KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV MARKEDSPLASS PÅ AMALDUS NIELSENS PLASS / VESTKANTTORGGET
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 3 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Tilleggsopplysninger... 4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Innlevering av tilbud... 5 2.4 Ønsket presentasjonsform... 5 2.5 Vedståelsesfrist... 5 2.6 Deltilbud... 5 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 6 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 6 2.9 Opplysningsplikt... 6 2.10 Taushetsplikt... 6 2.11 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 6 2.12 Forbehold... 6 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 6 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 6 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 7 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 7 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TIlBUDENE... 7 4.1 Registrering og åpning av tilbud... 7 4.2 Presentasjon av tilbud... 8 4.3 Tildelingskriteriene... 8 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 8 VEDLEGG... 9 Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi (25.4.2016) 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/bydel Frogner, heretter kalt oppdragsgiver, inviterer til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av marked på Amaldus Nielsens plass / Vestkanttorget. Bydel Frogner har ansvar for kommunale tjenester til innbyggerne. Mindre parker og friområder i bydelen forvaltes og driftes av bydelen. Bydel Frogner ønsker at lørdagsmarkedet på «Vestkanttorget» skal videreføres, men åpner for at nye aktører kan gi anbud på driften av markedet. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Kittil Berdal Berg E-postadresse : kittil.berg@bfr.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Bydel Frogner har siden 1989 leid ut Vestkanttorget til gjennomføring av marked på Amaldus Nielsens plass / Vestkanttorget. Markedsvirksomheten har vært populær, og bydelen ønsker nå å inngå kontrakt med leverandør for gjennomføring av marked for 2017 med opsjon for Bydelen til å forlenge kontrakten med ett år. Det er lørdag som skal være markedsdag. Kontrakten skal gjelde for hele året, men tilbyder står fritt til å tilby hvilke lørdager det skal være marked og plikter ikke å avholde marked alle lørdager. Det skal imidlertid fremgå av tilbudet hvilke lørdager det skal være marked. Leiearealet avgrenses av kart, jf. vedlegg og omfatter ca 2100 m2. De 4 siste lørdagene før jul disponeres kun halve plassen for å gjøre plass til juletresalg. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet Uke 40 Kunngjøring på Doffin og Oslo kommunes ansakffelsesportal Uke 43 Evaluering av kvalifikasjoner Uke 44 Presentasjoner Uke 45 Evaluering av tildelingskriterier Uke 46 Valg av tilbud Uke 46 Utsendelse av tildelingsbrev 1 Uke Karensperiode Uke 48 Kontraktsinngåelse Uke 1-2017 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplanen er tentativ. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi (25.4.2016) 3
1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Tjenesten skal utføres i perioden januar 2017 til og med desember 2017 For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for ytterligere 1 år på uendrede vilkår. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt, se vedlegg 2. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. Konkurransen er også kunngjort på Oslo kommunes anskaffelsesportal. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurransen «Anskaffelse av marked på Amaldus Nielsens plass / Vestkanttorget», og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Spørsmål, svar og tilleggsopplysninger vil bli kunngjort på Oslo kommunes anskaffelsesportal. Spørsmål som kommer inn senere enn seks dager før tilbudsfristen vil ikke bli besvart. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Oslo kommunes anskaffelsesportal. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 26.10.16 kl. 12.00. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi (25.4.2016) 4
Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Tilbudet bes også leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Navn: Kittil Berdal Berg Adresse: Bydel Frogner Enhet for folkehelse, kvalitet og utvikling Frogner Bydelshus, Sommerrogata 1, Oslo - Bydelsadministrasjonen i 5. etg. Tilbudet leveres i lukket, umerket konvolutt som merkes med: «TILBUD - MARKEDSPLASS PÅ AMALDUS NIELSENS PLASS / VESTKANTTORGGET» 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. Pkt. Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Attest for skatt og merverdiavgiftt, jf. punkt 3.2 Jf pkt. 3.2 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og Jf pkt. 3.3.1 3 juridiske stilling, jf. punkt 3.3.1 Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk Jf pkt. 3.3.2 4 stilling, jf. punkt 3.3.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige Jf pkt. 3.3.2 5 kvalifikasjoner, jf. punkt 3.3.3 Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. 6 vedlegg 1 Dokumentasjon iht. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.2 Jf pkt. 4.2 7 Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 3 8 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 31.12.16 kl. 12.00. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi (25.4.2016) 5
2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse eller tilbudsbefaring. Det anbefales at tilbyder selv besøker området for å gjøre seg kjent. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.11 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-8. 2.12 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi (25.4.2016) 6
3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets økonomisk kapasitet til å årsberetning og revisjonsberetning, samt nyere gjennomføre opplysninger som har relevans for foretakets oppdraget/kontrakten regnskapstall. Leverandøren skal være Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som kredittverdig baserer seg på siste kjente regnskapstall. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente egen rating om det skulle anses nødvendig. Dersom leverandøren av gyldige grunner, for eksempel nystartet selskap, ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted er 26.10.16 kl. 14.00. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi (25.4.2016) 7
4.2 Presentasjon av tilbud De tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskriteriene vil bli invitert til et møte hos Bydelen hvor de får anledning til å presentere seg og sitt tilbud. Presentasjonen vil finne sted etter at kvalifikasjonskriteriene er gått igjennom, men før tildelingskriteriene vurderes. Det føres ikke protokoll, og det skal ikke gjøres endring i tilbudene etter presentasjonen. 4.3 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Eksempel: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 25 % Ferdig utfylt tilbudsskjema Tilpasning til arealet 25 % Redegjørelse for hvordan man har tenkt å tilpasse arrangementet til arealet, og hvordan man ivaretar parkog friområdet rundt markedsplassen. Konsept 25 % Redegjørelse for hvilket konsept man har planlagt mht utstillere/selgere, aktiviteter, arrangementer, servering ol. Estetisk utforming hvor hensyn til fremkommelighet for alle (Universell utforming) er ivaretatt. 25 % Redegjørelse for plasering og beskrivelse av installasjoner, eventuelle boder, avskjerming/inngjerding, skilting og egenreklame og informasjon og dekorasjon. 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt. * * * Dato: 05.10.16 Overarkitekt Kittil Berdal Berg Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi (25.4.2016) 8
VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Kontraktsbestemmelser Vedlegg 3: Prisskjema/-matrise Vedlegg 4: Kart over området Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi (25.4.2016) 9