RYFYLKE KOMMUNENE Strand, Hjelmeland, Suldal og Sauda Ryfylke IT Samarbeid Konkurransegrunnlag Rammeavtale for anskaffelse av trådløse aksesspunkter for RITS (omfatter også nødvendig lisenser for Cloud management, administrasjon/drift av løsningen) Åpen anbudskonkurranse Tilbudsfrist: 12. august 2015 kl. 12:00
Innhold 1 Oppdragsgiver oppdraget... 4 1.1 Oppdragsgiver...4 1.2 Anskaffelsens formål, omfang og varighet...4 1.3 Informasjon om regelverket...5 1.4 Kunngjøring...5 1.5 Tilbudskonferanser...5 1.6 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson...5 1.7 Rettelser, suppleringer / endringer av konkurransegrunnlaget...5 1.8 Opsjoner...5 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen... 5 2.1 Språk...5 2.2 Regler for konkurransen...5 2.3 Anskaffelsesprosedyren...6 2.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse...6 2.5 Opplysningsplikt...6 2.6 Melding om kontraktstildeling og kontrakt...6 2.7 Tilbudsdokumenter og offentlighet...6 3 Krav til leverandør (kvalifikasjonskrav)... 7 3.1 Obligatoriske krav...7 3.2 Andre kvalifikasjonskrav til leverandør...7 3.3 Elektronisk fakturering...8 3.4 Kontrakt...8 4 Krav til tilbudet... 9 4.1 Tilbudsfrist...9 4.2 Vedståelsesfrist...9 4.3 Innlevering av tilbud...9 4.4 Omkostninger...9 4.5 Tilbudets utforming og levering...9 4.6 Endre og tilbakekalle tilbud... 10 4.7 Komplett tilbud... 10 4.8 Alternative tilbud... 10 4.9 Tilbudsåpning... 10 5 Avgjørelse av konkurransen... 11 5.1 Tildelingskriterier... 11 5.1.1 Tildelingskriterium Pris/totaløkonomi 60 %... 11 5.1.2 Tildelingskriterium Teknisk og funksjonelle løsninger 30 %... 11 Konkurransegrunnlag Side 2
5.1.3 Tildelingskriterium Tjenestetilbud og leveranseapparat 10 %... 11 6 Vedlegg... 12 Vedlegg A: Kravspesifikasjon... 12 Vedlegg B: Pristilbud... 12 Konkurransegrunnlag Side 3
1 Oppdragsgiver oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Ryfylke IT Samarbeid (RITS) er et IKT-samarbeid for kommunene Strand, Hjelmeland, Suldal og Sauda. RITS skal ivareta oppgaver knyttet til rådgiving, drift, service, implementering og utvikling av eierkommunenes felles løsninger innen informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT), samt inngåelse og oppfølging av avtaler om kjøp av tjenester og andre varer fra eksterne leverandører innenfor dette området. RITS er opprettet i medhold av kommuneloven 27. Våre eierkommuner har ca. 24.000 innbyggere og har til sammen over 2 500 ansatte. 1.2 Anskaffelsens formål, omfang og varighet Vi har i dag basert vårt trådløse nettverk på en løsning fra Cisco. Denne er nå Eol og RITS har dermed behov for å bytte alle sine aksess punkt. Omfanget av dette finnes i vedlegg A Kravspesifikasjon. Vi forventer fortsatt en økning av bruk av trådløst utstyr i vårt nettverk, og en vekst i antall aksesspunkter på grunn av dette. Forventet levetid for et aksesspunkt i vårt nettverk antydes til 5-6 år. Denne konkurransen gjelder primært en rammeavtale for anskaffelse av trådløse aksesspunkter til et nytt trådløst nett for eierkommunene i RITS. Nettet skal inkludere løsning for gjestenett (internt), publikumsnett (bibliotek ol), elevnett og administrasjonsnett. Tilbudet skal også inkludere nødvendige lisenser og kostnader i forbindelse med skybasert driftsløsning (Cloud management). Noen kommuner i RITS bruker i dag PoE/PoE+, det er ønskelig å kunne bruke PoE+ til de nye aksesspunktene. Det er mulig å gi inn tilbud på PoE+ injectorswitch som opsjon. Vår trådløse løsning er i dag basert på at aksesspunkter er plassert ute på lokasjoner i et eget VLAN. Alle brukernett tunnelers via dette VLAN-et mellom aksesspunkt og MX/VLC, med noen få unntak. Tilkobling til det trådløse nettet for elever og administrasjonen skjer i dag via SSID tildelt av GPO. Autentisering skjer via 802.1x og maskinautentisering. De aller fleste SSID'er knyttes til separate VLAN. Gjestenett var i begynnelsen ment som et supplement, men har etter hvert blitt en viktig del av løsningen. RITS har følgende gjestenett løsninger: LDAP autentisering basert på ad brukere Handlink gjestenettløsning med utskrift av gjestenettkonto Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av rammeavtalen, og det vil velges kun én 1 leverandør. Avtaleperiode vil være fra ca. 01.10.2015 til 01.10.2017, med mulighet til forlengelse med inntil 2 år, ett år av gangen (2 + 1 + 1), slik at total avtaleperiode for denne delen av anskaffelsen kan bli fra 01.10.2015 til 01.10.2019. Konkurransegrunnlag Side 4
1.3 Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlige innkjøp. Lovdatas nettsted (http://www.lovdata.no/) inneholder alle opplysninger om gjeldende lover og forskrifter om offentlige anskaffelser. Doffin Database for offentlige innkjøp (http://www.doffin.no/) inneholder informasjon om anskaffelser i statlig og offentlig sektor ved hjelp av linker og søkemotorer, brukt for å søke i kunngjøringer utgitt av offentlig sektor i hele Norge. 1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin og TED basen den 01. juni 2015. 1.5 Tilbudskonferanser Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanser. 1.6 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Spørsmål vedrørende utlysningen skal rettes på e-post til: Bente Aanestad Fjelde, e-post: baf@strand.kommune.no 1.7 Rettelser, suppleringer / endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget, som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger som gis på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til de øvrige leverandørene som har meldt sin interesse via Doffin-databasen. Alle forespørsler vil bli anonymisert. 1.8 Opsjoner Følgende tilbud kan gis som opsjon: 1. Mulighet for kobling mot adgangskontrollsystem for besøkende (gjelder gjestenett) 2. Tilbud på PoE+ injectorswitch Det er ikke krav om å gi tilbud på opsjonene, og vil derfor ikke være en del av de vurderte tildelingskriteriene. 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All korrespondanse i forbindelse med denne anskaffelsen, så vel muntlig som skriftlig, skal være på norsk. 2.2 Regler for konkurransen Anskaffelsen gjennomføres i samsvar med Lov (16. juli 1999 nr. 69) og forskrift (7. april 2006 nr. 402) om offentlige anskaffelser, Del I Alminnelige bestemmelser og Del III anskaffelser. Konkurransegrunnlag Side 5
2.3 Anskaffelsesprosedyren Rammeavtale for anskaffelse av trådløse aksesspunkter Anskaffelsesprosedyren for denne konkurransen er åpen anbudskonkurranse. - Etter tilbudsfristens utløp vil oppdragsgiver foreta en sammenligning av alle innkomne tilbud, som er kvalifisert til å delta i utvelgelsesprosessen, på følgende måte: En første evaluering opp mot vilkårene i konkurransegrunnlaget. Deretter vil det, hvis det er behov, enten via møte, pr. e-post eller pr. brev, bli foretatt oppklaringer av leverandørenes tilbud, både av teknisk og kommersiell art. Oppklaringene vil kun være for at oppdragsgiver skal være sikker på at vi har forstått tilbudene riktig, og for å sikre en riktig og rettferdig evaluering av alle tilbud som oppfyller kvalifikasjonene angitt i konkurransegrunnlaget. Endelig valg av én leverandør, vil bli foretatt i henhold til tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget. - Etter tilbudsfristens utløp er det ikke anledning til å endre priser, eller øvrige betingelser i tilbudet. Det er viktig at konkurransegrunnlaget leses nøye, slik at misforståelser ikke oppstår. 2.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. For eksempel bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiver kan også forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding, med kort begrunnelse, dersom forespørselen om å delta i konkurransen avvises, tilbudet avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Tilbyderen kan samtidig skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avgjørelsen. Oppdragsgiver plikter å svare på en slik anmodning innen 15 dager. 2.6 Melding om kontraktstildeling og kontrakt Beslutningen om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli meddelt skriftlig og samtidig til alle tilbyderne som har deltatt i konkurransen. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget, og angi en tidsfrist på 11 dager for tilbyderne for en eventuell klage over beslutningen. 2.7 Tilbudsdokumenter og offentlighet I henhold til offentlighetsloven, som trådde i kraft 1. januar 2009, er alle tilbud og oppdragsgivers protokoller fra anskaffelsen åpent for innsyn straks vedtak om kontraktstildeling er gjort. Det gjelder både media og tilbydere som ikke har vunnet fram i konkurransen om oppdraget. Unntaket gjelder forretningshemmeligheter. Enhetspriser vil ikke bli offentliggjort. Totalprisen kan ikke unntas fra offentligheten. Konkurransegrunnlag Side 6
Tilbyder bes i tilbudet gjøre oppmerksom på hvilke opplysninger som anses som forretningshemmeligheter, og som dermed ønskes unntatt fra offentligheten (se punkt 4.5, Tilbudets utforming og levering). Oppdragsgiver er likevel pålagt å gjøre en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysninger kan unntas offentlighet. 3 Krav til leverandør (kvalifikasjonskrav) Leverandørens økonomiske og finansielle stilling samt tekniske kvalifikasjoner skal dokumenteres ved følgende minimumskrav: 3.1 Obligatoriske krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Leverandøren skal levere HMSegenerklæring Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Signert HMS-egenerklæring 3.2 Andre kvalifikasjonskrav til leverandør Det er viktig for videre deltagelse i konkurransen at de obligatoriske kravene over, og kvalifikasjonskravene under er oppfylt. Krav til organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Konkurransegrunnlag Side 7
Krav til økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets, årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Kredittvurdering med krav til kredittverdighet uten sikkerhetsstillelse Krav til tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves meget god gjennomføringsevne Beskrivelse av leverandørens tekniske personell og tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. Det kreves meget god erfaring fra tilsvarende oppdrag Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for de ytelser som skal leveres En beskrivelse av metoder for kvalitetssikring 3.3 Elektronisk fakturering Kommunene mottar i dag elektronisk faktura. Leverandørene må kunne tilby e-faktura på EHF-format. 3.4 Kontrakt Leverandør må tilby kontrakt iht. Statens standardavtaler: - En av Kjøpsavtalene (SSA-K og SSA-k-lille) http://www.anskaffelser.no/verktoy/kjopsavtalenessa-k-og-ssa-k-lille - En av Vedlikeholdsavtalene (SSA-V og SSA-v-lille) http://www.anskaffelser.no/verktoy/vedlikeholdsavtalene-ssa-v-og-ssa-v-lille Konkurransegrunnlag Side 8
4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oss i hende senest: onsdag 12. august 2015, klokken 12:00 (For sent innleverte tilbud vil bli avvist.) 4.2 Vedståelsesfrist Leverandøren må stå ved sitt tilbud i 90 dager. 4.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal oversendes i nøytral lukket innpakning merket Rammeavtale for anskaffelse av trådløse aksesspunkter for Ryfylke IT Samarbeid til: Strand kommune v/ Bente Aanestad Fjelde Postboks 115 / Rådhusgaten 2 4126 Jørpeland Tilbyder kan ved skriftlig henvendelse til ovennevnte kontaktperson tilbakekalle eller endre innsendt tilbud, inntil tilbudsfristens utløp. Etter tilbudsfristens utløp kan ikke leverandøren tilbakekalle eller endre sitt tilbud. Tilbudet er da rettslig bindende. 4.4 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet, eller i forbindelse med tilbudsprosessen ellers, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 4.5 Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være utformet på norsk. Det er ikke tillatt å oversende tilbudet pr. elektronisk post eller telefaks. Tilbudet skal leveres i 1 (ett) eksemplar i papirform og 2 (to) elektroniske eksemplarer på flyttbart medium (minnepinne), hvorav det ene eksemplaret skal sladdes for forretningshemmeligheter som ønskes unntatt fra offentligheten. Det elektroniske formatet skal kapittelinndeles og struktureres på nøyaktig samme måte som papirformatet. Tilbudet skal presenteres på en ryddig måte, innsatt i permer med skilleark. Tilbudet skal ikke limes, stiftes eller innbindes på en måte som kan vanskeliggjøre kopiering. Fremst i tilbudet skal det være en innholdsfortegnelse. For å sikre en forsvarlig behandling av tilbudet ber vi om at anbudsdokumentene ordnes i følgende rekkefølge: Konkurransegrunnlag Side 9
Del A: Del B: Del C: Del D: Tilbudsbrev m.m. 1: Tilbudsbrev datert og signert Besvarelse av kvalifikasjonskriterier 1: Attest for betalte skatter og trygdeavgift 2: Attest for betalt merverdiavgift 3: HMS erklæring 4: Firmaattest 5: Årsregnskap/kredittrapport 6: Krav til tekniske/faglige kvalifikasjoner Besvarelse av kravspesifikasjon og pristilbud 1: Fullstendig utfylt alle punkter i kravspesifikasjon 2: Fullstendig pristilbud, der anskaffelse og vedlikehold/support for en fireårsperiode er atskilt. I den grad det tilbudte systemet er modulbasert, skal hver modul prises tydelig for seg. Det skal ikke tilkomme ekstrakostnader for kunde i forbindelse med implementering av løsningen. For at vi skal kunne foreta en rettferdig vurdering av alle tilbud, skal alle eventuelle ekstrakostnader skal være oppgitt i pristilbudet. 3: Det skal gå tydelig frem om tjenester knyttet til bruk av e-post, SMS osv er inkludert i oppgitte priser, eller om dette har egne priser. Øvrig informasjon 1: Kataloger, brosjyrer og lignende 2: Annen relevant informasjon som ikke passer inn under punktene overfor 4.6 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Dette skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres. 4.7 Komplett tilbud Alle kostnader i forbindelse med bruk av produktene eller utførelsen av tjenestene skal være tatt med i tilbudet. Detaljer som er nødvendig for at produktet skal fungere, og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert med mindre annet er oppgitt. 4.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud på denne forespørselen. 4.9 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av 2 representanter fra oppdragsgiver umiddelbart etter innleveringsfristen. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med kravene i kunngjøringen og/ eller konkurransegrunnlaget, kan bli forkastet. Konkurransegrunnlag Side 10
Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver, basert på følgende tildelingskriterier og vekting: Tildelingskriterier: Vekting: Pris/totaløkonomi 60 % Teknisk og funksjonelle løsninger 30 % Tjenestetilbud og leveranseapparat 10 % Hvert kriterium vil bli tildelt poeng fra 1 (dårligst) til 10 (best) og deretter vektet i henhold til oppgitte prosenter. Beste tilbud for hvert kriterium vil gi 10 poeng. Det vil bli gitt en poengsum som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene. Poengsummen vil bli multiplisert med den angitte vekting, og summeres. Tilbudet med den høyeste, vektede totale poengsummen, vil bli tildelt kontrakten. 5.1.1 Tildelingskriterium Pris/totaløkonomi 60 % Tilbudet skal inneholde oversikt over dagens listepriser på alt utstyr, og påslaget som skal gjelde for hele avtaleperioden, som også skal omfatte nye modeller etter hvert som de fases inn i avtalen. Tilbudet skal utformes slik at oppdragsgiver har sikkerhet for at ikke tilleggskostnader tilkommer i forbindelse med inngåelse og implementering av avtalen. Oppdragsgiver ønsker størst mulig grad av forutsigbarhet om løpende, årlige kostnader, og så lave årlige kostnader som mulig. Dokumentasjonskrav: Fullstendig beskrivelse av alle priser i vedlagt prisskjema - Pris programvare eller lisenskostnader - Timepris for konsulent/rådgiver - Årlig pris for 4 års support - Årlig pris for 4 års abonnementsavtale for Cloud management 5.1.2 Tildelingskriterium Teknisk og funksjonelle løsninger 30 % - Oppfyller kravspesifikasjon - Tilleggsfunksjonalitet ut over minstekrav Dokumentasjonskrav: Konkrete beskrivelser av hvert punkt i kravspesifikasjonen. 5.1.3 Tildelingskriterium Tjenestetilbud og leveranseapparat 10 % Konkurransegrunnlag Side 11
Beskriv følgende punkter: - Tilbyders leveranseapparat, inklusive tilbyders bruk av underleverandører - Rutiner og prinsipper for innfasing av nye modeller, og utfasing av eksisterende, fra avtalen - Rutiner for implementering av leveranser hos oppdragsgiver - Daglige rutiner for mottak og håndtering fra oppdragsgiver om feil- og problemsituasjoner Tilbyder skal beskrive hvordan feil- og problemsituasjoner vil bli håndtert, både i egen organisasjon og hos eventuelle underleverandører - Garantibetingelser inkludert garantitid - Web-basert bestillingssystem - Leveringstid Dokumentasjonskrav: Konkrete beskrivelser av hvert punkt ovenfor. 6 Vedlegg Vedlegg A: Kravspesifikasjon Vedlegg B: Pristilbud ( http://www.lovdata.no/for/sf/fa/ta-20060407-0402-033.html ) Konkurransegrunnlag Side 12