KONKURRANSEGRUNNLAG DELPROSJEKTELDER PROSESSANLEGG NYTT SORTERINGSANLEGG SAKNR 11/003B Kontaktperson: Iren Bratlie Tilbudsfrist: 16.01.2012 kl.12.00
INNHOLD 1. OPPDRAGSGIVER... 3 2. KONKURRANSEN... 3 2.1. Avtalevarighet... 4 2.2. Prosedyre... 4 3. LEVERING AV TILBUD... 4 3.1. Tilbudsåpning... 4 3.2. Tilbudets vedståelsesfrist... 4 4. OMFANG... 5 5. KRAV TIL TILBUDET... 6 6. KONTRAKTSVILKÅR... 6 6.1. Generelle kontraktsbestemmelser... 6 6.2. Regulering av priser (NS 8401 pkt 15.1.2, NS 8403 pkt 10.5)... 6 6.3. Betaling... 7 6.4. Lønns- og arbeidsvilkår... 7 7. ØKONOMISK RAMME... 7 8. KVALIFIKASJONSKRAV... 8 8.1. Obligatoriske og ufravikelige krav... 8 8.2. Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 8.3. Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet... 8 8.4. Krav til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 9 9. TILDELINGSKRITERIER... 9 9.1. Priser 9 9.2. Tilbudets utforming... 10 9.3. Taushetsplikt... 10 9.4. Offentlighet... 10 9.5. Forbehold... 10 10. TENTATIV TIDSPLAN FOR KONKURRANSEN... 11 11. VEDLEGG... 11 Konkurransegrunnlag / Delprosjektelder prosessanlegg nytt sorteringsanlegg saknr 11/003B
1. OPPDRAGSGIVER Romerike Avfallsforedling IKS (ROAF) ivaretar ansvaret og oppgavene knyttet til avfallshåndtering i de åtte eierkommunene Enebakk, Fet, Gjerdrum, Lørenskog, Nittedal, Rælingen, Skedsmo og Sørum. ROAF drifter til sammen syv gjenvinningsstasjoner i eierkommunene, hvor Bøler gjenvinningsstasjon er den største. ROAFs oppgaver er å samle inn, motta og behandle avfall slik at mest mulig av ressursene i avfallet kan utnyttes ved ombruk, materialgjenvinning eller energiproduksjon. På gjenvinningsstasjonene til ROAF tas det bl.a. imot farlig avfall, elektrisk- og elektronisk avfall, KFK-holdige kuldemøbler, glass- og metallemballasje, hageavfall, plastemballasje, papp/papir, metaller, trevirke og restavfall. I tillegg har ROAF ansvaret for til sammen syv deponier, hvorav ett er aktivt (les: Bøler avfallsdeponi) og seks er nedlagte, alle i Akershus fylke. Bøler avfallsdeponi er klassifisert i deponikategori 2, hvilket betyr at det er et deponi for ordinært avfall. ROAF er besluttende i forhold til gjennomføring av tiltak. 2. KONKURRANSEN ROAF skal bygge et sorteringsanlegg for avfall fra husholdninger på Bøler avfallsdeponi i Skedsmo kommune, Akershus fylke. Det er planlagt et stålbygg på ca. 5.500 m 2. Inne i bygget skal det etableres et sorteringsanlegg for grønne poser, samt utsortering av ulike fraksjoner som metaller, plast og papir i restavfallet fra ROAF kommunene. Det vil engasjeres en prosjektleder som vil ha totalansvar for to prosjekteringsteam: Prosessanlegg (= Sorteringsanlegg) Bygg for sorteringsanlegg Disse to team skal arbeide nært sammen. Det etableres en konkurranse for hvert av disse team. Denne konkurransen omfatter: Delprosjektleder prosessanlegg Kontaktinformasjon denne anskaffelsen: Saksbehandler: Iren Bratlie Tittel: Innkjøpssjef Kontor: (+ 47) 64 83 57 62 E-post: iren.bratlie@roaf.no Alle henvendelser skal kun skje skriftlig til vår saksbehandler. Eventuelle spørsmål må være fremstilt via www.doffin.no senest 4 dager før utløpet av tilbudsfristen. Eventuelle svar vil bli sendt til samtlige interessenter pr. e-post. Det blir ikke oppgitt hvem som har stilt spørsmålene, og alle interessenter vil få likelydende svar. Konkurransegrunnlag / Delprosjektelder prosessanlegg nytt sorteringsanlegg saknr 11/003B
2.1. AVTALEVARIGHET Avtaleperioden vil være 2 år fra kontraktsignering. Oppdragsgiver kan utløse opsjon på forlengelse av avtalen til sorteringsanlegget er ferdigstilt inkludert prøvedrift. Opsjonen må løses ut av oppdragsgiver senest 3 måneder før avtaleperiodens slutt. Maksimalt vil denne avtalen kunne vare i 4 år. 2.2. PROSEDYRE Dette er en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69, og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 15. juni 2001. iht. del l og lll. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan inngi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN- og TED-databasen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til innleveringsfristens utløp. Opplysninger om dette vil bli sendt pr. e- post til alle som har meldt sin interesse på www.doffin.no. Alle kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen dekkes i sin helhet av tilbyder. 3. LEVERING AV TILBUD Siste frist for innlevering av tilbud er 16.01.2012 kl. 12.00 Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Innleveringsadresse: Romerike Avfallsforedling IKS V/ Iren Bratlie Postboks 98 Bølerveien 84 (brakkerigg) 2021 Skedsmokorset 2021 Skedsmokorset 3.1. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpning: 16.01.2012 KL. 13.15 Det blir ikke avholdt offentlig tilbudsåpning. Protokoll blir ført. 3.2. TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST Tilbyder skal vedstå seg tilbudet, og er bundet av tilbudet til og med 01.03.2012. Side 4 av 11
4. OMFANG Oppdragsgiver ønsker tilbud på følgende: Delprosjektleder prosessanlegg (50-100 % stilling) Det antas at stillingsprosenten vil kunne variere underveis i oppdragsperioden. Det kreves at delprosjektleder prosessanlegg skal arbeide 100 % med dette prosjektet i perioder. Det vil i perioder være mindre behov for prosjektoppfølging, men ikke mindre enn 50 %. Det antas at oppstartsfasen vil være en av de mest arbeidskrevende periodene i dette oppdraget. Se vedlagte fremdriftsplan (vedlegg 6). Delprosjektleder prosess skal sette sammen et team som skal bestå av: Rådgiver prosess konseptvurderinger Rådgiver prosess elektro Rådgiver maskin/mekanisk Rådgiver prosesstyringer/-overvåkning Denne team-sammensetningen skal tydelig fremgå av tilbyders tilbudsdokument. Tilbyder skal sette seg grundig inn i vedlegg 3 Prosjektorganisasjon sorteringsanlegg for hvordan oppdragsgiver ser for seg at oppdragets prosjektorganisasjon etableres. Prosjektleder skal ha det overordnete ansvaret for etablerering av bygg- og prosessanlegg. Det vil parallelt med denne anbudskonkurransen legges ut en anbudskonkurranse vedrørende Prosjektleder og prosjekteringsleder bygg. Delprosjektleder prosessanlegg skal følge oppdraget fra oppstart til ferdigstillelse. Oppstart er fra den dag kontrakt inngås med aktuell tilbyder i denne anbudskonkurransen. Delprosjektleder prosessanlegg skal gjennomføre en anbudskonkurranse i forbindelse etableringav sorteringsanlegget. Detaljer i forbindelse med anbudskonkurransen for prosessanlegg vil bli diskutert etter at prosjektorganisasjonen er etablert. Oppdragsgiver vil foreta de nødvendige geotekniske undersøkelser av tomten det skal bygges på. Side 5 av 11
5. KRAV TIL TILBUDET Teamet med Delprosjektleder som overordnet ressurs skal kunne gjennomføre b.la følgende aktiviteter: Konseptbeskrivelse Prosessvurderinger og -beregninger Flytskjemautvikling Massebalanseberegninger Funksjonsbeskrivelser Utstyrsvalg og dimensjonering Utvikling av situasjonsplaner, utstyrslayout Sikkerhets-/risikovurderinger Utarbeide prekvalifikasjonsgrunnlag prosessanlegg (engelsk) Utarbeide tilbudsunderlag for prosessanlegg (hovedentreprise og delentrepriser) på engelsk Oppfølging av leverandør (-er) i produksjonsfasen/-validering Montasjeoppfølging/koordinering mellom entreprenører Oppfølging av igangkjøring/opplæring Oppfølging av dokumentasjon Assistanse til permanent driftsorganisasjon Prosjektledelse / prosjektadministrasjon for delleveransen Kontraktsoppfølging ved leveranser av utstyr og maskiner 6. KONTRAKTSVILKÅR Det opprettes skriftlig kontrakt med med valgt leverandør med utgangspunkt i dette konkurransegrunnlaget og antatt tilbud. 6.1. GENERELLE KONTRAKTSBESTEMMELSER Som generelle kontraktbestemmelser gjelder NS 8402:2010, med de tillegg og presiseringer som fremkommer nedenfor, for denne kontrakten 6.2. REGULERING AV PRISER (NS 8401 PKT 15.1.2, NS 8403 PKT 10.5) (NS 8402 pkt.12.2) Følgende gjøres gjeldende: Prisjustering kan første gang skje etter det første avtaleåret, altså ikke før 01.01.2013, begrenset oppad til et beløp som tilsvarer økningen i Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen ble inngått. Prisene kan endres i den utstrekning reglene for offentlige avgifter endres med virkning for Konsulentens vederlag eller kostnader. Prisjusteringer skal dokumenteres skriftlig og skriftlig aksept skal være mottatt før justering gjøres. Side 6 av 11
6.3. BETALING (NS 8402 pkt. 14.1-4) Følgende erstatter ovenstående punkter: Betalingsbetingelser er netto 30 dager etter mottak av korrekt faktura. Fakturering skal være månedlig etterskuddsvis og basert på dokumentert og utført arbeid. Faktura sendes fortrinnsvis via epost som pdf dokument. Faktura skal merkes med referanseperson og med henvisning til avtalen. Eposten sendes firmapost@roaf.no Faktura skal ha følgende vedlegg: - Timelister signert av oppdragsgivers representant - Avtalt reise/diett regning signert av oppdragsgivers representant Alternativt sendes fakturaen til: Romerike Avfallsforedling IKS Postboks 98 2021 Skedsmokorset 6.4. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Leverandøren og hans underleverandører skal ha lønns- og arbeidsvilkår som er i henhold til kravene i Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige avtaler, FOR-2008-02-08 NR 112. Leverandøren skal sørge for at alle ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuell(e) underleverandør(er) ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne bestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler Leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende krav som denne klausul. Dersom Leverandøren ikke etterlever klausulen, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Summen som blir holdt tilbake skal være tilstrekkelig for at Oppdragiver ikke skal gå med tap. Leverandøren og hans underleverandører skal, på Oppdragsgivers oppfordring, dokumentere lønnsarbeidsvilkårene til sine ansatte. Brudd på disse bestemmelsene anses for å være vesentlig mislighold. 7. ØKONOMISK RAMME Det er vedtatt for prosjektet (både bygningen og sorteringsanlegget) et økonomisk styringsmål på 170 millioner kroner. Det skal gjennom hele prosjektforløpet arbeides målrettet for å redusere kostnadsnivået, slik at det etableres størst mulig grad av trygghet for at prosjektet kan gjennomføres innenfor styringsmålet. Side 7 av 11
8. KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 8.1. OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV Krav Tilbyder skal ha ordnete forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift, ikke eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller skattekontoret. Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. Tilbyder skal ha ordnete forhold med hensyn til helse, miljø og sikkerhet (HMS) Utenlandske selskaper: Fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Tilbyder skal levere HMS-egenerklæring. 8.2. KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Oppdatert firmaattest. Utenlandske selskaper: Attest for lovbestemt registrering i etableringslandet. 8.3. KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET Krav Tilbyderen må ha tilstrekkelig økonomisk sikkerhet og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene Dokumentasjonskrav Årsregnskap for de to siste regnskapsår. Revisors årsberetning for de to siste regnskapsår. Side 8 av 11
8.4. KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE/FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Dokumentasjonskrav Tilbyder skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem/- styringssystem Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Dette for å sikre at oppdrag blir gjennomført på en mest mulig effektiv og formålsrettet måte. Undertegnet forpliktelseserklæring med eventuelle underleverandører. 9. TILDELINGSKRITERIER Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 50 % Tilbyder skal benytte vedlegg 1 Prisskjema for utfylling av timespriser for de ulike ressursene. Den beste prisen oppnår makspoeng som er 5 poeng, neste oppnår poeng forholdsmessig etter den beste prisen etter følgende formel: billigst/dyrere x 5. Deretter blir denne poengsummen omregnet iht. vektingen. Ved vurdering av priser er det hhv. Delprosjektleder prosess som står for ca. 80 % av behovet, og vil derfor være den posten som det er lagt hovedvekt på i evalueringen. De øvrige ressursene vil stå for ca. 20 % av behovet. Kvalitet 20 % De tilbudte ressurser sin erfaring med tilsvarende arbeid og sammensetningen av teamet (les: prosjektorganisasjonen). Det skal legges ved CV for de aktuelle nøkkelpersonene. Referanse 15 % Tilbyder skal vise til referanser fra tilsvarende prosjektarbeid. Referansene vil bli kontaktet muntlig og skriftlig og vurdert på en slik måte at referansene vil bli gitt poeng etter bla følgende kriterier: samarbeidsevne, evne til gjennomføring av prosjekter, omstillingsevne, basert på informasjon fra oppgitte referanser. Oppdragsutførelse 15 % Evne og kapasitet til å følge vedlagte fremdriftsplan (se vedlegg 6 Tentativ fremdriftsplan sorteringsanlegg ). De tilbudte ressursene skal være dedikerte til oppdraget hvor fremdriftsplanen kun er veiledende i forhold til tidsaspekter. Tilbyder skal garantere oppdragsgiver at de oppgitte ressursene prioriterer dette oppdraget. Poengskalaen som vil bli benyttet ved vurdering av tildelingskriteriene vil være fra 1-5, hvor 5 er meget bra og 1 er ikke tilfredsstillende. Oppnådd poengsum vil bli vektet iht. ovenstående tabell. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst av de innkommende tilbud, eller å forkaste samtlige tilbud. 9.1. PRISER Tilbyder skal benytte vedlagte prisskjema (se vedlegg 1) i sitt pristilbud. Prisene skal oppgis i norske kroner (NOK) eksklusiv mva. Side 9 av 11
9.2. TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal leveres i A4 format, innsatt i ringperm, med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor, itillegg skal tilbudet leveres på 1stk CD hvor dokumentene skal være ms office: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev 1 Eventuelle forbehold 1 Utfylt og signert Prisskjema 2 Besvart kravspesifikasjon 2 Skatteattest 3 Merverdiavgiftsattest 3 HMS-egenerklæring 3 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, 4 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske kapasitet 5 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, herunder forpliktelseserklæring(er) 6 Dokumentasjon iht. tildelingskriteriene 7 Sladdet utgave av tilbudet (som kan sendes ut til offentlig innsyn) 8 9.3. TAUSHETSPLIKT ROAF og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 9.4. OFFENTLIGHET Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11. Tilbyder skal levere et sladdet tilbud som inneholder opplysninger tilbyder mener er underlagt taushetsplikt, etter FOA 3-6,eller som av andre grunner skal være unntatt for innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentlighetsloven 9.5. FORBEHOLD Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at ROAF kan vurdere å prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenlikne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. Side 10 av 11
10. TENTATIV TIDSPLAN FOR KONKURRANSEN Dato Aktivitet 06.12.2011 Kunngjøring av konkurranse 16.01.2012 kl.12.00 Tilbudsfrist 16.01.2012 kl.12.15 Tilbudsåpning Uke 3-4 Uke 4-5 Uke 5 I.l.a. uke 6-7 I.l.a. uke 6-7 Evaluering av kvalifikasjoner Tilbudsevaluering og valg av tilbud Utsendelse av tildelings-/avslagsbrev Klagefrist Kontraktsinngåelse 11. VEDLEGG Vedlegg 1: Prisskjema Vedlegg 2: Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandører Vedlegg 3: Prosjektorganisasjon sorteringsanlegg Vedlegg 4: Situasjonsplan sorteringsanlegg Vedlegg 5: Beskrivelse sorteringsanlegg Vedlegg 6: Tentativ fremdriftsplan sorteringsanlegg pr. 18.11.2011 Side 11 av 11