1 av 5 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Dato 05.03.09 Referanse Referat fra møte i ledergruppen Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Tid: torsdag 05. mars 2009, kl 0915-1200 Til stede: Prodekanus forskning Åse Krøkje (ÅK) leder møtet i dekanus fravær. Prodekanus utdanning Anne Borg (AB) Instituttleder Eivin Røskaft (ER) IBI Instituttleder Arne Strøm (AS) IBT Instituttleder Berit Kjeldstad (BK) IFY gikk kl 10.00 Instituttleder David Nicholson (DN) IKJ Instituttleder Tor Grande (TG) IMT Instituttleder Sigurd Skogestad (SS) IKP Instituttnestleder Kåre Olaussen (KO) IFY vara for instituttleder BK Student FTR siv.ing Nikolai Hydle Rivedal (NHR) vara for Margrethe Nergaard Student FTR realfag Ingvill Marie Moen (IMM) Stipendiat Ragnhild Beate Strand Angelsen (RA) Administrative ledere fra instituttene: Sylvi Vefsnmo IFY Hans Jakob Jakobsen IBI Kjetil Rasmussen IBT Tom Helmersen IKP Fra administrasjonen: Fakultetsdirektør Geir Walsø (GW, ref) Rådgiver Martin Fjeldvær (MF, ref) Seksjonssjef Heidi Hugdal Seksjonssjef Vidar Brovold Andre deltakere: Olav Holden prosjektleder LØF 2010 Kristin Overvik prosessleder BtB tjenester Forfall: Student FTR siv.ing. Margrethe Nergaard (MN) Dekanus Bjørn Hafskjold (BH) Prodekanus materialer Hans Jørgen Roven (HJR) kom kl.11.30 Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Realfagbygget E-post: Realfagbygget D1 + 47 73 59 41 97 7491 Trondheim postmottak@nt.ntnu.no Høgskoleringen 5 Telefaks http://www.nt.ntnu.no 7034 Trondheim + 47 73 59 14 10 Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 05.03.09 Referanse 2 av 5 Referat fra ledermøtet 26.02.2009 ble godkjent med følgende redaksjonelle endringer. SAK 12/9 hovedkonklusjonen er kommet frem for dårlig frem tilstanden er rimelig god o Legg til: Det er lagt ned et betydelig arbeid i denne prosessen o For detaljert og mange prikkpunkter som gjør konklusjonen diffus. Reduser. Oppfølging av tidligere saker - e-phortesak angående økt studentopptak/finanskrise oversendes pr e-post til inst.ledere. Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen O-sak LØF 2010 kl 0915 20 min + diskusjon Ingen saksvedlegg Orientering ved Olav Holden prosjektleder LØF 2010 Gjennomgang av regelverk for anskaffelser og den nye BtB-prosessen Vedlegg 1: Presentasjon Momenter fra diskusjonen Vi er inne i gjennomføringsfasen og prosjektet skal være ferdig i løpet av 2010. Ansatte skal snart begynne å registrere selv i PAGAweb (reiseregning, ferie, m.m) Gjennom to ulike rapporter er det avdekket flere brudd på lover og regler ved NTNU ifm anskaffelsesprosesser. Alle anskaffelser over 500.000 skal gjennom anbudsprosess v/innkjøpsseksjonen. Alle anskaffelser over 100.000 skal konkurranseutsettes. Dette gjelder BÅDE varer og tjenester. Unntak kan gjelde der det er rammeavtaler. Anbud trenger ikke fungere slik at laveste pris alltid får tilslag. Vi kan legge mange andre premisser til grunn. Alle bestillinger skal registreres i bestillingssystemet unntatt reiser. KUN bestillere har attestasjonsfullmakt. NT har pt ca 27% av våre kjøp i bestillingssystemet. Bestillerne har mulighet til å få kredittkort og kan gjennomføre internettbestillinger etter egen rutine, og på den måten hjelpe de som ønsker å gjennomføre kjøp på den måten. Etiske retningslinjer for anskaffelser ligger på nett. o http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/innkjop/lover/etikk Viktig at vi har fokus på habilitet. Vi gjennomfører ikke reiser sponset av leverandører for å se på utstyr. Vær forsiktig med gaver og fordeler.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 05.03.09 Referanse 3 av 5 Konklusjon Fakultetadministrasjonen følger opp saken og setter i verk tiltak for å forankre arbeidet ute i organisasjonen. O-sak VALG 09 status på initiativer som er tatt på instituttene samt orientering om alternative ordninger. Saksvedlegg ettersendt torsdag 05.03.2009 Orientering ved Geir Walsø Momenter fra diskusjonen Konklusjon Ledergruppen gir sin tilslutning til fremlagte dokument som orienterer om alternativene ved uravstemninger. O-sak Tertialrapport 3/årsrapport 2008 Saksvedlegg ettersendt onsdag 04.03.2009 Momenter fra diskusjonen Forslag på redaksjonelle endringer. Konklusjon Redaksjonelle endringer vurderes og implementeres av fakultetsadministrasjonen. NTL-sak 08/09 Verkstedorganisering Orientering ved Geir Walsø Momenter fra diskusjonen Organisering Deler av gruppen ønsker en utdyping av ledelsesfunksjoner og struktur ved verkstedene. Det ønskes bedre informasjon om stillingsstørrelser for utøving av ledelse. I hvor stor grad utøver verkstedslederne faget sitt i tillegg til lederfunksjonen? o GW: Alle lederne ønsker å utøve faget sitt ved siden av lederfunksjonen. Ved en evntuell sammenslåing blir dette vanskelig. Ved glassblåserverkstedet er det i tillegg koordinering opp mot SINTEF.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 05.03.09 Referanse 4 av 5 Det ønskes mer info om hvordan salg/fakturering/administrasjon fungerer. Deler av gruppen uttrykker klart et ønske om at én felles leder for alle verkstedene er å foretrekke. Det stilles spørsmålstegn ved om det er motstand mot endringer som ligger til grunn for konklusjonen om delt ledelse. Det vises til løsningen på ED tjenesten der felles ledelse fungerte bra. o GW konstaterer at saksfremlegget burde inneholdt tidligere behandlinger. Finansiering Gruppen diskuterte generelle prinsipper ved prisfastselttelse og ulike priskategorier for de ulike aktørene (ekstern, intern, studenter m.fl). Prisen på eksterne oppdrag må justeres opp. Når det gjelder eksterne oppdrag må full kostnad legges til grunn tallet er for lavt. Internfordeling kontra internprising/fakturering medfører utfordringer hvor mye tid skal vi bruke på administrasjon? Fordeler og ulemper ved begge løsninger. o GW: Bakgrunnen for tilrådingen er tidligere ønsker om at bruken ikke skal være gratis, men ikke prises så høyt at verkstedene ikke blir brukt. Målet er å øke bruken av verkstedene internt, og utfordringen blir da å finne en modell som ivaretar dette. En stor utfordring blir å finne de riktige grenseoppgangene mellom brukergrupper (NT, NTNU eksterne, eksterne, studenter, m.m) og hvordan disse skal prises. Det oppfordres til å holde prisen for studentprosjekter lav. Viktig at dette blir en enkel og ukomplisert modell som forankres godt. Registrering av timer har også en annen effekt vi får en oversikt over bruken. o GW: Verkstedene fører allerede timer og med litt bedre verktøy medfører det lite ekstra administrasjon å føre timer. Deler av gruppen mener det bør være en intern og en ekstern pris. Vitenskapelige bør ideelt sett ha lik tilgang til tekniske tjenester. Alternativ 3 virker som en grei løsning, men det bør evalueres etter en stund. Oppnår vi noe annet enn mer administrasjon med å innføre internprising? o BH: Bakgrunnen for forslaget er at vi mener verkstedbruken ikke er optimal i dag og at vi skal se på andre løsninger. Konklusjon Ved saksfremlegg bør gamle saksdokumenter/behandlinger legges ved som vedlegg til ledergruppens orientering. Organisasjon o Tre instituttledere råder dekanus til at ledelsen bør slås sammen. Det ønskes ikke ny gjennomgang. o Tre instituttledere råder dekanus til å slutte seg til saksfremlegget. Finansiering
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 05.03.09 Referanse 5 av 5 o Dekanus rådes til å iverksette alternativ 3 i saksfremlegget. NTL-sak 15/09 - Betenkning professor/førsteamanuensis i biologi - fagdidaktikk Orientering ved Eivin Røskaft Momenter fra diskusjonen Det er gjennomført en grundig prosess i forkant av innmeldingen av dette behovet. Redaksjonelle endringer meldt inn til ER Konklusjon Ledergruppen gir sin tilslutning til forslaget. NTL-sak 16/09 - Betenkning professor/førsteamanuensis i materialteknologi - solcellematerialer Orientering ved Tor Grande Momenter fra diskusjonen Spennende stilling med tverrfaglig vinkling opp mot fysikk. Bygger bro mellom to miljøer. Redaksjonelle kommentarer meldt inn til TG. Konklusjon Ledergruppen gir sin tilslutning til forslaget. Eventuelt Valg til NTNU styret 12 mars er frist for forslag til NTNU styret. NT fakultetet bør lete etter gode kvinnelig kandidater fra vårt miljø til NTNU styret.
1 Arbeidsprosesser (1) LØF 2010 - visjon Verktøy (3) Organisasjon (2) Videreutvikle økonomifunksjonen til å bli Norges mest veldrevne økonomifunksjon innen offentlig virksomhet, for å støtte opp under NTNUs forskning, utdanning, formidling og nyskaping Ambisjonen skal nås ved å heve kvaliteten og ved å strømlinjeforme arbeidsprosessene 2 Arbeidsprosesser (1) Planer - delprosjekter Verktøy (3) Bestilling-til-Betaling (BtB): Full utrulling Kontrollaktiviteter Lønn: Ansatte registrerer selv i PAGAweb Utrullingsperiode mars september Prosjekt (BOA): Implementering av BOA-prosessen Nå ut til prosjektledere og prosjektansvarlig (fakultet- og instituttledelse) Tidsplan: Januar Juni 2009 Plan, Budsjett, Oppfølging (PBO): Budsjett- og rapporteringsverktøy LTB (LangTidsBudsjett) Bedre kvalitet - prognoser 2009/2010 og budsjett 2010 Organisasjon (2) 1
3 Anskaffelser Avtaleprosess Bestilling-til-Betaling (BtB) 4 Anskaffelser - regelverk Lov og Forskrift om Offentlige Anskaffelser NTNU Styrevedtak av 12.10.2006: Målsettinger for anskaffelser Regelverk for anskaffelser Etisk regelverk Grunnleggende regler: Alle anskaffelser > 500.000 NOK ex mva: SKAL skje gjennom anbudsprosess v/innkjøpsseksjonen Alle anskaffelser > 100.000 NOK ex mva: Skal konkurranseutsettes Dokumenteres ved Forenklet anbudsprotokoll FØR bestilling sendes Bestiller skal alltid angi om anbud er ok ved kjøp >100.000 NOK Godkjenner (BDM) er ansvarlig for at dette er angitt Eneste unntak fra disse reglene: Dekket av gyldig rammeavtale Noen tjenestekjøp v/fou-kontrakter, men skal sjekkes med Innkjøp og dokumenteres 2
5 Hovedgrep ny prosess - BtB Alle bestillinger skal registreres gjennom bestillingssystemet Gjelder både vare- og tjenestekjøp!! Godkjenning i forkant av bestilling Antall bestillere - ca. 100 totalt ved NTNU Attestasjon ved registrering av varemottak Kun bestillerne har attestasjonsfullmakt Automatisk matching av faktura 6 Målet et stykke unna.. men positiv økning.. 3
7 Tiltak i 2009 Full gjennomføring av ny BtB-prosess Mål 1: snitt 50% innen 01.07.2009 Mål 2: snitt 70% innen 31.12.2009 Lederinformasjon Leverandørbrev Tilbakemeldinger til rekvirenter som ikke har benyttet ny BtB-prosess Kontrollrutiner Oppfølging ut fra statistikker 8 Hvorfor disse tiltakene? Unngå negativt omdømme Ulovlige direkteanskaffelser Anmerkning / Ikke godkjent regnskap fra Riksrevisjonen Beskyldninger om korrupsjon Oppnå positive effekter, som: Frigitte midler gjennom forbedrede avtaler (mål: 60 mill / år) Bedre kontroll og oversikt over forpliktelser Raskere oppdatering av regnskaper Redusert ressursbruk frigitt til primærvirksomheten Økt profesjonalitet på anskaffelsesområdet Bedre kontrakter 4
9 Etiske retningslinjer - innkjøp ved NTNU Grunnlag: Tjenestemannsloven 20. Forbud mot gaver i tjenesten m.v. NTNU s regler - kortversjonen: Bruk av stilling Tilsatte skal ikke bruke sin stilling til personlig gevinst, men ved sine handlemåter opprettholde og heve respekten for sin stilling og dermed gi et godt inntrykk av NTNU. Inhabilitet NTNUs ansatte skal ikke søke å oppnå fordeler for seg selv eller nærstående personer som gjør at det kan stilles spørsmål ved deres integritet. Forretningsomgang og sosialt samvær Moderate former for gjestfrihet og sosialt samvær hører med til høflig forretningsomgang. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosessen, eller kan gi andre grunn til å tro det. Gaver og andre ytelser Ansatte må ikke for seg selv eller andre motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller av giveren er ment som påvirkning av tjenestelige handlinger Reiser i tjenesten Når leverandører og næringslivet for øvrig tilbyr besøk i private bedrifter, reiser til utstillinger o.l, er det en forutsetning at NTNU dekker utgiftene til reise og opphold. Privat bruk av rammeavtaler Rammeavtaler med leverandører om levering av varer og tjenester til NTNU, skal ikke brukes av tilsatte til privat bruk. Ovenstående gjelder også medarbeidernes nærstående dersom fordelen må antas å ha sin bakgrunn i den tilsattes ansettelsesforhold ved NTNU. Fortrolig og riktig informasjon Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med tjenesteforhold, skal ikke brukes til personlig vinning. Informasjon som er mottatt fra markedet om tilbud eller tilbydere, skal behandles fortrolig og ikke misbrukes overfor konkurrerende tilbydere. NTNUs ansatte skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, ha høy forretningsetisk standard og sørge for likebehandling av leverandører. Hele teksten finnes på denne nettsiden: http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/innkjop/lover/etikk 10 Arbeidsprosesser (1) Spørsmål? Kontaktpersoner: Prosjektleder LØF 2010: Olav Holden - olav.holden@ntnu.no Verktøy (3) Organisasjon (2) Prosessledere: BtB: Kristin Overvik kristin.overvik@ntnu.no Lønn: Inger Talberg inger.talberg@ntnu.no BOA: Lars Gunnar Indreiten lars.gunnar.indreiten@ntnu.no PBO: Trude Bersvendsen trude.bersvendsen@ntnu.no PBO: Turid Vollan Riset turid.vollan@ntnu.no Innkjøp: Helge Mathiesen helge.mathiesen@ntnu.no 5
11 Rekvisisjon - webskjema Webskjema på nett: 1. Innsida 2. Innkjøp - bestille varer og tjenester 3. Bestille (varer, datautstyr, mat m.m.) 4. Enkel e-rekvisisjon.. 5. Skjemaet genererer en e-post til: Bestiller(e) Egen kopi 12 Ved hentekjøp ( handle på byen ): Manuell rekvisisjon Hvitt eks. leveres til leverandøren Grønt eks. leveres til Bestiller, med kassakvittering fra leverandøren vedlagt snarest mulig, helst samme dag OBS: må ha med konteringsinfo! 6
13 Forenklet anbudsprotokoll 7