Metoder for optimalisering av arbeidsprosess i planleggingsfasen Hvordan sikre at valgt metodikk gir prosjektsuksess 22. April 2015 Erik Aursnes Dammen Director, Metier
METIERS FORRETNINGSIDE: Vi bistår prosjektvirksomheter i å nå deres forretningsmål gjennom riktige og effektive prosjekter.
METIER Internasjonal organisasjon Kontorer i Norge: - Oslo - Stavanger - Trondheim - Ålesund Ledende totalleverandør av prosjektstyring og -ledelse Mer enn 30 års erfaring 150 ansatte Nettverk av 1.350 erfarne prosjektressurser 17.000 deltakere i våre bedriftstilpassede programmer i 2014 Deltakere i over 60 land Kvalitetssikret en prosjekt portefølje på over 600 mrd NOK siste 5 år Leverandør av Primavera: markedsleder innen - portefølje - program - prosjekt ledelses løsninger samt Samhandlings løsning
MÅL Illustrere hva vi mener med planlegging og hva som ikke er planlegging Skape refleksjon med et lite skråblikk i forhold til det å følge en metodikk Drøfte ulike planleggingsfilosofier og hva disse krever for at prosjektet skal lykkes Hva kreves for å lykkes med implementering av en ny metodikk Side 4
HVORFOR TRENGER VI (kontinuerlig) PROSJEKTFORBEDRING - og hvorfor leter vi hele tiden etter bedre metoder.. Lav forutsigbarhet For mange avviksprosjekter Kostands og fremdriftseffektivitet er generelt for lav Gevinst/nytte av prosjektene blir sjelden som planlagt eller forventet Kunde/brukertilfredshet er for lav, eller tilfeldig Situasjonen er ofte under forverring pga. at man får mer komplekse prosjekter Uro og frustrasjon i organisasjonen eksempel ressursstyring Klarer ikke å følge den praksis som er avtalt/bestemt I dagens marked betyr status quo å sakke akterut Verdikjeder og organisering utfordres i søken på å øke forutsigbarhet og effektivitet
MÅLET «ALLE» HAR At organisasjonen gjennomfører vellykkete prosjekter hver gang: Velger/får kontrakt på de riktige prosjektene Leverer på avtalt tid, kost og kvalitet hver gang Fornøyde kunder / brukere og ansatte (sikre langsiktige relasjoner) Leverer med planlagt nytte/gevinst eller bedre Side 6
Hva mener vi med planlegging og hvorfor trenger vi å planlegge Page 7
Hva mener vi med planlegging (på tavla) Planlegging, ikke tilfredsstille organisasjonens krav for å komme videre å jobbe.. Noe som utgir seg for en plan Planlegger man riktig, så kan man faktisk gjøre prosjektet bedre Alle planleggingsmetoder/filosofier har til hensikt å sikre at driver reell planlegging. Det kommer stadig nye på markedet. Den ene skal være bedre enn den andre. Men den som observerer fra sidelinjen ser at det samme skjer hver Page 8 gang
Hva skjer Folk argumenterer med at den gamle metoden ikke fungerte.. Uten å ha prøvd skikkelig. Hørt før, passer ikke her, Problemet er ofte manglende kompetanse og forståelse, ikke at metoden er feil.. Det oppleves som hassle, unødvendig byråkrati å planlegge for mange, så hvis noen kan komme opp med en filosofi som reduserer deres følelse av dette eller spiller på noe mer effektivt så er det lett å kaste den gamle filosofien på bålet og heller prøve noe nytt enn å forsøke ordentlig med den gamle.. Eks lean.. Involverende planlegging, Man har jo alltid sagt at planlegging skal være en involverende aktivitet.. De fleste metoder er gjennomtenkt.. Men må følges for å gi suksess. Du skal være bra kompetent og erfaren for å skru på metodikken og lande riktig første gang.. Har aldri hørt om et prosjekt som ble skakkjørt fordi man brukte faget riktig, eller fulgte metoden rett Brukes de rett er det mer et spørsmål om hva som er mer effektivt for det enkelte prosjekts karakter og kultur enn om det er avgjørende for prosjektsuksess Page 9
Eksempel: Du blir ikke kokk av å kjøpe en kokebok av en michelen kokk, men resultatet kan bli OK.. Litt platt kanskje.. Men i forhold til prosjektmetodikker, så er det ofte dette som skjer.. Du skal ha gjester Imponere med noe skikkelig vanskelig du aldri har gjort før.. Hårete mål.. Page 10
Kokebokeksemplet.. Over 60 minutter Fremgangsmåte Ostesuflé Smelt smør ved middels varme i en mellomstor kjele. Tilsett hvetemel og rør inn smøret. Spe gradvis med melk under omrøring. Rør til sausen tykner og får en glatt og tykk konsistens. La sausen småkoke under omrøring i ca 5 til 7 minutter. Smak til sausen med salt og muskatnøtt. Tilsett revet ost og rør til osten er smeltet. Ta kjelen av platen og la stå i et par minutter til ostesausen har kjølnet litt. Skill eggene. Rør eggeplommene i ostesausen. Pisk eggehvitene i en helt ren bolle med en håndmikser eller med en ballongvisp for hånd. Skjær de stivpiskede eggehvitene forsiktig inn i sausen med en slikkepott eller en skje. Pensle eller spray en suffléform med fett som rommer ca 2,5 liter. Hell røren i formen og stek suffléen på nesten nederste rille i en forvarmet ovn ved 180 C i ca 50 minutter. Motstå fristelsen til å åpne ovnsdøren før det er mer en 5 minutter igjen av steketiden, ellers kan suffléen falle sammen. Server straks med en grønn salat og godt brød. Husk det er alltid gjestene som skal vente på suffléen og ikke omvendt. Page 11
Resultatet Du brenner kokeboken i peisen demonstrativt foran gjestene (som selvfølgelig alle er gode på matlaging, har denne kokeboken som sin favoritt og har lykkes med mange av rettene i denne kokeboken før.. og vet hva at du har mislykkes og hvorfor ) Page 12
Planlegging Alle metoder har siden «tidenes morgen» tatt utgangspunkt i dette.. Page 1313
PMI - THE FIVE PROJECT PROCESS GROUPS Monitoring & Controlling Plan Do Planning Projectized Initiating Closing Act Check Executing www.metieracademy.c Metier Academy om 14 - BETTER PROJECTS
Ingen metoder sier DO først.. Forskjellen i metodene er hvor mye og hvor ofte Du MÅ ha en plan for hvordan du skal jobbe og en strategi og en plan som beviser hvordan den arbeidsmåten du har valgt skal føre frem til prosjektresultatene som er avtalt.. Ellers har du ikke styring Verdens dyreste profesjon.. Page 15
Ulike filosofier (gjelder for både det som skjer i planfasen og gjennomføring) Alt 1 «Fossefall» Plan «Everything» (Front loading) DO + Alt 2 «Iterativ» Plan Alt 3 «parallell» Plan Page 1616
Råd for å lykkes med prosjektforbedring og - metodeimplementeringer Visjonering, styring, involvering, og motivasjon Få ledelsen og de lokale champions ombord først Etabler en felles kunnskaps- og begrepsplattform basert på anerkjent teori og beste praksis før diskusjonene om egen praksis tas Utvikle/tilpass metoder sammen med organisasjonen Implementer en dynamisk systemløsning som gir reell jobbstøtte og sikrer bruk Videreutvikle kompetansen og kultur i organisasjonen Bredde først, så rollebestemt Tilrettelegg for endringen. Utrullingsstrategi og plan for endring i de enkelte prosjektene Det må finnes et støtteapparat ift. å jobbe riktig Det må finnes en aksept og plan for å håndtere tilleggsarbeidet som kommer før effekten kan hentes ut Ledelsen må gå foran som et godt eksempel være forbilder og være konsekvent De som jobber riktig må få anerkjennelse Det må få en konsekvens å ikke følge spillereglene Side 17
LIKNINGEN FOR Å LYKKES MED EN METODEIMPLEMENTERING KUNNSKAP I FAGET + TILPASSET, MEN ANERKJENT METODE Forstått og akseptert AKTIV LEDELSE + MODERNE SYSTEMSTØTTE VELLYKKET IMPLEMENTERING Page 18
KOMPETANSEUTVIKLING OG FELLES ARBEIDSPROSESSER FORDI DET LØNNER SEG Studier og tilbakemeldinger fra bedrifter som arbeider målrettet og kontinuerlig med prosjektforbedring indikerer 20-30% forbedring innen følgende områder: Forbedring i kundetilfredshet Forbedring i oppnåelse av tidsmål og time to market Forbedring i oppnåelse av kostnadsmål Forbedring i oppnåelse av kvalitets- og ytelsesmål Forbedring i ressursbruk og kostnadseffektivitet Side 19
Page 20 SPØRSMÅL