaser etc Motivasjon og belønning Hvordan få de ansatte til å yte sitt beste? Hvordan stille krav på en konstruktiv måte? Hvordan få kjedelige oppgaver til å bli mer interessante og viktige? Utviklingsmuligheter og kompetanseforvaltning Hvordan kan du som leder sette i verk tiltak som virker motiverende på dine medarbeidere? Motivasjon-Hertzberg Faktorer knyttet opp mot arbeidsglede, produktivitet og motivasjon: Hygienefaktorer (skaper utilfredshet): Lønn Personalgoder Arbeidsforhold Mellommenneskelige forhold Bedriftens politikk Motivasjonsfaktorer (virker motiverende): Anerkjennelse for godt utført arbeid Ansvar og delegering Utfoldelse Utfordringer og læring Avansement Forhold forverret økt utilfredshet Bedring reduserer utilfredsheten, men øker ikke motivasjonen Motivasjonen kommer innenfra Blir stimulert utenfra 14
Ledelse i fire dimensjoner Administrere Oppfølgingsarbeid Ressursallokering Planer og budsjetter Skape en framtid Etablere retning gjennom visjon og verdier Bygge strategier, utfordre etablerte sannheter Motivere og inspirere Faglig ekspert Kontroll med utførelse Individuelle bidrag «Hands on» Skape verdi gjennom ekspertise og kunnskap Utvikle mennesker Tiltrekke, utvikle og beholde talenter Måle prestasjoner og jobbe aktivt med dette Utvikle mennesker gjennom coaching og feedback 1. Hvordan fordeler du %-vis tiden din i dag? 2. Hvordan vil du den skal fordeles i fremtiden? Administrere Skape en framtid Faglig ekspert Utvikle mennesker Hensikt: Fokusering og prioritering av arbeidsoppgaver Verktøy : Arbeidshjulet 1. Fyll inn teamets/dine viktigste suksesskriterier i hvert paistykke. Områdene trenger ikke være logisk definert. 2. Hvor fornøyd er dere/du med dette området i dag (på en skala fra 1-10) Gjenta for alle områdene. 3. Sett måldato og sett så måltall for hvor fornøyd du skal være for hvert område innen oppgitte måldato, (på en skala fra 1 10) 4. Marker svarene med buer og ulike farger for nåsituasjon og måldato. 5. Prioriter tre fokusområder (de tre viktigste). 6. Lag en utviklingsplan for å nå måltallene på de tre prioriterte områdene. 15
Hva kan du som leder gjøre? Hva vil du gjøre etter dagen i dag? Hva vil du ta med deg videre? Før du går hjem: Prioriter de 2-3 tingene du vil ta tak i. Lage en enkel plan, Hva, Hvordan og i hvilke situasjoner Oppsummering.. Ta individuelle hensyn folk er forskjellige! 16