HMS/Kvalitetssikring

Sluttrapport HMS/Kvalitetssikring Et prosjekt innenfor IT-Programmet for bergindustrien 18. mars 2002 Arild Gustafson Page 1 15.05.02

1 Innledning... 3 1.1 Adresser... 3 2 Beskrivelse av Franzefoss sitt HMS og kvalitetssystem... 4 2.1 Oppbygningen av kvalitetssystemet... 4 2.1.1 Nivå 1, Kvalitetshåndboken... 4 2.1.2 Nivå 2, Fagbøker... 4 2.1.3 Nivå 3 og 4, Spesielle anleggs- og avdelingstilpassede prosedyrer... 4 2.2 Helse, miljø- og sikkerhetsfilosofien i Franzefoss... 5 2.3 Metode for kvalitetsarbeidet i Franzefoss... 5 2.4 Oppsummering... 6 3 HMS / Kvalitetssikring Prosjektet... 7 3.1 Mandat... 7 3.2 Formål... 7 3.3 Hensikt... 7 3.4 Suksesskriterier... 7 3.5 Metode... 7 3.5.1 Sentralt kvalitetsområde... 7 3.5.2 Linkede dokumenter... 8 3.5.3 Gjenfinning, søkbarhet... 8 3.6 Fallgruver... 8 3.7 Utfordring forankring i ledelsen... 8 3.8 Aktiviteter... 8 3.8.1 Delaktivitet 1: Programvare og infrastruktur... 8 3.8.2 Delaktivitet 2: Økt funksjonalitet i KS-systemet... 9 3.9 Faser... 9 3.10 Mål... 9 4 Resultater... 10 4.1 Mål... 10 4.2 Kvalitet... 10 4.3 Risiko ved å ikke være sertifisert... 10 4.4 Tilgjengelighet / kvalitet...10 4.5 Administrasjon... 10 5 Bransjerelevans... 11 5.1 Katalogstruktur... 11 5.2 Filstruktur... 12 5.3 Offentlig HMS informasjon... 12 6 Rapporter og publikasjoner... 13 Arild Gustafson Page 2 15.05.02

1 Innledning Prosjektet er gjennomført som en del av Løsning 2 løsningen for de små og mellomstore bedriftene i bransjen. Figuren under illustrerer løsningen. Franzefoss Bruk AS har vært pilotbedrift. 1.1 Adresser Pilotbedrift Franzefoss Bruk AS Olav Ingstadsv. 5 1351 Rud Tlf.: 67 15 20 00, faks: 67 15 20 01 Arild Gustafson Page 3 15.05.02

2 Beskrivelse av Franzefoss sitt HMS og kvalitetssystem 2.1 Oppbygningen av kvalitetssystemet 2.1.1 Nivå 1, Kvalitetshåndboken Denne er grunnstammen i Franzefoss sitt kvalitetsarbeid. Den gir basis for de grunnregler vi skal leve etter i vårt arbeid for å tilfredsstille våre kunders forventninger. Kvalitetshåndboken inneholder: Opplysninger om hvem vi er og stadfesting av prinsipper og målsetting. Beskrivelse av Franzefoss' organisasjon og ansvarsforhold til ledelsespersonell i øverste ledelse. Beskrivelse av kvalitetsstyringssystemet og hvordan dette er relatert til ISO 9001 og 14001, samt forskrift til systematisk HMS-arbeid. 2.1.2 Nivå 2, Fagbøker Denne del av kvalitesstyringssystemet utgjør en samling av dokumenter som beskriver de prosedyrer og rutiner som er generelle for hele konsernet. Disse dokumenter utarbeides sentralt av ansvarlige fagledere og struktureres enhetlig i f.t. rammer satt av KS-sjef. KS-sjef er ansvarlig for å utarbeide og distribuere ajourførte oversikter og gjeldende generelle prosedyrer. KS-håndboka beskriver systemet for fortløpende ajourføring av alle faghåndbøker. 2.1.3 Nivå 3 og 4, Spesielle anleggs- og avdelingstilpassede prosedyrer Selv om mange aktiviteter er felles for store deler av konsernet, vil hvert AS, region eller anlegg/avdeling ha sine spesielle aktiviteter. Det er derfor valgt å la hvert AS etablere sine prosedyrer ut i fra de spesifikke behov som berører denne. Arild Gustafson Page 4 15.05.02

AS, anlegg og avdelingstilpassede prosedyrer har kun gyldighet for det aktuelle området og skal i prinsippet utarbeides av den eller de som skal praktisere prosedyrenes innhold. 2.2 Helse, miljø- og sikkerhetsfilosofien i Franzefoss Franzefoss s sikkerhetsbegrep omfatter i prioritert rekkefølge: 1. Vern om liv og helse 2. Vern om miljø 3. Vern om materielle verdier Franzefoss vil på alle måter søke å oppfylle lovens krav og intensjoner. Ved all planlegging, organisering og gjennomføring av våre arbeidsoppgaver, skal verne-, miljøog sikkerhetsarbeidet inngå som en integrert del av den samlede virksomhet. Dette krever kunnskap, forståelse og omtanke hos alle ansatte. Det kvalitetsstempel som vi ønsker å sette på våre produkter skal også være et resultat av våre ansattes trivsel og sikkerhet. Franzefoss vil gi opplæring og oppfølging av verne-, miljø- og sikkerhetsarbeidet høyeste prioritet. Målsettingen er å gi alle ansatte: Faglige og menneskelige kvalifikasjoner for å skape trivsel og en meningsfylt arbeidssituasjon. Kunnskap om deres sikkerhetsansvar og motivasjon for å delta i arbeidet med å redusere alle risikomoment på eget og andres arbeidsområde. Våre lederes kvalitet vil ikke bare bli bedømt ut fra produksjonsresultater og økonomi, men like meget ut fra arbeidsmiljø og sikkerhetsstandard i vedkommendes ansvarsområde. Både gjennom egen innsats og gjennom verneorganisasjonen kan hver enkelt medarbeider i selskapet påvirke arbeidsmiljøet og sikkerheten. At denne påvirkning blir mest mulig effektiv er et felles ansvar for alle ansatte i Franzefoss 2.3 Metode for kvalitetsarbeidet i Franzefoss Oppnå samsvar mellom bedriftens kvalitetssystem og måten bedriften faktisk utfører det som er beskrevet på. "Dr. Demings sirkel" kvalitetssikringsprinsippet som en kontinuerlig forbedringssløyfe: Arild Gustafson Page 5 15.05.02

2.4 Oppsummering Franzefoss sine kvalitets- og HMS systemer bygger i hovedsak på en rekke dokumenter. Utfordringen til Franzefoss er å gjøre disse tilgjengelige i en form som gjør at den enkelte medarbeider får tilført nytte eller merverdi i å bruke systemet. Erfaringer i forkant av prosjektet tilsa at systemet sees på som et fordyrende ledd som ikke tilfører nytte. Arild Gustafson Page 6 15.05.02

3 HMS / Kvalitetssikring Prosjektet 3.1 Mandat 1. Skape et styringsverktøy for kvalitet i bedriften 2. Skape tiltro hos kunden basert på dokumentert systematikk og satsing på kvalitet. 3. Oppfylle kravene til offentlig lovpålagt internkontroll av helse, miljø og sikkerhet. 3.2 Formål Å sikre at bedriftens rutinebeskrivelser, prosedyrer og sjekklister er tilgjengelig for alle medarbeidere, på rette steder, til riktig tid og i riktig utgave. 3.3 Hensikt Både å gi bedriftens ledelse et styringsverktøy for kvalitet, og kunden bevis/dokumentasjon på at bedriften vil evne å levere et produkt eller en tjeneste som oppfyller krav til kvalitet. 3.4 Suksesskriterier 1. Tilgjengelig Systemet må være tilgjengelig for medarbeiderne der hvor medarbeiderne er. 2. Enkelhet Systemet må være enkelt å bruke med kort vei til riktig informasjon. 3. Søkbarhet Systemet må ha mulighet for enkle og avanserte søk. 4. Relevans Informasjonen som ligger i systemet må være i et format som gjør den relevant i de situasjoner den er ment å hjelpe. 5. Kvalitet Informasjonen i systemet må være riktig å oppdatert. 6. Enkel administrasjon Det må være mulig i administrere systemet på en rasjonell måte. 3.5 Metode a. Administrere revisjoner b. Administrere publiseringer 3.5.1 Sentralt kvalitetsområde Det ble tidligere brukt ressurser i kvalitetsarbeidet på å vedlikeholde og publisere kvalitetshåndbøker ut til forskjellige kvalitetsområder på ulike servere i Franzefoss sitt nettverk. Kvalitetssystemene ble også distribuert til ulike frittstående pc er i Franzefoss sitt nettverk. Distribusjonen ble foretatt vha kopiering i nettverket og vha brente CD er. Arild Gustafson Page 7 15.05.02

3.5.2 Linkede dokumenter Kvalitetssystemet var bygget opp av rene Word dokumenter. Gjenfinning ble gjort vha innholdsfortegnelser. Enklere tilgang til dokumentene bak innholdsfortegnelsene og søkbarhet på tvers av dokumentene/ håndbøkene ble gjennomført vha av hyperlinker lagt inn i dokumentene. 3.5.3 Gjenfinning, søkbarhet Det var tidligere lagt opp til gjenfinning av dokumenter ved å gå via innholdsfortegnelsen. Søkemulighetene i Windows ble utforsket og det er laget en prosedyre for søkebegreper og søkemetodikk på tvers av håndbøker og prosedyrer. 3.6 Fallgruver Offentlige kvalitetssikringskrav vurderes ofte som enda mer offentlig pålagt papirarbeid - skapt av byråkrater for byråkrater. Forskriftshjemlingene blir effektive bremseklosser på de viktigste forutsetningene for en vellykket innføring av systemet - nemlig ledelsens personlige engasjement og motivasjon! Arbeidet settes bort til eksterne konsulenter som gjerne vurderes som "et nødvendig onde". Selv om systemet som blir utarbeidet er aldri så bedriftstilpasset og i tråd med forskriftskrav, blir resultatet ofte at bedriften enten 1) ikke får noe forhold til systemets innhold 2) bevisst setter dette permanent i hylla eller 3) innføringen kun skjer halvhjertet. Systemet får dermed ikke ønsket effekt - noe som beviser for ledelsen at forskriftskravet ikke er hensiktsmessig for bedriften, og at motstanden mot systemet hele tiden har vært fornuftig. Bedriften har i løpet av denne prosessen oppnådd å betale en anselig sum penger for å sette seg selv i en situasjon som ofte er svært vanskelig å snu når bedriften etter pålegg fra offentlig kontrollorgan MÅ innføre og etterleve systemet! 3.7 Utfordring forankring i ledelsen For å unngå fallgruven beskrevet ovenfor, bør ledere være særdeles bevisst beslutningen om å innføre alle typer kvalitetssikringsverktøy. Hvis systemet innføres sammen med konkrete handlinger som underbygger og motiverer de ansattes bruk av systemet - vil dette definitivt kunne bli det ønskede verktøy for å skape kontinuerlige forbedringer i bedriften. 3.8 Aktiviteter Prosjektet har hatt to hovedaktiviteter: 3.8.1 Delaktivitet 1: Programvare og infrastruktur 1. Oppgradering av infrastruktur basert på ASP 2. Oppgradering av applikasjoner Arild Gustafson Page 8 15.05.02

3.8.2 Delaktivitet 2: Økt funksjonalitet i KS-systemet 3. Digitalisere håndbøkene nivå 2 3.9 Faser 3.10 Mål 4. Etablere filstruktur nivå 2 5. Etablere en sentral filstruktur 6. Innholdsfortegnelser med hyperlinker 7. Hyperlinker og referanser mellom dokumenter -> 1996 Håndbøker i permer 1996 Håndbøkene på Nivå 1 og 2 digitalisert og lagt ut på kvalitetsområder på servere plassert rundt på Franzefoss sine lokasjoner. Sentral oppdatering og distribusjon av nye og reviderte prosedyrer. 180 av 600 medarbeidere tilknyttet nettverket. Nivå 3 og 4 administreres lokalt. 2000 Tynne klienter og ASP konsept KS-systemet samlet på 1 server Hyperlinker fra innholdfortegnelse til prosedyrer Hyperlinker mellom prosedyrer 2002 Web basert grensesnitt Søkefunksjon Grafisk presentasjon av prosessene i Franzefoss Søk på Synonymer / feilstavede ord. 600 av 600 medarbeidere Sentral administrasjon av Nivå 3 og 4 Effektivisere prosesser og kommunikasjon internt i bedriften. Målsetningen har vært å etablere en intranettløsning basert på sentral teknologi samt å foreta en gjennomgang av HMS rutinene i en norsk bergverksbedrift og utvikle et system for registrering av HMS relatert informasjon. Dette skal integreres med bedriftens totale kvalitetssikringssystem. Arild Gustafson Page 9 15.05.02

4 Resultater Franzefoss Bruk har fått en løsning som er tilrettelagt for den virksomhet som Franzefoss Bruk driver. Kvalitetssystemet administreres av kvalitetssjef. Kvalitetssjef har fått frigjort tid som tidligere ble brukt på publisering som nå benyttes på innholdet i KS systemet. 4.1 Mål Franzefoss opererer etter ISO standarden og er av den grunn pålagt å ha et KS-system. KSsystemet oppleves av mange som byråkratisk og et hinder i utførelsen av det daglige arbeid. At KS-systemet skal sørge for at viktige aspekter ved jobben utføres er ikke oppleves ikke i når man står i daglig arbeidssituasjon. 4.2 Kvalitet Kvalitetssystemet har blitt mer tilgjengelig for hver medarbeider. Bruken har økt og det er mer fokus på innholdet noe som har medført at systemet nå inneholder mer oppdaterte prosedyrer. 4.3 Risiko ved å ikke være sertifisert Franzefoss er lovpålagt å ha et system for helse, miljø og sikkerhet. Franzefoss er ikke lovpålagt å ha et kvalitetssystem eller å være sertifisert innenfor spesifikke standarder. Franzefoss har funnet det nødvendig å ha et kvalitetssystem som et internt hjelpemiddel og styringsverktøy. Franzefoss anser at det er viktig for våre kunder at kvalitetsarbeidet er satt i system og dokumentert. 4.4 Tilgjengelighet / kvalitet Tilgjengeligheten til kvalitetssystemet anses som betraktelig forbedret. Bruken av systemet har økt noe som stiller større krav til innholdet i systemet. Dette har medført at KS arbeidet er inne i en positiv spiral med økt bruk og økt nytte. KS systemet er bedriftens generelle organisasjon/dokumentasjon som er gjort tilgjengelig de ansatte. Gjennom kartlegging av prosesser får bedriften en bedre oversikt styrker og svakheter. KS systemet bidrar til å gjøre det enklere å forbedre disse prosessene og derigjennom bedriftens evne til å tjene mer penger. 4.5 Administrasjon De administrative ressurser er opprettholdt men brukes i større grad på administrering av innholdet i systemet og i mindre grad på administrering av systemet. Prosjektet har medført et mer fokusert kvalitetsarbeid og Franzefoss anser at vi får mer igjen for de ressursene som blir brukt på systemet. Arild Gustafson Page 10 15.05.02

5 Bransjerelevans 5.1 Generelt om bransjerelevans Forskrift om systematisk helse-, miljø, og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) står svært sentralt i alle virksomheters HMS-arbeid. Bedriften har gjennom prosjektet gått igjennom og revidert de generelle og bedriftsspesifikke HMS-mål og de har kartlagt farer og problemer knyttet til bergverksdrift. Bedriften har laget en oversikt over virksomhetens organisasjon der ansvar oppgaver og myndighet knyttet til HMS arbeidet er fordelt, samt en opplæringsplan og rutiner for gjennomføring av denne som skal sørge at arbeidstakerne har tilstrekkelig kompetanse. Det settes krav til disse momentene i internkontrollforskriften og det er nyttig for bransjen at pilotbedriften har gjennomført disse analysene og gjør de bransjerelevante delene av resultatene tilgjengelig for bransjen. Gjennom prosjektet har pilotbedriften etablert et ASP basert nettverk for spredning av intern informasjonen. En slik løsning muliggjør en rask og sikker spredning av informasjon, og bidrar til å sikre at informasjonen som hele tiden er tilgjengelig er oppdatert. I forbindelse med at informasjonsmengden og kravene til informasjonsutnyttelse øker, er et slikt IT-basert system et nødvendig hjelpemiddel, som flere og flere av bransjens bedrifter ser nødvendigheten av. Følgende er sakset fra http://www.floortec.no/dokumentasjon/avisnotat.html, den 19/3-02: Samfunnet taper hvert år cirka 27 milliarder kroner på helse- miljø- og sikkerhetsproblemer i næringslivet. Ifølge en rapport fra Transportøkonomisk institutt (TØI) er de gjennomsnittlige kostnadene ved såkalte HMS-skader per arbeidstager kr. 13.000, ( ) HMS-kostnadene per sysselsatt er høyest innen bergverk, oljeindustrien og metallproduksjon, viser rapporten "Hva koster helse, miljø- og sikkerhetsproblemer i næringslivet?". I bergverksnæringen koster sykdommer og andre typer skader hele 190.000 kroner per årsverk, mens det tilsvarende tallet for oljevirksomheten og metallindustrien er henholdsvis 160.000 og 100.000 kroner. ( ) Hvis vi isteden beregner HMS-problemer i forhold til sektorens økonomiske størrelse, viser det seg at 27 prosent av bergverksnæringens bidrag til bruttonasjonalproduktet spises opp av helse-, miljøog sikkerhetsproblemer. Noe som understreker betydning av og hvilken utfordring bergverksbedriftene står ovenfor i forbindelse med HMS arbeidet. 5.2 Katalogstruktur Franzefoss har valgt å strukturere sitt kvalitetssystem etter ansvarsområder. ØHB PHP IHB KHB HMS Økonomihåndboken Personalhåndboken IT-håndbok Kvalitetshåndbok Helse, miljø og sikkerhet Arild Gustafson Page 11 15.05.02

5.3 Filstruktur Franzefoss har laget følgende regelverk for navngivning av prosedyrer: Eksempel: IHB 01.05.xx IT-Strategi Forklaring: Posisjon 1-3 Posisjon 5-12 Benevnelse på håndbok. I dette tilfellet IT-håndboken Kapittel, prosedyrenummer og versjon. Skilt med punktum. Posisjon 14 -> Prosedyrenavn. Konsentrert forklaring på prosedyren i første del av navnet. 5.4 Offentlig HMS informasjon Franzefoss forholder seg til disse lovene i sitt HMS arbeid: Arbeidsmiljøloven Brannfarlighetsloven Brannvernloven Eksplosivloven El_tilsynsloven Forurensningsloven Produktkontrolloven Arild Gustafson Page 12 15.05.02

6 Rapporter og publikasjoner Gustafson, Arild 2001: Logistikk og ny IT-virkelighet. Presentasjon på BIT-Konferanse 1/11-01. Arild Gustafson Page 13 15.05.02