Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Administrative kjøretøy 201100051 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN...3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 1.2 OPPDRAGSGIVER... 3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG... 4 1.4.1 Hva som omfattes av anskaffelsen... 4 1.4.2 Varighet... 4 1.4.3 Estimert verdi... 4 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 5 1.6 ANTALL LEVERANDØRER... 5 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT...5 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON...5 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 5 3.2 HENVENDELSER... 5 3.3 TILBYDERKONFERANSE... 6 3.4 TAUSHETSPLIKT... 6 4 KONTRAKT...6 5 KVALIFIKASJONSKRAV...6 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV... 7 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 7 5.3 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 7 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING...8 7 FRISTER...8 7.1 TILBUDSFRIST... 8 7.2 VEDSTÅELSESFRIST... 8 7.3 FREMDRIFTSPLAN... 8 8 TILDELINGSKRITERIER KATEGORI 1-3...9 8.1 PRIS (70 %)... 9 8.2 SIKKERHET (20 %)... 9 8.3 TILBUD PÅ FLERE DELOMRÅDER (10 %)... 9 9 TILDELINGSKRITERIER KATEGORI 4-5...9 9.1 PRIS (90 %)... 9 9.2 TILBUD PÅ FLERE DELOMRÅDER (10 %)... 10 10 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 10 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over EØSterskelverdi). 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets data- og materielltjeneste (PDMT) har ansvaret for data- og kommunikasjonssystemene, materiellet og utstyret i politi- og lensmannsetaten samt den høyere påtalemyndighet. Virksomheten er underlagt Politidirektoratet, og har hovedkontorer på Jaren på Hadeland og Majorstua i Oslo, med regionskontorer i Kristiansand, Bergen og Trondheim. PDMT betjener også andre enheter innen statsforvaltningen. Politi- og lensmannsetaten har ca 12 000 ansatte. Politi- og lensmannsetaten består av 27 politidistrikt, alle med både politistasjon og lensmannskontorer. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politiet.no, www.kriminalomsorgen.no, www.spesialenheten.no, www.pst.politiet.no, www.sysselmannen.no og www.dsb.no. PDMT vil fungere som oppdragsgiver ved gjennomføringen av konkurransen for rammeavtalen. Etter avtaleinngåelse vil PDMT kun være formell kontraktsadministrator. Rammeavtalen skal inngås på vegne av følgende virksomheter (senere omtalt som Kunden): - Politi- og lensmannsetaten - Kriminalomsorgen - Spesialenheten for politisaker - Politiets sikkerhetstjeneste (PST) - Sysselmannen på Svalbard - Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet er å inngå rammeavtaler for kjøp av kjøretøy til administrativ tjeneste. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3
1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG 1.4.1 Hva som omfattes av anskaffelsen Tilbudet er delt opp i delområder. Hver kategori er ett delområde. Det skal være også være mulig å kjøpe brukte kjøretøy. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Vedlegg A Kravspesifikasjon. Kategori Kjøretøytype Kommentar 1 Småbil/kompaktklassen Liten/mellomstor bil, lavt drivstofforbruk, enklere parkering, beregnet for kjøring over kortere avstander primært bykjøring. 2 Mellomklassen Bil som skal dekke ordinært behovet for transport. Må ha plass til fire eller flere personer, i tillegg til plass til bagasje. 3 Personbil 7-seter Personbil med plass til syv passasjerer. (MPV/SUV) 4 Liten varebil Lite transportkjøretøy som kan leveres som varebil og/eller med innredning for persontransport med inntil 7 godkjente sitteplasser inkludert førerplass 5 Stor varebil En stor varebil som kan leveres som varebil og/eller som minibuss med 17 godkjente sitteplasser inkludert førerplass 1.4.2 Varighet Avtaleperioden er 4 år regnet fra avtalen er signert av begge parter. Avtalen løper fra undertegnelsesdato. 1.4.3 Estimert verdi Nedenfor følger en oversikt over politi- og lensmannsetatens totale uttak for administrative kjøretøy under forrige kontraktsperiode(kjøretøygruppene avviker noe): Kjøp Administrative kjøretøy 2009 77 2010 32 2011 (per juni) 1 Leie Administrative kjøretøy 2009 87 2010 88 2011 (per juni) 7 Det er størst uttak på kjøretøy av kategori 2. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4
1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det gis adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med én leverandør per delområde. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Administrative bestemmelser Vedlegg 1 - Tilbudsskjema Kontraktsvilkår Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg B Priser Vedlegg C Annen dokumentasjon fra tilbyder Vedlegg D Forbehold Vedlegg E Endringskatalog Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Kine Gustafsson Postadresse: Postboks 8031 Dep, 0030 Oslo Besøksadresse: Sørkedalsveien 27 b e-post: Kine.gustafsson@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.pdmt@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt personer hos andre enheter i politiet, enn nevnte kontaktpersoner. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5
Henvendelser kan sendes i perioden frem til 10. oktober. Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og legges ut via DOFFIN. 3.3 TILBYDERKONFERANSE Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse. 3.4 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. forvaltningsloven 13, og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. 4 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Kontraktsvilkår samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg D Forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt 5.1 5.3) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Dersom tilbyder er en del av en sammenslutning/virksomhet og baserer sine kvalifikasjoner og sitt tilbud på dette, må det tydelig dokumenteres at tilbyder reelt sett disponerer over sammenslutningens/virksomhetens ressurser. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6
5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.lovdata.no/for/sf/fa/ta- 20060407-0402-033.html). 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 5.3 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vektlegge dokumenterbare erfaringer med tilbyder eller tilbyders samarbeidspartner for å verifisere om kravet er oppfylt. Krav Tilbyderen skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring Dokumentasjonskrav Tilbyder skal dokumentere system for kvalitetssikring /- styring. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring / -styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Dersom tilbyder ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minst omfatte prosedyrer/rutinebeskrivelser for: Leveringsdyktighet Avviks- og reklamasjonsbehandling Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7
6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres/oversendes i lukket anonymisert forsendelse og merkes «Tilbud administrative kjøretøy, referansenr. 201100051». 3. leveres direkte til leveringsadressen: Politiets data- og materielltjeneste, v/innkjøpsleder Kine Gustafsson, Sørkedalsveien 27 B, 0369 Oslo. Alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets data- og materielltjeneste, v/ Kine Gustafsson, Postboks 8031 Dep, 0030 Oslo/. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk eller engelsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene skal leveres i ett eksemplar, og tilbudsdokumentene skal leveres to eksemplarer, i hver sin ringperm, altså tre permer totalt for hvert tilbud. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. elektronisk eksemplar (CD, DVD eller minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon (kvalifiseringsdokumenter og tilbud) på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at CD/DVD/minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 7 FRISTER 7.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til mandag 24. oktober 2011 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 30.11.2011 kl 10.00. 7.3 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt i løpet av november 2011. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8
8 TILDELINGSKRITERIER KATEGORI 1-3 Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er de økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 70 % Vedlegg B Priser Sikkerhet 20 % Besvarelse av preferanse 64 Tilbud på flere delområder 10 % Ingen 8.1 PRIS (70 %) Evalueres på bakgrunn av priser på nye, tilbudte kjøretøy oppgitt i Vedlegg B Priser. Prisvurderingen gjøres på den rimeligste varianten av tilbudte kjøretøy, fratrukket rabattsats. Merk at rabattsatsen tilbudt skal gjelde alle varianter av tilbudte merke og modell. 8.2 SIKKERHET (20 %) Kollisjonssikkerhet i henhold til Euro NCAP-standard vil bli vektlagt. 8.3 TILBUD PÅ FLERE DELOMRÅDER (10 %) Det vil bli ansett som fordelaktig dersom tilbyderen kan tilby kjøretøy i flere av kategoriene 1-3. Det gis kun uttelling per kategori det gis tilbud på, dersom kjøretøyet vurderes til å ha oppfylt samtlige krav. 9 TILDELINGSKRITERIER KATEGORI 4-5 Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er de økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 90 % Vedlegg B Priser Tilbud på flere delområder 10 % Ingen 9.1 PRIS (90 %) Evalueres på bakgrunn av priser på nye, tilbudte kjøretøy oppgitt i Vedlegg B Priser. Prisvurderingen gjøres på den rimeligste varianten av tilbudte kjøretøy, fratrukket rabattsats. Merk at rabattsatsen tilbudt skal gjelde alle varianter av tilbudte merke og modell. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 9
9.2 TILBUD PÅ FLERE DELOMRÅDER (10 %) Det vil bli ansett som fordelaktig dersom tilbyderen kan tilby kjøretøy i begge kategoriene 4-5. Det gis kun uttelling per kategori det gis tilbud på, dersom kjøretøyet vurderes til å ha oppfylt samtlige krav. 10 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 10 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 10